Leerlingenfacturatie in Count-e

Transcriptie

1

2 1 Inleiding Leerling als klant in de boekhouding Overhalen leerlingen vanuit Wis@d naar Count-e... 3 Voor je start bepalen welke leerlingen je nodig hebt?... 3 Leerlingen ophalen vanuit de boekhouding Export en import leerlingen via tekstbestanden (alternatieve werkwijze)... 7 Export leerlingen vanuit Wis@d... 7 Import van de leerlingen als klant Leerling als klant in de boekhouding... 9 Wat wordt er overgenomen... 9 Omschrijvingen van vrije velden personaliseren Werken met klanten- en doelgroepen Wat zijn klantengroepen?...11 Definitie...11 Automatische opbouw groepen Wat zijn doelgroepen?...13 Definitie...13 Een doelgroep aanmaken in de facturatiemodule Detailboeken aanmaken en artikels definiëren De nodige detailboeken voorzien Aanmaken van rubrieken en artikels Praktisch: leveringen, facturen en creditnota s aanmaken Werken met leveringen en facturen...17 Groepsgewijs inbrengen van leveringen...17 Aanmaak verzamelfacturen vanuit leveringen Facturen aanmaken (zonder leveringen)...20 Individuele facturen aanmaken...20 Groepsgewijs facturen aanmaken...20 Wijzigen en verwijderen van detaillijnen nadat de factuur is aangemaakt Overdracht naar de boekhouding Voorbereiding Overdracht van de facturen naar de boekhouding Heropenen van documenten die reeds naar de boekhouding zijn overgebracht.22 7 Opvolging in de boekhouding Boekhoudkundige opvolging...23 Wat met het vorige systeem van leerlingenfacturatie? Domiciliëring Voorbereiding Domiciliëringsbestand aanmaken Verwerking in het financieel dagboek Wat te doen bij de overgang naar een nieuw schooljaar Doelgroepen opnieuw instellen Klantengroepen beheren Wat te doen met oude klanten/leerlingen in de boekhouding? Detailboeken tijdelijk/definitief vergrendelen

3 1 Inleiding Deze handleiding behandelt de aanmaak en opvolging van de leerlingenfacturen in Count-e. De leerlingen worden in deze werkwijze als individuele klanten in de boekhouding voorzien. Het aanmaken en afdrukken van facturen gebeurt in een aparte module orderadministratie. Nadien worden ze naar de boekhouding overgebracht. Daar gebeurt dan de registratie van de betalingen en alle opvolging (openstaande, rappels, dubieuze vorderingen, enz.) Leerlingenfacturen in de boekhouding aanmaken, is een grote stap waarbij je met een aantal nieuwe factoren rekening moet houden. Bijvoorbeeld het feit dat de leerlingen als individuele klanten in de boekhouding worden opgenomen. Voor grote scholen of vzw s betekent dit dat er lange klantenlijsten zullen ontstaan die bovendien jaar na jaar zullen aangroeien. Technisch geeft dit weinig problemen, of je één of klanten hebt, maakt in principe weinig verschil uit. Maar een leerling simpelweg bekijken als een gewone klant in de boekhouding is ook weer een stap te ver. Iedereen die leerlingenfacturen aanmaakt, verwacht enkele specifieke functionaliteiten die in principe in een boekhoudprogramma niet voorzien zijn maar die wel heel handig zijn wat de opvolging betreft. Bijvoorbeeld het groepsgewijs facturen aanmaken of de mogelijkheid om afdrukken te kunnen maken. Om aan die verwachtingen tegemoet te komen, zijn er mogelijkheden voorzien om groepsgewijs facturen aan te maken, om te kunnen werken met leveringen of om openstaande facturen per klas op te volgen. Dit betekent wel dat de gebruiker hier en daar bepaalde voorbereidingen zal moeten treffen om ervoor te zorgen dat alles op een correcte en handige manier kan gebruikt worden. In de eerste hoofdstukken behandelen we daarom hoofdzakelijk het voorbereidend werk. Hoofdstuk 2 gaat over het overbrengen van de leerlingen. Hoofdstuk 3 over het aanmaken van klanten- en doelgroepen zodat men groepsgewijs facturen kan maken.in hoofdstuk 4 gaan we nader in op de module orderadminstratie en wat er nodig is om van start te kunnen gaan. Het aanmaken van de facturen, al dan niet door eerst leveringen in te brengen, bespreken we in hoofdstuk 5. Nadien worden de facturen naar een verkoopdagboek in de boekhouding overgedragen. Dat zien we in hoofdstuk 6. Alle opvolging van betalingen en openstaande facturen gebeurt in de boekhouding en meer uitleg hierover kan je in hoofdstuk 7 terugvinden. Tenslotte ga je ieder schooljaar enkele aanpassingen moeten doorvoeren om alles up-to-date te brengen. Die informatie kan je terugvinden in hoofdstuk 8. 2

4 2 Leerling als klant in de boekhouding Een volledige leerlingenfacturatie in de boekhouding betekent dat iedere leerling individueel als klant moet voorzien worden. In dit gedeelte van de handleiding behandelen we twee manieren om de leerlingen vanuit naar de boekhouding over te brengen. Je kan de leerlingen rechtstreeks gaan ophalen uit de databank van of je kan een export en import via tekstbestanden uitvoeren. 2.1 Overhalen leerlingen vanuit naar Count-e Sinds enige tijd zijn er enkele stappen gezet om de integratie tussen en Count-e te bevorderen. Je kan de leerlingen vanuit de boekhouding rechtstreeks gaan ophalen in de databank. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de databank van op een centrale server staat waardoor ze bereikbaar wordt vanuit Count-e. Voor je start bepalen welke leerlingen je nodig hebt? Het is niet altijd zo dat de leerlingen in ook allemaal nodig zijn in de boekhouding. Tegenwoordig wordt er in meer en meer gewerkt met één databank voor een groter geheel, de scholengemeenschap bijvoorbeeld. Daarom is het belangrijk op voorhand te bepalen welke leerlingen je nodig hebt. Er zijn 2 manieren om dit aan te duiden: Leerlingen selecteren via de instelling Je kan leerlingen ophalen per instelling. Via de selectie op de code van de instelling worden alle leerlingen van die instelling als klant in de boekhouding geïmporteerd. Dit is ideaal wanneer je facturen maakt voor alle leerlingen van een school. De code van de instelling kan je in Wis@d in het volgende scherm terugvinden: Schoolstructuur Instellingen Overzicht. Leerlingen selecteren via hoofdgroepen en doelgroepen Komt de groep van leerlingen die je nodig hebt niet overeen met de leerlingen van de instelling, dan kan je een doelgroep definiëren. Een doelgroep is een verzameling van klassen, eventueel klassen uit verschillende instellingen. Door klassen op te nemen in een doelgroep kan je perfect bepalen welke leerlingen je naar de boekhouding wil overhalen. Een doelgroep kan heel beperkt zijn, bijvoorbeeld enkel de klassen van de bovenbouw, maar kan ook uitgebreider opgevat worden aangezien je ook klassen van andere instellingen kan opnemen. Zo kan je de juiste groep van leerlingen vastleggen en als klant naar de boekhouding overhalen. Een doelgroep aanmaken in Wis@d, doe je als volgt: o Ga naar de module Facturatie Organisatie Doelgroepen Doelgroepen klasgroepen Fiche o Klik op invoegen om een nieuw record toe te voegen en geef een code en omschrijving mee om de doelgroep te definiëren. o Toewijzing klasgroepen Ga vervolgens links in het menu naar Toewijzing klasgroepen. Selecteer de instelling die je nodig heb en klik op Haal op. Je vinkt de klassen aan die je nodig hebt en je verwerkt de gegevens. 3

