SUBSIDIEREGLEMENT BELEIDSVELD JEUGD M.B.T.MEERJARENPLAN 2014-2019 Gemeentebestuur Zulte - jeugddienst Centrumstraat 10 9870 Zulte T 09 280 96 05 F 09 280 96 09 jeugd@zulte.be www.zulte.be/jeugd
1. Telagen aan Zultse jeugdwerkinitiatieven 1.1. Basistelagen jeugdwerkinitiatieven Alle erkende Zultse jeugdwerkinitiatieven ntvangen een vaste basistelage ter bevrdering van hun werking. De erkende jeugdwerkinitiatieven die deze basistelagen wensen aan te vragen, verklaren jaarlijks vr 15 september van het lpende kalenderjaar via het erkenningsfrmulier dat zij aan alle erkenningsvrwaarden blijven vlden (zals bepaald in het erkenningsreglement vr Zultse verenigingen, gedgekeurd in de gemeenteraad van 24 juni 2010). 3. Peride van uitbetaling De basistelagen vr de jeugdwerkinitiatieven wrden 1 maal per jaar uitbetaald en dit uiterlijk in december van het lpende kalenderjaar. De 10 jeugdverenigingen (Chir Hit, Chir Kadl, Chir Kanj, Chir Sjima, Jeugd Rde Kruis, KAJ Machelen, KLJ Machelen, KSA Kastaar, KSA Sint-Paulusbnd, Open Jeugdwerk ZOM), de 2 jeugdclubs (JH Knipperlicht en JH t Slefke) en CRW Kinderclub Olsene ntvangen jaarlijks een basistelage van 250 eur (mits indiening van het erkenningsfrmulier). De gemeentelijke jeugdraad ntvangt jaarlijks een basistelage van 500 eur. 1.2. Aanvullende telage vr de jeugdverenigingen Om de bestaande jeugdverenigingen meer armslag en uitstraling te geven en de mgelijkheid te bieden m de kwaliteit van hun vereniging minimaal te kunnen handhaven, wrdt een tussenkmst in de werkingsksten vrzien vr de erkende Zultse jeugdverenigingen. De jeugdverenigingen die in aanmerking kmen vr de aanvullende telage vr jeugdverenigingen, ntvangen in de lp van augustus van het lpende kalenderjaar een aanvraagfrmulier. Dit aanvraagfrmulier met uiterlijk p de vrgestelde indieningsdatum terugbezrgd wrden aan de jeugddienst. Op basis van de ntvangen aanvraagfrmulieren van de jeugdverenigingen, maakt de jeugddienst de berekening van de te te kennen aanvullende telagen vr jeugdverenigingen vr het afgelpen werkjaar (van 1 september van het vrige kalenderjaar tt en met 31 augustus van het lpende kalenderjaar). Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 2
De uitgewerkte verdeling en de ndige bewijsstukken wrden ter cntrle vrgelegd aan de financiële dienst. Na cntrle dr de financiële dienst, wrden de uitgewerkte verdeling en de ndige bewijsstukken ter gedkeuring en ter betaling vergemaakt aan het cllege van burgemeester en schepenen. Bij twijfel f betwisting hudt het cllege van burgemeester en schepenen zich het recht vr m extra dcumentatie p te vragen. Bij twijfel f betwisting besluit het cllege van burgemeester en schepenen. 3. Wijze van berekening Het vrziene krediet van 5000 eur vr de aanvullende telagen vr de jeugdverenigingen wrdt verdeeld p basis van een puntensysteem met vlgende criteria: Per lid tussen 6 en 25 jaar krijgen de jeugdverenigingen 1 punt tegewezen een begeleider mag als lid meegeteld wrden begeleiders uder dan 25 jaar, maar in de maatschappij ng steeds erkend als minderjarigen, mgen eveneens pgenmen wrden leden tussen 6 en 25 jaar van buiten de gemeente mgen k pgenmen wrden vr mindervalide leden/begeleiders wrden 2 punten tegekend Deze punten wrden vermenigvuldigd met 3 indien men wekelijks activiteiten rganiseert 2,5 indien men 3 maal in de maand activiteiten rganiseert 2 indien men 2 maal in de maand activiteiten rganiseert 1 indien men 1 maal in de maand activiteiten rganiseert Deze punten wrden vermenigvuldigd met 3 indien minimum 50% van de leidingspleg in Zulte gedmicilieerd is. Op basis van het aantal punten wrdt het vrziene krediet in dezelfde verhuding verdeeld ver de jeugdvereningen die in aanmerking kmen. 4. Peride van uitbetaling De aanvullende telagen vr de jeugdverenigingen wrden 1 maal per jaar uitbetaald en dit uiterlijk in december van het lpende kalenderjaar. 