Bestemd voor conversie van Nederlands Antilliaanse gulden naar US dollar

AccountView Windows conversie-procedure Bestemd voor conversie van Nederlands Antilliaanse gulden naar US dollar Belangrijk Inleiding De financiële administratie is een belangrijk onderdeel van uw organisatie. Het spreekt dan ook vanzelf dat u de conversie van uw administratie naar de dollar zorgvuldig uit wilt voeren. Een vergissing of fout is echter snel gemaakt en kan soms leiden tot problemen. AccountView heeft de hele procedure die u moet doorlopen voor u uitgewerkt in de vorm van een aantal checklists. Deze checklists helpen u zorgvuldig de verschillende stappen in de juiste volgorde uit te voeren. In de checklists en in het programma maakt u voor de conversie gebruik van de Euro-conversie zoals die eind 2001/begin 2002 in Nederland actueel was. Om die reden zal ook in de conversie-procedure de valutacode EUR worden gebruikt. Door de Euro-conversie te gebruiken in combinatie met Wijzigen sleutelvelden bent u verzekerd van een goede omzetting naar de nieuwe administratievaluta. Vaak zijn binnen een organisatie meerdere personen bij de conversie betrokken. Naast de datum waarop het een en ander is gecontroleerd en/of uitgevoerd, kan dan ook een paraaf worden geplaatst door de persoon die het heeft uitgevoerd. U kunt zich er dan eenvoudig van verzekeren dat datgene wat u aan anderen hebt overgelaten, ook is uitgevoerd voordat u verder gaat. Mocht tijdens of na afloop van de procedure blijken dat er een probleem is ontstaan, neem dan contact op met onze medewerkers van de afdeling Support. Zij zullen u vragen uw checklist (en afgedrukte rapporten) op te sturen of te faxen. Het eventueel ontbreken van ingevulde checklists en rapporten zal het adequaat oplossen van uw problemen bemoeilijken. Wij raden u dus aan niet alleen de procedure zorgvuldig uit te voeren, maar ook checklists en rapporten nog enige tijd te bewaren. Wij kunnen ons voorstellen dat u ter plaatse ondersteuning wenst van een deskundige. Neem in dat geval gerust contact op met uw partner en vraag voordat u deze inschakelt even naar de kosten van de ondersteuning. Mocht uw partner of een andere deskundige de conversieprocedure voor u uitvoeren, overhandig dan in ieder geval dit gehele document en vraag hem of haar om hiervan zorgvuldig gebruik te maken. Laatste revisie: 27 september 2010 Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 1 van 9

CHECKLIST A: Conversie algemeen voorbereiden Stap Omschrijving A.1 Zorg ervoor dat u de enige gebruiker van AccountView bent. Kies Document/Stamgegevens programma/ingelogde gebruikers om dit te controleren. A.2 Kies Help/Info om uw AccountView-versienummer te controleren. Bij Versie moet minimaal versie 9.0c rev. 1 staan. Installeer de update naar deze of een hogere versie met behulp van de bijgeleverde update-procedure als dit niet zo is, voordat u verder gaat met de rest van deze procedure. A.3 Controleer via het onderdeel Voor klanten van AccountView van www.accountview.nl of u het meest recente Service Pack hebt geïnstalleerd. Daar stelt u eerst vast of er voor uw versie een Service Pack is. Indien dat het geval is, vergelijkt u de datum die bij het Service Pack voor uw versie staat met de datum die u onder Help/Info (zie A.2) ziet. Indien de datum van dit Service Pack later ligt, dan dient u deze eerst te installeren. Een instructie hiervoor vindt u ook op de website. A.4 Controleer of u maatwerk hebt. Als u maatwerk hebt, of als u twijfelt of u maatwerk hebt, neem dan eerst contact op met uw partner. Kies Document/Stamgegevens programma/api Register om te controleren of u maatwerk hebt. Als het venster API Register is gevuld, dan hebt u maatwerk. Neem in dit geval contact op met uw AccountView-partner. A.5 Kies Document/Organiseren/Programma in het venster Administraties. A.6 Kies Document/Organiseren/Systeem in het venster Administraties. A.7 Vul per administratie checklist B in. Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 2 van 9

