ALL-CRM Handleiding AC-DataTrigger Author: Ger van Boxtel Date: 16-10-2012 Version: v1.0 Reference: 2012, All-CRM
1 Table of content 1 Table of content 2 2 Inleiding 3 3 Gebruikers handleiding 4 3.1 Aanmeld scherm 4 3.2 AC-DataTrigger 5 3.3 Eerste gebruik 5 3.4 Betekenis van de gegevens in het scherm 7 4 Beschrijving modules 9 4.1 Module 1000, Afspraak voorbeeld module. 10 4.2 Module 1001, Voeg n persoon toe aan een nieuwe bedrijfskaart. 11 4.3 Module 1002, Opvolgtaken na verkoopactiviteiten. 13 4.4 Module 1003, Workflow management. 14 4.5 Module 10031, Werk vervolgtaken bij. 17 4.6 Module 1004, Projectflow management. 18 4.7 Module 1005, Maak personen aan voor nieuwe bedrijven. 20 4.8 Module 1006, Document workflow 21 4.9 Module 1007, Verzenden e-mail notificaties. 22 4.10 Module 1008, Aanmaken Verkoopregels. 25 4.11 Module 2001, Creëer taken op basis van persoons gegevens. 26 5 Document 27 5.1 Document geschiedenis 27 5.2 Disclaimer & Legal 27 Date: 4-12-2012 V 1.1 page 2 of 27
2 Inleiding Om een maximaal rendement uit het SuperOffice CRM systeem te halen, moet er ook het maximum uit elke relatie te halen zijn. Dit betekent dat geen gelegenheid ongemerkt voorbij mag gaan om contact op te nemen met een klant of prospect. Met de gebruiksvriendelijke interface van AC-DataTrigger kunt er zelf een eigen workflow worden gedefinieerd. In tegenstelling tot SuperOffice Scripting, kan er met AC-DataTrigger processen automatiseren zonder daar externe (SuperOffice) consultants voor in te huren. Daarnaast is het ook mogelijk in batch taken aan te maken op basis van een datumveld. Workflows kunnen worden ingericht op basis van verschillende triggers, zoals activiteiten, datumvelden en sales regels. All-CRM levert ook een overkoepelend beheers programma. Hiermee kan onder andere AC-DataTrigger worden beheerd. Ook kan AC-DataTrigger direct vanuit AC-ACC worden gestart. In AC-ACC kan een abonnement worden genomen op de berichten service van AC-DataTrigger. Belangrijke meldingen worden door middel van e-mails doorgegeven aan de betreffende abonnee s. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 3 of 27
3 Gebruikers handleiding AC-DataTrigger bestaat uit 2 programma s. Het uitvoerende programma dat centraal op een server draait en een beheersprogramma. Het centrale programma voert feitelijk al het werk uit en zal reageren op mutaties binnen de SuperOffice omgeving. Deze mutaties worden ook wel triggers genoemd. Hoe het uitvoerende programma reageert op de mutaties is afhankelijk van de instellingen van het programma. Deze instellingen worden beheerd en ingesteld met het beheersprogramma. Het gebruik van dit laatste programma wordt hierna uitgelegd. 3.1 Aanmeld scherm In dit scherm moet de gebruikersnaam en het wachtwoord worden opgegeven. Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord zoals ook worden gebruikt bij het aanmelden bij SuperOffice. Na een succesvolle aanmelding wordt het hoofdscherm getoond. In principe kan iedereen die over een SuperOffice gebruikersnaam en wachtwoord beschikt gebruik maken van dit programma. Dit scherm wordt niet getoond wanneer gebruik wordt gemaakt van AC-ACC, het extra aanmelden is niet nodig. In AC-ACC wordt dit beheersprogramma alleen aangeboden indien de gebruiker hier expliciet gebruik van mag maken. (Zie ook de separate AC-ACC handleiding.) Date: 4-12-2012 V 1.1 page 4 of 27
