Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Nortel-bedrijfscommunicatiebeheer Find Me/Follow Me Gebruikershandleiding Inleiding Met behulp van Find Me/Follow Me kunnen maximaal vijf verschillende externe bestemmingen tegelijk overgaan. De nummers van deze bestemmingen kunnen door gebruikers en beheerders worden geconfigureerd. U kunt Find Me/Follow Me configureren aan de hand van de tijd en de dag door planningen te configureren. Als u Find Me/Follow Me gebruikt, kunt u een oproep beantwoorden met zowel uw primaire toestel (bijvoorbeeld uw bureautelefoon) als een van de vijf externe bestemmingen, zoals een mobiele telefoon, uw huistelefoon of een andere telefoon. Zodra u de oproep op een van de bestemmingen beantwoordt, gaan de andere telefoons. niet meer over. Op deze manier loopt u dankzij Find Me/Follow Me minder kans om oproepen te missen. U kunt de beantwoorde oproep doorschakelen van en naar uw bureautelefoon en andere toestellen in uw lijst met externe Find Me/Follow Me-bestemmingen. Navigatie Find Me/Follow Me: basishandelingen (pagina 1) Find Me/Follow Me: configuratie (pagina 2) Find Me/Follow Me: bediening (pagina 5) Find Me/Follow Me: basishandelingen U kunt Find Me/Follow Me gebruiken om maximaal vijf verschillende externe bestemmingen tegelijk over te laten gaan als u op uw bureautelefoon wordt gebeld. Met deze functie kunt u ook beantwoorde oproepen doorschakelen van en naar uw bureautelefoon en het FindMe/ FollowMe-toestel dat u hebt geselecteerd. U kunt Find Me/Follow Me zo configureren dat er altijd naar de opgegeven bestemmingen wordt gebeld, of plannen wanneer bepaalde nummers moeten worden gebeld, afhankelijk van het tijdstip en de dag. Hierdoor kunt u inkomende oproepen beantwoorden via een van de opgegeven externe bestemmingen en hebt u minder kans dat u oproepen mist. Zodra u de oproep op een van de bestemmingen beantwoordt, gaan de andere telefoons niet meer over. U kunt de beantwoorde oproep doorschakelen van en naar uw bureautelefoon en andere toestellen in uw lijst met externe Find Me/Follow Me-bestemmingen. Bij Find Me/Follow Me-oproepen wordt de prefix > weergegeven in de nummerweergave-informatie (bijvoorbeeld >Jan de Vries). Als er geen gegevens voor nummerweergave beschikbaar zijn, worden Find Me/Follow Me-oproepen weergegeven als FindMe FollowMe. In de volgende tabel vindt u alle mogelijke opties voor nummerweergave wanneer u op een externe bestemming een Find Me/Follow Me-oproep ontvangt. Op een mobiele telefoon die als externe bestemming is geconfigureerd, kunnen bijvoorbeeld de volgende gegevens worden weergegeven:

