Handleiding Mobility Online Online application Erasmus Placement/Erasmus Belgica Placement / non-erasmus Placement

Transcriptie

1 Handleiding Mobility Online Online application Erasmus Placement/Erasmus Belgica Placement / non-erasmus Placement Deadlines Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale studie of stage, zie Dossier Mobility Online STAP 1: Online aanvraagformulier invullen Gebruik de directe link van Mobility Online: Erasmus Placement 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=NEUSMP Erasmus Belgica Placement 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=EBSMP Non-Erasmus placement 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=NEUSMP Vul het formulier volledig in en klik daarna op op Send application. Je krijgt onderstaand bericht: STAP 2: Automatische Je krijgt een automatische . Als je deze niet onmiddellijk ontvangt is er iets mis. (Misschien heb je het verkeerde adres ingevuld in het formulier?) Volg de link aan het einde van deze om je te registreren en verder te gaan. STAP 3: Registratie in Mobility Online Het eerste registratienummer wordt automatisch ingevuld door Mobilty Online. Vul daaronder je studentennummer in en selecteer Continue. Kies dan zelf een login en paswoord. Vergeet die zeker niet, want je hebt deze gegevens later nodig om terug in te loggen en je dossier aan te vullen of aan te passen.

2 - 2 - Dit krijg je als bericht: Als je meteen wil verder gaan, klik dan Direct entry to Online portal. STAP 4: Automatische met login link Je ontvangt een 2 de Confirmation of registration. Deze moet je zeker bewaren. Er staat een persoonlijke link in die je moet gebruiken om later in te loggen in het online portaal. Via deze link kan je je aanvraag verder aanvullen, aanpassen, documenten uploaden enz. STAP 5: Persoonlijke workflow Nadat je bent ingelogd zie je je persoonlijke workflow, met een overzicht van alle stappen die je moet doen om je aanvraag af te ronden. Je ziet ook wat al gebeurd is, door wie, en wanneer. Door in de rechtse kolom te klikken kan je naar de desbetreffende stap gaan (ook later, als je dingen wil aanpassen). Wij aanvaarden geen dossiers waarop wijzigingen met de hand aangebracht werden. Je moet alle aanpassingen in Mobility Online maken en dan de documenten opnieuw afdrukken.

3 - 3 - STAP 6: Personal data invullen Selecteer Complete personal data in de workflow en vul onderstaande gegevens in. Klik dan op create. Je krijgt volgend bericht. Selecteer Back to the application workflow om verder te gaan. STAP 7: Application form downloaden en afdrukken Selecteer Print application form om je application form te downloaden of rechtstreeks af te drukken. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. (Je hebt een geprinte versie nodig omdat er handtekeningen op moeten komen.) Controleer of alle gegevens correct zijn en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. Klik op Display/Edit Application Data of Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren. Indien alles correct is onderteken je het application form en bezorg je het aan je departementale coördinator internationalisering.

4 - 4 - STAP 8: Learning agreement for traineeship (niet van toepaasing voor non-erasmus placement) Selecteer Print learning agreement for traineeship om het learning agreement for traineeship te downloaden. Kies de optie Opslaan. Je kan het document dan opslaan als een word document. Controleer of alles klopt en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. (Display/Edit application Data of Complete personal data). Je zal zien dat de gegevens op je learning agreement for traineeship automatisch aangepast worden. STAP 9: Learning agreement for traineeship laten invullen en ondertekenen door stageplaats (niet van toepaasing voor non-erasmus placement) Het programmavoorstel moet verder aangevuld worden door de student. Na afstemming met de stageplaats en de opleiding vul je de lege velden op pagina 2 van het learning agreement for traineeship digitaal in. Daarna stuur je het agreement naar de stageplaats met de vraag om de informatie van de ontvangende instelling/bedrijf aan te vullen en de overeenkomst ondertekend terug te sturen. In sommige gevallen staat het stagebedrijf erop om het learning agreement for traineeship zelf in te vullen. In dat geval stuur je de Word-versie van het document digitaal door naar je stageplaats en bezorg je een ingevulde en ondertekende versie aan je departementale coördinator internationalisering. Vergeet dit document zelf niet te tekenen. Het is toegestaan om een gescande versie van het learning agreement for traineeship in te leveren, maar zorg er dan voor dat het om een kwaliteitsvolle en duidelijke scan gaat. STAP 10: Financieel contract afdrukken (niet van toepaasing voor non-erasmus placement) Print het financieel contract. Alle informatie verschijnt automatisch op dit document; je dient zelf niets aan te vullen. Bezorg het financieel contract met een originele handtekening aan de departementale coördinator. STAP 11: Documenten nalezen en ondertekenen Lees alle documenten nog eens na, verbeter indien nodig en onderteken voor akkoord. Om aanpassingen te kunnen maken klik op Display/Edit application Data of op Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren. De gegevens op je documenten zullen automatisch aangepast worden. Denk eraan om de gewijzigde documenten opnieuw uit te printen. STAP 12: Goedkeuring en handtekeningen departement en opleiding Bezorg de documenten aan de departementale coördinator internationalisering ter goedkeuring. Hij/zij zorgt voor de nodige handtekeningen vanuit de opleiding of het departement en brengt je op de hoogte als er wijzigingen moeten aangebracht worden.

5 - 5 - STAP 13: Centrale goedkeuring Na de goedkeuring door departement en opleiding volgt de goedkeuring door de centrale dienst internationalisering. Zodra de documenten goedgekeurd en ondertekend zijn worden ze geüpload in Mobility Online waar je ze kan raadplegen en downloaden. Zodra alle goedgekeurde documenten geüpload zijn, krijgt je aanvraagdossier de status completed. STAP 14: Code of conduct Zodra je application form wordt goegekeurd en geüpload in Mobility Online, moet je de code of conduct printen. Lees dit document aandachtig. We verwachten dat de student deze regels en afspraken naleeft tijdens zijn/haar verblijf in het buitenland. Print het certificate international study period en de verklaring m.b.t. de verzekering (indien nodig). STAP 15: Transcript of traineeship afdrukken / Print Certificate End of placement Erasmus placement / Erasmus Belgica Placement: Op het einde van je stage print je het Transcript of traineeship af en laat je het door jouw stagebegeleider invullen. Non-Erasmus Placement: Op het einde van je stage print je het Certificate End of Placement af en laat je dit door jouw stagebegeleider invullen. STAP 16: Transcript of traineeship/certificate End of Placement uploaden Het ingevulde en ondertekende document upload je in Mobility Online. Bezorg eveneens een papieren versie aan je departementale coördinator internationalisering. Succes ermee! Dienst internationalisering PXL 15/04/2016