3.2 AC-DataTrigger Het feitelijke beheersprogramma wordt getoond na het aanmelden. Dit scherm ziet er als volgt uit: AC-DataTrigger bestaat uit een aantal modules, meestal Triggers genaamd, die elk op bepaalde gebeurtenissen kunnen reageren. Of via een tijdsinterval periodiek, of direct doordat gegevens binnen SuperOffice worden aangemaakt of gewijzigd. In dit scherm worden alle op het systeem aanwezige modules (Triggers) getoond. Elke module op een eigen regel. Niet alle modules zullen daadwerkelijk reageren op gebeurenissen in SuperOffice. Alle actieve modules zijn gemarkeerd met een vinkje in de kolom Aktief. Het aantal modules dat op aktief kan worden gezet wordt bepaald door de licentie. In de licentie staat het aantal modules dat tegelijkertijd actief kan zijn. Dit met de opmerking dat module 10031 niet mee wordt geteld. 3.3 Eerste gebruik AC-DataTrigger maakt gebruik van een tabel waarin de historie van alle wijzigingen binnen SuperOffice worden bijgehouden. Bij het voor de eerste keer starten van AC-DataTrigger moet worden aangegeven vanaf welk moment de wijzigingen leiden tot acties van AC-DataTrigger. Bij het opstarten van AC-DataTrigger voor de eerste keer wordt het volgende scherm getoond: Date: 4-12-2012 V 1.1 page 5 of 27
Om te voorkomen dat oude mutaties in SuperOffice alsnog leiden tot (ongewenste) vervolgacties door AC-DataTrigger wordt geadviseerd om de tweede optie te selecteren. Doorzoek de transactie log alleen op nieuwe en toekomstige triggers. Zoals de tekst al aangeeft zullen alleen mutaties in SuperOffice vanaf het moment van instellen leiden tot vervolgacties door AC-DataTrigger. In uitzonderlijke gevallen is de eerste optie handig. Hierbij leiden alle mutaties (vanaf het moment van installeren van SuperOffice) tot vervolg acties. In feite deactiveert de laatste optie AC-DataTrigger. Kies daarom niet voor deze optie. Bij het eerste gebruik van AC-DataTrigger binnen de organisatie zal dit scherm automatisch worden getoond. Het kan ook worden opgeroepen via het menu dat zich bovenin het scherm bevindt. Om het scherm op te roepen dient achtereenvolgens op menu item Gereedschappen en submenu item Transacties van vandaag te worden geklikt. Het oproepen van dit scherm in een geïnstalleerde AC-DataTrigger omgeving heeft overigens geen enkel nut. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 6 of 27
3.4 Betekenis van de gegevens in het scherm De nummers in het voorbeeld verwijzen naar de uitleg. 1) Elke regel bevat de informatie over een geïnstalleerde module. 2) Of de module daadwerkelijk aktief is wordt aangegeven door middel van een vinkje in kolom 2. In het voorbeeld hierboven is geen enkele module aktief. 3) De code bevat het unieke nummer van de betreffende module. In het vervolg van deze handleiding wordt dit nummer gebruikt om de werking van de verschillende modules nader toe te lichten. 4) In deze kolom staat een korte omschrijving omtrent de functionaliteit van de betreffende module. 5) In deze kolom staat aangegeven op welke gebeurtenissen de betreffende module zal reageren. De gebeurtenissen waarop AC- DataTrigger zal reageren is afhankelijk van de instellingen van de betreffende module. 6) In laatste resultaat staat of de module de laatst uitgevoerde taak correct heeft uitgevoerd of niet. 7) Planning. Deze knop is functioneel voor de modules die niet op mutaties in SuperOffice reageren. Op bepaalde tijden zullen de controles worden uitgevoerd en afhankelijk van de uitkomst worden acties ondernemen. De werking van de knop wordt uitgelegd in de paragraaf over module 1007. 8) Groepen. Er zijn modules die reageren op mutaties binnen SuperOffice. De betreffende modules reageren niet op alle mutaties, maar alleen op mutaties die zijn gegenereerd door bepaalde gebruikers groepen. In het scherm dat wordt geopend door op deze knop te klikken kan dit worden ingesteld. Dit wordt per module ingesteld. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 7 of 27
9) Configuratie. Elke module kent een aantal specifieke instellingen. Door op deze knop te klikken worden, de schermen waarmee de configuratie kan worden ingesteld, geopend. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 8 of 27
4 Beschrijving modules Elke module heeft een specifieke functie en daardoor ook eigen instellingen. Hierna wordt per paragraaf een module beschreven. Na een algemene beschrijving van de functionaliteit worden de instellingen beschreven en toegelicht. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 9 of 27
