5 Projectmanagementmethoden 69 5.3 New Product Development (NPD ) Voor productontwikkeling lijkt er niet één specifieke projectmanagementmethode te zijn. We hebben gekozen voor Coopers Winning at new Products omdat het een klassieker is. We hadden ook een ander referentieboek kunnen nemen. Hans Verstraeten van PDMA (Bestuurslid Programma Commissie) heeft kennisgenomen van deze beschrijving en subparagraaf 5.3.9 gereviseerd en geautoriseerd. DEEL I 5.3.1 Definitie project Volgens NPD is een project het ontwikkelen en op de markt introduceren van een nieuwe dienst of nieuw product. 5.3.2 Kern van NPD Snelle marktintroductie van nieuwe producten. Markten en technologieën veranderen steeds sneller. Snelheid is dan ook een cruciaal concurrentiewapen geworden. Het vermogen om productinnovatie te versnellen en om producten sneller op de markt te krijgen dan de concurrent is meer dan ooit een kritieke succesfactor. 5.3.3 Historie De ruimtevaartorganisatie NASA is gestart met een gefaseerde aanpak voor projecten. NA- SA s gefaseerde proces wordt gezien als een eerste generatie proces omdat het de analyse van externe markten niet meenam in de productontwikkeling. 5.3.4 Scope Bij de introductie van een nieuw product of dienst moet er direct een goede en constante kwaliteit worden geleverd om de klant tevreden te stellen. Producenten van fast moving consumer goods 10 willen afspraken maken over de introductie van hun product met detailhandelaren om (inter)nationale roll out-strategieën op elkaar af te stemmen. Deze introducties moeten volgens plan verlopen omdat er (grote) Advertise & Promotion (A&P)-investeringen nodig zijn om het product te verkopen. 5.3.5 Uitgangspunten Het NPD-proces deelt het innovatieproces op in een aantal fasen (zie figuur 5.3.1). Elke fase bestaat uit een aantal crossfunctionele, parallelle activiteiten (R&D, marketing en productievoorbereiding lopen parallel). Deze aanpak is voor vele bedrijven revolutionair en vraagt vaak om een verandering in de cultuur. De bedrijfskundige marketingafdeling dient te gaan samenwerken met de veel meer technisch georiënteerde afdelingen. Dit vraagt extra aandacht voor de cultuur binnen een organisatie. Bovendien vraagt het veel van de interne 10 Fast moving consumer goods zijn producten voor de detailhandel die proces- of seriematig geproduceerd worden
70 Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk communicatie. De bedrijfskundige en technische werelden spreken vaak een verschillende taal. De methode NPD verbindt deze twee werelden met elkaar. 5.3.6 Beschrijving van de methode Elke fase (stage) wordt voorafgegaan door een poort (gate). De poorten bewaken het proces en dienen zowel voor kwaliteitscontrole als voor Go/Kill-besluitvorming. Tijdens dit bewaken wordt aan de hand van checklists specifiek gekeken naar het tijdsaspect en de risico s. Dit fase- en poortformat heeft geleid tot de naam Stage-Gate proces, een andere naam voor NPD. DISCOVERY DRIVING NEW PRODUCTS TO MARKET IDEA SCREEN 1 SECOND SCREEN GO TO DEVELOPMENT GO TO TESTING GO TO LAUNCH STAGE 1 2 STAGE 2 3 STAGE 3 4 STAGE 4 STAGE 5 5 SCOPING Figuur 5.3.1 BUILD BUSINESS CASE DEVELOPMENT Fasen van NPD (binnenzijde omslag van het brondocument) TESTING & VALIDATION LAUNCH $ POST-LAUNCH REVIEW Het productontwikkelingsproject bestaat volgens NPD uit een aantal logische fasen: Discovery: een brainstormfase om zo veel mogelijk ideeën te genereren of te verbeteren. Scoping: een snel onderzoek van het project, voornamelijk desk research. Build the Business Case : een meer gedetailleerd onderzoek dat zowel markt- als technologieonderzoek behelst, met als resultaat een businesscase inclusief product- en projectdefinitie, projectrechtvaardiging en projectplan. Development: het maken van een gedetailleerd ontwerp, de ontwikkeling van het nieuwe product en het ontwerp van het productieproces. Testing and validation: tests of trials op de markt, in het lab en in de fabriek en valideren van het voorgestelde nieuwe product in termen van marketing en productie. Launch: start van werkelijke productie, marketing en verkoop. Er zijn twee belangrijke beslismomenten. De eerste is na Build the Business Case. Deze fase levert een plan van aanpak met inzicht in de totale benodigde resources (tijd en geld) van het ontwikkeltraject. De tweede belangrijke beslissing is de goedkeuring van het businessplan aan het eind van de fase Testing and validation, net vóór de definitieve marktintroductie.
