AAN DE RAAD Agenda: 7-7-2016 Franeker, 7-7-2016 Onderwerp Dienstverleningsvisie gemeente Waadhoeke Portefeuillehouder Burgemeester T. van Mourik Samenvatting In het visiedocument Dienstverlening verwoorden wij onze ambitie voor de dienstverlening in de nieuwe gemeente Waadhoeke. Het is belangrijk dat we deze visie bepalen, omdat het een hoeksteen vormt voor de bouw van de nieuwe organisatie. We hebben het nodig om de volgende fase van ons herindelingsproces in te richten. Mensen en middelen kunnen dan gericht worden ingezet om die ambities ook daadwerkelijk te gaan halen. Gezien voorgaande is dit zwaarwegend genoeg om de visie niet alleen aan de herindelingscommissie voor te leggen, maar zeker ook aan de raden van de gemeenten het Bildt, Menameradiel, Littenseradiel en Franekeradeel. Wat houdt onze visie in? De basis vinden we in het principebesluit over de herindeling (oktober 2013). Hierin stellen we dat we groter worden, maar dat de dienstverlening laagdrempelig en toegankelijk moet blijven. Ze moet dichtbij worden georganiseerd via alle mogelijke kanalen. Niet alleen de omvang van de gemeente verandert. De verhoudingen in het publieke domein veranderen. Loslaten, kantelen, netwerksamenleving: het lijken modewoorden. maar het zijn uitdrukkingen van een noodzakelijke verandering in de relatie tussen overheid en samenleving. Voor de gemeente als meest nabije overheid is deze noodzaak groter dan waar ook. In deze visie spreken we uit dat we een goede digitale dienstverlening combineren met een warme, betrokken klantrelatie. Digitaal waar het kan, persoonlijk en betrokken waar het moet. Voorstel 1. de dienstverleningsvisie van de nieuwe gemeente Waadhoeke vast te stellen Inleiding In het visiedocument Dienstverlening verwoorden wij onze ambitie voor de dienstverlening in de nieuwe gemeente Waadhoeke. Dienstverlening is de kerntaak van de gehele gemeentelijke organisatie. Het gaat over alle diensten en relaties met individuele inwoners, bedrijven en instellingen. Deze zijn op hun beurt ook vaak weer georganiseerd zijn in allerlei sociale en maatschappelijke verbanden. De visie beschrijft het waarom, hoe en wat van de toekomstige dienstverlening. Het laat zien hoe wij inwoners, dorpen, wijken, belanghebbenden en bedrijven bedienen. CONCEPT 1 / 6 (Corsa nummer W.16.2272)
De visie geeft richting aan alle rollen en taken die de gemeente bij dienstverlening heeft. Deze visie is tot stand gekomen na en in overleg met de herindelingscommissie. Deze commissie heeft een aantal aandachtspunten meegegeven. In onderstaand overzicht wordt aangegeven welke dat zijn en hoe deze worden opgepakt. Aandachtspunten Vervolg Werkgroep De kwaliteit moet geborgd worden. Cultuurverandering voor de ambtenaren. De veranderende rol van de raad. De termijn/doorkijk naar 2025 lijkt lang. Er worden kwaliteitscriteria opgesteld. De regelruimte en verantwoordelijkheden worden uitgewerkt. Er worden opleidingsprogramma s opgesteld. Er worden cultuurveranderingsprocessen in gang gezet. Hoe verhoudt de rol van de raad zich tot de dienstverleningsvisie? (Snelle) Technologische ontwikkelingen maken dat de dienstverlening steeds geactualiseerd moet worden. Daar is eigenlijk geen termijn aan te hangen. Feit is wel dat we een ontwikkeling ingaan van een aantal jaren. Dienstverlening Personeel en Cultuur Griffie Dienstverlening Informatiemanagement 1. Meetbaar effect De inwoners, bedrijven, dorpen en belanghebbenden ervaren in de contacten met de gemeente een excellente dienstverlening. 2. Argumenten Dit voorstel is gebaseerd op de volgende argumenten: 2.1Deze visie geeft weer hoe de gemeente Waadhoeke in de toekomst wil samenwerken met de gemeenschap. De basis vinden we in het principebesluit over de herindeling (oktober 2013). Hierin stellen we dat we groter worden, maar dat de dienstverlening laagdrempelig en toegankelijk wordt en dichtbij georganiseerd via alle mogelijke kanalen. We gaan door met het ontwikkelen van één ingang voor al onze dienstverlening. De dienstverlening is meertalig. We benutten de eigen kracht van inwoners en maatschappelijke organisaties. Niet alleen de omvang van de gemeente verandert. De verhoudingen in het publieke domein veranderen. Loslaten, kantelen, netwerksamenleving: het lijken CONCEPT 2 / 6 (Corsa nummer W.16.2272)