4.1 Module 1000, Afspraak voorbeeld module. Deze module is ontwikkeld als test module. Deze module maakt na het starten van het serviceprogramma een afspraak aan voor het bedrijf van de medewerker wiens gebruikersnaam en wachtwoord zijn gebruikt om het serviceprogramma te starten. 4.1.1 Configuratie scherm In het configratie scherm kan de tekst worden opgegeven die in de afspraak wordt vermeld, zie voorbeeld. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 10 of 27
4.2 Module 1001, Voeg n persoon toe aan een nieuwe bedrijfskaart. Module 1001 maakt nadat een nieuw bedrijf is toegevoegd aan SuperOffice een nieuwe contactpersoon aan voor het betreffende bedrijf. De gegevens die nodig zijn om de nieuwe contactpersoon aan te maken worden afgeleid van de bedrijfskaart. Dit bespaart vooral tijd bij de invoer van particulieren. 4.2.1 Configuratie scherm Om de (naam) gegevens van de contactpersoon goed te kunnen afleiden uit de bedrijfskaart dient het formaat waarin deze informatie op de bedrijfskaart staat te worden geselecteerd. (Deze module werkt alleen correct indien altijd op dezelfde wijze de naamsgegevens worden ingevoerd). Het onderstaande scherm wordt getoond indien, in het hoofdscherm, op de knop Configuratie wordt geklikt. Hiervoor moet natuurlijk wel de regel van module 1001 zijn geselecteerd. In het voorgaande scherm kan worden opgegeven voor welke bedrijfscategorieën automatisch contactpersonen moeten worden aangemaakt. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 11 of 27
4.2.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven: Date: 4-12-2012 V 1.1 page 12 of 27
4.3 Module 1002, Opvolgtaken na verkoopactiviteiten. Module 1002 biedt de mogelijkheid om de drie verschillende fasen van de verkoop in SuperOffice te laten opvolgen. Voor iedere fase wordt een vervolgactiviteit aan gemaakt, die wordt ingepland in de agenda van de (vooraf bepaalde) verantwoordelijke, op een vooraf bepaald tijdstip. Hiermee komt een vorm van workflow beschikbaar. 4.3.1 Configuratie scherm Het configuratiescherm wordt geopend door op de knop Configuratie te klikken. In het hierna weergegeven scherm kunnen de vervolg activiteiten/ taken worden opgegeven die moeten worden aangemaakt bij het bereiken van een bepaalde verkoopstatus. 4.3.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 13 of 27
4.4 Module 1003, Workflow management. Module 1003 biedt de mogelijkheid om de verschillende werkprocessen binnen de organisatie verregaand te automatiseren. Hierdoor wordt het werkproces ondersteunt en verminderd de kans op vergeten prospects. Voor iedere activiteit die binnen de SuperOffice omgeving wordt aangemaakt, is het mogelijk automatisch één of meerdere vervolgactiviteiten aan te laten maken. 4.4.1 Configuratie scherm Het configuratiescherm wordt geopend door op de knop Configuratie te klikken. In het hierna weergegeven scherm kunnen de vervolg activiteiten/ taken worden opgegeven die moeten worden aangemaakt bij bepaalde mutaties binnen de SuperOffice activiteiten. In het scherm worden alle activiteitsoorten getoond. Om bij mutaties van een bepaald type de vervolg acties te kunnen muteren moet op het betreffende taak type worden dubbelgeklikt. (Bijvoorbeeld op Bezoek in.) Date: 4-12-2012 V 1.1 page 14 of 27
In het daardoor geopende scherm (zie hieronder) kan de vervolgactiviteit / activiteiten worden opgegeven. Het aantal vervolg activiteiten is onbeperkt. In het overzicht wordt de naam van de activiteit (Taak type) en het start moment van de vervolg activiteit (task) weergegeven. In het laatste scherm dat wordt geopend door de knop Voeg toe of Bewerk te klikken kunnen de detailgegevens van de vervolgactiviteit worden bewerkt. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 15 of 27
4.4.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdtscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 16 of 27