5. Bijzndere bepaling Elke jeugdvereniging kan maximaal een aanvullende telage van 1200 eur ntvangen. Het mgelijke verscht wrdt verhudingsgewijs verdeeld ver de andere jeugdverenigingen. 1.3. Aanvullende telage vr de jeugdclubs Om de bestaande jeugdclubs meer armslag en uitstraling te geven en de mgelijkheid te bieden m de kwaliteit van hun vereniging minimaal te kunnen handhaven, wrdt een tussenkmst in de werkingsksten vrzien vr de erkende Zultse jeugdclubs. Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 3
De jeugdclubs die in aanmerking kmen vr de aanvullende telagen vr de jeugdclubs, ntvangen in de lp van augustus van het lpende kalenderjaar een aanvraagfrmulier. Dit aanvraagfrmulier met uiterlijk p de vrgestelde indieningsdatum terugbezrgd wrden aan de jeugddienst. Op basis van de ntvangen aanvraagfrmulieren van de jeugdclubs, maakt de jeugddienst de berekening van de te te kennen aanvullende telagen vr jeugdclubs vr het afgelpen werkjaar (van 1 september van het vrige kalenderjaar tt en met 31 augustus van het lpende kalenderjaar). De uitgewerkte verdeling en de ndige bewijsstukken wrden ter cntrle vrgelegd aan de financiële dienst. Na cntrle dr de financiële dienst, wrden de uitgewerkte verdeling en de ndige bewijsstukken ter gedkeuring en ter betaling vergemaakt aan het cllege van burgemeester en schepenen. Bij twijfel f betwisting hudt het cllege van burgemeester en schepenen zich het recht vr m extra dcumentatie p te vragen. Bij twijfel f betwisting besluit het cllege van burgemeester en schepenen. 3. Wijze van berekening Elke jeugdclub krijgt een vast bedrag van 50 eur. Het resterende krediet van 400 eur vr de aanvullende telagen vr de jeugdclubs wrdt verdeeld p basis van een puntensysteem met vlgende criteria: Per lid tussen 6 en 25 jaar krijgen de jeugdclubs 1 punt tegewezen een medewerker mag als lid meegeteld wrden medewerkers uder dan 25 jaar, maar in de maatschappij ng steeds erkend als minderjarigen, mgen eveneens pgenmen wrden leden tussen 6 en 25 jaar van buiten de gemeente mgen k pgenmen wrden vr mindervalide leden/medewerkers wrden 2 punten tegekend Deze punten wrden vermenigvuldigd met 3 indien minimum 50% van de medewerkerspleg in Zulte gedmicilieerd is. Op basis van het aantal punten wrdt het resterende krediet in dezelfde verhuding verdeeld ver de beide jeugdclubs. 4. Peride van uitbetaling De aanvullende telagen wrden 1 maal per jaar uitbetaald en dit uiterlijk in december van het lpende kalenderjaar. 1.4. Extra prjecttelage vr de jeugdclubs Om de erkende jeugdclubs de mgelijkheid te bieden m hun werking nieuwe impulsen te geven, kunnen zij een berep den p een extra prjecttelage. Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 4
