NuPoint Unified Messaging

Transcriptie

1 MITEL NuPoint Unified Messaging Gebruikershandleiding Release 5.0 SP1

2 KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks Corporation (MITEL ) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en is niet bindend voor Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen of haar dochterbedrijven. Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen en haar dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten of weglatingen in dit document. In verband met bedoelde wijzigingen kunnen revisies of nieuwe edities van dit document worden uitgebracht. Geen enkel deel van dit document mag voor enig doel op welke wijze dan ook, elektronisch dan wel mechanisch, worden gereproduceerd of verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mitel Networks Corporation. Handelsmerken Mitel en NuPoint Unified Messaging zijn handelsmerken van Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook is een handelsmerk van Microsoft Corporation. VMware, VMware vmotion, VMware vcloud, VMware vsphere, ESX, en ESXi zijn handelsmerken van VMware Incorporated. Andere productnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken van hun respectieve houders zijn en worden hierbij erkend. Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) Messaging Gebruikershandleiding Release 5.0 SP1 Juni 2012 Document versie 1.1, Handelsmerk van Mitel Networks Corporation Copyright 2012, Mitel Networks Corporation Alle rechten voorbehouden ii

3 Inhoudsopgave Inleiding Informatie over uw voic systeem Over dit document De telefoon Voordat u uw mailbox opent Toegang tot uw mailbox Van binnen uw organisatie Vanaf uw eigen toestel Vanaf een ander toestel Van buiten uw organisatie Vanaf een buitenlijn Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist De mailbox instellen Menuoverzicht Begroetingen Naam Toegangscode Berichten afspelen Toegang tot het voic menu en het menu Berichten afspelen Terwijl u een bericht beluistert Nadat u een bericht hebt beluisterd Berichten opstellen Een spraakbericht maken Een spraakbericht opnemen Een bericht verzenden als u klaar bent met opnemen Gebruikersopties Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding Begroetingstekst, naam en toegangscode Distributielijsten Een distributielijst maken of wijzigen Een distributielijst gebruiken iii

4 Messaging Gebruikershandleiding Belschemaopties NuPoint WakeUp Pieper Berichtaflevering Berichten voor latere aflevering beluisteren Optionele functie Gesprek opnemen Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen Opnemen met behulp van softkeys Opnemen met behulp van vaste toetsen Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname Een opname beluisteren Optionele functie Fax Afleveringsopties voor faxberichten Faxberichten afspelen en afdrukken Vanaf een telefoon Vanaf een faxtelefoon Nadat u een faxbericht hebt beluisterd Een faxbericht maken (zonder spraak) Via het faxsysteem van uw bedrijf Vanaf uw eigen mailbox Een faxbericht maken (met spraak) Via het faxsysteem van uw bedrijf Vanaf uw eigen mailbox Uw pc gebruiken voor faxberichten Fax Printer downloaden en installeren Een fax verzenden Faxberichten bekijken en doorsturen Uw pc gebruiken voor spraakberichten Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, en Installerenvan de Outlook Client Plug-in Extra Outlook Plug-in-gebruikers activeren op een pc Bericht afspelen instellen Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren NuPoint Unified Messaging Werkbalk QuickPlay-werkbalk: Door gesproken berichten navigeren iv

5 Inhoudsopgave Een spraakbericht in Outlook afspelen Een nieuw gesproken bericht versturen Een gesproken bericht beantwoorden Een gesproken bericht doorsturen Webweergave vanaf Outlook starten Outlook Client Invoegtoepassing voor Microsoft Outlook De plug-in voor de Outlook Client installeren NuPoint Unified Messaging Tabblad Multimediabediening De instellingen voor de Unified Messaging Account configureren Door spraakberichten in Outlook bladeren Een gesproken bericht via de luidsprekers weergeven Een vertrouwelijk spraakbericht afspelen Een nieuw bericht versturen Een bericht beantwoorden Een bericht doorsturen Een faxbericht bekijken Text-to-Speech (TTS)-optie (optioneel) Een Text-to-Speech-bericht afspelen Speech Auto-Attendant-optie Spreektips Universele spraakopdrachten Oproepen plaatsen Een oproep plaatsen met spraakopdrachten Een gesprek plaatsen door het nummer in te toetsten Een gesprek annuleren De operator bellen v