modewoorden. Maar het zijn uitdrukkingen van een noodzakelijke verandering in de relatie tussen overheid en samenleving. Voor de gemeente als meest nabije overheid is deze noodzaak groter dan waar ook. De gemeente wil een goede digitale dienstverlening combineren met een warme, betrokken klantrelatie. Digitaal waar het kan, persoonlijk en betrokken waar het moet. Met zorg voor hen die zich (tijdelijk) in een kwetsbare positie bevinden. Uiteraard zijn wij ook de overheid die in sommige gevallen een belangenafweging maakt. Een eventuele negatieve boodschap wordt in ieder geval duidelijk en transparant gecommuniceerd. In het visiedocument worden een tiental uitgangspunten benoemd en uitgewerkt: 1. Samen is ons vertrekpunt, vertrouwen onze basis; 2. Ons contact is persoonlijk; 3. Wij zorgen waar nodig en mogelijk voor oplossingen op maat; 4. Wij zorgen dat het naadloos verloopt; 5. Wij zijn om de hoek en online (plaatsonafhankelijk); 6. Wij zijn dichtbij op het moment dat het handig is (tijdsonafhankelijk); 7. Wij zijn dichtbij als de energie er is; 8. Wij bedienen maximaal online; 9. Natuurlijk blijven balies en telefoon beschikbaar; 10. Wij gaan voor de 8,5! Deze uitgangspunten vormen de pijlers waarop onze dienstverlening rust. Inwoners, bedrijven en instellingen mogen van ons verwachten dat wij onze dienstverlening conform deze uitgangspunten organiseren. 2.2 Deze visie is randvoorwaardelijk voor de inrichting van de nieuwe organisatie. Het is belangrijk dat we deze visie bepalen, omdat het een bouwsteen, of liever gezegd een hoeksteen vormt voor de bouw van de nieuwe organisatie. De term hoeksteen wordt meestal overdrachtelijk gebruikt voor een onderdeel waarvan alle andere onderdelen afhankelijk zijn. Dat geldt ook voor deze visie. We hebben hem nodig om de volgende fase van ons herindelingsproces in te richten. Mensen en middelen kunnen dan gericht worden ingezet om die ambities ook daadwerkelijk te gaan halen. 3. Kanttekening n.v.t. 4. Aanpak/organisatie Deze visie vormt de hoeksteen voor de bouw van de nieuwe organisatie. De thema s eerder genoemd in de bijlage zijn inmiddels besproken met de verschillende werkgroepen en in de projectorganisatie belegd. 5. Evaluatie/Controle door beslisser In de visie wordt beschreven hoe we in stappen (2018, 2020, 2025) onze dienstverlening willen ontwikkelen. 6. a: Burgerparticipatie Er zijn verschillende burgerraadplegingen geweest om het maatschappelijk draagvlak voor CONCEPT 3 / 6 (Corsa nummer W.16.2272)
de herindeling te toetsen. Dit proces is vastgelegd in logboeken als bijlage van het herindelingsontwerp. In gemeente het Bildt heeft in 2012 een dorpenronde langs 7 dorpen plaatsgevonden, in gemeente Menameradiel vonden 5 inwonersbijeenkomsten plaats en in de gemeente Franekeradeel was dit in de vorm van een enquête en daarnaast rondetafelgesprekken met burgers en ondernemers. Op dat moment ging de burgerraadpleging voornamelijk over de geografische fusie, maar ook over verwachtingen van inwoners en ondernemers. Deze verwachtingen, kansen en bedreigingen zijn leidend geweest voor het herindelingsontwerp en voorliggende dienstverleningsvisie. b: Communicatie Dit is een samenwerking met de werkgroep communicatie. Dit wordt nog verder uitgewerkt. c. Duurzaamheid - 7. Financiën n.v.t. 8. Juridische grondslag art. 108 Gemeentewet 9. Bijlagen Bijlage 1: Dienstverleningsvisie gemeente Waadhoeke Corsanummer: <XX.XXXXXX>) Burgemeester en wethouders van Franekeradeel, burgemeester, secretaris CONCEPT 4 / 6 (Corsa nummer W.16.2272)
CONCEPT 5 / 6 (Corsa nummer W.16.2272)
NR.: CONCEPT De raad van de gemeente Franekeradeel Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Franekeradeel van 24-5-2016; gelet op artikel 108 van de Gemeentewet. B E S L U I T 1. de dienstverleningsvisie van de nieuwe gemeente Waadhoeke vast te stellen Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 7-7-2016,, voorzitter, griffier CONCEPT 6 / 6 (Corsa nummer W.16.2272)