Het persoonsregister is m.b.t. de persoonsgegevens het centrale deel van Invice. In het persoonsregister worden alle relevante gegevens verzameld die noodzakelijk zijn voor alle activiteiten in Invice waarbij persoonsgegevens nodig zijn. Vanuit het persoonsregister wordt de informatie getoond bij de onderdelen: 1. particulier dossier (de klanten en de kinderen daarvan) 2. zakelijke relaties (de bij de zakelijke relatie werkzame personen) 3. zakelijk dossier (de klant die naast een particulier dossier ook nog een zakelijk dossier heeft) Hoe wordt het persoonsregister aangemaakt Het persoonsregister wordt aangemaakt op het moment dat een persoon voor het eerst in Invice wordt ingevoerd. Een persoon kan via 3 mogelijkheden worden ingevoerd in Invice. 1. Direct via het aanmaken van een Nieuw Persoon in het hoofdmenu navigatie 2. Direct via het aanmaken van een Particulier Dossier in het hoofdmenu navigatie 3. Direct via het aanmaken van een Medewerker bij een zakelijke relatie. Van deze drie mogelijkheden zijn aparte handleidingen gemaakt waarin beschreven wordt waar en hoe een persoon kan worden aangemaakt. Als je het persoonsregister van een klant wilt bekijken, dan is dat dus altijd al aangemaakt. Indien het persoonsregister niet voorkomt is de persoon dus ook nooit in Invice ingevoerd. Met de mogelijkheden via de navigatie of de zoekopties in het hoofdmenu navigatie kan je bekijken of een persoon al is ingevoerd. Hoe kom je direct in het persoonsregister? 1. Via navigatie zie je de naam van de persoon in de kolom Personen staan. Je klikt hier en je komt in het persoonsregister van die persoon. 2. Vanuit een particulier dossier en je klikt op de naam van de persoon en je komt in het persoonsregister van die persoon. 3. Vanuit een zakelijke relatie, bij het onderdeel medewerker, klik je hier en je komt in het persoonsregister van die medewerker. 4. Vanuit het Particuliere Dossier en je wilt in het persoonsregister van het kind van die klant(en) kijken. Je klikt in het dashboard hier de naam van het kind aan. 1
Wat kan je allemaal terugvinden in het persoonsregister? Als je in het persoonregister komt zie je links alle persoonlijke gegevens. Het middengedeelte en het rechtergedeelte zijn wisselende schermen. Dat is afhankelijk van welke tab geselecteerd is. Standaard wordt getoond de informatie van de tab Allianties (de overzichten van de relaties die de persoon heeft of heeft gehad). Indien de tab Allianties is gekozen, dan is rechts van het scherm te zien met welke onderdelen een koppeling is. Klik je op de naam van de koppeling, dan kom je rechtsreeks in dat onderdeel. In dit voorbeeld dus het Particuliere Dossier. Klik je de TAB Info aan, dan zie je dit scherm. In dit scherm kan je invoeren alle gegevens die verband houden met de identiteit of gegevens die niet direct publiekelijk zijn. Dit om fraude met die gegevens te voorkomen. Opmerking! Bij de kantoorvariabelen kan de Invice beheerder instellen welke Invicer toegang heeft tot die gegevens. De TAB notities toont het overzicht van alle notities die bij die persoon horen. Voor notities is een aparte handleiding gemaakt waarin dit scherm dan ook wordt toegelicht. Als de persoon overleden is, dan kan je dat hier invoeren. Zie ook handleiding =Algemeen- Echtscheiding en Overlijden= 2