6

7 Inleiding Inleiding Informatie over uw voic systeem Met de Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) kunt u uw voic , Record-A-Call (RAC), fax en Microsoft Outlook berichten beheren vanaf een toetstelefoon of een pc. Voic , Record-A-Call, fax en zijn "berichten" die u kunt beluisteren via uw voic box. U roept ze op via een menusysteem. Via het Voice Mail-menu hebt u toegang tot de meeste voic boxfuncties en -opties, ook tot faxberichten. Alle voic gebruikers kunnen dit menu oproepen. Het menu geeft alleen toegang tot berichten en is uitsluitend bestemd voor gebruikers van de Advanced Unified Messaging-functie met de Text-to-Speech-optie beschikken. U hebt niet alleen via uw telefoon toegang tot uw berichten. U kunt ze nu ook afspelen en beheren via uw Microsoft Outlook-postbus. Hiertoe installeert u een plug-inspeler waarmee u spraakberichten vanaf uw postbus kunt afspelen via de luidsprekers van uw pc of via de telefoon. Om deze functie te kunnen gebruiken, moet u de Advanced Unified Messaging-functie beschikken. Zie "Uw pc gebruiken voor faxberichten" op pagina 21 voor meer informatie. U kunt ook gebruikmaken van een Speech Auto Attendant (SAA) om gesprekken met personen te voeren via spraakopdrachten. De SAA van NuPoint Unified Messaging is een toepassing met spraakondersteuning die u toelaat mensen snel en efficiënt op te bellen door hun naam uit te spreken. Naast de naam kunt u voor het oproepen de naam van een afdeling of een telefoonnummer gebruiken. Een handleiding maakt u vertrouwd met de functies van het systeem en er is spraakhulp voorzien om vragen te beantwoorden. Zie "Speech Auto-Attendant-optie" op pagina 44 voor meer informatie. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat niet alle opties die in deze handleiding worden beschreven, beschikbaar zijn. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Over dit document In deze handleiding vindt u instructies voor het gebruik van de voorzieningen van de Mitel -telefoongebruikersinterface (TUI), de Mitel Outlook Client Plug-in en de Speech Auto Attendant. Als u een andere ondersteunde client gebruikt, kunt u in de Webweergave Help terecht voor meer informatie. U kunt ook de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI van de NuPoint Unified Messaging raadplegen op 1

8 Messaging Gebruikershandleiding De telefoon Voordat u met de voic functies van het systeem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst vertrouwd te raken met de telefoon. Berichttoets: deze gebruikt u om het NuPoint UM Voice-systeem te bellen en uw mailbox te openen. Toetsenblok: hiermee selecteert u menuopties binnen het voic systeem. Berichtlampje: geeft aan dat uw mailbox nieuwe spraakberichten bevat. Softkeys: hiermee selecteert u diverse menuopties voor voic . Als u een menuoptie wilt selecteren die op het telefoonscherm wordt weergegeven, drukt u op de bijbehorende, contextafhankelijke softkey op het digitale telefoonscherm of op de desbetreffende cijfertoets op het toetsenblok. Opmerking: De namen van de softkeys die in deze handleiding worden gebruikt, kunnen per toestel enigszins verschillen. Zo kan de softkey Verw. (Verwijderen) op bepaalde telefoons bijvoorbeeld worden aangeduid als de softkey Wissen. Voordat u uw mailbox opent Voordat u uw mailbox opent, dient u de volgende gegevens op te vragen bij de systeembeheerder: het nummer van de NuPoint UM-receptionist (optioneel) het toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem uw mailboxnummer het standaardwachtwoord Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met de systeembeheerder. 2

9 Toegang tot uw mailbox Toegang tot uw mailbox Al uw spraakberichten bevinden zich in uw persoonlijke "mailbox", die beveiligd is met een wachtwoord. De systeembeheerder kent aan u een tijdelijk wachtwoord toe, dat u gebruikt wanneer u de mailbox voor de eerste keer opent. De wijze waarop u zich bij uw mailbox aanmeldt, hangt af van of u van binnen of buiten uw organisatie belt. Van binnen uw organisatie Vanaf uw eigen toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Vanaf een ander toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Druk op wanneer om een wachtwoord wordt gevraagd. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Van buiten uw organisatie Vanaf een buitenlijn 1. Bel het externe toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Voer het mailboxnummer in en druk op. 3. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist 1. Bel het nummer van de NuPoint UM-receptionist. 2. Druk op om toegang tot het NuPoint UM Voice-systeem te krijgen. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. 3

