Gebruikershandleiding voor de IP Audio Conference Phone BCM Business Communications Manager

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding voor de IP Audio Conference Phone 2033 BCM Business Communications Manager Documentstatus: Standard Documentversie: Onderdeelcode: NN Datum: Augustus 2006

2 Copyright Nortel Networks Limited Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan op elk moment zonder voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. De verklaringen, configuraties, technische gegevens en aanbevelingen in dit document zijn naar onze mening nauwkeurig en betrouwbaar, maar worden zonder expliciete of impliciete garantie gepresenteerd. De volledige verantwoordelijkheid voor de toepassing van elk product dat in dit document aan de orde komt, ligt bij de gebruiker. De informatie in dit document is eigendom van Nortel Networks. Handelsmerken Nortel, het Nortel-logo en de Globemark zijn handelsmerken van Nortel Networks. Microsoft, MS, MS-DOS, Windows en Windows NT zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle overige handelsmerken en gedeponeerde handelsmerken zijn eigendom van de desbetreffende eigenaren.

3 Inhoudsopgave 3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Aan de slag Belangrijkste functies Uitbreidingsmicrofoons Bedieningselementen van de telefoon Telefoonscherm Het scherm schoonmaken Statusindicatoren van de telefoon Hoofdstuk 2 Belangrijkste gespreksfuncties Belangrijkste gespreksfuncties Tijdverschil Navigatietoetsen Gebruikershandleiding voor de IP Audio Conference Phone 2033

4 4 Inhoudsopgave NN DU

5 5 Hoofdstuk 1 Aan de slag Met de IP Audio Conference Phone 2033 voegt u spraak toe aan de wereld van het telefonisch vergaderen door een directe aansluiting op een local area network (LAN) met behulp van een Ethernet-verbinding. Belangrijkste functies De IP Audio Conference Phone 2033 ondersteunt de volgende functies: drie softkeys LCD-scherm met meerdere velden twee uitbreidingsmicrofoons voor opnamen in grotere ruimten balk voor volumeregeling voor het aanpassen van het volume van belsignaal en luidsprekers twee vaste toetsen met een speciale functie: Services Bericht (Postvak In) drie vaste toetsen voor het verwerken van gesprekken: Lijn Wachtstand Goodbye automatische netwerkconfiguratie Opmerking: Raadpleeg de BCM50 Gebruikershandleiding telefoonfuncties voor informatie over de functies van de telefoon. Gebruikershandleiding voor de IP Audio Conference Phone 2033

6 6 Hoofdstuk 1 Aan de slag In Afbeelding 1 wordt de IP Audio Conference Phone 2033 weergegeven. Afbeelding 1 IP Audio Conference Phone 2033 Uitbreidingsmicrofoons De IP Audio Conference Phone 2033 ondersteunt twee uitbreidingsmicrofoons voor opnamen in grotere ruimten. Elke uitbreidingsmicrofoon heeft een toets Stil en een LED-indicator voor de status van die toets. In Afbeelding 2 wordt een uitbreidingsmicrofoon weergegeven. Afbeelding 2 Uitbreidingsmicrofoon NN DU

7 Hoofdstuk 1 Aan de slag 7 Bedieningselementen van de telefoon Met de toetsen voor Volumeregeling kunt u het volume van het belsignaal en de luidspreker regelen. Met de toets Stil op het hoofdtoestel of een uitbreidingsmicrofoon kunt u het belsignaal en de luidspreker uitschakelen. De LED-indicator knippert rood als de toets Stil is ingeschakeld. Als u op de toets Stil van een uitbreidingsmicrofoon drukt, wordt de functie Stil voor het hele systeem ingeschakeld, niet alleen voor de desbetreffende uitbreidingsmicrofoon. Met de Line (DN)-toets kiest u de enkele lijn en schakelt u kiezen vanuit ruststand in. Er is geen statuspictogram of -LED voor deze functie. U beëindigt een gesprek door op de toets Goodbye te drukken. Als u een actief gesprek in de wachtstand wilt zetten, drukt u op de toets Wachtstand. Wilt u een gesprek in de wachtstand hervatten, dan drukt u op de Line (DN)-toets. Door op de toets Bericht (Postvak In) te drukken, activeert u de voic box. Met de Navigatietoetsen bladert u door menu's en lijsten die op het LCD-scherm worden weergegeven. Langs de linkerrand van het scherm wordt met pijlen aangegeven dat meer informatie kan worden weergegeven. Softkeys (met eigen labels) bevinden zich onder aan het LCD-scherm. Wat er op het LCD-scherm meteen boven een softkey wordt weergegeven, is afhankelijk van de functie van de softkey. Druk op de Shift-softkey met >>, om de tweede rij met softkeys weer te geven. Als er een driehoekje voor een toetslabel verschijnt, is de functie geactiveerd. Gebruikershandleiding voor de IP Audio Conference Phone 2033

