ALL-CRM Handleiding AC-DataTrigger

Transcriptie

1 ALL-CRM Handleiding AC-DataTrigger Author: Ger van Boxtel Date: Version: v2.1 Reference: 2016, All-CRM

2 1 Table of content 1 Table of content 2 2 Document Document geschiedenis Disclaimer & Legal 5 3 Inleiding 6 4 Interface Aanmeld scherm AC-DataTrigger, Hoofdscherm Eerste gebruik Betekenis van de gegevens in het scherm 13 5 Beschrijving Triggers Trigger 1000, Afspraak voorbeeld module Configuratie scherm Trigger 1001, Voeg persoon aan bedrijfskaart Configuratie scherm Groepen Trigger 1002, (Opvolg-)taken tijdens verkoop Configuratie scherm Groepen Trigger 1003, Taak als activiteit opvolging Configuratie scherm Groepen Trigger 10031, Werk vervolgtaken bij Configuratie scherm Trigger 1004, Projectdatums Configuratie scherm Groepen Trigger 1005, Personen voor bedrijven Configuratie scherm Groepen Module 1006, Document workflow Configuratie scherm Groepen Module 1007, Verzenden notificaties Configuratie scherm Planning server Module 1008, Aanmaken Verkoopregels Configuratie scherm Groepen Module 1009, Aanmaken Projecten Configuratie scherm Groepen Module 1010, Verstuur mails enkele dagen voor de Taak active date Schedule Configuratie scherm Module 10101, Verwijder mails verstuurd vlag Schedule 41 Date: V 2.1 page 2 of 54

3 Configuratie scherm Module 2001, Creëer taken op basis van persoons gegevens Configuratie scherm Planning Groepen 45 6 Installatie van de service Niet meer van toepassing Het configratie bestand DataBase verbinding In het onderdeel AppSettings: Logging 47 7 Installatie Downloaden van de applicatie Installatie van de applicatie Config file Geplande taak 54 Date: V 2.1 page 3 of 54

4 Date: V 2.1 page 4 of 54

5 2 Document 2.1 Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen All-CRM Ger Ger Initial version. Installatie beschrijving toegevoegd. Handleiding doorgelopen naar aanleiding van een aantal aanpassingen Ger Module 1009 toegevoegd Ger Module 1010 toegevoegd 2.2 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved All-CRM. Date: V 2.1 page 5 of 54

6 3 Inleiding Om een maximaal rendement uit het SuperOffice CRM systeem te halen, moet ook het maximum uit elke relatie worden gehaald. Dit betekent dat geen gelegenheid ongemerkt voorbij mag gaan om contact op te nemen met een klant of prospect. Met de gebruiksvriendelijke interface van AC-DataTrigger kunnen gemakkelijk meerdere workflow's worden gedefinieerd. In tegenstelling tot SuperOffice Scripting, kan de gebruiker zelf met AC-DataTrigger, processen automatiseren zonder dat daarvoor externe (SuperOffice) consultants moeten worden ingehuurd. Daarnaast is het ook mogelijk in batch taken te laten uitvoeren op basis van een of meer datumvelden. Workflows kunnen worden ingericht op basis van verschillende triggers, zoals activiteiten, datumvelden en sales regels. All-CRM levert ook een overkoepelend beheers programma. Hiermee kan onder andere AC-DataTrigger worden beheerd. Ook kan AC-DataTrigger direct vanuit AC-ACC worden gestart. In AC-ACC kan een abonnement worden genomen op de berichten service van AC-DataTrigger. Belangrijke meldingen worden door middel van s doorgegeven aan de betreffende abonnee s. Date: V 2.2 page 6 of 54

7 4 Interface AC-DataTrigger bestaat uit 2 modules verenigd in een programma. De uitvoerende module wordt centraal op een server uit gevoerd. Daarnaast is er een beheersmodule waarmee de applicatie kan worden ingericht. De uitvoerende module voert feitelijk al het werk uit en zal reageren op mutaties binnen de SuperOffice omgeving. Deze mutaties worden ook wel triggers genoemd. In het verdere deel van de handleiding wordt daarom de term Triggers gebruikt. Beide modules van de applicatie zijn vanaf versie verenigd in een uitvoerende executable, ACDTAdmin.exe Date: V 2.2 page 7 of 54

8 4.1 Aanmeld scherm Nadat de applicatie is gestart (via een snelkoppeling) of door gewoon op de naam van de applicatie te dubbelklikken, wordt het aanmeld scherm getoond. In dit scherm moet de gebruikersnaam en het wachtwoord worden opgegeven. Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord zoals ook worden gebruikt bij het aanmelden bij SuperOffice. Na een succesvolle aanmelding wordt het hoofdscherm getoond. De authorisatie voor het gebruik van dit programma wordt geregeld in AC-ACC (Application Control Center van All-CRM) of de webvariant hiervan. Dit scherm wordt niet getoond wanneer gebruik wordt gemaakt van AC-ACC, het extra aanmelden is niet nodig. In AC-ACC wordt dit beheersprogramma alleen aangeboden indien de gebruiker hier expliciet gebruik van mag maken. (Zie ook de separate AC-ACC handleiding.) Het scherm wordt ook niet getoond als de gebruikersnaam en bijbehorende wachtwoord zijn opgenomen in het configuratie bestand van dit programma. (Het opnemen van gebruikersnaam en wachtwoord is nodig als AC-Datatrigger als service draait. Zie installatie hoofdstukken.) Date: V 2.2 page 8 of 54

