Handleiding ledenadministratiepakket Badminton Nederland Versie februari 2012 1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1. Handleiding 3 1.1 Voor u begint 3 2. Inloggen 4 2.1 Wachtwoord Vergeten 5 2.2 Wachtwoord/gebruikersnaam wijzigen 6 3. Ledenlijst 7 3.1 Afdrukken/opslaan ledenlijst 7 3.2 Details ledenlijst 9 4 Wijzigen lidgegevens 11 5 Lid afmelden 13 5.1 Lid afmelden op bondsnummer 13 5.2 Lid afmelden zonder bondsnummer 14 5.3 Overzicht oud leden 18 5.4 Oud lid weer lid maken 19 6. Aanmelden nieuw lid 20 6.1 Aanmelden nieuw lid zonder bondsnummer 20 6.1.1 Bericht in de wachtrij geplaatst 23 6.2 Aanmelden lid op bondsnummer 23 7. Accomodaties 24 7.1 Accommodatie toevoegen 24 7.2 Accomodatiegegevens wijzigen 27 7.3 Accommodatie verwijderen 28 8 Verenigingsgegevens 30 Indien u deze handleiding digitaal gebruikt kunt u navigeren naar de verschillende hoofdstukken doormiddel van de Ctrl toets en klikken op de linker muisknop. Versie februari 2012 2
1. Handleiding Deze handleiding is een beknopt document waarin staat beschreven hoe u kunt inloggen en werken met het nieuwe ledenadministratiepakket voor verenigingen van Badminton Nederland. Indien u bij het gebruik van deze handleiding onduidelijkheden treft en/of voorstellen ter verbetering en verduidelijking heeft, verzoeken wij u deze aan ons door te geven, via helpdesk@badminton.nl. Als de handleiding geen antwoord geeft op een vraag die u heeft, kunt u uw vraag sturen naar helpdesk@badminton.nl. Opbouw handleiding De handleiding kent aan het begin van ieder handeling een schermafdruk met: hoe kom ik daar? Daarna worden de vervolgschermen binnen deze handeling beschreven en de mogelijkheden voor wat betreft inrichting en gebruik. 1.1 Voor u begint Om met het ledenadministratieprogramma te kunnen werken dient u te beschikken over een PC met een internetverbinding. Het programma dat u gaat gebruiken is een webbased programma. Dit houdt in dat u de tijd dat u met het programma aan het werk bent online moet zijn. Een ADSL-verbinding is dan te verkiezen boven een telefoonaansluiting. U kunt het programma gebruiken op iedere willekeurige PC met een internetverbinding. Het programma kan door meerdere personen binnen uw vereniging gebruikt worden. Versie februari 2012 3
2. Inloggen Om in te kunnen loggen in de webapplicatie voor het ledenadministratieprogramma, gaat u naar de volgende link: https://badminton Nederlandlink.badminton.nl/LA-Online/Logon.htm Vervolgens ziet u het onderstaande inlogscherm.(afbeelding 1) U kunt inloggen met de login-gegevens die u via email heeft ontvangen. Om door te gaan klik op: login. U kunt gebruik maken van de mogelijkheid om het wachtwoord en de login-naam op te slaan in de applicatie. U moet dan het vakje aankruisen voor: Gebruikersnaam en wachtwoord onthouden. U komt nu in onderstaande overzichtspagina (afbeelding 2) Versie februari 2012 4
2.1 Wachtwoord Vergeten Indien u uw wachtwoord bent vergeten kunt u deze opnieuw aanvragen door te klikken op de button Wachtwoord Vergeten. U ziet nu onderstaande scherm (Afbeelding 3) Vul hier u verenigingscode (nummer) in. Voorbeeld 1234. U ontvangt een bevestiging dat er een e-mail gestuurd wordt, en naar welk e-mail adres deze verstuurd zal worden.( Afbeelding 4) Versie februari 2012 5
2.2 Wachtwoord/gebruikersnaam wijzigen 1. Ga vanaf het overzichtsscherm (afbeelding 2) naar Wijzigen logingegevens. Zie onderstaand scherm (afbeelding 5) 2. Wijzig de gewenste gegevens en klik op Verstuur. U krijgt nu onderstaande bevestiging (afbeelding 6) Versie februari 2012 6