5 Nadat je een doelgroep hebt aangemaakt en er klassen aan hebt toegewezen, kan je de inhoud van de doelgroep op ieder moment wijzigen. Aan het begin van een nieuw schooljaar bijvoorbeeld, moet je de oude klassen uit de doelgroep verwijderen en de nieuwe klassen eraan toevoegen. Leerlingen ophalen vanuit WisAd Ga in de boekhouding naar Import Ophaling vanuit WisAd - Leerlingen. Voordat je het overhalen kan starten, moet je een aantal gegevens invullen om de juiste leerlingen te kunnen ophalen. Databank De parameter die je selecteert, moet verwijzen naar de locatie waar zich de databank van Wis@d bevindt. De eerste keer ga je deze verwijzing sowieso moeten aanpassen aan je eigen situatie. Werkwijze: o Selecteer het veld databank en klik op de functietoets F7 om naar het scherm met de parameters doorverwezen te worden (of ga rechtstreeks naar Extra Parameters) o Vervolgens kies je de parameter WSAD uit de lijst. De notatie in het veld omschrijving moet bestaan uit het IP-adres of de DNS-naam, gevolgd door een : en het pad naar de databank. Bijvoorbeeld: Brussel.wisa-asp.net:C:\WISA\CSWisAdmin\Server\Data\School.fb o Nadat je deze parameter hebt gedefinieerd kan je de fiche bewaren, het scherm sluiten en deze parameter selecteren uit de lijst. 4

6 o Het programma bewaart je keuze zodat je dit slechts één keer moet instellen. Instelling, hoofdgroep en doelgroep Zoals hierboven werd beschreven zijn er 2 selectiemogelijkheden om de leerlingen op te halen. Ofwel op basis van de code van de instelling ofwel via de hoofdgroep en doelgroep. o Instelling Vul de code van de instelling in zoals ze gedefinieerd is in Wis@d. o Hoofdgroep en doelgroep Vul hier de codes in van respectievelijk de hoofdgroep en de doelgroep zoals ze in Wis@d gedefinieerd zijn. o Let op: gebruik ofwel de instelling ofwel hoofdgroep/doelgroep als selectie om de leerlingen op te halen, je moet dus niet alle velden invullen! Begindatum loopbaan gelijk of hoger dan Hiermee kan je op basis van de loopbaan aangeven welke leerlingen je precies wil overhalen. Je kan best steeds 1 september van het huidige schooljaar als datum opgeven. Dan houdt het programma rekening met bestaande leerlingen en worden bijvoorbeeld adreswijzigingen ook in de boekhouding doorgevoerd. En nieuwe leerlingen worden als klant voorzien. Begindatum loopbaan kleiner dan Wanneer je in dit veld de begindatum van het volgend schooljaar invult, dan kan op deze wijze vermeden worden dat leerlingen die in Wis@d reeds in het volgend schooljaar zijn ingeschreven worden overgenomen. Zo blijven de klasgegevens in de boekhouding die van het huidige schooljaar. Enkel met einddatum loopbaan groter of gelijk aan../../. Indien die op ja staat, worden de leerlingen met een loopbaan met een einddatum kleiner dan de systeemdatum overgeslagen.indien die op neen staat, worden alle loopbanen overgenomen. Kenmerk bij code Je kan aan de klantencode een extra kenmerk toekennen, bijvoorbeeld L om aan te geven dat het om leerlingen gaat. In de boekhouding zullen de codes van de klanten/leerlingen steeds met L beginnen. Dit kan handig zijn om onmiddellijk het onderscheid tussen gewone klanten en leerlingen te zien. Het is echter niet verplicht of nodig om met een kenmerk te werken. Opgelet! o Als je dit kenmerk wil gebruiken, moet je dit steeds op dezelfde manier invullen. Doe je dit niet dan krijg je dubbele klantenfiches want de code van de klant maakt een fiche uniek. Een klant met code L1293 is niet dezelfde als LL1293. Hou hier zeker rekening mee en spreek dit op voorhand goed af! o Wil je een kenmerk meegeven, beperk dit dan tot 1 of 2 karakters. Want de code van een klant kan uit maximum 10 karakters bestaan. Hoe meer je er gebruikt voor het kenmerk, hoe groter de kans dat de code niet uniek is. Tegenboeking In de boekhouding kan je aan een klant een tegenboeking toekennen. Je vult dan de algemene rekening in die voor deze klant het meest voorkomt. Zie Boekhouden Klanten fiche. 5

7 Bij het ophalen van de leerlingen is het niet onmiddellijk nodig dat je dit veld ingevuld. Want leerlingenfacturen worden aangemaakt in de facturatiemodule waar er gewerkt wordt met artikels. De boekingsrekening wordt dan per artikel of rubriek gedefinieerd. Bij het ophalen van personeelsleden als leverancier zou je dit wel kunnen gebruiken. Type identificatie: klant of leverancier Tenslotte moet je nog aangeven of de leerlingen/personeelsleden als klant of als leverancier in de boekhouding moeten opgenomen worden. Uiteraard worden de leerlingen in principe alleen als klant in de boekhouding opgenomen. Heb je alles ingevuld, dan klik je op de knop Ophalen en worden de gegevens geïmporteerd. Opgelet! Wanneer je enkele honderden leerlingen wil overhalen, kan dit even duren. Zolang als je een zandloper ziet, is de import nog bezig. Als alles gelukt is, krijg je volgende melding: Wanneer er geen connectie kan gemaakt worden, bijvoorbeeld omdat het internet niet werkt, krijg je een foutboodschap. Controleer dan of alle gegevens en vooral de verwijzing naar de databank correct in gevuld staan. Ga na of je internet actief is en probeer het daarna nogmaals. Het is niet nodig om dagelijks/wekelijks deze import uit te voeren. Je doet dit best iedere keer voordat je een groep facturen wil aanmaken of wanneer je 6

