Geschreven door: Matilda Jernevad Social Business de spelbepaler van de toekomst
Inhoud Social Business spelbepaler van de toekomst Waarom een Social Business worden? Een nieuw type leiderschap Uitdagingen 3 4 5 6 Over de auteur Matilda Jernevad is Master of Science in Business Administration met een major in International Business and Strategy. Ze is marktanalist bij Projectplace International AB. Projectplace is een van de stuwende krachten achter Cloud Collaboration. Sinds de oprichting in 1998 is Projectplace een pionier op de markt door middel van een onvoorwaardelijke toewijding aan cloud computing en innovatief denken over het werkende leven en de trends op het gebied van projectmanagement. 2
6 snelle tips: Hoe te beginnen! Social Business de spelbepaler van de toekomst Spelbepaler ( game changer ) is een term die beschrijft hoe we zaken in de toekomst doen. Social Business is een duidelijke en belangrijke trend die in de komende jaren een grote impact zal hebben op bedrijven. De aanpassingscapaciteit is een succesfactor. Wat is een sociale organisatie en welke kenmerken heeft het? Wat moeten organisaties doen om een sociale organisatie te worden? Wat zijn de voordelen? Wat zijn de uitdagingen en hoe worden ze overwonnen? Welk type leiderschap is nodig? Hieronder vindt u enkele richtlijnen om succesvol te zijn in een snel veranderende wereld. Wat is een sociale organisatie? Volgens Gartner is een sociale organisatie een organisatie die belangrijke zakelijke uitdagingen en kansen aangaat met behulp van social media platforms om stakeholders, zoals medewerkers, klanten en leveranciers aan te moedigen om samen te werken. Een sociale organisatie verstrekt competenties aan werknemers waardoor openheid, creativiteit en samenwerking wordt gegenereerd. Alles draait om de mensen. Men kan zelfs stellen, dat de transformatie naar een sociale organisatie een samenwerkende revolutie is, die de organisatorische hiërarchieën uitdaagt en de barrières tussen management, werknemers en klanten laat verdwijnen. Het is een revolutionaire verandering die vanuit de organisatie zelf komt. 1. Alles draait om de mensen, dus begin met het bepalen van de doelgroep. Heeft u de juiste mindset binnen uw organisatie? Een echte Social Business begint binnen de organisatie, in de hoofden en gedachten van de werknemers. 2. Bepaal het juiste bedrijfsdoel in lijn met de bedrijfsprocedures, maar vergeet niet dat verandering een langdurig proces is en dat rendement op investeringen tijd vergt. 3. Een Social Business is meer dan een tool: denk aan uw bedrijfsuitdagingen en hoe te handelen om succesvol te zijn. 4. Vraag om de inbreng van managers en werknemers op sleutelposities en laat hen weten, dat hun deelname cruciaal is. De managers moeten goede voorbeelden zijn. 5. Zorg bij de introductie van de tool dat gebruikers het succes kunnen visualiseren en maak hen het belang van de tool duidelijk. Werknemers moeten de social tool als een onderdeel van hun dagelijkse taken zien. 6. Bepaal het doel van de tool. Stel vragen zoals: > > > > Wilt u het gebruiken om teamwork binnen het bedrijf te bevorderen? Wilt u het gebruiken om teamwork binnen het bedrijf te bevorderen? Wilt u feedback van uw klanten ontvangen? Wilt u uw wervingsinspanningen verbeteren? 3
Waarom een Social Business worden? Verschillende onderdelen van social media, zoals sociale netwerken, worden voor bedrijven steeds populairdere tools om hun medewerkers te laten communiceren en samenwerken. Door de communicatiestroom voor iedereen toegankelijk te maken, wordt het creëren van bedrijfswaarde een zaak van iedereen, in plaats van een paar denkers binnen het bedrijf. Alle medewerkers worden immers in de gelegenheid gesteld om met ideeën en meningen te komen. Het is van essentieel belang om in- en externe stakeholders van het bedrijf erbij te betrekken. Volgens het onderzoek van Gallup 2010 (onderzoek naar de betrokkenheid van werknemers, Gallup, 2010) hebben organisaties die de betrokkenheid van hun werknemers hebben geoptimaliseerd 26% meer winst en 85% meer groei dan hun concurrenten. Het onderzoek wijst ook uit, dat de klanten van deze bedrijven meer kopen, vaker terugkomen en langer trouw blijven aan het bedrijf. Betrokkenheid genereert resultaten! Uit een ander onderzoek van AIIM Market Intelligence blijkt, dat de belangrijkste drijfveer achter Social Business het sourcen en delen van kennis is, op de voet gevolgd door het afbreken van geografi sche grenzen en barrières tussen afdelingen. 