1 Deskundige ICT en GIS B1 B3 Personeelsdienst: mevrouw Carine Habraken tel. 014/50.71.02 Markt 14 fax. 014/51.10.05 2290 Vorselaar personeel@vorselaar.be Openingsuren gemeentehuis alle werkdagen van 08.00u tot 12.00u en woensdagnamiddag van 14.00u tot 16.00u en maandagavond van 17.30u tot 19.30u.
Aanwervingsvoorwaarden Deskundige ICT en GIS Het gemeentebestuur van Vorselaar gaat over tot de aanwerving van een VOLTIJDS DESKUNDIGE ICT / GIS (38/38). We zijn op zoek naar een enthousiaste en gedreven medewerker, iemand die graag mee een modern ICT-beleid wil vorm geven binnen een publieke context. Iemand die van uitdagingen houdt, graag met mensen samenwerkt, en mee aan de basis wil liggen van heel wat projecten om op een vlotte en efficiënte wijze onze dienstverlening te verbeteren. Aanwervingsprocedure Spijtig genoeg kunnen we je niet met alleen een sollicitatiegesprek in onze organisatie opnemen. We zijn ertoe verplicht bepaalde voorgeschreven procedures te volgen. Indien je deze functie ziet zitten, moet je slagen voor een aanwervingsexamen. Een omslachtige procedure die we hierna in detail nog eens weergeven. Samenstelling van de selectiecomissie Voor het afnemen van het aanwervingsexamen wordt een selectiecommissie samengesteld. De selectiecommissie bestaat uit 2 of 3 leden, het betreffen deskundigen die vertrouwd zijn met de vacante functie of kennis hebben van de problematiek die ermee samenhangt. De leden van de gemeenteraad of het schepencollege kunnen geen deel uitmaken van de selectiecommissie. De gemeentesecretaris of zijn afgevaardigde is secretaris van de jury. Indienen van je kandidatuur Heb je in interesse in een job als deskundige ICT/GIS, en wil je in aanmerking komen voor deze functie, dan stuur je je sollicitatiebrief naar: College van burgemeester en schepenen Gemeentebestuur Vorselaar Markt 14 2290 Vorselaar Je kandidatuur dient per post of e-mail verzonden te zijn vóór 11 september 2015. Vraag voor alle veiligheid steeds naar een bevestiging voor de goede ontvangst van je sollicitatie.
Bij je sollicitatiebrief te voegen stukken: 1. uw uitgebreide levensloop (curriculum vitae); 2. een recente pasfoto; 3. een kopie van het vereiste diploma; Indien je slaagt voor het aanwervings- of bevorderingsexamen, dan dien je nog volgende stukken te bezorgen: 1. een uittreksel uit uw geboorteakte (af te halen bij het gemeentebestuur waar de geboorte werd aangegeven); 2. een getuigschrift van goedzedelijk gedrag (niet ouder dan drie maanden) dragend de vermelding bestemd voor openbaar bestuur ; Indien op dat ogenblik uit deze stukken zou blijken dat de voorgeschreven voorwaarden niet vervuld zijn door de geslaagde voor het examen, dan kan deze zich geenszins beroepen op het feit dat hij/zij tot het examen werd toegelaten. Aanwervingsvoorwaarden Kandidaten dienen: Houder te zijn van erkende diploma s die toegang geven tot het niveau B - een bachelordiploma uitgereikt door een gesubsidieerde of erkende instelling voor hoger onderwijs de Belgische universiteiten, met inbegrip van de aan de universiteiten verbonden scholen of daarmee gelijkgestelde inrichtingen een examencommissie ingesteld door de staat of één van de gemeenschappen - of een gelijkwaardig diploma te slagen in een aanwervingsexamen en een gunstig geschiktheidsprofiel te bekomen. Aanwervingsexamen 1. Schriftelijk gedeelte 40 punten 1 proef confrontatie met een staal van het uit te voeren werk waarbij onder andere de kennis en vaardigheden van informatica beoordeeld worden. 20 punten