3. Klik op OK. Er zal nu een e-mail gestuurd worden naar het e-mailadres dat bekend staat als het e-mailadres van de ledenadministratie van uw vereniging. 3. Ledenlijst Om de volledige ledenlijst van uw vereniging te zien klikt u op: Ledenlijst op de overzichtspagina. U komt nu in het onderstaande scherm. (Afbeelding 7) Versie februari 2012 7
In deze lijst is het mogelijk om te sorteren. Dit kan door op de titelbalk te klikken op het veld waarop u wilt sorteren bijvoorbeeld op plaats. De ledenlijst zal nu gesorteerd worden op plaatsnaam. Op deze wijze kunt u de ledenlijst naar wens rangschikken. 3.1 Afdrukken/opslaan ledenlijst Hieronder wordt stap voor stap aangegeven hoe u een ledenlijst kunt Exporteren naar Excel, of XML. 1.Ga naar overzichtsscherm (afbeelding 2) 2. Klik op Afdrukken ledenlijst. U komt nu in het onderstaande scherm.(afbeelding 8) 3. Selecteer een export formaat, Excel of XML. 4. Klik op de button export onder aan deze pagina. U komt nu in het onderstaande scherm.(afbeelding 9) Versie februari 2012 8
5. Klik op ok 3.2 Details ledenlijst 1. Ga vanaf het overzichtsscherm (afbeelding 2) naar Ledenlijst 2. Door op de knop: Details te klikken kunt u de gegevens van dit lid bekijken. Hieronder ziet u hiervan een voorbeeld (Afbeelding 11). Versie februari 2012 9
In dit scherm ziet u de gegevens zoals deze bekend zijn bij Badminton Nederland. Indien u gegevens wilt wijzigen of leden afmelden dan dient u dit te doen in een ander scherm. Via de functieknoppen onderaan de pagina kunt u naar het gewenste scherm gaan. Onderaan de pagina details lidgegevens ziet u hiervoor verschillende functieknoppen: Home Ledenlijst Wijzig Oud lid maken Printen Nieuwe ledenpas Home Door op deze functieknop te klikken komt u weer terug in het overzichtsscherm (afbeelding 2) Ledenlijst Door op deze functieknop te klikken komt u weer terug in de ledenlijst (Afbeelding 5) Print Door op deze functieknop te klikken kunt u de gegevens zoals deze op het scherm zichtbaar zijn afdrukken. Nieuwe ledenpas Door op deze functieknop te klikken kunt u een nieuwe ledenpas versturen naar een lid. Versie februari 2012 10
4. Wijzigen lidgegevens U wilt de gegevens van een lid van uw vereniging aanpassen. Dit kunt u doen door te gaan naar het scherm Wijzigen lidgegevens. 1. Ga vanaf het overzichtsscherm (afbeelding 2) naar Ledenlijst 2. Om een lid op te zoeken control (Ctrl toets ) en op de f toets. Er wordt nu een zoekscherm zichtbaar. Zie voorbeeld hieronder. (afbeelding 12) 3. Vul vervolgens de naam of bijvoorbeeld het bondnummer in en klik op Enter 4. Klik op de button details om naar de gegevens van dit lid te gaan. U bent nu in de details lid (afbeelding 11). Versie februari 2012 11
5. Klik op de functieknop wijzig. U komt in het scherm Wijzig Lidgegevens. Hieronder ziet u hiervan een voorbeeld.(afbeelding 14) 6. Voer de wijzigingen door. 7. Door op verstuur ledenpas te klikken worden de wijzigingen opgeslagen en ook een nieuwe ledenpas naar het lid gestuurd. Versie februari 2012 12
a. Klik op verstuur Indien u alleen de gegevens wilt opslaan zonder dat het lid een nieuwe ledenpas ontvangt. LET OP!! Indien u deze stap overslaat zullen de wijzigen niet opgeslagen worden. Reset Heeft u een fout gemaakt dan kunt u dit herstellen door op de Reset knop te klikken. Home Door op deze functieknop te klikken komt u weer terug in het overzichtsscherm (afbeelding 2). De gegevens die u zojuist heeft aangepast worden ongedaan gemaakt met deze actie. Terug Door op deze functieknop te klikken komt u weer terug in het scherm Details lid (afbeelding 11). De gegevens die u zojuist heeft aangepast worden ongedaan gemaakt met deze actie. Verstuur ledenpas Door op deze functieknop te klikken slaat u de gegevens op en wordt een nieuwe ledenpas verstuurd. Verstuur Door op deze functieknop te klikken slaat u de gegevens op. Print Door op deze functieknop te klikken kunt u de gegevens zoals deze op het scherm zichtbaar zijn afdrukken. 5. Lid afmelden 5.1 Lid afmelden op bondsnummer 1. Ga naar vanaf het overzichtscherm (afbeelding 2) naar afmelden lid op bondsnummer. Je komt vervolgens in onderstaand scherm (afbeelding 15 ). Versie februari 2012 13