8 bijvoorbeeld rappels wil versturen. Kortom, wil je beschikken over de meeste recente leerlingengegevens, dan kan je deze import uitvoeren. 2.2 Export en import leerlingen via tekstbestanden (alternatieve werkwijze) De werkwijze beschreven in punt 2.1 is de meest handige manier om de leerlingen over te halen. Daarnaast kan je deze import ook op de traditionele manier uitvoeren, namelijk door een export en import via tekstbestanden. Export leerlingen vanuit Ga naar Facturatie Extra Export Count-e Leerlingen. Map export Via de enveloppe achteraan kan je de map selecteren waarin de tekstbestanden worden weggeschreven. Je maakt hier best een standaardmap voor aan. Instelling Kies de instelling waarvoor je leerlingen wil exporteren. Een medewerker van een school ziet hier alleen zijn eigen gegevens. Centrale personen kunnen wel tussen meerdere instellingen kiezen. Vanaf begindatum loopbaan Hiermee kan je op basis van de loopbaan aangeven welke leerlingen je precies wil overhalen. Je kan best steeds 1 september van het huidige schooljaar als datum 7

9 opgeven. Dan houdt het programma rekening met bestaande leerlingen en worden bijvoorbeeld adreswijzigingen ook in de boekhouding doorgevoerd. En nieuwe leerlingen worden als klant voorzien. Code klant In de boekhouding krijgt de leerling/klant een code. Je kan kiezen tussen de code (ID van de leerlingenfiche die zeker uniek is) of het stamboeknummer van de leerling (enkel uniek binnen een instelling). Kies daarom voor code. Kenmerk bij code Je kan aan de klantencode een extra kenmerk toekennen, bijvoorbeeld L om aan te geven dat het om leerlingen gaat. In de boekhouding zullen de codes van de klanten/leerlingen steeds met L beginnen. Dit kan handig zijn om onmiddellijk het onderscheid tussen gewone klanten en leerlingen te zien. Opgelet! o Als je dit kenmerk wil gebruiken, moet je dit steeds op dezelfde manier invullen. Doe je dit niet dan krijg je dubbele klantenfiches want de code van de klant maakt een fiche uniek. Een klant met code L1293 is niet dezelfde als LL1293. Hou hier zeker rekening mee en spreek dit op voorhand goed af! o Wil je een kenmerk meegeven, beperk dit dan tot 1 of 2 karakters. Want de code van een klant kan uit maximum 10 karakters bestaan. Hoe meer je er gebruikt voor het kenmerk, hoe groter de kans dat de code niet uniek is. Export Wanneer je op export klikt, worden er tekstbestanden aangemaakt in de map die je hebt geselecteerd. Deze tekstbestanden ga je dan in de boekhouding importeren via de module Import Uitgebreide tekstbestanden Klanten. Import van de leerlingen als klant Ga naar Import Uitgebreide tekstbestanden Klanten. 8

10 Via de enveloppe achteraan in het veld Identificatie ga je verwijzen naar de standaard map en duid je het tekstbestand IdenC.txt aan. Vervolgens klik je in het 2 e veld Detail waarna het programma zelf de resterende bestanden opzoekt. Let op! Je moet steeds het juiste bestand manueel selecteren. Want een centraal persoon kan vanaf zijn toestel de import doen voor meerdere scholen wanneer hij over die rechten beschikt. Wanneer je een reeks tekstbestanden een 2 e maal importeert, zal je merken dat hij aangeeft welke bestanden worden toegevoegd (dat zijn dan volledig nieuwe gegevens) en wat er wordt overschreven. 2.3 Leerling als klant in de boekhouding Wat wordt er overgenomen De leerling wordt een klant in de boekhouding. De volgende gegevens worden overgenomen: In Wis@d heeft iedere leerlingenfiche een uniek ID-nummer. Dit nummer wordt de klantencode van de leerling in de boekhouding. (Eventueel met een extra kenmerk ervoor) Adresgegevens (namelijk het officieel adres van de steekkaart van de leerling) Leerlingen zonder officieel adres worden niet overgenomen! Een aantal gegevens die specifiek zijn voor leerlingen en waarvoor er in de boekhouding geen velden voorzien zijn als een vrij veld/parameter aan de klant gekoppeld. Zie daarvoor in de module Boekhouden Klanten Vrije velden: o Vrije parameters Parameter 1: Instelling Parameter 2: Vestigingsplaats Parameter 3: Klas Parameter 4: Schooljaar o Vrije velden Vrij veld 1: Naam vader Vrij veld 2: Naam moeder Vrij veld 3: Naam voogd Datum 1: Einddatum loopbaan Datum 4: Geboortedatum leerling Opmerking De samenstelling van parameters 1 4 vormt de klas waarin de leerling zich bevindt en het is deze klas waarmee je groepsgewijs facturen kan aanmaken. Omschrijvingen van vrije velden personaliseren Vrije velden kan je zelf gebruiken om gegevens van leveranciers of klanten bij te houden waarvoor er op de fiche geen velden voorzien zijn. Daarom dat deze velden in eerste instantie heel algemeen benoemd zijn. Vrij veld 1, Vrij Veld 2, enz. De benamingen van de vrije velden en parameters in de klantenfiche kan je personaliseren zodat onmiddellijk duidelijk is welke inhoud in dat veld wordt verwacht. Zie Boekhouden Klanten Vrije velden. 9

11 Om dit aan te passen, ga je naar Extra Parameters en selecteer de parameter PMOK uit de lijs van parameters. Klik op de lijn Vrij Veld 1 en beneden in het scherm kan je in het veld Omschrijving een naam geven aan dit vrij veld. Voor de vrije parameters (code instelling, vestigingsplaats, klas en schooljaar) kan je dat op een gelijkaardige manier doen en krijg je volgend resultaat: Tenslotte kan je ook het vrij veld datum 1 en 4 aanpassen zodat duidelijk blijkt dat het hier gaat over de datum einde loopbaan en de geboortedatum van de leerling. 10

12 3 Werken met klanten- en doelgroepen In Count-e is de facturatiemodule uitgebreider dan enkel leerlingenfacturatie. Je kan er ook facturen maken voor externe klanten, er is een aankoopmodule met de mogelijkheid om documenten in te brengen vanaf een offerte, bestelling tot en met de factuur en je kan de stock van het magazijn via deze module beheren. Om dit allemaal overzichtelijk te houden en er efficiënt met te kunnen werken, introduceren we de begrippen klantenen doelgroepen. 3.1 Wat zijn klantengroepen? Definitie In principe heb je in een boekhouding één lijst met de klanten. Maar omdat er verschillende soorten van klanten zijn, kan je ze verzamelen in klantengroepen. Een klantengroep is dus een verzameling van klanten die samen horen. In de facturatiemodule kan je groepsgewijs facturen aanmaken op basis van die klantengroepen. Omdat deze functionaliteit vooral voor de leerlingenfacturen gebruikt zal worden, hebben we voorzien dat alle leerlingen automatisch in specifieke klantengroepen worden ondergebracht, namelijk de klassen. Een klas/klantengroep is een samenstelling van de parameters 1 4 die aan de klantenfiche gekoppeld worden. (zie punt 2.1) Daarnaast kan je ook zelf klantengroepen aanmaken en beheren. Bijvoorbeeld een groep Externe klanten die je kan gebruiken voor alle klanten die geen leerling zijn. De klantengroepen hebben een dubbele functie. Ten eerste zorgen ze ervoor dat je in één beweging een reeks van facturen kan aanmaken voor een groep van klanten. En ten tweede dat je heel gemakkelijk leerlingen en andere klanten uit elkaar kan houden. Want één of meerdere klantengroepen worden gekoppeld aan een doelgroep (zie verder) en aan een detailboek. Als je een factuur voor een externe klant aanmaakt, zal je in de lijst met beschikbare klanten nooit een leerling zien staan waardoor het aanmaken van een factuur overzichtelijk blijft. Automatische opbouw groepen Zoals hierboven aangegeven, kan je alle leerlingen automatisch in een klantengroep onderbrengen. Dit kan door in het scherm Import Andere Wisad de actie 11

