Afdrukken van gegevens 5 maart 2012 WISA helpdesk
Inhoudsopgave 1 Afdrukken van gegevens 2 1.1 Een afdruk maken................................ 3 1.1.1 Afdrukken vanuit een scherm...................... 3 1.1.2 Gebruik maken van de formulierenbibliotheek............. 4 1.2 Afdruk formulieren................................ 5 1.2.1 Wisa-formulieren............................. 5 1.2.2 Gebruikersformulieren.......................... 5 1.2.3 Formuliernaam opzoeken........................ 5 1.2.4 Prioriteitenschema voor formulieren.................. 6 1
1 Afdrukken van gegevens Inleiding Als gebruiken in Wisa@d kunt u gegevens op verschillende wijzen opvragen. Enerzijds kunt u gegevens op het scherm raadplegen. Hiervoor kunt u onder andere de functionaliteit de verrekijker gebruiken. U kunt hier ook een afdruk van de gewenste gegevens maken. Bij het afdrukken ( naar de printer - kopieerapparaat) van lijsten, etiketten,... worden gegevens uit de databank in een formulier (sjabloon) geplaatst. Dit formulier staat op de harde schijf en wordt ingevuld met de gegevens uit de databank. De formulieren bevinden zich niet in de databank. Bij het afdrukken van een klaslijst - gesorteerd op klasnummer - wordt het formulier ollkl.arf opgevuld met de gegevens van de instelling - klas. Figuur 1.1: Voorbeeld van een afdruk van een formulier In de opleiding formuliergenerator wordt aangeleerd hoe u deze formulieren zowel qua inhoud (gegevensbeheer) als qua lay out kunt aanpassen of zelf opbouwen. 2
HOOFDSTUK 1. AFDRUKKEN VAN GEGEVENS 3 1.1 Een afdruk maken Om een afdruk van uw gegevens te maken, kunt u op twee manieren te werk gaan namelijk: Afdrukken vanuit een scherm Gebruik maken van de formulierenbibliotheek 1.1.1 Afdrukken vanuit een scherm De afdruk maakt gebruik van de gegevens uit het scherm om het gekozen formulier mee op te vullen. Hier wordt geen rekening gehouden met de sorteervolgorde, toegevoegde kolommen,.... De velden op het formulier bepalen de samenstelling en lay out van de uiteindelijke afdruk. Om een formulier af te drukken, volgt u de volgende stappen : Openen van het scherm : U gaat naar het scherm waaruit u een afdruk wilt ophalen. Afdruk formulier kiezen : U heeft hier verschillende mogelijkheden: Via Printericoon : U kunt het zwart pijltje naast het printericoon aanklikken om een afdruk te selecteren en af te drukken. Via Afdrukvoorbeeld : U kunt ook naast het afdrukvoorbeeld het zwart pijltje aanklikken om een afdruk te selecteren en een voorbeeld op te roepen. Figuur 1.2: Afdrukmogelijkheden U kunt een formulier als standaard formulier toekennen aan een scherm via Voorkeuren - Formulieren. Als dit toegekend is, zal dit formulier standaard genomen worden bij het klikken op het printericoon of het afdrukvoorbeeld. Wanneer er geen standaard formulier is toegekend aan een scherm krijgt u een kader met de mogelijke formulieren als u klikt op één van de iconen. Scherm Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per klas Hier kunt u een klaslijst afdrukken Scherm Personeel - Steekkaarten - In dienst in instelling Hier kunt u een steekkaart/fiche van een personeelslid afdrukken Scherm Facturatie - Facturen/creditnota s - Per factuur - Periode - Documenten - Fiche Hier kunt u een factuur afdrukken
HOOFDSTUK 1. AFDRUKKEN VAN GEGEVENS 4 1.1.2 Gebruik maken van de formulierenbibliotheek De formulierenbibliotheek bevat een groot aantal formulieren, georganiseerd in categorieën. Deze formulieren zijn toegankelijk voor alle gebruikers met toegang tot de databank. Aangezien de formulierenbibliotheek losstaat van de scherminhoud, dient u een aantal parameters in te voeren om het formulier in te vullen. Om via de formulierenbiliotheek een formulier te gaan ophalen, doet u het volgende: Bibliotheek openen : Om de bibliotheek te openen, klikt u op het icoon Bibliotheek dat u op het tablad Start kunt terugvinden. Figuur 1.3: Start - Bibliotheek openen Afdruk