MITEL NUPOINT UNIFIED MESSAGING GEBRUIKERSHANDLEIDING VERSIE 7.0
KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks Corporation (MITEL ) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en is niet bindend voor Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen of haar dochterbedrijven. Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen en haar dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten of weglatingen in dit document. In verband met bedoelde wijzigingen kunnen revisies of nieuwe edities van dit document worden uitgebracht. Geen enkel deel van dit document mag voor enig doel op welke wijze dan ook, elektronisch dan wel mechanisch, worden gereproduceerd of verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mitel Networks Corporation. Handelsmerken Mitel en NuPoint Unified Messaging zijn handelsmerken van Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook is een handelsmerk van Microsoft Corporation. VMware, VMware vmotion, VMware vcloud, VMware vsphere, ESX, en ESXi zijn handelsmerken van VMware Incorporated. Andere productnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken van hun respectieve houders zijn en worden hierbij erkend. Gebruikershandleiding voor Mitel NuPoint Unified Messaging Versie 7.0 Juni 2014 Documentversie 1.4, Handelsmerk van Mitel Networks Corporation Copyright 2014, Mitel Networks Corporation Alle rechten voorbehouden ii
Inhoudsopgave Inleiding..................................................................... 1 Uw voicemail................................................................ 1 Over dit document............................................................ 1 De telefoon................................................................. 2 Voordat u uw mailbox opent.................................................... 2 Toegang tot uw mailbox......................................................... 3 Binnen uw organisatie......................................................... 3 Vanaf uw eigen toestel...................................................... 3 Vanaf een ander toestel.....................................................3 Buiten uw organisatie......................................................... 3 Via een buitenlijn.......................................................... 3 Via een buitenlijn naar de automatische receptionist............................... 3 De mailbox instellen............................................................ 4 Menuoverzicht............................................................... 4 Begroetingen................................................................ 4 Naam...................................................................... 5 Toegangscode............................................................... 5 Berichten afspelen............................................................. 6 De voicemail- en e-mailmenu's openen............................................ 6 Berichten afspelen............................................................ 6 Terwijl u een bericht beluistert................................................... 7 Nadat u een bericht hebt beluisterd...............................................7 Berichten opstellen............................................................. 9 Een spraakbericht maken...................................................... 9 Een spraakbericht opnemen.................................................. 9 Opgenomen bericht verzenden.............................................. 10 User Options................................................................. 11 Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding voor gebruikers.................. 11 Begroetingstekst, naam en toegangscode........................................ 11 Distributielijsten............................................................. 12 Een distributielijst maken of wijzigen.......................................... 12 Een distributielijst gebruiken.................................................12 Belschemaopties............................................................ 13 NuPoint WakeUp.........................................................13 Pager.................................................................. 13 Berichtaflevering.......................................................... 14 Berichten voor latere aflevering beluisteren..................................... 14 iii