38% van de organisaties die social media gebruikt als bron voor samenwerking, geeft aan informatie vanuit onverwachte hoek te ontvangen. Bijna de helft (48%) van de ondervraagden gaf aan, dat zij met succes grote veranderingen in de interne processen op gang hebben weten te brengen, terwijl meer dan een derde (34%) met grote veranderingen wist te komen in het externe productaanbod. Het rapport toont ook resultaten wanneer er een social collaboration tool, een tool voor sociale samenwerking, wordt ingevoerd voor de communicatie tussen sales- Ongeacht de doelstelling is het van cruciaal belang om te beginnen bij de identifi catie. van het publiek waarmee u spreekt en de verschillende behoeften en vereisten in kaart te brengen. en marketingmedewerkers. Voorafgaand aan de invoering van deze tool is er een voorstudie uitgevoerd om later te kunnen meten wat het effect van de invoering is op de samenwerking tussen de twee afdelingen. Het aantal ondervraagden dat melding maakte van het slecht delen van kennis en informatie zakte van 41% van de organisaties in de voorstudie naar 8% na de invoering van de tool. Daarbij zakte het percentage voor slecht samenwerken van 21% naar 4%. McKinsey and Company meldt, dat de groei van de opbrengsten bij sociale organisaties 24% hoger ligt dan bij de minder sociale bedrijven. Andere redenen voor het ontwikkelen van een sociale organisatie zijn het verkrijgen van feedback over uw services van uw klanten en het bevorderen van uw wervingsinspanningen. Marktleider Salesforce is zeer uitgesproken over de ontwikkeling dat bedrijven de overstap zullen moeten maken naar een social enterprise om concurrerend te blijven. 1 AIIM, www.aiim.org, is een community die educatie, research en best practices aanbiedt om organisaties te helpen bij het vinden, beheren en optimaliseren van hun informatie. 2 McKinsey Quarterly heeft in juni 2009 een wereldwijd onderzoek uitgevoerd en daarbij 1047 antwoorden van leidinggevenden, managers en werknemers ontvangen. Meer dan een kwart van de ondervraagden waren directeurs, CEO s of bedrijfsleiders op C-niveau. De steekproef vertegenwoordigt alle regio s en de meeste sectoren. 4
Een nieuw type leiderschap Leiders van een sociale organisatie moeten sociaal, open, fl exibel en transparant zijn zodat een transformatie naar een sociale organisatie succesvol is. Hoewel sociale applicaties de communicatie en samenwerking in een organisatie kunnen verbeteren, gaat het bij een Sociale Business om meer dan de invoering van zomaar een tool. Het is tevens een verandering in de bedrijfscultuur waarvoor een nieuw soort leiderschap onontbeerlijk is. Generatie Y, de generatie die is opgegroeid met social media en internet, staat op het punt de arbeidsmarkt te betreden. Zij zijn gewend aan open communicatie en hebben er geen problemen mee hun mening te laten horen. Zij functioneren beter in een platte organisatie, met minder managementlagen. Aan de andere kant van dit speelveld bevinden zich de oudere generaties die langer dan ooit tevoren aan het werk blijven. We worden met z n allen steeds ouder en de pensioengerechtigde leeftijd loopt verder op. De leiders moeten rekening houden met deze twee uiteenlopende verwachtingspatronen en de samenwerking en het uitwisselen van ervaringen aanmoedigen. Daarnaast bestaat het globale aspect. Van de nieuwe generatie globale managers wordt verwacht dat zij altijd en overal hoge prestaties leveren. Steeds vaker bestaan teams uit leden van verschillende culturen en met verschillende achtergronden. Wat betreft opleidingsniveau is het gemakkelijk om aan te nemen, dat werknemers op dezelfde wijze in een team fungeren. Meer dan ooit tevoren spreken wereldwijd mensen met een bedrijfskundige opleiding steeds meer dezelfde taal en hebben vergelijkbare cv s. Maar ze zijn het product van zeer verschillende culturen en ervaringen. Een transparante leider moet een realistischer begrip hebben van wat te verwachten van mensen en wat hen ertoe aanzet om te presteren. leiders moeten permanent op verwachtingslacunes letten en waarschijnlijk over een coach beschikken, die hen op de normen en waarden van verschillende culturen wijst. leiders van een sociale organisatie moeten sociaal, open, fl exibel en transparant zijn, zodat een transformatie naar een sociale organisatie succesvol is. Met hun gedrag geven zij draagvlak aan het proces. Geen woorden, maar daden. 5