CHECKLIST B: Conversie per administratie voorbereiden Administratie Datum Voer deze procedure uit voor elke administratie die u in dollar wilt voeren. Maak per administratie een kopie van deze pagina s. Denk eraan dat oude administraties die alleen nog op backup aanwezig zijn, niet worden geconverteerd naar de nieuwe standaardvaluta. Als u de dollar ook in oude administraties als administratie-valuta wilt zien, zet dan eerst de backup van deze administraties terug. Stap Omschrijving B.1 Maak een backup van de administratie 1. Kies Bestand/Administraties. 2. Selecteer de administratie die u wilt gaan converteren en kies Document/Administratie distribueren/administratie meenemen in het venster Administraties. 3. U kunt ervoor kiezen om de backup op een extern opslagmedium (USB-stick, externe harde schijf o.i.d) of in een directory op uw harde schijf te maken. Als u kiest om een backup op uw harde schijf te maken, let er dan op dat u de backup altijd naar een nieuwe directory maakt. Uiteraard kunt u ook met eventuele andere backup-software een backup maken. B.2 Controleer de backup, door deze terug te zetten in een nieuwe administratie met behulp van Document/Administratie distribueren/administratie terugzetten. Een manier om een nieuwe administratie aan te maken is de volgende: kies Document/Administratie aanmaken... in het venster Administraties, markeer lege administratie en ga verder totdat de administratie is aangemaakt. Nadat hierin de backup is teruggezet, opent u deze administratie om het grootboek te bekijken en zo vast te stellen dat deze backup inderdaad de gegevens bevat, die u verwacht. B.3 Organiseer uw oorspronkelijke administratie met Document/Organiseren/Administratie in het venster Administraties. Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 3 van 9

Stap Omschrijving B.4 Als u beschikt over de module Facturering, kies dan de opdracht Bestand/Handel/Verkoopfacturen. Als de melding Er zijn nog facturen te journaliseren verschijnt, journaliseer deze facturen dan met de opdracht Document/Facturen journaliseren. LET OP: Verkoopfacturen worden NIET geconverteerd en dienen daarom voorafgaand aan de conversie volledig verwerkt te zijn. Verkooporders zullen wel worden geconverteerd. Indien u periodieke verkoopfacturen heeft, zult u deze na de conversie handmatig moeten aanpassen. B.5 Als u beschikt over de module Inkoop, kies dan de opdracht Bestand/Handel/Inkooporders. Als de melding Er zijn nog facturen te journaliseren verschijnt, journaliseer deze facturen dan met de opdracht Document/Facturen journaliseren. B.6 Noteer de administratievaluta en landvaluta (Opties/Instellingen/Administratie, tab Algemeen/Bedrijf). Controleer op het tabblad Algemeen/Algemeen het aantal decimalen voor de bedragen in de boekhouding. Wijzig dit in het veld Decimalen bedragen naar 2 als dit op 0 staat. B.7 Kies Opties/Instellingen/Administratie, tab Financieel/Financieel I om in het veld Euro-conversie het rekeningnummer voor afrondingsverschillen in te voeren. Wij raden u aan hiervoor een nieuw rekeningnummer aan te maken. Markeer in dat geval de grootboekrekening als verliesen winstrekening (indien u het veld Valutacode kan invullen in het venster Stamgegevens grootboek vul hier dan niets in). B.8 Controleer de volgnummers met Document/Controleren/Volgnummers in het venster Administraties. Eventuele fouten worden hierbij automatisch hersteld. B.9 Controleer de administratie met Document/Controleren/Administratie in het venster Administraties. Markeer bij Acties vóór controle en Opties niets en kies de knop Volgende. In het venster dat volgt, kiest u rechts bovenin de knop Alle controles en vervolgens nogmaals Volgende. Kies tenslotte Controle om de administratie te laten controleren en druk het controlerapport af. Op het controlerapport wordt per onderdeel de status weergegeven. Als de melding verschijnt dat de status niet correct is, volg dan het advies op aan het eind van het controlerapport. Neem contact op met uw partner of met de afdeling Support van AccountView als opvolgen van het advies geen verandering brengt in de status. Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 4 van 9

