ontwerpvoorstel aan de raad Opgesteld door Projectorganisatie Stationsgebied Kenmerk 09.020663 Vergadering Commissie Vergaderdatum 21 januari 2010 Kredietaanvraag inbouwpakket indelingsplan Stadskantoor Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1 Gelet op de voortgang van het Stadskantoor en op basis van het fasedocument inclusief financieel kader kredieten beschikbaar te stellen voor: a. 43,5 mio voor de realisatie van het inbouwpakket b. 6,4 mio voor duurzaamheidsmaatregelen c. 2,05 mio voor voorbereidingskosten voor toekomstige benodigde investeringen in de sfeer van documentaire informatievoorziening, facilitaire zaken en ICT. d. 4,5 mio voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem 2 a. de kosten van het inbouwpakket (besluit 1a) te dekken binnen het financiële kader voor het stadskantoor (gebouw). b. De kosten van de duurzaamheidsmaatregelen voor een bedrag van 1,9 mio te dekken uit het financieel kader stadskantoor (gebouw) en voor een bedrag van 4,5 mio te dekken op de volgende bronnen (in voorkeursvolgorde): 1. aanbestedingsvoordeel uit het inbouwpakket; 2. onderhandelingen met NS Poort over hun bijdrage aan de investering; 3. subsidieverstrekking van het Rijk, provincie of andere partijen; 4. een eventueel restantbedrag te dekken uit bedrijfsvoeringsbudgetten voor energielasten; c. de kosten (als bedoeld in 1c en 1d) ten laste te brengen van de reserve huurharmonisatie 3 Ten aanzien van het fasedocument waarin begrepen het financieel kader, geheimhouding als bedoeld in artikel 55 lid 1 en artikel 25 lid 2 Gemeentewet op te leggen. Burgemeester en wethouders van Utrecht, De secretaris, De burgemeester,
Conclusie commissie Stad en Ruimte: datum: 21 jan 2010 status:
samenvatting Opgesteld door Projectorganisatie Stationsgebied Kenmerk 09.020663 Vergadering Commissie Vergaderdatum 21 januari 2010 Kredietaanvraag inbouwpakket indelingsplan Stadskantoor Raadsvoorstel: 1 Gelet op de voortgang van het Stadskantoor en op basis van het fasedocument inclusief financieel kader kredieten beschikbaar te stellen voor: a. 43,5 mio voor de realisatie van het inbouwpakket b. 6,4 mio voor duurzaamheidsmaatregelen c. 2,05 mio voor voorbereidingskosten voor toekomstige benodigde investeringen in de sfeer van documentaire informatievoorziening, facilitaire zaken en ICT. d. 4,5 mio voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem 2 a. de kosten van het inbouwpakket (besluit 1a) te dekken binnen het financiële kader voor het stadskantoor (gebouw). b. De kosten van de duurzaamheidsmaatregelen voor een bedrag van 1,9 mio te dekken uit het financieel kader stadskantoor (gebouw) en voor een bedrag van 4,5 mio te dekken op de volgende bronnen (in voorkeursvolgorde): 1. aanbestedingsvoordeel uit het inbouwpakket; 2. onderhandelingen met NS Poort over hun bijdrage aan de investering; 3. subsidieverstrekking van het Rijk, provincie of andere partijen; 4. een eventueel restantbedrag te dekken uit bedrijfsvoeringsbudgetten voor energielasten; c. de kosten (als bedoeld in 1c en 1d) ten laste te brengen van de reserve huurharmonisatie 3 Ten aanzien van het fasedocument waarin begrepen het financieel kader, geheimhouding als bedoeld in artikel 55 lid 1 en artikel 25 lid 2 Gemeentewet op te leggen. Argumenten 1.1 Er is sprake van een gezamenlijke aanbesteding van casco (verantwoordelijkheid NS) en inbouwpakket (verantwoordelijkheid gemeente). 1.2 Het gevraagde krediet voor het inbouwpakket past in het door de gemeenteraad vastgestelde financieel kader voor de gebouwontwikkeling. 1.3 Om op tijd een gebruiksklaar gebouw te kunnen betrekken is het noodzakelijk om nu met de voorbereidingen te beginnen. 2.1 De kosten stijgen als gevolg van de duurzaamheidsmaatregelen. 2.2 de dekking van krediet 1c en 1 d is beschikbaar 3.1 Geheimhouding is noodzakelijk in verband met de lopende aanbestedingen
3.2 De kosten voor de middelen (losse inventaris, apparatuur e.d.) staan los van het neutrale financieel kader voor het stadskantoor. Kanttekeningen 1.1 De Europese aanbesteding moet nog plaatsvinden. 1.2 Er ontbreekt een afspraak over indexatie van het financieel kader Stadskantoor. 2.1 De dekkingsbronnen duurzaamheidsinvesteringen vragen uitwerking.