selecteren : U kiest voor de categorie die het formulier, dat u wenst af te drukken, bevat. Daarna kiest u voor het formulier (of eerst nog de subcategorie(ën)). Afdruk parameters : Als je het formulier geselecteerd hebt, kunt u kiezen voor het tablad Afdruk parameters of gewoon dubbelklikken op het gewenste formuliere. In dit tablad voert u de gewenste gegevens in. Deze gegevens worden gebruikt om het formulier op te vullen. Afdruk : U kunt hierna kiezen voor het printericoon om het formulier af te drukken of het afdrukvoorbeeld om een voorbeeld van het formulier op te roepen op het scherm. Figuur 1.4: Invoeren van parameters in de bibliotheek
HOOFDSTUK 1. AFDRUKKEN VAN GEGEVENS 5 1.2 Afdruk formulieren Bij het bewaren van formulieren op uw harde schijf maakt u het onderscheid tussen twee locaties : Wisa-formulieren Gebruikersformulieren U kunt de locatie van deze formulieren wijzigen via Voorkeuren - Client instellingen. 1.2.1 Wisa-formulieren Standaard worden de Wisa-formulieren bij de installatie in de map C:\WISA\CSWisAdmin\Client\Forms\Wisa. In deze map mag u geen eigen formulieren bewaren of Wisa-formulieren overschrijven. Deze worden immers overschreven bij het uitvoeren van een update of via bijwerken van de formulieren. 1.2.2 Gebruikersformulieren De formulieren die u zelf heeft ontworpen, aangepast,... kunt u terugvinden in de map C:\WISA\CSWisAdmin\Client\Forms\Lokaal. Dit kan natuurlijk ook op een andere plaats in het netwerk geplaatst worden. In de toepassing zijn dit de gebruikersformulieren. Hier worden geen Wisa-formulieren bewaard. Deze map wordt niet gewijzigd na het uitvoeren van een update en worden niet overschreven via bijwerken van formulieren. 1.2.3 Formuliernaam opzoeken Indien u wil weten welk formulier u gebruikt bij het afdrukken van gegevens, kunt u de volgende werkwijze hanteren: Pad formulieren wijzigen : Via de Windows-verkenner kunt u de map Wisa onder de structuur C:\WISA\CSWisAdmin\Client\Forms aanpassen door hier een extra karakter aan toe te voegen. Bijvoorbeeld : Wisa1 Afdruk maken : Open het scherm van waaruit u een afdruk wenst te maken. Hierna kiest u voor het afdrukvoorbeeld icoon. Foutmelding : Na het oproepen van het afdrukvoorbeeld, gaat u een foutmelding krijgen waarin de naam van het formulier vermeld wordt omdat dit niet in de opgegeven locatie gevonden kan worden.
HOOFDSTUK 1. AFDRUKKEN VAN GEGEVENS 6 Pad formulieren herstellen : Als u weet welke naam het formulier heeft, kunt u de foutmelding wegklikken. Daarna kunt u best terug via de verkenner de map terug aanpassen naar zijn oorspronklijke naam (in dit voorbeeld de 1 weglaten). Figuur 1.5: Foutboodschap formulierpad Deze werkwijze kan handig zijn wanneer bijvoorbeeld u wenst de lay out van een bepaald formulier aan te passen waarvan u de naam niet kent. Bij het afdrukvoorbeeld of het printericoon staat hier ook meestal de naam van het formulier aan de rechterkant. Dit is niet altijd het formulier dat werkelijk wordt afgedrukt. Bijvoorbeeld bij Facturatie - Facturen/Creditnota s - Per factuur staat er rekiban.arf maar eigenlijk wordt het formulier afgedrukt dat gedefinieer staat bij het detailboek onder formulier document. 1.2.4 Prioriteitenschema voor formulieren Wis@d volgt een bepaalde volgorde bij het afdrukken van gegevens. Hieronder kunt u het stappenplan vinden : 1. Eerst kijkt het programma in de map...\forms \lokaal of er een gebruikersformulier (een aangepast formulier) bestaat. Indien dit zo is, zal dit formulier gebruikt worden voor de afdruk. 2. Als het programma in de lokale map het formulier niet gaat terugvinden, zal het programma verderzoeken in de map...\forms \wisa. Wanneer het programma dit formulier hier kan terugvinden, zal dit formulier gebruikt worden voor de afdruk. 3. Indien het programma het formulier in beide mappen niet gaat terugvinden wordt er gewoon een foutmelding gegeven met de vermelding van het ontbrekende formulier.