2 proef Gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst en de kandidaat tracht hierna, aan de hand van een verslag, een oplossing uit te werken en voor te leggen. 20 punten 2. Mondeling gedeelte 60 punten Toetsing van de algemene ontwikkeling en motivatie van de kandidaat. Er wordt nagegaan of het profiel van de kandidaat overeenstemt met de specifieke vereisten voor de functie. Er wordt eveneens gepeild naar de interesse voor het werkterrein, het organisatievermogen en de sociale vaardigheden. Daarnaast kan op het schriftelijk gedeelte teruggekomen worden. 60 punten Indien je slaagt in het schriftelijke deel van het examen nodigen we je uit voor het mondeling gedeelte van het aanwervingsexamen. Om geslaagd te zijn, moeten de kandidaten voor elk examengedeelte 50% van de punten behalen en bovendien 50% van de punten behalen op elk van de proeven. In het totaal van het examen, schriftelijke en mondeling samen, dienen de kandidaten 60% van de punten te behalen. Op basis van de resultaten van het schriftelijk en mondeling gedeelte wordt een wervingsreserve aangelegd van de geslaagde kandidaten. Deze wervingsreserve geldt onder voorbehoud van het bekomen van een gunstig geschiktheidsprofiel naar aanleiding van een persoonlijkheidstest, welke integraal deel uitmaakt van de selectieprocedure. 3. Persoonlijkheidstest De eerst gerangschikte kandidaat nodigen we uit voor een korte persoonlijkheidstest. De test peilt naar enkele competenties die in de functiebeschrijving zijn opgenomen. De eindconclusie zal gunstig of ongunstig voor de functie zijn. Bij een ongunstig resultaat wordt de kandidaat geschrapt uit de wervingsreserve, en wordt telkens de eerstvolgend gerangschikte kandidaat uitgenodigd voor een persoonlijkheidstest.
Functiebeschrijving Deskundige ICT en GIS 1. Identificatiegegevens: Functiebenaming: Dienst: Niveau/weddeschaal: Functiefamilie Deskundige ICT en GIS Afdeling Interne zaken B1-B3 Beleidsondersteunend /deskundige 2. Doel van de functie: Beheren en optimaliseren van de informatica en ICT infrastructuur voor de organisatie, zodat de organisatorische taken efficiënter en adequater kunnen uitgevoerd worden en de apparatuur en programmatuur optimaal zijn afgestemd op de behoeften van de gebruikers. Beheren en optimaliseren van het gebruik van GIS binnen de organisatie, en bijdragen tot de verdere implementatie en uitbouw van het geografisch informatiesysteem. Opleiden en ondersteunen van gebruikers in de diverse toepassingen.
3. Kernresultaatgebieden en taken 3.1 Generiek resultaatgebieden 1. Beleidsvoorbereiding en beleidsondersteuning Verrichten van beleidsvoorbereidend en beleidsondersteunend werk binnen het specifieke vakdomein om een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen en het gemeentebestuur toe te laten op dit vlak een gefundeerd en onderbouwd beleid te voeren. - fungeren als (eerste) beleidsadviseur voor de eigen materies - inhoudelijke studie van dossiers - beleidsondersteunend onderzoek n.a.v. vragen van de gemeenteraad, schepencollege en de gemeentesecretaris (op het niveau van de dienst) - verschaffen van (technische) adviezen aan de beleidsorganen en opvolgen van de ontwikkelingen op dit vlak - zelf voorstellen of adviezen formuleren om het beleid op zijn/haar (beleids)domein te verbeteren - verantwoordelijk voor een zowel technisch als juridisch correcte voorbereiding van de dossiers die behoren tot het betrokken domein en zorgen voor een efficiënte en correcte uitvoering ervan - voorbereiding, planning, opstellen van beleidsnota s - voorbereiden en evalueren van de (genomen) beslissingen - opstellen van gedocumenteerde, verduidelijkende nota s die problemen of noodzakelijke wijzigingen aankaarten - ontwikkelen van een strategische visie op het niveau van het beleidsdomein - opvolgen van de uitvoering van de beleidsprioriteiten gesteld door het bestuur - signaleren van ontwikkelingen en trends 2. Dossierbeheer en administratie Verwerken van (complexe) dossiers conform de opgelegde reglementering