4.5 Module 10031, Werk vervolgtaken bij. Module 1003 biedt de mogelijkheid om automatisch vervolg activiteiten aan te maken. Soms wordt de verwachte einddatum van een afspraak of taak verschoven. De module 10031 zorgt ervoor de einddatum van de vervolgactiviteiten meeverschuift. Natuurlijk alleen voor die vervolgactitiviteiten die nog niet zijn afgerond. 4.5.1 Configuratie scherm Deze module kent geen configuratie. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 17 of 27
4.6 Module 1004, Projectflow management. Met de module 1004 van AC-DataTrigger is het mogelijk om alle datums met betrekking tot de projecten die lopen binnen de organisatie te bewaken en te beheersen. Bijvoorbeeld het zonder veel moeite bewaken van de leveringstijden van de te leveren producten. Of automatisch signaleren van aflopende contracten. Het ingebouwde mechanisme zorgt er voor dat bij een vooraf bepaalde verantwoordelijke de vervolgactiviteit wordt aangemaakt in de SuperOffice agenda. 4.6.1 Configuratie scherm Het configuratie scherm wordt getoond indien, in het hoofdscherm, op de knop Configuratie wordt geklikt. Hiervoor moet natuurlijk wel de regel van module 1004 zijn geselecteerd. In voorgaande scherm kan worden opgegeven voor welke datum in het project automatisch vervolgactiviteiten moeten worden gepland. Ook hier geldt dat door dubbel te klikken op de betreffende datum omschrijving een nieuw scherm wordt geopend. In dit nieuwe scherm staan alle activiteiten die moeten worden aangemaakt als de geselecteerde datum van het project bekent is. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 18 of 27
Door op de aan te maken activiteit te dubbel klikken (in het voorbeeld op Bellen uit ) worden de gegevens over de aan te maken vervolgactiviteit zichtbaar. Ook is het in dit scherm mogelijk om nieuwe vervolgactiviteiten toe te voegen. 4.6.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdtscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven: Date: 4-12-2012 V 1.1 page 19 of 27
4.7 Module 1005, Maak personen aan voor nieuwe bedrijven. Module 1005 biedt dezelfde functionaliteit als module 1001. Waar module 1001 generiek toepasbaar is, is Module 1005 specifiek gemaakt voor Megacar gebruikers. 4.7.1 Configuratie scherm Het gebruik van het configuratie scherm en de beschikbare opties zijn vergelijkbaar met module 1001. Zie daarom de uitleg voor module 1001. 4.7.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdtscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 20 of 27
4.8 Module 1006, Document workflow Module 1006 reageert op de mutaties van documenten binnen SuperOffice. Als een specifiek type document wordt gemuteerd, dan worden door AC-DataTrigger automatisch vervolgactiviteiten aangemaakt. 4.8.1 Configuratie scherm Het configuratie scherm wordt geopend nadat in het hoofdscherm op de knop Configuratie is geklikt. In dit scherm worden alle beschikbare document typen getoond. Types met een * zijn gedelete in de admin van SuperOffice. Door op een van de type omschrijvingen te dubbel klikken (bijvoorbeeld Brief (*) ) wordt een vervolgscherm geopend. In dit vervolgscherm kunnen de vervolg activiteiten worden beheerd. Door op een van de vervolg activiteiten te dubbel klikken, of op de knoppen Bewerken of Voeg toe wordt het detailscherm getoond. 4.8.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 21 of 27
4.9 Module 1007, Verzenden e-mail notificaties. Module 1007 verzend voor gedefinieerde e-mail berichten op het moment dat de gespecificeerde activiteit is afgerond. Deze module verzend de berichten op vooraf opgegeven tijdstippen. De layout van de mail kan worden gedefinieerd. 4.9.1 Configuratie scherm Door op de knop Configuratie van het hoofdscherm te klikken, en daarvoor deze module te selecteren, wordt het navolgende scherm getoond. Door te dubbelklikken op de gewenste regel (bijvoorbeeld ActiveDate ) wordt het vervolg scherm getoond. In dit volgende scherm kan worden opgegeven op welke soorten van activiteiten deze module moet reageren. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 22 of 27
