Microsoft Word Compad Afdruksamenvoegen Compad WhitePapers Microsoft Word Document Samenvoegen WhitePaper voor eindgebruikers Abstract In deze documentatie vindt u een beschrijving van de werkwijze voor het importen van gegevens binnen Microsoft Word 97 of Microsoft Word 2000 en hoger. Deze documentatie wordt u aan extra dienstverlening van Compad aangeboden. Deze documentatie bevat onder meer een beschrijving voor: Het maken van standaard brieven (mailingen); Het maken van etiketten; Maken van selecties binnen de aangeboden informatie; De gegevensbron sorteren;
2001 Compad. All rights reserved. The information contained in this document represents the current view of Compad on the issues discussed as of the date of publication. Because Compad must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Compad, and Compad cannot guarantee the accuracy of any information presented after the date of publication. This white paper is for informational purposes only. COMPAD MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS DOCUMENT. Compad, Compad Travel logo Compad POSitive logo, Compad Bakkerij logo, are either registered trademarks or trademarks of Compad Software in the Nederlands. Microsoft, Microsoft Word logo are registered trademarks of Microsoft Cooperation in the United States of America. Other product and company names mentioned herein may be the trademarks of their respective owners. Compad Software Windbrugstraat 15-23 NL-7511 HR ENSCHEDE NETHERLANDS 0102
INHOUDSOPGAVE WHITEPAPER VOOR EINDGEBRUIKERS...1 INHOUDSOPGAVE...3 INTRODUCTIE...1 Wat vindt u in deze documentatie 1 Waar vindt u meer informatie 1 AFDRUKSAMENVOEGEN...3 Overzicht 3 Gegevensbron 3 Hoofddocument 4 Standaardbrief 4 Enveloppen 4 Etiketten 4 STANDAARDBRIEF MAKEN...6 Vereiste voorkennis 6 Procedure Standaardbrieven maken 6 Toelichting Standaard brieven maken 7 Nieuwe documenten maken 7 Bestaand document openen 7 Actieve document als hoofddocument maken 8 Gegevensbestand koppelen 9 Samenvoegvelden invoegen 11 Hoofddocument en gegevensbestand samenvoegen 12 Samengevoegde documenten bekijken vóór het afdrukken 13 Samengevoegde gegevens in het hoofddocument weergeven 13 Gegevensrecods sorteren 14 Gegevensrecords in een gegevensbestand selecteren 15 ETIKETTEN MAKEN...16 Toelichting Etiketten maken maken 16 Nieuwe documenten maken 16 Bestaand document openen 17 Actieve document als etiket hoofddocument maken 17 Gegevensbestand koppelen 18 Etiket maken 21 Samenvoegvelden invoegen 22 Hoofddocument en gegevensbestand samenvoegen 24 Samengevoegde documenten bekijken vóór het afdrukken 25 Samengevoegde gegevens in het hoofddocument weergeven 25 Gegevensrecods sorteren 25 Gegevensrecords in een gegevensbestand selecteren 26 ENVELOPPEN MAKEN...28
Toelichting Etiketten maken maken 28 Nieuwe documenten maken 28 Bestaand document openen 29 Actieve document als etiket hoofddocument maken 29 Gegevensbestand koppelen 30 Envelop maken 34 Samenvoegvelden invoegen 34 Hoofddocument en gegevensbestand samenvoegen 36 Samengevoegde documenten bekijken vóór het afdrukken 37 Samengevoegde gegevens in het hoofddocument weergeven 37 Gegevensrecods sorteren 37 Gegevensrecords in een gegevensbestand selecteren 38 APPENDIX A...2 Tekst selecteren 2 Tekst en figuren selecteren met de muis 2 Tekst en figuren selecteren met het toetsenbord 3 Toetsen voor het bewerken en verplaatsen van tekst en figuren 3 Tekst en figuren verwijderen 4 Tekst en figuren kopiëren en verplaatsen 4 Speciale tekens invoegen 4 Tekst en figuren selecteren 5 Tekst en figuren selecteren in een tabel 6 De selectie uitbreiden 7 De invoegpositie verplaatsen 7 De invoegpositie verplaatsen in een tabel 8 Alinea's en tabtekens invoegen in een tabel 8 APPENDIX B...9 Variabele export bestanden 9 Artikelgegevens (PLU.TXT) 9 Klantenpasgegevens 10 Debiteurgegevens 10
INTRODUCTIE Voor u ligt aanvullende documentatie voor het maken van standaard brieven (mailingen) en maken van etiketten binnen Microsoft Word. Uw Compad programmatuur biedt de mogelijkheid om gegevens te exporteren en met behulp van de functionaliteit van Microsoft Word bent u in staat om etiketten, standaardbrieven (mailingen), prijskaartjes en/of schap-labels te maken. Met de export functie van uw Compad product bent u in staat om meer koppelingen te leggen, dan alleen met Microsoft Word. Zo kunt u de informatie uit onze software gebruiken in het programma LabelMatrix van StrandWare en Microsoft Excel, WordPerfect, etc., etc., etc. Uit service overweging hebben wij deze documentatie voor u ontwikkeld. Gezien het feit dat Microsoft Word niet door ons wordt ontwikkeld kunnen wij u geen telefonische ondersteuning op dit product verlenen. Voor telefonische ondersteuning voor niet Compad producten moet u bij de desbetreffende leverancier zijn of op de website van de desbetreffende leverancier. Wat vindt u in deze documentatie In deze documentatie gaan wij vrij diep in op de functionaliteit van het afdruk samenvoegen van Microsoft Word. Deze functie wordt beschreven aan de hand van een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk gaat vooraf van een sectie basiskennis. In deze sectie wordt een beschrijving gegeven van de basis vaardigheden die u moet beheersen. Gevorderde Word gebruikers kunnen eventueel deze sectie overslaan. Voor deze documentatie bevat de volgende hoofdstukken: Hoofdstuk 1 geeft een inleiding over het begrip afdruksamenvoegen. De verschillende begrippen worden in dit hoofdstuk helder uitgelegd. Hoofdstuk 2 maakt u uw eerste standaard brief (mailing) Hoofdstuk 3 geeft een beschrijving van het maken van enveloppen Hoofdstuk 4 gaat in op het aanmaken van etiketten en schap-labels Hoofdstuk 5 gaat dieper in op de samenvoeg opdrachten. Waar vindt u meer informatie Deze documentatie is speciaal voor Compad gebruikers ontwikkeld. Echter wij kunnen u geen ondersteuning bieden op Microsoft Word. Uw suggesties en/of opmerkingen ten aanzien van deze documentatie is wel van harte welkom. Aan de Microsoft Word Afdruksamenvoeg 1
hand van uw reacties kunnen wij eventueel dit document verbeteren. Reacties op dit document kunt u richten aan support@compad.nl Indien u meer informatie wenst over Microsoft Word dan kunt u de website van Microsoft raadplegen. www.microsoft.com Microsoft Word Afdruksamenvoegen 2
