Versie 1.0 dd.14-3-2011. Beheerderhandleiding MobiDM 3.6.2

Versie 1.0 dd.14-3-2011 Beheerderhandleiding MobiDM 3.6.2

Index 1. INLEIDING... 2 1.1. GEBRUIKTE SYMBOLEN... 2 1.2. UW DIENSTVERLENER... 3 2. INGEBRUIKNAME MOBIDM... 3 2.1. ALGEMEEN... 3 2.2. INLOGGEN... 3 2.2.1. Wachtwoord vergeten?... 4 3. BEHEERDERPORTAL.... 5 3.1. CONTRACTEN.... 5 3.2. EXTENSIES.... 5 3.3. TAKEN.... 5 3.4. TOESTELLEN EN GROEPENBEHEER.... 6 3.5. NAVIGATIEVENSTER... 6 4. TOESTELLEN EN GEBRUIKERS... 7 4.1. GEBRUIKERS... 7 4.2. OS-AFHANKELIJKE FUNCTIES... 7 4.2.1. Beveiligingsniveau... 8 4.2.2. Herstel-Code... 8 4.2.3. Remote Wipe... 8 4.2.5. Handleidingen en Locator... 9 4.2.6. Toestel details en software details... 9 4.2.7. CostControl... 9 4.2.8. App Store... 10 4.2.9. Back-up en Herstel... 10 5. GROEPEN... 11 6. TAKEN... 13 6.1. SOFTWARE TAKEN... 13 6.2. CONFIGURATIE TAAK TOEVOEGEN... 14 6.2.1. Configuratietaak Apparaat.... 14 6.2.2. Eigenaar.... 15 6.2.3.Geluid.... 15 6.2.4. Toegang.... 15 6.2.5. Favorieten... 15 6.2.6. ActiveSync.... 16 6.2.7.Apparaatinstellingen... 16 6.3. OVERIGE TABBLADEN VOOR SYMBIAN EN IOS... 17 6.3.1. APN en WiFi instellingen... 17 6.3.2. Exchange... 17 6.3.3. MobileConfig... 17 6.3.4. VPN en Geavanceerd... 17 6.4.BACK-UP EN HERSTELTAAK... 17 7. GROEPEN TOEWIJZEN EN TAKEN PUBLICEREN.... 18 8. EXTENSIES... 19 8.1. COSTCONTROL... 19 8.2. ENTERPRISE APP STORE... 19 8.2.1. Nieuwe App toevoegen... 20 8.3. ENTERPRISE APP STORE -IOS... 20 8.4. IPHONE / IPAD APP PUSH... 20 8.5. LOCATOR... 21 9. APP STORE VS. SOFTWARE TAAK... 22 Pagina 1

1. Inleiding Met MobiDM bent u in staat uw gehele mobiele toestelpark vanuit één portal te beheren en configureren. De MobiDM portal is een omgeving voor beheerders. Gebruikers kunnen, indien u dat wenst, ook toegang krijgen tot MobiDM, informatie over hun eigen toestel zien en enkele functies instellen. Deze handleiding is het meest uitgebreid van alle handleidingen en is bedoeld voor de beheerders van MobiDM. Hoewel enige kennis van mobiele telefoons en MobiDM zal helpen, is omvangrijke technische of ICT kennis niet noodzakelijk om MobiDM te kunnen gebruiken. De handelingen in MobiDM zijn zo eenvoudig mogelijk beschreven. Waar van toepassing, worden screenshots gebruikt om de handelingen te verduidelijken. Om u wegwijs te maken in de Portal van MobiDM vindt u in deze handleiding een korte beschrijving van de beheerderfuncties van MobiDM. De functies zijn beschreven in de gebruikelijke volgorde van werken. Wanneer u stapsgewijs door de handleiding heen loopt, komt u alle stappen tegen die u nodig hebt om toestellen aan MobiDM toe te voegen en te configureren. In de aparte gebruikershandleidingen worden de stappen beschreven die op de toestellen worden uitgevoerd en het MobiDM portaal voor gebruikers. De screenshots in deze handleiding zijn gebaseerd op versie 3.6.1 van MobiDM. De portal die u gebruikt kan qua vormgeving en opmaak mogelijk iets verschillen met de screenshots in deze handleiding. De functies en vensters blijven ondanks verschillen in opmaak gelijk. 1.1. Gebruikte symbolen Status indicatie Item toevoegen Item verwijderen Een softwaretaak toevoegen Een configuratietaak toevoegen Een Back-up en hersteltaak toevoegen Een bestand verwijderen Automatische koppeling aan de Back-up taak Verplicht veld Groepen Help file beschikbaar Extra informatie beschikbaar Item bewerken Windows Mobile Symbian IOS Android Pagina 2