Stap Omschrijving B.10 Open via Bestand/Grootboek het venster Grootboek. Druk de volgende rapporten af, en bewaar deze ter vergelijking met checklist D, stap 5: 1. Rapporten/Kolommenbalans 2. Rapporten/BTW-aangifte, markeer Bereik perioden en geef in Periode de eerste t/m de laatste periode van de administratie op B.11 Indien de valutacode EUR reeds bestaat, wijzigt u deze eerst: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/valutacodes en selecteer de valutacode EUR. 2. Kies Opties/Sleutelveld wijzigen en voer als nieuwe code XEU in. Indien de valutacode USD reeds bestaat, wijzigt u deze eerst: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/valutacodes en selecteer de valutacode USD. 2. Kies Opties/Sleutelveld wijzigen en voer als nieuwe code XUS in. B.12 Voer een nieuwe valutacode EUR in die gebruikt gaat worden tijdens de conversie: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/valutacodes 2. Kies Bewerken/Toevoegen en voer de code EUR in, waarbij u in Valuta-eenheid 1 opgeeft en in Valutakoers 0,558659 opgeeft. (koers berekend als 1/1,79) 3. Kies op deze valutacode EUR de optie Document/Basisvaluta instellen. Controleer dat hierna de koers voor ANG gelijk is aan 1,790000 en EUR gelijk is aan 1,000000. B.13 Controleer de aanwezige valutacodes op correcte koersen, en markeer EMU-valuta bij de verdwijnende valuta ANG. Indien u nog andere valutacodes in uw valutacodetabel heeft, moet bij deze het veld Emu-valuta niet gemarkeerd zijn. Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 5 van 9

Stap Omschrijving B.14 Indien u beschikt over de module uitgebreide vreemde valuta bepaal dan of de niet-emu valuta moeten worden geherwaardeerd: 1. Controleer in het venster Valutacodes de aanwezigheid van valuta met (dag-)koersen, met Bewerken/Stamgegevens, tab Koersen. Bepaal in overleg met uw accountant of met degene die normaal de valutaherwaardering uitvoert, of er voor de valutacodes met dagkoersen een herwaardering moet plaats vinden. 2. Kies voor iedere valutacode die geherwaardeerd moet worden apart de opdracht: Document/Valutaherwaardering journaliseren, geef bij de mutatiedatum de datum van vandaag op. Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 6 van 9

CHECKLIST C: Euro-conversie per administratie uitvoeren Administratie Datum Maak een kopie van deze bladzijde voor iedere administratie die u wilt converteren. Stap Omschrijving C.1 Indien de module toegangsbeveiliging onderdeel uitmaakt van uw licentie: verzeker uzelf ervan dat de gebruiker die de conversie uitvoert alle rechten in de betrokken administratie heeft. Indien u hierover twijfelt, neem dan contact op met degene die uw toegangsbeveiliging heeft ingericht. Indien AccountView op een server geïnstalleerd staat, laat dan uw netwerkbeheerder de vrije schijfruimte controleren die er op de server beschikbaar is (in verband met de backup die er bij stap C.3 gemaakt wordt). C.2 Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie die u wilt converteren. C.3 Maak vooraf handmatig nogmaals een backup van de te converteren administratie. Raadpleegt u hierbij nogmaals de stappen zoals beschreven bij stap B.1. C.4 Kies Document/Converteren/Euro-conversie, en kies Volgende C.5 Demarkeer de optie Reservekopie aanmaken en kies tweemaal Volgende. C.6 Druk de dagboekinvoer af, zodat het Gulden archief op papier beschikbaar komt. Tip: kies ASCII, zodat de afdruk niet naar de printer hoeft. Voer vervolgens in het veld Bestand de naam in, bijvoorbeeld ANGinvoer.txt Gebruik in geen geval PDF! C.7 Bepaal of van de openstaande posten het bedrag in de oorspronkelijke valuta ook na de conversie nog zichtbaar moet zijn. Gaan alle aanmaningen en betalingen voortaan in dollar, markeer dan het veld Openstaande posten converteren. C.8 Converteer eventueel ook openstaande Verkooporders. Overweeg hierbij welke afspraken hierover met uw afnemers zijn gemaakt. C.9 Converteer eventueel ook openstaande Inkooporders. Overweeg hierbij welke afspraken hierover met uw leveranciers zijn gemaakt. C.10 Kies de knop Voltooien om de conversie van uw administratie uit te voeren. Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 7 van 9