AFDRUKSAMENVOEGEN Het begrip Afdruksamenvoegen is niet bij alle gebruikers van Microsoft Word bekend. Terwijl de term mailing bij veel gebruikers meer zegt. Bij mailing schrijft de eindgebruiker één brief die overigens wel uit meerdere pagina s kan bestaan naar een bepaalde groep mensen. Deze functionaliteit staat bij veel computergebruikers ook bekend als mailmerge (vrij vertaald post samenvoegen, dus mailing) Microsoft gebruikt in de engelsetalige versie van Microsoft Word de term Mailmerge nog steeds. Deze term heeft Microsoft Benelux vertaald naar afdruksamenvoegen. Allereerst beginnen wij met het uitleggen van enkele begrippen die door Microsoft worden gebruikt voor het afdrukken van standaardbrieven. Overzicht Het afdrukken van standaardbrieven is het combineren van één brief (ook wel hoofddocument genoemd) met een gegevensbron. Het resultaat zijn één of meerdere standaardbrieven, etiketten of enveloppen. Het aantal is afhankelijk va n de hoeveelheid informatie dat in de gegevensbron aanwezig is. Gegevensbron Als u standaardbrieven, enveloppen of adresetiketten wilt maken, voegt u een hoofddocument samen met een gegevensbestand. Het gegevensbestand bevat de Microsoft Word Afdruksamenvoeg 3
gegevens die verschillend zijn in elke versie van een samengevoegd document, zoals de namen en adressen van de ontvangers van een standaardbrief. U kunt een bestaand gegevensbestand openen, een persoonlijk adresboek of een lijst met contactpersonen uit Microsoft Outlook of Schedule+ gebruiken of een nieuw gegevensbestand maken in Word, Microsoft Excel of vanuit een Compad product Als u een nieuw gegevensbestand wilt maken of een bestaand bestand wilt openen, klikt u op Afdruk samenvoegen in het menu Extra en vervolgens op de knop Gegevens. Hoofddocument Als u standaardbrieven, enveloppen of adresetiketten wilt maken, voegt u een hoofddocument samen met een gegevensbestand. Het hoofddocument bevat de tekst en andere items die hetzelfde blijven in elke versie van de standaardbrief, de enveloppen of de etiketten. U kunt een nieuw of een bestaand document gebruiken als hoofddocument. Als u standaardbrieven, adresetiketten of enveloppen wilt maken, klikt u op Afdruk samenvoegen in het menu Extra en vervolgens op de knop Maken. Standaardbrief Wanneer u een standaardbrief maakt, bevat het hoofddocument de tekst, leestekens, spaties, figuren en andere gegevens die in elke standaardbrief hetzelfde zijn. U voegt daarna in het hoofddocument speciale instructies in, de zogenaamde samenvoegvelden, die aangeven waar de variabele gegevens uit het gegevensbestand worden afgedrukt. Wanneer u het hoofddocument met het gegevensbestand samenvoegt, worden de samenvoegvelden vervangen door de juiste gegevens uit het gegevensbestand. Enveloppen In Word kunt u automatisch namen en adressen op enveloppen invoegen, positioneren en afdrukken. U kunt adresgegevens gebruiken uit een bestaand gegevensbestand of een nieuw gegevensbestand maken. Wanneer u het hoofddocument maakt voor een reeks enveloppen, kunt u het formaat van de enveloppen instellen, de positie van het adres en de wijze waarop de enveloppen in de printer worden ingevoerd. Etiketten Met de opdracht Afdruk samenvoegen kunt u adresetiketten instellen en afdrukken. Nadat u het hoofddocument en het gegevensbestand hebt ingesteld, voegt u de twee documenten samen voor het maken van adresetiketten, naamkaartjes, schap-etiketten, prijskaartjes en andere etiketten. U kunt bestaande Microsoft Word Afdruksamenvoegen 4
etiketformaten gebruiken of aangepaste etiketten maken. Na een korte uitleg van de begrippen gaan wij in het volgende hoofdstuk verder met het maken van een standaardbrief. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 5
STANDAARDBRIEF MAKEN In dit deel van deze documentatie gaan wij in op de werkwijze die u kunt volgen voor het maken van een standaardbrief. Bij het maken van een standaardbrief bevat het hoofddocument (het orgineel) de tekst, leestekens, spaties, figuren en andere gegevens die in elke standaardbrief hetzelfde zijn. U voegt daarna in het hoofddocument speciale instructies in, de zogenaamde samenvoegvelden, die aangeven waar de variabele gegevens uit het gegevensbestand worden afgedrukt. Wanneer u het hoofddocument met het gegevensbestand samenvoegt, worden de samenvoegvelden vervangen door de juiste gegevens uit het gegevensbestand. Vereiste voorkennis Voor dit deel van de documentatie is het noodzakelijk dat u vaardigheden beheerst: Tekst selecteren; Opmaak (zoals lettertype, tekstgrootte) van de tekst wijzigen; Openen van documenten Opslaan van documenten Afdrukken van documenten Omdat wij van mening zijn dat de bovenstaande vaardigheden standaard vaardigheden zijn die u als word gebruiker moet beheersen gaan wij niet verder in op deze basisvaardigheden. In Appendix A vindt u een korte beschrijving van deze basisvaardigheden. Procedure Standaardbrieven maken Hieronder geven we eerst een globaal overzicht van de totale procedure die u moet volgen voor het maken van standaardbrieven. De onderstaande procedure wordt verderop in dit hoofdstuk stap voor stap toegelicht. 1. Als u een bestaande brief als standaardbrief wilt gebruiken, opent u de brief. Als u een nieuwe brief wilt maken, klikt u op Nieuw in het menu Bestand en selecteert u Leeg document. 2. Klik in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 3. Klik op Maken, klik op Standaardbrieven en vervolgens op Actief venster. 4. Het actieve document wordt het hoofddocument voor samenvoegen. 5. Klik op Gegevens ophalen. 6. Als u een bestaande lijst met namen en adressen wilt gebruiken in een Worddocument of in een werkblad, database of een andere lijst, klikt u op Gegevensbestand koppelen. 7. Nadat u het gegevensbestand hebt opgegeven, wordt er een bericht weergegeven. Klik vervolgens op Hoofddocument bewerken. 8. Typ in het hoofddocument de tekst die u in elke standaardbrief wilt weergeven. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 6