toelichting Opgesteld door Projectorganisatie Stationsgebied Kenmerk 09.020663 Vergadering Commissie Vergaderdatum 21 januari 2010 Kredietaanvraag inbouwpakket indelingsplan Stadskantoor Context Voor een complete besluitenhistorie zie bijlage 1. Als vervolg hierop worden kredieten aangevraagd voor het inbouwpakket (inclusief duurzaamheidsmaatregelen), een voorbereidingskrediet voor documentaire informatievoorziening, ICT en facilitaire zaken en de aanschaf en implementatie van het document management systeem. In de overeenkomst (ORO) tussen NS Poort en de gemeente is vastgelegd dat beide partijen zich nadrukkelijk inspannen om het casco en inbouwpakket in samenhang met elkaar te ontwerpen en tot uitvoering te brengen. Dit vanwege efficiency- en financiële voordelen. De aanbesteding van het casco (verplichting NS) is inmiddels zover dat binnen enkele maanden (voor de zomer 2010) het werk voor casco en inbouw wordt gegund. Daarom is het noodzakelijk om het krediet voor het inbouwpakket ter beschikking te krijgen. Het gevraagde krediet past binnen de calculaties van maart 2009. Als gevolg van extra randvoorwaarden (duurzaamheid) is een aanvullend krediet nodig ( 6,4 mio) (voor beide kredietdelen primair portefeuillehouder wethouder Stationsgebied). Ook is een voorbereidingskrediet nodig om de voorstellen voor software en orgware te kunnen voorbereiden. De kredietaanvraag voor de daadwerkelijke investering op dit punt wordt in de loop van 2010 aan de Raad voor een besluit voorgelegd (primair portefeuillehouder wethouder Personeel en Organisatie en ICT). Daarnaast wordt begonnen met de activiteiten voor het digitaliseren van de papierstroom. De bestaande statische archieven en lopende dossiers moeten worden gedigitaliseerd. Dit vereist inspanningen bij alle diensten. Bij dienst Ondersteuning betreft het, behalve projectmanagement, alvast het inrichten van een servicehuis documentaire Informatievoorzieningen, het inrichten van een postlogistiek centrum en het regelen van externe opslag. Maar de belangrijkste investering die voor de digitalisering moet worden gedaan, is de aanschaf van een document management systeem (DMS, een softwarepakket dat digitale documenten kan opnemen, opslaan, terugvinden, tonen en beheren). Vanwege de omvang van het nieuwe Stadskantoor (56.300 m2, inclusief fietsenstalling van 1800 m2) en het aantal betrokken fte's (ruim 3000 fte's), gaat het zowel bij de inbouw als straks bij de software en orgware - voor Utrechtse begrippen - om grote investeringen. Deze investeringen (gebouwontwikkeling) passen in het zogenaamde fasedocument waarin begrepen het financieel kader. Het fasedocument beschrijft: 1. de resultaten die tot stand zijn gebracht in relatie tot de eerder vastgestelde uitgangspunten. Aan de hand van de instrumenten geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit, wordt het project gestuurd en bewaakt. 2. een vooruitblik op de komende fase die zich kenmerkt door het aangaan van grote verplichtingen, de start van de realisatie en