13 Automatische opbouw van groepen leerlingen uit te voeren. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat van iedere klas automatisch een klantengroep wordt gemaakt die opgevuld wordt aan de hand van de parameters 1 4 uit de klantenfiche. Via Constanten Klantengroepen kan je alle bestaande groepen bekijken. Van iedere groep kan je de klanten raadplegen, zie je met andere woorden welke leerlingen in die klas zitten. Via toewijzing klanten kan je ook manueel klanten toekennen aan een klantengroep. Werkwijze: Ga naar Import Ophaling vanuit Wis@d Automatische opbouw groepen leerlingen of personeelsleden. Identificaties: selecteer ofwel de optie leerlingen ofwel personeelsleden Ook de klasgroepen opnemen in code groep: In Wis@d kunnen leerlingen van een klas nog verder onderverdeeld zijn in een klasgroep. Deze gegevens worden mee overgehaald bij de import. Je hebt hier de mogelijkheid om ook een aparte klantengroep aan te maken per klasgroep. Leerlingen/personeelsleden van voor schooljaar 20xx groeperen:op basis van de ingevulde einddatum loopbaan kunnen leerlingen/personeelsleden die in het huidige schooljaar niet meer aanwezig zijn in een aparte groep worden ondergebracht. De code van deze aparte groep bestaat uit het instellingsnummer, de vestigingsplaats gevolgd door het teken *. Leerlingen/personeelsleden van voor xx/xx/20xx blokkeren: Leerlingen of personeelsleden waarbij de einddatum loopbaan voor de huidige datum ligt kun je hierdoor automatisch laten blokkeren. Ze worden bij de aanmaak van nieuwe facturen dan ook niet meer voorgesteld. Eenmaal een fiche geblokkeerd is, kun je ze niet meer automatisch deblokkeren. Indien nodig moet je dit manueel doen. In het scherm Boekhouden Klanten Specifiek kun je de blokkering terug ongedaan maken. Per groep: klanten- of leveranciersgroep 12

14 Het is niet nodig om dagelijks deze opbouw uit te voeren. Je doet dit best iedere keer nadat je eerst de leerlingen hebt opgehaald uit Op die manier zorg je er voor dat je steeds met de meest recente gegevens werkt. Er wordt geen historiek van klassen bijgehouden. De parameter klas aan de klantenfiche wordt steeds opgevuld met de laatste klas waarin de leerling zit. 3.2 Wat zijn doelgroepen? Definitie Een doelgroep is een verzameling van een aantal klantengroepen. Het is in feite een soort filter die ervoor zorgt dat je tijdens het aanmaken van facturen de juiste klanten te zien krijgt. Alle klantengroepen die samen horen worden in de facturatiemodule verzameld in een doelgroep. Een doelgroep leerlingen en een doelgroep externe klanten zijn 2 voorbeelden van doelgroepen die je zeker nodig zal hebben. Een doelgroep wordt gekoppeld aan een detailboek facturen. Door deze koppeling wordt het mogelijk om groepsgewijs facturen te maken voor de klantengroepen die zich in die doelgroep bevinden. In het detailboek verkopen van de leerlingen kan je er op deze manier voor zorgen dat je alleen voor de leerlingen facturen kan aanmaken en je dus geen externe klanten ziet. Een doelgroep aanmaken in de facturatiemodule Ga naar de module Artikelen Doelgroepen Doelgroepen klanten fiche. Hier kan je de doelgroepen aanmaken die je nodig hebt. Je kan bijvoorbeeld een doelgroep leerlingen en externe klanten aanmaken. Overzicht Toont de bestaande doelgroepen Klantengroepen Geeft je een overzicht van de klantengroepen die je aan deze doelgroep hebt toegewezen. Toewijzing klantengroepen Je kan in dit scherm nieuwe groepen toewijzen aan de doelgroep of overbodige klantengroepen eruit verwijderen. 13

15 4 Detailboeken aanmaken en artikels definiëren 4.1 De nodige detailboeken voorzien Leveringen en facturen worden bewaard in een detailboek. Je bepaalt zelf hoeveel detailboeken je nodig hebt. In het scherm Verkopen Detailboeken Fiche kan je detailboeken aanmaken. Klik op de knop invoegen om een fiche toe te voegen. Geef een code en omschrijving aan het detailboek en kies een type detailboek. Werk je in de boekhouding via het systeem van deeldossiers, dan koppel je het detailboek aan het juiste deeldossier. Een detailboek van het type facturen zal gekoppeld worden aan een overeenkomstig verkoopdagboek uit de boekhouding. In het veld dagboekboekhouding kan je dit verkoopdagboek aanduiden. Heel belangrijk is dat één detailboek facturen overeen komt met één specifiek verkoopdagboek. Koppel ook de juiste doelgroep aan het detailboek. Bijvoorbeeld leerlingen aan de detailboeken die je voor de leerlingen gebruikt en externe klanten voor alle andere facturen. Per detailboek kan je een aantal specifieke elementen definiëren die vooral met de layout en het afdrukken te maken hebben. De belangrijkste zijn de volgende: Tabblad hoofding 14

16 Je hebt de mogelijkheid om het systeem van teksten te gebruiken om een hoofding op de factuur te laten afdrukken. Een tekst kan je aanmaken via Artikelen Teksten Fiche. Gebruik het veld Opschrift verzender om de tekst aan het detailboek te koppelen. Wanneer je werkt met meerdere detailboeken facturen is het belangrijk dat de gestructureerde mededeling uniek is. Daarvoor kan je gebruik maken van een kengetal. Ieder detailboek facturen krijgt een eigen kengetal. Op die manier zullen de codabestanden met gestructureerde betalingen op een correcte manier afgeboekt worden. Tenslotte is het ook mogelijk om het formulier dat gebruikt wordt om de facturen af te drukken, te personaliseren. Zo zou je bijvoorbeeld een logo of een vaste tekst kunnen toevoegen aan een formulier. Wanneer er verschillende lay-outs ontstaan kan je via het formulier een eigen naam geven en dit aan een detailboek koppelen in het veld Formulier document. Bijvoorbeeld Leerlingenfactuur.wrp kan de naam zijn van het formulier voor de leerlingen. Tabblad voet Overschrijving In het tabblad voet op de fiche kan je aangeven of je al dan niet een overschrijvingsformulier wil afdrukken op de factuur. Kies je het type onbedrukte overschrijving dan kan je de adresgegevens van de begunstigde invullen zodat deze op de factuur wordt afgedrukt. Selecteer de bankrekening waarop klanten moeten betalen. De getoonde bankrekeningen komen uit de dossiergegevens, zie Constanten Dossier Bankrekeningen. Wil je een vaste tekst onderaan op de factuur laten afdrukken, dan kan je op een gelijkaardige manier als voor de hoofding een tekst aanmaken (Artikelen Teksten) en die koppelen aan het detailboek. domiciliëring Indien je ook met domicilieringen werkt dan dien je hier ook enkele gegevens in te vullen. Je identificatienummer domiciliëring dat je van de bank hebt gekregen. Het volgnummer rekening domiciliëring verwijst naar het domiciliëringsnummer van de leerling. Bij de import van leerlingen vanuit wordt dit domiciliëringsnummer mee overgenomen. Standaard wordt dit nummer op volgnummer 2 gezet. Je kunt dit controleren via Boekhouden Klanten Bankrekeningen. 15