2. Vul het bondsnummer in. Indien u een fout heeft gemaakt kunt u deze herstellen met de Reset button. Klik op verstuur. U ziet nu onderstaand scherm. (afbeelding 16) 5.2 Lid afmelden zonder bondsnummer 1. Ga vanaf het overzichtsscherm (afbeelding 2) naar Ledenlijst Versie februari 2012 14
2. Om een lid op te zoeken control (Ctrl toets ) en op de f toets. Er wordt nu een zoekscherm zichtbaar. Zie voorbeeld hieronder. (afbeelding 12) 3. Vul vervolgens de naam of bijvoorbeeld het bondnummer in en Enter. 4. Klik op de button details om naar de gegevens van dit lid te gaan. U bent nu in de details lid (afbeelding 11). Versie februari 2012 15
5. Klik vervolgens op de button Oud lid maken onderaan deze pagina. U komt nu in onderstaand scherm. (afbeelding 18) 6. Door op de blauwe button te klikken achter Einde lidmaatschap komt een kalender te voorschijn. Zie voorbeeld hieronder. (afbeelding 19) Versie februari 2012 16
7. Hier kunt u de datum aangeven per wanneer dit lid afgemeld moet zijn bij Badminton Nederland. Heeft u een fout gemaakt dan kunt u deze als nog herstellen met de button reset. 8. Klik vervolgens op de button verstuur onderaan deze pagina. LET OP!! Indien u deze stap overslaat zullen de wijzigen niet opgeslagen worden. 9. Vervolgens wordt u nogmaals gevraagd of u deze persoon echt oud-lid wilt maken. Zie afbeelding hieronder (afbeelding 20) 10. Klik op OK 11. U ziet vervolgens onderstaande melding na een succesvolle verzending. (afbeelding 21) Versie februari 2012 17
12. Klik op OK. 13. U bent nu in Details oud-lid. U ziet nu aan de onderzijde van deze pagina dat de button Oud lid maken is vervangen door Lid maken. U kunt hier direct het oud lid weer aanmelden indien er sprake is van een fout. (afbeelding 22) 5.3 Overzicht oud leden Om een overzicht te zien van alle leden die u heeft afgemeld in een lopend jaar klikt u na het afmelden van een lid in het scherm details oud-lid op de button Oud-ledenlijst. Zie hieronder een voorbeeldscherm. (Afbeelding 23) U kunt ook direct vanuit het overzichtsscherm (afbeelding 2) gaan naar Oud leden. Versie februari 2012 18
5.4 Oud lid weer lid maken 1. Ga naar de oud-ledenlijst (afbeelding 23) 2. Klik op details van de persoon die u lid wilt maken 3. Klik op lid maken U ziet vervolgens onderstaand scherm(afbeelding 24) 4. Klik op verstuur 5. U ziet vervolgens onderstaande melding (afbeelding 25) Versie februari 2012 19
6. Klik op OK 7. U komt nu weer in het scherm Details lid. 8. Er is geen ledenpas verstuurd naar dit lid. Indien u alsnog een ledenpas wilt versturen klikt u nu op Nieuwe ledenpas. 6. Aanmelden nieuw lid Het aanmelden van nieuwe leden kan op twee manieren: Het lid is al bekend bij Badminton Nederland en beschikt over een bondnummer. Het lid is nog niet bekend bij Badminton Nederland en heeft nog geen bondsnummer. 6.1 aanmelden nieuw lid zonder bondsnummer 1. Ga naar vanaf het overzichtscherm (afbeelding 2) naar Aanmelden nieuw lid. Je komt vervolgens in onderstaand scherm (afbeelding26). Versie februari 2012 20