9 Indien het aanmelden niet lukt, kan nadere informatie worden verkregen door op het All-CRM logo te klikken. Er worden dan enkele schermen getoond met de instellingen waar de applicatie gebruik van maakt. Dit kan het vinden van de oorzaak bespoedigen. Date: V 2.2 page 9 of 54

10 4.2 AC-DataTrigger, Hoofdscherm Het feitelijke beheersdeel wordt getoond na het aanmelden. Hierna is een voorbeeld van dit scherm weergegeven. Na een minuut gaat de applicatie automatisch over in de uitvoerende modus. Voorkom dit door op de knop AutRun Stop te klikken. (De rode tekst onderin het scherm zal dan verdwijnen.) AC-DataTrigger bestaat uit een aantal Triggers, die elk op bepaalde gebeurtenissen kunnen reageren. Dit kan periodiek voor datum gerelateerde Triggers, of direct nadat bepaalde gegevens binnen SuperOffice zijn aangemaakt of gewijzigd. In dit scherm worden alle op het systeem beschikbare Triggers getoond. Elke module op een eigen regel. Niet alle getoonde Triggers zullen actief zijn. Alleen die Triggers die zijn gemarkeerd met een vinkje zijn actief. Het aantal Triggers dat op actief kan worden gezet wordt bepaald door de licentie. Het aantal licenties kan desgewenst worden gewijzigd via Help en in het submenu Renew License. Date: V 2.2 page 10 of 54

11 4.3 Eerste gebruik AC-DataTrigger maakt gebruik van een tabel waarin de historie van alle wijzigingen binnen SuperOffice worden bijgehouden. Bij het voor de eerste keer starten van AC-DataTrigger moet worden aangegeven vanaf welk moment de wijzigingen leiden tot acties van AC- DataTrigger. Bij het opstarten van AC-DataTrigger voor de eerste keer wordt het volgende scherm getoond: Om te voorkomen dat oude mutaties in SuperOffice alsnog leiden tot (ongewenste) vervolgacties door AC-DataTrigger wordt geadviseerd om de tweede optie te selecteren. Doorzoek de transactie log alleen op nieuwe en toekomstige triggers. Zoals de tekst al aangeeft zullen alleen mutaties in SuperOffice vanaf het moment van instellen leiden tot vervolgacties door AC-DataTrigger. In uitzonderlijke gevallen is de eerste optie handig. Hierbij leiden alle mutaties (vanaf het moment van installeren van SuperOffice) tot vervolg acties. In feite deactiveert de laatste optie AC-DataTrigger. Kies daarom niet voor deze optie. Date: V 2.2 page 11 of 54

12 Bij het eerste gebruik van AC-DataTrigger binnen de organisatie zal dit scherm automatisch worden getoond. Het kan ook worden opgeroepen via het menu dat zich bovenin het scherm bevindt. Om het scherm op te roepen dient achtereenvolgens op menu item Gereedschappen en submenu item Transacties van vandaag te worden geklikt. Het oproepen van dit scherm in een geïnstalleerde AC-DataTrigger omgeving heeft overigens geen enkel nut. Date: V 2.2 page 12 of 54

13 4.4 Betekenis van de gegevens in het scherm De nummers in het voorbeeld verwijzen naar de uitleg. 1) Elke regel bevat de informatie over de betreffende Trigger. 2) Of de module daadwerkelijk actief is wordt aangegeven door middel van het vinkje in de eerste kolom. In het voorbeeld hierboven is geen enkele module aktief. 3) De code bevat het unieke nummer van de betreffende Trigger. In het vervolg van deze handleiding wordt dit nummer gebruikt om de werking van de verschillende Triggers nader toe te lichten. 4) In deze kolom staat een korte omschrijving omtrent de functionaliteit van de betreffende Trigger. 5) In deze kolom staat aangegeven op welke gebeurtenissen de betreffende Trigger zal reageren. De gebeurtenissen waarop AC- DataTrigger zal reageren is afhankelijk van de instellingen van de betreffende Trigger. 6) In laatste resultaat staat of de Trigger de laatst uitgevoerde taak succesvol is geweest. 7) Planning. Deze knop is functioneel voor de Triggers die op datums reageren. De werking van de knop wordt uitgelegd in de paragraaf over module ) Groepen. Er zijn Triggers die alleen reageren op mutaties doorgevoerd door een lid (medewerker) van bepaalde groepen binnen SuperOffice. De groepen waarvoor de Trigger actief is kan per Trigger worden opgegeven. Date: V 2.2 page 13 of 54

14 9) Configuratie. Elke module kent een aantal specifieke instellingen. Door op deze knop te klikken worden, de schermen waarmee de configuratie kan worden ingesteld, geopend. 10) AutoRun Start/Stop. Met behulp van deze knop wordt de applicatie omgeschakeld van beheersfunctie naar de uitvoerende functie. Er kan maar een uitvoerende module binnen SuperOffice actief zijn. Daarom zal bij het omschakelen een signaal over het netwerk worden gezonden waardoor alle andere DataTriggers, die in de uitvoerende modus staan, worden afgesloten. Date: V 2.2 page 14 of 54