en verzorgen van de nodige informatie, administratie en taken met het oog op een efficiënte afhandeling en beslissing. - beheer van (belangrijke) projecten en dossiers - instaan voor het ontwerp, redactie en voorbereiding van de dossiers voor de beleidsorganen (gemeenteraad, schepencollege, burgemeester) - opvolgen toepasselijke wetgeving - aanwenden en verder ontwikkelen van eigen expertise met betrekking tot de opdrachten binnen de dienst - vertalen van beleidsopties naar een klantgerichte uitvoering, evaluatie en rapportering hiervan - communicatie naar burgers via infoblad, website, nieuwsbrieven,
3. Opzetten en toepassen van werkingsprocessen voor het eigen beleidsdomein Efficiënt en effectief beheren van tijd, kosten, activiteiten, middelen en processen in functie van een optimale afstemming en uitvoering van de eigen werkzaamheden en opdrachten binnen het eigen beleidsdomein. - bepalen van de werkorganisatie en planning - activiteiten optimaal op elkaar afstemmen - het gebruik van de middelen (mensen, budget) binnen het eigen beleidsdomein optimaliseren - uitwerken en verbeteren van interne procedures en overleg - meewerken en voorstellen uitwerken voor het opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit en kwantiteit van de dienst te verbeteren - aanbrengen van verbetervoorstellen voor de eigen dienstverlening - waken over de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten en hieromtrent verbetervoorstellen formuleren 4. Financieel beheer Onder verantwoordelijkheid van coördinator beheren van het budget van het eigen beleidsdomein, zodat de geldmiddelen efficiënt worden besteed. - opstellen van het budget voor het beleidsdomein - voorstellen doen voor budgetwijzigingen - verantwoordelijk voor het beheer van de aan het beleidsdomein toevertrouwde budgetten - verantwoordelijk voor de bestelbons van het beleidsdomein, opvolgen dat de procedures correct worden toegepast - nagaan of leveringen voor het beleidsdomein correct worden geleverd en gefactureerd ( conformverklaring ) - opmaak lastenboeken en opvragen en evalueren van prijsoffertes - gebruik maken van subsidiemogelijkheden 3.2 Functie resultaatgebieden en taken 5. Informaticabeleid Zorgen voor de realisatie en uitvoering van een gemeentelijk informaticabeleid dat nodig is om de gemeente optimaal gebruik te laten maken van de informaticatechnologie, om de realisatie van de vooropgestelde doelstellingen te faciliteren. - uitwerken van een gemeentelijke visie rond informaticabeleid zodat een ad hoc aanpak wordt vermeden - (eventueel) opmaak van een gemeentelijk beleidsplan rond informatica; opmaak van jaarplannen met kostprijsbegroting - advisering van de ambtelijke hiërarchie en de beleidsorganen rond informaticabeleid - ontwikkelen van een visie zodat iedere nieuwe stap die wordt gezet logisch verder
opbouwt en geen nadelige consequenties heeft op de reeds gedane investeringen - kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen - kunnen inschatten en opmaken van de kostprijs die aan het voorgestelde beleid vasthangt - innovatief inspelen op de visie rond de gemeentelijke processen - opmaken van een termijnplanning rond informatica - geven van advies m.b.t. de wenselijkheid tot uitbreiding/verbetering van het systeem - geven van advies m.b.t. de wenselijkheid tot opwaardering hard- en software - het verlenen van advies aan het bestuur betreffende aankopen 6. Beheer ICT infrastructuur. Beheren en optimaliseren van de gemeentelijke ICT infrastructuur (hard- en software) zodat de gebruikers in optimale omstandigheden gebruik kunnen maken van de ter beschikking zijnde informaticatechnologie. - instaan voor de PC s, printers, randapparatuur, software - verantwoordelijk voor de apparatuur, programmatuur en de