NuPoint Unified Messaging

Transcriptie

1 MITEL NuPoint Unified Messaging Gebruikershandleiding Release 5.0 SP1

2 KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks Corporation (MITEL ) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en is niet bindend voor Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen of haar dochterbedrijven. Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen en haar dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten of weglatingen in dit document. In verband met bedoelde wijzigingen kunnen revisies of nieuwe edities van dit document worden uitgebracht. Geen enkel deel van dit document mag voor enig doel op welke wijze dan ook, elektronisch dan wel mechanisch, worden gereproduceerd of verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mitel Networks Corporation. Handelsmerken Mitel en NuPoint Unified Messaging zijn handelsmerken van Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook is een handelsmerk van Microsoft Corporation. VMware, VMware vmotion, VMware vcloud, VMware vsphere, ESX, en ESXi zijn handelsmerken van VMware Incorporated. Andere productnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken van hun respectieve houders zijn en worden hierbij erkend. Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) Messaging Gebruikershandleiding Release 5.0 SP1 Juni 2012 Document versie 1.1, Handelsmerk van Mitel Networks Corporation Copyright 2012, Mitel Networks Corporation Alle rechten voorbehouden ii

3 Inhoudsopgave Inleiding Informatie over uw voic systeem Over dit document De telefoon Voordat u uw mailbox opent Toegang tot uw mailbox Van binnen uw organisatie Vanaf uw eigen toestel Vanaf een ander toestel Van buiten uw organisatie Vanaf een buitenlijn Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist De mailbox instellen Menuoverzicht Begroetingen Naam Toegangscode Berichten afspelen Toegang tot het voic menu en het menu Berichten afspelen Terwijl u een bericht beluistert Nadat u een bericht hebt beluisterd Berichten opstellen Een spraakbericht maken Een spraakbericht opnemen Een bericht verzenden als u klaar bent met opnemen Gebruikersopties Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding Begroetingstekst, naam en toegangscode Distributielijsten Een distributielijst maken of wijzigen Een distributielijst gebruiken iii

4 Messaging Gebruikershandleiding Belschemaopties NuPoint WakeUp Pieper Berichtaflevering Berichten voor latere aflevering beluisteren Optionele functie Gesprek opnemen Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen Opnemen met behulp van softkeys Opnemen met behulp van vaste toetsen Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname Een opname beluisteren Optionele functie Fax Afleveringsopties voor faxberichten Faxberichten afspelen en afdrukken Vanaf een telefoon Vanaf een faxtelefoon Nadat u een faxbericht hebt beluisterd Een faxbericht maken (zonder spraak) Via het faxsysteem van uw bedrijf Vanaf uw eigen mailbox Een faxbericht maken (met spraak) Via het faxsysteem van uw bedrijf Vanaf uw eigen mailbox Uw pc gebruiken voor faxberichten Fax Printer downloaden en installeren Een fax verzenden Faxberichten bekijken en doorsturen Uw pc gebruiken voor spraakberichten Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, en Installerenvan de Outlook Client Plug-in Extra Outlook Plug-in-gebruikers activeren op een pc Bericht afspelen instellen Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren NuPoint Unified Messaging Werkbalk QuickPlay-werkbalk: Door gesproken berichten navigeren iv

5 Inhoudsopgave Een spraakbericht in Outlook afspelen Een nieuw gesproken bericht versturen Een gesproken bericht beantwoorden Een gesproken bericht doorsturen Webweergave vanaf Outlook starten Outlook Client Invoegtoepassing voor Microsoft Outlook De plug-in voor de Outlook Client installeren NuPoint Unified Messaging Tabblad Multimediabediening De instellingen voor de Unified Messaging Account configureren Door spraakberichten in Outlook bladeren Een gesproken bericht via de luidsprekers weergeven Een vertrouwelijk spraakbericht afspelen Een nieuw bericht versturen Een bericht beantwoorden Een bericht doorsturen Een faxbericht bekijken Text-to-Speech (TTS)-optie (optioneel) Een Text-to-Speech-bericht afspelen Speech Auto-Attendant-optie Spreektips Universele spraakopdrachten Oproepen plaatsen Een oproep plaatsen met spraakopdrachten Een gesprek plaatsen door het nummer in te toetsten Een gesprek annuleren De operator bellen v

6

7 Inleiding Inleiding Informatie over uw voic systeem Met de Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) kunt u uw voic , Record-A-Call (RAC), fax en Microsoft Outlook berichten beheren vanaf een toetstelefoon of een pc. Voic , Record-A-Call, fax en zijn "berichten" die u kunt beluisteren via uw voic box. U roept ze op via een menusysteem. Via het Voice Mail-menu hebt u toegang tot de meeste voic boxfuncties en -opties, ook tot faxberichten. Alle voic gebruikers kunnen dit menu oproepen. Het menu geeft alleen toegang tot berichten en is uitsluitend bestemd voor gebruikers van de Advanced Unified Messaging-functie met de Text-to-Speech-optie beschikken. U hebt niet alleen via uw telefoon toegang tot uw berichten. U kunt ze nu ook afspelen en beheren via uw Microsoft Outlook-postbus. Hiertoe installeert u een plug-inspeler waarmee u spraakberichten vanaf uw postbus kunt afspelen via de luidsprekers van uw pc of via de telefoon. Om deze functie te kunnen gebruiken, moet u de Advanced Unified Messaging-functie beschikken. Zie "Uw pc gebruiken voor faxberichten" op pagina 21 voor meer informatie. U kunt ook gebruikmaken van een Speech Auto Attendant (SAA) om gesprekken met personen te voeren via spraakopdrachten. De SAA van NuPoint Unified Messaging is een toepassing met spraakondersteuning die u toelaat mensen snel en efficiënt op te bellen door hun naam uit te spreken. Naast de naam kunt u voor het oproepen de naam van een afdeling of een telefoonnummer gebruiken. Een handleiding maakt u vertrouwd met de functies van het systeem en er is spraakhulp voorzien om vragen te beantwoorden. Zie "Speech Auto-Attendant-optie" op pagina 44 voor meer informatie. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat niet alle opties die in deze handleiding worden beschreven, beschikbaar zijn. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Over dit document In deze handleiding vindt u instructies voor het gebruik van de voorzieningen van de Mitel -telefoongebruikersinterface (TUI), de Mitel Outlook Client Plug-in en de Speech Auto Attendant. Als u een andere ondersteunde client gebruikt, kunt u in de Webweergave Help terecht voor meer informatie. U kunt ook de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI van de NuPoint Unified Messaging raadplegen op 1

8 Messaging Gebruikershandleiding De telefoon Voordat u met de voic functies van het systeem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst vertrouwd te raken met de telefoon. Berichttoets: deze gebruikt u om het NuPoint UM Voice-systeem te bellen en uw mailbox te openen. Toetsenblok: hiermee selecteert u menuopties binnen het voic systeem. Berichtlampje: geeft aan dat uw mailbox nieuwe spraakberichten bevat. Softkeys: hiermee selecteert u diverse menuopties voor voic . Als u een menuoptie wilt selecteren die op het telefoonscherm wordt weergegeven, drukt u op de bijbehorende, contextafhankelijke softkey op het digitale telefoonscherm of op de desbetreffende cijfertoets op het toetsenblok. Opmerking: De namen van de softkeys die in deze handleiding worden gebruikt, kunnen per toestel enigszins verschillen. Zo kan de softkey Verw. (Verwijderen) op bepaalde telefoons bijvoorbeeld worden aangeduid als de softkey Wissen. Voordat u uw mailbox opent Voordat u uw mailbox opent, dient u de volgende gegevens op te vragen bij de systeembeheerder: het nummer van de NuPoint UM-receptionist (optioneel) het toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem uw mailboxnummer het standaardwachtwoord Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met de systeembeheerder. 2

9 Toegang tot uw mailbox Toegang tot uw mailbox Al uw spraakberichten bevinden zich in uw persoonlijke "mailbox", die beveiligd is met een wachtwoord. De systeembeheerder kent aan u een tijdelijk wachtwoord toe, dat u gebruikt wanneer u de mailbox voor de eerste keer opent. De wijze waarop u zich bij uw mailbox aanmeldt, hangt af van of u van binnen of buiten uw organisatie belt. Van binnen uw organisatie Vanaf uw eigen toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Vanaf een ander toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Druk op wanneer om een wachtwoord wordt gevraagd. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Van buiten uw organisatie Vanaf een buitenlijn 1. Bel het externe toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Voer het mailboxnummer in en druk op. 3. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist 1. Bel het nummer van de NuPoint UM-receptionist. 2. Druk op om toegang tot het NuPoint UM Voice-systeem te krijgen. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. 3

10 Messaging Gebruikershandleiding De mailbox instellen Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer opent, wordt automatisch een korte handleiding geactiveerd. Hiermee wordt u door uw eerste mailboxsessie geleid, waarbij wordt uitgelegd hoe u een begroeting en uw naam opneemt, terwijl u ook wordt gevraagd uw tijdelijke wachtwoord te wijzigen. Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt. Menuoverzicht Als u een voorbeeld van het menuoverzicht wilt zien, kunt u de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI van de NuPoint Unified Messaging raadplegen op Begroetingen Nadat u uw mailbox hebt geopend, wordt u gevraagd een of meer begroetingen op te nemen die bellers horen wanneer zij uw mailbox bellen. U kunt bijvoorbeeld twee verschillende begroetingen opnemen: één begroeting voor wanneer uw lijn bezet is (zoals "Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") en een andere voor wanneer u niet in de buurt van uw toestel bent (zoals "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"). Als uw systeembeheerder de functie Verlengde afwezigheidsbegroeting voor uw mailbox heeft ingeschakeld, kunt u ook een Verlengde afwezigheidsbegroeting opnemen. Met deze begroeting kunt u bellers laten weten dat u voor langere tijd afwezig bent. Bellers kunnen niet op een toets drukken om de begroeting over te slaan. Na afloop van de begroeting kunnen bellers doorgeschakeld worden naar de centralist of een bericht achterlaten. Opmerking: Zodra de Verlengde afwezigheidsbegroeting is opgenomen, wordt deze geactiveerd. Alle bellers die naar uw mailbox worden doorgeschakeld, krijgen deze begroeting dus te horen. Wanneer u zich bij uw voic aanmeldt, wordt u gevraagd om op 1 te drukken om de Verlengde afwezigheidsbegroeting geactiveerd te laten, of op 2 om deze uit te schakelen. Als uw systeembeheerder de berichtaflevering voor de Verlengde afwezigheidsbegroeting heeft uitgeschakeld, kunnen bellers na afloop van de begroeting alleen worden doorgeschakeld naar de centralist. Zie "Begroetingstekst, naam en toegangscode" op pagina 11. 4

11 De mailbox instellen Naam U wordt gevraagd uw naam op te nemen, zodat: u wordt begroet wanneer u zich bij het systeem aanmeldt (bijvoorbeeld: "Hallo Janet Smit"); andere gebruikers weten wanneer een bericht van u afkomstig is (bijvoorbeeld "16:45 uur, van Janet Smit"); uw naam bekend is bij andere gebruikers wanneer zij een bericht in uw mailbox achterlaten (bijvoorbeeld "Janet Smit"). Toegangscode U moet altijd een wachtwoord invoeren voordat u uw mailbox kunt openen. De eerste keer dat u uw mailbox opent, gebruikt u het tijdelijke wachtwoord dat door de systeembeheerder is toegekend. Tijdens het programma van de handleiding wordt u gevraagd uw wachtwoord te wijzigen in een nummer met 4 tot 10 cijfers. U wordt aangeraden een wachtwoord te definiëren dat u gemakkelijk kunt onthouden, maar geen voor de hand liggende code als "1234" te kiezen. Opmerking: Wachtwoorden zijn alleen vereist als u uw privacy wilt beschermen. Als u geen wachtwoord wilt gebruiken, voert u "0000" in wanneer u tijdens het programma van de handleiding om een wachtwoord wordt gevraagd. Zodra u de mailbox hebt ingesteld, kunt u aan de slag met de NuPoint UM Voice-functies. Opmerking: Opmerking: voor extra beveiliging heeft de beheerder mogelijk ingesteld dat u uw toegangscode regelmatig moet vernieuwen. 5