17 4.2 Aanmaken van rubrieken en artikels Je kan facturen aanmaken en iedere keer als omschrijving invullen wat er aangerekend wordt, maar het is veel efficiënter om te werken met een vaste lijst van rubrieken en artikels. Artikels zijn de diensten, activiteiten, kortom alles wat gefactureerd moet worden. Een rubriek is een verzameling van een aantal artikels. Je bent volledig vrij om dit naar eigen voorkeur te organiseren. Op basis van de rubrieken, ben je in staat om snel en handig de juiste artikels terug te vinden. Denk dus vooraf goed na over de indeling van de rubrieken. Ga naar Artikelen Rubrieken Fiche en Artikelen Artikelen Fiche om ze aan te maken of ze wijzigen. Opmerking Net zoals voor de klanten, kan je ook de artikels samenbrengen in doelgroepen. Afhankelijk van je voorkeuren maak je verschillende doelgroepen artikels aan. Een doelgroep kun je dan koppelen aan een detailboek waardoor je bij het aanmaken van documenten enkel de artikels te zien krijgt die je wil zien. Een nadeel is wel dat je de nieuwe artikels iedere keer aan de doelgroepen moet toewijzen. 16

18 5 Praktisch: leveringen, facturen en creditnota s aanmaken Zoals reeds eerder werd aangehaald, kan je met deze module veel meer dan enkel en alleen leerlingenfacturatie. Het beheer van een magazijn en de stock ervan, registreren van bestellingen aan de zijde van de aankopen, enz. behoren ook tot de mogelijkheden. Vandaar dat je documenten in verschillende niveaus kan inbrengen, namelijk offertes bestellingen leveringen facturen/creditnota s. De ingave is op ieder niveau identiek, maar het voordeel is dat je een document maar één keer moet inbrengen en vervolgens gemakkelijk naar een hoger niveau kan laten doorstromen. Wij beperken onze uitleg hier tot leveringen en facturen. Je kan het aanmaken van de leerlingenfacturen op twee manieren organiseren. Ofwel werk je met leveringen die uiteindelijk worden samengebracht tot facturen ofwel maak je rechtstreeks facturen aan zonder de voorbereiding via leveringen. Beide werkwijzen hebben hetzelfde resultaat tot gevolg maar het verschil zit eerder in de manier van werken. 5.1 Werken met leveringen en facturen Door met leveringen te werken, ben je in staat om het werk dat moet gebeuren om een factuur te maken, meer in de tijd te spreiden. In de weken voordat je de factuur effectief aanmaakt, registreer je telkens de artikels die aan de leerlingen moeten gefactureerd worden door het inbrengen van leveringen. Iedere levering resulteert in een document in een detailboek leveringen op naam van een leerling/klant. Wanneer je facturen wil aanmaken, kan je vanuit de optie aanmaak verzamelfacturen alle ingebrachte leveringen samenbrengen op één factuur per klant/leerling. Groepsgewijs inbrengen van leveringen Het groepsgewijs inbrengen van documenten, zowel voor leveringen als facturen, verloopt via een aantal tabbladen waardoor je snel en handig de documenten kan creëren. Ga naar Verkopen Leveringen Groepsgewijs Aanmaak documenten. 17

19 Werkwijze 1 In het tabblad Algemeen selecteer je het detailboek leveringen waarin de documenten moeten worden aangemaakt. Het programma toont automatisch jaar, maand en het eerstvolgende documentnummer. 2 Ga naar het tabblad Groepen en selecteer de klassen waarvoor je leveringen wil inbrengen. Wil je een levering voor alle leerlingen aanmaken dan klik je op selectie alles of zet je in het tabblad algemeen het veld Selectief op nee. 3 In het tabblad Identificaties worden de leerlingen getoond uit de geselecteerde klassen. Hier kan je aanduiden dat bepaalde leerlingen deze levering niet moeten krijgen. 4 Vervolgens breng je de verschillende artikels in. Selecteer typelijn 6 (artikellijn zonder commentaar) of 7 (artikellijn met commentaar) om vervolgens rubriek en artikel aan te duiden. Opmerking Wanneer je vaak met deze module werkt, kan je best een vaste lijst van rubrieken en artikels definiëren. (Zie punt 4.2.) Je kan dan iedere keer uit de artikellijst een selectie maken bij het aanmaken van leveringen/facturen. Je kiest dan type lijn 6 of 7 om het document op te bouwen. Maar je hebt ook andere type lijnen die je kan gebruiken om bv. een extra commentaar toe te voegen (lijn 3) of iets éénmaligs te facturen waarvoor je geen artikel wil aanmaken. (lijn 1 en 2). Volgende type lijnen zijn beschikbaar: 18

20 5 In het laatste tabblad Resultaat worden alle leveringen per leerling getoond. Je kan nog wijzigingen aanbrengen in aantallen, prijs, enz. 6 Klik tenslotte op de knop Start verwerking waarna de documenten worden aangemaakt. Aanmaak verzamelfacturen vanuit leveringen Op het moment dat je de facturen wil versturen, kan je alle leveringen aan een leerling samenbrengen op één factuur. Ga naar Verkopen Facturen Aanmaak verzamelfacturen. Werkwijze 1 Selecteer het detailboek waaruit je de leveringen wil ophalen. Het is vooral belangrijk aan te duiden voor welke periode(s) de leveringen moeten opgehaald worden. 2 Kies het detailboek facturen waarin de facturen moeten gemaakt worden. Het programma stelt zelf jaar en maand voor en een datum voor het document. Deze gegevens kan je eventueel wijzigen. 3 Standaard worden facturen aangemaakt voor alle leerlingen. Je kan dit beperken door de optie selectief op Ja te zetten. Er verschijnt dan een 2 e tabblad Identificaties waarin je enkel die klantengroepen (klassen) kan aanvinken waarvoor je een factuur wil aanmaken. 19

