Anti Spam Een handleiding die de vele opties van de anti spam dienst vertaald naar het Nederlands! Informatel. Ontzorgt.
Inleiding Voor u ligt de handleiding over de beheerinterface (portal) van Informatel over spam. Via deze handleiding kunt u eenvoudig adressen blokkeren, deblokkeren of volledige domeinnamen toevoegen aan de spamlijst. Maar wat is nu exact spam? Spam wordt ook wel 'unsolicited bulk e-mail' (UBE) genoemd: ongevraagde e-mail die in grote hoeveelheden (bulk) wordt verstuurd. Beide criteria (ongevraagd én in grote hoeveelheden) moeten van toepassing zijn om van 'spam' te spreken. Op 3 mei 1978 verstuurde Gary Thuerk als marketingmedewerker van het toenmalige Digital Equipment (DEC) als eerste een commerciële boodschap aan een groot aantal mensen via e-mail. Het ging om 393 e- mailadressen. Vandaag de dag heeft spam epidemische vormen aangenomen met dagelijks naar schatting 120 miljard boodschappen die samen 90 procent van het e-mailverkeer voor hun rekening nemen. Soms gaat het bij spam om een vorm van 'phishing'. Phishing is oplichterij op internet. Door misleiding en bedrog via onechte e-mails die in grote hoeveelheden verstuurd worden, proberen fraudeurs u persoonlijke informatie te ontfutselen. Ze 'vissen' als het ware naar uw gegevens. De gegevens waar de criminelen om vragen zijn bijvoorbeeld uw logingegevens, wachtwoorden, bankrekening, creditcardgegevens en/of sofi-nummer. Word u wel eens via e-mail om dergelijke gegevens gevraagd, handel dan zeer terughoudend. In deze handleiding kunt u de volgende onderwerpen aan bod verwachten: 1. De e-mailnotificatie; wat kunt u ermee en hoe handelt u? 2. Anti spam portal: geavanceerde opties voor het beheer van uw inbox 3. Ik kom er niet helemaal uit: Informatel Servicedesk Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 1
1. E-mailnotificatie Wanneer u de optie rapportage geactiveerd heeft en/of u een e-mailbericht ontvangt welke volgens het algoritme in aanmerking komt om als spam gemarkeerd te worden EN het systeem twijfelt ontvangt u de volgende e-mail in uw inbox: U ziet in de FROM lijst de afzenders van het e-mailbericht staan. Wanneer u in de laatste kolom ( Action ) kijkt ziet u 2 opties staan: Preview: Bekijk de e-mail in een browser alvorens te oordelen over de waarde van het bericht. Allow & Release Sta het e-mailbericht toe. Na het klikken op allow zal het e-mailbericht binnen enkele ogenblokken in uw inbox terecht komen. e-mailberichten die daadwerkelijk spam zijn zullen zonder tegenactie (lees: toevoegen in allow lijst) geblokkeerd blijven. Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 2
2. Anti Spam portal: hoe ziet het uit en wat kan ik ermee Via de online portal (https://informatel.mailanyone.net) kunt u inloggen en toegang krijgen tot de meest voorkomende handelingen en instellingen inzake uw anti spam. Wanneer u navigeert naar https://informatel.mailanyone.net zal het onderstaande scherm geladen worden: U dient in te loggen met uw e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord. Indien u de 1 e keer inlogt in de anti spam applicatie dient u op forgot password te klikken om uw account opnieuw in te stellen. Hiermee kunt u direct uw favoriete wachtwoord gebruiken om toegang te krijgen tot de instellingen. Wanneer u ingelogd bent is de eerste pagina die u ziet: Links van de pagina ziet u het hoofdmenu met de opties die hieronder per functie worden uitgelegd. Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 3
2.1 Quarantaine E-mail die naar u verzonden wordt en volgens het algoritme van de anti spam dienst voldoet aan spam zal niet worden afgeleverd in uw e-mailbox maar worden tegengehouden tot u instructies geeft aan het systeem. - de overzichtspagina quarantaine - Wanneer u e-mailberichten heeft die als spam gekenmerkt worden treft u deze aan in de quarantaine inbox (zie bovenstaande afbeelding). E-mailbericht van vertrouwde afzender : Wanneer u hier een e-mailbericht ziet staan die geen spam is en dus doorgelaten zou moeten worden selecteert u het lege vakje VOOR het e-mailbericht en klikt u bovenaan de pagina op allow Sender. Vervolgens selecteert u het e-mailbericht nogmaals en klikt u op deliver. Hierdoor wordt het e-mailbericht alsnog bezorgt in uw inbox. E-mailbericht SPAM : Wanneer u hier e-mailberichten ziet staan die spam zijn en altijd tegengehouden zou moeten worden selecteert u het lege vakje VOOR het betreffende e-mailbericht en klikt u bovenaan de pagina op deny sender. Wanneer een e-mailbericht aan meer dan voldoende punten voldoet aan de kwalificatie SPAM zult u geen notificatie ontvangen. Wanneer het systeem twijfelt of het e- mailbericht daadwerkelijk spam is zal het systeem u een e-mailbericht versturen waarin het aan u gevraagd wordt. Instructies voor dit e-mailbericht leest u in hoofdstuk 2. Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 4