12 Messaging Gebruikershandleiding Berichten afspelen Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt aangegeven hoeveel berichten de mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 2 niet-afgespeelde berichten"). Gebruikers van Advanced Unified Messaging (UM) met de Text-to-Speech (TTS)-optie vernemen via het systeem hoeveel voic s en s zij hebben ontvangen (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 niet-afgespeelde berichten, 1 opgeslagen bericht, 3 niet-afgespeelde s en 1 opgeslagen ). Via afzonderlijke menu s krijgt u toegang tot uw voic s en s. Gebruikers van Advanced UM met TTS hebben na afloop van het berichtoverzicht toegang tot het voic menu of het menu. U kunt steeds van het ene menu naar het andere gaan. Opmerking: Gebruikers van Advanced UM zonder de TTS-optie hebben geen toegang tot het menu. Toegang tot het voic menu en het menu Nadat u uw mailbox hebt geopend Als u regelmatig voic gebruikt, komt u automatisch in het Voic menu. Als u gebruiker bent van Advanced UM met de TTS-optie, drukt u op om naar het Voic menu te gaan of om naar het menu te gaan. Berichten afspelen Als u eenmaal in het Voic menu of het menu bent, drukt u op of op de softkey Afspelen (of Bericht afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. Daarna kunt u, al naargelang uw mailboxinstellingen, kiezen om eerst uw niet-afgespeelde berichten of uw opgeslagen berichten af te spelen; in het andere geval worden uw niet-afgespeelde berichten eerst afgespeeld. Opmerking: Als op het voic systeem de datum- en tijdoptie is ingeschakeld, wordt de datum- en tijdinformatie automatisch aan het begin van elk bericht weergegeven. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 6

13 Berichten afspelen Terwijl u een bericht beluistert Tijdens het afspelen van een bericht kunt u altijd de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze toets OF Druk op deze softkey Meer gevolgd door Pauze Om deze actie uit te voeren Het bericht 30 seconden onderbreken. Het bericht vijf seconden terugspoelen. Het bericht vijf seconden vooruitspoelen. Vlgd Naar het volgende bericht gaan. Meer gevolgd door Afspelen Teruggaan naar het begin van het vorige bericht. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Nadat u een bericht hebt beluisterd Aan het einde van een bericht kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze toets OF Druk op deze softkey Afspelen (of Herhalen) Om deze actie uit te voeren Het bericht nogmaals afspelen. Beantwoorden Een antwoord sturen aan degene die het bericht heeft gestuurd. Wanneer u uw antwoord hebt opgenomen, drukt u op of de softkey Zend om het antwoord te verzenden en uw sessie te vervolgen. Druk vervolgens op om uw antwoord indien gewenst naar andere mailboxen te sturen. 7

14 Messaging Gebruikershandleiding Druk op deze toets OF Druk op deze softkey Beantwoorden (waarbij de optie Terugbellen is ingeschakeld) Om deze actie uit te voeren om via voic te antwoorden (zoals hierboven). om de beller terug te bellen en vervolgens het bericht te verwijderen. Doorst. om de beller terug te bellen en vervolgens het bericht op te slaan. Het bericht naar een andere mailbox, een distributielijst of een extern telefoonnummer sturen. U kunt ook extra opmerkingen opnemen voordat u het bericht naar iemand anders verstuurt. Nadat u uw opmerkingen hebt toegevoegd, drukt u op of op de softkey Zend (of Sluiten) en vervolgt u uw sessie. Druk vervolgens op. Houd Verwijderen om het bericht indien gewenst naar andere mailboxen te sturen. Het bericht bewaren. U kunt bewaarde berichten pas openen nadat u de wachtrijen met niet-afgespeelde berichten en ontvangstbevestigingen hebt doorlopen. Het bericht verwijderen. Opmerking: Als u een bericht per ongeluk hebt verwijderd, kunt u het terughalen door onmiddellijk op of op de softkey Terughalen te drukken. Als u direct nadat u het bericht hebt verwijderd op een andere toets dan drukt, kunt u het bericht niet meer terughalen. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 8

15 Berichten opstellen Berichten opstellen Als u een bericht wilt opstellen, opent u eerst uw mailbox door het systeemtoegangsnummer te bellen en uw wachtwoord in te voeren. Vervolgens kunt u een spraakbericht samenstellen voordat of nadat u eventuele niet-afgespeelde berichten in uw mailbox hebt beluisterd. Onthoud dat u uw berichten kunt adresseren aan andere mailboxen, distributielijsten en externe telefoonnummers. Een spraakbericht maken Een spraakbericht opnemen 1. Druk op of op de softkey Maak bericht om een bericht samen te stellen. 2. Voer het nummer van de ontvanger in. Als u liever een naam kiest, drukt u op de specifieke toets die op het voic systeem aan deze voorziening is toegekend en kiest u vervolgens de achter- en voornaam van de ontvanger totdat de naam wordt herkend. Opmerking: Het systeem geeft automatisch de toets aan waarop u moet drukken als u op naam wilt kiezen. Aangezien dit een configureerbare voorziening is, verschilt de toets waarop u moet drukken per voic systeem. 3. Nadat de naam van de ontvanger is bevestigd, voert u de naam of het nummer van eventuele andere ontvangers in (u kunt bijvoorbeeld één bericht naar alle leden van een bepaalde commissie sturen, waarin u het tijdstip en de locatie van de volgende commissievergadering aangeeft). 4. Nadat u het bericht hebt geadresseerd, drukt u op of op de softkey Opnemen. 5. Spreek na de toon uw bericht in. (U kunt op drukken om de opname te onderbreken en vervolgens op een willekeurige toets drukken om de opname te hervatten, of u kunt de softkeys Pauze/Doorgaangebruiken.) 9

16 Messaging Gebruikershandleiding Een bericht verzenden als u klaar bent met opnemen Nadat u het bericht hebt opgenomen, kunt u het bericht verzenden, beluisteren, aanpassen of annuleren of een afleveringsoptie voor het spraakbericht opgeven. U kunt hiervoor gebruikmaken van de volgende opties: Druk op deze toets OF Druk op deze softkey Verzenden Om deze actie uit te voeren Het bericht versturen en terugkeren naar het hoofdmenu. Aanhangen De opname aanvullen. Verwijderen De opname wissen en opnieuw beginnen. Inzien Het bericht opnieuw afspelen. Einde opname Toegang krijgen tot opties voor berichtadressering, zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging. Nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd, drukt u op of op de softkey Zenden (of Sluiten) om het bericht te versturen en terug te gaan naar het hoofdmenu. Opmerking: Als u regelmatig berichten naar meerdere gebruikers verstuurt, kunt u persoonlijke distributielijsten maken om het opgeven van ontvangers voor uw berichten nog eenvoudiger te maken (raadpleeg "Distributielijsten" op pagina 12). Gebruikersopties In het menu met gebruikersopties kunt u de handleiding beluisteren, de begroeting wijzigen, uw naam opnemen, uw wachtwoord definiëren, distributielijsten voor voic maken en opties voor geplande oproepen selecteren. Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding Druk op of op de softkey Opties om de gebruikersopties vanuit het hoofdmenu te openen. U kunt op elk gewenst moment op drukken om nogmaals de korte handleiding door te nemen. 10

17 Gebruikersopties Begroetingstekst, naam en toegangscode Toen u de mailbox voor het eerst instelde (raadpleeg "De mailbox instellen" op pagina 4), hebt u een begroeting en uw naam opgenomen en een wachtwoord geselecteerd. In het menu met gebruikersopties kunt u deze gegevens op elk gewenst moment wijzigen. U wordt aangeraden uw begroeting(en) regelmatig te actualiseren, bijvoorbeeld om bellers te laten weten of u wel of niet op kantoor bent. In het menu met gebruikersopties kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze toets OF Softkey Begroetingen Om deze actie uit te voeren Uw begroeting(en) wijzigen. U kunt een eerste begroeting en een of meer voorwaardelijke begroetingen opnemen. Neem verschillende voorwaardelijke begroetingen op die uw bellers moeten horen wanneer uw lijn bezet is (bijvoorbeeld: "Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") of wanneer u er niet bent (bijvoorbeeld: "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"), of wanneer u langere tijd afwezig blijft (bijvoorbeeld: "Ik kom pas terug op 15 oktober "). Nu kunt u op drukken om uw voorwaardelijke begroeting op te nemen of te wijzigen, op om uw primaire persoonlijke begroeting op te nemen of te wijzigen, of op afwezigheidsbegroeting te activeren. om uw Verlengde Nadat u uw begroeting hebt opgenomen, drukt u op Naam wijzigen of op de softkey Wijz om de begroeting te selecteren die uw bellers moeten horen: primaire of voorwaardelijke. Uw naam opnieuw opnemen. Toegangscode Uw wachtwoord wijzigen. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u geen voorwaardelijke begroetingen kunt instellen. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 11

18 Messaging Gebruikershandleiding Distributielijsten Met een distributielijst kunt u één bericht opnemen en dit vervolgens naar een groot aantal mensen sturen zonder dat u hun adressen apart hoeft op te geven. U kunt distributielijsten gebruiken wanneer u een bericht opstelt of doorstuurt naar iemand anders. Een distributielijst maken of wijzigen 1. Druk op of op de softkey Gedist.lijst in het menu met gebruikersopties. 2. Voer het nummer van de distributielijst in. Zorg ervoor dat het eerste cijfer altijd een nul (0) is. 3. Druk op om een naam voor de distributielijst op te nemen (bijvoorbeeld: "commissie productplanning"). Telkens als u berichten aan deze distributielijst richt, hoort u deze naam. 4. Druk op om leden toe te voegen aan de lijst; druk op om leden te verwijderen. 5. Typ het nummer of de naam van de gebruikers die u wilt toevoegen of verwijderen. 6. Druk op als u de lijst met geselecteerde leden wilt afspelen. 7. Druk op om terug te gaan naar het hoofdmenu. Opmerking: Alle persoonlijke distributielijsten moeten beginnen met het cijfer 0. Een distributielijst gebruiken Geef in plaats van een mailboxnummer het nummer van de gewenste distributielijst op. Het nummer van de distributielijst wordt nu weergegeven. Belschemaopties NuPoint WakeUp Met NuPoint UM WakeUp kunt u NuPoint UM Voice zo programmeren dat u op een bepaald tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld. Wekoproepen kunnen worden gepland voor de periode van maandag tot en met vrijdag, voor weekenden, voor elke dag of op één specifiek tijdstip. 1. Druk in het menu met gebruikersopties op om naar de Call Schedule Options (Belopties) te gaan. 2. Druk in het menu Call Schedule Options op om naar NP WakeUp te gaan. 12