21 4 Tenslotte kan je nog aangeven of de facturen al dan niet onmiddellijk op papier afgedrukt mogen worden. 5 Klik op Start verwerking om de facturen aan te maken. 5.2 Facturen aanmaken (zonder leveringen) Je kan op twee manieren facturen aanmaken, individueel of in groep. Uiteraard is het snel en handig om voor de leerlingen groepsgewijs per klas (klantengroep) de facturen aan te maken. Individuele facturen aanmaken Om een individuele factuur aan te maken ga je naar Verkopen Facturen Per factuur en open het detailboek waarin je document wil aanmaken. De laatst aangemaakte factuur wordt getoond. Werkwijze 1 Klik op om een nieuw document toe te voegen. 2 Controleer de gegevens op de hoofding (o.a. de periode, factuurdatum, vervaldatum) en selecteer een klant uit de lijst. 3 Klik op de om deze fiche te bewaren en ga vervolgens naar het detail. 4 In het detailscherm kan je de factuur opbouwen door de nodige detaillijnen toe te voegen. (Zie hierboven de uitleg over de aanmaak van detaillijnen bij de ingeven van leveringen) 5 Wanneer je klaar bent, kan je op de klikken om het detailscherm te bewaren en tenslotte op de knop bewaren om de factuur in zijn geheel op te slaan. 6 Je komt dan opnieuw op de fiche terecht vanwaar je de factuur kan afdrukken via de icoontjes in de knoppenbalk bovenaan. Groepsgewijs facturen aanmaken Het groepsgewijs aanmaken van facturen is identiek aan de groepsgewijze aanmaak van leveringen. Deze uitleg kan je terugvinden in punt 5.1. Wijzigen en verwijderen van detaillijnen nadat de factuur is aangemaakt De groepsgewijze aanmaak van documenten laat u toe om in één beweging een groot aantal documenten te genereren. Wanneer je achteraf een fout ontdekt, heb je ook de mogelijkheid om groepsgewijs correcties door te voeren. Je kan zowel detaillijnen wijzigen als detaillijnen verwijderen. Het principe is hetzelfde als de groepsaanmaak van leveringen en facturen. In de module Verkopen Verwijdering documenten selecteer je het detailboek, vervolgens de groepen en in een volgend tabblad de leerlingen waarvoor je iets wil wijzigen of waarvoor een detaillijn wil verwijderen. In het tabblad Artikelen voeg je nu een lijn toe met het artikel dat je wil wijzigen of verwijderen. 20

22 Wil je een artikellijn wijzigen, dan breng je in het tabblad Artikelen de artikellijn in zijn gewijzigde vorm in. Tenslotte kan je in het tabblad Resultaten op Start verwerking klikken om de correcties uit te voeren. Opgelet Je kan niets meer wijzigen of verwijderen nadat de facturen naar de boekhouding zijn overgedragen! 6 Overdracht naar de boekhouding 6.1 Voorbereiding Nadat je de facturen hebt aangemaakt en afgedrukt, kan je deze overbrengen naar de boekhouding. De facturen worden dan opgenomen in een verkoopdagboek. Aan ieder detailboek facturen koppel je het verkoopdagboek waarnaar je de facturen wil overbrengen. Je kan dit doen in het scherm Verkopen Detailboeken fiche. Selecteer op de fiche van het detailboek het overeenstemmende dagboek uit de lijst van beschikbare verkoopdagboeken. Eén detailboek facturen heeft dus één verkoopdagboek in de boekhouding dat er volledig mee overeenstemt, Je kan geen verkoopdagboek aan meerdere detailboeken koppelen. Zorg ervoor dat dit verkoopdagboek enkel zal opgevuld worden door een overdracht vanuit de facturatiemodule. 6.2 Overdracht van de facturen naar de boekhouding Ga naar Verkopen Overdracht naar boekhouding. Je ziet nu de detailboeken waarvoor er facturen klaarstaan om overgebracht te worden naar de boekhouding. 21

23 Selecteer het detailboek waarvan je de facturen wil overdragen en kies links in het menu voor Overdracht. Je krijgt dan een overzicht van alle facturen die klaarstaan. Selecteer de gewenste documenten en klik tenslotte op de knop Breng over naar de boekhouding. Na de overdracht zullen de facturen in de detailboeken automatisch vergrendeld worden. Hierdoor weet je dat deze facturen in de boekhouding zijn opgenomen. Zo zie je onmiddellijk het verschil met de andere documenten die wel nog overgedragen moeten worden. 6.3 Heropenen van documenten die reeds naar de boekhouding zijn overgebracht De overdracht naar de boekhouding is in feite een import van documenten in een verkoopdagboek in de boekhouding. Zolang de boekhouding niet is vergrendeld, zou je de documenten in een dagboek kunnen bewerken. Het is niet aan te raden om facturen die naar de boekhouding zijn overgebracht, in de verkoopdagboeken te wijzigen! Want dan komen ze niet meer overeen met de documenten in de detailboeken in de facturatiemodule wat tot verwarring zal leiden. Wanneer je wijzigingen wil doorvoeren, dan doe je dat rechtstreeks in het detailboek verkopen. Werkwijze Ga naar Verkopen Facturen Per factuur en zoek het document op dat je wil aanpassen. Klik op de knop Heropenen van het verwerkte document. Hiermee wordt het document opnieuw toegankelijk. Pas het document aan en bewaar het opnieuw. 22

24 Om de overeenstemming met de boekhouding te garanderen, zal dit heropende document opnieuw tevoorschijn komen bij de overdracht naar de boekhouding. Je voert deze overdracht nogmaals uit en daarmee wordt ook in de boekhouding de aanpassing uitgevoerd. Op deze manier kan je heel flexibel werken, aanpassingen uitvoeren en facturen opnieuw afdrukken en versturen. Maar je zorgt er ook automatisch voor dat het detailboek verkopen en het verkoopdagboek uit de boekhouding altijd met elkaar overeenstemmen. Opgelet! Facturen die reeds overgedragen zijn naar de boekhouding mag je niet meer verwijderen of hernummeren. Door de overdracht naar de boekhouding worden documenten in de boekhouding niet verwijderd noch opnieuw genummerd. 7 Opvolging in de boekhouding Boekhoudkundige opvolging In deze handleiding spreken we over de module orderadministratie en daarnaast de boekhouding. En in feite staan ze ook bijna onafhankelijk naast elkaar. Het aanmaken en afdrukken van facturen gebeurt in de orderadministratie (module Verkopen). Nadien worden de facturen naar de boekhouding overgebracht. In de boekhouding gebeurt dan de registratie van de betalingen en alle opvolging. (openstaande, rappels, dubieuze vorderingen, enz.) In tegenstelling tot andere werkwijzen, bijvoorbeeld wanneer je de facturatiemodule in Wis@d gebruikt, gebeurt alle opvolging nog maar op één plaats, namelijk in de boekhouding. 23

