ThysCare intranet in de zorg. ThysCare : Fixed Price Document van Thysia Information Management Omschrijving van functionaliteiten ThysCare
1. Functionaliteit ThysCare In het standaard intranet (ThysCare ) hebben we de volgende basisfunctionaliteit voorzien. Nieuwsberichten Dashboardfunctie m.b.t. taken Projectwerken Persoonlijke internetpagina (mysites) Documenten, formulieren en workflow Search (zoekfunctionaliteit) 1.1 Nieuwsberichten SharePoint biedt standaard functionaliteit voor het beheren van mededelingen en nieuwsberichten. Via deze zogenaamde Announcements kan je eenvoudig mededelingen doen aan de gebruikers, eventueel voorzien van een bijlage. Op de startpagina van de portal komen bijvoorbeeld de laatste 5 berichten te staan. De overige mededelingen worden opgeslagen in een archief, waardoor de gebruikers altijd eerdere meldingen kunnen teruglezen. Nieuwscategorieën zijn bijv. interne ontwikkelingen, Raad van Bestuur, locatienieuws etc. Door slim toepassen van nieuwsgroepen kan het gericht zichtbaar worden aan medewerkers met een bepaalde rol op basis van informatie die zij zelf hebben vastgelegd binnen de MySites of op basis van gegevens die zijn opgenomen in de Active Directory waarop SharePoint leunt. Zo kunt u als communicatiemedewerker een bepaald nieuwsbericht gericht laten landen bij de Raad van Bestuur i.v.m. extra vergadering met de agenda daarbij. 1.2 Taken Op de startpagina van uw intranet ziet elke medewerker de voor hem specifiek bedoelde taken. Een takenlijst heeft een aantal kenmerken voor een taak zoals: Einddatum Prioriteit Status en voortgang Medewerkers kunnen eenvoudig alle, of een selectie van taken voor zich zien. De genoemde taken hangen samen met onderwerpen als werkstromen, formulieren- of documentstromen en projectsamenwerking. 1.3 Projectwerken SharePoint biedt uw zorginstelling de mogelijkheid projectensites of teamsites (incl. commissiesites) in te richten. Een groep medewerkers heeft daarbij zijn eigen site om samen te werken en specifieke informatie te delen of om discussies te voeren. Bijv. wat zijn de voors- en tegens van bepaalde zorg-op-afstand systemen? Zij kunnen op zo n projectensite, een afgebakend deel op het intranet, ook samenwerken aan documenten, vergaderagenda s en notulen delen. Dit verlaagt de e-mail intensiteit enorm. Bovendien heeft iedereen altijd de beschikking over dezelfde versie van een document. De inrichting van de projectensites kan vanzelfsprekend zo gedaan worden dat er een projectnummer moet worden toegekend bij het aanmaken van een nieuw project. Op basis daarvan kunnen projecten nadien ook opgezocht worden. We verwachten hier dus een template voor projectensites die toegespitst wordt op uw zorginstelling.
Feitelijk vormen de projectensites dan een aparte site collectie binnen de SharePoint omgeving. Een overweging hierbij is bijv. om search binnen deze sitecollectie gescheiden te houden van de corporate search. 1.4 Persoonlijke internet pagina Medewerkers binnen uw zorginstelling kunnen een persoonlijke pagina via MySites krijgen. Zo n MySite dient verschillende doelen. Enerzijds is het jouw medewerkersprofiel richting de organisatie. Zaken als je naam, functie en competenties, kennisgebieden, gevolgde opleidingen binnen de organisatie worden opgehaald uit de AD en daarnaast ben je zelf in staat om dit uit te breiden met een foto, hobby s en andere informatie die je zichtbaar wilt maken aan je collega s. Anderzijds is de MySite ook bedoeld voor het opslaan van persoonlijke documenten. Denk hierbij aan een verslag van je functioneringsgesprek of tijdelijke werkdocumenten. Op deze manier vervangt de MySite dus de H-schijf die je in veel organisaties ziet terugkomen. Mysites zijn uit te breiden met extra velden die voor de toepassing van uw zorginstelling nodig zijn zoals afdeling/ locatie kennisgebied, etc. Zo kan er een standaard template gemaakt worden om de MySite te richten op wat er binnen uw zorginstelling nodig is. 1.5 Documenten en workflows Binnen uw intranet is het van belang dat er een goed documentbeheersysteem wordt ingericht voor zorg- en kwaliteitsdocumenten en andere documentsoorten. Vereist is onder andere dat: - Revisiedata van documenten inzichtelijk zijn - Automatische workflow gestart wordt richting de documenteigenaar als een document aan revisie toe is. - Voortgangscontrole op documentbeheer (rapportagemogelijkheden) mogelijk is. 1.5.1 Handboeken Handboekdocumenten zoals bijv. HKZ, protocollen, werkinstructies, gebouwbeheer en bureaupolicy dienen goed beheerd te kunnen worden. SharePoint biedt standaard functionaliteiten om aan documenten een documenteigenaar te hangen en een vervaldatum. Een vervaldatum kan bijvoorbeeld de uiterste revisiedatum zijn waarbij de documenteigenaar ten laatste het document moet hebben geactualiseerd. De documenteigenaar krijgt dan een alert/waarschuwing bijv. in de vorm van een taak.