De jeugdclubs die in aanmerking kmen vr de extra prjecttelage vr de jeugdclubs, ntvangen in de lp van augustus van het lpende kalenderjaar een aanvraagfrmulier. Dit aanvraagfrmulier met uiterlijk p de vrgestelde indieningsdatum terugbezrgd wrden aan de jeugddienst. Op basis van de ntvangen aanvraagfrmulieren van de jeugdclubs, maakt de jeugddienst de berekening van de te te kennen extra prjecttelagen vr de jeugdclubs vr het afgelpen werkjaar (van 1 september van het vrige kalenderjaar tt en met 31 augustus van het lpende kalenderjaar). De uitgewerkte verdeling en de ndige bewijsstukken wrden ter cntrle vrgelegd aan de financiële dienst. Na cntrle dr de financiële dienst, wrden de uitgewerkte verdeling en de ndige bewijsstukken ter gedkeuring en ter betaling vergemaakt aan het cllege van burgemeester en schepenen. Bij twijfel f betwisting hudt het cllege van burgemeester en schepenen zich het recht vr m extra dcumentatie p te vragen. Bij twijfel f betwisting besluit het cllege van burgemeester en schepenen. 3. Wijze van berekening Het vrziene krediet van 750 eur vr de extra prjecttelagen vr de jeugdclubs wrdt verdeeld p basis van een puntensysteem met vlgende criteria: 1 punt vr activiteiten van een halve dag 2 punten vr activiteiten van 1 dag (= activiteit met 2 halve dagdelen) 10 punten vr weekends Extra punt per vernieuwende en/f vrmende activiteit. Vrmende en vernieuwende activiteiten kunnen gecumuleerd wrden. Op basis van het aantal punten wrdt het vrziene krediet in dezelfde verhuding verdeeld ver de beide jeugdclubs. 4. Peride van uitbetaling De extra prjecttelagen wrden 1 maal per jaar uitbetaald en dit uiterlijk in december van het lpende kalenderjaar. 1.5. Kamptelage vr de jeugdverenigingen Het gemeentebestuur verleent een kamptelage als tussenkmst in de ksten die gemaakt werden vr de zmerkampen van de erkende jeugdverenigingen, gerganiseerd tijdens de zmervakantie van het lpende kalenderjaar. De jeugdverenigingen die in aanmerking kmen vr de kamptelage vr jeugdverenigingen, ntvangen in de lp van augustus van het lpende kalenderjaar een aanvraagfrmulier. Dit aanvraagfrmulier met uiterlijk p de vrgestelde indieningsdatum terugbezrgd wrden aan de jeugddienst. Op basis van de ntvangen aanvraagfrmulieren van de jeugdverenigingen, maakt de jeugddienst de berekening van de te te kennen kamptelagen vr de Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 5
jeugdverenigingen vr de kampen die tijdens de zmermaanden van het lpende kalenderjaar werden gerganiseerd. De uitgewerkte verdeling en de ndige bewijsstukken wrden ter cntrle vrgelegd aan de financiële dienst. Na cntrle dr de financiële dienst, wrden de uitgewerkte verdeling en de ndige bewijsstukken ter gedkeuring en ter betaling vergemaakt aan het cllege van burgemeester en schepenen. Bij twijfel f betwisting hudt het cllege van burgemeester en schepenen zich het recht vr m extra dcumentatie p te vragen. Bij twijfel f betwisting besluit het cllege van burgemeester en schepenen. 3. Wijze van berekening Het vrziene krediet van 5000 eur vr de kamptelagen vr de jeugdverenigingen wrdt verdeeld p basis van een puntensysteem met vlgende criteria: Elke jeugdvereniging ntvangt een frfaitair bedrag van 12 eur per nacht Grepen die zich specifiek p mindervaliden richten, ntvangen een frfaitair bedrag van 24 eur per nacht Het resterende krediet wrdt als vlgt verdeeld: 1 punt per nacht per deelnemer (leden, begeleiders, kks, vlwassen begeleiders, kinderen van vlwassen begeleiders,... ) 2 punten per nacht per mindervalide deelnemer p basis van het aantal punten wrdt het resterende krediet in dezelfde verhuding verdeeld ver de jeugdverenigingen die in aanmerking kmen 4. Peride van uitbetaling De kamptelagen vr jeugdverenigingen wrden 1 maal per jaar uitbetaald en dit uiterlijk in december van het lpende kalenderjaar. 