10 Messaging Gebruikershandleiding De mailbox instellen Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer opent, wordt automatisch een korte handleiding geactiveerd. Hiermee wordt u door uw eerste mailboxsessie geleid, waarbij wordt uitgelegd hoe u een begroeting en uw naam opneemt, terwijl u ook wordt gevraagd uw tijdelijke wachtwoord te wijzigen. Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt. Menuoverzicht Als u een voorbeeld van het menuoverzicht wilt zien, kunt u de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI van de NuPoint Unified Messaging raadplegen op Begroetingen Nadat u uw mailbox hebt geopend, wordt u gevraagd een of meer begroetingen op te nemen die bellers horen wanneer zij uw mailbox bellen. U kunt bijvoorbeeld twee verschillende begroetingen opnemen: één begroeting voor wanneer uw lijn bezet is (zoals "Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") en een andere voor wanneer u niet in de buurt van uw toestel bent (zoals "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"). Als uw systeembeheerder de functie Verlengde afwezigheidsbegroeting voor uw mailbox heeft ingeschakeld, kunt u ook een Verlengde afwezigheidsbegroeting opnemen. Met deze begroeting kunt u bellers laten weten dat u voor langere tijd afwezig bent. Bellers kunnen niet op een toets drukken om de begroeting over te slaan. Na afloop van de begroeting kunnen bellers doorgeschakeld worden naar de centralist of een bericht achterlaten. Opmerking: Zodra de Verlengde afwezigheidsbegroeting is opgenomen, wordt deze geactiveerd. Alle bellers die naar uw mailbox worden doorgeschakeld, krijgen deze begroeting dus te horen. Wanneer u zich bij uw voic aanmeldt, wordt u gevraagd om op 1 te drukken om de Verlengde afwezigheidsbegroeting geactiveerd te laten, of op 2 om deze uit te schakelen. Als uw systeembeheerder de berichtaflevering voor de Verlengde afwezigheidsbegroeting heeft uitgeschakeld, kunnen bellers na afloop van de begroeting alleen worden doorgeschakeld naar de centralist. Zie "Begroetingstekst, naam en toegangscode" op pagina 11. 4

11 De mailbox instellen Naam U wordt gevraagd uw naam op te nemen, zodat: u wordt begroet wanneer u zich bij het systeem aanmeldt (bijvoorbeeld: "Hallo Janet Smit"); andere gebruikers weten wanneer een bericht van u afkomstig is (bijvoorbeeld "16:45 uur, van Janet Smit"); uw naam bekend is bij andere gebruikers wanneer zij een bericht in uw mailbox achterlaten (bijvoorbeeld "Janet Smit"). Toegangscode U moet altijd een wachtwoord invoeren voordat u uw mailbox kunt openen. De eerste keer dat u uw mailbox opent, gebruikt u het tijdelijke wachtwoord dat door de systeembeheerder is toegekend. Tijdens het programma van de handleiding wordt u gevraagd uw wachtwoord te wijzigen in een nummer met 4 tot 10 cijfers. U wordt aangeraden een wachtwoord te definiëren dat u gemakkelijk kunt onthouden, maar geen voor de hand liggende code als "1234" te kiezen. Opmerking: Wachtwoorden zijn alleen vereist als u uw privacy wilt beschermen. Als u geen wachtwoord wilt gebruiken, voert u "0000" in wanneer u tijdens het programma van de handleiding om een wachtwoord wordt gevraagd. Zodra u de mailbox hebt ingesteld, kunt u aan de slag met de NuPoint UM Voice-functies. Opmerking: Opmerking: voor extra beveiliging heeft de beheerder mogelijk ingesteld dat u uw toegangscode regelmatig moet vernieuwen. 5