tegelijkertijd het voorbereiden van de organisatie op een nieuwe manier van werken. Bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheid 1. Wethouder Stationsgebied en directeur Projectorganisatie Stationsgebied zijn primair verantwoordelijk voor het casco en inbouwpakket. 2. Wethouder Personeel, Organisatie en ICT en de directeur Dienst ondersteuning zijn primair verantwoordelijk voor documentaire informatievoorziening, ICT en facilitaire zaken en DMS. 3. Wethouder Personeel, Organisatie en ICT en de gemeentesecretaris zijn primair verantwoordelijk voor de orgware (personeel en organisatie). Argumenten 1.1 Er is sprake van een gezamenlijke aanbesteding van casco (verantwoordelijkheid NS) en inbouwpakket (verantwoordelijkheid gemeente). In de overeenkomst tot realisatie en oplevering tussen NS Poort en de gemeente (ORO mei 2008 aan de gemeenteraad in het kader van de voorhangprocedure voorgelegd), zijn contractuele afspraken gemaakt om het casco en het inbouwpakket integraal te ontwikkelen. De reden hiervoor is dat deze aanpak tot kostenbesparingen en efficiency leidt bij beide partijen. Achteraf inbouwen met aanpassingen aan het gebouw is duurder. Gevolg hiervan is dat in een vroegtijdig stadium de gebouwgebonden voorzieningen (rekening gemeente) meegenomen zijn in het ontwerp en meegenomen moeten worden in de aanbesteding van het casco en de inbouw. Dat geldt ook voor de duurzaamheidsmaatregelen, deze zijn gebouw gebonden. Alvorens te kunnen aanbesteden en gunnen is het noodzakelijk te kunnen beschikken over het benodigde krediet. 1.2 Het gevraagde krediet voor het inbouwpakket past in het door de gemeenteraad vastgestelde financieel kader voor de gebouwontwikkeling. Het fasedocument met daarin het financieel kader vormt de grondslag voor de ontwikkeling van het Stadskantoor (gemeentelijk deel). Voor een deel van de kosten, wordt thans een uitvoeringskrediet aangevraagd. Het inbouwpakket bestaat in hoofdlijnen uit: - bouwkundige-, elektrotechnische voorzieningen - werktuigbouwkundige en transportinstallaties - en gebruiksvoorzieningen. De duurzaamheidsinvesteringen bestaan uit: - van twee- naar drievoudig glas, extra geïsoleerde kozijnen, extra isolatie dichte geveldelen - ultrasone in plaats van elektronische bevochtiging - verlichting met aanwezigheidsdetectie en een lager geïnstalleerd vermogen - phototvoltaïsche cellen - zonnecollectoren op het dak. 1.3 Om op tijd een gebruiksklaar gebouw te kunnen betrekken is het noodzakelijk om nu met de voorbereidingen te beginnen. Thans wordt gewerkt aan het opstellen van een financieel kader voor de middelen (documentaire informatievoorziening, ICT en facilitair). Uitgangspunt hierbij is dat de huidige budgetten voor de ondersteunende zaken als ICT, DIV en facilitair worden opgeteld. Het gaat hier om de budgetten die thans door dienst ondersteuning (DO) worden doorbelast aan de andere diensten met daarbij opgeteld de budgetten die binnen de diensten nog beschikbaar zijn voor ondersteunende activiteiten. De resterende ondersteunende activiteiten binnen de diensten worden overgedragen aan de dienst DO. De voorbereidingsfase moet leiden tot een programma van eisen (sober en doelmatig) en een financieel kader. 2.1 De kosten stijgen als gevolg van de duurzaamheidsmaatregelen.