2 2 Tabel 1 CLID name CLID number CLID passed to external destinations Beschikbaar Beschikbaar >Original_CLID_Name Original_CLID_Number Beschikbaar Niet beschikbaar >Original_CLID_Name Niet beschikbaar Beschikbaar >Original_CLID_Number Niet beschikbaar Niet beschikbaar FindMe FollowMe Opmerking: de nummerweergave-informatie van oproepen van analoge lijnen die naar externe bestemmingen worden doorgeschakeld, is altijd "FindMe FollowMe", ook als de naam of het nummer beschikbaar is. U kunt een Find Me/Follow Me-oproep voortzetten op een van de geconfigureerde externe Find Me/Follow Me-bestemmingen door op de bureautelefoon (primair of ander toestel afhankelijk van waar u de oproep beantwoordt) op de code voor de functie Find Me/Follow Me te drukken (standaard is dit F960). Als u nogmaals op F960 drukt, wordt de oproep doorgeschakeld naar het toestel waarop de oproep oorspronkelijk werd beantwoord. Als u op dit punt nogmaals op F960 drukt, wordt de oproep doorgestuurd naar het externe toestel dat u eerder hebt geselecteerd. Op de Find Me/Follow Me-pagina staan twee tabellen: Lijst met planningen en Lijst met externe bestemmingen. In de tabel Lijst met planningen staan alle planningen die op dit moment zijn gedefinieerd. Hier kunt u planningen toevoegen, bewerken en verwijderen. U kunt maximaal vijf planningen configureren. In de Lijst met externe bestemmingen staan de nummers van alle externe bestemmingen die op dit moment zijn gedefinieerd. Hier kunt u nummers van externe bestemmingen toevoegen, wijzigen en verwijderen. U kunt maximaal vijf nummers configureren. Geconfigureerde externe bestemmingen worden automatisch ingeschakeld. Find Me/Follow Me herkent de door u ingestelde beperkingen. Als u probeert het nummer van een extern toestel in te voeren waarvoor u niet bent gemachtigd, wordt het foutbericht "U bent niet gemachtigd om het opgegeven nummer te kiezen" weergegeven. Find Me/Follow Me: configuratie U kunt vanuit Mailbox Manager maximaal vijf nummers voor externe bestemmingen en vijf planningen configureren. Voer de volgende procedures uit om externe Find Me/Follow Me-bestemmingen en planningen te configureren. Opmerking: gebruikers kunnen alleen Find Me/Follow Me-instellingen aanpassen als zij van de beheerder toestemming hebben gekregen om hun eigen instellingen te configureren. NN DU

3 3 Navigatie Aanmelden bij Mailbox Manager (pagina 3) Een planning toevoegen (pagina 3) Een externe bestemming toevoegen (pagina 4) Aanmelden bij Mailbox Manager Alle Find Me/Follow Me-instellingen worden via Mailbox Manager geconfigureerd. Dit postbusnummer wordt u toegewezen door uw systeembeheerder. Als u uw postbusnummer niet weet, kunt u de systeembeheerder hierom vragen. Als u Mailbox Manager langer dan 20 minuten niet hebt gebruikt, schakelt de toepassing over naar inactieve toestand. Als u de toepassing na deze time-outperiode weer wilt gebruiken via een ander scherm dan het scherm Aanmelden, verschijnt het volgende bericht: "Uw sessie is verlopen. Meld u aan. U moet een toegewezen postbusnummer hebben. 1 Ga naar de startpagina van Mailbox Manager. 2 Voer in het vak Gebruikers-ID uw postbusnummer in. 3 Voer in het vak Wachtwoord het wachtwoord voor uw postbus in. Als de postbus niet is geïnitialiseerd of als het wachtwoord opnieuw is ingesteld, moet u zich met het standaardwachtwoord (0000) aanmelden. 4 Klik op Verzenden. Als u een onjuist postbusnummer of wachtwoord invoert, wordt de volgende foutmelding weergegeven in een dialoogvenster: "De door u ingevoerde combinatie van postbus/ wachtwoord is niet correct. Probeer het opnieuw". Een planning toevoegen U kunt maximaal vijf planningen maken waarmee u bepaalt wanneer Find Me/Follow Me de door u geconfigureerde externe bestemmingen laat overgaan. Voer de volgende procedure uit om planningen te configureren. U moet zich hebben aangemeld bij Mailbox Manager. Gebruikershandleiding voor Nortel Business Communications Manager Find Me/Follow Me