Gebruikershandleiding voor Messaging Optionele functie Gesprek opnemen.............................................. 15 Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen....................................15 Opnemen met behulp van functietoetsen.......................................15 Opnemen met behulp van vaste toetsen.......................................16 Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname..............................16 Een opname beluisteren......................................................16 Optionele functie Fax.......................................................... 17 Afleveringsopties voor faxberichten..............................................17 Faxberichten afspelen en afdrukken.............................................17 Vanaf een telefoon........................................................18 Vanaf een faxtelefoon......................................................18 Nadat u een faxbericht hebt beluisterd...........................................19 Een faxbericht maken (zonder spraak)...........................................19 Via het faxsysteem van uw bedrijf............................................19 Via uw eigen mailbox......................................................19 Een faxbericht maken (met spraak)..............................................20 Via het faxsysteem van uw bedrijf............................................20 Via uw eigen mailbox......................................................21 Uw pc gebruiken voor faxberichten................................................ 22 Fax Printer downloaden en installeren............................................22 Een fax verzenden...........................................................22 Faxberichten bekijken en doorsturen.............................................25 Uw pc gebruiken voor spraakberichten............................................. 26 Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 en 2007.........26 De invoegtoepassing voor Outlook installeren..................................27 Extra gebruikers voor de Outlook-invoegtoepassing activeren op een pc..............28 Afspelen van berichten instellen..............................................29 Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren...........................30 NuPoint Unified Messaging-werkbalk..........................................30 QuickPlay-werkbalk.......................................................31 Door spraakberichten navigeren..............................................31 Een spraakbericht in Outlook afspelen.........................................32 Een nieuw spraakbericht verzenden...........................................32 Een spraakbericht beantwoorden.............................................33 Een spraakbericht doorsturen................................................33 Webweergave vanuit Outlook starten..........................................34 iv
Inhoudsopgave Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2010 en 2013.................. 35 De invoegtoepassing voor Outlook installeren................................... 35 NuPoint Unified Messaging-tabblad........................................... 36 Multimediabediening.......................................................37 De NuPoint-accountinstellingen configureren.................................... 38 Door spraakberichten in Outlook bladeren...................................... 39 Een spraakbericht in Outlook afspelen......................................... 39 Een nieuw bericht verzenden................................................ 40 Een bericht beantwoorden.................................................. 41 Een bericht doorsturen.....................................................43 Een faxbericht bekijken....................................................44 TTS-optie (Text-to-Speech) (optioneel)........................................... 44 TTS-berichten afspelen.................................................... 45 De optionele functie SAA....................................................... 46 Spreektips................................................................. 47 Universele spraakopdrachten..................................................48 Bellen..................................................................... 48 Bellen met spraakopdrachten................................................ 48 Bellen door het nummer te kiezen............................................ 49 Gesprekken annuleren..................................................... 49 De operator bellen........................................................ 49 De optionele functie Speech Navigation............................................ 50 Spreektips................................................................. 50 Universele spraakopdrachten..................................................51 Speech Navigation inschakelen................................................. 51 Spraakopdrachten invoeren....................................................52 Toegang tot uw mailbox.................................................... 52 De voicemail- en e-mailmenu's openen........................................ 52 Uw berichten beheren..................................................... 53 Andere menu's openen..................................................... 56 v