19 Gebruikersopties 3. Wekgesprekken plannen: druk op en voer de tijd in voor het wekgesprek (twee cijfers voor het uur, twee cijfers voor de minuut) en druk op voor a.m. of voor p.m. druk op om het wekgesprek dagelijks te herhalen. druk op om dit wegesprek te annuleren. druk op om de tijd te wijzigen, 4. Druk op om alle wekoproepen te annuleren. 5. Druk op om naar het menu User Options (Gebruikersopties) te gaan. Pieper Met een pieper kunt u een schema definiëren zodat NuPoint UM Voice uw pager meldt dat er een bericht in uw mailbox binnenkomt. 1. Druk in de gebruikersopties op om naar Call Schedule Options (Belopties) te gaan. 2. Druk in het menu Call Schedule Options op om naar Paging te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu Paging: druk op om het schema te controleren; druk op om paging uit te schakelen; druk op om het telefoonnummer te wijzigen; druk op om de tijd te wijzigen; druk op om het menu User Options (Gebruikersopties) te verlaten. 13

20 Messaging Gebruikershandleiding Berichtaflevering Met Berichtaflevering kunt u een schema definiëren waarmee NuPoint UM Voice u een specifiek tijdstip op een specifiek telefoonnummer belt als er een bericht in uw mailbox binnenkomt, zodat u het bericht kunt ophalen. 1. Druk in het menu User Options (Gebruikersopties) op om naar Call Schedule Options (Belopties) te gaan. 2. Druk in het menu Call Schedule Options (Belopties) op om naar Berichtaflevering te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu Message Delivery (Berichtaflevering): druk op om het schema te controleren; druk op om berichtaflevering uit te schakelen; druk op om het telefoonnummer te wijzigen; druk op om de tijd te wijzigen; druk op om terug te keren naar het menu User Options (Gebruikersopties). Berichten voor latere aflevering beluisteren Met de optie Berichten voor latere aflevering beluisteren kunt u berichten beluisteren die voor latere aflevering staan gepland. U kunt de aflevering van een bericht maximaal 365 dagen later plannen via het menu met opties voor berichtadressering. Zie "Een bericht verzenden als u klaar bent met opnemen" op pagina Druk in het menu User Options (Gebruikersopties) op om naar Call Schedule Options (Belopties) te gaan. 2. Druk in het menu Call Schedule Options (Belopties) op om naar Berichten voor latere aflevering beluisteren te gaan. 3. Selecteer een optie in het menu Future Delivery Audit (Berichten voor latere aflevering beluisteren) druk op om het bericht te beluisteren; druk op om het bericht te verwijderen; druk op om het bericht te bewaren; druk op om de ontvangers af te spelen; druk op om de tijd van levering te horen; druk op om terug te keren naar het menu User Options (Gebruikersopties). 14

21 Optionele functie Gesprek opnemen Optionele functie Gesprek opnemen Met de functie Gesprek opnemen kunt u bij het NuPoint UM Voice-systeem telefoongesprekken opnemen. Opmerking: In sommige rechtsgebieden bent u wettelijk verplicht om de andere partij op de hoogte te brengen van het feit dat u het gesprek opneemt. Neem contact op met de systeembeheerder voor specifieke instructies. Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen Het systeem kan zodanig worden geprogrammeerd dat externe gesprekken automatisch worden opgenomen wanneer u of de andere partij een gesprek aanneemt. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Als gesprekken niet automatisch worden opgenomen, moet u op een toets Opnemen drukken om de opname tijdens een gesprek met twee partijen te starten. Welke toets u moet indrukken, hangt af van de softkeyvoorziening op het toestel. De volgende telefoons bieden ondersteuning voor softkeys: Superset IP 5240 IP Opnemen met behulp van softkeys Als u de opname tijdens een gesprek met twee partijen wilt starten, drukt u op de softkey Opnemen die op het digitale telefoonscherm wordt aangegeven. Opname onderbreken of hervatten tijdens een gesprek Als u de opname wilt onderbreken, drukt u op de softkey Pauze. Als u de opname na de onderbreking wilt hervatten, drukt u op de softwaretoets Doorgaan. De opname stoppen Als u de opname wilt stoppen zonder het opgenomen gesprek op te slaan, drukt u op de softkey Stopp&wissen. Als u de opname wilt stoppen en opslaan, drukt u op de softkey Stop&opslaan. Opmerking: De beheerder kan de instellingen voor Gesprek opnemen zodanig hebben geconfigureerd dat een opgenomen gesprek automatisch wordt opgeslagen zodra u ophangt. Als automatisch opslaan is ingeschakeld, hoeft u dus alleen maar aan het eind van het gesprek op te hangen om het opgenomen gesprek op te slaan. 15

22 Messaging Gebruikershandleiding Opnemen met behulp van vaste toetsen Als u een gesprek wilt opnemen met behulp van de vaste toetsen, drukt u op de toets Opnemen die de systeembeheerder op het toestel heeft geprogrammeerd. Opmerking: Wanneer u vaste toetsen gebruikt bij de functie Gesprek opnemen, kunt u een opnamesessie alleen starten. De systeembeheerder moet de optie voor automatisch opslaan inschakelen om ervoor te zorgen dat uw gesprekken automatisch worden opgeslagen zodra u ophangt. Raapleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname Wanneer u een gesprek in de wacht zet terwijl het gesprek wordt opgenomen, wordt de opname opgeslagen en naar uw mailbox verzonden. Wanneer u het gesprek uit de wacht haalt, wordt een nieuwe opnamesessie gestart. Opmerking: Afhankelijk van de programmering van het systeem is het ook mogelijk dat u de opname kunt opslaan door op DS./CONF. of een lijnweergavetoets te drukken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Een opname beluisteren U beluistert als volgt een opgenomen gesprek nadat het gesprek is beëindigd: 1. Neem de hoorn op. 2. Open de voic box. 3. Volg de aanwijzingen om de opname op te halen. De procedure hiervoor is hetzelfde als voor het ophalen van een normaal spraakbericht. 16

23 Optionele functie Fax Optionele functie Fax Met de functie Fax kunt u door middel van de telefoongebruikersinterface faxberichten beheren die naar uw mailbox zijn gestuurd. U kunt ongelezen faxberichten ophalen, een spraakbericht afspelen dat met een fax is meegestuurd, een fax naar een faxapparaat sturen en een fax (met of zonder spraakbericht) naar een andere gebruiker sturen. Afleveringsopties voor faxberichten Vanuit het menu Gebruikersopties hebt u toegang tot de afleveringsopties voor faxberichten. Druk in het hoofdmenu op en vervolgens op om naar de volgende afleveringsopties voor faxberichten te gaan: Drukt u op deze toets Om deze actie uit te voeren Hiermee stuurt u alle ongelezen faxberichten in uw mailbox naar uw standaardfaxnummer. Hiermee definieert u een standaardfaxnummer. Als u in menu met faxopties op drukt worden al uw faxberichten automatisch naar dit nummer gestuurd. Hiermee faxt u een voorblad naar uw mailbox. Dit wordt uw Persoonlijk voorblad. Dit voorblad wordt automatisch gebruikt bij alle faxen die u vanuit uw mailbox verstuurt. Vanaf een faxtelefoon Hiermee kunt u de automatische aflevering van faxberichten naar uw standaardnummer in- en uitschakelen. Automatisch aflevering van faxberichten houdt in dat alle faxberichten die u in uw mailbox ontvangt direct naar uw standaardfaxnummer worden doorgestuurd. Faxberichten afspelen en afdrukken Faxberichten worden in uw mailbox net zo behandeld als spraakberichten. Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt eerst aangegeven hoeveel berichten de mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 4 niet-afgespeelde berichten met fax"). 17

24 Messaging Gebruikershandleiding Vanaf een telefoon U speelt als volgt een faxbericht af: 1. Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op of op de softkey Afspelen (of Bericht afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. 2. Bij alle faxberichten vraagt het systeem u op te drukken voor afleveringsopties voor faxberichten. Vanuit dit menu kunt u: Op drukken om het nummer te kiezen van een faxapparaat waarop u de fax wilt afdrukken. Kies het nummer wanneer daarom wordt gevraagd. Het systeem bevestigt vervolgens het nummer. Op drukken om het nummer te accepteren of op drukken om een nieuw nummer te kiezen. Nadat u op hebt gedrukt om het nummer te accepteren, drukt u op om de fax direct naar dat nummer te sturen of op om een tijd voor de aflevering in te stellen. 3. Als u nog meer faxberichten hebt, kunt u deze naar hetzelfde faxnummer sturen dat u de eerste keer hebt gekozen door op en vervolgens op te drukken. Opmerking: U kunt ook de afleveringsopties voor faxberichten gebruiken in het menu Gebruikersopties (voor meer informatie raadpleegt u de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI). Als u dit menu gebruikt, kunt u een standaardfaxnummer instellen. Nadat u dit nummer hebt ingesteld, drukt u op voor de afleveringsopties voor faxberichten (nadat u het bericht met fax hebt afgespeeld) en vervolgens op af te drukken. om het faxbericht Vanaf een faxtelefoon Een faxbericht ophalen en afdrukken vanaf een faxtelefoon: 1. Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op de softkey of op Afspelen (of Bericht afspelen) en vervolgens op te gaan. om naar het menu Afleveringsopties voor faxberichten 2. Druk op om een faxbericht af te drukken op dat faxapparaat. 3. Druk op de knop Start op het faxapparaat wanneer daarom wordt gevraagd. 4. Als u de afgedrukte fax hebt ontvangen, kunt u de verbinding behouden om verder te gaan met uw mailbox-sessie. 18

25 Optionele functie Fax Nadat u een faxbericht hebt beluisterd Zie "Nadat u een bericht hebt beluisterd" op pagina 7. Een faxbericht maken (zonder spraak) Met een faxtelefoon kunt u een faxbericht naar de mailbox van een ontvanger sturen. U kunt het bericht rechtstreeks via het faxsysteem van uw bedrijf of vanuit uw eigen mailbox versturen. Als u een fax verstuurt via het faxsysteem van uw bedrijf, wordt uw naam niet weergegeven in de kop van het bericht. Als u een fax verstuurt vanuit uw eigen mailbox, wordt uw naam hier wel in weergegeven. Via het faxsysteem van uw bedrijf Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger niet weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 3. U hoort vervolgens de persoonlijke begroeting van de ontvanger. Druk na de pieptoon op de knop Start op het faxapparaat om uw fax te versturen. 4. Nadat u de fax hebt verstuurd, kunt u op drukken om het bericht als urgent te markeren of op om een bericht achter te laten voor een andere mailbox. Vanaf uw eigen mailbox Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger weergegeven in de kop van het bericht. 1. Open uw mailbox en druk op zodra u uw eigen begroeting hoort. 2. Geef uw wachtwoord op. 3. Druk op om een bericht te maken. 4. Voer het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 5. Nadat het systeem de naam van de ontvanger heeft bevestigd, voert u de namen of nummers in van eventuele andere ontvangers. 19