1.2. Uw dienstverlener Met uw dienstverlener heeft u één of meerdere contracten afgesloten voor een bepaald aantal toestellen. De aanbieder heeft er al voor gezorgd dat de benodigde informatie m.b.t. de toestellen, de extensies en de MobiDM portal is voorbereid om in gebruik te nemen. Wanneer u meer toestellen gaat gebruiken sluit u een nieuw of aanvullend contract af met uw dienstverlener. Deze zal er voor zorgen dat de nieuwe informatie in MobiDM wordt toegevoegd. 2. Ingebruikname MobiDM Om met MobiDM aan de slag te gaan moeten een aantal stappen worden doorlopen door de beheerder en/of de gebruikers. In de portal zijn uw contracten en het aantal toestellen waarvoor MobiDM wordt gebruikt al opgenomen. Als beheerder begint u met het aanvullen van enkele gegevens voor de toestellen van de gebruikers. Daarna kunt u een aantal nieuwe groepen aanmaken waar u toestellen aan kunt toevoegen. Vervolgens moet de MobiDM software (cliënt) op de diverse toestellen worden geïnstalleerd. Wanneer u toestellen volledig gebruiksklaar aan uw eindgebruikers wenst af te leveren, kan de cliëntinstallatie ook door de beheerder worden uitgevoerd. 2.1. Algemeen Van uw leverancier ontvangt u een gebruikersnaam en wachtwoord voor de MobiDM portal. Met deze gegevens kunt u als beheerder inloggen en de gegevens over uw mobiele toestellen en gebruikers aanpassen. De configuratie van MobiDM bestaat uit drie onderdelen: 1. Het invoeren van gegevens over de gebruikers en toestellen. 2. Het aanmaken van taken die aan groepen gebruikers worden gekoppeld. 3. De installatie van de MobiDM cliënt op de mobiele toestellen. Een lijst met ondersteunde toestellen en de operating systemen is te vinden op: http://wiki.mobidm.com, onder het hoofdstuk; Supported mobile device platforms. 2.2. Inloggen Om in te loggen gaat u met een Internet Browser naar de MobiDM portal op: [xyz.mobidm.com] Voordat u inlogt, moet u eerst de juiste taal kiezen. Per portal is bepaald waar de taal standaard op ingesteld is. Indien u gebruik wilt maken van een andere taal, dan moet u deze eerst selecteren voordat u inlogt. Uw gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt u van uw leverancier op het moment dat hij voor u de portal heeft aangemaakt. Login door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Pagina 3

2.2.1. Wachtwoord vergeten? Uit veiligheidsoverweging kunt u als beheerder niet automatisch een nieuw wachtwoord opvragen. Dit dient u bij uw leverancier aan te vragen. Gebruikers kunnen wel hun wachtwoord herstellen door op de link [wachtwoord vergeten?] te klikken. Wel moet in hun profiel dan het antwoord op een vraag zijn ingevoerd. Door hun user_id in te voeren en de vraag te beantwoorden wordt het wachtwoord verstuurd. Pagina 4

3. Beheerderportal. Nadat u bent ingelogd wordt het startscherm Mijn MobiDM getoond. Vanuit dit scherm kunt u naar alle beschikbare instellingen en handelingen navigeren. Het Mijn MobiDM scherm bevat vijf verschillende onderdelen. 1. het navigatiescherm (uiterst links) 2. een overzicht van uw contracten 3. de beschikbare extensies 4. beschikbare taken 5. toestellen met daarbij het groepenbeheer. 3.1. Contracten. In dit venster worden al uw contracten vermeld. Wanneer uw nieuwe contracten met de aanbieder van MobiDM afsluit zullen ze hier worden toegevoegd. Zie hoofdstuk 1.2. voor meer informatie. 3.2. Extensies. Het volgende venster geeft een overzicht weer van de beschikbare extensies. Extensies bieden aanvullende functionaliteiten. U kunt aanklikken welke extensies u wenst te gebruiken. Zie hoofdstuk 8 voor meer informatie 3.3. Taken. MobiDM beschikt over de mogelijkheid om diverse taken op mobiele toestellen uit te voeren. Dit venster geeft een overzicht van de beschikbare taken weer. Voor meer informatie over taken zie Hoofdstuk 6. Pagina 5

3.4. Toestellen en groepenbeheer. Dit venster toont een overzicht van alle toestellen die in MobiDM zijn opgenomen. Van hieruit kunt u gebruikersinformatie van de toestellen invoeren. Ook kunt u met groepenbeheer groepen aanmaken waar u verschillende gebruikers aan toe kunt voegen. ( Zie hoofdstuk 4 voor meer informatie). 3.5. Navigatievenster Aan de helemaal links van uw scherm ziet u nog een navigatievenster met aanvullende informatie. Via het help scherm kunt u handleidingen openen of naar een WIKI pagina gaan voor aanvullende informatie over het gebruik van MobiDM. Ook ziet u hier ios APNs certificaat. Wanneer u ios toestellen via de portal wilt managen, dan heeft Apple inc. bepaald dat u een APNs certificaat nodig heeft. Als u hierop klikt, komt u in het scherm waar u het certificaat kunt uploaden zodat u gebruik kunt maken van de portal functionaliteit voor ios toestellen (iphone en ipad). In dit scherm wordt ook uitgelegd hoe u dit certificaat kunt verkrijgen. Pagina 6