12 Messaging Gebruikershandleiding Berichten afspelen Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt aangegeven hoeveel berichten de mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 2 niet-afgespeelde berichten"). Gebruikers van Advanced Unified Messaging (UM) met de Text-to-Speech (TTS)-optie vernemen via het systeem hoeveel voic s en s zij hebben ontvangen (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 niet-afgespeelde berichten, 1 opgeslagen bericht, 3 niet-afgespeelde s en 1 opgeslagen ). Via afzonderlijke menu s krijgt u toegang tot uw voic s en s. Gebruikers van Advanced UM met TTS hebben na afloop van het berichtoverzicht toegang tot het voic menu of het menu. U kunt steeds van het ene menu naar het andere gaan. Opmerking: Gebruikers van Advanced UM zonder de TTS-optie hebben geen toegang tot het menu. Toegang tot het voic menu en het menu Nadat u uw mailbox hebt geopend Als u regelmatig voic gebruikt, komt u automatisch in het Voic menu. Als u gebruiker bent van Advanced UM met de TTS-optie, drukt u op om naar het Voic menu te gaan of om naar het menu te gaan. Berichten afspelen Als u eenmaal in het Voic menu of het menu bent, drukt u op of op de softkey Afspelen (of Bericht afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. Daarna kunt u, al naargelang uw mailboxinstellingen, kiezen om eerst uw niet-afgespeelde berichten of uw opgeslagen berichten af te spelen; in het andere geval worden uw niet-afgespeelde berichten eerst afgespeeld. Opmerking: Als op het voic systeem de datum- en tijdoptie is ingeschakeld, wordt de datum- en tijdinformatie automatisch aan het begin van elk bericht weergegeven. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 6

13 Berichten afspelen Terwijl u een bericht beluistert Tijdens het afspelen van een bericht kunt u altijd de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze toets OF Druk op deze softkey Meer gevolgd door Pauze Om deze actie uit te voeren Het bericht 30 seconden onderbreken. Het bericht vijf seconden terugspoelen. Het bericht vijf seconden vooruitspoelen. Vlgd Naar het volgende bericht gaan. Meer gevolgd door Afspelen Teruggaan naar het begin van het vorige bericht. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Nadat u een bericht hebt beluisterd Aan het einde van een bericht kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze toets OF Druk op deze softkey Afspelen (of Herhalen) Om deze actie uit te voeren Het bericht nogmaals afspelen. Beantwoorden Een antwoord sturen aan degene die het bericht heeft gestuurd. Wanneer u uw antwoord hebt opgenomen, drukt u op of de softkey Zend om het antwoord te verzenden en uw sessie te vervolgen. Druk vervolgens op om uw antwoord indien gewenst naar andere mailboxen te sturen. 7

14 Messaging Gebruikershandleiding Druk op deze toets OF Druk op deze softkey Beantwoorden (waarbij de optie Terugbellen is ingeschakeld) Om deze actie uit te voeren om via voic te antwoorden (zoals hierboven). om de beller terug te bellen en vervolgens het bericht te verwijderen. Doorst. om de beller terug te bellen en vervolgens het bericht op te slaan. Het bericht naar een andere mailbox, een distributielijst of een extern telefoonnummer sturen. U kunt ook extra opmerkingen opnemen voordat u het bericht naar iemand anders verstuurt. Nadat u uw opmerkingen hebt toegevoegd, drukt u op of op de softkey Zend (of Sluiten) en vervolgt u uw sessie. Druk vervolgens op. Houd Verwijderen om het bericht indien gewenst naar andere mailboxen te sturen. Het bericht bewaren. U kunt bewaarde berichten pas openen nadat u de wachtrijen met niet-afgespeelde berichten en ontvangstbevestigingen hebt doorlopen. Het bericht verwijderen. Opmerking: Als u een bericht per ongeluk hebt verwijderd, kunt u het terughalen door onmiddellijk op of op de softkey Terughalen te drukken. Als u direct nadat u het bericht hebt verwijderd op een andere toets dan drukt, kunt u het bericht niet meer terughalen. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 8

15 Berichten opstellen Berichten opstellen Als u een bericht wilt opstellen, opent u eerst uw mailbox door het systeemtoegangsnummer te bellen en uw wachtwoord in te voeren. Vervolgens kunt u een spraakbericht samenstellen voordat of nadat u eventuele niet-afgespeelde berichten in uw mailbox hebt beluisterd. Onthoud dat u uw berichten kunt adresseren aan andere mailboxen, distributielijsten en externe telefoonnummers. Een spraakbericht maken Een spraakbericht opnemen 1. Druk op of op de softkey Maak bericht om een bericht samen te stellen. 2. Voer het nummer van de ontvanger in. Als u liever een naam kiest, drukt u op de specifieke toets die op het voic systeem aan deze voorziening is toegekend en kiest u vervolgens de achter- en voornaam van de ontvanger totdat de naam wordt herkend. Opmerking: Het systeem geeft automatisch de toets aan waarop u moet drukken als u op naam wilt kiezen. Aangezien dit een configureerbare voorziening is, verschilt de toets waarop u moet drukken per voic systeem. 3. Nadat de naam van de ontvanger is bevestigd, voert u de naam of het nummer van eventuele andere ontvangers in (u kunt bijvoorbeeld één bericht naar alle leden van een bepaalde commissie sturen, waarin u het tijdstip en de locatie van de volgende commissievergadering aangeeft). 4. Nadat u het bericht hebt geadresseerd, drukt u op of op de softkey Opnemen. 5. Spreek na de toon uw bericht in. (U kunt op drukken om de opname te onderbreken en vervolgens op een willekeurige toets drukken om de opname te hervatten, of u kunt de softkeys Pauze/Doorgaangebruiken.) 9