Gebruikershandleiding voor Messaging vi
Inleiding Inleiding Uw voicemail Met Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) kunt u uw voicemail-, RAC- (Record-A-Call), fax- en e-mailberichten uit Microsoft Outlook beheren via een toetstelefoon of een pc. U kunt voicemail, Record-A-Call, faxen en e-mails als berichten beluisteren via uw voicemailbox. U roept ze op via een menusysteem. Via het voicemailmenu hebt u toegang tot de meeste voicemailboxfuncties en -opties, inclusief faxberichten. Alle voicemailgebruikers kunnen dit menu openen. Het e-mailmenu biedt alleen toegang tot e-mailberichten en is uitsluitend bestemd voor gebruikers van de Advanced Unified Messaging-functie met de optie Text-to-Speech. U hebt niet alleen via uw telefoon toegang tot uw berichten, maar u kunt uw spraakberichten nu ook afspelen en beheren via Microsoft Outlook. U kunt een invoegtoepassing installeren om spraakberichten vanuit uw Postvak IN via de luidsprekers van uw pc of via de telefoon af te spelen. Om deze functie te kunnen gebruiken, moet u over de Advanced Unified Messaging-functie beschikken. Zie "Uw pc gebruiken voor faxberichten" op pagina 22 voor meer informatie. U kunt ook gebruikmaken van een SAA (Speech Auto Attendant) om gesprekken met personen te voeren via spraakopdrachten. De SAA van NuPoint Messenger is een toepassing met spraakondersteuning waarmee u mensen snel en efficiënt kunt bellen door hun naam uit te spreken. Behalve de naam kunt u voor het oproepen ook de naam van een afdeling of een telefoonnummer gebruiken. Een handleiding maakt u vertrouwd met de functies van het systeem en er is gesproken Help beschikbaar om vragen te beantwoorden. Zie "De optionele functie SAA" op pagina 46 voor meer informatie. De optionele functie Speech Navigation stelt gebruikers in staat om hun mailboxen met gesproken opdrachten te beheren. In plaats van naar een knop te zoeken op de telefoon en deze in te drukken, is het nu mogelijk om gewoon de opdracht in te spreken op het primaire of alternatieve toestel. Dit is met name handig voor chauffeurs die hun mobiele telefoons handsfree willen gebruiken. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, zijn mogelijk niet alle in deze handleiding beschreven opties beschikbaar. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. Over dit document In deze handleiding vindt u instructies over de functionaliteit van de gebruikersinterface van de Mitel-telefoon (TUI), de Mitel-invoegtoepassing voor Outlook en SAA. Als u een andere ondersteunde e-mailclient gebruikt, raadpleegt u de Help voor de webweergave voor meer informatie. U kunt ook Mitel-telefoongebruikersinterface - Introductiehandleiding voor NuPoint Unified Messaging op http://edocs.mitel.com/ug/index.html raadplegen. 1
Messaging - Gebruikershandleiding De telefoon Voordat u met de voicemailfuncties van het systeem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst vertrouwd te raken met de telefoon. Berichttoets: deze gebruikt u om het NuPoint UM Voice-systeem te bellen en uw mailbox te openen. Toetsenblok: hiermee selecteert u menuopties binnen het voicemailsysteem. Berichtlampje: hiermee wordt aangegeven dat uw mailbox nieuwe berichten bevat. Functietoetsen: hiermee selecteert u diverse menuopties voor voicemail. Als u een menuoptie wilt selecteren die op het telefoonscherm wordt weergegeven, drukt u op de bijbehorende, contextafhankelijke softkey op het digitale telefoonscherm of op de desbetreffende cijfertoets op het toetsenblok. Opmerking: De namen van de functietoetsen die in deze handleiding worden gebruikt, kunnen per toestel enigszins variëren. Zo kan de functietoets Verwijderen op bepaalde telefoons bijvoorbeeld worden aangeduid als Wissen. Voordat u uw mailbox opent Voordat u uw mailbox opent, dient u de volgende gegevens op te vragen bij de systeembeheerder: het nummer van de NuPoint UM-receptionist (optioneel) het toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem uw mailboxnummer de standaardtoegangscode Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met de systeembeheerder. 2
