Inleiding Dit document geeft een kort overzicht van de te nemen stappen om het verlofjaar af te sluiten in Apployed. Voorbereidingen afsluiting De jaren die zichtbaar zijn in de verlofoverzichten kunnen zelf ingesteld worden. Dit gaat via het Configuratie tab en Algemene instellingen. Stel hier het nieuwe jaar in mocht dit nodig zijn. Voordat het jaar afgesloten kan worden moeten de overname regels gecontroleerd worden. Dit kan via het Configuratie tab en Verlofregelingen. Om aan de Bovenwettelijke / Wettelijke verlofregels te voldoen dan is de standaard instelling in Nederland is als volgt. Indien er meerdere verlofregelingen zijn waarbij verlof naar het volgende jaar overgenomen mag worden moeten al deze regelingen even gecontroleerd worden. Twijfels over deze regels? Neem dan contact op met onze helpdesk.
Afsluiten verlofjaar Let op: Als het verlofjaar eenmaal is afgesloten dan kan het saldo niet meer gewijzigd worden. Het verlofjaar kan ook niet meer heropend worden. Eventuele aanpassingen op het saldo zullen dan in het nieuwe jaar als mutatie gedaan moeten worden. Aandachtspunten 1. Het moment van afsluiten maakt niet uit en kan ook in het nieuwe jaar. 2. Zorg dat alle verlofopnames zijn geregistreerd en alle openstaande verlofaanvragen zijn geautoriseerd. 3. Sluit het verlofjaar met de speciale Wizard op het Configuratie tabblad, Verlofjaar afsluiten Wizard. 4. Na de afsluiting zal het over te nemen verlof uit het gesloten jaar worden overgeboekt naar het saldo van nieuwe jaar. 5. Draai eventueel een rapportage voor de financiële administratie met de kosten van het openstaande verlof per 31-12. Absenties registreren Voor het afsluiten zullen eerst alle absenties geregistreerd moeten worden. Alle verlofopnames zullen natuurlijk zijn aangevraagd door de medewerkers en na autorisatie verwerkt zijn. Via een rapport bij de Notificaties kan er gekeken worden of er nog aanvragen open staan ter autorisatie. Indien de absentie handmatig wordt verwerkt, dus niet via verlofaanvragen, dan moet dit in het Verlof en Verzuim scherm in het Absentie tabblad ingevoerd worden. Dit geldt natuurlijk ook voor ziekte en andere soorten absentie die medewerkers niet mogen aanvragen. Rapport verlofstanden per medewerker Eventueel kan nog een controle uitgevoerd worden op het aantal over te nemen verlof naar het nieuwe verlofjaar. Dit gaat via het rapport Verlofstanden per medewerker onder het Toegestaan verlof scherm. In dit rapport kan met de start- en einddata aangeven voor welk jaar de gegevens opgehaald moeten worden.
Afsluiten verlofjaar Standaard wordt alleen Verlof en TVT overgenomen naar het nieuwe verlofjaar, bij alle overige regelingen staat ingesteld dat niet mag worden overgenomen. Daarnaast kunnen er overname regels gedefinieerd worden in verlofregelingen, bijvoorbeeld hoe lang het overgenomen verlof geldig blijft. Deze instelling kan door de gebruiker gewijzigd zijn, check hiervoor de instellingen in het scherm Verlofregelingen of neem contact met ons op. In het Configuratie tabblad is een speciale Wizard te vinden om het verlofjaar af te sluiten. Na het opstarten van de Wizard zal het volgende scherm verschijnen. Geef de start- en einddatum van het af te sluiten verlofjaar in Klik op Ophalen om alle gebruikte regelingen op te halen Markeer alle regelingen die afgesloten moeten worden Markeer Nieuw regelingen aanmaken om bij alle medewerkers alle regelingen weer in te maken in het nieuwe jaar. Medewerkers die al een regeling hebben worden overgeslagen, dus er zullen geen dubbele records ontstaan. Markeer Bestaande regelingen afsluiten Klik op Uitvoeren
Na het afsluiten zullen de over te nemen Verlof en TVT saldi worden overgeboekt naar het nieuwe jaar. Rapportages financiële afdeling Na afsluiting kan het rapport Kosten overgenomen verlof worden gedraaid voor de financiële afdeling (rapport is te vinden onder Toegestaan verlof, zie afbeeldingen beneden). In dit rapport wordt het overgenomen verlof getoond tegen het uurloon op peildatum. Zo kan de financiële verplichting per 31-12 in de boekhouding opgenomen worden. In het selectiescherm moet de start- en einddatum van het verlofjaar ingevoerd worden en peildatum wordt gebruikt om te bepalen met welke uurtarief gerekend moet worden. Rapportage vervaldata overgenomen verlof In een verlofregeling kan onderscheid gemaakt zijn in een wettelijk- en bovenwettelijk tegoed met verschillende vervaldata. Om inzichtelijk te maken welk tegoed het komende jaar zal gaan vervallen, kan gebruikt gemaakt worden van het rapport Vervaldata overgenomen verlof. In dit rapport wordt per maand getoond voor wie er verlof gaat vervallen. In het selectiescherm moet de start- en einddatum ingevoerd worden om aan te geven welke periode opgehaald moet worden. Salarisverhogingen doorvoeren in januari? Er zijn twee mogelijkheden: 1. Salarisverhogingen algemeen 2. Salarisverhogingen met loongebouwen 1. Salarisverhogingen algemeen Ga naar Configuratie, Wizards en selecteer vervolgens de Salaris ophoging wizard