26 Messaging Gebruikershandleiding 6. Als de adressering van het faxbericht klaar is, drukt u op om een fax achter te laten en vervolgens op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. Druk op voor meer opties. 7. Nadat de fax is verstuurd, kunt u op drukken om het bericht te versturen of op drukken om opties voor berichtadressering (zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging) weer te geven. Selecteer een van deze opties en druk op om uw bericht te versturen en het hoofdmenu te verlaten. Een faxbericht maken (met spraak) Met een faxtelefoon kunt u een combinatie van een spraak- en faxbericht naar de mailbox van een ontvanger sturen. U kunt het bericht rechtstreeks via het faxsysteem van uw bedrijf of vanuit uw eigen mailbox versturen. Als u een fax verstuurt via het faxsysteem van uw bedrijf, wordt uw naam niet weergegeven in de kop van het bericht. Als u een fax verstuurt vanuit uw eigen mailbox, wordt uw naam hier wel in weergegeven. Via het faxsysteem van uw bedrijf Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger niet weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 3. U hoort vervolgens de persoonlijke begroeting van de ontvanger. Neem na de pieptoon een spraakbericht op. 4. Als u het bericht hebt ingesproken, drukt u op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. 5. Nadat u de fax hebt verstuurd, kunt u op drukken om het bericht als urgent te markeren of op om een bericht achter te laten voor een andere mailbox. 20

27 Uw pc gebruiken voor faxberichten Vanaf uw eigen mailbox Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u uw eigen mailboxnummer in. 3. Als u uw eigen begroeting hoort, drukt u op. 4. Geef uw wachtwoord op. 5. Druk op om een bericht te maken. Volg daarna de instructies voor het versturen van een bericht met alleen spraak vanuit uw mailbox (inclusief adressering). 6. Neem na de pieptoon een spraakbericht op. 7. Nadat u het bericht hebt ingesproken, drukt u op om een fax achter te laten en vervolgens op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. Druk op voor meer opties. Uw pc gebruiken voor faxberichten U kunt ook uw pc gebruiken om faxen te beheren. Met de functie Fax kunt u de Fax Printer-driver aan uw printermap toevoegen. Met Fax Printer kunt u vanaf elke toepassing met een printfunctie faxen verzenden. U kunt ook vanaf de Webweergave-interface faxberichten verzenden. Voor informatie over het verzenden van faxen via de Webweergave-interface raadpleegt u de Webweergave Help. Opmerking: Voorbladen moeten de TIFF-indeling hebben. Fax Printer downloaden en installeren Als u Fax Printer wilt gebruiken voor faxberichten, moet u deze toepassing eerst via de Webweergave-interface downloaden en op uw pc installeren. U downloadt en installeert de Fax Printer-driver als volgt: Opmerking: Om de Fax Printer-driver te installeren, moet u over de lokale beheerdersrechten voor de betreffende pc beschikken. 1. Meld u aan bij de Webweergave-interface en open het tabblad Downloads. 2. Klik op Fax Printer downloaden. 3. Klik in het venster Beveiligingswaarschuwing op Uitvoeren om FaxPrinter.exe te starten. De installatie wordt automatische gestart. 4. Klik steeds op Volgende in elk dialoogvenster. Accepteer de Gebruiksovereenkomst als u hierom wordt gevraagd. De Fax Printer-driver is geïnstalleerd. 21

28 Messaging Gebruikershandleiding Een fax verzenden Met de NuPoint Fax Printer kunt u vanaf elke softwaretoepassing met een printfunctie faxen verzenden. U kunt desgewenst een Persoonlijk voorblad (zei Afleveringsopties voor faxberichten) instellen of Aangepaste voorbladen maken. Als u een Persoonlijk voorblad gebruikt, wordt dit standaard meegezonden bij elke fax die u verzendt. Voor Aangepaste voorbladen kunt u alle bestanden met de TIFF-indeling gebruiken. U kunt verschillende Aangepaste voorbladen gebruiken voor verschillende ontvangers. U verzendt een fax via de NuPoint Fax Printer als volgt: Opmerking: Vraag voor de allereerste fax die u wilt verzenden, eerst de volledige domeinnaam of het IP-adres van de NuPoint UM-server aan uw systeembeheerder. Open het document en selecteer Afdrukken. Selecteer in het menu Afdrukken NuPoint Fax Printer uit de lijst met beschikbare printers. OF Indien de NuPoint Fax Printer ingesteld is als standaardprinter, klikt u met de rechtermuisknop op het betreffende document in Windows Explorer en selecteert u Afdrukken. Als het document klaar is om naar de server te sturen, wordt venster NuPoint Fax Client weergegeven. Als u nooit eerder een fax hebt verzonden of indien de client geen verbinding met de server kan maken, wordt het tabblad Serverinstellingen geopend: Afbeelding 1: Tabblad Serverinstellingen Opmerking: Als u mailboxwachtwoord wordt gewijzigd, moet voor het verzenden van de eerstvolgende fax het nieuwe wachtwoord opgeven in het tabblad Serverinstellingen. 5. Voer uw aanmeldingsgegevens op om met de server verbinding te maken. a. Voer in het veld NuPoint Server de volledige domeinnaam van de server in. b. Voer uw NuPoint UM-mailboxnummer in het veld Mailbox in. c. Voer uw NuPoint UM-toegangscode in het veld Toegangscode in. d. Klik op Verbinden. De Status wordt nu weergeven als Verbonden. 22

29 Uw pc gebruiken voor faxberichten 6. Klik op het tabblad Afleveringsopties. Afbeelding 2: Tabblad Afleveringsopties a. Voer in het veld Ontvangers de lijst van ontvangers in (NuPoint UM-mailboxnummers of faxnummers), gescheiden door komma s. Opmerking: Zorg er bij externe faxnummers voor dat u alle relevante cijfers opneemt die nodig zijn om de externe lijn vanaf uw systeem te kunnen bereiken. b. Als u een Aangepast voorblad wenst te gebruiken, vinkt u het selectievakje Aangepast voorblad gebruiken aan. c. Voer de volledige naam van het voorblad in OF klik op de knop Bladeren... om het voorblad te selecteren. Opmerking: Wenst u geen Aangepast voorblad te gebruiken, dan gebruikt de server uw Persoonlijk voorblad of, indien u dit niet hebt, het standaardvoorblad van het systeem. d. Klik op de knop Fax verzenden. Zodra de fax door de server is ontvangen, wordt een pop-upvenster weergegeven met de melding De fax staat in de wachtrij voor aflevering. Als de fax niet kan worden verzonden, ontvangt u hierover een melding in uw voic . Bij het verzenden van de volgende fax wordt het tabblad Serverinstellingen niet meer geopend tenzij de Fax Printer geen verbinding met de server kon maken, bijvoorbeeld omdat uw wachtwoord is gewijzigd. 23

30 Messaging Gebruikershandleiding Faxberichten bekijken en doorsturen U bekijkt een faxbericht als volgt: Open het bericht vanaf uw postbus en bekijk de bijlage. Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Afspelen. De fax wordt in een TIFF-viewer geopend. Verstuur de fax vanaf uw telefoontoestel naar een faxapparaat. U stuurt een faxbericht als volgt door: Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Fax doorsturen om het als fax door te sturen. OF Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Doorsturen om het als bijlage bij een door te sturen. Uw pc gebruiken voor spraakberichten U kunt uw pc gebruiken voor het beheer van uw spraakberichten met de volgende toepassingen: Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, en 2007 Deze invoegtoepassing installeert de Mitel Networks QuickPlay-speler en de Unified Messaging-werkbalk in uw Microsoft Outlook programma. Met de QuickPlay-speler kunt u spraakberichten via de telefoon of de pc-luidsprekers beluisteren. Via de werkbalk kunt u spraakberichten beantwoorden, doorsturen en beheren, of nieuwe spraakberichten maken en verzenden via voic of . Nog via de werkbalk kunt u de Web View vanaf Outlook openen. De invoegtoepassing is beschikbaar voor de 32-bits variant van Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, en Outlook Client Invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2010 Deze plug-in installeert het tabblad Mitel NuPoint UM in Microsoft Outlook. U kunt de knoppen op het tabblad gebruiken om uw berichten te beheren (beantwoorden, doorsturen, nieuw bericht maken enz.) en om op te geven of uw berichten automatisch moeten worden afgespeeld. Verder bevat de OCP multimedia-bedieningselementen waarmee u het afspelen van een bericht kunt bedienen. De plug-in is beschikbaar voor de 32- en 64-bits varianten van Microsoft Outlook Tekst-naar-spraak Gebruik deze functie om berichten van Microsoft Outlook te beluisteren die afkomstig zijn van de NuPoint UM voic box. De tekst van het bericht wordt omgezet in spraak en afgespeeld via de telefoon. 24

31 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, en 2007 Gebruik, als u een gebruiker van NuPoint Unified Messaging Advanced bent met Outlook 2000, XP, 2003, of 2007, de volgende procedures voor het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client en het beheer van uw berichten. De invoegtoepassing van Mitel Outlook Client ondersteunt vier type berichten van NuPoint UM: spraakberichten, vertrouwelijke spraakberichten, Record-A-Call-berichten en faxberichten. Bij elk bericht wordt met een specifiek pictogram het berichttype aangeduid. Opmerkingen: 1. De plug-in werkt met de 32-bit variant van Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, of 2007 geïnstalleerd onder een van de volgende besturingssystemen: Windows 2000, XP, 2003, Vista (Business, Enterprise of Ultimate), of Windows s kunt u enkel met berichten beantwoorden. 3. Microsoft Outlook bevat een Explorer- en een Inspector-venster. Het Explorer-venster is het hoofdvenster waarin een lijst van berichten voor de gebruiker wordt weergegeven. Het Inspector-venster geeft een bericht weer wanneer dit wordt geopend. 4. Pc-geluidskaarten en -luidsprekers zijn optioneel voor het beluisteren van berichten met de optie Call Me/Meet Me. 5. Wanneer een voic bericht van de inbox naar een persoonlijke map wordt verplaatst, wordt het bericht uit de telefoongebruikersinterface (TUI) verwijderd. Als dat bericht terug naar de inbox wordt verplaatst, dan wordt het verwijderd, omdat het overeenkomende TUI-bericht ook verwijderd is. Het bericht is dan terug te vinden in de map Verwijderd indien de optie voor permanent verwijderen is uitgeschakeld. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. 6. De plug-in werkt met de 32- en 64-bit varianten van Microsoft Outlook2000, XP, 2003 en Installerenvan de Outlook Client Plug-in Opmerking: Als de plug-in geïnstalleerd is, duurt het wat langer voor Outlook start en afsluit. Tracht Outlook niet te snel na het afsluiten opnieuw te starten. Voordat u begint Vraag de volgende gegevens op bij de systeembeheerder voordat u met deze procedure van start gaat: De locatie van het bestand OutlookClientPlugin.exe; De volledige domeinnaam van het NuPoint Unified Messaging-platform (FQDN). Opmerking: Om de Outlook Client Plug-in te installeren, moet u over de lokale beheerderrechten voor de betreffende pc beschikken. Zo installeert u de plug-in voor Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007 (32-bit variant): 1. Sluit Microsoft Outlook als deze toepassing geopend is. 2. Als er al een versie van Outlook Client Plug-in op uw pc geïnstalleerd is, moet u deze eerst verwijderen via Software in het Configuratiescherm: - Klik op Start > Configuratiescherm en dubbelklik op Software. - Selecteer Outlook Client Plug-in en klik op Wijzigen/Verwijderen. 25