4. Toestellen en gebruikers Voordat u uw toestellen in gebruik kunt nemen dient u eerst enkele gegevens van de toestellen in te voeren. Minimaal moet u aangeven welk OS wordt gebruikt op het toestel, het mobiele telefoonnummer en/of het e-mailadres. Vervolgens moet u een aantal groepen aanmaken. Bijvoorbeeld per operatingsysteem en/of organisatieonderdeel. Toestellen kunnen deel uit maken van meerdere groepen. Zo kunt u bijvoorbeeld later taken aanmaken en uitvoeren voor toestellen van een bepaald OS en/of in één organisatieonderdeel. 4.1. Gebruikers In het onderste venster van My MobiDM ziet u een lijst van ingevoerde gebruikers. Deze zijn gekoppeld aan de afgenomen licenties. In sommige gevallen kan het zijn dat de aanbieder al een deel van de informatie heeft ingevoerd, zoals het OS en mobiele telefoonnummer. Het eerste tabblad bevat het profiel van de gebruiker. Deze informatie, voor zover nog niet aanwezig, kunt u aanvullen. Belangrijk is dat het OS van het toestel van de gebruiker wordt ingevoerd, het e-mailadres en het bijbehorende mobiele telefoonnummer 1. De overige informatie van de gebruiker is niet verplicht maar kan u wel helpen bij het beheer van uw toestellen. Wanneer u een operatingsysteem kiest, is een mobiel telefoonnummer en een e-mailadres verplicht. Het telefoonnummer moet u invullen volgens de internationale standaard. [Landcode]+[mobiel nummer] zonder de eerste 0. Voorbeeld: +31612345678 of 0031612345678. 4.2. OS-afhankelijke functies De verschillende soorten operatingsystemen hebben verschillende mogelijkheden voor beheer. Niet alle functies zijn voor alle systemen beschikbaar. Wanneer een toestelvenster wordt geopend (zie paragraaf 4.1.) zijn een aantal tabbladen zichtbaar. Het aantal en soort tabbladen dat getoond wordt is afhankelijk van welk operatingsysteem het mobiele toestel bevat en welke extensies zijn geactiveerd. Voor Windows Mobile zijn de volgende tabbladen zichtbaar: Het eerste tabblad (profiel) toont de informatie over de gebruiker en het toestel. In dit venster moeten aanvullende gegevens worden ingevoerd zoals het OS van het toestel en het telefoonnummer. Indien u hier ios (iphone en ipad) hebt geselecteerd, dan dient u hier ook de exchange gebruikersnaam en het Exchange E-mail adres in te voeren als u er voor kiest om de exchange instellingen via de portal te versturen. U kunt hier voor kiezen bij de configuratietaak voor ios. 1 Voor Symbian is een mobiel nummer verplicht. Pagina 7

4.2.1. Beveiligingsniveau Op het tweede tabblad kan het beveiligingsniveau van het mobiele apparaat worden ingesteld. Totaal zijn er 5 verschillende beleidsniveaus beschikbaar. Niveau 0 betekent dat er geen beveiligingsmaatregelen op het toestel zijn ingesteld. Door op de link Toelichting beleidsniveaus te klikken wordt een overzicht getoond van de verschillende niveaus. Kies het gewenste niveau uit het keuzemenu en druk op de knop instellen om het niveau te wijzigen. Dit is een instelling die alleen door de beheerders kan worden uitgevoerd. Gebruikers kunnen deze instelling wel zien maar niet wijzigen. 4.2.2. Herstel-Code Wanneer een gebruiker het wachtwoord op zijn/haar toestel vergeten is, kan het wachtwoord gereset worden met een herstelcode. Klik op het toestel op het gele uitroepteken in de Security Manager. Er wordt op het toestel een code getoond. Voer deze code hier in en klik vervolgens op 'Genereer recovery code'. De herstel-code die vervolgens getoond wordt, moet door de gebruiker op het toestel worden ingevoerd. Hierna kan de gebruiker een nieuw wachtwoord kiezen. Daarna is het toestel weer toegankelijk. Bij Symbian toestellen klikt u, in het vergrendelde scherm, op het menu Options en kies de optie Recover Password. Dit brengt u naar dezelfde procedure voor het herstellen van uw wachtwoord als voor Windows Mobile. De herstelcode functie is niet beschikbaar voor IOS 4.2.3. Remote Wipe Het kan zijn dat het nodig is een toestel volledig te wissen, ingeval van diefstal of verlies. Het is mogelijk om met deze functie een opdracht naar het toestel te sturen zodat alle gegevens op het toestel volledig worden gewist. Zo kan worden voorkomen dat informatie in onbevoegde handen komt. Wanneer u op de knop drukt, krijgt u eerst nog een waarschuwing. Drukt u op dan worden alle gegevens op het apparaat gewist. 2 4.2.4. Toestel uitrollen. Nadat alle benodigde gegevens zijn ingevoerd moet het betreffende toestel worden verbonden met MobiDM. De software en configuratiebestanden staan klaar op de MobiDM server. Stuur een SMS bericht of een e-mail naar het betreffende toestel. In de 2 Het toestel dient wel tenminste eenmaal verbinding met de MobiDM server te hebben gehad. Pagina 8