Toegang tot uw mailbox Toegang tot uw mailbox Al uw spraakberichten bevinden zich in uw persoonlijke mailbox die is beveiligd met een toegangscode. De systeembeheerder kent aan u een tijdelijke toegangscode toe die u gebruikt wanneer u de mailbox voor het eerst opent. De wijze waarop u zich bij uw mailbox aanmeldt, hangt af van of u van binnen of buiten uw organisatie belt. Binnen uw organisatie Vanaf uw eigen toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Voer uw toegangscode in wanneer daarom wordt gevraagd. Vanaf een ander toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Druk op wanneer om een toegangscode wordt gevraagd. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw toegangscode in wanneer daarom wordt gevraagd. Buiten uw organisatie Via een buitenlijn 1. Bel het externe toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Voer het mailboxnummer in en druk op. 3. Voer uw toegangscode in wanneer daarom wordt gevraagd. Via een buitenlijn naar de automatische receptionist 1. Bel het nummer van de NuPoint UM-receptionist. 2. Druk op om toegang tot het NuPoint UM Voice-systeem te krijgen. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw toegangscode in wanneer daarom wordt gevraagd. 3
Messaging - Gebruikershandleiding De mailbox instellen Wanneer u uw mailbox voor het eerst opent, wordt automatisch een korte handleiding geactiveerd. Hierin wordt u door uw eerste mailboxsessie geleid, waarbij wordt uitgelegd hoe u een begroeting en uw naam opneemt. Daarnaast wordt u gevraagd uw tijdelijke toegangscode te wijzigen. Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verzonden, kunt u worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt. Menuoverzicht Voor een voorbeeld van het menuoverzicht raadpleegt u Mitel-telefoongebruikersinterface - Introductiehandleiding voor NuPoint Unified Messaging (http://edocs.mitel.com/ug/index.html). Begroetingen Nadat u uw mailbox hebt geopend, wordt u gevraagd een of meer begroetingen op te nemen die bellers horen wanneer zij uw mailbox bellen. U kunt bijvoorbeeld twee verschillende begroetingen opnemen: één begroeting voor wanneer uw lijn bezet is (zoals "Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") en een andere voor wanneer u niet in de buurt van uw toestel bent (zoals "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"). Als uw systeembeheerder de functie Verlengde afwezigheidsbegroeting voor uw mailbox heeft ingeschakeld, kunt u ook een dergelijke begroeting opnemen. Met deze begroeting kunt u bellers laten weten dat u voor langere tijd afwezig bent. Bellers kunnen niet op een toets drukken om de begroeting over te slaan. Na afloop van de begroeting kunnen bellers doorgeschakeld worden naar de telefonist of een bericht achterlaten. Opmerking: Zodra de verlengde afwezigheidsbegroeting is opgenomen, wordt deze geactiveerd. In dat geval krijgen alle bellers die naar uw mailbox worden doorgeschakeld deze begroeting te horen. Wanneer u zich bij uw voicemail aanmeldt, wordt u gevraagd om op 1 te drukken om de verlengde afwezigheidsbegroeting te behouden of op 2 om deze uit te schakelen. Als uw systeembeheerder de berichtaflevering voor de verlengde afwezigheidsbegroeting heeft uitgeschakeld, kunnen bellers na afloop van de begroeting alleen worden doorgeschakeld naar de telefonist. Zie "Begroetingstekst, naam en toegangscode" op pagina 11. 4
De mailbox instellen Naam U wordt gevraagd uw naam op te nemen, zodat: u wordt begroet wanneer u zich bij het systeem aanmeldt (bijvoorbeeld: "Hallo Janet Smit"); andere gebruikers weten wanneer een bericht van u afkomstig is (bijvoorbeeld "16.45 uur, van Janet Smit"); uw naam bekend is bij andere gebruikers wanneer zij een bericht in uw mailbox achterlaten (bijvoorbeeld "Janet Smit"). Toegangscode U moet altijd een toegangscode invoeren voordat u uw mailbox kunt openen. De eerste keer dat u uw mailbox opent, gebruikt u de tijdelijke toegangscode die door de systeembeheerder is toegekend. In de korte handleiding wordt u gevraagd uw toegangscode te wijzigen in een nummer bestaand uit 4 tot 10 cijfers. U wordt aangeraden een toegangscode op te geven die u gemakkelijk kunt onthouden, maar geen voor de hand liggende code als '1234' te kiezen. Opmerking: Toegangscodes zijn alleen vereist als u uw privacy wilt beschermen. Als u geen toegangscode wilt gebruiken, voert u '0000' in wanneer u hierom wordt gevraagd in de korte handleiding. Zodra u de mailbox hebt ingesteld, kunt u aan de slag met de functies van het NuPoint UM Voice-systeem. Opmerking: Voor extra beveiliging heeft de beheerder mogelijk ingesteld dat u uw wachtwoord regelmatig moet vernieuwen. 5
