E-mailprogramma Outlook Web App Gebruikersgids Exchange 206
Table des matières. INLEIDING... 3 2. AANMELDEN... 3 3. ALGEMENE OPTIES... 4 3.. Beschrijving van het hoofdscherm... 4 3.2. Het leesvenster... 4 3.3. Wijziging van de werktaal van de toepassing... 6 3.4. Wachtwoord wijzigen... 7 4. MANAGEMENT ELECTRONIC MAIL... 8 4.. Berichten maken en verzenden... 8 4.2. Berichten lezen en beheren... 0 4.3. Klasseren van berichten en aanmaken van mappen... 2 4.4. Beheer van berichten met indicatoren (flags)... 3 4.5. Berichten verwijderen en herstellen... 4 4.6. Berichten zoeken... 5 4.7. Afwezigheidsbeheer... 5 4.8. Aanmaken van regels... 6 4.9. Inloggen op een ander postvak... 9 5. AGENDA... 9 5.. Algemeen... 9 5.2. Hoofdvenster... 20 5.3. Een afspraak aanmaken... 20 5.4. Vergadering organiseren... 22 5.5. De Planningsassistent gebruiken... 22 5.6. Mijn agenda delen... 23 5.7. Een andere agenda bekijken... 23 6. TAKEN... 24 6.. Algemeen... 24 6.2. Nieuw taak... 24 2
. INLEIDING Het e-mailprogramma Outlook Web App (OWA) is een toepassing die toegankelijk is vanaf een Internetbrowser zoals Internet Explorer, Firefox of Chrome. Er is dus geen specifieke installatie nodig op de computer waarop u ermee wilt werken. Met dit e-mailprogramma kunt u mails verzenden en lezen, uw contacten beheren, taken creëren en uw agenda beheren. 2. AANMELDEN Om in te loggen op e-mailprogramma Outlook Web Access, start u uw internetbrowser en voert u volgende URL in op de adresbalk: https:\\mail.redima.brussels\owa Voer uw e-mailadres en uw wachtwoord in (opgelet: hoofdlettergevoelig!) en klik vervolgens op «aanmelden». 3
3. ALGEMENE OPTIES 3.. Beschrijving van het hoofdscherm 3.2 Het leesvenster Het leesvenster geeft een overzicht van de inhoud van het bericht waarop u staat. Standaard verschijnt het in het rechtergedeelte van uw scherm. Men kan beslissen het niet te tonen om meer details te krijgen van de lijst van de berichten of om de inhoud onderaan het scherm te tonen. 4
Om het leesvenster te Weer te geven of te Verbergen: Klik op Weergave-instellingen. 5
3.3 Wijziging van de werktaal van de toepassing Druk op de knop Opties in de rechterbovenhoek. Selecteer Land/regio en tijdszone. druk vervolgens op de link Opslaan. 6
3.4. Wachtwoord wijzigen. Druk op de knop Opties in de rechterbovenhoek. Onder Algemeen selecteert u Mijn account en Uw wachtwoord wijzigen. Voer het oude en het nieuwe wachtwoord in, klik vervolgens op de knop Opslaan. Een nieuwe inlogsessie met het nieuwe wachtwoord zal starten. 7
4. MANAGEMENT ELECTRONIC MAIL 4.. Berichten maken en verzenden Eens ingelogd is het mailgedeelte toegankelijk. Indien u in een andere sectie aan het werken bent: Agenda, Contacten, Taken, is het te allen tijde mogelijk om terug te gaan naar het mailgedeelte. Klik op het blauwe vakje bovenaan links om toegang te krijgen tot de verschillende onderdelen. Om een nieuwe mail aan te maken: klik op «Nieuw». Wanneer u op het zwarte pijltje klikt, worden 2 opties aangeboden: E-mailbericht Agenda-item 8
Nieuw E-mailbericht U kunt bijvoorbeeld een bestand in bijlage bij uw e-mail voegen. Gebruik dan aanvullende toepassingen, of nog, activeer de ontvangstbevestiging of de leesbevestiging. U vindt er ook de klassieke opties voor het opmaken van de inhoud (lettertype, lettergrootte, kleur, enz. ). Onderwerp: Schrijf hier waarover uw bericht handelt. Inhoud : Klik in het vak inhoud van het bericht om er de inhoud in aan te brengen. Het is mogelijk de tekst van de inhoud te formatteren met volgende hulpmiddelen: 9
Verzenden: klik vervolgens op de knop Verzenden om het bericht te verzenden. U zult zien dat u ook een bestand aan uw bericht kunt toevoegen. Klik hiervoor op de paperclip Bijvoegen. 4.2. Berichten lezen en beheren Binnengekomen berichten kunt u lezen via uw Postvak IN. Ongelezen berichten worden in vetjes weergegeven. Even klikken op een bericht en de inhoud verschijnt in het leesvenster. 0
Een bericht beantwoorden of doorsturen: Klik op de link Allen beantwoorden en kies uit het rolmenu. Afdrukken: Volg de weg van het beeld, klik op de drie puntjes, een menu rolt uit en ga naar de tab Afdrukken.