4.2.7. CostControl MobiDM geeft u inzicht in het verbruik van spraak- en dataverkeer van individuele toestellen of complete groepen. Met deze informatie kunt u anticiperen op de te verwachten kosten voor spraak- en gebruikershandleidingen kunt u lezen hoe de installatie op de verschillende toestellen wordt uitgevoerd. In dit scherm is het mogelijk extra informatie voor het toestel mee te sturen zoals gegevens van uw operator voor het mobiele datanetwerk. Het icoontje bevat aanvullende informatie bij de invulvelden. Voor ios geldt een iets andere procedure dan voor Symbian en Windows Mobile. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk een SMS naar de ipad te sturen. Uitrollen voor ios kan op de volgende 3 manieren: Voer het webadres van de uitrolpagina in op de internet browser van uw toestel. Zend een SMS naar uw toestel en klik op de link in de SMS (alleen iphone). Zend een e-mail naar uw toestel en klik op de link in de e-mail (Het toestel moet wel geconfigureerd zijn om mail te ontvangen) Wanneer u optie 2 of 3 kiest moet u ook uw ios (ios 3 of ios4) kiezen. Meer informatie kunt u vinden op de Wikipagina s van MobiDM en in de gebruikershandleiding voor ios toestellen. 4.2.5..5. Handleidingen en Locator Onder het tabblad Handleidingen kunt u deze en andere handleidingen openen. Onder het tabblad Locator wordt de laatst gepeilde locatie van een Windows Mobile toestel getoond. Hiervoor moet wel de extensie Locator geactiveerd worden en de betreffende toestellen in de groep worden geplaatst (Zie hoofdstuk 8.6) 4.2.6. Toestel details en software details Onder dit tabblad ziet u gegevens van uw mobiele telefoon, het volgende tabblad Software details toont u informatie over software en applicaties die op uw mobiele telefoon actief zijn. De informatie is natuurlijk afhankelijk ankelijk van het type mobiele toestel. Pagina 9

dataverkeer. (alleen beschikbaar voor Windows Mobile in deze versie) 4.2.8. App Store MobiDM beschikt over een App Store voor Windows Mobile toestellen en de iphone en ipad. Met deze App Store is het mogelijk applicaties voor mobiele toestellen beschikbaar te stellen aan de gebruikers. Om gebruik te kunnen maken van de Enterprise App Store moeten de gelijknamige Extensies voor Windows en ios eerst geactiveerd worden. Voor Windows kunt u in dit overzicht kunt u zien welke Apps er aan de gebruiker zijn toegewezen en welke beschikbare Apps nog toegewezen kunnen worden. U kunt zelf een beschikbare App aan een gebruiker toewijzen. Kies uit de dropdown list de gewenste applicatie en druk vervolgens op de knop De gekozen App wordt nu beschikbaar voor de gebruiker. Zie hoofdstuk 8 voor meer informatie over het toevoegen van Apps 4.2.9. Back-up en Herstel Voor mobiele toestellen met Windows Mobile en Symbian is het mogelijk een backup te maken van gegevens op het toestel. Een eerder gemaakte back-up kan ook weer worden hersteld. Om gebruik te kunnen maken van Back-up en Herstel moet er eerst een back-up en restore taak worden aangemaakt. (zie hoofdstuk 6.4.) Taken werken evenals groepen in zover dat er voor elke taak groepen met daarin gebruikers/toestellen moeten worden gekoppeld. Zodra er een taak is aangemaakt en de betreffende toestellen zijn toegevoegd verschijnt er bij dat toestel type een extra tabblad Back-up en Herstel. U kunt een back-up starten, voorgaande back-ups verwijderen of een back-up herstellen. Pagina 10

5. Groepen Aanbevolen wordt om eerst groepen aan te maken voordat u verder gaat werken met het koppelen aan taken. In het venster Toestellen klikt u op de link Groepenbeheer. In het nu geopende venster worden uw groepen weergegeven. Door op de link Groep toevoegen te klikken, maakt u een nieuwe groep aan. Vul een naam in voor de nieuwe groep en klik op de knop Groep toevoegen. Door op één van de groepen te klikken kunnen toestellen aan de groep worden toegewezen. U selecteert alle toestellen in de lijst die u aan de groep wilt toevoegen. In het tweede venster staan de beschikbare taken die voor deze groep zijn aangemaakt. TIP! Maak voor elk OS een eigen groep. Daarmee kunnen grote groepen gebruikers eenvoudig worden voorzien van nieuwe toepassingen. Een toestel kan deel uit maken van meerdere groepen. In het bovenstaande voorbeeld maakt toestel TE000094 deel uit van de groep ios. Het is dus een ipad of iphone. Dit toestel kan ook deel uitmaken van een organisatorische groep zoals een afdeling of filiaal al van de organisatie. Plaats voor elke groep simpelweg een vinkje bij het toestel dat je wilt toewijzen en klik op de link. Aanbevolen wordt om elk toestel lid te maken van tenminste één groep. Met de link kan een aantal standaard acties worden uitgevoerd. Door op de link te klikken verschijnt een venster met de beschikbare opties. Op deze manier kan tegelijk voor alle toestellen in de groep een actie worden uitgevoerd. Let er wel op dat niet Pagina 11

alle groepacties voor alle OS en geldig zijn. Hieronder een kort overzicht van welke groepacties voor welk OS gelden: Windows Groepactie Symbian Mobile ios Stel besturingssysteem in x x x Stuur activatie SMS x x x Stuur APN instellingen x x Stuur ios Policies x Stel beleidsniveau in x x Reset wachtwoord x x x Stuur eigen SMS x x x Backup x x Pagina 12