9. Klik op de positie waar u een naam, adres of andere informatie wilt invoegen die voor elke brief verschilt. Klik op de werkbalk Afdruk samenvoegen op Samenvoegveld invoegen en klik vervolgens op de gewenste veldnaam. 10. Nadat u alle samenvoegvelden hebt ingevoegd en het hoofddocument hebt voltooid, klikt u op Afdruk samenvoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen. 11. Klik in het vak Samenvoegen naar op Printer. 12. Als u de standaardbrief alleen naar bepaalde geadresseerden wilt verzenden, klikt u op Query-opties. Geef vervolgens de criteria op voor het selecteren van de gegevensrecords. Klik op Samenvoegen. De bovenstaande procedure wordt in de rest van het hoofdstuk toegelicht. Toelichting Standaard brieven maken Voor het maken van standaardbrieven maakt u gebruik van een hoofddocument. Het hoofddocument (het orgineel) bevat de tekst, leestekens, spaties, figuren en andere gegevens die in elke standaardbrief hetzelfde zijn. Voor het opstellen van het hoofddocument kunt u een bestaand document openen of kiezen voor een nieuw document. Nieuwe documenten maken U kunt een nieuw document maken door het uitvoeren van de volgende procedure: 1. Klik in het menu Bestand op Nieuw. 2. Als u een nieuw, leeg document wilt maken, klikt u op het tabblad Algemeen. Vervolgens dubbelklikt u op het pictogram Leeg document. Als u een document wilt maken op basis van een sjabloon of wizard, klikt u op het tabblad van het type document dat u wilt maken. Vervolgens dubbelklikt u op de naam van de sjabloon of wizard die u wilt gebruiken. Tip Als u een nieuw document wilt maken op basis van de standaardsjabloon, klikt u op Nieuw Bestaand document openen U kunt een bestaand documenten op de vaste schijf of op een netwerkstation openen door het uitvoeren van de onderstaande procedure: 1. Klik op Openen. 2. Klik in het vak Zoeken in op het station, de map of de Internet-locatie die het document bevat. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 7
3. Dubbelklik op de mappen in de mappenlijst totdat u de map hebt gevonden die het gewenste document bevat. Als u het document niet kunt vinden in de mappenlijst, kunt u een zoekopdracht starten. 4. Dubbelklik op het document dat u wilt openen. Opmerking Als u een document wilt openen dat in een ander programma is gemaakt, klikt u op de gewenste bestandsindeling in het vak Bestandstypen. Vervolgens dubbelklikt u op de naam van het document in de mappenlijst. U kunt ook de extensie typen in het vak Bestandsnaam. Typ bijvoorbeeld *.wk4 als u bestanden wilt zoeken van Lotus 1-2-3, versie 4.0. Tip Als u een document wilt openen dat u onlangs nog hebt gebruikt, klikt u op de desbetreffende bestandsnaam onder in het menu Bestand. Als de lijst met laatst gebruikte bestanden niet wordt weergegeven, klikt u op het tabblad Algemeen (opdracht Opties in het menu Extra). Schakel het selectievakje Laatst gebruikte bestanden in. Actieve document als hoofddocument maken Zowel een nieuwe document of een bestaand document dat u zo net heeft geopend, kunt u activeren als hoofddocument. Wij raden u aan om eerst de tekst, leestekens, spaties, figuren en andere gegevens die in elke standaardbrief hetzelfde zijn in het actieve document op te nemen. Daarna kunt u het actieve document als hoofddocument instellen door de onderstaande procedure uit te voeren: 1. Klik in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 2. Klik op Maken, klik op Standaardbrieven en vervolgens op Actief venster. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 8
3. Het actieve document wordt het hoofddocument voor samenvoegen. Gegevensbestand koppelen Als u standaardbrieven, enveloppen of adresetiketten wilt maken, voegt u een hoofddocument samen met een gegevensbestand. Het gegevensbestand bevat de gegevens die verschillend zijn in elke versie van een samengevoegd document, zoals de namen en adressen van de ontvangers van een standaardbrief of de artikelgegevens die u op uw artikeletiket wilt afdrukken. U kunt een gegevensbestand aan uw hoofddocument koppelen door het uitvoeren van de onderstaande procedure: 1. Wanneer het dialoogvenster Afdruk samenvoegen niet meer is geactiveerd dan moet u dit dialoogvenster als nog activeren. Hiervoor klikt u in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 2. Klik op Gegevens ophalen en klik vervolgens op Gegevensbestand koppelen. Het dialoogvenster Gegevensbestand koppelen wordt geactiveerd. In dit dialoogvenster kunt u aangeven welk gegevensbestand u aan het hoofddocument wilt koppelen. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 9
3. Klik in het vak Bestandstype en selecteer uit de lijst de optie Alle bestanden (*.*) 4. Klik in het vak Zoeken in op het station, de map of de Internet-locatie die het document bevat. 5. Middels zoeken in stelt u de bestandslocatie in waar uw gegevensbestand staat. Dubbelklik op de mappen in de mappenlijst totdat u de map hebt gevonden die het gewenste gegevensbestand bevat. De gegevensbestanden die door Compad software worden aangemaakt worden in de map Export geplaatst, welke zich in de programma map bevinden. Meestal is de Compad software op station C geïnstalleerd. Hiervoor klikt u op Zoeken in, vervolgens klikt u op station C. Daarna Microsoft Word Afdruksamenvoegen 10
dubbelklikt u de map Program files, gevolgd door de map Compad en vervolgens daarna op de map Export. 6. Dubbelklik op het gewenste gegevensbestand. Samenvoegvelden invoegen Op dit moment heeft u een gegevensbestand gekoppeld aan een hoofddocument. Desgewenst kunt u op dit moment het hoofddocument nog bewerken en de gewenste Samenvoegvelden invoegen. Met samenvoegvelden die u in een hoofddocument voor samenvoegen invoegt, geeft u aan waar de unieke gegevens uit het geselecteerde gegevensbestand moeten worden ingevoegd. Als u bijvoorbeeld het veld «Plaats» invoegt, wordt de naam van de plaats ingevoegd die zich in het gegevensveld Plaats bevindt. Gegevensveld is een gegevenscategorie in een gegevensbestand. Een gegevensveld komt overeen met een kolom in het gegevensbestand. De namen van de gegevensvelden worden in de eerste rij (veldnamenrij) van het gegevensbestand weergegeven. Voorbeelden van gegevensveldnamen zijn Postcode en Achternaam. Als u de samenvoegvelden wilt invoegen, moet u op de knop Samenvoegveld invoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen klikken. U kunt de tekens voor samenvoegvelden () niet typen, noch invoegen met de opdracht Symbool in het menu Invoegen. Als de veldcodes worden weergeven, ziet u de MERGEFIELD-veldcodes, bijvoorbeeld { MERGEFIELD Plaats }. U mag de veldnamen in de MERGEFIELDinstructies niet wijzigen. De veldnaam moet namelijk exact overeenkomen met de corresponderende veldnaam in de veldnamenrij van het gegevensbestand. De manier waarop u het hoofddocument bekijkt (met veldcodes weergegeven of verborgen) heeft geen invloed op de manier waarop het document wordt samengevoegd met het gegevensbestand. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 11