CHECKLIST D: Controle per administratie na conversie Administratie Datum Maak een kopie van deze bladzijde voor iedere administratie die u geconverteerd heeft. Stap Omschrijving D.1 Controleer de administratie met Document/Controleren/Administratie. (voor de toelichting op deze stap, zie B.9) D.2 Open de administratie en noteer de administratievaluta en landvaluta (Opties/Instellingen/Administratie, tab Algemeen/Bedrijf). Constateer dat de administratievaluta gelijk is aan EUR; van de codes zoals genoteerd bij punt B.6 blijft de landvaluta de oorspronkelijke valutacode, deze valuta wordt in enkele rapporten nog gebruikt waar bedragen in dollar worden vergeleken met bedragen in deze valuta. D.3 Kies Document/Stamgegevens Administratie/Valutacodes en kies Bewerken/Stamgegevens voor elke aanwezige valutacode. Voor de valutacode ANG waarvoor het veld EMUvaluta (zie ook stap B.12) gemarkeerd is, is nu ook het veld Geblokkeerd gemarkeerd. Indien u de valutacode ANG toch nog wenst te gebruiken, dan dient u het veld Geblokkeerd te demarkeren. D.4 Kies op deze valutacode EUR de optie Document/Basisvaluta instellen. D.5 Kies in het venster Valutacodes de optie Opties/Sleutelveld wijzigen en wijzig EUR naar USD Kies dezelfde optie op de valutacode XEU uit B.11, naar EUR Kies dezelfde optie op de valutacode XUS uit B.11, naar US2 D.6 Controleer of de administratievaluta hierna is gewijzigd in USD (Opties/Instellingen/Administratie, tab Algemeen/Bedrijf). D.7 Open via Bestand/Grootboek het venster Grootboek. Druk opnieuw de twee rapporten ter controle af, zie B.10: 1. Rapporten/Kolommenbalans 2. Rapporten/BTW-aangifte markeer Bereik perioden en geef in Periode de eerste t/m de laatste periode van de administratie op. Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 8 van 9

Stap Omschrijving D.8 Afhankelijk van uw modulesamenstelling is het mogelijk dat er bedragen opgegeven staan in uw administratieinstellingen. Deze worden ook geconverteerd, maar meestal staan hier ronde bedragen opgegeven. Kies Opties/Instellingen/Administratie en bekijk alle vensters en tabbladen die van hieruit geopend kunnen worden. Indien er bedragen vermeld staan, bepaal dan of u deze wilt wijzigen. Indien u in het bezit bent van de module Fiattering, kies dan Document/Stamgegevens systeem, selecteer Gebruikers en kies Bewerken/Stamgegevens voor elke gebruiker. Open het tabblad Fiattering en geef de correcte limieten op. Tip: Controleer welke stappen de conversie heeft doorlopen met Opties/Audit Trail. Wijzig daarvoor in het venster Audit trail de weergave met Bewerken/Weergave/Administratie, zodat het overzicht van de uitgevoerde conversie wordt getoond. Conversie-procedure AccountView Windows Pagina 9 van 9