6. Taken MobiDM kent drie soorten taken die kunnen worden aangemaakt op de portal en uitgevoerd op de mobiele toestellen: Software taken, Configuratie taken en Back-up & Herstel taken. Het aantal beschikbare opties per taak is per OS venster weergegeven. In nevenstaande tabel ziet u een overzicht van de diverse taken en tabbladen in de taken en voor welk OS ze beschikbaar zijn. 6.1. Software taken Een software taak is een taak die op een mobiel toestel kan worden uitgevoerd. Voor twee soorten OS kan een software taak worden aangemaakt. verschillend. De beschikbare taken worden in dit Windows Mobile (standaard en Professional) en VPN x Geavanceerd x Symbian. Klik op het icoontje om een software Backup taken x x taak toe te voegen. Het hieronder getoonde venster wordt geopend. Een software taak bestaat uit twee stappen: 1. De taak zelf 2. De software die naar het mobiele toestel moet worden verzonden. Een naam voor de software taak is verplicht. Voor dit veld en de meeste andere naamvelden zijn alleen letters toegestaan zonder spaties. Vervolgens moet het juiste besturingssysteem worden aangevinkt. Voordat de taak kan worden opgeslagen moet de gewenste software worden toegevoegd. Voor het OS Windows Mobile moet een zgn. cab (Windows cabinet files) bestand worden gekozen. Voor Symbian een zgn. sisx bestand. Nadat de juiste bestanden zijn toegevoegd moet worden aangegeven waar de bestanden moeten worden geplaatst in de directory van het mobiele apparaat. Voor Windows Mobile is dit bijvoorbeeld: \My Documents\ en voor Symbian: C:\DATA\. Maar u mag ook een andere locatie of subdirectory kiezen, mits deze op het mobiele toestel bestaat. De bestemming moet altijd beginnen en eindigen met een: \ Taken WM Symbian ios Software taken x x Configuratie taken x x x Apparaat x Eigenaar x Geluid x Toegang x Favorieten x x ActiveSync x Apparaatinstellingen x APN x WiFi x Exchange x x MobileConfig bestand x Profielbeveiliging x Toegangscode x Beperkingen x Sla de taak op nadat u alle keuzes hebt gemaakt. Voor Symbian moet u het vinkje Installeren aanvinken, voor Windows Mobile hebt u nog een keuze om het bestand, stil te installeren. Dat wil zeggen; zonder tussenkomst van de gebruiker. Notitie: cab en sisx zijn bestanden die uitvoerbaar zijn op respectievelijk Windows Mobile en Symbian. cab files zijn gecomprimeerde Windows bestanden en kunnen door de Windows installer gebruikt worden op applicaties te installeren of bestanden te openen en uit te voeren op uw mobiel toestel. sisx Pagina 13

bestanden zijn vergelijkbare bestanden voor het Symbian OS. Hiermee kunnen applicaties of bestanden op het mobiele toestel worden geïnstalleerd. Het is mogelijk, met de juiste kennis en software om zelf cab files te maken en deze naar de toestellen te distribueren. Dit valt echter buiten de scope van MobiDM. 6.2. Configuratie taak toevoegen Configuratietaken bieden de mogelijkheid om toestellen vanuit de portal te configureren. Klik op het icoontje om een configuratietaak toe te voegen. Omdat de configuratiemogelijkheden per Operating System (OS) verschillend zijn moet u in het volgende venster eerst het gewenste OS kiezen. Pas dan worden de voor het OS beschikbare tabbladen getoond. Nevenstaande tabel geeft een overzicht van de beschikbare configuratieopties per OS. TIP! Het is aan te bevelen om per taak niet te veel verschillende opties te Beschikbare opties SW taak WM Symbian ios Taak X X X Apparaat X Eigenaar X Geluid X Toegang X Favorieten X X Active Sync X Apparaat instellingen X APN X WiFI X Exchange X X MobileConfig Bestand X Profiel Beveiliging X Toegangscode X Beperkingen X VPN X Geavanceerd X configureren, tenzij deze voor alle gekoppelde toestellen gelijk is. Een goede manier van werken is om gebruikersprofielen op te stellen en taken per profiel aan te maken. Hierdoor blijft het overzichtelijk en kunt u toch toestellen van groepen gebruikers in één keer aanpassen. TIP! Zonder goed overleg te veel beperkingen instellen, kan leiden tot ontevredenheid en klachten van gebruikers. 6.2.1. Configuratietaak Apparaat. Deze taak biedt de beheerder mogelijkheden om bepaalde instellingen op het mobiele apparaat te beheren. Ingesteld kan bijvoorbeeld worden dat verbinding met een PC via een USB kabel, wegens beveiligings risico s, niet wordt toegestaan. Verder is het mogelijk om het stroomverbruik te beperken door het toestel na bepaalde tijd uit te schakelen. Deze functie bestaat ook op het Windows Mobile toestel zelf maar kan met een dergelijke taak centraal via een groep voor meerdere toestellen worden vastgelegd. Voor mobiele datacommunicatie heeft uw toestel een dataverbinding nodig. Deze verbinding maakt gebruik van een bepaald protocol APN (Access Point Name). In de meeste gevallen moet hiervoor een APN van uw mobiele dataleverancier worden ingevuld. Dit APN kan ook per toestel worden ingevoerd. Hier kunt u het voor alle Windows Mobile toestellen instellen. Pagina 14