implementatieactiviteiten - opvang van hard- en software problemen - herstelling kleine mankementen hardware - opvang kleine mankementen m.b.t. de software - verbetervoorstellen m.b.t. hard- en software uitwerken en implementeren - rapporteren van blijvende en storende mankementen aan de ICT infrastructuur en mogelijke oplossingen voorstellen - rapporteren van hard- en softwareproblemen aan de betrokken leveranciers die niet zelfstandig op te lossen zijn en deze opvolgen 7. Beheer netwerk Beheren en opvolgen van het informaticanetwerk om een optimale en efficiënte werking en afstemming op informaticavlak van de ganse organisatie te bekomen. - zorgen dat informatie-uitwisseling tussen verschillende medewerkers op verschillende werkplekken op een efficiënte wijze mogelijk is - zorgen dat elke medewerker zijn/haar noodzakelijke informatie kan raadplegen vanaf elke willekeurige werkplek - aanpakken en oplossen van (kleine) netwerkproblemen - bijzondere en grotere netwerkproblemen aanpakken in overleg met de betrokken leverancier; opvolgen van de interventies van de leverancier en deze kritisch beoordelen - beheer van de netwerkschijven (indeling, opruiming, ) - maken van de dagelijkse back-ups - aanmaken van nieuwe gebruikers - voorstellen doen om de werking van het netwerk te verbeteren/optimaliseren - bewaakt de toegang tot het netwerksysteem: kent paswoorden aan de gebruikers toe of
trekt ze in - opvolgen van de externe verbindingen (bv. Rijksregister, Internet, e-mailverkeer, VPN-verbindingen, ) 8. Beheer GIS Operationeel maken en beheren van de GIS-software binnen de gemeentelijke organisatie. - In samenwerking met Infra-GIS zorgen voor een goed werkende GIS-software: Aanleveren en opvolgen van up to date kaartbestanden en GIS-lagen Ontwikkelen van themakaarten (selecteren van bepaalde gegevens uit de administratieve databank en projecteren op een gepaste kaart, intekenen van kaarten, digitaal inbrengen van bouwplannen en inbrengen op de bestaande kaarten...) - Verantwoordelijkheid dragen over het totale GIS-pakket - Behoefteplanning inzake GIS in samenwerking met de verschillende diensthoofden. Inplannen verdere implementatie in overleg met de verschillende diensthoofden - Implementeren en opvolgen van de werkzaamheden van de applicatieverantwoordelijken m.b.t. GIS in de verschillende diensten: Gebruiksklaar maken van de programma s naar de verschillende diensten toe Installatie van de gepaste software Aanleren van de geïnstalleerde programma s aan de effectieve gebruikers - Elektronisch loket Informatie vrijgeven, in samenwerking met de communicatieambtenaar en het gemeentebestuur (bv. Creatie van een opzoekmodaliteit voor de burger ) - Opvolgen van toepassingsoftware - Samenwerking met eigen en andere bestu(u)r(en), externe instanties, - Informatie verwerken en doorgeven ( bv. OC-GIS, plannenregister, vergunningenregister, ROP, ) 9. Technisch ondersteunen en bijstaan van het personeel zodat deze met voldoende kennis, inzicht en vaardigheid de automatisering- en informatiseringmiddelen die tot hun dienst staan op een efficiënte manier kunnen gebruiken. - ondersteuning van het personeel m.b.t. de gebruikte software - verschaffen van informatie bij de invoering van nieuwe toepassingen (in groep of individueel) - problemen die hij/zij niet zelfstandig kan oplossen m.b.t. hardware of toepassingssoftware doorspelen aan de betrokken leverancier en dit opvolgen - aanmaken van eenvoudige databases en rekenbladen om de werking van een dienst te vergemakkelijken - zorgen dat het personeel snel en accuraat geholpen wordt bij problemen - zorgen voor opleidingen m.b.t. informatica en softwareprogramma s
