Schermen en procedures in OSIRIS voor docenten en studenten
Onderhoud en versiebeheer Dit document is eigendom van de projectleider Implementatie Osiris Volg. Wijzigingen aan het document worden geïnitieerd door de eigenaar, waarna het document opnieuw formeel wordt geaccordeerd. Elke versie van het document dat wordt gedistribueerd krijgt een nieuw versienummer achter de punt (1.v). Een geaccordeerde versie krijgt altijd een nieuw heel nummer (v.0). 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 2 / 16
Inleiding Dit document is een handleiding van de Self Service modules OSIRIS Docent en OSIRIS Student. In deze handleiding worden de meest voorkomende procedures stapsgewijs uitgelegd. Gezien het intuïtieve karakter van de interface wordt niet alle functionaliteit in detail behandeld. De doelgroepen voor dit document zijn docenten en studenten. Voor begeleiders en studieadviseurs wordt een beperkte opleiding verzorgd, voor opleidingsmanagers en kwaliteitszorgmedewerkers zijn alleen rapportages beschikbaar. Hiervoor is geen handleiding en/of opleiding benodigd. Inhoudsopgave 1 OSIRIS DOCENT...4 1.1 Inleiding... 4 1.2 Overzicht mogelijkheden... 4 1.3 Algemene functies... 4 1.3.1 Onderhouden eigen kenmerken... 4 1.3.2 Opvragen student... 5 1.4 Resultaten... 7 1.4.1 Selecteer toets... 7 1.4.2 Invoeren resultaten handmatig... 9 1.4.3 Invoeren resultaten: via bestand... 10 1.4.4 Verzend resultaten naar accountgroep... 12 1.4.5 Afdrukken resultatenlijst... 12 1.4.6 Verzenden e-mail... 13 2 Bijlage...15 2.1 Aanmaken tekstbestand... 15 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 3 / 16
1 OSIRIS DOCENT 1.1 Inleiding OSIRIS hanteert enkele termen die binnen de TU Delft anders, of niet worden gebruikt. In dit document wordt de terminologie van OSIRIS aangehouden. Begrip OSIRIS Begeleider Cursus Toets Blok Begrip TU Delft Studieadviseur Vak Deel Periode indeling van een studiejaar. Osiris werkt met blokken waarbinnen een resultaat moet vallen. Binnen een blok kunnen losse resultaten worden ingevoerd maar ook de tentamenresultaten 1.2 Overzicht mogelijkheden De docent heeft in OSIRIS de mogelijkheid om: - eerder gemaakte afspraken / actiepunten in te zien, - eigen personalia (die aan studenten worden getoond) te onderhouden ( 1.3.1) - contactgegevens en begeleider(s) van studenten op te vragen ( 1.3.2) - resultaten vast te leggen van toetsen waarvoor hij/zij verantwoordelijk is ( 1.4); deze functionaliteit komt overeen met het huidige DCI. - voor het vastleggen van resultaten voor een herkansing (indien slechts 1 gelegenheid per blok bestaat) of voor een gehele cursus moet de docent een ondertekend tentamenbriefje indienen bij de accountgroep van de betreffende opleiding. 1.3 Algemene functies De Self Service module Docent van OSIRIS is beschikbaar via BlackBoard, nadat je bent ingelogd met je NetID. URL: http://blackboard.tudelft.nl OsirisD Let op dat je webbrowser pop-ups toestaat van deze URL. 1.3.1 Onderhouden eigen kenmerken Ga naar menu [ Begeleider ] (het aantal menu s dat je hier te zien krijgt is afhankelijk van jouw rol(len). 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 4 / 16
- Op deze pagina kun je diverse kenmerken over jezelf invullen, die studenten zien wanneer je als docent of begeleider in OSIRIS wordt getoond. - Wanneer je vaste begeleider van één of meerdere studenten bent, dan worden deze tevens in dit scherm getoond. 1.3.2 Opvragen student Je kunt in Self Service personalia van de student vinden, zijn/haar inschrijfhistorie bij de TU Delft inzien, opzoeken wie de vaste begeleider is. Ga naar tab [ Zoek student ] 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 5 / 16
- Je moet minimaal één zoekcriterium invullen. - Je kunt een %-teken gebruiken als joker. Achternaam = Jans% geeft alle studenten met als achternaam Jans of Jans gevolgd door één of meerdere karakters. - De faculteit die je invult heeft alleen invloed op de getoonde studentgroepen onder het zoekicoontje op de regel Studentgroep [ ]. - Via de link [ Geavanceerd zoeken ] kun je de selectie maken op diverse kenmerken van personalia, vooropleiding, opleiding, inschrijfhistorie en/of zelfs notities van studenten. Druk op [ Enter ] of [ Zoek ] om de zoekopdracht uit te voeren. Selecteer vervolgens een studentnummer om de details van de student te openen: Het aantal tabbladen dat in het studentmenu wordt getoond is afhankelijk van de rol(len) van de gebruiker. Druk op de link [ Terug ] om terug te keren naar het Docentmenu. 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 6 / 16