Vul de benodigde gegevens in, zoals een naam voor de taak en eventueel een omschrijving. Dan kunt u de zojuist aangemaakte taak opslaan. De benodigde informatie heeft u van u dienstverlener of mobiele operator gekregen. 6.2.2. Eigenaar. In dit venster kunt u uitgebreide informatie over de eigenaar van de toestellen invullen. Vul de gewenste velden in en sla de taak op. Informatie in deze taak geldt voor alle toestellen die aan de taak zijn gekoppeld. Dit is dus niet de plaats om gegevens van individuele gebruikers te plaatsen. Wel kan hier bijvoorbeeld de bedrijfsnaam al worden ingevoerd. 6.2.3. Geluid. Dit tabblad biedt u de mogelijkheid instellingen op het mobiele toestel met betrekking tot geluidssignalen in te stellen. De gebruiker kan deze instellingen nog wel op zijn toestel wijzigen, maar elke keer als er contact met de server wordt gelegd worden de instellingen weer gewijzigd. 6.2.4. Toegang. Met deze optie kunt u bepalen welke functies en applicaties op het mobiele apparaat wel of niet gebruikt mogen worden. Bij elk van de mogelijkheden in dit venster ziet u het icoon. Door hier met uw muis op te gaan staan krijgt u per onderdeel een korte beschrijving van de functie. Door deze functies te gebruiken kunt u mogelijke beveiligingsrisico s beperken. Interessant is de zgn. White en Blacklist. Hiermee kunt u gebruikers toestaan of verhinderen toepassingen op hun mobiele toestel te gebruiken. Bijvoorbeeld het gebruik van de camera te verbieden voor gebruikers die in een gevoelige omgeving werken en u voorkomen wilt dat ze ongewenst foto s maken van documenten of apparatuur. Het is mogelijk meerdere applicaties toe te staan of te blokkeren. In het daarvoor bestemde veld voert u alle applicaties in gescheiden door het; teken. U moet wel de benaming van de applicatie foutloos invoeren. Als hulp zijn er een aantal veelgebruikte applicaties te kiezen als u op de link Toon/verberg optie lijst klikt. Indien u een White list definieert kunnen de applicaties op de White list plus de applicaties die origineel op het toestel staan worden gebruikt. Alle andere applicaties worden geblokkeerd. 6.2.5. Favorieten In het hiernaast getoonde venster kunt u een aantal URL s (Websites) invoeren die als favoriet op het toestel beschikbaar zijn. U kunt bijvoorbeeld de Pagina 15

Homepage voor elke gebruiker vastleggen. Wanneer de gebruiker zijn internet browser opent zal deze homepage als eerste geopend worden. 6.2.6. ActiveSync. Elk Windows Mobile device moet ActiveSync instellen om verbinding te maken met de mailserver van de organisatie. Voor de gebruikers zijn een groot aantal instellingen gelijk. Met deze taak kunt u die instellingen die voor elke gebruiker in deze groep gelijk zijn, in één keer invoeren en versturen naar de toestellen. Dit venster is een kopie van de ActiveSync toepassing op het mobiele toestel. In dit venster is het eenvoudiger gegevens in te voeren dan via het kleinere toetsenbord op het mobiele toestel. Wijzigen van gegevens, bijvoorbeeld een nieuwe domein- of servernaam, kunt u hier voor alle betreffende gebruikers in één keer doorvoeren. 6.2.7.Apparaatinstellingen Dit tabblad biedt u de mogelijkheid om uw netwerkconfiguratie aan te passen. Wanneer u dit venster opent worden weer 4 tabbladen weergegeven. 1. 2G/3G 2. Proxy 3. VPN 4. WiFi Deze vensters zijn kopieën van de netwerkinstellingen op het mobiele apparaat. Zoals u per apparaat instellingen moet aanpassen om gebruik te kunnen maken van het mobiele datanetwerk van uw aanbieder, kunt u dat hier in een keer voor alle toestellen doen die aan deze taak gekoppeld zijn. De instellingen die u moet invoeren zijn per organisatie en per aanbieder verschillend. Om deze te kunnen invoeren moet u beschikken over de juiste informatie van uw mobiele operator of systeembeheerder. Maakt u gebruik van een Proxy server dan moet u de gegevens van uw Proxy server invoeren. Datzelfde geldt ook voor het geval uw toestel gebruik maakt van een VPN verbinding met een (bedrijfs)netwerk. Niet alleen moet u hier de gegevens van de proxyserver hebben maar ook de gebruikersnaam en wachtwoord. Beschikt uw organisatie over een draadloos WiFi netwerk dan kunt u hier de juiste gegevens invoeren en zo alle betreffende toestellen in één keer toegang geven tot het draadloze netwerk. Op deze manier kunt u hele groepen gebruikers migreren naar een nieuwe omgeving wanneer de genoemde gegevens wijzigen. Gebruikers Pagina 16

