Handleiding PIC en URF

Transcriptie

1 Handleiding PIC en URF [Geef de ondertitel van het document op] In deze handleiding: STAP 1 Een ECAS account aanmaken STAP 2 Een PIC code voor je organisatie aanmaken STAP 3 Je organisatiegegevens aanvullen en de nodige documenten opladen

2 2 STAP 1 Een ECAS account aanmaken (ECAS= European Commission Authentication Service) Dit is een individuele login. Een ECAS account is gelinkt aan een persoon en niet aan een organisatie. Dit doe je best met een algemeen adres zoals info@... Ga naar: de portaalwebsite op: Are you a new user? STAP 2 Een PIC code voor je organisatie aanmaken Nadat je een ECAS account hebt, kan je je organisatie registreren. Je organisatie krijgt nadat je de registratie volledig afgerond hebt een PIC code toegekend. Je ontvangt de code ook per . de login-knop en log in met je ECAS-account. Je komt nu op de welkompagina. de tab en daarna op om de registratiepagina te openen. om je organisatie te registeren.

3 3 Op de welkompagina doe je het volgende: Vul de gevraagde gegevens in. (of Close indien je de registratie ongedaan wilt maken). Je ziet een lijst met organisaties met dezelfde (of bijna dezelfde) naam op je scherm. Indien je jouw organisatie niet ziet, dan is ze nog niet geregistreerd. Klik dan op deze handleiding. en lees de stappen die je moet zetten op de volgende bladzijde van Indien je jouw organisatie wel in de lijst ziet staan, dan is je organisatie al geregistreerd. om de gegevens van deze organisatie te gebruiken. Is je organisatie al geregistreerd, dan heb je volgende mogelijkheden:

4 4 Contact: je stuurt een naar de contactpersoon van de organisatie je ontvangt een met meer informatie van de organisatie Print: je print een samenvatting met gegevens van de organisatie Back: je gaat terug en ververst de registratiepagina Close: je stopt met de registratie en gaat terug naar de Participant Portal-pagina Is je organisatie nog niet geregistreerd, volg dan deze stappen. De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht om in te vullen. organisatie gevraagd. om naar de volgende pagina te gaan. Hier wordt specifieke informatie over je

5 5. Je voert nu de adresgegevens in.. Je voert de contactgegevens in. Het adres moet dat van de organisatie zijn, geen privé adres. Dit geldt ook voor het telefoonnummer.

6 6 Als je naar beneden scrolt komt het volgende formulier: en vul alle informatie in.

7 7 Meestal is het organisatie type: NGO en ga verder op de vorige pagina. om een samenvatting van je organisatie te zien.

8 8 Je kunt de gegevens nu printen, opslaan of verwijderen. Indien je nog bepaalde gegevens wilt wijzen, kan je dat doen door op de bijhorende knop te klikken: Indien alle gegevens correct zijn klik je op. Op de volgende pagina vind je nu je PIC-code. Je ontvangt ook een met de gegevens die je ingevuld hebt en de daarbij behorende PICcode. Opgelet: één organisatie kan maar één PIC hebben. Communiceer dit nummer dus duidelijk aan iedereen die in je organisatie bezig is met Erasmus+. Je organisatie heeft een PIC code, maar je bent het paswoord verloren/vergeten om in te loggen bij ECAS: je kan een nieuw paswoord aanvragen door op de link te klikken die je vindt bij het inloggen in je ECAS account:

9 9 Check op de ECAS-site altijd eerst of je op de juiste plek zit: External. Indien je iets anders ziet, klik dan op Change it Het adres bestaat niet meer: 1. De PIC is niet geldig: - de contactpersoon is er niet meer: je moet een nieuwe PIC aanmaken - de contactpersoon is nog steeds dezelfde, maar het adres is gedeactiveerd: de gebruiker vraagt om het adres te wijzigen van het ECAS account door een mail te sturen naar: EC-GMSS- [email protected] 2. De PIC is nog geldig: dan moet de organisatie een LEAR aanduiden indien de contactpersoon de organisatie heeft verlaten. Om dat te doen moet je een bepaalde procedure volgen waar specifieke documenten voor nodig zijn (moet gestuurd worden per mail). In dit geval moet de EC GMSS SUPPORT gecontacteerd worden, die dan de hele procedure in detail kan uitleggen: adres: [email protected]

10 10 STAP 3 Je organisatiegegevens aanvullen en de nodige documenten opladen Je hebt nu een PIC-code gekregen. Voordat je een aanvraag kan indienen, is het belangrijk dat alle benodigde informatie en documenten goed zijn geregistreerd in de Unique Registration Facility (URF). Log in met je ECAS-account in de Participant Portal en klik op Organisations. Klik op ( Modify Organisations ) om je organisatiegegevens compleet te maken, en zorg dat je in het tabblad Organisation zit. Vul de gegevens in en klik op Update your data. Klik daarna op OK om de wijzigingen te bevestigen. Belangrijk: het organisatietype wordt automatisch overgenomen in het aanvraagformulier. Als je hier niets invult, kun je dus geen subsidieaanvraag indienen!

11 11 Klik nu op Documents links bovenaan om de vereiste documenten (zie hieronder) te uploaden. Let op: als je een aanvraag wilt indienen moeten de volgende documenten in de Unique Registration Facility staan. Print die documenten, vul ze in en onderteken ze, en upload een gescande versie in de URF. 1. Formulier juridische entiteit; je hebt hierbij de keuze uit natuurlijke persoon, particuliere onderneming en publiekrechtelijke entiteit. VZW s en andere ngo s kiezen hier voor een particuliere onderneming. 2. Formulier financiële identificatiegegevens. 3. Het laatste ingediende uittreksel uit het Belgisch Staatsblad met vermelding van de legal representative Bij aanvragen boven : het meest recente financiële verslag van je organisatie. Dit document is gebaseerd op de beschikbare informatie op 08/05/2016. Check altijd de meest recente info op Met dank aan de collega s van het NJI voor de gedetailleerde screenshots en handleiding.