15 5 Beschrijving Triggers Elke Trigger heeft een specifieke functie en daardoor ook eigen instellingen. Hierna wordt per paragraaf een Trigger beschreven. Date: V 2.2 page 15 of 54

16 5.1 Trigger 1000, Afspraak voorbeeld module. Deze module is ontwikkeld als test module. Deze module maakt na het starten van het uitvoerende deel een afspraak aan voor het bedrijf van de medewerker wiens gebruikersnaam en wachtwoord zijn gebruikt om ACDTAdmin.exe te starten Configuratie scherm Klik eerst de naam van de Trigger aan, de regel wordt hierdoor blauw, en klik vervolgens op de knop Configuration. In het configratie scherm kan de tekst worden opgegeven die in de afspraak wordt vermeld, zie voorbeeld. Nadat de applicatie in uitvoerende modus is geweest zal de datum en het resultaat van de Trigger worden getoond in het hoofdscherm. Date: V 2.2 page 16 of 54

17 5.2 Trigger 1001, Voeg persoon aan bedrijfskaart. Module 1001 maakt nadat een nieuw bedrijf is toegevoegd aan SuperOffice een nieuwe contactpersoon aan voor het betreffende bedrijf. De gegevens die nodig zijn om de nieuwe contactpersoon aan te maken worden afgeleid van de bedrijfskaart. Dit bespaart vooral tijd bij de invoer van particulieren. Daarnaast kan de Trigger worden gebruikt in omgevingen waar projecten op bedrijfsniveau worden gekoppeld. In dergelijke situaties wordt een verborgen medewerker aangemaakt die voor de betreffende koppeling wordt gebruikt Configuratie scherm Om de (naam) gegevens van de contactpersoon goed te kunnen afleiden uit de bedrijfskaart dient het formaat waarin deze informatie op de bedrijfskaart staat te worden geselecteerd. (Deze module werkt alleen correct indien altijd op dezelfde wijze de naamsgegevens worden ingevoerd). Het onderstaande scherm wordt getoond indien, in het hoofdscherm, op de knop Configuratie wordt geklikt. Hiervoor moet natuurlijk wel de regel van module 1001 zijn geselecteerd. In het bovenstaande scherm moeten 2 opties worden ingesteld. Date: V 2.2 page 17 of 54

18 Er moet worden aangegeven in welk formaat de naam van de personen in de bedrijfskaart wordt ingevoerd. Dit is nodig om de voor en achternaam te kunnen afleiden uit de bedrijfsnaam. Voor speciale toepassingen kan de optie LastName, Owner worden gekozen. Deze optie maakt voor het koppelen van projecten aan bedrijven een speciale fictieve contactpersoon aan. De categorie(n) van bedrijven waarvoor automatisch contactpersonen moeten worden aangemaakt moet worden aangegeven. Dit wordt gedaan door het plaatsen van vinkjes bij de betreffende categorie(n) Groepen Deze Trigger verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven: Date: V 2.2 page 18 of 54

19 5.3 Trigger 1002, (Opvolg-)taken tijdens verkoop. Module 1002 biedt de mogelijkheid om de drie verschillende fasen van de verkoop in SuperOffice te laten opvolgen. Voor iedere fase wordt een vervolgactiviteit aan gemaakt, die wordt ingepland in de agenda van de (vooraf bepaalde) verantwoordelijke, op een bepaald tijdstip. Hiermee wordt een vorm van workflow bereikt Configuratie scherm Het configuratiescherm wordt geopend door op de knop Configuratie te klikken. In het hierna weergegeven scherm kan de vervolg activiteit/ taak worden opgegeven die moeten worden aangemaakt bij het bereiken van een bepaalde verkoopstatus. Date: V 2.2 page 19 of 54

20 5.3.2 Groepen Deze Trigger verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven: Date: V 2.2 page 20 of 54

21 5.4 Trigger 1003, Taak als activiteit opvolging. Trigger 1003 biedt de mogelijkheid om de verschillende werkprocessen binnen de organisatie vergaand te automatiseren. Hierdoor wordt het werkproces ondersteunt en verminderd de kans op vergeten activiteiten. Voor elke, binnen SuperOffice aangemaakte activiteit, kunnen automatisch een of meer voorgeprogrammeerde vervolgactiviteiten worden aangemaakt Configuratie scherm Het configuratiescherm wordt geopend door op de knop Configuratie te klikken. Per Taak type kunnen een of meer vervolg activiteiten worden ingesteld. (De activiteiten met een (*) zijn verwijderd.) In het hierna weergegeven scherm kunnen de vervolg activiteiten/ taken worden opgegeven die moeten worden aangemaakt bij bepaalde mutaties binnen de SuperOffice activiteiten. In het scherm worden alle activiteittypen getoond. Om de acties, die moeten worden uitgevoerd bij mutaties van een bepaald type, te configureren moet op het betreffende taak type omschrijving worden dubbelgeklikt. (Bijvoorbeeld op Bezoek in.) Date: V 2.2 page 21 of 54