4.3. Klasseren van berichten en aanmaken van mappen Berichten worden bewaard in uw Postvak In. Om de berichten te bewaren die u in te toekomst van nut kunnen zijn, is het aanbevolen ze in specifieke mappen te klasseren. Het is mogelijk verschillende mappen aan te maken in het Postvak In en iedere map kan submappen bevatten. Om berichten uit het Postvak IN naar een map over te hevelen, klik op het bericht en schuif het naar de gewenste map. De systeemmappen en de gepersonaliseerde mappen: Standaard zult u onderstaande systeemmappen zien: Postvak IN Concepten Verzonden items Verwijderde items Ongewenste e-mail RSS feed Notities Een systeemmap kan niet hernoemd, verplaatst of gewist worden. Het betreft hier vaststaande, onveranderlijke regels. Via een klik met de rechtermuis op de naam van uw Exchange-account of op een map, krijgt u meerdere opties aangeboden: Nieuwe submap maken: maakt een map aan op de plaats waar de rechtermuisklik uitgevoerd werd. In ons voorbeeld zal de map aangemaakt worden op hetzelfde niveau als de andere systeemdossiers. Hernoemen: hernoemt een gepersonaliseerde map. Verwijderen: verwijdert een gepersonaliseerde map. 2
Map leegmaken: maakt een systeemmap of gepersonaliseerde map leeg. De volledige inhoud wordt dan overgeheveld naar «Verwijderde items». Verwijderen uit Favorieten: voegt de geselecteerde map toe in het gedeelte «Favorieten». Verplaatsen: verplaatst de geselecteerde gepersonaliseerde map naar een andere map. Alles markeren als gelezen: markeert alle ongelezen e-mails van een gelezen map. Machtigingen: biedt de mogelijkheid om toegangsmachtigingen te verlenen aan een andere gebruiker van uw Exchange-platform. 4.4. Beheer van berichten met indicatoren (flags) Als hulp bij het beheren van berichten kunt u er een indicator aan koppelen, een herinnering aan een uit te voeren of uitgevoerde actie, in de vorm van een rood vlagje. Selecteer een bericht en daarna kunt u met de rechtermuisknop de gewenste flag kiezen of de actie als uitgevoerd aanmerken. Dit soort indicator kan het beheer van algemene mailboxes, die door meerdere gebruikers gedeeld worden, vergemakkelijken. 3
4.5. Berichten verwijderen en herstellen Een bericht verwijderen: Selecteer het bericht en klik op Verwijderen. De verwijderde berichten bevinden zich in de map Verwijderde items. Het is dus nog mogelijk ze terug te halen, maar ze nemen nog altijd plaats in uw Postvak In. Om berichten definitief te verwijderen en de ingenomen ruimte te recupereren, selecteer Verwijderen items en klik met de rechtermuisknop. Selecteer de optie Map leegmaken in Verwijderde items en bevestig de verwijdering. Dan nog blijft het nog een beperkte tijd (30 dagen) mogelijk verwijderde berichten terug te halen, zelfs nadat de map leeggemaakt is. Om dit te doen, selecteert u de optie Verwijderde items herstellen. 4
4.6. Berichten zoeken In de linkerhoek staat een zoekvak. Klik op het vergrootglas waarna een menu verschijnt om de zoekopdracht nader te bepalen. 4.7. Afwezigheidsbeheer Het is mogelijk uw correspondenten een bericht te laten dat u afwezig bent (een correspondent krijgt het bericht slechts één keer tijdens de afwezigheidsperiode, ook al zendt hij u verschillende berichten). Het is mogelijk dit bericht enkel te versturen naar uw interne correspondenten en/of om een ander bericht op te stellen voor uw externe correspondenten. 5
In het scherm dat verschijnt, voert u in: de afwezigheidsperiode het bericht dat bestemd is voor de interne correspondenten het bericht dat bestemd is voor uw externe correspondenten (kan verschillend zijn). 4.8. Aanmaken van regels Regels zorgen voor de automatische verwerking (verplaatsing naar een map, verwijdering, ) van alle binnengekomen berichten die aan één of meer voorwaarden voldoen (bericht van of naar een welbepaalde persoon, aanwezigheid van trefwoorden in de titel of het bericht, ) Druk op Opties in de rechterbovenhoek. 6