16 Messaging Gebruikershandleiding Een bericht verzenden als u klaar bent met opnemen Nadat u het bericht hebt opgenomen, kunt u het bericht verzenden, beluisteren, aanpassen of annuleren of een afleveringsoptie voor het spraakbericht opgeven. U kunt hiervoor gebruikmaken van de volgende opties: Druk op deze toets OF Druk op deze softkey Verzenden Om deze actie uit te voeren Het bericht versturen en terugkeren naar het hoofdmenu. Aanhangen De opname aanvullen. Verwijderen De opname wissen en opnieuw beginnen. Inzien Het bericht opnieuw afspelen. Einde opname Toegang krijgen tot opties voor berichtadressering, zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging. Nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd, drukt u op of op de softkey Zenden (of Sluiten) om het bericht te versturen en terug te gaan naar het hoofdmenu. Opmerking: Als u regelmatig berichten naar meerdere gebruikers verstuurt, kunt u persoonlijke distributielijsten maken om het opgeven van ontvangers voor uw berichten nog eenvoudiger te maken (raadpleeg "Distributielijsten" op pagina 12). Gebruikersopties In het menu met gebruikersopties kunt u de handleiding beluisteren, de begroeting wijzigen, uw naam opnemen, uw wachtwoord definiëren, distributielijsten voor voic maken en opties voor geplande oproepen selecteren. Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding Druk op of op de softkey Opties om de gebruikersopties vanuit het hoofdmenu te openen. U kunt op elk gewenst moment op drukken om nogmaals de korte handleiding door te nemen. 10

17 Gebruikersopties Begroetingstekst, naam en toegangscode Toen u de mailbox voor het eerst instelde (raadpleeg "De mailbox instellen" op pagina 4), hebt u een begroeting en uw naam opgenomen en een wachtwoord geselecteerd. In het menu met gebruikersopties kunt u deze gegevens op elk gewenst moment wijzigen. U wordt aangeraden uw begroeting(en) regelmatig te actualiseren, bijvoorbeeld om bellers te laten weten of u wel of niet op kantoor bent. In het menu met gebruikersopties kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze toets OF Softkey Begroetingen Om deze actie uit te voeren Uw begroeting(en) wijzigen. U kunt een eerste begroeting en een of meer voorwaardelijke begroetingen opnemen. Neem verschillende voorwaardelijke begroetingen op die uw bellers moeten horen wanneer uw lijn bezet is (bijvoorbeeld: "Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") of wanneer u er niet bent (bijvoorbeeld: "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"), of wanneer u langere tijd afwezig blijft (bijvoorbeeld: "Ik kom pas terug op 15 oktober "). Nu kunt u op drukken om uw voorwaardelijke begroeting op te nemen of te wijzigen, op om uw primaire persoonlijke begroeting op te nemen of te wijzigen, of op afwezigheidsbegroeting te activeren. om uw Verlengde Nadat u uw begroeting hebt opgenomen, drukt u op Naam wijzigen of op de softkey Wijz om de begroeting te selecteren die uw bellers moeten horen: primaire of voorwaardelijke. Uw naam opnieuw opnemen. Toegangscode Uw wachtwoord wijzigen. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u geen voorwaardelijke begroetingen kunt instellen. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 11