1.4 Resultaten Via Self Service is het alleen mogelijk om resultaten voor toetsen in te voeren. Naast toetsresultaten kent OSIRIS ook cursusresultaten. Een cursusresultaat heeft (wat betreft studievoortgang) voorrang op een resultaat dat berekend wordt op basis van toetsresultaten. Cursusresultaten kunnen alleen door medewerkers van accountgroepen worden ingevoerd in OSIRIS. Ingevoerde cursusresultaten worden wel in Self Service aan docenten getoond. 1.4.1 Selecteer toets Ga naar menu [ Resultaten ] Selecteer het studiejaar waarvoor resultaten moeten worden vastgelegd. Vervolgens worden alle cursussen getoond waarvoor je resultaten mag vastleggen. Selecteer vervolgens de cursus waarvoor je resultaten wilt vastleggen: Selecteer vervolgens de toets / blok waarvoor je resultaten wilt vastleggen: 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 7 / 16
- Op deze pagina kun je tevens het tabblad [ Cursusresultaat ] kiezen; daarop worden de vastgelegde cursusresultaten getoond. - Deze pagina geeft bij elke toets een overzicht van het aantal inschrijvingen voor de toets, het aantal ingevoerde, nog in te voeren, verzonden en vastgestelde resultaten. 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 8 / 16
1.4.2 Invoeren resultaten handmatig Vervolgens worden alle studenten getoond waarvoor je als docent resultaten mag vastleggen: 1 2 - In het eerste vak kan een selectie worden gemaakt waarmee het aantal getoonde studenten wordt beperkt. - In het tweede vak kan de tentamendatum worden ingevuld bij Vul toetsdatum met de volgende waarde. Deze datum neemt OSIRIS mee zodra je een resultaat invult bij een student. - Het is ook mogelijk een vast resultaat voor één datum aan de geselecteerde studenten worden gekoppeld. Met de link [ Kopieer ] worden de ingevulde waarden ingevuld voor alle studenten waar het veld (resultaat en/of datum) nog niet is gevuld. Per student kunnen vervolgens individuele / afwijkende waarden voor resultaat en datum worden vastgelegd. - Wanneer je een studentnummer selecteert, kom je in het studentmenu (zie 1.3.2) In dit scherm zijn verder de volgende opties beschikbaar (dit is afhankelijk van je persoonlijke autorisaties): - [ Vorige ] [ Volgende ] [ Opslaan ] Gaat naar de vorige / volgende stap van het proces of slaat de ingevulde of gewijzigde gegevens op. - [ Toevoegen ] Geeft een zoekscherm (vergelijkbaar met blok 1 in de vorige afbeelding), waarmee te beoordelen studenten (zonder toetsinschrijving) kunnen worden toegevoegd. Door jezelf toegevoegde studenten zijn op het scherm herkenbaar aan een asterisk (*) voor de kolom Ingevoerd door. - [ Verwijderen ] Geeft een overzicht van de ingevoerde resultaten die door de gebruiker verwijderd kunnen worden. - [ Aanmaken bestand ] Exporteert de getoonde studenten incl. resultaat naar Excel. Kan ook worden gebruikt om een lijst met te beoordelen studenten te genereren. - [ Inlezen bestand ] Leest een bestand in met resultaten (zie volgende paragraaf) - [ Afdrukken ] Maakt een pdf-bestand aan met op gescheiden pagina s de verstuurde resultaten, niet-verstuurde resultaten en niet beoordeelde studenten. - [ Exporteren ] Via deze link kunt u een email versturen naar de geselecteerde studenten. 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 9 / 16
1.4.3 Invoeren resultaten: via bestand Selecteer de link [ Inlezen bestand ] op de hiervoor beschreven pagina: LET OP: Het is nu ook mogelijk om resultaten in te lezen voor studenten die zich niet vooraf hebben aangemeld. TIP: Vul voor het inlezen van het bestand de toetsdatum in bij Vul toetsdatum met de volgende waarde! OSIRIS vult dan automatisch deze waarde in bij de ingelezen resultaten. Open het bestand met resultaten. - Dit bestand moet een tekstbestand zijn (.txt). - Het bestand moet in ieder geval als eerste twee kolommen: <studentnummer> en <resultaat> bevatten, gescheiden door een tab. - Voor het maken van een tekstbestand vanuit Excel zie 2.1. - Eventuele andere kolommen dan student en resultaat worden niet verwerkt. Ook een eventuele titelregel wordt niet verwerkt. - Bijvoorbeeld: : - Wanneer je studenten opvoert waarvoor reeds een (niet vastgesteld) resultaat bij deze toets is vastgelegd, dan wordt dit resultaat overschreven. 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 10 / 16
