Handleiding Mobility Online Online application Erasmus Study/ Erasmus Belgica Study/ non-erasmus Study

Transcriptie

1 Handleiding Mobility Online Online application Erasmus Study/ Erasmus Belgica Study/ non-erasmus Study Deadlines Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale studie of stage, zie Dossier Mobility Online STAP 1: Online aanvraagformulier invullen Gebruik de directe link van Mobility Online: Erasmus Study 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=SMS Erasmus Belgica Study 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=EBSMS Non-Erasmus Study 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=NEUSMS Vul het formulier volledig in en klik daarna op Send application. Je ontvangt onderstaand bericht: STAP 2: Automatische Je krijgt een automatische . Als je deze niet onmiddellijk ontvangt is er iets mis. (Misschien heb je het verkeerde adres ingevuld in het formulier?) Volg de link aan het einde van deze om je te registreren en verder te gaan. STAP 3: Registratie in Mobility Online Het eerste registratienummer wordt automatisch ingevuld door Mobilty Online. Vul daaronder je studentennummer in en selecteer Continue. Kies dan zelf een login en paswoord. Vergeet die zeker niet, want je hebt deze gegevens later nodig om terug in te loggen en je dossier aan te vullen of aan te passen.

2 - 2 - Dit krijg je als bericht: Als je meteen wil verder gaan, klik dan Direct entry to Online portal. STAP 4: Automatische met login link Je ontvangt een 2 de Confirmation of registration. Deze moet je zeker bewaren. Er staat een persoonlijke link in die je moet gebruiken om later in te loggen in het online portaal. Via deze link kan je je aanvraag verder aanvullen, aanpassen, documenten uploaden enz. STAP 5: Persoonlijke workflow Nadat je bent ingelogd zie je je persoonlijke workflow, met een overzicht van alle stappen die je moet doen om je aanvraag af te ronden. Je ziet ook wat al gebeurd is, door wie, en wanneer. Door in de rechtse kolom te klikken kan je naar de desbetreffende stap gaan (ook later, als je dingen wil aanpassen). Wij aanvaarden geen dossiers waarop wijzigingen met de hand aangebracht werden. Alle aanpassingen moeten in Mobility Online doorgevoerd worden.

3 - 3 - STAP 6: Personal data invullen Selecteer Complete personal data in de workflow en vul onderstaande gegevens in. Klik dan op create. Je krijgt volgend bericht. Selecteer Back to the application workflow om verder te gaan. STAP 7: Application form downloaden en afdrukken Selecteer Print application form om je application form te downloaden of rechtstreeks af te drukken. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. (Je hebt een geprinte versie nodig omdat er handtekeningen op moeten komen.) Controleer of alle gegevens correct zijn en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. Klik op Display/Edit Application Data of Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren.

4 - 4 - Indien alles correct is, onderteken je het application form en bezorg je het aan de departementale coördinator internationalisering. STAP 8: Financieel contract afdrukken (niet van toepassing voor non-erasmus Study) Print het financieel contract. Alle informatie verschijnt automatisch op dit document; je dient zelf niets aan te vullen. Bezorg het financieel contract met een originele handtekening aan je departementale coördinator. STAP 9: Learning agreement aanmaken Selecteer Complete learning agreement. Voeg de vakken toe die je zal volgen aan de gastinstelling. Dit doe je door te klikken op het linkse icoontje (links van No courses found! ): Vul alle gegevens van het opleidingsonderdeel in en klik op Create : Course unit code: de code van het opleidingsonderdeel aan de gastinstelling (studiegids informatie gastinstelling). Course unit title: de naam van het opleidingsonderdeel aan de gastinstelling. Number of ECTS credits: het aantal studiepunten (ECTS) van het opleidingsonderdeel. Kies daarna Enter next record om het volgende opleidingsonderdeel in te vullen.. Als je alle opleidingsonderdelen hebt ingevuld kies dan voor Back to general overview.

5 - 5 - STAP 10: Learning agreement printen Selecteer Print learning agreement om het learning agreement te downloaden. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. Je hebt een geprinte versie nodig omdat alles ondertekend moet worden. Controleer of alles correct is en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om de gegevens te updaten. STAP 11: Documenten nalezen en ondertekenen Lees alle documenten nog eens na, verbeter indien nodig en onderteken voor akkoord. Om aanpassingen te kunnen maken klik op Display/Edit application Data of op Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren. De gegevens op je documenten zullen automatisch aangepast worden. Denk eraan om de gewijzigde documenten opnieuw uit te printen. STAP 12: Goedkeuring en handtekeningen departement en opleiding Bezorg de documenten aan de departementale coördinator internationalisering ter goedkeuring. Hij/zij zorgt voor de nodige handtekeningen vanuit de opleiding of het departement en brengt je op de hoogte als er wijzigingen moeten aangebracht worden. STAP 13: Centrale goedkeuring Na goedkeuring door het departement en de opleiding volgt de goedkeuring door de centrale dienst internationalisering. Zodra de documenten goedgekeurd en ondertekend zijn, worden ze geüpload in Mobility Online waar je ze kan raadplegen en downloaden. Zodra alle goedgekeurde documenten geüpload zijn, krijgt je aanvraagdossier de status completed. STAP 14: Code of conduct/certificate international study period/declaration insurance Zodra je application form wordt goegekeurd en geüpload in Mobility Online, moet je de code of conduct printen. Lees dit document aandachtig. We verwachten dat de student deze regels en afspraken naleeft tijdens zijn/haar verblijf in het buitenland.

6 - 6 - Print het certificate international study period en de verklaring m.b.t. de verzekering (indien nodig). STAP 15: Learning agreement aanpassen Klik op Create changes om je learning agreement aan te passen. Klik op het vuilbakje om cursussen te verwijderen; Klik op Enter further courses om cursussen aan jouw learning agreement toe te voegen Vul de course title en de number of ECTS credits in en selecteer create. Om meer cursussen toe te voegen, Klik op enter next record. Als je klaar bent, klik op back to general overview.

7 - 7 - STAP 16: Learning agreement changes afdrukken Selecteer Print learning agreement om het aangepaste learning agreement te downloaden. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. Je hebt een geprinte versie nodig omdat alles ondertekend moet worden. Controleer of alles correct is en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om de gegevens te updaten. STAP 17: Learning agreement changes downloaden Klik op Download learning agreement changes om je goedgekeurde learning agreement te downloaden. STAP 18: Certificate end of study en transcript of records afdrukken Op het einde van je stage moet je je certificate end of study en transcript of records printen en laat het door de gastinstelling invullen. STAP 19: Certificate end of study en transcript of records uploaden De ingevulde en ondertekende documenten moet je in Mobility Online uploaden. Bezorg eveneens een kopie aan je departementale coördinator internationalisering. Let erop dat de opleidingsonderdelen op je TOR overeenkomen met de opleidingsonderdelen op je LA (changes). Zowel de naam als het aantal studiepunten moet identiek zijn! Succes ermee! Dienst internationalisering PXL 15/04/2016