Voorlopig Functieprofiel Functienaam Organisatie Onderdeel Teamleider ROC Service Center Service Center Indicatie functieschaal 11 Datum 07-10-2013 Context van de functie Het Service Center is een resultaatverantwoordelijke eenheid, als onderdeel van de interne organisatie van het ROC West Brabant die tot taak heeft het leveren van ondersteunende producten en diensten aan colleges en bestuur. Het Service Center werkt nauw samen met de eenheid Bedrijfsvoering. De toegevoegde waarde van het Service Center komt vooral tot stand door een scherpe focus op gestandaardiseerde werkwijzen, procesoptimalisatie, transparantie en kostenefficiency. Het Service Center werkt klant- en resultaatgericht en hecht grote waarde aan het ontwikkelen van haar menselijk kapitaal. De resultaten van het Service Center dragen bij aan het versterken van de primaire rol van het ROC West Brabant, namelijk het leveren van excellent onderwijs. Het Service Center levert een breed scala aan producten en diensten. Binnen het Service Center wordt gewerkt met teams. Bij aanvang betreft dit de teams Personeels- & Salaris- Administratie (PSA) Financiële Administratie (FA) en Deelnemers Administratie (DA). Doel van de functie Klanten voorzien van rapportages ten behoeve van strategische, tactische en operationele aansturing, door middel van gestandaardiseerde administratieve werkprocessen. Aansturen van processen zodoende dat de vastgelegde procesresultaten worden behaald. Teamontwikkeling en creëren van een werkklimaat waarin klantgerichtheid en het continu verbeteren van de dienstverlening hand in hand gaan. Rapporteert aan de directeur Service Center. Kernactiviteiten 1. Geeft leiding aan het team. Zorgt voor de dagelijkse aansturing van de medewerkers, opdat deze hun werkzaamheden kwalitatief juist en tijdig kunnen uitvoeren. Zet de nieuwe organisatie van het Service Center neer en ontwikkelt deze. 1
2. Is verantwoordelijk voor de optimale uitvoering van de dienstverlening van het team binnen het Service Center. 3. Stuurt op een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening met efficiënte werkprocessen. Zorgt voor de juiste input vanuit de instituten. Controleert de output en komt in actie daar waar bijstelling nodig is. Waarborgt eenduidige uitvoering van de werkprocessen binnen het team. 4. Voldoet aan de compliance-eisen en draagt zorg voor de correctheid van de administratieve organisatie en het voldoen aan de eisen van interne controle (AO/IC). 5. Voert (werk)overleg met het team. Stuurt op en bewaakt de prestatie-indicatoren. Motiveert medewerkers in het nemen van zelfstandige beslissingen. Creëert een positieve cultuur waarin verbeteringen centraal staan. 6. Overlegt actief met directeur Service Center over onderwerpen die de communicatie met de instituten en/of Bedrijfsvoering raken. Informeert hem over ontwikkelingen en (te verwachten) weerstanden. 7. Is aanspreekpunt voor de organisatie betreffende zijn verantwoordelijkheden. Geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van vak inhoud of processen. Bespreekt eventuele knelpunten met andere teams. Zorgt voor oplossingen die de totale organisatie ten goede komen. 8. Maakt deel uit van het managementteam van het Service Center. Voert afstemmingsoverleg met de collega-teamleiders (formeel periodiek en informeel wanneer noodzakelijk). Brengt synergie tussen de diverse teams binnen het Service Center. 9. Rapporteert per maand/ kwartaal rapportage aan de directeur Service Center over de uitvoering van het jaarplan, de realisatie van de afgesproken resultaten en eventuele fricties. Stelt voor het team jaarlijks de begroting en het jaarplan op. 10. Voert de HR-gesprekcyclus met de medewerkers van het team. 11. Houdt (de ontwikkelingen in) wet- en regelgeving en bijbehorende literatuur op zijn/haar vakgebied bij. Adviseert het management proactief over te nemen beslissingen. Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden KADER: Samenhangende richtlijnen uit het beleidsplan van de Raad van Bestuur, afgesproken procedures, (financiële) wet- en regelgeving, voorschriften, het begrotingsproces en arbeidsvoorwaarden zijn van belang voor de uitvoering van de werkzaamheden. 2
BEVOEGDHEDEN: Is bevoegd tot het aansturen en instrueren van medewerkers binnen het team. Neemt zelfstandig beslissingen bij de uitvoering van de administratie en, in overleg met de vakspecialist, de inrichting en bewaking van de goede werking van het administratiesysteem en de toepassing van de juiste regelgeving. Tekent documenten namens het ROC zoals vastgelegd in de procuratieregeling. Is gemachtigd tot het autoriseren van betalingen conform de procuratieregeling. VERANTWOORDELIJKHEDEN: Is verantwoording verschuldigd voor wat betreft de kwaliteit (juistheid, tijdigheid en volledigheid) van de stuur- en verantwoordingsinformatie en adviezen in overeenstemming met gestelde criteria. Zorgt voor eenduidigheid in handelen van het team en neemt verantwoordelijkheid voor de geleverde diensten en producten. Is aanspreekbaar op het slim, efficiënt en transparant inregelen van de dienstverlening. Maakt deel