Onder de tab E-mail ziet u de optie Regels voor Postvak IN en opruimen. Een tabel Regels voor Postvak IN verschijnt. Nu moet u enkel nog een voorwaarde toevoegen. Klik hiertoe gewoon op het teken +. 7
Vervolgens klikt u op het venster Voorwaarde toevoegen. 8
4.9. Inloggen op een ander postvak Druk op de tab in de vorm van een avatar bovenaan rechts. Klik op de optie Een ander postvak openen, en voer de naam in van een andere te openen postvak. Dit postvak kan een andere algemeen postvak zijn of een ander postvak waarop u toegangsrechten hebt. 5. AGENDA 5.. Algemeen Via de knop «Agenda» kunt u uw agenda s raadplegen, beheren of aanmaken. Via deze functie kunt u ook toegang krijgen tot gedeelde agenda s of het delen van agenda s opstarten. 9
5.2. Hoofdvenster Volgende schermen worden aangeboden: Dag Werkweek (5 dagen) Week (7 dagen) Maand 5.3. Een afspraak aanmaken Klik op de knop Nieuw. Via deze knop kunt u een evenement toevoegen aan uw agenda of aan een gedeelde agenda. Net zoals bij het aanmaken van een nieuwe e-mail, worden hier allerlei opties aangeboden in verband met de opmaak van de inhoud van het evenement dat aan de geselecteerde agenda toegevoegd werd. 2 0
In het pop-up venster tikt u: het onderwerp van de vergadering (Onderwerp) de datum en de begintijd de datum en het einduur de beschikbaarheid: Beschikbaar / Onder voorbehoud / Bezet / Afwezig mogelijkheid om een terugkerend evenement aan te maken door op Herhalen te klikken Klik op de link Opslaan en sluit af. 2
5.4. Vergadering organiseren In hetzelfde venster klikt u op Personen toevoegen. En kies vervolgens Vergaderruimte toevoegen. Tenslotte op Opslaan. 5.5. De Planningsassistent gebruiken De planningsassistent zal u helpen bij het organiseren van een vergadering. Indien de voorgestelde uren geschikt zijn voor iedereen, verschijnt geen enkele kleur in de periode, wat betekent dat alle deelnemers vrij zijn. U kan een beschikbare periode vinden door u in het venster te verplaatsen met een horizontale zoekbalk en daarna op de vrije periode te klikken. Als niet alle genodigden vrij zijn, verschijnt een blauwe of paarse balk op de uren om aan te duiden dat niet iedereen beschikbaar is. U kan een vrije periode kiezen in de zone met voorstellen. De kleurencode komt overeen met de vastgelegde beschikbaarheid en geeft de reden voor niet-beschikbaarheid (beschikbaar, onder voorbehoud, bezet, afwezig). 2 2
5.6. Mijn agenda delen Klik op de tab Delen en volg daarna de aanwijzingen; Het is altijd mogelijk om de instellingen in verband met het delen van de agenda achteraf te wijzigen. 5.7. Een andere agenda bekijken Klik op de tab Agenda toevoegen. Kies vervolgens vanuit welke link u de agenda wilt toevoegen. 2 3
6.TAKEN 6. Algemeen Via de knop Taken kunt u taken met betrekking tot uw Exchange-account aanmaken, beheren en bekijken. De kolom in het midden toont de inhoud van de taakmap en de rechterkolom geeft de details van de gekozen taak. 6.2 Nieuwe taak Via deze knop kunt u een nieuwe taak aanmaken in de geselecteerde taakmap, het onderwerp selecteren, de einddatum en meer details toevoegen zoals het onderwerp, de einddatum, het vorderingspercentage, enz. 2 4
In de linkerkolom ziet u alle Folders Taken. U kunt trouwens ook met een rechtermuisklik op het menu «Mijn taken» een Nieuwe map aanmaken. Outlook Web Access (OWA) biedt niet de mogelijkheid om het delen van taken op te starten? Hiervoor zal een compatibel e-mailprogramma (Outlook bijvoorbeeld) nodig zijn. 2 5