5. Bijzndere bepalingen Ieder lid kan maar 1 maal per vereniging in rekening gebracht wrden. Dit wil zeggen dat slechts 1 kamp per leeftijdscategrie kan betelaagd wrden. Begeleiding, kks, vlwassen begeleiders en prsten die p meerdere kampen meegaan, mgen wel ngmaals pgenmen wrden. Enkel kampen die gerganiseerd wrden tijdens de zmermaanden kmen in aanmerking vr telage. 1.6. Fnds vr nvrziene mstandigheden Er kan een tussenkmst vrzien wrden vr nvrziene ksten gemaakt dr jeugdwerkinitiatieven. Onvrziene ksten zijn bijvrbeeld uitgaven wegens vandalisme, epidemieën, vermacht,... Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 6
Erkende jeugdwerkinitiatieven die een berep wensen te den p een tussenkmst via het fnds vr nvrziene mstandigheden, dienen uiterlijk p 15 nvember van het lpende kalenderjaar een dssier in p de jeugddienst. Dit dssier bevat minstens: een duidelijke mschrijving van de nvrziene ksten waarvr men een tussenkmst aanvraagt een duidelijke mschrijving van he deze nvrziene ksten tt stand zijn gekmen een realistische raming van de nvrziene ksten ter verduidelijking kunnen k ft s tegevegd wrden De ingediende dssiers wrden dr de jeugddienst vrgelegd aan de leden van de algemene vergadering van de jeugdraad tijdens de bijeenkmst van nvember f december van het lpende kalenderjaar. De leden van de algemene vergadering van de jeugdraad frmuleren een advies aan het cllege van burgemeester en schepen met betrekking tt de aanvaardbaarheid van de aanvraag en het te reserveren maximumbedrag van de eventueel uit te betalen tussenkmst vr nvrziene mstandigheden vr deze aanvraag. Het cllege van burgemeester en schepenen beslist uiteindelijk ver de aanvaardbaarheid van de aanvraag en het te reserveren maximumbedrag van de eventueel uit te betalen tussenkmst vr nvrziene mstandigheden, binnen de perken van het jaarlijks vrziene krediet van 500 eur. De beslissing van het cllege van burgemeester en schepenen wrdt dr de jeugddienst aan de aanvrager meegedeeld. 3. Peride van uitbetaling De aanvrager dient binnen de maand nadat hij p de hgte werd gesteld van de gedkeuring vr de tussenkmst vr nvrziene mstandigheden, een gedetailleerd kstenverzicht met bijhrende bewijsstukken in bij de jeugddienst. Het cllege van burgemeester en schepenen beslist ver de (gedeeltelijke) aanvaardbaarheid van de vrgelegde bewijsstukken en het tegekende bedrag als tussenkmst vr nvrziene mstandigheden. Het tegekende bedrag kan nit hger zijn dan het rsprnkelijke gereserveerde bedrag en dan het bewezen bedrag aan ksten. De uitbetaling gebeurt maximaal 2 maanden na ntvangst van dit kstenverzicht. 1.7. Telage vr nderhud van de jeugdlkalen Verbeteren en verfraaien van de gebuwen en de terreinen waar de activiteiten van de erkende jeugdwerkinitiatieven wrden gerganiseerd. Erkende jeugdwerkinitiatieven die een berep wensen te den p een telage vr nderhud van de jeugdlkalen dienen uiterlijk p 15 nvember van het lpende Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 7