Voor het invoegen van samenvoegvelden voert u de volgende procedure uit: 1. Nadat u het gegevensbestand hebt opgegeven, wordt er een bericht weergegeven. Klik vervolgens op Hoofddocument bewerken. 2. Typ in het hoofddocument de tekst die u in elke standaardbrief wilt weergeven. 3. Klik op de positie waar u een naam, adres of andere informatie wilt invoegen die voor elke brief verschilt. Klik op de werkbalk Afdruk samenvoegen op Samenvoegveld invoegen en klik vervolgens op de gewenste veldnaam. 4. Na het invoegen van het samenvoegveld wordt de naam van het samenvoegveld tussen geplaatst. 5. Herhaal de stappen 3 en 4 totdat alle gewenste samenvoegvelden zijn ingevoegd. Opmerking U kunt het lettertype, lettergrootte en kleur op dezelfde wijze instellen zoals normale tekst. U selecteert eerst het samenvoegveld, vervolgens stelt u het gewenste lettertype, lettergrootte en kleur in. Voor enkele samenvoegvelden is een bepaald lettertype noodzakelijk. Meer informatie over de bestanden en de samenvoegvelden vindt u in Appendix B. Hoofddocument en gegevensbestand samenvoegen U kunt het hoofddocument en het gegevensbestand samenvoegen tot de standaardbrieven. De standaardbrieven kunt u meteen afdrukken, maar u kunt de standaardbrieven ook eerst verzamelen in één nieuw document. Voor het samenvoegen van een de standaardbrieven naar de printer of naar een nieuw document voert u de volgende procedure uit; 4. Nadat u alle samenvoegvelden hebt ingevoegd en het hoofddocument hebt voltooid, klikt u op Afdruk samenvoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 12
5. Klik in het vak Samenvoegen naar op Printer of op Nieuw document. 6. Als u de standaardbrief alleen naar bepaalde geadresseerden wilt verzenden, klikt u op Query-opties. Geef vervolgens de criteria op voor het selecteren van de gegevensrecords. Klik op Samenvoegen. Tip: Voor het verzamelen van de standaardbrieven naar de printer kunt u ook klikken op Samenvoegen naar printer op de werkbalk Afdruk samenvoegen. Tip: Voor het verzamelen van de standaardbrieven naar de printer kunt u ook klikken op Samenvoegen naar nieuw document op de werkbalk Afdruk samenvoegen. Samengevoegde documenten bekijken vóór het afdrukken Als u de resultaten van het samenvoegen snel wilt bekijken, kunt u de samengevoegde gegevens in het hoofddocument weergeven en de resulterende samengevoegde documenten één voor één bekijken. Als u het afdrukken van de standaardbrieven wilt uitstellen omdat u opmerkingen of andere informatie wilt toevoegen, kunt u de resulterende samengevoegde documenten in één nieuw document verzamelen. Samengevoegde gegevens in het hoofddocument weergeven 1. Zorg ervoor dat het venster met het hoofddocument actief is. Klik op Samenvoeggegevens weergeven op de werkbalk Afdruk samenvoegen. 2. Op de plaatsen van de samenvoegvelden worden de gegevens uit de eerste gegevensrecord weergegeven. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 13
3. Als u de gegevens uit andere gegevensrecords wilt bekijken, klikt u op de pijltoetsen op de werkbalk Afdruk samenvoegen of typt u het nummer van de gewenste record in het vak Ga naar record. Tip Als u het hoofddocument wilt afdrukken met de gegevens die op het scherm worden weergegeven, klikt u op Afdrukken. Gegevensrecods sorteren Door gegevensrecords te sorteren kunt u bepalen in welke volgorde de gegevens met het hoofddocument worden samengevoegd. 1. Zorg ervoor dat het venster met het hoofddocument actief is. Klik op Afdruk samenvoegen in het menu Extra en klik vervolgens op Query-opties. 2. Klik in het tabblad Records sorteren op ten minste één gegevensveld en klik vervolgens op een sorteervolgorde. Opmerkingen De sorteervolgorde wordt opgeslagen met de criteria voor recordselectie die u voor het gegevensbestand hebt opgegeven. Telkens wanneer u het hoofddocument opent, worden de gegevensrecords die aan de selectiecriteria voldoen, opgehaald en gesorteerd. Als het gegevensbestand uit een ander programma afkomstig is, worden alleen de geselecteerde gegevensrecords gesorteerd. Bij een gegevensbestand met Word-indeling worden alle records gesorteerd en niet alleen de geselecteerde verzameling records. Als u de gegevensrecords in de opgegeven volgorde wilt houden, slaat u het gegevensbestand op voordat u Word afsluit. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 14
Gegevensrecords in een gegevensbestand selecteren 1. Als het dialoogvenster Query-opties niet wordt weergegeven, klikt u op een willekeurige plaats in het hoofddocument. Klik op Afdruk samenvoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen en klik vervolgens op Query-opties. 2. Klik in het tabblad Recordselectie op een gegevensveld in het vak Veld en klik vervolgens op een vergelijkingscriterium in het vak Vergelijking. Typ in het vak Vergelijken met de tekst of het getal dat u wilt vergelijken met de inhoud van het gegevensveld. Als u meerdere selectiecriteria wilt opgeven, klikt u op En of Of om de regels te verbinden. 3. Als u records in een bepaalde volgorde wilt samenvoegen, klikt u op het tabblad Records sorteren en vervolgens op de velden waarop u de records wilt sorteren. Opmerkingen De selectiecriteria voor de records worden met het hoofddocument opgeslagen. Telkens als u het hoofddocument opent, wordt de geselecteerde set gegevensrecords opgehaald. Als u andere records wilt selecteren, wijzigt u de selectiecriteria. Als u alle records in het gegevensbestand wilt selecteren, klikt u op Alles wissen in het tabblad Recordselectie. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 15
