Handleiding Office 365 Document: Handleiding Office 365 Datum: 2-6-2016 Versie: 0.2 Auteur: Stefan de Vries en Ingrid de Bont
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Aanmelden bij Office 365... 4 3 Navigeren in het Office 365 web portaal... 5 4 Werken met Office 365 Outlook... 6 5 Werken met de Outlook Web App... 6 Agenda delen... 7 Gedeelde agenda inzien... 7 Gedeelde postbus inzien... 7 Een handtekening instellen... 7 De conversatieweergave uitschakelen... 8 6 Mobiele telefoon of tablet koppelen... 9 Advies: gebruik de Microsoft Outlook app... 9 7 Werken met Skype... 10 Office 365 op je PC installeren... 11 Office 365 op je mobiele device instellen... 12 8 Veelgestelde vragen... 13 Wat zijn de voordelen van werken met Office 365?... 13 Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?... 13 Hoe maak ik handmatig een nieuw Outlook profiel aan?... 13 Pagina 2 van 13
1 Inleiding Office 365 is een online platform voor email, documenten en communicatie. Het kan zijn dat je slechts één van deze functionaliteiten gebruikt of allemaal. Deze gids is daarom onderverdeeld in de volgende secties: Aanmelden bij Office 365 Werken met Outlook WebApp Werken met Skype Office 365 op je PC en mobiele apparaten installeren Veelgestelde vragen Pagina 3 van 13
2 Aanmelden bij Office 365 Ga naar https://portal.microsoftonline.com en meld je aan met je volledige email adres en het wachtwoord dat je van de beheerder hebt gekregen. Vaak is er ook een snelkoppeling naar het Office 365 portaal op het bureaublad of in het start menu (onder Microsoft Office 365): Bij de eerste keer aanmelden kun je de taal en tijdzone instellen: Pagina 4 van 13
3 Navigeren in het Office 365 web portaal Nadat je je hebt aangemeld in Office 365 kom je in de Outlook Web App of op de website Werk samen met Office Online. De beschikbare opties zijn afhankelijk van de licentie De volgende elementen zijn zichtbaar: E-mail Outlook web app voor e-mail en taken Agenda Personen, je contactpersonen Nieuwsfeed, je persoonlijke bedrijfs nieuwsfeed OneDrive, je persoonlijke documentopslag die je ook kan synchroniseren met je werkstation Sites, gezamenlijke werkruimtes en documenten Taken, takenoverzicht Pagina 5 van 13
4 Werken met Office 365 Outlook Office 365 email kan gekoppeld worden met Outlook. Je kunt dan gewoon op je PC met Outlook werken. Bij de eerste keer opstarten van Outlook wordt er een lokale kopie van de Office 365 postbus gemaakt, afhankelijk van de grootte van de postbus kan dit enige tijd duren. 5 Werken met de Outlook Web App Aanmelden bij de Outlook Web App kan via de link in de vorige sectie of rechtstreeks via het volgende adres: https://outlook.com/naam.nl (vervang naam.nl met de domeinnaam). Navigeren Hier kun je je postvakinstellingen opzoeken en wijzigen, een handtekening instellen en regels aanmaken Blader hier door de postvak mappen en submappen Hier kun je je Skype status aanpassen en het postvak van een ander openen indien je hiertoe rechten hebt Pagina 6 van 13
Agenda delen Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App Rechtsklik op de Agenda > Kies 'Agenda delen' > Geef een naam op en kies 'Verzenden'. Gedeelde agenda inzien Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App Rechtsklik op Mijn Kalenders > Kies Agenda openen > Geef een naam op in het vakje Uit map of type een web adres in het vakje Internetagenda en klik Openen Gedeelde postbus inzien Navigeer naar de Outlook Web App Klik rechtsboven in beeld op het kleine pijltje rechts naast je profielfoto Kies 'een ander postvak openen' > Geef de naam op en klik 'Openen' Of: Rechtsklik op de naam van je postvak (boven Postvak In ) Kies Voeg gedeelde map toe.. > Geef de naam op en klik Toevoegen Een handtekening instellen Klik rechtsboven in beeld op het tandwieltje > Kies Opties Kies links in het menu voor Instellingen Stel een handtekening in en klik op Opslaan Pagina 7 van 13
De conversatieweergave uitschakelen Standaard worden berichten in Outlook per conversatie gegroepeerd en weergegeven. Als je dit niet prettig vindt werken kun je dit uitschakelen: Klik op het sorteerkeuzemenu en zet Weergeven als op Berichten. Pagina 8 van 13