25 Het opvolgen in de boekhouding komt in feite op het volgende neer: - betalingen in het financieel dagboek verwerken (eventueel door het inlezen van codabestanden) - openstaande facturen opvolgen - rappels versturen - historieken raadplegen - facturen afpunten als dubieus Een belangrijke nieuwigheid in de boekhouding met betrekking tot de leerlingenfacturatie is de mogelijkheid om lijsten op te vragen op basis van een klantengroep (klas) of kenmerk. Daardoor ben je in staat om bijvoorbeeld openstaande facturen per klas apart op te vragen. Opmerking Het veld kenmerk is niet hetzelfde als kenmerk bij code bij het overhalen van leerlingen. De inhoud van kenmerk bij code wordt opgenomen in de code van de klant. Bij de afdrukken kan je als kenmerk de letter L invullen om de leerlingen uit de klantenlijst te filteren. Bij de import van leerlingen als klant in de boekhouding wordt dit kenmerk automatisch door het programma ingevuld. Zie Boekhouden Klanten Specifiek. Wanneer je personeelsleden zou importeren, krijgen zij automatisch het kenmerk P. Daarnaast kan je ook zelf een kenmerk toekennen aan bepaalde klanten en ze apart afdrukken. De leerlingenfacturen overbrengen en opvolgen in de boekhouding heeft uiteraard tot gevolg dat de klantenlijsten uitgebreider zullen worden en dat er meer dagboeken en documenten zullen zijn. Maar de aard van de verrichtingen die je moet uitvoeren, blijven dezelfde. Daarom verwijzen we voor deze informatie graag naar onze algemene handleiding en de groepsopleidingen. Personen die niet vertrouwd zijn met ons boekhoudpakket kunnen hierop beroep doen. 24

26 Wat met het vorige systeem van leerlingenfacturatie? Wanneer je in een bestaande boekhouding start met een gedetailleerde opvolging van de leerlingenfacturen moet je zeker rekening houden met de tot dan toe gevolgde werkwijze. In principe gaat men gewerkt hebben met globale boekingen. Kort samengevat komt dit op het volgende neer: iedere keer dat men een factuur stuurt, boekt men in een divers dagboek een globale vordering op de Leerlingenrekeningen tegenover de verschillende opbrengstenrekeningen (7-rekeningen). Alle betalingen van leerlingenrekeningen worden per uittreksel globaal afgeboekt op diezelfde rekening Leerlingenrekeningen. In het nieuwe systeem is iedere leerling een klant en worden alle facturen in detail samengebracht in een verkoopdagboek. Dit verkoopdagboek heeft een centralisatierekening. Die centralisatierekening is vergelijkbaar met de rekening Leerlingenrekeningen maar dit mag (kan) niet diezelfde rekening zijn. Je hebt daarvoor een nieuwe algemene rekening nodig, bv Theoretisch gezien is het mogelijk om bij de opstart alle nog openstaande facturen van de leerlingen in detail (één voor één) in de boekhouding in te brengen. In de praktijk gaat dit waarschijnlijk niet haalbaar zijn. Daarom hanteer je best een uitdoofscenario wat de oude werkwijze betreft. Betalingen van facturen van vorig schooljaar of vorig kalenderjaar worden nog globaal afgeboekt op de rekening Afhankelijk van de procedure die binnen de school is afgesproken zullen de openstaande facturen die na verloop van tijd nog steeds niet betaald zijn, als dubieus worden beschouwd. Uiteindelijk zal dan het resterend saldo op die rekening in zijn geheel naar een rekening dubieuze debiteuren worden overgeboekt. Betalingen van de nieuwe leerlingenrekeningen boek je in detail af. Dit kan manueel in het financieel dagboek of automatisch via het inlezen van coda-bestanden. 25

27 8 Domiciliëring Leerlingenrekening kunnen betaald worden door gebruik te maken van een domiciliëring. Dit betekent dat de school de toelating heeft om de leerlingenrekening rechtstreeks naar de bank te sturen door middel van een domiciliëringsbestand. 8.1 Voorbereiding Vooraleer je met domiciliëringen van start kan gaan, moeten er enkele stappen doorlopen worden. Klantenfiche Op de klantenfiche bij de bankrekeningen dient het domiciliëringsnummer van de leerling te staan. Het volgnummer waarop het domiciliëringsnummer staat is belangrijk. Dit volgnummer zou bij alle leerlingen hetzelfde moeten zijn. Wanneer je leerlingen ophaalt uit dan komt het domiciliëringsnummer automatisch op volgnummer 2 te staan. Detailboek facturen Wanneer je leerlingenrekeningen opmaakt en afdrukt, dan is het niet de bedoeling dat bij de rekeningen die gedomicilieerd zijn, er een gewoon overschrijvingsformulier wordt afgedrukt. Bij domiciliering van de rekening hoort op de afdruk betaling via domiciliëring te staan. Dit verkrijg je door een aanpassing te maken aan het detailboek facturen. Ga naar Verkopen Detailboeken tabblad Voet. Hier vul je het Identificatienummerdomiciliëring van de school in. Dit is het nummer dat je van de bank gekregen hebt, waardoor je domiciliëringen kan aanbieden aan je bank. Het veld Toepassen domiciliëring zet je op Ja. Bij Volgnr rek domicil vul je het volgnummer in waarop het domiciliëringsnummer op de klantfiche staat ingevuld. Financieel dagboek domiciliëring Bij het aanmaken van een domiciliëringsbestand is het aan te raden dat je de afboeking onmiddellijk in een financieel dagboek boekt. Voorzie daarom een nieuw financieel dagboek domiciliëringen. Zorg ervoor dat de bankrekening die je koppelt aan dit financieel dagboek, ook de bankrekening is waarop de domiciliëringen moeten gestort worden. 26

28 8.2 Domiciliëringsbestand aanmaken Boekhouden Betalingen domiciliëringsopdrachten: In deze module maak je een bestand aan voor de bank waarin de gegevens staan die nodig zijn voor de domiciliëringsopdracht. Op deze wijze kan de bank de betalingen laten uitvoeren. Tevens krijg je de mogelijk om deze betalingen onmiddellijk in een financieel dagboek te boeken alsof deze betalingen reeds uitgevoerd zijn. Dit is zeker aan te raden. Selecteer het dagboek facturen Selecteer het jaar en maand waarin de facturen zijn geboekt Selecteer het dagboek financieel waarin het aangemaakte betalingsdocument kangeboektworden Vul de naam van de schuldeiser in Boeken in financieel zorgt ervoor dat het aangemaakte betalingsdocument onmiddellijk in het geselecteerd financieel dagboek zal geboekt worden. Indien je dit niet wil, zorg dan dat je van de bank een lijst krijgt van alle facturen die correct verwerkt zijn en van de facturen niet konden gedomicilieerd worden. De afpunting dient dan manueel te gebeuren. Jaar en maand van het financieel document Eerstvolgende documentvan het financieel dagboek Tegenboeking: bij onmiddellijke boeking in het financieel dagboek, wordt het totaal gedomicilieerde bedrag op deze rekening tegen geboekt. Nadien bij de effectieve storting van de domiciliëringen gebruik je deze tegenboekingsrekening opnieuw. Identificatienr afgever is het nummer dat je van de bank ontvangen hebt om domiciliëringen te kunnen indienen. Bij Volgnr rek domicil vul je het volgnummer in waarop het domiciliëringsnummer op de klantfiche staat ingevuld. Bestandsnaam: Je kunt zelf een eigen map aanduiden waarin je alle domiciliëringsopdrachten verzamelt. Nadat je de bovenstaande selecties hebt ingevuld, kun je het bestand voorbereiden. Het resultaat wordt getoond. Je kunt dan nog documenten uit de selecties verwijderen. 27