Documenten worden aangemaakt op het niveau van de afdeling, locatie of groep (project), maar is over de hele site te vinden in searches of views die via autorisatie van de bezoeker zijn aangemaakt. Er zal een workflow zijn waarin nieuwe documenten kunnen worden ge-upload of verouderde documenten kunnen worden aangepast, waarna deze ter controle naar een eindredactie worden gezonden, en als laatste stap door het bestuur (of daartoe bevoegd persoon) worden goedgekeurd voor publicatie. Pas dan zal het document op het intranet zichtbaar worden en eventuele vorige versies naar het archief verhuizen. Draft versies blijven dus onzichtbaar voor de grote groep medewerkers. Zij zien alleen de definitieve versie van een document (bijv. protocol). Zodra een herziening finaal en geaccordeerd is, dan vervangt de nieuwe versie de voorgaande. Een alert wordt gegeven op een vooraf ingesteld tijdstip voor verlopen van het document, zodat tijdig de volgende controleslag kan worden opgestart. Figuur 3: Voorbeeld documentenflow Het is mogelijk om in een web-part of view, een aantal documenten op te nemen die "ergens" op het netwerk staan en als publiek toegankelijk zijn gemarkeerd. Zo kunnen er bijvoorbeeld een aantal HRM handboeken in een lijstje staan die de bezoeker dan kan aanklikken om ze te openen.(read only) Het spreekt voor zich dat deze mogelijkheden op elke documentbibliotheek toepasbaar zijn. 1.5.2 Formulieren editor Het aanmaken van digitale formulieren. SharePoint biedt voor eenvoudige aanvragen out-of-the box een optie. Deze optie is opgenomen in dit standaard intranet. Aanvullend valt te denken aan een training voor een groep medewerkers op Infopath zodat ze de voor hen relevante formulieren kunnen bouwen en aan de organisatie beschikbaar stellen door ze te publiceren op SharePoint. Een typisch formulier in de zorg is bijvoorbeeld voor het doen van MIC-MIM meldingen en taken daaromtrent uitzetten naar medewerkers. Vaak hangt aan een formulier ook een workflow. Standaard/basic workflows zijn te ontwerpen in Infopath en te publiceren op SharePoint. Voor uitgebreidere en meer flexibele workflows kan optioneel ook een separate workflow component ingezet worden. Zelfs de meest complexe informatiestromen kunt u hiermee zelf configureren en direct beschikbaar stellen binnen SharePoint.
1.6 Search Op iedere pagina is een zoekfunctie zichtbaar. Deze zoekfunctie kan door alle items op het intranet zoeken waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. 1.6.1 Content Om inhoud sneller te kunnen vinden bevat SharePoint 2010 Search een interactieve, visuele zoekfunctie waarmee u alles overzichtelijk kunt ordenen. Door middel van visuele wegwijzers kunnen gebruikers snel informatie vinden. Ook op basis van de rol die zij hebben, door het toevoegen van metadata, tags etc. 1.6.2 Medewerkers Het belangrijkste bezit van een organisatie zijn de medewerkers. Als zij snel en eenvoudig met elkaar in contact kunnen treden, kunnen ideeën en expertise bij het oplossen van problemen sneller uitgewisseld worden, kunnen processen verbeterd worden en kan innovatie gestimuleerd worden. Zo hoeven uw medewerkers niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden. 1.6.3 Aanpasbare zoekfuncties Iedereen zoekt anders. SharePoint 2010 Search kan aan ieders zoekvoorkeuren tegemoet komen en dit op één enkel platform. U kunt uw specifieke bedrijfsterminologie toevoegen, de relevantie verfijnen en ieders specifieke informatie gebruiken om de zoekfunctie verder te optimaliseren. De eerder aangetipte onderwerpen van federated search (stapsgewijs zoeken incl. externe datasources), groeperen van keywords hangen hier uiteraard ook mee samen. Bovendien kan je binnen SharePoint alleen vinden ofwel zichtbaar krijgen waar je rechten toe hebt als gebruiker. Met betrekking tot search dient dus bepaald te worden wat generiek is voor de organisatie en wat specifiek voor een locatie of expertise bedoeld is. Plannen voor een reorganisatie moeten niet onbedoeld zichtbaar worden voor ongeautoriseerde medewerkers.
1.7 Schematische weergave functionaliteiten ThysCare In onderstaande tabel ziet u welke functionaliteiten reeds in het standaard intranet zijn opgenomen. Overige functionele wensen kunnen we in deze tabel toevoegen en daarbij aangeven in hoeverre deze met standaard SharePoint of met onze add-on oplossingen kunnen worden ingevuld. Functionaliteit ThysCare Standaard SharePoint Nieuwsberichten Mobile view telefoons/ PDA Koppeling narrowcasting systeem Taken Projectwerken Persoonlijke internetpagina Documentbibliotheek Additionele oplossingen Kwaliteitshandboek, HKZ Formuliereneditor Workflows Search Applicatie-integratie, toegang tot andere applicaties Documentdigitalisering, beschikbaar maken van archieven op SharePoint