32 Messaging Gebruikershandleiding Opmerking: Voor release 12.0 was de naam van de Outlook Client Plug-in "Multimedia Outlook Plug-in". Als een oudere versie van de plug-in op uw pc geïnstalleerd is, wordt misschien deze naam weergegeven in de Software-lijst. - Zoek het bestand OutlookClientPlugin.exe voor de Outlook Client Plug-in, dubbelklik erop en klik op Run (Uitvoeren). Mogelijk moet u een tweede maal op Runn (Uitvoeren) klikken als u een beveiligingswaarschuwing hebt gekregen. Het installatievenster van de Outlook Client Plug-in verschijnt. Opmerking: U kunt het bestand OutlookClientPlugin.exe installeren vanaf Mitel OnLine of via het tabblad Downloads in de interface van Web View. Als dit tabblad niet beschikbaar is, neem dan contact op met de systeembeheerder om de OCP-download op uw postvak te laten inschakelen. 3. Als u gevraagd wordt om de huidige toepassing te verwijderen, klikt u op OK. 4. Klik op Volgende. Het venster Gebruikersinstellingen wordt geopend. 5. Voer de volledige domeinnaam van het NuPoint Unified Messaging-platform in en klik op Volgende. Het dialoogvenster Doellocatie kiezen wordt weergegeven. 6. Klik op Volgende om de standaardinstelling voor de locatie te kiezen of klik op Bladeren om de bestanden op een andere locatie op te slaan. 7. Klik op Ja wanneer u gevraagd wordt of het systeem een map moet aanmaken. Het venster Kopiëren van bestanden starten wordt geopend. 8. Klik op Volgende De software wordt geïnstalleerd en het venster Gegevens gebruikersprofielen wordt geopend. 9. Selecteer de the Gebruikersnamen voor aanmelding voor de pc-gebruikers die de aangepaste beveiligingsinstellingen voor de Outlook Client Plug-in vereisen. Door een gebruikersnaam te activeren worden geen beveiligingswaarschuwingen weergegeven voor de betreffende gebruiker wanneer de Outlook Plug-in geopend wordt. 10. Klik op Activeren en vervolgens op Sluiten. Het venster Installatiewizard voltooid wordt geopend. 11. Klik op Voltooien. 12. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified Messaging. 13. Selecteer in het deel Automatisch afspelen het type automatisch afspelen voor spraakberichten. Deze instellingen zijn optioneel. Zie "Bericht afspelen instellen" op pagina 27 voor details. 14. Voer in het gedeelte Telefoon het telefoonnummer of de extensie in het veld Telefoonnummer of extensie in. Zie "Bericht afspelen instellen" op pagina 27 voor details. 15. Klik in het gedeelte Unified Messaging-profiel op Messaging-profiel en voer uw Mailbox en Toegangscode in. Met deze nummers kunt u naar uw Persoonlijke webpagina gaan via de knop Profiel op de Outlook plug-in-werkbalk. Ze dienen ook als identificatie van de gebruiker voor het afspelen van spraakberichten. 16. Klik op OK. 17. Klik nogmaals op OK. 26

33 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Extra Outlook Plug-in-gebruikers activeren op een pc Als u een account met beheerderrechten op een pc hebt, kunt u extra Outlook Client Plug-in-gebruikers activeren op deze pc. Doe het volgende om extra gebruikers toe te staan op een PC voor Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Meld u aan bij uw client-pc met uw beheerderrechten. 2. Ga naar het volgende bestand: C:\Program Files\Mitel Networks\Outlook Client Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe. Opmerking: U kunt ook via het Start-menu naar dit bestand gaan. Het pad naar dit bestand is als volgt: Start>Alle programma s>mitel>outlook Client Plug-in> Outlook-beveiliging>EnableMOPonOutlookXP.exe. 3. Open het bestand EnableMOPonOutlookXP.exe, selecteer de nieuwe gebruiker(s) in de lijst met Gebruikersprofielgegevens en klik op Ingeschakeld. Bericht afspelen instellen U kunt het afspelen van uw berichten zo instellen dat een bericht wordt afgespeeld wanneer u het opent (dubbelklikken) of selecteert in uw postbus. Aan de hand van de volgende procedure kunt u beide afspeelmogelijkheden configureren en bovendien het afspelen van berichten via de telefoon of de pc-luidsprekers instellen. Doe het volgende om berichten af te spelen op Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified Messaging. 2. Selecteer in het deel Automatisch afspelen het type automatisch afspelen voor spraakberichten. - Als uw spraakberichten via de pc-luidsprekers of via de telefoon wilt afspelen bij het openen (dus, door erop te dubbelklikken in de postbus), klikt u op Automatisch afspelen bij openen. - Als u uw spraakberichten automatisch via de pc-luidsprekers wilt afspelen bij het selecteren (dus, door er eenmaal op te klikken in de postbus), klikt u op Automatisch afspelen bij weergeven. 3. Ga in het gedeelte Telefoon na of het telefoonnummer of de extensie is ingevoerd. Als dit niet het geval is kunt u uw spraakberichten enkel via de functie Meet Me beluisteren wanneer u inbelt op uw voic . Opmerking: Het in dit veld ingevoerde telefoonnummer zal worden gebruikt door de functie Call Me voor het beluisteren van voic berichten en het opnemen van begroetingen en distributielijsten. 4. Klik op OK. 27

34 Messaging Gebruikershandleiding Opmerkingen: 1. U kunt gebruikmaken van de Mitel QuickPlay-werkbalk voor het stoppen, afspelen, pauzeren, vooruitspoelen of controleren van uw spraakberichten. U kunt de knop Afspeelapparaat in- en uitschakelen en uw opties voor automatisch afspelen wijzigen met behulp van het selectievakje "Automatisch afspelen bij weergeven". Als u de Mitel QuickPlay-werkbalk wilt activeren, klikt u op de QuickPlay-knop in de Microsoft Outlook-werkbalk. De QuickPlay-knop wordt ingedrukt weergegeven als de Mitel QuickPlay-werkbalk al geopend is. 2. Als Microsoft Outlook geopend is op een pc en u Microsoft Outlook opnieuw opent met dezelfde account maar op een andere pc, zult u Microsoft Outlook op de eerste pc opnieuw moeten openen om alle functies van de Outlook Client Plug-in te kunnen gebruiken. 3. De Mitel QuickPlay-werkbalk bevat een selectievakje "Automatisch afspelen bij weergeven" zodat u uw voorkeuren ook in de werkbalk kunt aanpassen. Hiermee past u ook uw instellingen voor automatisch afspelen in Extra/Opties aan. 4. De Mitel QuickPlay-werkbalk bevat een knop Afspeelapparaat waarmee u het afspelen via de telefoon in- of uitschakelt. Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren Om u aan te melden en extra mailboxinstellingen te kunnen configureren, moet u de toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren. Doe het volgende om het UM-profiel te openen onder Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified Messaging. 2. Klik op de knop Messaging-profiel. Het venster Unified Messaging-profiel wordt weergegeven. 3. Voer in het veld NuPoint Server FQDN de volledige domeinnaam van de NuPoint Unified Messaging-server in. Opmerking: Als u de naam of het IP-adres van de NuPoint Unified Messaging-server al bij de installatie van de Mitel Outlook Client Plug-in hebt opgegeven, zal het FQDN-veld al gevuld zijn met deze waarde. Neem contact op met de systeembeheerder als u deze gegevens nog moet invoeren. 4. Typ uw mailboxnummer in het veld Mailbox. 5. Voer in het veld Toegangscode uw wachtwoord voor Unified Messaging in. 6. Klik op OK om de instellingen op te slaan. 28

35 Uw pc gebruiken voor spraakberichten NuPoint Unified Messaging Werkbalk Zodra de Mitel Outlook Client Plug-in geïnstalleerd is, wordt de Unified Messaging-werkbalk weergegeven in het Microsoft Outlook Explorer-venster. De menuopties voor sommige taken worden ook toegevoegd aan de menu s Bestand, Beeld, Extra en acties van Microsoft Outlook. Afbeelding 3: Werkbalk Unified Messaging in Outlook 2000, XP, 2003 of 2007 Opmerking: Deze werkbalk is ook beschikbaar in het Microsoft Outlook Inspector-venster. De knoppen QuickPlay en Profiel zijn in dit venster echter niet beschikbaar. De volgende knoppen zijn beschikbaar in de werkbalk voor Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: Nieuw: Hiermee maakt u een nieuwe spraakbericht Deze optie is ook beschikbaar in de menu s Bestand en Acties van Microsoft Outlook en in de standaardwerkbalk. Beantwoorden (met spraak): Stuurt een antwoordspraakbericht naar de verzender van een NuPoint UM-bericht. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het menu Acties van Microsoft Outlook. Alle beantwoorden (met spraak): Stuurt een antwoordspraakbericht naar de verzender en alle ontvangers van een NuPoint UM-bericht. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het menu Acties van Microsoft Outlook. Doorsturen (met spraak): Stuurt een NuPoint UM-bericht als spraakbericht door naar een andere gebruiker. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het menu Acties van Microsoft Outlook. Vorige (NuPoint UM-bericht): Zoekt het NuPoint UM-bericht dat het geselecteerde NuPoint UM-bericht voorafgaat. Volgende (NuPoint UM-bericht): Zoekt het NuPoint UM-bericht dat op het geselecteerde NuPoint UM-bericht volgt. QuickPlay: Hiermee kan een gebruiker de QuickPlay-werkbalk in het Microsoft Outlook Explorer-venster openen. Profiel: Hiermee kan een gebruiker zich aanmelden bij het Unified Messaging-profiel en extra mailboxinstellingen configureren. Deze optie is ook beschikbaar in het menu Extra van Microsoft Outlook. Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar wanneer het Unified Messaging-profiel in de Microsoft Outlook-opties geconfigureerd is. Zie "Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren" op pagina 28 voor instructies. 29

36 Messaging Gebruikershandleiding QuickPlay-werkbalk: Zodra de Mitel Outlook Client Plug-in geïnstalleerd is, wordt de QuickPlay-werkbalk weergegeven in het Microsoft Outlook Explorer-venster. Gebruikers kunnen via deze werkbalk berichten afspelen via multimediaknoppen, een statusbalk en een Call Me/Meet Me-knop waarmee zij verbinding kunnen maken met de NuPoint UM-mailbox om berichten via de telefoon af te spelen. Afbeelding 4: Mitel Networks QuickPlay Player in Outlook 2000, XP, 2003 of 2007 Door gesproken berichten navigeren Met de knoppen Vorige en Volgende in de Unified Messaging-werkbalk kunt u in Outlook door de verschillende spraakberichten bladeren. Een spraakbericht in Outlook afspelen Als het afspelen van berichten ingesteld is op "Automatisch afspelen bij weergeven", kunt u het bericht in de postbus eenvoudig aanklikken om het af te spelen via de pc-luidsprekers. Opmerking: Faxberichten en vertrouwelijke spraakberichten kunnen niet via de pc-luidsprekers worden afgespeeld. Als het afspelen van berichten ingesteld is op "Automatisch afspelen bij openen": 1. Klikt u een bericht in de postbus aan. 2. Als de Mitel Networks QuickPlay-speler niet is weergegeven, klikt u op QuickPlay in de Unified Messaging-werkbalk. 3. Klik op de afspeelknop in de QuickPlay-speler om het bericht via de pc-luidsprekers af te spelen. 4. Klik op de telefoonknop in de QuickPlay-speler om het bericht via de telefoon af te spelen met een Call Me/Meet Me-sessie. - Als uw telefoonnummer of extensie in uw Outlook-opties voor Unified Messaging geconfigureerd is, zal het systeem dit nummer bellen (Call Me-sessie). Als u de telefoon opneemt, wordt het bericht afgespeeld. - Als uw telefoonnummer of extensie niet in uw Outlook-opties voor Unified Messaging geconfigureerd is, moet u in deze fase zelf inbellen op uw mailbox en zich aanmelden (Meet Me-sessie). Zodra u aangemeld bent, wordt het bericht afgespeeld. 30