kalenderjaar (dit is het kalenderjaar dat vrafgaat aan de geplande uitvering van de werken) een dssier in bij de jeugddienst. Dit dssier bevat minstens: een duidelijke mschrijving van de geplande investeringen realistische ramingen van de geplande investeringen p basis van ffertes f bestekken ter verduidelijking kunnen k ft s tegevegd wrden De ingediende dssiers wrden dr de jeugddienst vrgelegd aan de leden van de algemene vergadering van de jeugdraad tijdens de bijeenkmst van nvember f december van het lpende kalenderjaar. De leden van de algemene vergadering van de jeugdraad frmuleren een advies aan het cllege van burgemeester en schepen met betrekking tt de aanvaardbaarheid van de aanvraag en het te reserveren maximumbedrag van de eventueel uit te betalen telage vr nderhud van de jeugdlkalen vr deze aanvraag. Het cllege van burgemeester en schepenen beslist uiteindelijk ver de aanvaardbaarheid van de aanvraag en het te reserveren maximumbedrag van de eventueel uit te betalen telage vr nderhud van de jeugdlkalen, binnen de perken van het jaarlijks vrziene krediet van 12 500 eur. De beslissing van het cllege van burgemeester en schepenen wrdt dr de jeugddienst aan de aanvrager meegedeeld. 3. Peride van uitbetaling De aanvrager dient binnen de 2 maanden na uitvering van de werken een gedetailleerd kstenverzicht met bijhrende bewijsstukken in bij de jeugddienst. Het cllege van burgemeester en schepenen beslist ver de (gedeeltelijke) aanvaardbaarheid van de vrgelegde bewijsstukken en het tegekende bedrag als telage vr nderhud van de jeugdlkalen. Het tegekende bedrag kan nit hger zijn dan het rsprnkelijke gereserveerde bedrag en dan het bewezen bedrag aan ksten. De uitbetaling gebeurt maximaal 2 maanden na ntvangst van dit kstenverzicht. 4. Bijzndere bepalingen De jeugdverenigingen dienen zelf in te staan vr minimum 10% van de gemaakte ksten. Indien de vraag naar subsidiëring het vrziene krediet verschrijdt, wrdt de dringendheid van de werken als selectiecriterium gehanteerd. Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 8
2. Telagen aan Zultse jngeren 2.1. Telage vr (kader)vrming Zultse jngeren die een bijkmende vrming vlgen, gerganiseerd dr een erkende jeugdrganisatie, kunnen een gedeeltelijke terugbetaling van de inschrijvingsksten vr deze vrming bekmen. Jngeren die een gedeeltelijke terugbetaling van de inschrijvingsksten vr een (kader)vrmingscursus wensen te bekmen, dienen vr 15 mei f vr 15 ktber van het lpende kalenderjaar een attest f betalingsbewijs van de gevlgde cursus in p de jeugddienst. Dit attest f betalingsbewijs met betrekking hebben p een cursus die werd gevlgd in het lpende f het daaraan vrafgaande kalenderjaar. Op dit attest f betalingsbewijs zijn (minstens) vlgende zaken vermeld: Naam, adres en rekeningnummer van de deelnemer aan de vrming Naam en adres van de rganiserende erkende jeugdrganisatie Kstprijs vr de cursus Het gevlgde aantal uren vrming + aantal vernachtingen Stempel van de rganiserende erkende jeugdrganisatie f handtekening van de cursusverantwrdelijke. Om van een gedeeltelijke terugbetaling te genieten, meten de ksten van de cursus minstens 5 eur bedragen. Er is een maximale terugbetaling van 75% van de kstprijs van de (kader)vrmingscursus. De maximale terugbetaling bedraagt 15 eur per dag per persn en maximaal 75 eur per persn per cursus. Alle attesten en betalingsbewijzen wrden dr de jeugddienst verzameld en aan het cllege van burgemeester en schepenen vrgelegd ter gedkeuring en ter betaling. Het cllege van burgemeester en schepenen beslist ver de aanvaardbaarheid van de vrgebrachte bewijsstukken. 3. Peride van uitbetaling De gedeeltelijke terugbetaling van de (kader)vrmingscursussen gebeurt in juli vr de attesten en betalingsbewijzen die binnengebracht werden vr 15 mei van het lpende kalenderjaar. De gedeeltelijke terugbetaling van de (kader)vrmingscursussen gebeurt in december vr de attesten en betalingsbewijzen die binnengebracht werden vr 15 ktber van het lpende kalenderjaar. Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 9