Uitzondering: bij vastgestelde resultaten verschijnt een foutmelding (Dit resultaat is niet wijzigbaar); zie boven. - Wanneer de resultaten in het tekstbestand niet overeenkomen met het formaat dat bij de toets is opgegeven (bijv. een 7 bij formaat 1 decimaal) dan verschijnt een foutmelding (Fout Geen van de resultaten kan worden ingelezen. (F00001)). - Wanneer er wel resultaten kunnen worden verwerkt, dan krijg je de optie om de ingelezen resultaten te verwerken. Kies de button [ Doorgaan ]: Kies de button [ Ja ] of de link [ Vorige ] of [ Doorgaan ] om de resultaten met status OK in te lezen. 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 11 / 16
1.4.4 Verzend resultaten naar accountgroep Nadat de cijfers zijn ingevoerd (handmatig of via een bestand), dan moeten deze door de medewerkers van de accountgroepen worden vastgesteld. Dit kan pas, zodra je de ingevoerde resultaten naar hun hebt verzonden: Ga (vanuit tab [ 3. Resultaten invoeren ]) naar menu [ 4. Resultaten verzenden ] of druk op [ Volgende ]: Kies [ Afdrukken en verzenden ]. Je krijgt nu de melding dat de resultaten zijn verzonden en er opent een pop-up waarmee je een overzicht van de verstuurde resultaten (pdf) kunt openen of opslaan. Print dit overzicht uit, onderteken het en stuur het getekende overzicht op naar jouw accountgroep om de resultaten te laten vaststellen (zie ook 1.4.5). 1.4.5 Afdrukken resultatenlijst Nadat cijfers via Self Service zijn ingevuld, moeten deze (totdat digitale handtekening wordt ondersteund) worden voorzien van handtekening en naar de accountgroepen worden verstuurd. Selecteer de betreffende toets zoals beschreven in 1.4.1. Ga naar tab [ 4. Resultaten verzenden ]. Selecteer het tabblad [ Wel verzonden ]: 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 12 / 16
Kies uit de lijst met verzenddatums ( Verzonden resultatenlijsten ) de gewenste lijst. Kies [ Afdrukken ]. Print dit overzicht uit, onderteken het en stuur het getekende overzicht op naar jouw accountgroep om de resultaten te laten vaststellen. 1.4.6 Verzenden e-mail Je kunt groepen studenten uit jouw cursussen eenvoudig een e-mail sturen, bijvoorbeeld om hen op de hoogte te brengen dat een cijfer is ingevoerd, maar nog moet worden vastgesteld. Selecteer de groep studenten volgens de beschrijving in 1.4.2 ( [ 3. Resultaten invoeren ] ). Kies [ Exporteren ]: 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 13 / 16
Kies [ Uitvoeren ] en druk op de getoonde link. - Wanneer er een e-mailprogramma op uw PC of laptop is geïnstalleerd dan opent een e-mail met de e-mailadressen van alle geselecteerde studenten. - Wanneer er geen e-mailprogramma is geïnstalleerd, dan kun je de getoonde link kopiëren en als adressen plakken in de verzendlijst van een e-mail. - De boodschap en onderwerp van de e-mail bepaal je zelf. 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 14 / 16
2 Bijlage 2.1 Aanmaken tekstbestand Resultaten uit een excelbestand kunnen eenvoudig via Self Service worden ingelezen in OSIRIS. OSIRIS stelt de volgende eisen aan een importbestand: - Kolom 1 is studentnummer, - Kolom 2 is resultaat, - Overige kolommen worden niet door OSIRIS verwerkt, - Kolommen worden gescheiden door een TAB. Stap 1: kolommen in juiste volgorde Een bronbestand kan er als volgt uitzien: De eerste 2 kolommen moeten studentnummer en resultaat zijn. - Knip kolom resultaat: - En voeg deze in als kolom B: Stap 2: opslaan als tekstbestand - Kies het menu Opslaan als - Kies bij Opslaan als het formaat Tekst (MS-DOS) (*.txt) of het formaat Tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt) 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 15 / 16
Er kunnen nu meldingen komen dat: - niet meerdere tabbladen kunnen worden opgeslagen in een tekstbestand - sommige functies niet meer werken in een tekstbestand. Kies in deze gevallen OK, zodat het tekstbestand wordt opgeslagen. In Kladblok ziet dit voorbeeld er als volgt uit: De titelregel wordt na inlezen in OSIRIS wel getoond in het overzicht van ingelezen resultaten, maar wordt niet verwerkt in het systeem. 201100921_Handleiding_OSIRIS_SS.Doc, geprint: 21-9-2010 16 / 16