18 Messaging Gebruikershandleiding Distributielijsten Met een distributielijst kunt u één bericht opnemen en dit vervolgens naar een groot aantal mensen sturen zonder dat u hun adressen apart hoeft op te geven. U kunt distributielijsten gebruiken wanneer u een bericht opstelt of doorstuurt naar iemand anders. Een distributielijst maken of wijzigen 1. Druk op of op de softkey Gedist.lijst in het menu met gebruikersopties. 2. Voer het nummer van de distributielijst in. Zorg ervoor dat het eerste cijfer altijd een nul (0) is. 3. Druk op om een naam voor de distributielijst op te nemen (bijvoorbeeld: "commissie productplanning"). Telkens als u berichten aan deze distributielijst richt, hoort u deze naam. 4. Druk op om leden toe te voegen aan de lijst; druk op om leden te verwijderen. 5. Typ het nummer of de naam van de gebruikers die u wilt toevoegen of verwijderen. 6. Druk op als u de lijst met geselecteerde leden wilt afspelen. 7. Druk op om terug te gaan naar het hoofdmenu. Opmerking: Alle persoonlijke distributielijsten moeten beginnen met het cijfer 0. Een distributielijst gebruiken Geef in plaats van een mailboxnummer het nummer van de gewenste distributielijst op. Het nummer van de distributielijst wordt nu weergegeven. Belschemaopties NuPoint WakeUp Met NuPoint UM WakeUp kunt u NuPoint UM Voice zo programmeren dat u op een bepaald tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld. Wekoproepen kunnen worden gepland voor de periode van maandag tot en met vrijdag, voor weekenden, voor elke dag of op één specifiek tijdstip. 1. Druk in het menu met gebruikersopties op om naar de Call Schedule Options (Belopties) te gaan. 2. Druk in het menu Call Schedule Options op om naar NP WakeUp te gaan. 12

19 Gebruikersopties 3. Wekgesprekken plannen: druk op en voer de tijd in voor het wekgesprek (twee cijfers voor het uur, twee cijfers voor de minuut) en druk op voor a.m. of voor p.m. druk op om het wekgesprek dagelijks te herhalen. druk op om dit wegesprek te annuleren. druk op om de tijd te wijzigen, 4. Druk op om alle wekoproepen te annuleren. 5. Druk op om naar het menu User Options (Gebruikersopties) te gaan. Pieper Met een pieper kunt u een schema definiëren zodat NuPoint UM Voice uw pager meldt dat er een bericht in uw mailbox binnenkomt. 1. Druk in de gebruikersopties op om naar Call Schedule Options (Belopties) te gaan. 2. Druk in het menu Call Schedule Options op om naar Paging te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu Paging: druk op om het schema te controleren; druk op om paging uit te schakelen; druk op om het telefoonnummer te wijzigen; druk op om de tijd te wijzigen; druk op om het menu User Options (Gebruikersopties) te verlaten. 13

20 Messaging Gebruikershandleiding Berichtaflevering Met Berichtaflevering kunt u een schema definiëren waarmee NuPoint UM Voice u een specifiek tijdstip op een specifiek telefoonnummer belt als er een bericht in uw mailbox binnenkomt, zodat u het bericht kunt ophalen. 1. Druk in het menu User Options (Gebruikersopties) op om naar Call Schedule Options (Belopties) te gaan. 2. Druk in het menu Call Schedule Options (Belopties) op om naar Berichtaflevering te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu Message Delivery (Berichtaflevering): druk op om het schema te controleren; druk op om berichtaflevering uit te schakelen; druk op om het telefoonnummer te wijzigen; druk op om de tijd te wijzigen; druk op om terug te keren naar het menu User Options (Gebruikersopties). Berichten voor latere aflevering beluisteren Met de optie Berichten voor latere aflevering beluisteren kunt u berichten beluisteren die voor latere aflevering staan gepland. U kunt de aflevering van een bericht maximaal 365 dagen later plannen via het menu met opties voor berichtadressering. Zie "Een bericht verzenden als u klaar bent met opnemen" op pagina Druk in het menu User Options (Gebruikersopties) op om naar Call Schedule Options (Belopties) te gaan. 2. Druk in het menu Call Schedule Options (Belopties) op om naar Berichten voor latere aflevering beluisteren te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu Future Delivery Audit (Berichten voor latere aflevering beluisteren) druk op om het bericht te beluisteren; druk op om het bericht te verwijderen; druk op om het bericht te bewaren; druk op om de ontvangers af te spelen; druk op om de tijd van levering te horen; druk op om terug te keren naar het menu User Options (Gebruikersopties). 14