Messaging - Gebruikershandleiding Berichten afspelen Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt eerst aangegeven hoeveel berichten de mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 2 nietafgespeelde berichten"). Gebruikers van Advanced Unified Messaging (UM) met de optie TTS (Text-to-Speech) horen hoeveel voicemails en e-mails zij hebben ontvangen (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 niet-afgespeelde berichten, 1 opgeslagen bericht, 3 niet-afgespeelde e-mails en 1 opgeslagen e-mail"). Via afzonderlijke menu s krijgt u toegang tot uw voicemails en e-mails. Gebruikers van Advanced UM met TTS kunnen na afloop van het berichtoverzicht het voicemailmenu of het e-mailmenu openen. U kunt het ene menu afsluiten om het andere te openen. Opmerkingen: 1. Gebruikers van Advanced UM zonder de TTS-optie hebben geen toegang tot het e-mailmenu. 2. Als er een vertraging optreedt bij het ophalen van gegevens van de e-mailserver, kan er mogelijk niet worden aangegeven hoeveel berichten u hebt. Om dit probleem te voorkomen, kunt u het beste minder dan 10.000 e-mails in uw mailbox bewaren. De voicemail- en e-mailmenu's openen Nadat u uw mailbox hebt geopend Als u regelmatig voicemail gebruikt, komt u automatisch in het voicemailmenu terecht. Als u gebruiker bent van Advanced UM met de TTS-optie, drukt u op om het voicemailmenu te openen en op om het e-mailmenu te openen. Berichten afspelen Vanuit het voicemail- of e-mailmenu drukt u op of de functietoets Afspelen (of Bericht afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. Daarna kunt u, afhankelijk van uw mailboxinstellingen, aangeven of u eerst uw niet-afgespeelde berichten of opgeslagen berichten wilt afspelen. In het andere geval worden uw niet-afgespeelde berichten eerst afgespeeld. Opmerking: Als voor uw voicemailsysteem de optie voor datum en tijd is ingeschakeld, wordt de datum- en tijdinformatie automatisch aan het begin van elk bericht weergegeven. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. 6
Berichten afspelen Terwijl u een bericht beluistert Tijdens het afspelen van een bericht kunt u altijd de volgende toetsen en functietoetsen gebruiken: Druk op deze toets OF Functietoets Meer gevolgd door Pauze Actie Het bericht 30 seconden onderbreken. Het bericht vijf seconden terugspoelen. Æ Het bericht vijf seconden vooruitspoelen. Overslaan Naar het volgende bericht gaan. Meer gevolgd door Afspelen Teruggaan naar het begin van het vorige bericht. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, zijn mogelijk niet al deze opties beschikbaar. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. Nadat u een bericht hebt beluisterd Aan het einde van een bericht kunt u de volgende toetsen en functietoetsen gebruiken: Druk op deze toets OF Functietoets Afspelen (of Herhalen) Actie Het bericht nogmaals afspelen. Beantwoorden De afzender van het bericht beantwoorden. Wanneer u uw antwoord hebt opgenomen, drukt u op of de functietoets Verzenden om het antwoord te verzenden en uw sessie te vervolgen. Druk vervolgens op om uw antwoord desgewenst naar andere mailboxen te verzenden. 7
Messaging - Gebruikershandleiding Druk op deze toets OF Functietoets Actie Beantwoorden (waarbij de optie Terugbellen is ingeschakeld) om via voicemail te antwoorden (zoals hierboven) om de beller terug te bellen en het bericht vervolgens te verwijderen. om de beller terug te bellen en het bericht vervolgens te bewaren. Give Het bericht doorsturen naar een andere mailbox, een distributielijst of een extern telefoonnummer. U kunt ook extra opmerkingen opnemen voordat u het bericht naar iemand anders verzendt. Nadat u uw opmerkingen hebt toegevoegd, drukt u op of op de functietoets Verzenden (of Afsluiten) en vervolgt u uw sessie. Druk vervolgens op Keep Verwijderen om het bericht desgewenst door te sturen naar andere mailboxen. Het bericht bewaren. U kunt bewaarde berichten pas openen nadat u de wachtrijen met niet-afgespeelde berichten en ontvangstbevestigingen hebt doorlopen. Het bericht verwijderen. Opmerking: Als u een bericht per ongeluk hebt verwijderd, kunt u het terughalen door onmiddellijk op of op de functietoets Terughalen te drukken. Als u direct na het verwijderen van het bericht op een andere toets dan meer terughalen. drukt, kunt u het bericht niet Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, zijn mogelijk niet al deze opties beschikbaar. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. 8
