HANDLEIDING ECD Rapporteren
INHOUDSOPGAVE 1.Inloggen ECD...3 2.Cliënt selecteren...5 2.1 Zoeken cliënt...5 2.2 Cliënten van jouw team...5 2.3 Laatst bezochte cliënten...6 3Cliëntdossier...7 3.1 Overzicht...7 3.2 Algemeen...8 3.3 Financieel...8 3.4 Profiel...9 3.5 Zorgplan...9 3.6 Dossier...9 3.7 Documenten...9 3.8 Agenda...9 4 Rapporteren...10 4.1 Rapporteren via tabblad Zorgplan...10 4.2 Rapporteren via tabblad Dossier...12 4.3 Vertrouwelijke rapportages...13 4.4 Extra aandacht...13 4.5 Meetwaardes invoeren...14 4.6 Actie uitzetten voor een bepaalde deskundigheid...14 4.7 Rapportages verbergen...15 4.8 Zoeken naar specifieke rapportage...16 4.8.1 Zoeken naar specifieke rapportage...16 4.8.2 Rapportages filteren...16 5 Overdracht...17 6 Profielvragenlijsten...18 6.1 Nieuwe vragenlijst invullen...18 6.2 Ingevulde vragenlijst inzien...21 6.3 Opties bij (deels) ingevulde vragenlijsten...21 7 Cliëntagenda (Wordt nog niet gebruikt)...22 Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d. 26-8-16 Pag 2 van 22
1. Inloggen ECD Het ECD (ONS Administratie) is een webapplicatie. Dit betekent dat je het ECD vanaf elke locatie waar je toegang tot internet hebt kunt openen. Wanneer je ingelogd bent op het netwerk van De Raphaelstichting dan is er een snelkoppeling naar het ECD. Heb je deze snelkoppeling niet dan ga je in je internetbrowser naar: raphaelstichting.ioservice.net. Je komt vervolgens in het inlogscherm terecht: Voer je inloggegevens in en bevestig deze door op de groene knop met Login te drukken. ONS Administratie wordt geopend. Let op: Wanneer je inlogt vanaf een niet-raphaelstichting locatie (bijvoorbeeld thuis) wordt er, als extra beveiliging, gevraagd naar een validatiecode. Deze code wordt per SMS verstuurd naar het 06-nummer dat aan jouw gebruikers-account in ONS is gekoppeld. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d. 26-8-16 Pag 3 van 22
Wanneer je bent ingelogd kom je in het zogenaamde Dashboard terecht, dit is het startscherm van ONS Administratie. Let op: Alles wat blauw is kan in ONS Administratie worden geopend door er met de muis op te klikken. Let op: ONS kent een supportportaal waar over alle verschillende onderdelen van ONS handleidingen te vinden zijn. Dit portaal wordt geopend wanneer je op het (?) klikt rechts boven in beeld. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d. 26-8-16 Pag 4 van 22
2. Cliënt selecteren 2.1 Zoeken cliënt Wanneer je in de menubalk boven in beeld op Cliënt klikt kom je in het cliënt zoekscherm terecht. Je kunt hier zoeken op achternaam, roepnaam, cliëntnummer, geboortedatum, postcode en Burgerservicenummer. Wanneer je begint met typen worden meteen de cliënten getoond die voldoen aan hetgeen je ingevoerd hebt. De zoekresultaten worden onder verdeeld in een aantal categorieën die aangeven in hoeverre ze aan de ingegeven waarde voldoen. Wanneer je de juiste cliënt hebt gevonden selecteer je deze door op zijn/haar naam te klikken. Door op het blauwe vraagteken achter de witte balk te klikken wordt getoond op welke manieren je een cliënt kunt opzoeken. Zowel de cliënten die in zorg zijn, op de wachtlijst staan en uit zorg zijn blijven allen zichtbaar in ONS. 2.2 Cliënten van jouw team Het is ook mogelijk om een overzicht te krijgen met de cliënten van jouw team(s). Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d. 26-8-16 Pag 5 van 22
Onder het zoekveld staat de verschillende teams (locatiegram) waarvan jij de cliënten mag inzien. Het kan zijn dat je de locatiegram moet uitklappen (met de knop rechts in beeld) om alle teams te kunnen zien. Wanneer je vervolgens op de naam van je team (of cluster) klikt verschijnen de cliënten in beeld die aan dit team gekoppeld zijn. 2.3 Laatst bezochte cliënten Rechts in beeld zie je een overzicht van de 5 cliënten die je als laatste hebt ingezien in ONS. Je kunt de cliënt selecteren door op de naam van de cliënt te klikken. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d. 26-8-16 Pag 6 van 22
3 Cliëntdossier Wanneer je een cliënt hebt geselecteerd wordt het cliëntdossier geopend. Dit bevat 8 tabbladen. De tabbladen Overzicht, Algemeen en Financieel bevatten algemene cliëntgegevens. De tabbladen Profiel, Zorgplan, Dossier, Documenten en Agenda behoren tot het zorgdossier van de cliënt. In dit hoofdstuk zal elk tabblad kort besproken worden. 3.1 Overzicht Hier zie je onder andere de zorglegitimaties en het zorgarrangement van de cliënt. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 7 van 22