Toelichting invoer persoonlijke gegevens. De toelichting is van toepassing voor alle schermen waar je persoonsgegevens kunt invoeren of muteren. De mutatie wordt dan ook automatisch in het persoonsregister verwerkt. Deze schermen zijn te vinden in de onderdelen: - particulier dossier (aanvrager, partner en kinderen) - zakelijke relatie (medewerker(s)) Het invoeren gaat het snelst als je met de tabtoets door het scherm loopt. Als bij Geslacht Man of Vrouw wordt aangeklikt, dan bepaald dat hoe de correspondentie aan die persoon wordt verricht. De heer of mevrouw komt dan in de aanhef van de brief. Titel- Voor daar kan je selecteren de titel (bijv. Dr., Ing. etc) die dan voor de achternaam getoond moet worden. Titel-Achter daar kan je de titel selecteren die achter de achternaam wordt getoond. Opmerking! In de kantoorvariabelen, bij het onderdeel brieven, kan de beheerder van Invice zelf aangeven met welke schrijfwijze het kantoor met de klant wil communiceren. De geboortedatum wordt gescheiden ingevoerd. dd mm jjjj Bij het invoeren van de geboorteplaats zie je van zelf een lijst ontstaan met de mogelijkheden. Geboorteland en Nationaliteit wordt automatisch op Nederland gezet. Wil je het wijzigen dan klik je hier. Er verschijnt een uitklapscherm waar je het land of nationaliteit kan selecteren. De burgerlijke staat wordt alleen hier gekozen als de persoon alleenstaand is. Indien de persoon een partner heeft wordt de burgerlijke staat aangemaakt bij het aanmaken van een particulier dossier. Indien je de datum niet weet is dat niet erg, later kan je het alsnog invullen. Met het aanklikken van de datum verschijnt er een kalender waarmee je de datum kunt aanpassen. 3
Indien je bij beide partners de datum nog niet of niet goed hebt ingevuld, dan dien je ze bij beiden apart te wijzigen in de goede datum. Het wordt dan ook automatisch aangepast in het relationele overzicht bij Allianties. Wil je de burgerlijke staat wijzigen, dan klik je dat veld aan en dan verschijnt dit schermpje. Als eerste invoeren de datum tot wanneer de relatie heeft geduurd. Daarna kan je hier de nieuwe relatievorm kiezen en de ingangsdatum. Hier kan je een toelichting van de reden kwijt als dat wenselijk is. Opleiding en beroepsgroep zijn te selecteren. (GIM standaard) De functie is vrij invoerbaar. Hier heb je de koppeling naar het onderdeel Fiscaal. Daar wordt geregistreerd alle inkomensbronnen. De licht blauwe kleur van het veld geeft aan dat de waarde in het andere onderdeel berekend wordt en daar dus aan te passen is. Om het adres te wijzigen klik je hier. Je komt dan in het woningscherm bij Object. Een persoon kan meerdere woningen hebben, doch het adres wat hier getoond wordt is het privéadres waarheen de brieven worden verstuurd. Meestal zal dat de Box 1 woning zijn. Zowel bij Telefoon en Email klik je eerst de knop nieuw aan. Daarna kan je in het nieuwe veld (wordt altijd als eerste getoond) uit een uitklapvenster de keuze maken van de soort. Met het aanklikken van kan je een onjuiste invoer verwijderen. 4
Personen verwijderen Er zijn situaties denkbaar dat de persoon ook weer een keer uit Invice verwijderd moet worden. De wijze van verwijdering hangt af op welke wijze de persoon al koppelingen heeft gehad met andere personen, een eigen dosier heeft gehad of werkzaam bij een zakelijke relatie is geweest. In principe wordt elke persoon na verwijdering gearchiveerd, tenzij de persoon geen enkele koppeling heeft gehad. Meestal een foutieve invoer. Je ziet in de hoofdmenubalk deze knop. Als je die knop aanklikt wordt de persoon gearchiveerd. Indien de persoon nog een koppeling heeft, dan krijg je daar melding van. Dan zie je dit scherm. Wil je toch de persoon verwijderen, dan dien je eerst de koppelingen die er zijn te verbreken. Daarna opnieuw proberen. Bedenk, weg is dan ook echt weg. Over het al gemeen zal de persoon worden gearchiveerd. Denk daarbij aan het verbreken van een relatie of bij overlijden van een persoon. Dan is het wenselijk dat de historie bewaard blijft. 5