Functiebeschrijving: Dossier- en gegevensbeheerder Economische Migratie Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen Voor akkoord Naam leidinggevende(n) Datum + handtekening Vincent Vandenameele Frank Hex Naam functiehouder Datum + Handtekening VACANT
1. Context van de organisatie 1.1. Het Departement Werk en Sociale Economie Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : www.werk.be 1.2. Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen De afdeling Juridische Diensten en Erkenningen verleent juridische ondersteuning aan de secretaris-generaal, aan de andere afdelingen van het Departement en andere entiteiten van het beleidsdomein of het politiek niveau. Daarnaast staat zij ook in voor de beleidsvoorbereiding inzake economische migratie (arbeidskaarten en beroepskaarten), private arbeidsbemiddeling en uitzendactiviteiten en dienstencheques. Ook de opstelling van de regelgeving en de kwaliteitsbewaking van de regelgeving binnen het beleidsdomein, het juridisch geschillenbeheer en het dossierbeheer van de administratieve geldboeten behoort tot het takenpakket van deze afdeling. De afdeling vertegenwoordigt het Departement op diverse fora (vb. de werkgroep EU-handel, werkgroep multilateraal beleid, de adviesraad voor buitenlandse 2
arbeidskrachten, de commissie voor uitzendactiviteiten, ), coördineert afdelings- en entiteitsoverschrijdende projecten (vb. staatshervorming) en coördineert de samenwerking tussen de juridische diensten van de verschillende entiteiten binnen het beleidsdomein. Al deze verantwoordelijkheden zijn binnen de afdeling georganiseerd in de Beleidscel/ Juridische Cel, de Dienst Economische Migratie en de Dienst dienstencheques en uitzendkantoren, allen ondersteund door een pool Administratieve Ondersteuning. De functie van dossier- en gegevensbeheerder economische migratie, situeert zich binnen de Dienst Economische Migratie. Deze dienst is verantwoordelijk voor de uitreiking van de arbeids- en beroepskaarten en vertegenwoordigt het Departement op de adviesraad voor buitenlandse arbeidskrachten. Deze dienst volgt (in afwachting van de oprichting van de Dienst uitzendkantoren en Dienstencheque-ondernemingen) erkennings- en vergunningsdossiers op van uitzendkantoren, evenals de dienstencheques. Daarnaast vertegenwoordigt de Dienst Economische Migratie het Departement op de Adviescommissie Uitzendactiviteiten. De functie van dossier- en gegevensbeheerder focust zich op economische migratie, meer bepaald op de dossiers in het kader van het toekennen van arbeidskaarten en vergunningen. 3
1.3. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.4. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.5. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten : Bijkomende kwantitatieve gegevens: Diensthoofd Economische Migratie nvt nvt nvt Nvt 4
2. Doel van de functie Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. erkenningen, subsidies, vergunningen, arbeidskaarten e.d. teneinde omtrent deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3. Resultaatgebieden Post Resultaat Sorteren en verdelen van post m.b.t. de eigen afdeling en/ of dienst teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens en/ of voorbereiden van technisch advies teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Voorbeelden van activiteiten - openen van briefwisseling - sorteren en doorgeven van post aan betrokkenen - registratie van inkomende aanvragen - registratie van aangetekende zendingen - gegevens verwerken, categorieën toekennen en invoeren in de computer - aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, via e-mail, ) en/ of eigen onderzoek - administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen - onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de - uitwerken van een (voorstel van) beslissing - (voorstel van) een beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie - initiëren van de uitvoering van de beslissing 5
functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd en de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Kennisdelen Bouwt kennis verder uit en stelt die ter beschikking teneinde het kennisniveau van het team op peil te houden. Klantenkantoor Informatie verstrekken en formuleren van een advies teneinde de klant een passend antwoord of voorstel te bieden over arbeidskaarten - aanmaken van en afdrukken van nodige documenten (vb. arbeidskaart) - vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - de beslissing aan betrokkene toelichten - klanten adviseren over de te volgen procedure - het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - informatie uitwisselen over het dossier - de nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek - deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie, - vakkennis ontwikkelen en actualiseren door onder andere opvolgen van trends en evoluties - vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - deelnemen aan projecten - nakijken of de vooropgestelde termijnen gerespecteerd worden - Zelfstudie en vormingsmomenten in functie van de job - Kennisoverdracht naar collega s toe - eerstelijnsadvies verstrekken - vragen rond de eigen dienstverlening beantwoorden - juridisch-technische gegevens opzoeken en analyseren om de klant te kunnen adviseren - checken of het advies voldoet aan de verwachtingen van de klant 6
- samenbrengen van de eigen inbreng en de inbreng van anderen (klant, andere deskundigen ) in een voorstel - aanvragen in ontvangst nemen 7
4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie : neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Samenwerken niveau 1 Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is : informeert, pleegt overleg en werkt mee Analyseren niveau 2 Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie : ziet de essentie van het probleem Klantgerichtheid niveau 1 Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren : reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Zorgvuldigheid niveau 2 Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten : levert met oog voor detail correct werk af Oordeelsvorming niveau 2 Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria : neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan : trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese 4.2. Vaktechnische competenties DIPLOMA Geen diploma vereist EVARING Minstens 6 jaar ervaring in een gelijkaardige functie binnen de Vlaamse Overheid KENNIS & KUNDE Inhoudelijke kennis - het kennis hebben van en kunnen toepassen van de relevante regelgeving en richtlijnen - het hebben of vergaren van een goede inhoudelijke kennis van de materie Informatica - basiskennis Microsoft Office (outlook, word, ) - zich snel kunnen inwerken in relevante webtoepassingen Talen 8
- basiskennis Frans en/ of Engels 5. Andere functierelevante informatie 9