Vul vervolgens de gewenste begindatum van de salarisverhoging in en kies bij methode percentage. Er verschijnt dan een extra vakje met percentage. Vul hier het percentage van de verhoging in. Klik vervolgens op bereken en onderstaand scherm zal getoond worden. In dit scherm kun je zien wat het huidige salaris is en wat het salaris na verhoging wordt. Eventueel kan het salaris na verhoging ook nog handmatig aangepast worden. Vervolgens selecteer je de medewerkers voor wie de verhoging geldt en drukt op uitvoeren. Het systeem zal nu het oude salaris record afsluiten en een nieuwe salarisrecord aanmaken vanaf de aangegeven begindatum. LET OP: Mocht het een salarisverhoging voor één persoon betreffen dan kan die salarisverhoging op bovenstaande manier doorgevoerd worden. Dit kan dan ook op de manier zoals hieronder beschreven. Ga naar het tabblad Financieel en vervolgens naar salarisgegevens. Kopieer het huidige salarisrecord, verander de startdatum naar de datum waarop het nieuwe salaris in moet gaan en pas het salaris aan. Het systeem zal vragen of het oude salarisrecord moeten worden afgesloten op de dag voordat het nieuwe record in gaat, klik hier op ja. Vanaf de betreffende datum zal het nieuwe salaris gehanteerd worden.
2. Salarisverhogingen met loongebouwen In Apployed kunnen met de wizard salarisschalen ophoging wizard de loongebouwen met één actie allemaal verhoogd worden. Ga naar Configuratie, Wizards en selecteer dan Salarisschalen ophoging wizard In deze wizard kun je een bestaand loongebouw ophogen wanneer deze nog niet gebruikt is, of een nieuwe loongebouw aanmaken op basis van een geselecteerd loongebouw. Om een nieuw loongebouw aan te maken (die bijvoorbeeld gecorrigeerd is voor de inflatie), selecteer je eerst het jaar waarop de nieuwe loongebouwen gebaseerd zijn. Vervolgens kies je de cao en het tijdvak. Bij verhoging geef je het percentage van de verhoging aan en de afrondingsmethode. Bij het nieuwe loongebouw geef je aan voor welk jaar het nieuwe loongebouw is, voor welke cao en het betreffende tijdvak. Als dit allemaal naar wens is ingevuld dan klik je linksonder op nieuwe gegevens berekenen. Je ziet nu de oude en nieuwe waarde per schaal en tree. Indien akkoord kun je de gegevens opslaan en wordt het nieuwe loongebouw aangemaakt.
Om het nieuwe loongebouw nu aan medewerkers toe te kennen ga je naar Configuratie, Wizards en selecteer vervolgens de Salaris ophoging wizard Vul vervolgens de gewenste begindatum van de salarisverhoging in en kies bij methode Schaal en trede. Er verschijnen dan extra vakjes die ingevuld moeten worden. Bij cao, moet de gewenste cao geselecteerd worden, bij huidige jaar tijdvak moet het huidige loongebouw geselecteerd worden en bij nieuw jaar- tijdvak moet het nieuwe loongebouw gekozen worden. Klik vervolgens op bereken en onderstaand scherm zal getoond worden.
In dit scherm kun je zien wat de huidige schaal, trede en salaris is en kun je zien wat de schaal, trede en salaris is na verhoging. Eventueel kunnen de schalen en trede na verhoging ook nog handmatig aangepast worden. Vervolgens selecteer je de medewerkers voor wie de verhoging geldt en drukt op uitvoeren. Het systeem zal nu het oude salaris record afsluiten en een nieuwe salarisrecord met het nieuwe loongebouw aanmaken vanaf de aangegeven begindatum. 3. Bevestiging per brief? Bevestig je een salarisverhoging nog per brief? Onder het salarisscherm staan hiervoor templates van brieven klaar. Er is nu ook een template voor een brief waarin de nieuwe schaal en trede samengevoegd kunnen worden in de brief naar de Word Processor. Je kan onze standaard tekst natuurlijk aanpassen. Voor meer informatie over het maken van brieven verwijzen we naar de FAQ Brieven schrijven.