De kosten voor het Stadskantoor stijgen als gevolg van de duurzaamheidsmaatregelen met 6,4 mio. Het bestuur heeft ambities uitgesproken om het Stadskantoor maximaal duurzaam te ontwikkelen. 2.2 de dekking van krediet 1c en 1 d is beschikbaar In de reserve huurharmonisatie ontstaat in 2010 ruimte ( 1.2 mio). Het restant komt in 2012 beschikbaar. 3.1 Geheimhouding is noodzakelijk in verband met de lopende aanbestedingen Zolang het werk (casco en inbouw) nog niet zijn aanbesteed en gegund, is het van belang de gedetailleerde financiële gegevens geheim te houden. 3.2 De kosten voor de middelen (losse inventaris, apparatuur e.d.) staan los van het neutrale financieel kader voor het stadskantoor. Het budgettair financieel kader voorziet in de dekking van de kosten voor het ontwikkelen en huren van het stadskantoor (gemeentelijk deel), evenals de gebouwgebonden inrichting als tapijt, binnenwanden e.d. en de kosten voor het verwijderen van de inrichting uit de huidige gebouwen en de verhuiskosten. Zoals in het fasedocument is vermeld is een kredietaanvraag en financieel kader in voorbereiding voor de grote investeringen in middelen en voorzieningen in het Stadskantoor. Deze investeringen zullen Europees worden aanbesteed. De planning van de aanbestedingen luistert nauw, enerzijds moeten de nieuwe contracten goed aansluiten op lopende contracten, anderzijds moet alles gereed zijn op tijd voor migratie naar de nieuwe locatie in 2013. In aanloop naar de aanbestedingen zijn voorbereidende activiteiten nodig op het gebied van projectmanagement, het opstellen van detailontwerpen van diverse voorzieningen (ICT, telefonie, catering, meubilair etc.). Deze fase loopt vanaf nu tot begin 2011. Daarna volgen de diverse Europese aanbestedingen. Na de aanbestedingen moeten diverse fasen worden doorlopen om het geheel gereed te hebben voor de verhuizing van 2013. Daarnaast zal begonnen moeten worden met de activiteiten voor het digitaliseren van de papierstroom. De bestaande statische archieven en lopende dossiers moeten worden gedigitaliseerd. Dit vereist inspanningen bij zowel de diensten als bij Dienst Ondersteuning. Bij Dienst Ondersteuning betreft het, behalve projectmanagement, alvast het inrichten van een Servicehuis Documentaire Informatievoorzieningen, het inrichten van een Postlogistiek Centrum en het regelen van externe opslag. Maar de belangrijkste investering die voor de digitalisering moet worden gedaan, is de aanschaf van een Document Management Systeem (DMS, een softwarepakket dat digitale documenten kan opnemen, opslaan, terugvinden, tonen en beheren). Al geruime tijd voor de verhuizing moeten de grootste documentverwerkende processen digitaal verlopen. De meeste papieren dossiers van een half jaar oud worden namelijk al zo weinig meer geraadpleegd dat bulkscannen niet meer de moeite waard is. Tijdige beschikbaarheid van digitale dossiers kan daarmee veel geld en moeite besparen. Het aanschaftraject van een DMS, inclusief Europese aanbesteding, vanaf de eerste marktverkenning tot en met het testen van de basisinrichting, neemt al gauw een jaar in beslag. Daarna moet de implementatie (de 'uitrol') nog beginnen. De urgentie van de aanschaf van een DMS is zo groot dat daarvoor snel geld beschikbaar moet komen, zodat gestart kan worden met de voorbereidingen van een aanbesteding. Thans wordt gewerkt aan het opstellen voor een financieel kader voor de middelen. Uitgangspunt hierbij is dat de huidige budgetten voor de ondersteunende zaken als ICT, DIV en Facilitair worden opgeteld. Het gaat hier om de lasten die thans door DO op begrotingsbasis worden doorbelast aan de diensten met daarbij