ETIKETTEN MAKEN Met behulp van Microsoft Word is het ook mogelijk om een afdruk samen te voegen aar een etiket. De procedure voor het samenvoegen naar een etiket wijkt iets af van de procedure voor het maken van een standaard brief. Voor het maken van een etiket volgt u de volgende procedure: 1 Klik op Nieuw om een nieuw document te maken. 2 Klik in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 3 Klik op Maken, klik op Adresetiketten en klik vervolgens op Actief venster. Het actieve document wordt het hoofddocument voor samenvoegen. 4 Klik op Gegevens ophalen. 5 Als u een bestaande lijst met namen en adressen wilt gebruiken in een Word-document of in een werkblad, database of een andere lijst, klikt u op Gegevensbestand koppelen. 6 Nadat u het gegevensbestand hebt opgegeven, wordt er een bericht weergegeven. Klik vervolgens op Hoofddocument instellen. 7 Selecteer in het dialoogvenster Opties het type printer en het type etiketten dat u wilt gebruiken. Als het gewenste type etiket niet in de lijst staat, kunt u een aangepast etiketformaat opgeven. 8 Voeg in het dialoogvenster Etiketten maken de samenvoegvelden voor de adresgegevens of het artikellabel in. 9 Klik in het dialoogvenster Afdruk samenvoegen op Samenvoegen. 9 Klik in het vak Samenvoegen naar op Printer. Als u alleen voor bepaalde geadresseerden etiketten wilt afdrukken, klikt u op Query-opties. Geef vervolgens de criteria op voor het selecteren van de gegevensrecords. 10 Klik op Samenvoegen. De bovenstaande procedure wordt in de rest van het hoofdstuk toegelicht. Toelichting Etiketten maken maken Voor het maken van etiketten, waarbij gebruik wordt gemaakt van een gegevensbestand maakt u gebruik van een hoofddocument. Het hoofddocument (het orgineel) bevat de tekst, leestekens, spaties, figuren en andere gegevens die in elke standaardbrief hetzelfde zijn. Voor het opstellen van het hoofddocument kunt u een bestaand document openen of kiezen voor een nieuw document. Nieuwe documenten maken U kunt een nieuw document maken door het uitvoeren van de volgende procedure: Microsoft Word Afdruksamenvoegen 16
1. Klik in het menu Bestand op Nieuw. 2. Als u een nieuw, leeg document wilt maken, klikt u op het tabblad Algemeen. Vervolgens dubbelklikt u op het pictogram Leeg document. Als u een document wilt maken op basis van een sjabloon of wizard, klikt u op het tabblad van het type document dat u wilt maken. Vervolgens dubbelklikt u op de naam van de sjabloon of wizard die u wilt gebruiken. Tip Als u een nieuw document wilt maken op basis van de standaardsjabloon, klikt u op Nieuw Bestaand document openen U kunt een bestaand documenten op de vaste schijf of op een netwerkstation openen door het uitvoeren van de onderstaande procedure: 1. Klik op Openen. 2. Klik in het vak Zoeken in op het station, de map of de Internet-locatie die het document bevat. 3. Dubbelklik op de mappen in de mappenlijst totdat u de map hebt gevonden die het gewenste document bevat. Als u het document niet kunt vinden in de mappenlijst, kunt u een zoekopdracht starten. 4. Dubbelklik op het document dat u wilt openen. Opmerking Als u een document wilt openen dat in een ander programma is gemaakt, klikt u op de gewenste bestandsindeling in het vak Bestandstypen. Vervolgens dubbelklikt u op de naam van het document in de mappenlijst. U kunt ook de extensie typen in het vak Bestandsnaam. Typ bijvoorbeeld *.wk4 als u bestanden wilt zoeken van Lotus 1-2-3, versie 4.0. Tip Als u een document wilt openen dat u onlangs nog hebt gebruikt, klikt u op de desbetreffende bestandsnaam onder in het menu Bestand. Als de lijst met laatst gebruikte bestanden niet wordt weergegeven, klikt u op het tabblad Algemeen (opdracht Opties in het menu Extra). Schakel het selectievakje Laatst gebruikte bestanden in. Actieve document als etiket hoofddocument maken Zowel een nieuwe document of een bestaand document dat u zo net heeft geopend, kunt u activeren als hoofddocument. Wij raden u aan om eerst de tekst, leestekens, spaties, figuren en andere gegevens die in elke standaardbrief hetzelfde zijn in het actieve document op te nemen. Daarna kunt u het actieve document als hoofddocument instellen door de onderstaande procedure uit te voeren: Microsoft Word Afdruksamenvoeg 17
1. Klik in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 2. Klik op Maken, klik op Adresetiket en vervolgens op Actief venster. 3. Het actieve document wordt het hoofddocument voor samenvoegen. Gegevensbestand koppelen Als u standaardbrieven, enveloppen of adresetiketten wilt maken, voegt u een hoofddocument samen met een gegevensbestand. Het gegevensbestand bevat de gegevens die verschillend zijn in elke versie van een samengevoegd document, zoals de namen en adressen van de ont vangers van een standaardbrief of de artikelgegevens die u op uw artikeletiket wilt afdrukken. U kunt een gegevensbestand aan uw hoofddocument koppelen door het uitvoeren van de onderstaande procedure: Microsoft Word Afdruksamenvoegen 18
1. Wanneer het dialoogvenster Afdruk samenvoegen niet meer is geactiveerd dan moet u dit dialoogvenster als nog activeren. Hiervoor klikt u in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 2. Klik op Gegevens ophalen en klik vervolgens op Gegevensbestand koppelen. Het dialoogvenster Gegevensbestand koppelen wordt geactiveerd. In dit dialoogvenster kunt u aangeven welk gegevensbestand u aan het hoofddocument wilt koppelen. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 19
3. Klik in het vak Bestandstype en selecteer uit de lijst de optie Alle bestanden (*.*) 4. Klik in het vak Zoeken in op het station, de map of de Internet-locatie die het document bevat. 5. Middels zoeken in stelt u de bestandslocatie in waar uw gegevensbestand staat. Dubbelklik op de mappen in de mappenlijst totdat u de map hebt gevonden die het gewenste gegevensbestand bevat. De gegevensbestanden die door Compad software worden aangemaakt worden in de map Export geplaatst, welke zich in de programma map bevinden. Meestal is de Compad software op station C geïnstalleerd. Hiervoor klikt u op Zoeken in, vervolgens klikt u op station C. Daarna dubbelklikt u de map Program files, gevolgd door de map Compad en vervolgens daarna op de map Export. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 20
6. Dubbelklik op het gewenste gegevensbestand. Etiket formaat instellen Na het koppelen van het gegevensbestand dient u het gewenste etiket formaat te selecteren. Hiervoor volgt u de onderstaande procedure: 1. Nadat u het gegevensbestand hebt opgegeven, wordt er een bericht weergegeven. Klik vervolgens op Hoofddocument instellen. 2. Selecteer in het dialoogvenster Opties het type printer en het type etiketten dat u wilt gebruiken. Als het gewenste type etiket niet in de lijst staat, kunt u een aangepast etiketformaat opgeven. 3. Klik op Ok om verder te gaan met het invoegen van de samenvoegvelden. Etiket maken De volgende stap na het instellen van het etiket formaat, kunt u de samenvoegvelden op het etiket plaatsen. Voeg in het dialoogvenster Etiketten maken de samenvoegvelden voor de adresgegevens of de artikelgegevens in. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 21