37 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Voor meer informatie over de Call Me/Meet Me-optie, raadpleegt u de Webweergave Help. Opmerkingen: 1. Tijdens het afspelen van een bericht kunt u de knoppen Stop, Pauze en de volumeknoppen van de QuickPlay-speler gebruiken. Als een bericht met Call Me of Meet Me wordt afgespeeld, kunt u de volumeknoppen en de pauzeknop echter niet gebruiken. 2. Tijdens het afspelen van een Call Me /Meet Me-bericht met de QuickPlay-speler, mag u niet op "Profiel" in de UM-werkbalk klikken om de Webweergave te openen NOCH de knoppen in de Webweergave gebruiken. Dit zou de Call Me/Meet Me-sessie afsluiten. Een nieuw gesproken bericht versturen U kunt een nieuw gesproken bericht opnemen en als bijlage verzenden. Hiertoe moet u een Call Me or Meet Me- (Bel mij of ontmoet mij-) verbinding tot stand brengen. Raadpleeg Web View Help (Webweergave View Help) voor instructie over het instellen van een Call Me or Meet Me- (Bel mij of ontmoet mij-) sessie. Opmerking: U kunt maar één nieuw formulier voor spraakopname tegelijk openen in Outlook. Als u meer dan één formulier tegelijk probeert te openen, wordt een foutmelding weergegeven. Zo verstuurt u een nieuw gesproken bericht in Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 of 2007: 1. Meld u aan voor een Call Me or Meet Me- (Bel mij of ontmoet mij-) sessie. 2. Klik in de werkbalk Unified Messaging op New (Nieuw). 3. Voer de ontvangers en het onderwerp in. 4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me or Meet Me- (Bel mij of ontmoet mij-) sessie. Klik op de stopknop als u klaar bent met opnemen. 5. Klik op Send (Verzenden). Een gesproken bericht beantwoorden U kunt een gesproken bericht in Outlook met een ander gesproken bericht beantwoorden dat u als bijlage verzendt. Hiertoe moet u een Call Me of Meet Me-verbinding tot stand brengen. Raadpleeg de Webweergave View Help voor instructie over het instellen van een Call Me/Meet Me-sessie. Doe het volgende om een spraakbericht te beantwoorden in Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Aanmelden voor een Call Me/Meet Me-sessie. 2. Klik een bericht aan in de postbus en klik op Beantwoorden of Alle beantwoorden in de Unified Messaging-werkbalk. Het RE: <onderwerp>-venster wordt geopend. 3. Controleer de namen van de ontvangers en voeg eventueel namen toe. 4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me/Meet Me-sessie. U slaat uw opnames op door op Stop te klikken. 5. Klik op Verzenden. 31

38 Messaging Gebruikershandleiding Een gesproken bericht doorsturen U kunt een spraakbericht doorsturen dat u in Outlook als bijlage hebt ontvangen. U kunt een nieuw spraakbericht opnemen en als bijlage verzenden. Hiertoe moet u een Call Me of Meet Me-verbinding tot stand brengen. Raadpleeg de Webweergave View Help voor instructie over het instellen van een Call Me/Meet Me-sessie. Doe het volgende om een spraakbericht door te sturen in Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Aanmelden voor een Call Me/Meet Me-sessie. 2. Klik een bericht aan in de postbus en klik op Doorsturen in de Unified Messaging-werkbalk. Het FW: <onderwerp>-venster wordt geopend. 3. Voer hier de ontvangers van het bericht in. 4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me/Meet Me-sessie. U slaat uw opnames op door op Stop te klikken. 5. Klik op Verzenden. Webweergave vanaf Outlook starten Doe het volgende om de interface van Web View te starten vanaf Outlook 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Klik in de Unified Messaging-werkbalk op Profiel. 2. Als u een beveiligingswaarschuwing krijgt, klikt u op Ja om verder te gaan. De aanmeldingspagina voor de Webweergave wordt weergegeven. U kunt zich nu bij de Webweergave aanmelden. Voor meer informatie over de Webweergave, raadpleegt u de Webweergave Help van de NuPoint Unified Messaging op 32

39 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Outlook Client Invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2010 Gebruik, als u een gebruiker van NuPoint Unified Messaging Advanced bent met Outlook 2010, de volgende procedures voor het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client en het beheer van uw berichten. De invoegtoepassing van Mitel Outlook Client ondersteunt vier type berichten van NuPoint UM: spraakberichten, vertrouwelijke spraakberichten, Record-A-Call-berichten en faxberichten. Bij elk bericht wordt met een specifiek pictogram het berichttype aangeduid. Opmerkingen: 1. De plug-in werkt met de 32-bit en 64-bit variant van Microsoft Outlook 2010 geïnstalleerd onder een van de volgende besturingssystemen: Windows XP, Vista (Business, Enterprise of Ultimate), of Windows 7 (Enterprise of Ultimate). 2. Wanneer een voic bericht van de inbox naar een persoonlijke map wordt verplaatst, wordt het bericht uit de telefoongebruikersinterface (TUI) verwijderd. Als dat bericht terug naar de inbox wordt verplaatst, dan wordt het verwijderd, omdat het overeenkomende TUI-bericht ook verwijderd is. Het bericht is dan terug te vinden in de map Verwijderd indien de optie voor permanent verwijderen is uitgeschakeld. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. De plug-in voor de Outlook Client installeren Opmerking: Als de invoegtoepassing geïnstalleerd is, duurt het wat langer voor Outlook start en afsluit. Tracht Outlook niet te snel na het afsluiten opnieuw te starten. Voordat u begint Vraag de volgende gegevens op bij de systeembeheerder voordat u met deze procedure van start gaat: De locatie van het bestand OutlookClientPlugin.exe Opmerking: Om de invoegtoepassing van Outlook Client te installeren, moet u over de lokale beheerderrechten voor de betreffende pc beschikken. Zo installeert u de plug-in voor Microsoft Outlet 2010 (32- of 64-bit variant): 1. Sluit Microsoft Outlook als deze toepassing geopend is. 2. Als er al een versie van de invoegtoepassing van Outlook Client op uw pc geïnstalleerd is, moet u deze eerst verwijderen via Software in het Configuratiescherm: - Klik op Start > Configuratiescherm en open daarna Programma's toevoegen of verwijderen. - Selecteer Outlook Client Invoegtoepassing en klik daarna op Wijzigen/Verwijderen. - Ga naar het bestand OutlookClientPlugin.exe voor de Outlook Client invoegtoepassing, dubbelklik erop en klik daarna op Uitvoeren. Mogelijk moet u een tweede maal op Uitvoeren klikken als u een beveiligingswaarschuwing hebt gekregen. Het installatievenster voor de invoegtoepassing van Outlook Client wordt geopend. Opmerking: U kunt het bestand OutlookClientPlugin.exe installeren vanaf Mitel OnLine of via het tabblad Downloads in de interface van Web View. Als dit tabblad niet beschikbaar is, neem dan contact op met de systeembeheerder om de OCP-download op uw postvak te laten inschakelen. 33

40 Messaging Gebruikershandleiding 3. Als u gevraagd wordt om de huidige toepassing te verwijderen, klikt u op OK. 4. Als u gevraagd wordt om toestemming voor het continueren van de installatie, klikt u op Doorgaan. 5. Klik op Volgende. Het venster Licentieovereenkomst wordt geopend. 6. Selecteer de knop om met de voorwaarden van de licentieovereenkomst akkoord te gaan. 7. Klik op Volgende Het venster Gebruikersinstellingen wordt geopend. 8. Vul het adres van het NuPoint Unified Messaging platform in en klik Volgende. Het dialoogvenster Doellocatie kiezen wordt weergegeven. 9. Klik op Volgende om de standaardinstelling voor de installatielocatie te kiezen of klik op Wijzigen om de bestanden op een andere locatie op te slaan. Het venster "Starten met het kopiëren van bestanden" wordt geopend nadat u de locatie heeft ingevuld. 10. Klik op Volgende De software wordt geïnstalleerd en het venster "InstallShield Wizard uitgevoerd" wordt geopend. 11. Klik op Voltooien. 12. Open Microsoft Outlook en bevestig dat het tabblad Mitel NuPoint UM in de rand verschijnt. NuPoint Unified Messaging Tabblad Na het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client verschijnt het tabblad Unified Messaging in de rand aan de onderkant van Microsoft Outlook Afbeelding 5: Tabblad Mitel NuPoint UM in het lint van Outlook 2010 De volgende knoppen zijn op het tabblad Mitel NuPoint UM beschikbaar: Volgend spraakbericht: Zoekt het NuPoint UM-bericht dat op het geselecteerde NuPoint UM-bericht volgt. Vorig spraakbericht: Zoekt het NuPoint UM-bericht dat op het geselecteerde NuPoint UM-bericht volgt. New Voice Message (Nieuw gesproken bericht): Maak een nieuw gesproken bericht en stuur het naar een of meer NuPoint-gebruikers. Reply with Voice (Beantwoorden met spraak): Stuurt een antwoord met een gesproken bericht naar de verzender van een NuPoint UM-bericht. Forward with Voice (Doorsturen met spraak): Stuurt een NuPoint UM-bericht met gesproken bericht door naar een andere gebruiker. 34

41 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Delete Message (Bericht verwijderen): Verwijdert elk type bericht (niet alleen gesproken berichten). Autoplay (Automatisch afspelen): Deze knop schakelt de optie automatisch afspelen in en uit. Als de optie is ingeschakeld, worden NuPoint UM-berichten afgespeeld zodra ze worden geselecteerd (gemarkeerd of geopend). Als de optie is uitgeschakeld, moet u het bericht selecteren en op de knop Play (Afspelen) klikken. Settings (Instellingen): Klik op deze knop om instellingen voor de postbus te configureren waardoor u nieuwe gesproken berichten kunt verzenden, berichten kunt beantwoorden, berichten kunt doorsturen, en naar vertrouwelijke berichten kunt luisteren. Info: Dit toont het versienummer van de invoegtoepassing van Outlook Client voor Outlook Multimediabediening Spraakberichten De volgende multimedia-bedieningselementen verschijnen in gesproken berichten van NuPoint UM die in Outlook 2010 worden ontvangen: Afbeelding 6: Bedieningselementen voor multimedia in gesproken berichten in Outlook 2010 Als het bericht meerdere bijlagen bevat (oorspronkelijk bericht en antwoorden), worden ze boven de multimedia-bedieningselementen weergegeven. Met de multimediabediening kunt u het volgende doen: Afspelen: Klik op de knop Afspelen om het bericht af te spelen. Stoppen: Klik op de knop Stoppen om het afspelen van het bericht te stoppen. Volumeregelaar: Gebruik de volumeregelaar om de geluidssterkte van het afspelen aan te passen of uit te zetten. Afspeelregelaar: Gebruik de afspeelregelaar om een specifiek punt in het geluidsbestand te selecteren. Save (Opslaan): Gebruik de knop Save (Opslaan) om alle bijlagen op te slaan (oorspronkelijk bericht en antwoorden). Vertrouwelijke gesproken berichten De volgende multimedia-bedieningselementen verschijnen in vertrouwelijke gesproken berichten van NuPoint UM die in Outlook 2010 worden ontvangen: Afbeelding 7: Bedieningselementen voor multimedia in gesproken berichten in Outlook