2.2 Continuity Indien u de continuïteit service van Informatel afneemt treft u hier al uw gekopieerde e- mailberichten aan. Voor de afnemers van deze oplossing is een losse handleiding beschikbaar welke door onze servicedesk en/of uw adviseur verstrekt wordt. 2.3 Allow & Deny Met deze functie kunt u handmatig afzenders toevoegen en/of blokkeren. Alle adressen die u in de allow-lijst invoert zullen standaard doorgelaten worden naar uw inbox. Alle adressen die u invoert in de deny-lijst zullen worden tegengehouden. Wanneer u klikt op allow & deny in het hoofdmenu kunt u direct uw vervolgkeuze maken tussen allow of deny. Allow Wanneer u op allow klikt zal de volgende pagina geladen worden: Wanneer u een domeinnaam wilt toevoegen in de toegestane lijst typt u rechtsboven de gewenste domeinnaam in. (Alles achter het @ van het e-mailadres wordt de domeinnaam genoemd). In dit voorbeeld voeren we informatel.nl in als domeinnaam. - Invoerveld allow lijst Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 5
De domeinnaam informatel.nl toegevoegd als allow : - Allow lijst ingevuld Klik hierna op add om de domeinnaam informatel.nl toe te voegen aan uw allowlijst. Nadat u op add heeft geklikt zal de pagina verversen en ziet u de toegevoegde domeinnaam in uw overzicht staan: Deny Wanneer u op Deny klikt zal de volgende pagina geladen worden: Wanneer u een domeinnaam wilt toevoegen in de geblokkeerde lijst (deny) typt u rechtsboven de gewenste domeinnaam in. (Alles achter het @ van het e-mailadres wordt de domeinnaam genoemd). In dit voorbeeld voeren we despamdomeinnaam.nl in als domeinnaam. Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 6
- Invoerveld deny lijst De domeinnaam despamdomeinnaam.nl toegevoegd als deny - Deny lijst ingevuld Klik hierna op add om de domeinnaam despamdomeinnaam toe te voegen aan uw denylijst. Nadat u op add heeft geklikt zal de pagina verversen en ziet u de toegevoegde domeinnaam in uw overzicht staan: 2.4 Mijn bestanden (my files) Wanneer u e-mailberichten ontvangt welke niet in aanmerking komen om tegengehouden te worden maar waarbij de bijlage een mogelijk risico vormt zal de bijlage uit het e-mailbericht verwijderd worden en onder de optie mijn bestanden (my files) worden gesorteerd. U kunt deze e-mailberichten opnieuw doorsturen naar uw inbox zoals geleerd in hoofdstuk 1.1 Quarantaine. 2.5 Spamrapportage (Spamreports) U heeft de mogelijkheid om per e-mailbox, of als beheerder per domeinnaam rapporten te ontvangen over het aantal geblokkeerde emails. Wanneer u in het hoofdmenu op spam reports klikt zal de volgende pagina geladen worden: Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 7
De functies van deze pagina uitgelegd: Enable spam report: Wanneer u deze functie activeert ontvangt u de spamrapportage. Is deze functie niet geactiveerd ontvangt u dus geen algehele rapportage. Dit staat los van eventuele notificaties over spam berichten in uw e-mail. Delivered: Wilt u de berichten dagelijks ontvangen? Vinkt u dan deze functie aan, wilt u deze uitsluitend op werkdagen en/of door u gewenste momenten ontvangen? Maakt u dan uw keuze in de lijst inzake dagen (en indien gewenst) tijdstippen. Wellicht ten overvloede te vermelden is AM alles tussen 00:00u snachts en 11:59 in de ochtend en PM tussen 12:00 en 23u59. 2.6 Filtering Standaard staat onder deze optie enable spam filtering geactiveerd. Hiermee wordt al uw e-mail gecontroleerd op spam. De functie enable bulk email filtering staat standaard gedeactiveerd. Wanneer u deze functie activeert zal uw e-mail gefilterd worden op bulkmail (nieuwsbrieven, (B)CC e-mails en andere geautomatiseerde e-mails. Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 8
3. Servicedesk Komt u er niet helemaal uit? Heeft u nog vragen naar aanleiding van bovenstaande uitleg of twijfelt u over de juiste instellingen? Neemt u dan contact op met de servicedesk van Informatel via onderstaande wegen: E-Mail: servicedesk@informatel.nl Telefoon: 088 100 20 30 (Optie 1) U kunt onze servicedesk bereiken tussen 8u00 en 17u30. Indien u een serviceovereenkomst heeft met Informatel kunt u gedurende langere openingstijden gebruik maken van onze servicedesk. Informatel ICT Services B.V. Handleiding Anti Spam 9