3.2 Algemeen In het tabblad Algemeen worden nog meer cliëntgegevens getoond, onder andere de contactpersonen en de externe zorgleveranciers. Deze gegevens kunnen jullie wijzigen. Klik op Contactpersonen of op Externe zorgleveranciers om gegevens toe te voegen en/of aan te passen. 3.3 Financieel In het tabblad financieel worden de financiële gegevens van de cliënt getoond, waaronder het zorgkantoor en de zorgverzekeraar. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 8 van 22
3.4 Profiel Het tabblad "Profiel" is bedoeld om vragen over de cliënt in te vullen. Hiervoor worden verschillende vragenlijsten aangeboden. De vragenlijsten vervangen voor een groot deel het zorgplan (profiel+formulieren in Careview). 3.5 Zorgplan Het tabblad "Zorgplan" bevat een essentieel onderdeel van het Ondersteuningsplan. Waar een groot deel van het Ondersteuningsplan in het tabblad Profiel in vragenlijsten is ondergebracht bevat het tabblad Zorgplan de Doelen en Acties (op basis van de VG, VV en WMO domeinen en de aandachtspunten) zoals deze voorheen werden vastgelegd in het handelingsplan. Op het tabblad Zorgplan vindt ook de rapportage plaats op de doelen en acties. 3.6 Dossier Het tabblad "Dossier" is bedoeld voor de algemene rapportage, dit zijn de rapportages die niet aansluiten op de doelen/acties in het ondersteuningsplan of wanneer er nog geen ondersteuningsplan aanwezig is. 3.7 Documenten Het tabblad "Documenten" biedt de gelegenheid documenten te koppelen aan het cliëntdossier, je moet hier niet alleen aan Word-bestanden denken, maar ook aan foto s en gescande documenten. 3.8 Agenda In de cliëntagenda worden de afspraken getoond vanuit: - ONS Groepszorg - ONS Agenda Tevens is het mogelijk om hier cliëntafspraken vast te leggen en om een afwezigheid van de cliënt te registreren. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 9 van 22
4 Rapporteren Het vastleggen van de rapportage kan op twee plekken, namelijk op de doelen in het zorgplan of als algemene rapportage in het Dossier. Een rapportage is na opslaan nog gedurende 15 minuten te wijzigen. Daarna niet meer. 4.1 Rapporteren via tabblad Zorgplan Het is van belang om zoveel mogelijk via dit tabblad te rapporteren, tenzij het ondersteuningsplan geen doel/actie bevat waar jouw rapportage betrekking op heeft. In dat geval maak je gebruik van de optie onder 4.2. Wanneer je op een bepaald doel wilt rapporteren klik je bij het betreffende doel op de knop Rapportage. Er klapt vervolgens een scherm open waarbij het mogelijk is om gegevens te rapporteren met betrekking tot het doel. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 10 van 22
LET OP: Wanneer je bepaalde begrippen in je rapportage terug laat komen (bijv. Dagbesteding, zwemmen e.d.) kan je later via een begrip terugzoeken wat er op is gerapporteerd. Wanneer op een doel/actie is gerapporteerd wordt achter de tekst een blauwe paperclip getoond. Dit betekent dat de rapportage is gebaseerd op een doel/actie uit het ondersteuningsplan. Het is hierdoor mogelijk om per doel/actie de daarop gedane rapportages in één keer op te vragen. Door niet op de knop Rapportage te klikken maar op de knop Voortgang kun je de voortgang van het betreffende doel vastleggen. Met behulp van de 10 bolletjes kun je aangeven voor hoeveel procent het doel is behaald. Daarnaast kun je een voortgangsrapportage schrijven. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 11 van 22
4.2 Rapporteren via tabblad Dossier Voor een algemene rapportage of invoer van meetgegevens of gegevens over een specifiek onderwerp wordt gerapporteerd via het tabblad Dossier. Onder het eerste tabblad worden alle rapportages getoond. De algemene rapportage wordt onder het tweede tabblad vastgelegd. Wanneer je hier een rapportage vastlegt zie je in het overzicht met rapportages het verschil met de in het zorgplan vastgelegde rapportages, de blauwe paperclip ontbreekt. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 12 van 22