29 Dan kun je de aanmaak starten, waarna je een overzicht van de opgenomen documenten in het domiciliëringsbestand op scherm of op de printer krijgt. 8.3 Verwerking in het financieel dagboek Enkele dagen na het versturen van het domiciliëringsbestand zal het door de bank verwerkt zijn. Het bedrag wordt dan op de zichtrekening van de school gestort. Indien de afboeking van de rekeningen gebeurt is bij het aanmaken van het bestand, dan boek je het ontvangen bedrag op dezelfde rekening, die bij het veldje tegenboeking werd ingevuld. 28

30 9 Wat te doen bij de overgang naar een nieuw schooljaar Bij aanvang van een schooljaar worden in Administratie de leerlingen en klassen overgedragen naar het volgend schooljaar waardoor er nieuwe klassen ontstaan. Dit betekent dat je in de boekhouding de leerlingen ook in deze nieuwe klassen wil indelen. Nieuwe klassen/klantengroepen worden automatisch aangemaakt na het importeren van leerlingen en de automatische opbouw van groepen. Een voorbeeld om dit te illustreren: o Een klas in het schooljaar : School 001 2D 2009 o Diezelfde klas in schooljaar : School 001 2D 2010 In de boekhouding worden dit 2 aparte klantengroepen. Belangrijk om weten is dat enkel de huidige klassen worden bijgewerkt. Vanaf het moment dat in Wis@d de klas School 001 2D 2010 wordt aangemaakt, zal deze in de boekhouding als een klantengroep verschijnen. De oude klas School 001 2D 2009 zal vanaf dan in de boekhouding niet meer gewijzigd worden en moet je dus manueel beheren/verwijderen. 1 Dit betekent dat je de doelgroepen moet aanpassen en de oude klantengroepen moet verwijderen wanneer je ze niet meer nodig hebt. 9.1 Doelgroepen opnieuw instellen Aan het begin van een schooljaar of tijdens het jaar wanneer er nieuwe klantengroepen ontstaan, moet je de samenstelling van de doelgroep wijzigen. De klassen van het vorig schooljaar moeten vervangen worden door de nieuwe klassen. Dit doe je als volgt: Ga naar de module Artikelen Doelgroepen Doelgroepen klanten Selecteer de doelgroep voor de leerlingen en kies in het menu de optie Toewijzing klantengroepen. Klik op Haal op waarna alle bestaande klantengroepen getoond wordt. Je kan nu klantengroepen van vorig schooljaar uitvinken en de nieuwe selecteren. Klik op verwerk om de wijzigingen te bewaren. Je doelgroep is nu bijgewerkt waardoor je groepsgewijs facturen kan maken met de nieuwe klassen. 9.2 Klantengroepen beheren Klantengroepen hebben 2 functies, aan de ene kant kan je er in de boekhouding aparte afdrukken per klas mee genereren, aan de andere kant worden ze samengebracht in doelgroepen om groepsgewijs facturen aan te maken. 1 Het programma kan deze oude klantengroepen niet automatisch verwijderen omdat je als gebruiker ook zelf klantengroepen kan samenstellen, bijvoorbeeld voor externe klanten. De automatisch opbouw zal steeds de huidige klassen uit Wis@d gebruiken om klantengroepen samen te stellen. Vanaf het moment dat nieuwe klassen ontstaan, moet je zelf de oude beheren en verwijderen. 29

31 Klantengroepen die je niet meer nodig hebt, mag je verwijderen. Zorg er wel eerst voor dat je de doelgroepen hebt bijgewerkt, want klantengroepen die in een doelgroep zijn opgenomen, kan je niet verwijderen. Klantengroepen verwijderen doe je als volgt: Ga naar Constanten Klantengroepen Fiche. Selecteer de groep die je wil verwijderen en klik bovenaan in de knoppenbalk op de knop verwijderen. Opmerking: het zijn de groepen die je verwijdert, de klanten blijven uiteraard bestaan. Het moment waarop je oude klantengroepen verwijdert, kan je zelf kiezen. Facturen aanmaken doe je in principe op basis van de huidige klassen, dus in de doelgroepen moeten de oude klassen zeker niet blijven bestaan. Enkel wanneer je aan het begin van het schooljaar een afdruk van openstaande leerlingen per klas volgens de klassen van vorig schooljaar wil afdrukken, kan je de oude klantengroepen nog even laten bestaan. 9.3 Wat te doen met oude klanten/leerlingen in de boekhouding? Vanaf het moment dat er een factuur is aangemaakt voor een klant of leerling, kan je die klantenfiche niet meer verwijderen. Want de gegevens zullen in de boekhouding jaar na jaar in detail beschikbaar blijven. Dit betekent dat de leerlingen die niet meer in de school zitten, wel steeds als klant blijven bestaan. Zie Boekhouden Klanten - Overzicht. Aan de andere kant moet je handig en flexibel met het programma kunnen werken zonder dat je steeds met ellenlange klantenlijsten moet omgaan. Klantengroepen en doelgroepen zorgen er al voor dat je snel en overzichtelijk facturen kan aanmaken en opvolgen. Maar je daarenboven kan je klanten ook blokkeren. Ga naar Boekhouden Klanten Specifiek en daar zie je het veld Geblokkeerd Ja/Nee. Je kan geen nieuwe facturen meer maken, op klantenfiches die geblokkeerd zijn. 9.4 Detailboeken tijdelijk/definitief vergrendelen Net zoals je in de boekhouding dagboeken kan vergrendelen, kan je in de facturatiemodule detailboeken vergrendelen. Het begin van een schooljaar is misschien een goed moment om de documenten van het vorig schooljaar te vergrendelen. Wanneer de documenten naar de boekhouding worden overgedragen, worden ze ook al vergrendeld. Maar via de knop heropenen van het verwerkte document kan je ze opnieuw bewerken. Het vergrendelen van de detailboeken is daarom effectiever en zorgt ervoor dat je zeker bent dat er niets meer gewijzigd kan worden. Je doet dit als volgt: Ga naar Extra Vergrendeling periodes Definitieve vergrendeling detailboeken verkopen. Selecteer één of meerdere detailboeken die je wil vergrendelen. Vul beneden de velden Tot met jaar en maand in. Klik op de knop vergrendelen. Achteraan ieder detailboek zie je tot wanneer ze vergrendeld zijn. 30

32 Concreet stappenplan aan het begin van een schooljaar 1 Oude klassen uit de doelgroep leerling verwijderen 2 Klantengroepen verwijderen 3 Leerlingen ophalen 4 Automatische opbouw klantengroepen uitvoeren 5 Doelgroepen opnieuw instellen voor de nieuwe klassen 6 Detailboeken vorig schooljaar vergrendelen 31