4 4 1 Klik op de startpagina van Mailbox Manager op de koppeling Find Me/Follow Me (in het linkerdeelvenster). Het Find Me/Follow Me-scherm wordt weergegeven. 2 Selecteer in de tabel Lijst met planningen de planning die u wilt wijzigen (1 tot en met 5) en klik op Wijzigen. Het scherm Planning toevoegen wordt weergegeven. 3 Voer in het veld Naam een naam in voor de planning. 4 Schakel het selectievakje in naast de dagen waarop u Find Me/Follow Me wilt inschakelen. 5 Voer de starttijd voor de planning in (indeling UU:MM). 6 Voer de eindtijd voor de planning in (indeling UU:MM). 7 Klik op Verzenden om de planning op te slaan en terug te gaan naar het Find Me/Follow Me-scherm. 8 Als u de planning wilt verwijderen, klikt u in de kolom Opdrachten op Verwijderen. 9 Nadat het bevestigingsscherm wordt weergegeven, klikt u op OK om verder te gaan of op Annuleren om terug te gaan naar het Find Me/Follow Me-scherm zonder de planning te verwijderen. Een externe bestemming toevoegen U kunt maximaal vijf nummers voor externe Find Me/Follow Me-bestemmingen configureren. U kunt Find Me/Follow Me zodanig configureren dat deze telefoons altijd overgaan zodra u op uw primaire toestel wordt gebeld. U kunt ook een vooraf gedefinieerde planning inschakelen. Nadat u een nummer hebt geconfigureerd, wordt het automatisch ingeschakeld voor Find Me/Follow Me. U moet zich hebben aangemeld bij Mailbox Manager. Als u wilt dat de externe bestemming(en) volgens een planning worden gebeld, moet u eerst de planning configureren. 1 Klik op de startpagina van Mailbox Manager op de koppeling Find Me/Follow Me (in het linkerdeelvenster). Het Find Me/Follow Me-scherm wordt weergegeven. 2 Zoek in de Lijst met externe bestemmingen naar de externe bestemming die u wilt wijzigen (1 tot en met 5). Klik vervolgens op Wijzigen (in de kolom Opdrachten). 3 Selecteer in het veld Antwoordmodus de planning die u op deze bestemming wilt toepassen. Als u wilt dat deze externe bestemming altijd overgaat als u wordt gebeld, selecteert u Altijd. NN DU

5 5 4 Voer het telefoonnummer in dat Find Me/Follow Me moet bellen als u op uw primaire toestel wordt gebeld. Voor telefoonnummers kunt u cijfers van 0 tot en met 9 invoeren, evenals * (sterretje), # (hekje), P (getimede pauze) en D (pauze voor herkennen van kiestoon). Het geprogrammeerde nummer moet de gehele reeks zijn die u gebruikt als u met uw primaire toestel naar buiten zou bellen (het eerste cijfer moet bijvoorbeeld een 0 zijn voor een extern nummer). 5 Voer de Maximale rinkeltijd in (tussen 5 en 120 seconden). Dit is de maximale tijd dat een externe bestemming overgaat voordat het systeem de verbinding verbreekt. 6 Voer de Vertraging voor automatisch beantwoorden in (tussen 10 en 5000 milliseconden). Hiermee kunt u de vertraging opgeven tussen het moment waarop u wordt gebeld en het moment waarop Find Me/Follow Me ziet dat de oproep door een menselijke gebruiker en niet door een automatisch systeem is beantwoord (bijvoorbeeld wanneer een oproep naar een mobiele telefoon met de voic wordt beantwoord omdat de mobiele telefoon is uitgeschakeld). 7 Klik op Verzenden om uw wijzigingen op te slaan en terug te gaan naar het Find Me/Follow Me-scherm. 8 Als u de externe bestemming wilt uitschakelen, klikt u in de kolom Opdrachten op Uitschakelen. 9 Als u de externe bestemming wilt verwijderen, klikt u in de kolom Opdrachten op Verwijderen. 10 Als het bevestigingsscherm wordt weergegeven, klikt u op OK om verder te gaan of op Annuleren om terug te gaan naar het Find Me/Follow Me-scherm zonder de bestemming te verwijderen. Find Me/Follow Me: bediening Nadat u de nummers voor externe bestemmingen en de planningen hebt geconfigureerd, kunt u oproepen doorschakelen met behulp van uw primaire telefoon. Voer de volgende procedures uit om Find Me/Follow Me te bedienen via uw primaire toestel. Navigatie Een oproep doorschakelen van het primaire toestel naar een externe bestemming (pagina 5) Een oproep doorschakelen van een externe bestemming naar het primaire toestel (pagina 6) Find Me/Follow Me inschakelen (pagina 6) Find Me/Follow Me uitschakelen (pagina 7) Een oproep doorschakelen van het primaire toestel naar een externe bestemming Als u een oproep hebt beantwoord op uw primaire toestel, kunt u deze op elk moment tijdens het gesprek doorschakelen naar een geconfigureerde externe bestemming. Gebruikershandleiding voor Nortel Business Communications Manager Find Me/Follow Me