4.3 Vertrouwelijke rapportages Afhankelijk van je deskundigheid kun je al dan niet vertrouwelijke rapportages vastleggen. Standaard is de rapportage voor alle deskundigheden zichtbaar. Door op Deskundigheid te klikken kun je aangeven voor welke deskundigheden de betreffende rapportage zichtbaar is. Wanneer je de rapportage hebt opgeslagen is er een geel slotje zichtbaar in het overzicht. Door met je muis op het slotje te staan zie je voor welke deskundigheden de rapportage zichtbaar is. LET OP: Tot 3 uur na het aanmaken van een rapportage is het mogelijk om deze vertrouwelijk te maken. Een vertrouwelijke rapportage kan door jouzelf weer zichtbaar voor iedereen worden gemaakt, hierop zit geen tijdsrestrictie, 4.4 Extra aandacht Een rapportage extra onder de aandacht brengen kan door op het sterretje te klikken. Deze wordt rood. Hierdoor is te zien welke acties belangrijk zijn. Dit wordt gebruikt voor de medische rapportages en andere belangrijke rapportages. Het is mogelijk om het overzicht van rapportages te filteren op deze markeringen. Door op alleen gemarkeerde notities te klikken worden allen de rapportages met een rood sterretje getoond. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 13 van 22
4.5 Meetwaardes invoeren Naast de rapportages kunnen er ook verschillende andere waardes ingevoerd worden. Dit betreffen de overige tabbladen rechts naast het rapportage-tabblad. Hier kan onder andere vastgelegd worden: - Gewicht en lengte (+ BMI) - Bloeddruk en hartslag - Temperatuur - Urine test - Saturatie - etc. 4.6 Actie uitzetten voor een bepaalde deskundigheid Het is mogelijk om bij het vastleggen van een rapportage een actie uit te zetten voor een deskundigheid. Wanneer je de rapportage invoert kun je in het veld Acties voor een deskundigheid of meerdere deskundigheden invoeren voor wie de rapportage bedoeld is. Klik in het invoerveld of begin met typen, vervolgens kun je de betreffende deskundigheid selecteren. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 14 van 22
Wanneer je de rapportage hebt opgeslagen is aan het blauwe driehoekje te zien dat er een actie gekoppeld is aan de rapportage. De door jou uitgezette acties en de voor jouw deskundigheid openstaande acties zijn zichtbaar op het dashboard. 4.7 Rapportages verbergen Tot 3 uur (deze tijd is niet instelbaar) na het aanmaken van een rapportage is het mogelijk deze te verbergen. Een verborgen rapportage kan door jouzelf of door een applicatiebeheerder weer zichtbaar worden gemaakt, hierop zit geen tijdsrestrictie. Je verbergt een rapportage door op het kruisje achter de rapportage te klikken. Je kunt eventueel een reden geven waarom je de rapportage wilt verbergen en vervolgens klik je op Verberg. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 15 van 22
4.8 Zoeken naar specifieke rapportage Wanneer je op zoek bent naar specifieke rapportages over de cliënt kun je die op verschillende manieren vinden. 4.8.1 Zoeken naar specifieke rapportage In het tabblad Dossier! Rapportage kun je via het zoekveld zoeken naar specifieke rapportages. 4.8.2 Rapportages filteren Naast zoeken kun je ook met behulp van filters een selectie van rapportages getoond krijgen. - Alle notities Alle rapportages/metingen worden getoond. - Alleen gemarkeerde notities Alleen de rapportages met een rood sterretje (zie paragraaf 4.4) worden getoond. - Alleen notities met acties Alleen de rapportages met een actie (zie paragraaf 4.6) worden getoond. - Deskundigheid Alleen de rapportages/metingen die door iemand met de geselecteerde deskundigheid ingevoerd zijn worden getoond. - Toon verborgen notities Rapportages die verborgen zijn (zie paragraaf 4.7) worden weer getoond. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 16 van 22
5 Overdracht Het is mogelijk om de rapportages op de cliënten van je afdeling of per cliënt op te vragen. Ga naar het Dashboard en klik vervolgens onder de Taken op Overdracht. Een overzicht is nu beschikbaar met verschillende opties. 1 Ten eerste moet een cliënt of locatie geselecteerd worden. 2 Vervolgens kan het tijdsbestek aangepast worden. 3 Daarnaast is te sorteren om enkel de rapportages in te zien van personen die met een bepaalde deskundigheid zijn gemaakt. Klik na het ingeven van de benodigde selectie op Ververs. De door alle medewerkers ingevoerde rapportages op de aangevraagde dagen worden getoond. Het is ook mogelijk om het overzicht te beperken tot de rapportages van een bepaalde deskundigheid. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 17 van 22