22 In het daardoor geopende scherm (zie hieronder) kan de vervolgactiviteit / activiteiten worden opgegeven. Het aantal vervolg activiteiten is onbeperkt. In het overzicht wordt de naam van de activiteit (Taak type) en het start moment van de vervolg activiteit (task) weergegeven. Door in dit laatste scherm op de knop Voeg toe of Bewerk te klikken kunnen de detailgegevens van de betreffende vervolgactiviteit worden bewerkt. Date: V 2.2 page 22 of 54

23 5.4.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdtscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: V 2.2 page 23 of 54

24 5.5 Trigger 10031, Werk vervolgtaken bij. Module 1003 biedt de mogelijkheid om automatisch vervolg activiteiten aan te maken. Soms wordt de verwachte einddatum van een afspraak of taak verschoven. De module zorgt ervoor de einddatum van de bijbehorende vervolgactiviteiten meeverschuift. Hierbij worden alleen de datums van niet afgeronde vervolgactitiviteiten aangepast. Trigger hoort onlosmakelijk bij Trigger Daarom is voor deze Trigger geen licentie nodig. (Hij wordt dan ook niet meegeteld bij het aantal aangevinkte Triggers.) Configuratie scherm Deze module kent geen configuratie. Date: V 2.2 page 24 of 54

25 5.6 Trigger 1004, Projectdatums. Trigger 1004 bewaakt de datums van de projecten, zowel op de hoofdkaart als de meervelden. Door hier de juiste Triggers op te zetten kunnen bijvoorbeeld de leveringstijden van producten worden bewaakt. Ook kunnen automatisch taken in agenda's worden geplaatst bij het aflopen van contracten. In de Trigger kan per aan te maken activiteit worden aangegeven wie verantwoordelijk is voor de betreffende activiteit Configuratie scherm Het configuratie scherm wordt getoond indien, in het hoofdscherm, op de knop Configuratie wordt geklikt. Hiervoor moet natuurlijk wel de regel van Trigger 1004 zijn geselecteerd. In boven staande scherm kan worden opgegeven voor welke datumvelden in het project automatisch vervolgactiviteiten moeten worden gepland. Door te dubbel klikken op de betreffende datumveld omschrijving wordt een nieuw scherm geopend. In dit nieuwe scherm worden alle vervolg activiteiten geconfigureerd die moeten worden aangemaakt als de geselecteerde datum van het project bereikt is (Of zoveel dagen eerder of later als is geconfigureerd). Date: V 2.2 page 25 of 54

26 Door op de aan te maken activiteit te dubbel klikken (in het voorbeeld op Bellen uit ) worden de gegevens over de aan te maken vervolgactiviteit zichtbaar. Klik (in het vorige scherm) op de knop Add om nieuwe vervolgactiviteiten toe te voegen. In het overzichts scherm van deze Trigger is ook de knop Process all zichtbaar. Door hierop te klikken wordt specifiek deze Trigger gestart en worden dus alle datums van alle projecten gecontroleerd om vast te stellen of vervolgactiviteiten moeten worden aangemaakt. Date: V 2.2 page 26 of 54

27 5.6.2 Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven: Date: V 2.2 page 27 of 54

28 5.7 Trigger 1005, Personen voor bedrijven. Trigger 1005 biedt dezelfde functionaliteit als Trigger Waar Trigger 1001 generiek toepasbaar is, is Trigger 1005 specifiek gemaakt voor Megacar gebruikers Configuratie scherm Het gebruik van het configuratie scherm en de beschikbare opties zijn vergelijkbaar met Trigger Zie daarom de uitleg voor Trigger Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdtscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: V 2.2 page 28 of 54

29 5.8 Module 1006, Document workflow Module 1006 reageert op de mutaties van documenten binnen SuperOffice. Als een specifiek type document wordt gemuteerd, dan worden door AC-DataTrigger automatisch vervolgactiviteiten aangemaakt Configuratie scherm Het configuratie scherm wordt geopend nadat in het hoofdscherm op de knop Configuratie is geklikt. In dit scherm worden alle beschikbare document typen getoond. Types met een * zijn gedelete in de admin van SuperOffice. Door op een van de type omschrijvingen te dubbel klikken (bijvoorbeeld Brief (*) ) wordt een vervolgscherm geopend. In dit vervolgscherm kunnen de vervolg activiteiten worden beheerd. Door op een van de vervolg activiteiten te dubbel klikken, of op de knoppen Bewerken of Voeg toe wordt het detailscherm getoond Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: V 2.2 page 29 of 54

30 5.9 Module 1007, Verzenden notificaties. Module 1007 verzend voor gedefinieerde berichten op het moment dat de gespecificeerde activiteit is afgerond. Deze module verzend de berichten op vooraf opgegeven tijdstippen. De layout van de mail kan worden gedefinieerd Configuratie scherm Door op de knop Configuratie van het hoofdscherm te klikken, en daarvoor deze module te selecteren, wordt het navolgende scherm getoond. Door te dubbelklikken op de gewenste regel (bijvoorbeeld ActiveDate ) wordt het vervolg scherm getoond. In dit volgende scherm kan worden opgegeven op welke soorten van activiteiten deze module moet reageren. Date: V 2.2 page 30 of 54