In dit scherm kunnen nieuwe activiteitsoorten worden toegevoegd en bestaande bewerkt. Elke activiteit leidt tot het verzenden van een e-mail. In het volgende scherm wordt een en ander ingesteld: Als eerste wordt het type activiteit opgegeven waarop de vervolgactiviteit wordt uitgevoerd. Daarna wordt het geldige adres opgegeven van de afzender van de mail. Dit kan een algemeen mail adres zijn. Vervolgens wordt het onderwerp van de mail opgegeven. Voor het aanmaken van de mail wordt een HTML template gebruikt Het pad naar deze template wordt ingesteld met behulp van de knop met opschrift.... LET OP: Deze template moet vanuit de server waarop het server gedeelte van AC-DataTrigger draait benaderbaar zijn. Het moet dus op een netwerkschijf staan die ook vanuit de betreffende server te benaderen is. (Natuurlijk moeten ook de rechten correct zijn ingesteld.) 4.9.2 Planning Door op de knop Planning te klikken die zich in het hoofdscherm bevindt, wordt het scherm waarin de planning kan worden ingesteld. Op zich wijst het scherm voor zichzelf. Een voorbeeld van een logisch schema is hierna gegeven. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 23 of 27
4.9.3 Email server De e-mails die op deze wijze worden gegenereerd worden via de centrale mailserver verstuurd. AC-Datatrigger heeft de instellingen van de mailserver daarom nodig. Deze instellingen worden in het centrale beheersprogramma AC-ACC ingesteld. Zie de handleiding van AC-ACC om de mailserver correct in te stellen. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 24 of 27
4.10 Module 1008, Aanmaken Verkoopregels. Module 1008 biedt de mogelijkheid om automatisch verkoopregels te laten aanmaken, als specifieke documenten worden gegenereerd. 4.10.1 Configuratie scherm Klik op de knop Configuratie in het hoofdscherm om het configuratiescherm te openen. In dit scherm kan het soort document worden geselecteerd waarop AC-DataTrigger verkoopregels moet aanmaken. Door op bijvoorbeeld Brief (*) te klikken wordt het vervolgscherm geopend. De types met een * zijn gedelete in de admin van SuperOffice. In dit vervolg scherm is een overzicht van de automatisch aan te maken verkoopregels zichtbaar. Door op een van de verkoopregels te klikken worden de details zichtbaar. 4.10.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 25 of 27
4.11 Module 2001, Creëer taken op basis van persoons gegevens. Deze module biedt de mogelijkheid om op basis van kenmerken op de persoonskaart activiteiten te genereren. Hierbij kan worden gedacht aan het aanmaken van een taak om een persoon te feliciteren met de verjaardag, of om iemand er aan te herinneren dat zijn haar rijbewijs binnenkort verloopt. 4.11.1 Configuratie scherm Door op de knop Configuratie te klikken op het hoofdscherm van AC-DataTrigger wordt het configuratie scherm geopend. In dit configuratie scherm staan de datumvelden op basis waarvan een activiteit kan worden aangemaakt. In dit scherm wordt een van de datums geselecteerd door op de omschrijving van de datum te dubbelklikken, bijvoorbeeld Geboortedatum. In het volgende scherm wordt een overzicht gegeven van alle activiteiten die zijn gekoppeld aan de eerder geselecteerde datum. Vanuit dit scherm (waarin de activiteiten staan die moeten worden uitgevoerd) kan een scherm worden opgeroepen waarin de detailgegevens staan 4.11.2 Planning Door op de knop Planning te klikken die zich in het hoofdscherm bevindt, wordt het scherm waarin de planning kan worden ingesteld weergegeven. Op zich wijst het scherm voor zichzelf. Een voorbeeld van een logisch schema is hierna gegeven. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 26 of 27
5 Document 5.1 Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen 1.0 11-09-2012 All-CRM Initial version. 5.2 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved 2012 All-CRM. Date: 4-12-2012 V 1.1 page 27 of 27