Samenvoegvelden invoegen Op dit moment heeft u een gegevensbestand gekoppeld aan een hoofddocument. Verder heeft u de samenvoegvelden op het etiket geplaatst. Desgewenst kunt u op dit moment het hoofddocument nog bewerken en de gewenste Samenvoegvelden invoegen. Hiervoor moet u het hoofddocument gaan bewerken. Hiervoor klikt u op de opdracht Bewerken. De etiketten worden in het hoofddocument weer gegeven als een tabel. Iedere tabelcel komt overeen met één etiket. Wanneer het etiketformaat niet goed zichtbaar is kunt u het tabelraster aanzetten. U zet het tabelraster aan door in het menu Tabel op de optie Rasterlijnen weergeven klikken. Opmerking Om er voor te zorgen dat op ieder etiket andere gegevens worden getoond wordt het word invoerveld {NEXT}. Het invoegveld {NEXT} wordt in de andere weergave ook weergegeven als «Volgende record». U kunt word velden invoegen via Word veld-invoegen op de werkbak Afdruk samenvoegen. Met samenvoegvelden die u in een hoofddocument voor samenvoegen invoegt, geeft u aan waar de unieke gegevens uit het geselecteerde gegevensbestand moeten worden ingevoegd. Als u bijvoorbeeld het veld «Plaats» invoegt, wordt de naam van de plaats ingevoegd die zich in het gegevensveld Plaats bevindt. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 22
Gegevensveld is een gegevenscategorie in een gegevensbestand. Een gegevensveld komt overeen met een kolom in het gegevensbestand. De namen van de gegevensvelden worden in de eerste rij (veldnamenrij) van het gegevensbestand weergegeven. Voorbeelden van gegevensveldnamen zijn Postcode en Achternaam. Als u de samenvoegvelden wilt invoegen, moet u op de knop Samenvoegveld invoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen klikken. U kunt de tekens voor samenvoegvelden () niet typen, noch invoegen met de opdracht Symbool in het menu Invoegen. Als de veldcodes worden weergeven, ziet u de MERGEFIELD-veldcodes, bijvoorbeeld { MERGEFIELD Plaats }. U mag de veldnamen in de MERGEFIELDinstructies niet wijzigen. De veldnaam moet namelijk exact overeenkomen met de corresponderende veldnaam in de veldnamenrij van het gegevensbestand. De manier waarop u het hoofddocument bekijkt (met veldcodes weergegeven of verborgen) heeft geen invloed op de manier waarop het document wordt samengevoegd met het gegevensbestand. Voor het invoegen van samenvoegvelden voert u de volgende procedure uit: 1. Nadat u het gegevensbestand hebt opgegeven, wordt er een bericht weergegeven. Klik vervolgens op Hoofddocument bewerken. 2. Typ in het hoofddocument de tekst die u in elke standaardbrief wilt weergeven. 3. Klik op de positie waar u een naam, adres of andere informatie wilt invoegen die voor elke brief verschilt. Klik op de werkbalk Afdruk samenvoegen op Microsoft Word Afdruksamenvoeg 23
Samenvoegveld invoegen en klik vervolgens op de gewenste veldnaam. 4. Na het invoegen van het samenvoegveld wordt de naam van het samenvoegveld tussen geplaatst. 5. Herhaal de stappen 3 en 4 totdat alle gewenste samenvoegvelden zijn ingevoegd. Opmerking U kunt het lettertype, lettergrootte en kleur op dezelfde wijze instellen zoals normale tekst. U selecteert eerst het samenvoegveld, vervolgens stelt u het gewenste lettertype, lettergrootte en kleur in. Voor enkele samenvoegvelden is een bepaald lettertype noodzakelijk. Meer informatie over de bestanden en de samenvoegvelden vindt u in Appendix B. Hoofddocument en gegevensbestand samenvoegen U kunt het hoofddocument en het gegevensbestand samenvoegen tot de standaardbrieven. De standaardbrieven kunt u meteen afdrukken, maar u kunt de standaardbrieven ook eerst verzamelen in één nieuw document. Voor het samenvoegen van een de standaardbrieven naar de printer of naar een nieuw document voert u de volgende procedure uit; 1. Nadat u alle samenvoegvelden hebt ingevoegd en het hoofddocument hebt voltooid, klikt u op Afdruk samenvoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen. 2. Klik in het vak Samenvoegen naar op Printer of op Nieuw document. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 24
3. Als u de standaardbrief alleen naar bepaalde geadresseerden wilt verzenden, klikt u op Query-opties. Geef vervolgens de criteria op voor het selecteren van de gegevensrecords. Klik op Samenvoegen. Tip: Voor het verzamelen van de standaardbrieven naar de printer kunt u ook klikken op Samenvoegen naar printer op de werkbalk Afdruk samenvoegen. Tip: Voor het verzamelen van de standaardbrieven naar de printer kunt u ook klikken op Samenvoegen naar nieuw document op de werkbalk Afdruk samenvoegen. Samengevoegde documenten bekijken vóór het afdrukken Als u de resultaten van het samenvoegen snel wilt bekijken, kunt u de samengevoegde gegevens in het hoofddocument weergeven en de resulterende samengevoegde documenten één voor één bekijken. Als u het afdrukken van de standaardbrieven wilt uitstellen omdat u opmerkingen of andere informatie wilt toevoegen, kunt u de resulterende samengevoegde documenten in één nieuw document verzamelen. Samengevoegde gegevens in het hoofddocument weergeven 1. Zorg ervoor dat het venster met het hoofddocument actief is. Klik op Samenvoeggegevens weergeven op de werkbalk Afdruk samenvoegen. 2. Op de plaatsen van de samenvoegvelden worden de gegevens uit de eerste gegevensrecord weergegeven. 3. Als u de gegevens uit andere gegevensrecords wilt bekijken, klikt u op de pijltoetsen op de werkbalk Afdruk samenvoegen of typt u het nummer van de gewenste record in het vak Ga naar record. Tip Als u het hoofddocument wilt afdrukken met de gegevens die op het scherm worden weergegeven, klikt u op Afdrukken. Gegevensrecods sorteren Door gegevensrecords te sorteren kunt u bepalen in welke volgorde de gegevens met het hoofddocument worden samengevoegd. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 25