31 In dit scherm kunnen nieuwe activiteitsoorten worden toegevoegd en bestaande bewerkt. Elke activiteit leidt tot het verzenden van een . In het volgende scherm wordt een en ander ingesteld: Als eerste wordt het type activiteit opgegeven waarop de vervolgactiviteit wordt uitgevoerd. Daarna wordt het geldige adres opgegeven van de afzender van de mail. Dit kan een algemeen mail adres zijn. Vervolgens wordt het onderwerp van de mail opgegeven. Voor het aanmaken van de mail wordt een HTML template gebruikt Het pad naar deze template wordt ingesteld met behulp van de knop met opschrift.... LET OP: Deze template moet vanuit de server waarop het server gedeelte van AC-DataTrigger draait benaderbaar zijn. Het moet dus op een netwerkschijf staan die ook vanuit de betreffende server te benaderen is. (Natuurlijk moeten ook de rechten correct zijn ingesteld.) Planning Door op de knop Planning te klikken die zich in het hoofdscherm bevindt, wordt het scherm waarin de planning kan worden ingesteld. Op zich wijst het scherm voor zichzelf. Een voorbeeld van een logisch schema is hierna gegeven. Date: V 2.2 page 31 of 54

32 server De s die op deze wijze worden gegenereerd worden via de centrale mailserver verstuurd. AC-Datatrigger heeft de instellingen van de mailserver daarom nodig. Deze instellingen worden in het centrale beheersprogramma AC-ACC ingesteld. Zie de handleiding van AC-ACC om de mailserver correct in te stellen. Date: V 2.2 page 32 of 54

33 5.10 Module 1008, Aanmaken Verkoopregels. Module 1008 biedt de mogelijkheid om automatisch verkoopregels te laten aanmaken, als specifieke documenten worden gegenereerd Configuratie scherm Klik op de knop Configuratie in het hoofdscherm om het configuratiescherm te openen. In dit scherm kan het soort document worden geselecteerd waarop AC-DataTrigger verkoopregels moet aanmaken. Door op bijvoorbeeld Brief (*) te klikken wordt het vervolgscherm geopend. De types met een * zijn gedelete in de admin van SuperOffice. In dit vervolg scherm is een overzicht van de automatisch aan te maken verkoopregels zichtbaar. Door op een van de verkoopregels te klikken worden de details zichtbaar Groepen Deze module verwerkt alleen mutaties in de SuperOffice omgeving als deze door een medewerker zijn ingevoerd die tot een van de geselecteerde groepen behoort. Door op de knop Groepen in het hoofdscherm te klikken wordt het scherm geopend waarin de betreffende groepen kunnen worden opgegeven. Date: V 2.2 page 33 of 54

34 5.11 Module 1009, Aanmaken Projecten. Module 1009 maakt automatisch een nieuw project aan als er geen project is met een bepaalde naam. (Als de naam van dat project is aangepast). Hiermee is het mogelijk om in PocketCRM nieuwe projecten aan te maken. Door eenvoudig de naam van het specifieke project te wijzigen (en daarmee te gebruiken) wordt automatisch een nieuw project klaar gezet. De trigger maakt het bovendien mogelijk om een geavanceerdere nummering te gebruiken dan standaard in SuperOffice kan Configuratie scherm Klik op de knop Configuratie in het hoofdscherm om het configuratiescherm te openen. In de eerste regel wordt de projectnaam opgegeven waarop de trigger controleert. Ontbreekt deze projectnaam dan wordt een nieuw project aangemaakt. De volgende 2 velden bevatten het projectnummer. Het bovenste veld bevat een vaste tekst, in het voorbeeld AA. Date: V 2.2 page 34 of 54

35 Het onderste veld het volgnummer. Er wordt gestart met het gegeven nummer, hier dus De Associate, de status en het Type worden ingesteld door op het grijze vlak achter de omschrijving te klikken. Er wordt dan een popup getoond met de juiste keuzelijst. Klik op Ok om de instellingen te bewaren Groepen Deze module maakt geen gebruik van groepen. Date: V 2.2 page 35 of 54

36 5.12 Module 1010, Verstuur mails enkele dagen voor de Taak active date. Deze interface controleert op de geselecteerde taken of ze een bepaald aantal dagen voor de afloopdatum zijn. Is dit het geval dan wordt een mail conform de opgegeven template verstuurt. Tevens wordt een markering geplaatst waardoor terugvindbaar is of voor de betreffende taak een mail is verstuurt of niet. Hiermee wordt direct voorkomen dat voor de betreffende taak meerdere s kunnen worden verstuurd. Behalve voor het plaatsen van de markering worden geen wijzigingen in de taak aangebracht Schedule De nieuwe plugin zal op een vaste tijd draaien, en deze tijd kan via onderstaande scherm worden ingesteld. (Dit scherm laat ook andere opties dan dagelijks draaien toe, alleen zijn die voor deze plugin niet relevant.) Date: V 2.2 page 36 of 54