2. Vul volledige formulier in. 3. De geboortedatum kunt u invullen door deze in het vakje te typen. U kunt hiervoor ook gebruik maken van de kalender door op de blauwe button achter het invulveld te klikken. 4. Klik op verstuur ledenpas onderaan deze pagina. U ziet nu onderstaande scherm(afbeelding 27) Versie februari 2012 21
5. Klik op ok. U ziet nu onderstaand scherm. 6. Klik op ok 7. Hierna komt u in het scherm Details lid u beschikt direct over een bondsnummer voor deze persoon.(afbeelding 11) Versie februari 2012 22
6.1.1 Bericht in de wachtrij geplaatst Het kan ook voorkomen dat u de melding krijgt dat uw aanmelding in de wachtrij is geplaatst ( zie voorbeeld hieronder afbeelding 28). Badminton Nederland dient in dit geval handmatig uw aanmelding te verwerken. Dit kan enkele dagen duren. Zodra de aanmelding is verwerkt, ontvangt u een e-mail in de bij Badminton Nederland bekende e-mailbox. 6.2 Aanmelden lid op bondsnummer 1. Ga naar vanaf het overzichtscherm (afbeelding 2) naar Aanmelden nieuw lid op bondsnummer. U komt vervolgens in onderstaand scherm (afbeelding 29). 2. Vul het bondsnummer en de geboortedatum in. Indien u een fout heeft gemaakt kunt u deze herstellen met de reset button. 3. Klik op verstuur. Indien de aanmelding succesvol is krijgt u onderstaand scherm te zien (afbeelding 30). Versie februari 2012 23
4. Klik op Ok. U komt nu in het scherm Details lid (afbeelding 11). Alle gegevens zoals deze bij Badminton Nederland bekend zijn staan daar vermeld. Indien er gegevens niet juist zijn dan kunnen deze nu aangepast worden ( ga naar hoofdstuk 4, Wijzigen lidgegevens). Er wordt geen ledenpas verstuurd van deze aanmelding. Indien u deze wilt versturen ga naar hoofdstuk 6.1.4. 7. Accomodaties Binnen het ledenadministratieprogramma is het mogelijk om de gegevens van de accommodatie(s) waar gespeeld wordt te beheren. 7.1 Accommodatie toevoegen 1. Ga vanaf het overzichtsscherm (afbeelding 2) naar Accommodaties. U komt nu in onderstaand scherm (afbeelding 31). Versie februari 2012 24
2. Klik op toevoegen. U komt nu in onderstaand scherm (afbeelding 32). 3. Vul alle beschikbare gegevens in. De velden met een * zijn verplicht. Indien u een fout heeft gemaakt kunt u deze herstellen met de reset button. 4. Klik op verstuur. U ziet nu onderstaande bevestiging (afbeelding 33) Versie februari 2012 25
5. Klik op OK. U komt nu in het scherm Details accommodatiegegevens. Zie onderstaande scherm. (afbeelding 34 ) Versie februari 2012 26
7.2 Accommodatiegegevens wijzigen 1. Ga vanaf het overzichtsscherm (afbeelding 2) naar Accommodaties. Zie hieronder (afbeelding 31) 2. Klik op Details. 3. Klik op Wijzig. U komt nu in onderstaand scherm. (afbeelding 35) Versie februari 2012 27
4. Wijzig de aan te passen gegevens en klik op Verstuur. 5. U ziet onderstaande melding.(afbeelding 36) 6. Klik op Ok. U komt vervolgens weer in het scherm Details accommodatiegegevens terecht (afbeelding 34). 7.3 Accommodatie verwijderen 1. Ga vanaf het overzichtsscherm (afbeelding 2) naar Accommodaties (afbeelding 31). 2. Klik op Details. 3. U komt nu een het scherm Details Accommodatiegegevens (Afbeelding 34) Versie februari 2012 28
4. Klik op Verwijder. U krijgt nu de bevestiging dat de accommodatie is verwijderd. Zie onderstaand scherm (afbeelding 37). 5. Klik op ok Versie februari 2012 29
8. Verenigingsgegevens 1. Ga naar overzichtsscherm (afbeelding 2) 2. Klik op Verenigingsgegevens. U ziet nu onderstaande voorbeeldscherm (afbeelding 38). De vermelde gegevens zijn de gegevens van het secretariaatsadres van de vereniging. Zijn er wijzigingen op deze gegevens dan dient u deze zo snel mogelijk door te geven via la@badminton.nl Versie februari 2012 30