5 Projectmanagementmethoden 71 Toepassing van NPD maakt dat: ontwikkeltrajecten beter te voorspellen en dus te plannen zijn door gebruik te maken van fasering en door het beschikbare budget per fase vast te stellen; time-to-market-cycli kort zijn omdat beslissingen op tijd worden genomen. Organisatie De dagelijkse besturing van het project gebeurt onder verantwoordelijkheid van de projectmanager. De projectmanager stelt zijn projectteam samen en rapporteert aan de opdrachtgever, die lid is van het managementteam van de organisatie. De projectleden hebben uiteraard ook een functie in de lijnorganisatie. Hoewel de projectmanagementmethode hierover niet veel zegt, wordt het project met behulp van de lijnorganisatie georganiseerd. Het is gebruikelijk dat er meer producten tegelijk worden ontwikkeld. In dat geval is een portfolioteam verantwoordelijk voor het overzicht over alle projecten en ontwikkelingen binnen de organisatie en daarbuiten. Het portfolioteam adviseert het management welk project zinvol (winstgevend in de toekomst) is voor de organisatie. Bovendien bewaakt dit team ook dat er geen intern concurrerende producten worden ontwikkeld. Stage 1: Discovery and scoping Een goed omschreven idee geeft antwoord op de vraag Wat is het wel / wat is het niet? Een idee wordt beoordeeld op de volgende aspecten: ideeomschrijving; voordeel ten opzichte van de bestaande situatie; doelgroep; prijs- en kostenniveau (circa 20% nauwkeurig). Het portfolioteam screent ideeën, terwijl het managementteam beslist of een idee wel of niet tot een project leidt. Bij een goedgekeurd idee stelt de opdrachtgever een projectmanager aan. Stage 2: Build the Business Case Fase twee verdiept het idee door marktonderzoek en onderzoek naar de (on)mogelijkheden van ontwikkeling. De exploitatiemogelijkheden en de risico s maken het beeld compleet. De uitkomst is een productprofiel met de belangrijkste aandachtspunten. De businesscase wordt opgesteld en er is zicht op het verdere verloop van het project. Hiervoor is een standaardaandachtspuntenlijst ontwikkeld. In deze fase zoekt de projectmanager actief naar een verdieping met de betrokken afdelingen. Een resultaat van deze fase is het productprofiel met een korte toelichting bij de aspecten die extra aandacht in de vervolgaanpak nodig hebben. Dit productprofiel wordt opgenomen in een plan van aanpak voor het vervolg. De opdrachtgever moet dit plan goedkeuren. Het projectteam wordt zo nodig aangepast aan de gewijzigde inzichten.