Berichten opstellen Berichten opstellen Als u een bericht wilt opstellen, opent u eerst uw mailbox door het systeemtoegangsnummer te bellen en uw toegangscode in te voeren. Vervolgens kunt u een spraakbericht samenstellen voor- of nadat u eventuele niet-afgespeelde berichten in uw mailbox hebt beluisterd. U kunt uw berichten adresseren aan andere mailboxen, distributielijsten en externe telefoonnummers. Een spraakbericht maken Een spraakbericht opnemen 1. Druk op of op de functietoets Bericht maken om een bericht samen te stellen. 2. Voer het nummer van de ontvanger in. Als u liever een naam kiest, drukt u op de specifieke toets die op het voicemailsysteem aan deze voorziening is toegekend en kiest u vervolgens de achter- en voornaam van de ontvanger totdat de naam wordt herkend. Opmerking: Er wordt automatisch aangegeven op welke toets u moet drukken als u op naam wilt kiezen. Aangezien dit een configureerbare functie is, varieert de toets waarop u moet drukken per voicemailsysteem. 3. Nadat de naam van de ontvanger is bevestigd, voert u de naam of het nummer van eventuele andere ontvangers in (u kunt bijvoorbeeld één bericht naar alle leden van een bepaalde commissie sturen, waarin u het tijdstip en de locatie van de volgende commissievergadering aangeeft). 4. Nadat u het bericht hebt geadresseerd, drukt u op of de functietoets Opnemen. 5. Spreek na de toon uw bericht in. (U kunt op drukken om de opname te onderbreken en vervolgens op een willekeurige toets drukken om de opname te hervatten, maar u kunt ook de functietoetsen Pauze/Doorgaan gebruiken.) 9
Messaging - Gebruikershandleiding Opgenomen bericht verzenden Nadat u het bericht hebt opgenomen, kunt u het bericht verzenden, beluisteren, aanpassen of annuleren, of een afleveringsoptie voor het spraakbericht opgeven. U kunt hiervoor gebruikmaken van de volgende opties: Druk op deze toets OF Functietoets Verzenden Actie Het bericht verzenden en terugkeren naar het hoofdmenu. Uitbreiden De opname aanvullen. Verwijderen De opname wissen en opnieuw beginnen. Controleren Het bericht opnieuw afspelen. Einde opname Toegang krijgen tot opties voor berichtadressering, zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging. Nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd, drukt u op of de functietoets Verzenden (of Afsluiten) om het bericht te verzenden en terug te keren naar het hoofdmenu. Opmerking: Als u regelmatig berichten naar meerdere gebruikers verzendt, kunt u persoonlijke distributielijsten maken om het opgeven van ontvangers voor uw berichten nog eenvoudiger te maken (raadpleeg "Distributielijsten" op pagina 12). 10
User Options User Options In het menu met gebruikersopties kunt u de korte handleiding voor gebruikers beluisteren, uw begroeting wijzigen, uw naam opnemen, uw wachtwoord definiëren, distributielijsten voor voicemail maken en opties voor geplande oproepen selecteren. Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding voor gebruikers Druk op openen. of de functietoets Opties om de gebruikersopties vanuit het hoofdmenu te U kunt op elk gewenst moment op gebruikers door te nemen. drukken om nogmaals de korte handleiding voor Begroetingstekst, naam en toegangscode Toen u de mailbox voor het eerst instelde (raadpleeg "De mailbox instellen" op pagina 4), hebt u een begroeting en uw naam opgenomen en een toegangscode geselecteerd. In het menu met gebruikersopties kunt u deze gegevens op elk gewenst moment wijzigen. U wordt aangeraden uw begroeting(en) regelmatig te actualiseren, bijvoorbeeld om bellers te laten weten of u wel of niet op kantoor bent. In het menu met gebruikersopties kunt u de volgende toetsen en functietoetsen gebruiken: Druk op deze toets OF Functietoets Begroetingen Actie Uw begroeting(en) wijzigen. U kunt een primaire begroeting en een of meer voorwaardelijke begroetingen opnemen. Neem voorwaardelijke begroetingen op voor wanneer u in gesprek bent (bijvoorbeeld: 'Ik ben op dit moment in gesprek en kan uw oproep niet beantwoorden'), er niet bent (bijvoorbeeld: 'Ik zit op dit moment niet op mijn plek') of langere tijd afwezig bent ('Ik ben tot 15 oktober afwezig...'). U kunt nu op of te wijzigen, op drukken om uw voorwaardelijke begroeting op te nemen om uw primaire persoonlijke begroeting op te nemen of te wijzigen of op afwezigheid te activeren. om uw begroeting voor langere Nadat u uw begroeting hebt opgenomen, drukt u op Naam wijzigen of de functietoets Wijz om de begroeting te selecteren die bellers te horen moeten krijgen: Primair of Voorwaardelijk. Uw naam opnieuw opnemen. 11