6 6 Er moet ten minste één externe bestemming zijn geconfigureerd. U moet een oproep actief zijn op uw primaire toestel of op een andere telefoon die aan het primaire toestel is gekoppeld. 1 Druk op uw primaire toestel op Functie 960. OF Druk op Koppeling *960 als u een analoge telefoon gebruikt. De externe bestemmingen die u hebt geconfigureerd, gaan over. 2 Beantwoord de oproep op de externe bestemming waarop u de oproep wilt voortzetten. De verbinding met de uitgaande oproepen via Find Me/Follow Me en met de huidige oproep naar het primaire toestel wordt verbroken. De oproep wordt voortgezet op de telefoon die aan het externe nummer is gekoppeld. Een oproep doorschakelen van een externe bestemming naar het primaire toestel Als u een gesprek voert op een van uw externe bestemmingen, kunt u dit op elk moment tijdens het gesprek terugschakelen naar uw primaire toestel. Deze functie is alleen beschikbaar voor Find Me/ Follow Me-oproepen. Zorg dat er op uw primaire toestel een beschikbare toets is waarnaar de oproep kan worden doorgeschakeld. U moet het primaire toestel of een andere toestel (dat aan een externe bestemming is gekoppeld) gebruiken. De huidige oproep moet actief zijn. Er mag geen oproep actief zijn op uw primaire toestel. 1 Druk op uw primaire toestel op Functie 960. OF Druk op Koppeling *960 als u een analoge telefoon gebruikt. Find Me/Follow Me schakelt de oproep terug naar uw primaire toestel. De verbinding met het vorige toestel wordt verbroken. Find Me/Follow Me inschakelen U kunt Find Me/Follow Me op elk moment via uw voic box inschakelen. Als u Find Me/Follow Me inschakelt, worden alle planningen ingeschakeld. NN DU

7 7 U moet zijn aangemeld bij uw voic box. U moet Find Me/Follow Me hebben geconfigureerd in Mailbox Manager. 1 Meld u aan bij uw voic met uw postbusnummer en wachtwoord. 2 Druk op 8 om naar de postbusopties te gaan. 3 Druk op 3 om Find Me/Follow Me in te schakelen. U hoort een bevestigingstoon. Find Me/Follow Me uitschakelen U kunt Find Me/Follow Me op elk moment via uw voic box uitschakelen. Als u Find Me/Follow Me uitschakelt, worden alle planningen uitgeschakeld. U moet zijn aangemeld bij uw voic box. U moet Find Me/Follow Me hebben geconfigureerd in Mailbox Manager. 1 Meld u aan bij uw voic met uw postbusnummer en wachtwoord. 2 Druk op 8 om naar de postbusopties te gaan. 3 Druk op 9 om Find Me/Follow Me uit te schakelen. U hoort een bevestigingstoon. Gebruikershandleiding voor Nortel Business Communications Manager Find Me/Follow Me

8 8 Copyright 2009 Gedrukt in Canada Documentnummer: NN DU Standaard Versie Mei 2009 NN DU