72 Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk Stage 3: Development De benodigde snelheid wordt verkregen door de ontwikkeling in twee paralleltrajecten te splitsen: commerciële ontwikkeling en technische productinhoudelijke ontwikkeling. De projectmanager zorgt dat de activiteiten in beide trajecten op elkaar blijven afgestemd. De trajecten beïnvloeden elkaar dus tussentijds onder regie van de projectmanager. Commerciële ontwikkeling Met de conceptscreening als uitgangspunt worden de volgende punten uitgewerkt: de Unique Selling Points (USP s) en verkoopargumenten; marktonderzoek (wie zijn de afnemers en waar zit de concurrentie?); prijs- en margebeleid op basis van prijsgevoeligheidsanalyses; gewenste en haalbare marktaandeel; acquisitiestrategie; communicatievoorbereiding in samenwerking met reclamebureau; kosten-batenanalyse; testmarkt. Een testmarkt is het eerste toetsmoment voor de verwachte klantvraag, onder andere met betrekking tot de prijsgevoeligheid. Op basis hiervan wordt een beeld gevormd van de operationele uitvoerbaarheid. In de testmarkt zal vaak veel handwerk nodig zijn om klanten te bedienen, omdat nog niet alle benodigde investeringen, productiemiddelen en systemen aanwezig zijn. De opdrachtgever verleent goedkeuring voor het uitvoeren van de testmarkt. In deze fase is er een gedegen inhoudelijke afstemming met de accountmanagers, marketeers en inkoopafdeling. Technische ontwikkeling De technische ontwikkeling wordt gestuurd door een productbriefing. De projectmanager stelt deze op in samenwerking met de technisch ontwikkelaar (R&D er). De opdrachtgever moet hem goedkeuren. De productbriefing is de opdrachtomschrijving voor de ontwikkelaar, inclusief (uren)budget en organisatorische consequenties. Hij kent een standaardopzet: 1 productomschrijving; 2 product- /conceptvoordeel; 3 projectdoelstelling; 4 doelgroep; 5 omzetprognose; 6 kostprijsstructuur (circa 10% nauwkeurig); 7 producteisen en -wensen; 8 distributie-eisen; 9 planning/aanpak; 10 ontwikkelingstijd en -kosten. Stage 4: Testing and validation Als het product eenmaal is ontwikkeld, zijn alle marktmogelijkheden, omzetdoelstellingen, consequenties van uitvoering en exploitatie en de voorwaarden waaronder het product wordt
5 Projectmanagementmethoden 73 geïntroduceerd bekend. De resultaten vanuit de commerciële- en de technische ontwikkeling komen weer samen en worden gevalideerd. Het managementteam beslist of al dan niet wordt geïntroduceerd. De projectmanager schrijft ter onderbouwing van deze beslissing een beslisnotitie: het businessplan. Stage 5: Launch De introductie (Launch) wordt conform het businessplan afgewikkeld en begeleid door de projectmanager en de productontwikkelaar(s). Vertrekpunt is een productspecificatie waarin de volgende basisafspraken staan: onderdelen/recept; proces; prestatienormen, kwaliteitsnormen; verpakking; ondersteunend materiaal voor verkoop (Sales kit ). Met het afsluiten van het ontwikkelingsproject wordt het product overgedragen aan de uitvoeringsorganisatie. Daarnaast krijgt het product een marketingeigenaar die de commerciële en financiële prestaties bewaakt in de reguliere structuur. De moeilijkheid bij het maken van games zit in het feit dat het resultaat non-lineair is. Daarnaast zijn spellen ook nog multi-player en vaak te spelen op verschillende platforms tegelijk. De complexiteit is enorm! Als halverwege blijkt dat er iets niet werkt, moet werkelijk alles op de schop. Om de risico s in de hand te houden hebben we het proces in stappen opgedeeld: Game concept Playable demo (vaak zonder art) Testen binnen de doelgroep Functioneel technisch ontwerp Alfaversie (zit alles in, maar sommige details missen) User test Bètaversie Implementatie (online zetten) Heel belangrijk issues zijn daarnaast security en hosting. Michiel Sala Business development, Little Chicken 5.3.7 Beschikbaarheid De methode is algemeen beschikbaar (zie Cooper, 2001). Daarnaast is er een aantal bedrijven dat een eigen methode heeft ontwikkeld met het concept van parallel ontwikkelen en de samenwerking tussen marketing en techniek als basis.