hoeven niet meer contact te zoeken met de helpdesk maar hun toestel wordt in één keer voorzien van de juiste instellingen. 6.3. Overige tabbladen voor Symbian en ios 6.3.1. APN en WiFi instellingen Voor Symbian is er een apart tabblad voor de APN- en voor WiFi instellingen. Door hier de benodigde gegevens in te vullen kunt u de gebruikte APN en de WiFi instellingen naar alle betreffende toestellen sturen. U hoeft dan niet meer elk toestel apart te configureren. De benodigde informatie is bij uw systeembeheerders bekend. 6.3.2. Exchange Om verbinding te maken met uw Exchange omgeving kunt u voor, Symbian en ios toestellen, de benodigde gegevens invullen. Ook hier geldt dat u in één keer een grote groep toestellen kunt configureren voor de verbinding met Exchange. Symbian OS biedt u veel meer configuratiemogelijkheden dan ios. Dit komt overeen met de configuratie mogelijkheden op het toestel zelf. Voor ios toestellen zijn minder configuratie mogelijkheden beschikbaar. Alleen de standaard gegevens voor verbinding met de Exchange server worden hier voorzien. Voor ios dient u in dit scherm aan te vinken of u met deze configuratietaak één toestel in wilt stellen of meerder toestellen. Indien de configuratietaak voor één toestel wordt gebruikt, dan kunt u het E- mailadres, de gebruikersnaam en eventueel het wachtwoord voor deze gebruiker hier invullen. Indien u exchange instellingen voor meerdere toestellen in wilt stellen dan vinkt u dit in dit scherm aan en dan vult u het E-mailadres en de gebruikersnaam per toestel in op de profielpagina. 6.3.3. MobileConfig Apple heeft in ios de mogelijkheid gecreëerd om, door middel van een zogenaamd configuratiebestand, instellingen op een ios toestel aan te passen. MobiDM biedt u de mogelijkheid om een MobileConfig bestand te laden. U hoeft dan niet meer alle afzonderlijke functies handmatig, binnen taken, te configureren. Een dergelijk bestand kan worden gemaakt met een iphone Configuration Utility van Apple. TIP! Voor meer informatie zie: http://www.apple.com/support/iphone/enterprise/ 6.3.4. VPN en Geavanceerd Bij ios kunt u evenals bij Windows Mobile en Symbian een VPN verbinding configureren of gebruik maken van een Proxyserver. Deze instellingen kunt u invoeren in de velden van deze laatste twee tabbladen bij ios. Hiermee kunt u, evenals de andere opties, in één keer meerdere toestellen configureren. Voor beide netwerken moet u beschikken over de benodigde informatie om in te vullen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw ICT beheerder. 6.4.Back-up en hersteltaak Het laatste type taak is de back-up en hersteltaak. Deze kunt u eenvoudig maken door op het icoon te klikken in het venster Taken. Vul de gevraagde informatie in de velden in en klik op Opslaan. Indien u voor zowel Back- Pagina 17

up en Herstel informatie invoert worden er twee taken gemaakt. Een voor het maken van een Back-up en voor het herstellen van een Back-up. Deze twee taken worden automatisch aan elkaar gekoppeld. Dit kunt u zien aan het teken bij de Herstel taak. De groepen die u toewijst aan de Back-up taak gelden automatisch ook voor de herstel taak. Voor de herstel taak hoeft u dus geen groepen meer toe te voegen. De locatie waarin de bestanden voor een back-up en herstel moeten worden geplaatst, zijn voor gedefinieerd in drop down lijsten. Uiteraard kunt u desgewenst zelf een andere locatie ingeven of een submap toevoegen. Deze dient dan wel overeen te komen met de bestandstructuur van het betreffende toestel en OS. Geadviseerd wordt daarom om voor elk type OS een aparte taak te maken. TIP! Wanneer gegevens worden hersteld met de Herstel taak worden de huidige gegevens in de map overschreven. Wilt u bestaande gegevens in deze map niet overschrijven dan kunt u een sub map maken waarin de gegevens worden hersteld. Bijvoorbeeld voor, Windows Mobile: \My Documents\herstel\ of voor Symbian: C:\DATA\herstel\. De gebruiker kan dan zelf handmatig de benodigde gegevens overzetten in de gewenste map op uw mobiele toestel. 7. Groepen toewijzen en taken publiceren. Nu u al uw taken hebt gemaakt moet u nog de groepen met toestellen die u in hoofdstuk 5 hebt aangemaakt aan de taken toewijzen. Klik op het icoon van de betreffende taak. Hiermee opent u nevenstaand venster. U voegt een toestel toe simpelweg door op de groep te klikken waar het toestel toe behoord. In het bovenstaand geval gaat het om een taak voor Windows Mobile en is de groep WM (Windows Mobile) aan de taak toegevoegd. Wilt u een groep verwijderen dan klikt u in het venster Toegewezen groepen. Klik eenvoudigweg op de groep die u wilt verwijderen en het verdwijnt uit de lijst. Toestellen die niet bij een groep horen kunnen geen taken ontvangen. Nu u de taak heeft gemaakt en de betreffende groepen heeft toegevoegd is de taak klaar om te worden gepubliceerd. Klik op het icoon: op de taak te publiceren. U krijgt een bevestigingsvenster. Drukt u op OK dan wordt de taak gepubliceerd. Het status bolletje wordt groen. De-publiceren werkt hetzelfde klik: op het groene bolletje. U krijgt weer een waarschuwing en wanneer u op OK drukt wordt de taak ge-depubliceerd. De taak wordt pas op de betreffende toestellen uitgevoerd nadat ze contact hebben gelegd met MobiDM. Het kan daardoor enige tijd duren voordat taken worden uitgevoerd op de toestellen. Pagina 18