- verantwoordelijk voor de goede werking en het beheer van de stemcomputers (testen, installeren, onderhouden, ) - verantwoordelijk voor de technische installaties inzake telefoon, ICT, alarm, copier, 10. Externe contacten Verzorgen van de noodzakelijke externe contacten zodat een efficiënt en optimaal communicatiegebeuren naar buiten toe ontstaat. - fungeren als aanspreekpunt binnen de gemeentelijke organisatie op het brede vlak van informatica - verzorgen van de contacten met de betrokken derden ingeval van (ernstige) problemen m.b.t. netwerk, hard- of software - opvolging van de contacten met derden, eventueel aanmanen of opnieuw aanspreken bij gebrek aan respons - contacten met hard- en softwareleveranciers - in samenwerking met de aankoopdienst organiseren van prijsvragen (eventueel met opmaak lastenboeken) voor de aankoop en/of huur hard- en software en copiers. - nakijken en adviseren van het bestuur m.b.t. de contracten die met leveranciers worden aangegaan
4. Positionering en situering van de functie Visueel Gemeentesecretaris Coördinator afdeling interne zaken Deskundige ICT en GIS De deskundige ICT & GIS maakt deel uit van de afdeling Interne zaken. Hij/zij rapporteert aan de coördinator van deze afdeling. Daarnaast voert hij/zij taken uit voor de afdeling Ruimte & Omgeving, vooral wat GIS en de verdere uitbouw ervan betreft. Krijgt leiding van: Geeft leiding aan: 1e evaluator: 2 e evaluator : Coördinator interne zaken Niet van toepassing Coördinator interne zaken gemeentesecretaris
5. Technische expertise BIJ AANWERVING Relevante ervaring Kenniscompetenties In (andere) functies / functiedomeinen aantal maanden of jaren Ervaring Gewenst Noodzakelijk ICT-beheerder / ja neen GIS / / neen Bij aanwerving: - Algemene kennis van de werking van gemeente en OCMW - Algemene kennis van de gemeentelijke structuur en diensten - Notie van programmeertalen - Grondige kennis van moderne IT-technologieën, zoals: o Virtualisatie: Server virtualisatie (vmware, hyper-v, proxmox) Desktop virtualisatie (citrix, terminal services) o Microsoft software: Office Dynamics CRM Sharepoint Windows server o Netwerken (firewalls, switching) o Actuele hardware Te verwerven na indiensttreding : - grondige kennis GIS - grondige kennis gemeentedecreet - basiskennis overheidsopdrachten - Inzicht in functie en werking van de gemeentelijke diensten Andere vaardigheden - Houder zijn vaneen rijbewijs B BIJ BEVORDERING - NIET VAN TOEPASSING Voorwaarde(n) - <bevorderingsvoorwaarden>
6. Competentieprofiel (voor de volledige definities van de competenties en bijhorende gedragsindicatoren verwijzen we naar het competentiewoordenboek) 5.1. Gedragscompetenties Kerncompetenties op organisatieniveau Kerncompetentie 1 Klantgerichtheid Je onderkent en reageert gepast op (on)uitgesproken behoeften van de burgers met oog voor de geldende reglementering. - je reageert professioneel, vriendelijk en correct op vragen van klanten - je onderzoekt actief de noden van de klanten. Je onderneemt acties om de dienstverlening naar klanten te optimaliseren. - je anticipeert op mogelijke toekomstige noden van klanten ONDERKENNEN GEPAST REAGEREN - BEHOEFTEN - REGLEMENTERING Kerncompetentie 2 Maw de klant ervaart dat de dienstverlening beantwoordt aan zijn behoeften. Zin voor kwaliteit Je streeft in je job continu naar optimale kwaliteit. Je verzorgt uit eigen beweging een taak of opdracht kwalitatief tot in de kleinste details. - je weet hoe je werk kwaliteitsvol uit te voeren - je gaat actief op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit van je werk te verbeteren - je stimuleert het verbeteren van de werking en draagt ertoe bij dat de doelstellingen van de organisatie bereikt worden KWALITEIT KWALITATIEF AFGESPROKEN TIJD GEWENST RESULTATEN Maw de organisatie ervaart je als een persoon die het werk aflevert in de vorm zoals de organisatie het wenst.