8 8 Hoofdstuk 1 Aan de slag Met deze toets kunt u op het scherm het functiemenu (FUNCTIE *900) weergeven, waarin u kunt bladeren en waarin o.a. de functies Hot desking, Niet storen en Doorschakelen staan. Raadpleeg de gebruikershandleiding voor telefoonfuncties van BCM50 voor meer informatie over hot desking en andere opties voor IP-functies. Opmerking: De functieopties in dit menu worden geconfigureerd door de systeembeheerder. Druk op de toets Services als u een menu of menu-item wilt afsluiten. Geeft aan dat er een voic bericht is. Telefoonscherm Het telefoonvenster van de IP Audio Conference Phone 2033 is in twee gebieden verdeeld: In het bovenste gedeelte wordt informatie over één enkele lijn weergegeven, bijvoorbeeld het telefoonnummer vanwaar u wordt gebeld, de naam van de beller, opdrachtregels van functies, door de gebruiker ingevoerde cijfers, datum- en tijdgegevens en informatie over het systeem. In het onderste gedeelte staat informatie over softkeys. NN DU

9 Hoofdstuk 1 Aan de slag 9 Het scherm schoonmaken Neem het scherm voorzichtig af met een zachte, droge doek. Let op: Gebruik geen schoonmaakmiddelen in vloeibare vorm of poedervorm voor de telefoon. Als u iets anders dan een zachte, droge doek gebruikt om de telefoon schoon te maken, kan dat schadelijk zijn voor onderdelen van de telefoon en leiden tot storingen. Statusindicatoren van de telefoon De IP Audio Conference Phone 2033 heeft drie tweekleurige LED-lampjes, geplaatst rond de luidspreker, die de status van de telefoon aanduiden. In de tabel wordt de status van de telefoon weergegeven, overeenkomstig de indicator. Tabel 1 Statusindicatoren LED-lampjes Effen groen Langzaam knipperend rood Knipperend rood Status Actief gesprek Binnenkomend gesprek Stil Op het scherm van de telefoon in ruststand wordt ook aangegeven of er een bericht is of een gemiste oproep. Op elke uitbreidingsmicrofoon is bovendien een LED-indicator gemonteerd voor de Stil-status van de telefoon. Gebruikershandleiding voor de IP Audio Conference Phone 2033

10 10 Hoofdstuk 1 Aan de slag NN DU

11 11 Hoofdstuk 2 Belangrijkste gespreksfuncties In dit gedeelte worden de belangrijkste gespreksfuncties beschreven van de BCM50. Raadpleeg de BCM50 Gebruikershandleiding telefoonfuncties voor meer informatie over de functies van de telefoon. Belangrijkste gespreksfuncties U kunt op verschillende manieren gesprekken starten, afhankelijk van de programmering van uw telefoon en van het soort gesprek. Externe gesprekken 1 Neem de hoorn op. 2 Kies de externe code (of lijngroepcode) voor toegang tot een externe lijn. 3 Kies het externe telefoonnummer. Lijn Externe gesprekken met de lijntoets ( of ) Lijn 1 Druk op of. 2 Kies de externe code (of lijngroepcode) voor toegang tot een externe lijn. 3 Kies het externe telefoonnummer. 4 Neem de hoorn van de haak om te spreken met de persoon die u belt. Neem contact op met de systeembeheerder als u niet weet welke externe code of lijngroepcode u moet gebruiken op uw telefoon. Opmerking: Wanneer u een toegangscode voor de buitenlijn invoert op primaire lijnen, hoort u geen kiestoon. Interne gesprekken 1 Neem de hoorn op. 2 Kies het toestelnummer. Lijn Interne gesprekken met de lijntoets ( of ) Lijn 1 Druk op of. 2 Kies het toestelnummer. 3 Neem de hoorn van de haak om te spreken met de persoon die u belt. Vraag de systeembeheerder om een lijst van toestelnummers. Gebruikershandleiding voor de IP Audio Conference Phone 2033