opgeteld de budgetten die binnen de diensten nog beschikbaar zijn voor ondersteunende activiteiten. De denklijn voor het financiële kader is dat de resterende ondersteunende activiteiten binnen de diensten worden overgedragen aan de dienst DO. Kanttekeningen 1.1 De Europese aanbesteding moet nog plaatsvinden. De werkelijke investering is afhankelijk van het resultaat van de Europese aanbesteding van het casco en het inbouwpakket. De begroting is opgesteld door extern deskundigen met een second opion door een onafhankelijke derde. 1.2 Er ontbreekt een afspraak over indexatie van het financieel kader Stadskantoor. Het financieel kader Stadskantoor is gebaseerd op prijspeil 1 januari 2012 ( 17,5 mio). Wanneer het Stadskantoor later in gebruik wordt genomen, nemen ook de kosten door inflatie en rentelasten toe. Wij zullen het financiële kader in dat geval met ingang van 2012 tot de ingebruikname van het stadskantoor indexeren met het percentage materiële compensatie dat in het desbetreffende jaar in de begroting wordt verstrekt. 2.1 De dekkingsbronnen duurzaamheidsinvesteringen vragen uitwerking. Op dit moment is nog niet duidelijk welke bedragen de verschillende bronnen opleveren. Hierover rapporteert het college bij de programmabegroting 2011. Uitvoering Prestatiemomenten 1. voorontwerp bestemmingsplan in procedure na afronding bilaterale projectovereenkomst, bouwvergunning fase 1 is aangevraagd. 2. besluit bilaterale projectovereenkomst: februari 2010. 3. besluit definitief ontwerp inbouw: voorjaar 2010. 4. afronding aanbesteding casco: medio 2010. 5. kredietaanvraag financieel kader middelen (software en orgware): medio 2010. 6. start bouw: 2e helft 2010. 7. oplevering casco: eerste helft 2013. 8. gebruiksklaar maken: medio 2013. 9. inhuizing: eind 2013. Communicatie extern: - informatieavond in juli 2009 over de artikel 19.1 procedure (met uitnodiging Ons Utrecht) - groot bouwdoek (op de Sporthal) - www.cu2030.nl intern: - gezamenlijke matrix met gemeentelijke projectleiders - bijeenkomst 18 juni 2009 voor ca. 100 betrokkenen (leden kernteams en COR) - publicaties op intranet en in Echt Utrecht - workshops en presentaties (voor directies, medewerkers, Orden) - werkbezoek met directeuren en COR aan het Microsoft hoofdkantoor. Bijlagen voor de raad en/of raadscommissie 1.Specificaties voor de krediet Stadskantoor (geheim ogv artikel 55.1 en 25.2 Gemeentewet) 2. fasedocument (geheim ogv artikel 55.1 en 25.2 Gemeentewet) 3. besluitenhistorie Eerdere besluitvorming zie besluitenhistorie versie december 2009
raadsbesluit Opgesteld door Projectorganisatie Stationsgebied Kenmerk 09.020663 Vergadering Commissie Vergaderdatum 21 januari 2010 Kredietaanvraag inbouwpakket indelingsplan Stadskantoor Besluit 1 Gelet op de voortgang van het Stadskantoor en op basis van het fasedocument inclusief financieel kader kredieten beschikbaar te stellen voor: a. 43,5 mio voor de realisatie van het inbouwpakket b. 6,4 mio voor duurzaamheidsmaatregelen c. 2,05 mio voor voorbereidingskosten voor toekomstige benodigde investeringen in de sfeer van documentaire informatievoorziening, facilitaire zaken en ICT. d. 4,5 mio voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem 2 a. de kosten van het inbouwpakket (besluit 1a) te dekken binnen het financiële kader voor het stadskantoor (gebouw). b. De kosten van de duurzaamheidsmaatregelen voor een bedrag van 1,9 mio te dekken uit het financieel kader stadskantoor (gebouw) en voor een bedrag van 4,5 mio te dekken op de volgende bronnen (in voorkeursvolgorde): 1. aanbestedingsvoordeel uit het inbouwpakket; 2. onderhandelingen met NS Poort over hun bijdrage aan de investering; 3. subsidieverstrekking van het Rijk, provincie of andere partijen; 4. een eventueel restantbedrag te dekken uit bedrijfsvoeringsbudgetten voor energielasten; c. de kosten (als bedoeld in 1c en 1d) ten laste te brengen van de reserve huurharmonisatie 3 Ten aanzien van het fasedocument waarin begrepen het financieel kader, geheimhouding als bedoeld in artikel 55 lid 1 en artikel 25 lid 2 Gemeentewet op te leggen. Aldus besloten in de vergadering van de raad, gehouden op... De griffier, De burgemeester,