1. Zorg ervoor dat het venster met het hoofddocument actief is. Klik op Afdruk samenvoegen in het menu Extra en klik vervolgens op Query-opties. 2. Klik in het tabblad Records sorteren op ten minste één gegevensveld en klik vervolgens op een sorteervolgorde. Opmerkingen De sorteervolgorde wordt opgeslagen met de criteria voor recordselectie die u voor het gegevensbestand hebt opgegeven. Telkens wanneer u het hoofddocument opent, worden de gegevensrecords die aan de selectiecriteria voldoen, opgehaald en gesorteerd. Als het gegevensbestand uit een ander programma afkomstig is, worden alleen de geselecteerde gegevensrecords gesorteerd. Bij een gegevensbestand met Word-indeling worden alle records gesorteerd en niet alleen de geselecteerde verzameling records. Als u de gegevensrecords in de opgegeven volgorde wilt houden, slaat u het gegevensbestand op voordat u Word afsluit. Gegevensrecords in een gegevensbestand selecteren 1. Als het dialoogvenster Query-opties niet wordt weergegeven, klikt u op een willekeurige plaats in het hoofddocument. Klik op Afdruk samenvoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen en klik vervolgens op Query-opties. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 26
2. Klik in het tabblad Recordselectie op een gegevensveld in het vak Veld en klik vervolgens op een vergelijkingscriterium in het vak Vergelijking. Typ in het vak Vergelijken met de tekst of het getal dat u wilt vergelijken met de inhoud van het gegevensveld. Als u meerdere selectiecriteria wilt opgeven, klikt u op En of Of om de regels te verbinden. 3. Als u records in een bepaalde volgorde wilt samenvoegen, klikt u op het tabblad Records sorteren en vervolgens op de velden waarop u de records wilt sorteren. Opmerkingen De selectiecriteria voor de records worden met het hoofddocument opgeslagen. Telkens als u het hoofddocument opent, wordt de geselecteerde set gegevensrecords opgehaald. Als u andere records wilt selecteren, wijzigt u de selectiecriteria. Als u alle records in het gegevensbestand wilt selecteren, klikt u op Alles wissen in het tabblad Recordselectie. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 27
ENVELOPPEN MAKEN Naast het maken van standaard brieven, etiketten kunt u met Microsoft Word ook enveloppen maken. Dit deel van de documentatie beschrijft de werkwijze voor het samenvoegen van een gegevensbestand naar enveloppen. Voor het maken van een enveloppe volgt u de volgende procedure: 1 Klik op Nieuw om een nieuw document te maken. 2 Klik in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 10 Klik op Maken, klik op Enveloppen en klik vervolgens op Actief venster. Het actieve document wordt het hoofddocument voor samenvoegen. 11 Klik op Gegevens ophalen. 12 Als u een bestaande lijst met namen en adressen wilt gebruiken in een Word-document of in een werkblad, database of een andere lijst, klikt u op Gegevensbestand koppelen. 13 Nadat u het gegevensbestand hebt opgegeven, wordt er een bericht weergegeven. Klik vervolgens op Hoofddocument instellen. 14 Selecteer in het dialoogvenster Opties het type printer en het type etiketten dat u wilt gebruiken. Als het gewenste type etiket niet in de lijst staat, kunt u een aangepast etiketformaat opgeven. 15 Voeg in het dialoogvenster Etiketten maken de samenvoegvelden voor de adresgegevens of het artikellabel in. 16 Klik in het dialoogvenster Afdruk samenvoegen op Samenvoegen. 9 Klik in het vak Samenvoegen naar op Printer. Als u alleen voor bepaalde geadresseerden etiketten wilt afdrukken, klikt u op Query-opties. Geef vervolgens de criteria op voor het selecteren van de gegevensrecords. 10 Klik op Samenvoegen. De bovenstaande procedure wordt in de rest van het hoofdstuk toegelicht. Toelichting Etiketten maken maken Voor het maken van etiketten, waarbij gebruik wordt gemaakt van een gegevensbestand maakt u gebruik van een hoofddocument. Het hoofddocument (het orgineel) bevat de tekst, leestekens, spaties, figuren en andere gegevens die in elke standaardbrief hetzelfde zijn. Voor het opstellen van het hoofddocument kunt u een bestaand document openen of kiezen voor een nieuw document. Nieuwe documenten maken U kunt een nieuw document maken door het uitvoeren van de volgende procedure: Microsoft Word Afdruksamenvoegen 28
3. Klik in het menu Bestand op Nieuw. 4. Als u een nieuw, leeg document wilt maken, klikt u op het tabblad Algemeen. Vervolgens dubbelklikt u op het pictogram Leeg document. Als u een document wilt maken op basis van een sjabloon of wizard, klikt u op het tabblad van het type document dat u wilt maken. Vervolgens dubbelklikt u op de naam van de sjabloon of wizard die u wilt gebruiken. Tip Als u een nieuw document wilt maken op basis van de standaardsjabloon, klikt u op Nieuw Bestaand document openen U kunt een bestaand documenten op de vaste schijf of op een netwerkstation openen door het uitvoeren van de onderstaande procedure: 4. Klik op Openen. 5. Klik in het vak Zoeken in op het station, de map of de Internet-locatie die het document bevat. 6. Dubbelklik op de mappen in de mappenlijst totdat u de map hebt gevonden die het gewenste document bevat. Als u het document niet kunt vinden in de mappenlijst, kunt u een zoekopdracht starten. 5. Dubbelklik op het document dat u wilt openen. Opmerking Als u een document wilt openen dat in een ander programma is gemaakt, klikt u op de gewenste bestandsindeling in het vak Bestandstypen. Vervolgens dubbelklikt u op de naam van het document in de mappenlijst. U kunt ook de extensie typen in het vak Bestandsnaam. Typ bijvoorbeeld *.wk4 als u bestanden wilt zoeken van Lotus 1-2-3, versie 4.0. Tip Als u een document wilt openen dat u onlangs nog hebt gebruikt, klikt u op de desbetreffende bestandsnaam onder in het menu Bestand. Als de lijst met laatst gebruikte bestanden niet wordt weergegeven, klikt u op het tabblad Algemeen (opdracht Opties in het menu Extra). Schakel het selectievakje Laatst gebruikte bestanden in. Actieve document als etiket hoofddocument maken Zowel een nieuwe document of een bestaand document dat u zo net heeft geopend, kunt u activeren als hoofddocument. Wij raden u aan om eerst de tekst, leestekens, spaties, figuren en andere gegevens die in elke standaardbrief hetzelfde zijn in het actieve document op te nemen. Daarna kunt u het actieve document als hoofddocument instellen door de onderstaande procedure uit te voeren: Microsoft Word Afdruksamenvoeg 29