74 Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk 5.3.8 Toepassingsgebied De methode wordt gebruikt bij de ontwikkeling van fast moving consumer goods. Denk hierbij aan producten die worden geproduceerd volgens een bepaald recept, zoals voeding en cosmetica, en producten die massaal worden geassembleerd, zoals kopieermachines en wekkers. De NPD-methode is geschikt voor de ontwikkeling van massaproductie van consumentenproducten en minder geschikt voor research en development, omdat de focus ligt op de commerciële haalbaarheid van het te ontwikkelen product. Deze focus kan innovatie juist in de weg staan. 5.3.9 Beheer van de methode De methode is vastgelegd in: Cooper, R.G.(2001). Winning at new products, accelerating the process from idea to launch, 3 rd edition. Basic Books. ISBN 0738204633 Dit boek is gebruikt als brondocument bij de vergelijking met andere methoden. Literatuur Rosenau jr., M.D.& G. D. Githens G.D.(2005). Successful Project Management. Wiley & Sons Beheer van de methode Er is een organisatie voor NPD (Product Development and Management Association PDMA) in de Verenigde Staten (zie www.pdma.org). Een van de Europese vertegenwoordigingen van die Association is gevestigd in Nederland (zie www.pdma.nl). De associatie geeft een tijdschrift uit en beheert een NPD-BoK (Body of Knowledge). Opleidingen Er worden cursussen verzorgd door diverse aanbieders. De PDMA verleent een certificering voor New Product Development Professional. DEEL II Voor productontwikkeling is niet één standaardmethode ontwikkeld. We hebben voor het boek van Cooper gekozen omdat het een bekend en erkend werk binnen de context van productontwikkeling is. 5.3.10 Onderscheidende kenmerken Categorie Aanpak Projectopzet Besluitvorming Kenmerk Inhoudgestuurd. Parallel ontwikkelen: technisch en commercieel. Stage gating.
5 Projectmanagementmethoden 75 Categorie Meetbare resultaten Bewaking en beheersing Kwaliteit Beschikbaarheid Kenmerk Ja, bij elk stage gate. Dominant zijn, snelle time-to-market en kwaliteit. Kwaliteit is essentieel vanaf het eerste moment. Open standaard, boek is verkrijgbaar in de boekhandel. 5.3.11 Sterke kanten en valkuilen bij het gebruik van de methode Sterke kanten Duidelijke go/no-go momenten in een lijnomgeving. Crossfunctionele teams. Specifiek voor FMCGproductontwikkeling gemaakt. Valkuilen Gevaar is dat de methode als een recept wordt toegepast. De methode wordt niet breed toegepast. Er is hierdoor weinig gemeenschappelijk taalgebruik tussen producenten en retailers. De methode wordt vaak te makkelijk voor research en innovatieve ontwikkeling ingezet. 5.3.12 NPD vergeleken New Product Development scoort relatief laag op de technische aspecten, behalve op besturing. Daarnaast scoort het hoog op contextanalyse. Dit is te verklaren vanuit het feit dat het boek van Cooper vanuit de inhoud van productontwikkeling is geschreven en dus veel ondersteuning biedt voor die specifieke context. Wat opvalt is dat marketing als belangrijk onderdeel van de methode wordt gezien, terwijl communicatie laag scoort. Communicatie betreft hier echter interne communicatie. Op externe communicatie (subaspect van contextmanagement) scoort de methode wel hoog. In hoofdstuk 8 refereren we aan de opzet van de businesscase zoals die in het boek van Cooper wordt gegeven. Een deel van de tips bij deze methode zijn ook bruikbaar voor projecten die zich niet met productontwikkeling bezighouden. Contextmanagement NPD Besturing 3 2 Doel / resultaat Contextanalyse 1 Plannen 0 Team Meten en Bewaken Leiderschap Risico Communicatie Figuur 5.3.2 De score van NPD op de verschillende aspecten van projectmanagement