Messaging - Gebruikershandleiding Druk op deze toets OF Functietoets Toegangscode Actie Uw toegangscode wijzigen. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u geen voorwaardelijke begroetingen kunt instellen. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. Distributielijsten Met een distributielijst kunt u één bericht opnemen en dit vervolgens naar een groot aantal mensen verzenden zonder dat u hun adressen apart hoeft op te geven. U kunt distributielijsten gebruiken wanneer u een bericht opstelt of doorstuurt naar iemand anders. Een distributielijst maken of wijzigen 1. Druk op of op de functietoets Gedist.lijst in het menu met gebruikersopties. 2. Voer het nummer van de distributielijst in. Zorg ervoor dat het eerste cijfer altijd een nul (0) is. 3. Druk op om een naam voor de distributielijst op te nemen (bijvoorbeeld: "commissie productplanning"). Elke keer dat u berichten aan deze distributielijst adresseert, hoort u deze naam. 4. Druk op of om leden toe te voegen aan of te verwijderen uit de lijst. 5. Voer de nummers of namen in van gebruikers die u wilt toevoegen of verwijderen. 6. Druk op als u de lijst met geselecteerde leden wilt afspelen. 7. Druk op om terug te keren naar het hoofdmenu. Opmerking: Alle persoonlijke distributielijsten moeten beginnen met het cijfer 0. Een distributielijst gebruiken Geef in plaats van een mailboxnummer het nummer van de gewenste distributielijst op. Het nummer van de distributielijst wordt nu weergegeven. 12
User Options Belschemaopties NuPoint WakeUp Met NuPoint WakeUp kunt u NuPoint UM Voice zo programmeren dat u op een bepaald tijdstip op een bepaald telefoonnummer wordt gebeld. U kunt wekoproepen plannen voor de periode van maandag tot en met vrijdag, voor weekenden, voor elke dag of op één specifiek tijdstip. 1. Druk in het menu met gebruikersopties op om toegang te krijgen tot de opties voor belschema's. 2. Druk in het menu met opties voor belschema's op om naar NP WakeUp te gaan. 3. Wekoproepen plannen: druk op en voer de tijd in voor de wekoproep (twee cijfers voor het uur, twee cijfers voor de minuut) en druk op voor a.m. of voor p.m. druk op om de wekoproep dagelijks te herhalen. druk op om deze wekoproep te annuleren. druk op om het tijdstip te wijzigen. 4. Druk op om alle wekoproepen te annuleren. 5. Druk op om terug te keren naar het menu met gebruikersopties. Pager U kunt een schema opgeven zodat u een bericht op uw pager ontvangt zodra er een bericht in uw mailbox binnenkomt. 1. Druk in het menu met gebruikersopties op om toegang te krijgen tot de opties voor belschema's. 2. Druk in het menu met opties voor belschema's op om naar het menu met oproepopties te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu met oproepopties: druk op om het schema te controleren. druk op om oproepen uit te schakelen. druk op om het telefoonnummer te wijzigen. druk op om het tijdstip te wijzigen. druk op om terug te keren naar het menu met gebruikersopties. 13
Messaging - Gebruikershandleiding Berichtaflevering Met Berichtaflevering kunt u een schema opgeven zodat u op een bepaald tijdstip op een bepaald telefoonnummer wordt gebeld als er een bericht in uw mailbox binnenkomt, zodat u het bericht kunt ophalen. 1. Druk in het menu met gebruikersopties op om toegang te krijgen tot de opties voor belschema's. 2. Druk in het menu met opties voor belschema's op om naar Berichtaflevering te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu voor berichtaflevering: druk op om het schema te controleren. druk op om berichtaflevering uit te schakelen. druk op om het telefoonnummer te wijzigen. druk op om het tijdstip te wijzigen. druk op om terug te keren naar het menu met gebruikersopties. Berichten voor latere aflevering beluisteren Met de optie Berichten voor latere aflevering beluisteren kunt u berichten beluisteren die voor latere aflevering staan gepland. U kunt de aflevering van een bericht maximaal 365 dagen later plannen via het menu met opties voor berichtadressering. Zie "Opgenomen bericht verzenden" op pagina 10. 1. Druk in het menu met gebruikersopties op om toegang te krijgen tot de opties voor belschema's. 2. Druk in het menu met opties voor belschema's op om naar Berichten voor latere aflevering beluisteren te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu Berichten voor latere aflevering beluisteren druk op om het bericht te beluisteren. druk op om het bericht te verwijderen. druk op om het bericht te bewaren. druk op om de ontvangers af te spelen. druk op om het tijdstip van aflevering te horen. druk op om terug te keren naar het menu met gebruikersopties. 14