37 Configuratie scherm Het configuratie deel van deze plugin bestaat uit een aantal schermen: In het eerste scherm kan het veld worden gekozen waarop moet worden gereageerd. Ook staat hier kort beschreven wat deze plugin exact doet. Door te dubbelklikken op de ActiveDate wordt een nieuw scherm geopend. In dit scherm is het ook mogelijk om nu alle noodzakelijke s te versturen. Klik hiervoor op de knop "Process all". In de hiervoor gaande afbeelding niet zichtbaar, is de knop "Run test". Door op deze knop te klikken wordt gevraagd om een E- mailadres. Alle mails die nu zouden moeten worden verstuurd worden naar het opgegeven adres gestuurd. In de database worden niet aangegeven dat de s zijn verstuurd, dus bij een volgende testrun worden de mails gewoon opnieuw verstuurd. De template variabelen worden natuurlijk wel normaal gevuld. Deze functionaliteit is handig bij het ontwikkelen van templates. Date: V 2.2 page 37 of 54

38 In dit nieuwe scherm worden alle taaktypen getoond waarvoor E- mails worden verstuurd. In dit scherm kunnen nieuwe taaktypen worden toegevoegd of bestaande geselecteerd voor bewerking. Het is mogelijk om 1 taaktype meerdere malen te gebruiken. Bijvoorbeeld voor verschillende Sale typen. Date: V 2.2 page 38 of 54

39 Als op Add of Edit wordt geklikt, dan wordt het volgende scherm geopend: In dit scherm wordt opgegeven op welk taaktype moet worden gereageerd. Optioneel kan ook worden aangegeven op welk SaleType moet worden gereageerd. Wordt deze optie leeg gelaten dan wordt op alle saletypen gereageerd. Tevens kan de afzender en het onderwerp van de mail worden opgegeven. Ook wordt het aantal dagen voor de activedate opgegeven waarop deze trigger moet reageren. Hierbij wordt geen rekening gehouden met weekenden en vrije dagen. Tot slot wordt de template opgegeven waarin het model voor de mail staat. Het model moet op een share staan en benaderbaar zijn voor Ac-Datatrigger. Date: V 2.2 page 39 of 54

40 In het model kunnen de SuperOffice template variabelen worden gebruikt voor de activiteit. Deze kunnen worden aangevuld met de onderstaande algemene variabelen: {auth}, {atit}, {audp}, {aupc}, {auem} En {onam}, {odep}, {opad}, {ozip}, {ocit}, {oema}, {ofax}, {opho} Date: V 2.2 page 40 of 54

41 5.13 Module 10101, Verwijder mails verstuurd vlag. Module 1010 verstuurd enkele dagen voor de geplande afspraakdatum een mail naar de betrokkene bij de afspraak. Het is meestal ongewenst dat de betrokkene meerdere mailtjes krijgt over dezelfde afspraak, en daarom wordt er een markering geplaatst dat de herinneringsmail is verstuurd. Soms is het gewenst dat er nog een herinnering wordt gestuurd. Bijvoorbeeld als de afspraak is aangepast. In deze situaties wordt door deze trigger de mail verstuurd vlag verwijderd, zodat een nieuwe mail kan worden verstuurd door module Schedule De nieuwe plugin zal op een vaste tijd draaien, en deze tijd kan via onderstaande scherm worden ingesteld. (Dit scherm laat ook andere opties dan dagelijks draaien toe, alleen zijn die voor deze plugin niet relevant.) Date: V 2.2 page 41 of 54

42 In principe maakt het niet uit of deze plugin al dan niet voor de andere plugin draait die in dit document is beschreven. Immers het gaat alleen om taken waarbij al een mail is verstuurt, en die mogelijk in aanmerking komen voor een nieuwe verzending van dezelfde omdat de taak is verschoven Configuratie scherm Het configuratie deel van deze plugin bestaat uit een scherm: In dit scherm kunnen 2 criteria worden opgegeven. Met het eerste criterium wordt aangegeven dat de verzendvlag wordt verwijderd als deze aanwezig is en de activiteit is verplaatst door de aangegeven associate(s). Hiervoor wordt de lettercode van de associate gebruikt. Dit is de code die zichtbaar is in SuperOffice en waarmee de betreffende associate zich aanmeld binnen SuperOffice. Met het tweede criterium wordt aangegeven dat de verzendvlag mag worden verwijderd indien de laatst verzonden meer dan het opgegeven aantal dagen geleden is verzonden. Hierbij geldt dus geen criterium ten aanzien van de associate die de activiteit voor het laatst heeft bijgewerkt. Date: V 2.2 page 42 of 54

43 Voor beide criteria geldt natuurlijk dat de activiteit nog lopend moet zijn op het moment dat de controle wordt uitgevoerd. Date: V 2.2 page 43 of 54

44 5.14 Module 2001, Creëer taken op basis van persoons gegevens. Deze module biedt de mogelijkheid om op basis van kenmerken op de persoonskaart activiteiten te genereren. Hierbij kan worden gedacht aan het aanmaken van een taak om een persoon te feliciteren met de verjaardag, of om iemand er aan te herinneren dat zijn haar rijbewijs binnenkort verloopt Configuratie scherm Door op de knop Configuratie te klikken op het hoofdscherm van AC-DataTrigger wordt het configuratie scherm geopend. In dit configuratie scherm staan de datumvelden op basis waarvan een activiteit kan worden aangemaakt. In dit scherm wordt een van de datums geselecteerd door op de omschrijving van de datum te dubbelklikken, bijvoorbeeld Geboortedatum. In het volgende scherm wordt een overzicht gegeven van alle activiteiten die zijn gekoppeld aan de eerder geselecteerde datum. Vanuit dit scherm (waarin de activiteiten staan die moeten worden uitgevoerd) kan een scherm worden opgeroepen waarin de detailgegevens staan Date: V 2.2 page 44 of 54