42 Messaging Gebruikershandleiding Omdat vertrouwelijke berichten geen bijlagen bevatten, moeten ze over de telefoon worden afgespeeld in plaats van op de computer. U kunt vertrouwelijke berichten niet beantwoorden of doorsturen. Met de multimedia-bedieningselementen kunt u het volgende doen: Play (Afspelen): Klik op de afspeelknop om uw toestel te bellen. Stop: Klik op de stopknop om het afspelen van het bericht te stoppen. Faxberichten Na het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client, verschijnt de multimediabediening op NuPoint UM faxberichten die in Outlook 2010 ontvangen zijn. Afbeelding 8: Bedieningselementen voor multimedia in faxberichten in Outlook 2010 Met de multimediabediening kunt u het volgende doen: View fax (Fax weergeven): Druk op de afspeelknop om het faxbericht te openen in een TIFF-viewer zoals Windows Photo Viewer of Windows-viewer voor afbeeldingen en faxen. Opslaan: Gebruik de knop Opslaan om het faxbestand op een opslagmedium op te slaan. Opmerking: Om een gesproken of faxbericht als "gelezen" te markeren, moet het geopend worden in Outlook. Het bericht blijft "ongelezen" als u het voorbeeldvenster gebruikt om de opname af te spelen of de fax te bekijken. De instellingen voor de Unified Messaging Account configureren U moet de instellingen van de Unified Messaging account configureren voordat u de volgende functies kunt gebruiken: - Naar een vertrouwelijk gesproken bericht luisteren - Een nieuw gesproken bericht maken - Een gesproken bericht met een gesproken bericht beantwoorden - Een gesproken bericht met een gesproken bericht doorsturen Zo werkt u de instellingen bij: 1 Klik op Settings (Instellingen). Het dialoogvenster Instellingen verschijnt. 36

43 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Afbeelding 9: Instellingen in Outlook Werk de volgende instellingen bij: a b c d Voer in het veld NuPoint Server de volledige domeinnaam (FQDN - Fully qualified domain name) van de server in. Voer uw NuPoint UM-mailboxnummer in het veld Mailbox in. Voer het wachtwoord van uw NuPoint UM-mailboxaccount in het veld Passcode (Wachtwoord) in. In het veld Extension (Toestel) uw telefoonnummer of toestel. Opmerking: Het systeem belt u op dit nummer als u probeert om naar een vertrouwelijke voic te luisteren, een nieuwe voic te maken, een voic te beantwoorden, of een voic door te sturen. e. Selecteer Same as mailbox (Zelfde als postvak) als het toestelnummer hetzelfde is als het nummer van uw postvak. 3. Klik op Test connection (Verbinding testen) om de verbinding met de NuPoint UM server te testen. Als de test geslaagd is, verschijnt een vinkje. Als de test mislukt is, verschijnt een "X" met daarbij de onjuiste instelling (serveradres, wachtwoord enz.). 4. Klik op OK. Opmerking: Als u de verbinding nog niet hebt getest, wordt deze getest zodra u op OK klikt. Door spraakberichten in Outlook bladeren Het volgende bericht van NuPoint UM bekijken in Outlook 2010: Klik in het tabblad NuPoint UM op de knop Next Voice Message (Volgende gesproken bericht). Het vorige bericht van NuPoint UM bekijken in Outlook 2010: Klik in het tabblad NuPoint UM op de knop Previous Voice Message (Vorige gesproken bericht). 37

44 Messaging Gebruikershandleiding Een gesproken bericht via de luidsprekers weergeven Voordat u gesproken berichten afspeelt in Outlook 2010 moet u de knop Autoplay (Automatisch afspelen) op het tabblad NuPoint UM programmeren. Als automatisch afspelen is ingeschakeld, wordt het gesproken bericht weergegeven zodra u het selecteert. Als automatisch afspelen is uitgeschakeld, wordt het gesproken bericht weergegeven als u op de knop Play (Afspelen) klikt. Afspelen gebeurt via de luidspreker van de pc of de hoofdtelefoon. Opmerking: Om schijfruimte te sparen, kan de netwerkbeheerder accounts van gebruikers zo instellen dat gesproken berichten alleen als tekst worden ontvangen. Een gesproken bericht afspelen in Outlook 2010: 1. Selecteer het bericht in Postvak IN. Als automatisch afspelen is ingeschakeld, wordt het bericht direct afgespeeld. Als automatisch afspelen is uitgeschakeld, klikt u op Play (Afspelen) om het bericht af te spelen. 2. Gebruik de bedieningselementen voor multimedia voor het volgende: Klik op Stop als u het afspelen wilt stoppen. Verplaats de volumeschuif om het afspeelvolume te wijzigen of dempen. Verplaats de afspeelschuif om naar een bepaald punt in de opname te gaan. Klik op Save (Opslaan) om het audiobestand op te slaan en volg de aanwijzingen. 3. Klik op Delete (Verwijderen) op het lint Home (Start) om het bericht van NuPoint UM te verwijderen. Een vertrouwelijk spraakbericht afspelen Vertrouwelijke berichten kunnen op dezelfde manier op de telefoon worden afgespeeld als met de optie Call Me (Bel mij) in Web View. Vertrouwelijke spraakberichten zijn aan de volgende beperkingen onderworpen: Voordat u Outlook 2010 kunt gebruiken om naar vertrouwelijke gesproken berichten te luisteren, moet u de instellingen voor uw Unified Messaging-account invoeren. Vertrouwelijke spraakberichten bevatten geen bijlagen; u beluistert ze via de telefoon in plaats van via Outlook. U kunt vertrouwelijke berichten niet beantwoorden of doorsturen. Opmerking: Om schijfruimte te sparen, kan de netwerkbeheerder accounts van gebruikers zo instellen dat gesproken berichten alleen als tekst worden ontvangen. Zo beluistert u een vertrouwelijk bericht af via Outlook 2010: 1. Selecteer het bericht in Postvak IN. 2. Klik op Play (Afspelen). Het systeem belt uw toestel. 3. Neem de telefoon op uw toestel op. 4. Klik op Stop als u het afspelen wilt stoppen. 5. Klik op Delete (Verwijderen) op het lint Home (Start) om het bericht van NuPoint UM te verwijderen. 38

45 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Een nieuw bericht versturen U kunt in Outlook een nieuw spraakbericht opnemen en als bijlage verzenden. Zo maakt u een gesproken bericht in Outlook 2010: 1. Klik op New Voice Message (Nieuw gesproken bericht). Het venster New Voice Message (Nieuw gesproken bericht) verschijnt. Afbeelding 10: Nieuw gesproken bericht in Outlook Zo geeft u de ontvangers voor het bericht op: a. Voer in het veld To (Aan): de namen of postbusnummers in van de ontvangers van het bericht. Gebruik puntkomma's om meerdere ontvangers van elkaar te scheiden. b. Klik op Namen controleren om de namen en postvaknummers van NuPoint UM-gebruikers te controleren. c. Als alle namen bepaald kunnen worden, kunt u doorgaan naar de volgende stap. Als een naam niet bepaald kan worden, wordt u gevraagd om deze te verwijderen of, als de naam onduidelijk is, om een alternatief te kiezen. 3. Zo start u de opname: Opmerking: Klik op Suppress prompt (Prompt onderdrukken) als u een geluid wilt horen in plaats van een gesproken tekst voordat u de opname voor het gesproken bericht start. Klik op Urgent message (Urgent bericht) om het als urgent te markeren. a. Klik op Record (Opnemen). Het systeem belt uw toestel. b. Neem het toestel op. U hoort een bericht ("You may start your message now..." ["U kunt uw bericht nu beginnen..."]) gevolgd door een toon. Als Select prompt (Prompt selecteren) is geselecteerd, hoort u alleen een toon. c. Neem het bericht op. 4. Zo stopt u de opname: Klik op Stop. Druk op de telefoon op #. Hang op. Als u op Stop of # hebt gedrukt, kunt u het bericht terugluisteren door op Play (Afspelen) te klikken. Als u hebt opgehangen, moet u de opnamesessie opnieuw starten (door op Record [Opnemen]) te klikken voordat u probeert om het bericht terug te luisteren. 5. Klik op Verzenden. 39

46 Messaging Gebruikershandleiding Een bericht beantwoorden U kunt een gesproken of faxbericht in Outlook met een ander spraakbericht beantwoorden dat u als bijlage verzendt. Een gesproken bericht beantwoorden in Outlook 2010: 1. Markeer het bericht in het Postvak IN en klik op Reply with Voice (Gesproken antwoord). Het venster Reply with Voice (Gesproken antwoord) verschijnt. Afbeelding 11: Gesproken antwoord in Outlook Het veld To (Aan): bevat de naam van de oorspronkelijke afzender. Dit veld kan niet worden gewijzigd. 3. Zo start u de opname: Opmerking: Klik op Suppress prompt (Prompt onderdrukken) als u een geluid wilt horen in plaats van een gesproken tekst voordat u de opname voor het gesproken bericht start. Klik op Urgent message (Urgent bericht) om het als urgent te markeren. a. Klik op Record (Opnemen). Het systeem belt uw toestel. b. Neem het toestel op. U hoort een bericht ("You may start your message now..." ["U kunt uw bericht nu beginnen..."]) gevolgd door een toon. Als Select prompt (Prompt selecteren) is geselecteerd, hoort u alleen een toon. c. Neem het bericht op. 4. Zo stopt u de opname: Klik op Stop. Druk op de telefoon op #. Hang op. 5. Als u op Stop of # hebt gedrukt, kunt u het bericht terugluisteren door op Play (Afspelen) te klikken. Als u hebt opgehangen, moet u de opnamesessie opnieuw starten (door op Record [Opnemen]) te klikken voordat u probeert om het bericht terug te luisteren. Het originele bericht wordt bijgewerkt met de volgende opmerking: "You replied with voice to this message on (U hebt een gesproken antwoord verzonden op) <DAY DATE TIME>." 40

47 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Een bericht doorsturen U kunt een ontvangen gesproken of faxbericht doorsturen en daar een ander gesproken bericht in opnemen als bijlage. Zo stuurt u een gesproken bericht door in Outlook 2010: 1. Markeer het bericht in het Postvak IN en klik op Forward with Voice (Doorsturen met gesproken bericht). Het venster Forward with Voice (Doorsturen met gesprokjen bericht) verschijnt. Afbeelding 12: Doorsturen met gesprokjen bericht in Outlook Zo geeft u de ontvangers voor het bericht op: a. Voer in het veld To (Aan): de namen of postbusnummers in van de ontvangers van het bericht. Gebruik puntkomma's om meerdere ontvangers van elkaar te scheiden. b. Klik op Check names (Namen controleren) om de namen en postvaknummers van NuPoint UM-gebruikers te controleren. c. Als alle namen bepaald kunnen worden, kunt u doorgaan naar de volgende stap. Als een naam niet bepaald kan worden, wordt u gevraagd om deze te verwijderen of, als de naam onduidelijk is, om een alternatief te kiezen. 3. Zo start u de opname: Opmerking: Klik op Suppress prompt (Prompt onderdrukken) als u een geluid wilt horen in plaats van een gesproken tekst voordat u de opname voor het gesproken bericht start. Klik op Urgent message (Urgent bericht) om het als urgent te markeren. a. Klik op Record (Opnemen). Het systeem belt uw toestel. b. Neem het toestel op. U hoort een bericht ("You may start your message now..." ["U kunt uw bericht nu beginnen..."]) gevolgd door een toon. Als Select prompt (Prompt selecteren) is geselecteerd, hoort u alleen een toon. c. Neem het bericht op. 4. Zo stopt u de opname: Klik op Stop. Druk op de telefoon op #. Hang op. 41