Kerncompetentie 3 Veranderingsbereidheid Je bent bereid mee te werken aan structurele veranderingen met het oog op verbetering en je kan je ook aanpassen aan nieuwe omstandigheden. - je bent bereid veranderingen te aanvaarden en werkt mee aan de invulling ervan - je detecteert, formuleert en communiceert gewenste veranderingen - je voert de gewenste veranderingen door, je herschikt, wijzigt en verandert de processen en werkwijzen waar nodig BEREID VERANDERING VERBETERING NIEUWE OMSTANDIGHEDEN Kerncompetentie 4 Maw de organisatie ziet je als iemand die zich steeds aanpast aan de steeds veranderende organisatie. Samenwerken Je werkt actief en gemotiveerd samen om tot een gezamenlijk resultaat te komen, ook al betreft het een onderwerp dat niet direct voor je eigen dienst van belang is. Je denkt en handelt vanuit gemeenschappelijke belangen. - je weet dat samenwerken nodig is in bepaalde omstandigheden. Je levert een bijdrage aan het groepsgebeuren en je laat ruimte aan de bijdrage van anderen - je werkt spontaan en gemotiveerd samen met anderen om een gezamenlijk doel te bereiken ACTIEF GEMOTIVEERD RESULTAAT - SAMEN Kerncompetentie 5 Maw je wordt ervaren als een fijne collega waarmee de doelstellingen van de organisatie kunnen bereikt worden. Organisatiebetrokkenheid Je toont je verbonden met de organisatie, taak en beroep. Je verdedigt de belangen ervan bij anderen. - je bent fier op je werk. Je toont er belangstelling voor en bent er trots op - je bent fier op je dienst. je toont verbondenheid met je dienst - je bent fier op de organisatie. Je toont je verbonden met de organisatie FIER VERBONDEN IMAGO Maw de organisatie ervaart je als een medewerker die er iedere dag staat voor de organisatie.
Functiespecifieke competenties Competentie 1 Stressbestendigheid Je blijft normaal functioneren: * in situaties met hoge tijd werkdruk * in onverwachte of moeilijke situaties * bij tegenslag, teleurstelling of kritiek - je blijft efficiënt bij tijdelijk verhoogde druk - je blijft efficiënt in situaties van langdurig verhoogde druk en / of crisissituaties BLIJVEND NORMAAL FUNCTIONEREN Competentie 2 Maw je laat je niet uit je lood slaan waardoor je er altijd staat. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Je kan ideeën en meningen in een duidelijke taal verwoorden, zodat je doelpubliek je begrijpt. - je kan in een gesprek je boodschap begrijpelijk verwoorden - je communiceert op een duidelijke, vlotte en verstaanbare manier met een individu of een kleine groep MONDELING UITDRUKKEN DOELPUBLIEK - BEGRIJPEN Competentie 3 Maw je collega s verstaan wat je zegt en / of wil zeggen. Betrouwbaarheid (integriteit, loyaliteit, zorgvuldigheid) Je hebt respect voor de normen en waarden binnen de organisatie. Je bewaakt mee de regels van het huis. - je respecteert de regels van zoals oa de gedragscode, reglementen, wetgeving, procedures. Je bent onpartijdig, objectief, - je bewaakt de toepassing van de regels - je handelt integer in complexe situaties RESPECT BEWAKEN INTEGER HANDELEN Maw de organisatie en de medewerkers vinden van jou dat je steeds respectvol met de collega s en de dingen omgaat.
Competentie 4 Visie ontwikkelen Je kan de dagelijkse praktijk overstijgen door feiten te bekijken vanop een afstand, door ze in een ruimere context en in langetermijnperspectief te plaatsen. - je kan de toekomstige ontwikkelingen van je eigen dienst inschatten - je kan trends en ontwikkelingen vertalen naar beleidsvoorstellen voor je eigen dienst - je ontwikkelt een vernieuwend en strategisch beleid dat de organisatie op langere termijn beïnvloedt DAGELIJKSE PRAKTIJK OVERSTIJGEN RUIMERE CONTEXT - LANGETERMIJNPERSPECTIEF Competentie 5 Maw je hebt een duidelijke strategie. Creativiteit Je hebt originele en vernieuwende ideeën, je vindt oplossingen door problemen vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. - Je staat open voor nieuwigheden, je bent bereid daarover mee te denken en komt zelf met nieuwe ideeën naar voren - Je geeft alternatieve ideeën en oplossingen in niet voor de hand liggende situaties - je bent vernieuwend en origineel in je aanpak ORIGINEEL VERNIEUWEND IDEEEN OPLOSSINGEN - VERSCHILLENDE INVALSHOEKEN Maw je ondersteunt collega s in hun zoektocht naar vernieuwende en moderne oplossingen voor dossierbeheer, klantgerichte dienstverlening, 6. Bijkomende opmerkingen Kennisname Datum: Handtekening titularis: