Sanne Vaartjes; klinisch fysicus, vz. beleids- en investeringscommissie (s.vaartjes@zgt.nl) Presentatie opgesteld met Francis Schrader; functioneel applicatiebeheer Ultimo Ontwerp en implementatie digitaal aanschafdossier in ZGT Topics in IC, 2 december 2015
Inhoud 1. Medische technologie in ZGT - Levenscyclus - Verwervingsfase 2. Digitaal aanschafdossier - Aanleiding - Planning project - Ontwerp 3. Implementatie 4. Voorbeelden aanschafdossier
Medische technologie in ZGT Hengelo Almelo 9400 medische apparaten ( 64.000.000) 7000 installaties 2 ziekenhuislocaties 3300 medewerkers 150 managers 230 medisch specialisten Medische technologie in ZGT
Levenscyclus Leverancier Zorginstelling Gebruiker Ontwerp Fabricage Verkoop Verwerving Acceptatie Identificatie Ingebruikname Onderhoud Eindtest Vrijgave Acceptatie Gebruik 4 Ontwikkeling 3 Investeringen / verwerving 2 Onderhoud 1 Gebruik Medische technologie in ZGT
Verwervingsfase in vogelvlucht Centraal budget voor investeringen > 1.000 - ICT- en bouwkosten worden meegenomen indien gerelateerd aan investering Aanvraag ingediend door unithoofd en bedrijfskundig manager RVE - Vervanging jaarlijks evaluatieronde door Zorgtechnologie o.b.v. Ultimo (10 jr overzicht) - Uitbreiding/nieuw beleid kaderbrief RvB / wensen medisch specialisten / landelijke ontwikkelingen / innovatie etc. Investeringsprocedure in documentbeheersysteem ZGT Verwervingsfase
Selectieproces Taken beleids- en investeringscommissie (BIC) Selectieproces investeringen organiseren Raad van Bestuur (RvB) en Stafbestuur informeren over verdeling beschikbare budget voor investeringen in samenhang met beleidsontwikkelingen (voorstel toekennen/afwijzen) Controleren of randvoorwaarden in beeld zijn: - Bijkomende kosten ondersteunende afdelingen - Eisen vanuit wet- en regelgeving - Etc. Ondersteuning door BIC VG en diverse QMT expertteams RvB kent wel/niet toe Daarna definitieve selectie en bestelling door Inkoop Verwervingsfase
Aanleiding: optimaliseren aanvraagformulier en inrichten digitaal aanschafdossier Uitgangssituatie: papieren aanvraagformulier - Tijdrovend - Raakt vaak zoek - Vaak incompleet - Niet op ieder moment voor alle betrokkenen inzichtelijk - Dossieropbouw vergt veel handmatige handelingen (inscannen e.d.) 2011: Start project digitalisering aanvraagformulier en inrichten aanvraagformulier als aanschafdossier in Ultimo - Conform eisen wet- en regelgeving (o.a. Convenant veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis) Digitaal aanschafdossier
Eisen vanuit Convenant Conclusie: - Aanschafdossier met: a. Reden van aanschaf b. Risicoanalyse (RA) c. Pakket van Eisen (PvE) d. Bekwaamheidseisen e. Evaluatieplan f. Afwijkingen van type Digitaal aanschafdossier
Project: Ontwerp en implementatie digitaal aanschafdossier Voorbereiding - 2011: Uitvoeren Quick Scan Ontwikkelen - 2012: Ontwikkelen van de maatwerkmodule Investeringsaanvraag - 2014: Inrichten investeringsfase na toekennen/afkeuren - 2014: Toevoegen veld evaluatie en inzichtelijk maken doorlooptijden Testen - 2013: Pilot investeringen medische technologie met de RVE s Allergologie, Cardiologie en Longgeneeskunde Implementatie - 2014: Implementatie investeringen medische technologie bij overige RVE s/stafbureaus - 2014: Implementatie alle soorten investeringsaanvragen - 2015: Implementatie evaluatie en project versnellen doorlooptijden (LSS) - 2015: Opening investeringsloket Digitaal aanschafdossier
Ontwerp Ontwikkelen van de maatwerkmodule Investeringsaanvraag in Ultimo Gebaseerd op: - Investeringsprocedure (procesbeschrijving) - Papieren aanvraagformulier - Eisen Convenant - Wensen stakeholders Stappen: 1. Configureren maatwerkmodule door leverancier o.b.v. eisen ZGT 2. Inrichten module volgens procesbeschrijving door ZGT 3. Inrichten notificaties 4. Inrichten autorisaties 5. Pilot en verwerken verbeterpunten Digitaal aanschafdossier
Soorten aanschafdossiers Meerdere digitale formulieren aangemaakt in Ultimo, ieder met eigen procesflow en functionaliteiten: - Medisch - Facilitair - Proefplaatsing - Meubilair - ZGT gelieerd Voorbeelden ZGT gelieerd Daarnaast Instort (SPOED) Digitaal aanschafdossier
Wijzingen t.o.v. papieren formulier Verplicht toevoegen: - prospectieve RA (bij geen RA argument waarom RA niet nodig is) - PvE - bekwaamheidseisen en bijbehorende scholing/toetsing toekomstig gebruikers en technici Inkoop vraagt o.b.v. PvE offertes op bij meerdere leveranciers en geeft voorlopig advies Veld motivatie bij afwijking van type/configuratie al aanwezig Managementsamenvatting Veld voor uitkomsten periodieke evaluatie Digitaal aanschafdossier
Wie vullen het formulier in? Aanvraag I / Proefplaatsing I Aanvraag II / Proefplaatsing Aanvraag III Criteria I Criteria II Vraqen en/of opmerkingen Bijlagen Investeringskosten Exploitatiekosten Beoordeling Inkoop Status historie Emails Unithoofd / BKM-er (aanvrager) X X X X X O X Business controller X O Inkoopadviseur O X X Manager ondersteunende vakgroepen O O X X Secretariaat BIC O X RvB X Inkoopadministratie X Technici X X = verplichting invullen O = optioneel Digitaal aanschafdossier
Per soort aanvraag apart formulier en route Aanvraag I Aanvraag II Aanvraag III Proefplaatsing I Plroefplaatsing II Criteria I Criteria II Vraqen en/of opmerkingen Bijlagen Investeringskosten Exploitatiekosten Inkoop Medisch X X X X X X X X X X Facilitair X X X X X X X X X X Meubilair X X X X X ZGT gelieerd X X X X X X X X Proefplaatsing X X X X X X X Digitaal aanschafdossier
Doorlooptijden digitaal formulier doorlooptijd invullen aanvraag offerte toevoegen bijkomende kosten controle aanvrager financiële validatie (BC) accoord BKM secr.bic BIC VG BIC RvB Min. aantal werkdagen 23-46 1 5 1-5 1 1 1 1-5 3-8 5-15 4 Wanneer notificatie? - maandag maandag < 4 uur < 4 uur < 4 uur donderdag maandag Overlegfrequentie 2-wekelijks 4-wekelijks Overzichten van doorlooptijden per status stuurinformatie Digitaal aanschafdossier
Bijlagen PVE Prosepctieve risicoanalyse Keurrapport Offerte Businesscase Definitieve offerte Bestellijst Bijlagen Digitaal aanschafdossier Medisch X X K X B X X O Facilitair X K X B X X O Meubilair X X X O ZGT gelieerd X X X X X O Proefplaatsing X X X X X O X = verplichting invullen K = alleen bij vervangingsaanvragen B = alleen bij uitbreiding of nieuw beleid > 100.000,- O = optioneel
Implementatie digitaal aanvraagformulier Slaagt alleen als zowel Inhoud, Proces als Gedrag (werkwijze) kloppen en gedragen worden Hulpmiddelen - Investeringsproces opgenomen in documentbeheersysteem - Handleiding opgesteld bij digitale formulier Ultimo Uitleg - Scholing tijdens lesdagen QMT (unithoofden/bkm ers) - Op verzoek individuele uitleg achter PC - Helpdeskfunctie functioneel beheer Ultimo - 2015: Opening investeringsloket Implementatie
Toekomst Continu verbeteren investeringsproces - Aanvragers stimuleren QMT expertteams vroegtijdig te betrekken - Verder monitoren en optimaliseren doorlooptijden (LSS) - Introduceren verbeterd format PvE Toevoegen MAC artikelen Implementatie
Demo aanschafdossier Afhankelijk van soort aanvraag (Medisch, Facilitair, Proefplaatsing, Meubilair, ZGT gelieerd) andere tabbladen zichtbaar Verschillende mogelijke tabbladen in formulier Voorbeeld tabblad Aanvraag 1 (managementsamenvatting) Voorbeelden
Demo aanschafdossier Voorbeeld tabblad Bijlagen Verschillende mogelijke tabbladen in formulier Voorbeelden
Demo aanschafdossier Voorbeeld tabblad Aanvraag 3 (bekwaamheidseisen en afwijking type) Meer informatie: Artikel MT-integraal: http://www.mtintegra al.nl/?p=80&editie=3 0&articleId=251 of via s.vaartjes@zgt.nl Voorbeelden