Handleiding Mobility Online online application Non-Erasmus Placement Alle studenten die naar het buitenland gaan voor een stage moeten een dossier aanmaken in Mobility Online. Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale studie of stage, zie www.pxl.be/internationalisering. STAP 1: Online aanvraagformulier invullen Gebruik de directe link van Mobility Online: https://www.service4mobility.com/europe/bewerbungservlet?sprache=en&identifier=hasselt 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=NEUSMP Vul het formulier in. Hieronder vind je de velden die je zal moeten invullen.
- 2 -
- 3 - Als alles is ingevuld klik je op Send application. Je krijgt dit bericht: STAP 2: Automatische e-mail Je krijgt een automatische e-mail. Als je deze e-mail niet onmiddellijk ontvangt is er iets mis. (Misschien heb je het verkeerde e-mail adres ingevuld in het formulier?) Volg de link aan het einde van deze e-mail om je te registreren en verder te gaan. STAP 3: Registratie in Mobility Online Het eerste registratienummer wordt automatisch ingevuld door Mobilty Online. Vul daaronder je studentennummer in en selecteer Continue. Kies dan zelf een login en paswoord. Vergeet die zeker niet, want je hebt deze gegevens later nodig om terug in te loggen en je dossier aan te vullen of aan te passen.
- 4 - Dit krijg je als bericht: Als je meteen wil verder gaan, klik dan Direct entry to Online portal. STAP 4: Automatische e-mail met login link Je ontvangt een 2 de e-mail Confirmation of registration. Deze e-mail moet je zeker bewaren. Er staat een persoonlijke link in die je moet gebruiken om later in te loggen in het online portaal. Via deze link kan je je aanvraag verder aanvullen, aanpassen, documenten uploaden enz. STAP 5: Persoonlijke workflow Nadat je bent ingelogd zie je je persoonlijke workflow, met een overzicht van alle stappen die je moet doen om je aanvraag af te ronden. Je ziet ook wat al gebeurd is, door wie, en wanneer. Door in de rechtse kolom te klikken kan je naar de desbetreffende stap gaan (ook later, als je dingen wil aanpassen). Wij aanvaarden geen dossiers waarop wijzigingen met de hand aangebracht werden. Je moet alle aanpassingen in Mobiliy Online maken en dan de documenten opnieuw afdrukken. STAP 6: Personal data invullen Selecteer Complete personal data in de workflow en vul onderstaande gegevens in. Klik dan op create.
- 5 - Tip: Indien je de BIC en IBAN code van je rekeningnummer niet kent kan je die genereren via een BIC IBAN converter (zoek via google). Je krijgt volgend bericht. Selecteer Back to the application workflow om verder te gaan. STAP 7: Application form downloaden en afdrukken Selecteer Print Application form om je application form te downloaden of rechtstreeks af te drukken. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. (Je hebt een geprinte versie nodig omdat er handtekeningen op moeten komen.) Controleer of alle gegevens correct zijn en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. (Klik op Display/Edit Application Data of Complete personal data.) Indien alles correct is onderteken je het application form en bezorg je het aan de coördinator internationale mobiliteit. STAP 8: Extra documenten uploaden Upload alle extra documenten (bijvoorbeeld jouw stagecontract).
- 6 - STAP 9: Documenten nalezen en ondertekenen Lees alle documenten nog eens na, verbeter indien nodig en onderteken voor akkoord. Om aanpassingen te kunnen maken klik op Display/Edit application Data of op Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren. De gegevens op je documenten zullen automatisch aangepast worden. Denk eraan om de gewijzigde documenten opnieuw uit te printen. STAP 10: Goedkeuring en handtekeningen departement en opleiding Bezorg de documenten aan de departementaal coördinator internationale mobiliteit ter goedkeuring. Hij/zij zorgt voor de nodige handtekeningen vanuit de opleiding of het departement en brengt je op de hoogte als er wijzigingen moeten aangebracht worden. STAP 11: Centrale goedkeuring Na de goedkeuring door het departement en de opleiding volgt de goedkeuring door de centrale dienst internationalisering. Zodra de documenten goedgekeurd en ondertekend zijn, worden ze geüpload in Mobility Online waar je ze kan raadplegen en downloaden STAP 12: Code of conduct De code of conduct wordt automatisch naar je e-mail adres gestuurd zodra je documenten goedgekeurd en geüpload werden in Mobility Online door de centrale dienst internationalisering. Lees dit document aandachtig. We verwachten dat de student deze regels en afspraken naleeft tijdens zijn verblijf in het buitenland. STAP 13: Certificate End of Placement afdrukken Op het einde van je stage moet je je Certificate End of Placement printen en laat het door jouw stagebegeleider invullen. Succes ermee! Kristien Bauwens - Dienst internationalisering PXL 06/05/2014