48 Messaging Gebruikershandleiding 5. Als u op Stop of # hebt gedrukt, kunt u het bericht terugluisteren door op Play (Afspelen) te klikken. Als u hebt opgehangen, moet u de opnamesessie opnieuw starten (door op Record [Opnemen]) te klikken voordat u probeert om het bericht terug te luisteren. Het originele bericht wordt bijgewerkt met de volgende opmerking: "You forwarded this message to (U hebt dit bericht met een gesproken bericht doorgestuurd aan) <NAMES> with voice to this message on (op) <DAY DATE TIME>." Een faxbericht bekijken Zo bekijkt u een faxbericht in Outlook 2010: 1. Selecteer het bericht in Postvak IN. 2. Klik op View Fax (Fax weergeven). De fax verschijnt in een toepassing voor TIFF-afbeeldingen (Windows Photo Viewer of Windows-viewer voor afbeeldingen en faxen). Text-to-Speech (TTS)-optie (optioneel) Met de optie Text-to-Speech (TTS) kunt u in Microsoft Outlook berichten uit de NuPoint-UM Voic box beluisteren. De tekst van het bericht wordt omgezet in spraak en afgespeeld via de telefoon. Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar met de Advanced Unified Messaging-optie. U heeft toegang tot de text-to-speech-opties via het Message System Choice-menu. Opmerking: U moet TTS inschakelen om toegang tot dit menu te krijgen. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Druk in het hoofdmenu op om naar de volgende text-to-speech-opties te gaan: Drukt u op deze toets Om deze actie uit te voeren Text-to-Speech-bericht opnieuw afspelen Text-to-Speech-bericht bewaren. Text-to-Speech-bericht verwijderen. Menu afsluiten. 42

49 Uw pc gebruiken voor spraakberichten Een Text-to-Speech-bericht afspelen U speelt een Text-to-Speech-bericht als volgt af: 1. Als u het Message System Choice-menu opent, wordt u gevraagd of u de ongelezen of de gelezen berichten wilt afspelen. 2. Selecteer om ongelezen berichten af te spelen of om ongelezen berichten af te spelen. Het bericht wordt vervolgens afgespeeld in de volgende volgorde: onderwerp, naam van de afzender, datum, tijd en berichttekst. Als de een bijlage heeft, wordt dit door het systeem gemeld. Ook op het belang van de wordt gewezen. Als u het gewenste bericht heeft beluisterd, kunt u: Op drukken om het bericht te bewaren; Op drukken om het bericht te verwijderen; Op drukken om het opnieuw af te spelen; Op om het Message System Choice-menu te verlaten. Opmerking: Voordat u het menu verlaat, word teen overzicht afgespeeld van het totale aantal spraak- en berichten die nog in de mailbox zitten. 43

50 Messaging Gebruikershandleiding Speech Auto-Attendant-optie De Speech Auto Attendant (SAA) van NuPoint Unified Messaging is een toepassing met spraakondersteuning die u toelaat mensen snel en efficiënt op te bellen door hun naam uit te spreken. Naast de naam kunt u voor het oproepen de naam van een afdeling of een telefoonnummer gebruiken. Een online handleiding maakt u vertrouwd met de functies van het systeem en er is spraakhulp voorzien om vragen te beantwoorden. De Speech Auto-Attendant schakelt gesprekken door op basis van gesproken opdrachten. Wanneer een gebruiker de naam van de persoon noemt die deze wilt spreken, wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld. De Speech Auto-Attendant ondersteunt tot 15 afdelingen, waarbij de gebruiker alle nummers of namen binnen die afdelingen kan oproepen. Zie "Oproepen plaatsen" op pagina 46 voor gedetailleerde gespreksinstructies. Met de SAA kan de gebruiker tot vier nummers per persoon opslaan een standaardtelefoonnummer kiezen voor de Speech Auto-Attendant. Raadpleeg de Webweergave View Help voor instructies over het instellen van een standaardtelefoonnummer. De Speech Auto-Attendant-toepassing biedt de volgende functies: Bellen op naam: Hiermee kan de gebruiker elke persoon in de bedrijfstelefoonlijst oproepen door de naam van de persoon te dicteren. Bellen op nummer: Hiermee kan de gebruiker elk nummer in de bedrijfstelefoonlijst oproepen door het telefoonnummer (de extensie) te dicteren. Bellen op afdeling: Hiermee kan de gebruiker elke afdeling in de bedrijfstelefoonlijst oproepen door de naam van de afdeling te dicteren. Kiestoetsen (DTMF): Hiermee kan de gebruiker elk nummer in de bedrijfstelefoonlijst oproepen door het telefoonnummer in te toetsen. Universele opdrachten: De gebruiker kan verschillende generieke spraakopdrachten (bijv. "help" of "operator") om door het systeem te navigeren. Zie "Universele spraakopdrachten" op pagina 46 voor meer informatie. Onderbreken: De gebruiker kan een systeembericht onderbreken met een gesproken of een ingetoetste opdracht. De Speech Auto-Attendant stopt dan met het afspelen van het systeembericht en voert de spraakopdracht uit. Opmerking: Onderbreken is een optie van de Speech Auto-Attendant en moet geactiveerd worden in de mailbox. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Korte handleiding: De Speech Auto-Attendant bevat een korte handleiding voor het opnemen van gebruikersnamen (voor nieuwe gebruikers) of voor het gebruiken van de opgenomen naam die het voic systeem is opgeslagen. De handleiding legt ook de systeemfuncties uit. 44

51 Speech Auto-Attendant-optie Aanwezigheid: Met de Speech Auto-Attendant kan de gebruiker de huidige aanwezigheidsstatus van de betreffende persoon bepalen en afspelen voordat het gesprek wordt doorgeschakeld. Aanwezigheid heeft te maken met de beschikbaarheid van de persoon aan het telefoontoestel (d.w.z. bezet, afwezig, niet storen, etc.). De aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie. Oproepen worden doorgeschakeld ongeacht de aanwezigheidsstatus van de gespreksontvanger. Opmerking: Aanwezigheid is een optie van de Speech Auto-Attendant en moet geactiveerd worden in de mailbox. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Ondubbelzinnig maken: Met de Speech Auto-Attendant kan de gebruiker gesprekken voor verschillende bedrijfslijstcorrespondenten doorschakelen naar de operator, bijvoorbeeld voor twee personen met dezelfde naam). De gebruiker krijgt een melding van de dubbele naam en wordt onmiddellijk doorgeschakeld naar de operator. Deze vraagt wie de gebruiker precies wilt bellen en schakelt het gesprek naar de juiste persoon door. Foutafhandeling: De Speech Auto-Attendant reageert op een fout door de gebruiker te verzoeken de opdracht opnieuw in te voeren. Na twee herkenningsfouten wordt de gebruiker doorgeschakeld naar de operator. Time-out: De Speech Auto-Attendant wordt onderbroken wanneer er geen gesproken of ingetoetste opdrachten volgen. De gebruiker wordt begeleid om een actie te kiezen. Spreektips De Speech Auto-Attendant reageert op natuurlijke spraakopdrachten. Als u meer vertrouwd raakt met de berichten, kunt u Onderbreken gebruiken om sneller door de systeemberichten te navigeren. Volg de onderstaande instructies wanneer u tegen de Speech Auto-Attendant spreekt: Spreek duidelijk en zonder roepen. Spreek op een normaal tempo, niet te traag, niet te snel. Gebruik geen hoofdset in lawaaierige omgevingen; achtergrondgeluiden kunnen de spraakherkenning verstoren. Als u wordt gevraagd een naam te bevestigen, antwoordt u gewoon "Ja" of "Nee". Antwoordt u "Nee", dan wacht u best op het systeembericht voordat u opnieuw een naam dicteert. Als het systeeem een naam niet herkent, is deze naam of uw uitspraak van de naam mogelijk niet in het systeem geprogrammeerd. Raadpleeg de systeembeheerder om de naam toe te voegen of de uitspraak aan te passen. 45

52 Messaging Gebruikershandleiding Universele spraakopdrachten De Speech Auto-Attendant-toepassing biedt de volgende spraakopdrachten: Annuleren of Stoppen: Beëindigt de huidige bewerking. Operator: Hiermee wordt uw gesprek naar de operator doorgeschakeld. Herhalen: Speelt het laatste bericht opnieuw af. Help: Speelt een lijst met mogelijke helpopdrachten af. Korte handleiding: Start de korte systeemhandleiding. Auto Attendant: Schakelt het gesprek door naar de Speech Auto-Attendant. Oproepen plaatsen U kunt de Speech Auto-Attendant gebruiken om oproepen te plaatsen via gesproken of ingetoetste opdrachten. Een oproep plaatsen met spraakopdrachten De Speech Auto-Attendant kan contactnamen of afdelingen die in de bedrijfstelefoonlijst zijn geprogrammeerd, oproepen via spraakopdrachten. Een oproep plaatsen met een spraakopdracht: 1. Kies het toegangsnummer van de Speech Auto-Attendant. 2. Zodra de Auto-Attendant antwoordt, dicteert u: de voornaam en familienaam van de persoon die u wilt bellen; de naam van een afdeling; of Opmerking: U kunt met de spraakopdracht "afdeling" een lijst beluisteren met de namen van de afdelingen die in het systeem zijn geprogrammeerd. Een telefoonnummer (dicteer de cijfers). 3. Het systeem bevestigt de gevraagde naam en kiest het nummer dat overeenkomt met uw spraakopdracht. Opmerking: Als de Speech Auto-Attendant de naam van de persoon of afdeling die u wilt bereiken, niet na 2 pogingen herkent, wordt u doorgeschakeld naar de operator. 4. Als de Aanwezigheidsfunctie is ingeschakeld, geeft het systeem ook de overeenkomstige status voor de correspondent aan. De aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie. Oproepen worden doorgeschakeld ongeacht de aanwezigheidsstatus. 46

53 Speech Auto-Attendant-optie Een gesprek plaatsen door het nummer in te toetsten De Speech Auto-Attendant kan contactnamen of afdelingen die in de bedrijfstelefoonlijst zijn geprogrammeerd, oproepen via de nummers die u intoets. Ga als volgt tewerk om een nummer in te toetsen: 1. Kies het toegangsnummer van de Speech Auto-Attendant. 2. Als de Auto-Attendant antwoordt, toetst u het nummer in. 3. Het systeem bevestigt het gevraagde nummer en kiest het nummer dat u hebt ingetoetst. Opmerking: Als de Speech Auto-Attendant het nummer van de persoon of afdeling die u wilt bereiken, niet na 2 pogingen herkent, wordt u doorgeschakeld naar de operator. 4. Als de Aanwezigheidsfunctie is ingeschakeld, geeft het systeem ook de overeenkomstige status voor de correspondent aan. De aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie. Gesprekken worden doorgeschakeld ongeacht de aanwezigheidsstatus. Een gesprek annuleren U kunt een lopend gesprek op twee manieren annuleren. Ga als volgt tewerk om een gesprek te annuleren: Dicteer "Annuleren" of "Nee" voordat u "Het nummer wordt gekozen" hoort; of Druk op 0 (zero) voordat u "Het nummer wordt gekozen" hoort. Deze opdracht annuleert het gesprek en het systeem schakelt uw gesprek automatisch door naar de operator. De operator bellen U kunt de operator vanasf overal in het systeem bellen. De operator bellen: Dicteer "Operator" of "Nul" op elk moment van uw sessie; of Druk op elk moment van uw sessie op 0. 47

54