45 Planning Door op de knop Planning te klikken die zich in het hoofdscherm bevindt, wordt het scherm waarin de planning kan worden ingesteld weergegeven. Op zich wijst het scherm voor zichzelf. Een voorbeeld van een logisch schema is hierna gegeven. LET OP: Er zijn enkele aandachtspunten die belangrijk zijn: Stel de trigger in op Elke dag uitvoeren. Indien dit niet wordt gedaan dan komen er erg veel taken in het systeem te staan! Stel de tijd voor aanvang werktijd in. Het heeft geen zin om de instelling zoals hierboven aan te houden. De taak wordt dan een dag te laat aangemaakt! Groepen Instellen van Groepen is niet van belang voor deze trigger. Date: V 2.2 page 45 of 54

46 6 Installatie van de service Niet meer van toepassing. Met ingang van versie is het niet meer nodig om een service te installeren voor de AC-DataTrigger Applicatie. Dit hoofdstuk is vooralsnog in de handleiding gelaten uit legacy overwegingen. AC-DataTrigger werkt als serviceprogramma op de server. Voor een goede werkingen zijn hiervoor een aantal instellingen noodzakelijk. 6.1 Het configratie bestand In het configratie bestand: ACDTService.exe.config zijn de volgende instellingen van belang: DataBase verbinding. Hierna is een voorbeeld gegeven. De belangrijke onderdelen zijn in vet weergegeven. <Data> <Session> <add key="mode" value="thread"/> </Session> <Database> <add key="databasemajor" value="mssql"/> <add key="databaseminor" value="8"/> <add key="server" value="servernaam"/> <add key="database" value="database naam"/> <add key="commandtimeout" value="300"/> <add key="tableprefix" value="crm5"/> <add key="connectionstring" </Database> <ImplicitAnonymous> <add key="allowed" value="true"/> <add key="dbuser" value="database gebruiker"/> <add key="dbpassword" value="database wachtwoord"/> <add key="commondbconnection" value="true"/> <add key="souser" value="superoffice Gebruiker"/> <add key="sopassword" value="superoffice Gebruiker Wachtwoord"/> </ImplicitAnonymous> <Explicit> <add key="externalpersonallowed" value="true"/> <add key="employeeallowed" value="true"/> <add key="systemallowed" value="true"/> <add key="dbuser" value="database gebruiker"/> <add key="dbpassword" value="database wachtwoord"/> <add key="commondbconnection" value="true"/> </Explicit> </Data> Date: V 2.2 page 46 of 54

47 6.1.2 In het onderdeel AppSettings: Ook hier zijn de relevante onderdelen vet weergegeven: <appsettings> <add key="dbpasswordrequired" value="false"/> <add key="clientsettingsprovider.serviceuri" value=""/> <add key="smtphost" value=""/> <add key="smtpuser" value=""/> <add key="smtppassword" value=""/> <add key="smtpport" value=""/> <!-- Service_UID: The user that logs on to netserver external / other user--> <add key="service_uid" value="superoffice gebruiker" /> <!-- Service_PWD: The password for the user that logs on to netserver external / other password--> <add key="service_pwd" value="superoffice gebruiker wachtwoord" /> <!-- Service_Interval: The number of milliseconds that is used as interval for the service runs --> <add key="service_interval" value="2000" /> <add key="clientsettingsprovider.serviceuri" value="" /> </appsettings> Logging De logging wordt ingesteld met behulp van de volgende onderdelen in het configratie bestand: (De belangrijke onderdelen zijn vet weegegeven <Diagnostics> <!-- Log errors (default 'True'). --> <add key="logerror" value="false"/> <!-- Log warnings (default 'False') --> <add key="logwarning" value="false"/> <!-- Log generall information. This includes successfull SQL's passed to the database. Only permit this option while debugging a bug. This will be a severe performance hit! (default 'False') --> <add key="loginformation" value="false"/> <!-- Log failed authentications (default 'True') --> <add key="logfailureaudit" value="false"/> <!-- Log sucessfull authentications (default 'False') --> <add key="logsuccessaudit" value="false"/> <!-- Log to the OS event log (default 'True') --> <add key="logtoeventlog" value="false"/> <!-- Log to SuperOffice Research and Product Development (Online through a WebService) (default 'False') --> <add key="logtosuperoffice" value="false"/> <!-- Log to a LogFile (default 'False') --> <add key="logtofile" value="true"/> <!-- Folder (e.g. UNC path) where the logfile is to recide. Note that the owner of the process needs to have access to manipulate files in this folder --> <add key="logfolder" value="c:\temp"/> </Diagnostics> Date: V 2.2 page 47 of 54