8. Extensies Zoals in hoofdstuk 3.2. al wordt vermeld, bieden extensies aanvullende functionaliteiten voor mobiele apparaten. In MobiDM versie 3.6 zijn er 5 verschillende extensies beschikbaar. In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven welke extensies voor welk OS geschikt zijn. Voordat u extensies kunt gebruiken moet u ze activeren. Dit doet u door op in de kolom Status te klikken. Het bolletje wordt groen wanneer de extensie geactiveerd is. Bij sommige extensies ziet u het icoontje voor groepen. Voor deze extensie moet u de groepen waarvoor de extensie moet worden gebruikt toevoegen. Wanneer u op het icoon klikt wordt het venster voor het toevoegen van groepen geopend. In het middelste venster klikt u op de groepen die u aan deze extensie wilt toevoegen. Deze komen in de lijst in het rechtervenster te staan. Om een groep te verwijderen klikt u in dit rechter venster op de betreffende groep. Deze verdwijnt dan uit de lijst. De beschikbare extensies per OS worden in nevenstaande tabel weergegeven. De extensie werkt alleen voor de aangegeven soorten OS. Wanneer u groepen toevoegt met toestellen met een ander OS zal de extensie voor die toestellen niet werken! 8.1. Costcontrol Wanneer u op de extensie Costcontrol klikt, wordt een configuratievenster geopend Hier kunt u aangeven welke kosten u wilt zien en voor welke gebruiker of groep. De gegevens worden telkens geüpdatet nadat het toestel contact heeft gelegd met MobiDM. Ook hier moet u eerst de juiste groepen aan de extensie toevoegen. Costcontrol werkt in deze versie alleen maar voor Windows Mobile. 8.2. Enterprise App Store Dit venster geeft een overzicht van de beschikbare Apps voor alle gebruikers. In de linker lijst kunnen Apps staan die door u aanbieder zijn toegevoegd. Deze kunt u beschikbaar stellen voor gebruikers door op het icoontje te drukken. Ze worden dan aan het rechter venster met Klant Apps toegevoegd U kunt ook zelf een nieuwe applicatie toe voegen. Klik op om een nieuwe App toe te voegen. Dit moet een cab bestand zijn. Zie hoofdstuk 6.1. Om een bestaande App te bewerken klikt u op. Pagina 19

Om een applicatie uit de lijst te verwijderen klikt u op. Alle applicaties in het Klant Apps kunnen gebruikers zelf selecteren om te installeren. Om een geforceerde installatie van applicaties te doen en/of het maken van een exclusieve applicatie klikt u op. Applicaties die door uw aanbieder zijn toegevoegd kunnen niet door u worden bewerkt en/of verwijderd. 8.2.1. Nieuwe App toevoegen Wanneer u een nieuwe App wilt toevoegen moet u een naam opgeven voor de App. Een omschrijving wordt geadviseerd maar is niet verplicht. Vervolgens voegt u een bestand toe. In deze versie kunt u alleen een cab bestand toevoegen Wanneer u op Toevoegen klikt in het venster Bestand toevoegen verschijnt het bestand onderaan in de lijst. Om een bestand weer te verwijderen, bijvoorbeeld om het te vervangen door een nieuwere versie van de App, klikt u op het icoontje. 8.3. Enterprise App Store -ios Nadat u op de Enterprise App Store extensie geklikt hebt komt u in een venster waar u nieuwe Apps kunt toevoegen. Klik op het om nevenstaand venster te openen. In dit geval zijn een naam en een omschrijving voor de nieuwe App verplicht. Tevens kunt u de App voor de gebruikers in de groepen die u aan deze extensie hebt toegevoegd, verplicht maken. Tot slot voegt u een zgn. IPA bestand toe. Een IPA bestand is een gecomprimeerd bestand voor ios. Wanneer u op opslaan klikt wordt de nieuwe App aan de lijst toegevoegd. Wanneer het bestand niet aan de juiste voorwaarden voldoet krijgt u een foutmelding. Kies een ander bestand of neem contact op met de leverancier van de App. TIP! Voor de ervaren gebruiker. Een IPA bestand is vergelijkbaar met een zip bestand. Wanneer u wilt kijken of het bestand een icoon bevat, voorwaarde voor de Enterprise App Store ios, verander dan even de extensie van het bestand van IPA naar zip. In veel gevallen kunt u het zipbestand nu openen om te kijken of er een icoon bestand aanwezig is. U dient natuurlijk de extensie weer naar IPA terug te zetten om de App te kunnen toevoegen. 8.4. iphone / ipad App Push Met deze extensie kunt u Apps uit de Apple App Store toevoegen aan een lijst en naar een iphone pushen. Klik op om een App toe te voegen. In het geopende venster vult u een naam in voor deze nieuwe App en URL de van de App. Pagina 20