12 12 Hoofdstuk 2 Belangrijkste gespreksfuncties Gesprekken beantwoorden Neem de hoorn op om een gesprek te beantwoorden wanneer de telefoon een belsignaal geeft en het lampje knippert. Wachtstand Wachtstand ( of ) 1 Druk tijdens het gesprek op of. Wachtstand 2 Als u een gesprek uit de wachtstand wilt terughalen, drukt u nogmaals op of. Wachtstand Een tweede gesprek beginnen of beantwoorden Wachtstand U kunt twee gesprekken tegelijkertijd aannemen. Schakel met of over tussen beide gesprekken. Een tweede gesprek aannemen terwijl u al in gesprek bent: Wachtstand Druk op of om het tweede gesprek aan te nemen. Het eerste gesprek wordt automatisch in de wachtstand gezet. Een gesprek in de wachtstand zetten en een tweede gesprek starten: Wachtstand Druk op of om het eerste gesprek in de wachtstand te zetten en kies het telefoonnummer voor het tweede gesprek. Terugkeren naar het eerste gesprek: Wachtstand Druk nogmaals op of om terug te keren naar het eerste gesprek. Het tweede gesprek wordt automatisch in de wachtstand gezet. Tijdverschil Wanneer de BCM50 zich in een andere tijdzone bevindt dan het systeem, wordt in het venster de systeemtijd en niet de lokale tijd weergegeven. Met de functie voor tijdverschillen kunt u de tijd aanpassen die wordt weergegeven op het scherm. Voordat u begint, moet u het aantal uren tijdverschil tussen de servertijd en de lokale tijd berekenen. De tijd in het telefoonvenster wijzigen in de lokale tijd: 1 Druk op Functie fi. 2 Druk op WIJZIGEN. 3 Druk op om te schakelen tussen het toevoegen of aftrekken van tijd. 4 Gebruik de cijfertoetsen om het verschil in uren tussen de lokale tijd en de systeemtijd in te voeren. Opmerking: Druk op om stappen van een half uur in te voeren. 5 Druk op OK. Opmerking: Het kan een minuut duren voor de wijziging zichtbaar wordt in het venster. NN DU

13 Hoofdstuk 2 Belangrijkste gespreksfuncties 13 Navigatietoetsen Met de navigatietoetsen kunt u door het gesprekslog bladeren of er wijzigingen in aanbrengen. In gesprekslogvensters worden de volgende speciale tekens gebruikt: 1 (onderstrepen) duidt op een nieuw item duidt op beantwoorde gesprekken duidt op interlokale gesprekken / duidt erop dat de gegevens zijn samengevat Het gesprekslog bekijken: 1 Druk op Functie. 2 Druk op en om door de items te bladeren. Druk op OUDE of om oude items te bekijken. Druk op NIEUW of om nieuwe items te bekijken. Druk op HERVAT of om terug te keren naar het item dat u het laatst hebt bekeken. 3 Druk op MEER of om meer informatie over een item weer te geven. Een item uit het gesprekslog wissen: Goodbye 1 Druk op of wanneer u een item weergeeft. Terugbellen vanuit het gesprekslog: 1 Geef het gewenste nummer op uw toestel weer. 2 Wijzig het nummer indien nodig. U kunt met TRIM en TERUG nummers voor interlokale gesprekken of toegang tot een buitenlijn toevoegen of nummers verwijderen. 3 Neem de hoorn op. Gebruikershandleiding voor de IP Audio Conference Phone 2033

14 14 Hoofdstuk 2 Belangrijkste gespreksfuncties NN DU