6 Profielvragenlijsten Via het tabblad Profiel kunnen vragenlijsten ingevuld worden en kunnen de vragenlijsten die reeds ingevuld zijn ingezien worden. 6.1 Nieuwe vragenlijst invullen Ga naar het tabblad Profiel en klik op Nieuwe profielvragenlijst. Je krijgt nu een lijst te zien met de vragenlijsten die jij toe kunt voegen. Klik op de vragenlijst die je wilt invullen. Bv het MIC-formulier. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 18 van 22
Door op Index te klikken wordt de hoofdstukindeling getoond en kan een van de andere hoofdstukken/domeinen geopend worden. Voor het MIC-formulier ziet dat er als volgt uit. Per hoofdstuk worden de verschillende vragen/onderwerpen van het formulier getoond. In onderstaand voorbeeld zijn de vragen te zien van het hoofdstuk medicatie. Wanneer je klaar bent met het invullen van een hoofdstuk kun je naar een ander hoofdstuk gaan door op Index te klikken maar je kunt ook naar het vorige of volgende hoofdstuk gaan door op de knoppen Vorige of Volgende te klikken. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 19 van 22
Door met de muis op het vraagteken achter de vraag te gaan staan (je hoeft niet te klikken) wordt de betreffende tekst getoond. Wanneer je de hele vragenlijst hebt ingevuld klik je op Opslaan Er verschijnt vervolgens een groene balk in beeld met daarin de melding dat de vragenlijst is opgeslagen. LET OP: Wanneer je bezig bent met het invullen van een vragenlijst kan het zijn dat je hier een tijdje mee bezig bent. Wanneer je ongeveer 10 minuten bezig bent met het invullen van vragen in hetzelfde scherm, klik dan tussentijds op Opslaan. De reeds ingevulde gegevens worden dan opgeslagen en je kunt meteen door met het invullen van de vragenlijst. De reeds ingevulde gegevens worden automatisch opgeslagen wanneer via de index of via Vorige/Volgende naar een ander hoofdstuk van de vragenlijst gaat. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 20 van 22
6.2 Ingevulde vragenlijst inzien Wanneer je teruggaat naar het overzicht met vragenlijsten (door op het tabblad Profiel te klikken) zie je de zojuist ingevulde vragenlijst staan. Wanneer je op de naam van de vragenlijst klikt (in het blauw) wordt de ingevulde vragenlijst getoond. 6.3 Opties bij (deels) ingevulde vragenlijsten Naast dat je de ingevulde vragenlijst kunt inzien zijn er nog een aantal opties: Wijzigen Wanneer de vragenlijst de status Concept heeft kan de vragenlijst nog gewijzigd worden. Klik op wijzigen, pas de inhoud aan en sla de vragenlijst opnieuw op. Dupliceren Wanneer je een vragenlijst opnieuw wilt invullen maar de informatie van de eerder ingevulde versie wilt overnemen klik je op dupliceren. Er wordt nu een nieuwe versie van de vragenlijst geopend (met de status Concept) met daarin de antwoorden van de vorige versie. Printen Door op Printen te klikken wordt er een Pdf-bestand gegenereerd dat geprint kan worden. Volgende status Afhankelijk van de inrichting heeft een vragenlijst 3 of 4 mogelijke statussen. Bij 3 zijn het de volgende: - Concept - Actueel - Gearchiveerd Bij 4 zit tussen de status Concept en Actueel de status Bespreken. Door op Volgende status te klikken verandert de status naar de volgende fase. LET OP: Het is bij de status Concept en Bespreken nog mogelijk om de inhoud van de vragenlijst te wijzigen. Vanaf de status Actueel is dit niet meer mogelijk. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 21 van 22
7 Cliëntagenda (Wordt nog niet gebruikt) Via deze functie wordt inzichtelijk welke zorg er bij de betreffende cliënt gepland is. De planning van de Groepszorg wordt ook in de cliëntagenda getoond. Het is ook mogelijk om via de cliëntagenda afspraken en taken toe te voegen of een cliënt op afwezig te melden, via de knop Toevoegen Let op: De afspraken/afwezigheid die via deze functionaliteit geregistreerd worden hebben GEEN gevolgen voor de zorgregistratie. Dit is dus geen vervangen voor het registreren van zorg via ONS Planning, ONS Agenda, ONS Medewerkerportaal of voor het afwezig melden van groepszorg. Via taken kunnen taken ingepland worden die ook afgevinkt moeten worden. Rapporteren ONS beknopt versie 4 d.d.26-8-16 Pag 22 van 22