48 7 Installatie De software bestond in de oorspronkelijke opzet uit 2 onderdelen. Een deel dat als service op de server draait en een beheersdeel. Met ingang van versie is het service deel vervallen. Het beheersdeel is omgebouwd tot een applicatie die zowel als beheers als uitvoerende toepassing kan worden gebruikt. Om dit mogelijk te maken wordt het uitvoerende deel niet meer als service op de server geïnstalleerd maar als geplande taak. In de praktijk is hierdoor de installatie veel eenvoudiger geworden. In de paragraven hierna wordt de installatie van de applicatie als uitvoerende applicatie beschreven. Daar waar nodig wordt aangegeven welke stappen kunnen worden overgeslagen indien de applicatie alleen als beheers applicatie wordt geïnstalleerd Date: V 2.2 page 48 of 54

49 7.1 Downloaden van de applicatie Open een Webbrowser en voer de onderstaande link in: In het getoonde scherm is de link: Product downloaden zichtbaar. Klik hierop om het product te downloaden. Afhankelijk van de gebruikte browser en de beveiligings instellingen kan het zijn dat er waarschuwingen worden getoond dat de applicatie niet veilig is. Deze meldingen kunnen worden genegeerd. Date: V 2.2 page 49 of 54

50 7.2 Installatie van de applicatie Start na het ophalen het programma en volg de instructies op het scherm. Het programma zal automatisch alle instellingen juist configureren. Date: V 2.2 page 50 of 54

51 7.3 Config file In principe wordt de configuratie door het installatie programma geregeld en is het niet nodig om de onderstaande uit te voeren. Onderstaande is puur als naslagwerk toegevoegd. In de configuratie file die te vinden is in de submap CONFIG.SAMPLES staan de instellingen die nodig zijn om de applicatie te laten functioneren. Hierna wordt aangegeven welke onderdelen van het configuratiebestand moeten worden aangepast. Allereerst staat het configuratiebestand in de verkeerde map. Het moet worden verplaatst naar de map AC-DataTrigger (Een map omhoog dus.) Selecteer daartoe het bestand ACDTAdmin.exe.config en verplaats het naar de map AC-DataTrigger Open het daarna het bestand ACDTAdmin.exe.config met de kladblok. (Rechts klikken en Open met selecteren. In het submenu kladblok selecteren). Het bestand bevat veel blokken met tekst en ziet er daardoor complex uit. Er zijn echter maar 2 blokken van belang. Deze worden hierna toegelicht. Het eerste blok gaat over de database verbinding, en begint met <Database> <Database> <add key="databasemajor" value="mssql" /> <add key="databaseminor" value="8" /> <add key="server" value="server" /> Date: V 2.2 page 51 of 54

52 <add key="database" value="superoffice" /> <add key="commandtimeout" value="300" /> <add key="tableprefix" value="crm7" /> <add key="connectionstring" /> </Database> <ImplicitAnonymous> <add key="allowed" value="true" /> <add key="dbuser" value="crm7" /> <add key="dbpassword" value="crm7myd" /> <add key="commondbconnection" value="true" /> <add key="souser" value="anonymous" /> <add key="sopassword" value="anonymous" /> </ImplicitAnonymous> <Explicit> <add key="externalpersonallowed" value="true" /> <add key="employeeallowed" value="true" /> <add key="systemallowed" value="true" /> <add key="dbuser" value="crm7" /> <add key="dbpassword" value="crm7myd" /> <add key="commondbconnection" value="true" /> </Explicit> De met rood gemarkeerde teksten moeten worden aangepast. De Systeembeheerder van SuperOffice moet deze informatie kunnen leveren. De tweede aanpassing, die alleen nodig is voor het uitvoerde deel, in dit bestand betreft het deel dat na <appsettings> komt: <appsettings> <!-- Service_UID: The user that logs on to netserver external / other user--> <add key="service_uid" value="souser" /> <!-- Service_PWD: The password for the user that logs on to netserver external / other password--> <add key="service_pwd" value="sopassword" /> <!-- Service_Interval: The number of milliseconds that is used as interval for the service runs --> <add key="service_interval" value="2000" /> Ook hier moeten de rode teksten door de juiste informatie worden vervangen. Het betreft de SuperOffice gebruiker / SuperOffice External user informatie. Deze informatie moet bij de SuperOffice beheerder bekend zijn. Nadat de informatie is aangepast kan het bestand worden afgesloten. Hierna kan de applicatie worden gestart, door te dubbelklikken op ACDTAdmin.exe Als alles goed is gegaan dan wordt het volgende scherm getoond: Date: V 2.2 page 52 of 54

53 Noot: Klik binnen 58 seconden op AutoRun Stop om te voorkomen dat de service module wordt gestart. Date: V 2.2 page 53 of 54

54 7.4 Geplande taak Ook deze paragraaf is puur informatief, omdat het installatieprogramma deze handelingen automatisch heeft uitgevoerd. Om te zorgen dat de applicatie elke dag draait moet een geplande taak worden aangemaakt. Van zelfsprekend is dit alleen nodig indien de applicatie als uitvoerende toepassing wordt gebruikt. Bij het aanmaken van de geplande is het volgende van belang: De taak moet elke dag worden gestart. Laat de taak starten rond uur (of direct na de backup van de database) Laat de taak stoppen nadat deze 24 uur (1 dag) heeft gedraaid. (DataTrigger stop overigens zelf automatisch om uur) Als een nieuwe taak wordt gestart, dient de vorige te worden afgesloten. Date: V 2.2 page 54 of 54