4. Bijzndere bepalingen Elke deelname aan een vrming kan maar éénmalig in aanmerking kmen vr terugbetaling. Indien er een aanvraag vr een gedeeltelijke terugbetaling van een cursus is geweest in een andere gemeente, kmt deze aanvraag niet meer in aanmerking vr gedeeltelijke terugbetaling dr het gemeentebestuur van Zulte. Jngeren die niet gedmicilieerd zijn in Zulte, maar zich inzetten vr een jeugdwerkinitiatief p grndgebied Zulte, kmen in aanmerking vr een gedeeltelijke terugbetaling. 2.2. Telage vr internatinale prjecten Zultse jngeren die deelnemen aan een internatinaal prject, wat de ndige financiële gevlgen met zich meebrengt, kunnen hiervr een gedeeltelijke terugbetaling bekmen. Jngeren die een gedeeltelijke terugbetaling van de gemaakte ksten vr een internatinaal prject wensen te bekmen, dienen vr 15 ktber van het lpende kalenderjaar een attest f betalingsbewijs met betrekking tt dit prject in p de jeugddienst. Dit attest f betalingsbewijs met betrekking hebben p een internatinaal prject van het lpende f het daaraan vrafgaande kalenderjaar. Een internatinaal prject wrdt gedefinieerd als een prject met internatinaal sciaal f liefdadig del. Het prject met een uitgesprken geëngageerd karakter hebben. Internatinale kampen van jeugdwerkinitiatieven, taalkampen, schluitwisselingen en studeren in het buitenland kmen niet in aanmerking vr een gedeeltelijke terugbetaling. Op het ingediende attest f betalingsbewijs zijn (minstens) vlgende zaken vermeld: Naam, adres en rekeningnummer van de deelnemer aan het prject Naam en adres van de rganisatie van het prject Beknpte inhud en delstelling van het prject Kstprijs vr de deelname aan het prject Om van een gedeeltelijke terugbetaling te genieten, meten de gemaakte ksten vr het prject minimum 50 eur bedragen. Er is een maximale terugbetaling van 75% van de deelnameprijs aan het prject. De maximale terugbetaling bedraagt 30 eur per dag per persn en maximaal 150 eur per prject. Alle attesten en betalingsbewijzen wrden dr de jeugddienst verzameld en aan het cllege van burgemeester en schepenen vrgelegd ter gedkeuring en ter betaling. Het cllege van burgemeester en schepenen beslist ver de aanvaardbaarheid van de vrgebrachte bewijsstukken. Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 10
3. Peride van uitbetaling De gedeeltelijke terugbetaling vr internatinale prjecten gebeurt uiterlijk in december van het lpende kalenderjaar. 4. Bijzndere bepalingen Elke deelname aan een internatinaal prject kan maar éénmalig in aanmerking kmen vr terugbetaling. Indien er een aanvraag vr een gedeeltelijke terugbetaling is geweest in een andere gemeente, kmt deze aanvraag niet meer in aanmerking vr gedeeltelijke terugbetaling dr het gemeentebestuur van Zulte. Enkel jngeren die gedmicilieerd zijn in Zulte kmen in aanmerking vr een gedeeltelijke terugbetaling vr internatinale prjecten. Subsidiereglement beleidsveld jeugd m.b.t. meerjarenplan 2014-2019. 11