6 Mobiele telefoon of tablet koppelen Voor het instellen van een Android apparaat, iphone of ipad: http://dl.asterict.nl/handleidingen/office365instellenopdevice.pdf De Microsoft Outlook Android-app is geoptimaliseerd voor zowel smartphones als tablets en integreert al je mails, contacten, agenda-afspraken en e-mailbijlagen. Je kunt snel wisselen tussen verschillende accounts en met veegbewegingen berichten verwijderen of archiveren. Voor overige mobiele platformen kun je de wizard van Microsoft raadplegen: http://help.outlook.com/nl-nl/140/dd936215.aspx Advies: gebruik de Microsoft Outlook app Voor een optimale synchronisatie van de agenda s, adviseren wij gebruik te maken van de Microsoft Outlook app. Deze app is geoptimaliseerd voor zowel smartphones als tablets en integreert al je mails, contacten, agenda-afspraken en e-mailbijlagen. Je kunt snel wisselen tussen verschillende accounts en met veegbewegingen berichten verwijderen of archiveren. Pagina 9 van 13
7 Werken met Skype Skype is een toepassing voor audio- en videogesprekken, chat, presentaties en aanwezigheid. Het is te gebruiken als Windows en Mac toepassing en ook voor chat binnen de Outlook Web App. De eerste keer dat je Skype start moet je je aanmelden met je e-mail adres en wachtwoord: Daarna krijg je het overzicht van je contactpersonen: Hier kun je je status instellen Hier kun je instellingen wijzigen en de toepassing afsluiten Zoek hier naar contactpersonen om een gesprek mee te starten of om ze toe te voegen aan je contactpersonen Klik op een contactpersoon om een gesprek of chat te starten Pagina 10 van 13
Office 365 op je PC installeren De office 365 licentie staat het toe om Office op 5 apparaten per gebruiker te installeren. Je kunt dus ook een prive PC of tablet voorzien van Office. De zakelijke werkplekken zijn al voorzien van office. Login op de portal. Klik op het tandwieltje rechts bovenin en kies Instellingen voor Office 365. Klik vervolgens op Software. Je krijgt nu de optie om Office te installeren, kies je taal en klik op Installeren. Er wordt nu een zogenaamde click-to-run installatie van Office 2013 gestart. Dit wil zeggen dat Office 2013 vrijwel meteen beschikbaar is maar dat op de achtergrond de installatie wordt afgerond. Zet de computer dan ook niet uit en blijf online totdat de installatie voltooid is! Pagina 11 van 13
Wanneer je Outlook start zal deze je vragen om je naam, e-mail adres en wachtwoord. Dit is weer hetzelfde wachtwoord waarmee je je eerder op het Office 365 portaal hebt aangemeld. Vink het vakje wachtwoord onthouden aan! Office 365 op je mobiele device instellen Ga naar de optie telefoon en tablet : Kies je apparaat en volg de instructies. Pagina 12 van 13
8 Veelgestelde vragen Wat zijn de voordelen van werken met Office 365? Documenten en email zijn overal benaderbaar, zowel vanuit huis als ook via de mobiele telefoon. Ook wordt alle technische infrastructuur door Microsoft verzorgd, alsmede updates, beveiliging, onderhoud en back-ups. Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? Meld je aan op het Office 365 portaal Klik op het tandwieltje rechts bovenaan in het scherm Klik op instellingen voor Office 365 Vul je oude en nieuwe wachtwoord in en klik op Opslaan Hoe maak ik handmatig een nieuw Outlook profiel aan? Indien er nog niet automatisch een nieuw profiel wordt aangemaakt bij het starten van Outlook kun je op de volgende wijze doen: Ga naar het Configuratiescherm > E-mail ( Mail voor engelstalige Windows installaties) Klik op Profielen Weergeven (een profiel bevat een set data en instellingen voor één of meerdere e-mail accounts) U ziet nu de reeds op het werkstation aanwezige profielen In de meeste gevallen willen we een nieuw profiel aanmaken. Klik hiervoor op Toevoegen > Geef een herkenbare naam op (zoals o365-jenaam) Vul de volledige naam in, het email adres, en het Office 365 wachtwoord Nu worden de instellingen voor Office 365 automatisch opgehaald en wordt het profiel geconfigureerd Geef nu aan of dit profiel automatisch moet worden gebruikt bij het opstarten van Outlook of dat je telkens het te gebruiken profiel wilt aangeven Pagina 13 van 13