uit van het managementteam. Kennis, vaardigheden en competenties KENNIS: Beschikt minimaal over een HBO werk- en denkniveau. Is specialist op zijn/haar vakgebied en bekend met de laatste trends en ontwikkelingen binnen het vakgebied. Heeft inzicht in organisatorische samenhangen met het eigen werkveld. Is hierdoor gesprekspartner voor de onderdelen van de Bedrijfsvoering en de klant. Heeft kennis van de werking en mogelijkheden van het administratieve systeem en van de hierbij behorende administratieve procedures en voorschriften. Heeft voldoende kennis van de lean management methodieken en weet deze te operationaliseren. Beschikt over kennis van en vaardigheid in het toepassen van de moderne Office-applicaties. VAARDIGHEDEN: Heeft ruime leidinggevende vaardigheden: inspireert, begeleidt, werkt samen, geeft het juiste voorbeeld. Coacht medewerkers op hun ontwikkeling door het geven van verantwoordelijkheid. Is aanspreekbaar op eigen optreden en spreekt anderen aan op hun gedrag. Is vaardig in het coördineren van werkzaamheden. Zoekt actief het overleg op, adviseert daar waar nodig. Is procesgericht: denkt en handelt in processen, gericht op optimalisatie van het werk voor de klant. 3
Communiceert gemakkelijk met klant en medewerkers. Kan aansprekende en heldere concepten presenteren gebaseerd op gedetailleerde kennis van de klant en de mogelijkheden van het Service Center. Kan langdurige en effectieve relaties aangaan met de omgeving (in- en extern) en is in staat door goed te luisteren de aandachtsgebieden te prioriteren. Blijft effectief functioneren ook als er sprake is van hoge werkdruk en piekbelasting. COMPETENTIES: Coachen. Organisatiesensitiviteit. Doel- en resultaatgerichtheid. Analytisch/probleemoplossend vermogen. Klantgerichtheid. Contacten Met de directeur van het Service Center. Met collega-teamleiders en vakspecialist voor integrale samenwerking. Klantcontacten ROC breed voor afstemming producten en diensten Overleg met de onderdelen van de Bedrijfsvoering ten behoeve van optimale rapportages en advies. 4
Specifieke kenmerken per Teamleider 1. Specifieke kenmerken Teamleider PSA: - Stuurt via de assistent teamleider de Salarisadministratie aan. - Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces PSA conform de beschrijving in de eindrapportage PSA. - Geeft leiding aan de groep van medewerkers welke zijn gespecialiseerd rondom de Loopbaanbegeleiding, functioneel beheer Profit, WW, WvP, fiscaliteiten, contracten (ZZP ers e.d.) pensioenen, UWV/Sociale wetgeving, FuWaSys en cao kennis VO/BVE. - Geeft instructie aan medewerkers, monitort correcties bij in het logboek en neemt dit per kwartaal door met de directeur van het Service Center. - Gezamenlijk met het FA-team wordt invulling gegeven aan de serviceteams (1 e lijn ondersteuning voor de colleges) en draagt men zorg voor het oplossen van knelpunten. 2. Specifieke kenmerken Teamleider FA: - Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces FA conform de beschrijving in de eindrapportage FA. - Geeft leiding aan de groep van medewerkers welke zijn gespecialiseerd rondom fiscaliteiten, balansdossiers, uitvoering processen monitoring en jaarrekening, BTW- en VpB aangiften, functioneel beheer Exact, controle op richtlijnen en procedures en de centrale factuurverwerking. - Geeft instructie aan medewerkers rondom handelswijzen ingeval van correcties, houdt hiervan logboek bij en neemt dit per kwartaal door met de directeur van het Service Center. - Coördineert het financiële proces vanuit salaris- en deelnemersadministratie. - Zorgt in samenspraak met de vakspecialist Consolidatie & Rapportage voor een tijdige en kwalitatieve oplevering van de gewenste financiële informatie. - Heeft, in overleg met de vakspecialist, contacten met de accountant. - Gezamenlijk met het PSA-team wordt invulling gegeven aan de serviceteams (1 e lijn ondersteuning voor de colleges) en draagt men zorg voor het oplossen van knelpunten. 5
3. Specifieke kenmerken Teamleider DA: - Stuurt met ondersteuning van de assistent-teamleider de afdeling DA aan. - Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces DA conform de beschrijving in de eindrapportage DA. - Werkzaamheden worden op twee locaties uitgevoerd. Daarnaast wordt inhoud gegeven aan de inrichting van een frontoffice-rol op de colleges. - Geeft leiding aan de groep van medewerkers welke zijn gespecialiseerd binnen het team DA waaronder de compliance rol (voldoen aan alle wet- & regelgeving) en het functioneel beheer Edictis. Draagt zorg voor de correcte inrichting, kwaliteit en kwantiteit van de bekostigingsdossiers. - Houdt overzicht over en geeft sturing aan de diverse specialismen binnen het team DA; Compliance, Volwassen-educatie, VO-deelnemers, projecten en AO/IC controle. - Geeft instructie aan medewerkers rondom handelswijzen in geval van correcties, monitort het logboek en neemt dit per kwartaal door met de directeur van het Service Center. - Opstellen van statistiekrapportages en kwaliteitszorgrapportages. - Onderhoudt contacten met OCW, CBS, DUO en, in overleg met de vakspecialist, met de accountant. 6