4. Klik in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 5. Klik op Maken, klik op Enveloppen en vervolgens op Actief venster. 6. Het actieve document wordt het hoofddocument voor samenvoegen. Gegevensbestand koppelen Als u standaardbrieven, enveloppen of adresetiketten wilt maken, voegt u een hoofddocument samen met een gegevensbestand. Het gegevensbestand bevat de gegevens die verschillend zijn in elke versie van een samengevoegd document, zoals de namen en adressen van de ontvangers van een standaardbrief of de artikelgegevens die u op uw artikeletiket wilt afdrukken. U kunt een gegevensbestand aan uw hoofddocument koppelen door het uitvoeren van de onderstaande procedure: Microsoft Word Afdruksamenvoegen 30
6. Wanneer het dialoogvenster Afdruk samenvoegen niet meer is geactiveerd dan moet u dit dialoogvenster als nog activeren. Hiervoor klikt u in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. 7. Klik op Gegevens ophalen en klik vervolgens op Gegevensbestand koppelen. Het dialoogvenster Gegevensbestand koppelen wordt geactiveerd. In dit dialoogvenster kunt u aangeven welk gegevensbestand u aan het hoofddocument wilt koppelen. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 31
8. Klik in het vak Bestandstype en selecteer uit de lijst de optie Alle bestanden (*.*) 9. Klik in het vak Zoeken in op het station, de map of de Internet-locatie die het document bevat. 10. Middels zoeken in stelt u de bestandslocatie in waar uw gegevensbestand staat. Dubbelklik op de mappen in de mappenlijst totdat u de map hebt gevonden die het gewenste gegevensbestand bevat. De gegevensbestanden die door Compad software worden aangemaakt worden in de map Export geplaatst, welke zich in de programma map bevinden. Meestal is de Compad software op station C geïnstalleerd. Hiervoor klikt u op Zoeken in, vervolgens klikt u op station C. Daarna dubbelklikt u de map Program files, gevolgd door de map Compad en vervolgens daarna op de map Export. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 32
6. Dubbelklik op het gewenste gegevensbestand. Enveloppe formaat instellen Na het koppelen van het gegevensbestand dient u het gewenste etiket formaat te selecteren. Hiervoor volgt u de onderstaande procedure: 1. Nadat u het gegevensbestand hebt opgegeven, wordt er een bericht weergegeven. Klik vervolgens op Hoofddocument instellen. 2. Selecteer in het dialoogvenster Envelop-Opties het envelopformaat dat u wilt gebruiken 3. Op het tabblad Afdrukken kunt u eventueel aangeven op welke wijze u de enveloppen in uw printer plaatst. 4. Klik op Ok om verder te gaan met het invoegen van de samenvoegvelden. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 33
Envelop maken De volgende stap na het instellen van het envelop formaat, kunt u de samenvoegvelden op de envelop plaatsen. Voeg in het dialoogvenster Envelopadres de samenvoegvelden voor de adresgegevens in. Samenvoegvelden invoegen Op dit moment heeft u een gegevensbestand gekoppeld aan een hoofddocument. Verder heeft u de samenvoegvelden op de envelop geplaatst. Desgewenst kunt u op dit moment het hoofddocument nog bewerken en de gewenste Samenvoegvelden invoegen. Hiervoor moet u het hoofddocument gaan bewerken. Hiervoor klikt u op de opdracht Bewerken. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 34
Met samenvoegvelden die u in een hoofddocument voor samenvoegen invoegt, geeft u aan waar de unieke gegevens uit het geselecteerde gegevensbestand moeten worden ingevoegd. Als u bijvoorbeeld het veld «Plaats» invoegt, wordt de naam van de plaats ingevoegd die zich in het gegevensveld Plaats bevindt. Gegevensveld is een gegevenscategorie in een gegevensbestand. Een gegevensveld komt overeen met een kolom in het gegevensbestand. De namen van de gegevensvelden worden in de eerste rij (veldnamenrij) van het gegevensbestand weergegeven. Voorbeelden van gegevensveldnamen zijn Postcode en Achternaam. Als u de samenvoegvelden wilt invoegen, moet u op de knop Samenvoegveld invoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen klikken. U kunt de tekens voor samenvoegvelden () niet typen, noch invoegen met de opdracht Symbool in het menu Invoegen. Als de veldcodes worden weergeven, ziet u de MERGEFIELD-veldcodes, bijvoorbeeld { MERGEFIELD Plaats }. U mag de veldnamen in de MERGEFIELDinstructies niet wijzigen. De veldnaam moet namelijk exact overeenkomen met de corresponderende veldnaam in de veldnamenrij van het gegevensbestand. De manier waarop u het hoofddocument bekijkt (met veldcodes weergegeven of verborgen) heeft geen invloed op de manier waarop het document wordt samengevoegd met het gegevensbestand. Voor het invoegen van samenvoegvelden voert u de volgende procedure uit: 1. Nadat u het gegevensbestand hebt opgegeven, wordt er een bericht weergegeven. Klik vervolgens op Hoofddocument bewerken. 2. Typ in het hoofddocument de tekst die u in elke standaardbrief wilt weergeven. 3. Klik op de positie waar u een naam, adres of andere informatie wilt invoegen die voor elke brief verschilt. Klik op de werkbalk Afdruk samenvoegen op Samenvoegveld invoegen en klik vervolgens op de gewenste veldnaam. Microsoft Word Afdruksamenvoeg 35
4. Na het invoegen van het samenvoegveld wordt de naam van het samenvoegveld tussen geplaatst. 5. Herhaal de stappen 3 en 4 totdat alle gewenste samenvoegvelden zijn ingevoegd. Opmerking U kunt het lettertype, lettergrootte en kleur op dezelfde wijze instellen zoals normale tekst. U selecteert eerst het samenvoegveld, vervolgens stelt u het gewenste let tertype, lettergrootte en kleur in. Voor enkele samenvoegvelden is een bepaald lettertype noodzakelijk. Meer informatie over de bestanden en de samenvoegvelden vindt u in Appendix B. Hoofddocument en gegevensbestand samenvoegen U kunt het hoofddocument en het gegevensbestand samenvoegen tot de standaardbrieven. De standaardbrieven kunt u meteen afdrukken, maar u kunt de standaardbrieven ook eerst verzamelen in één nieuw document. Voor het samenvoegen van een de standaardbrieven naar de printer of naar een nieuw document voert u de volgende procedure uit; 1. Nadat u alle samenvoegvelden hebt ingevoegd en het hoofddocument hebt voltooid, klikt u op Afdruk samenvoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen. 2. Klik in het vak Samenvoegen naar op Printer of op Nieuw document. 3. Als u de standaardbrief alleen naar bepaalde geadresseerden wilt verzenden, klikt u op Query-opties. Geef vervolgens de criteria op voor het selecteren van de gegevensrecords. Microsoft Word Afdruksamenvoegen 36