Uitdagingen Werknemers moeten het reilen en zeilen binnen een sociale organisatie leren. Vooral oudere werknemers kunnen het moeilijk hebben met het leren van nieuw gedrag of sociaal werken in vergelijking met de jongere medewerkers die zijn opgegroeid met het gebruik van sociale netwerken. In een sociale wereld gaat de sociaalgeoriënteerde werknemer vooruit en dat is een uitdaging voor de organisatie. Zij die ervaring hebben met social tools steken nog meer boven de andere werknemers uit. Vergelijkbaar met het hand opsteken -fenomeen bij het beantwoorden van vragen op school. De werknemer die vaker zijn hand opsteekt, krijgt vaak de meest interessante opdrachten of de belangrijkste taak. Werknemers moeten actief blijven om niet te worden uitgesloten. Voor bepaalde mensen is deze actieve betrokkenheid beangstigend en is de behoefte aan opleiding, coaching en zelfs mentorschap een belangrijk aspect voor alle teamleden. Het draait allemaal om de moed om ideeën te delen en ideeën van anderen te bespreken. Het gaat niet om het monopoliseren van het gesprek, maar om het aanmoedigen, luisteren en betrekken van andere mensen met verschillende perspectieven. Om als sociale organisatie succesvol te worden, is het belangrijk om in het gesprek ook over de oude vaardigheden te beschikken. Iedereen moet duidelijk gemaakt worden dat delen en betrokkenheid helpt om succesvol te zijn in hun toekomstige carrière. Anders kan de organisatie belangrijke kennis verliezen. Een andere factor voor het bevorderen van het delen, is het opstellen van procedures en ervoor zorgen, dat deze worden opgenomen in de werkbeschrijving van iedereen. Maak het tot een kerncompetentie van de organisatie. Dit vereist de discipline van iedereen om zich in te spannen. Wees behulpzaam, respectvol en sta open voor ideeën van anderen. Een positieve houding zal er meer mensen bij betrekken. Helaas zijn veel werknemers niet alleen minder sociaal georiënteerd, maar hebben zij ook een been there, done that -houding. Volgens het onderzoek van Gallup 2010 is gemiddeld 65% van de werknemers niet emotioneel betrokken bij het bedrijf, heeft 18% een actieve negatieve houding ten opzichte van het bedrijf en is slechts 15% emotioneel betrokken. Vooral voor de omgang met de negatieve werknemers is het van belang om een sociaal tool te implementeren in hun dagelijkse werkzaamheden en leiders te hebben, die als voorbeeld fungeren. Geef redenen en prikkels om de deelname te bevorderen. De overstap naar een sociale organisatie kan en zal de betrokkenheid verhogen. Wees behulpzaam, respectvol en sta open voor ideeën van anderen. Een positieve houding zal er meer mensen bij betrekken. Als het de bedoeling van de implementatie van een social tool is om feedback van klanten te verkrijgen, dan gelden de bovengenoemde uitdagingen ook voor de klanten. Afhankelijk van de sociale volwassenheid van uw vakgebied kan het nodig zijn, dat u uw klanten helpt bij het geven van feedback over uw producten en voorbeelden geeft die duidelijk maken, dat u daadwerkelijk naar hun feedback luistert. 6
Het gevolg van de implementatie van een social tool is het grote aantal te verwerken ideeën. Hoe moeten organisaties prioriteiten stellen en beslissen wat belangrijk is en wat niet? Een van de manieren om de ideeën te verwerken, is om belangrijke bronnen met inzichten in social networking te identificeren. De organisatie moet procedures opstellen voor de feitelijke implementatie en besluitvorming over ideeën. Een ander aspect is de overvloed van data. Er zullen nieuwe types van in- en externe data ontstaan. Om deze data te verwerken en nuttig te maken, moeten de gegevens regelmatig worden geanalyseerd. Dit kan een taak zijn voor de aangestelde bronnen en het is een uitdaging om de data en ideeën te integreren in organisatorische procedures. De transformatie naar een Social Business is een veranderingsproces. Het veranderen van gedrag en processen vereist tijd, dus verwacht geen direct rendement op investeringen. Veel organisaties hebben veiligheidsbezwaren, die hen ervan weerhouden om social tools te implementeren. Deze kwestie verdient alle aandacht. Houd rekening met veiligheidsen privacyaspecten wanneer u een tool voor interne organisatorische samenwerking wilt implementeren. 7
Contact ZWEDEN (HOOFDKANTOOR) Projectplace International AB Klarabergsgatan 60, 1 tr 111 21 Stockholm Tel: +46 (0)8 586 302 00 Fax: +46 (0)8 586 302 01 E-MAIL: info@projectplace.se www.projectplace.se DENEMARKEN PROJECTPLACE DENMARK APS Østerfælled Torv 14B DK-2100 København Ø Tel: +45 7020 8490 E-MAIL: info@projectplace.dk www.projectplace.dk NOORWEGEN PROJECTPLACE NORGE AS KONGENS GATE 14 0153 OSLO TEL: +47 21 42 41 40 E-MAIL: info@projectplace.no www.projectplace.no DUITSLAND Projectplace GmbH Werfthaus SpeicherstraSSe 55 60327 Frankfurt am Main TEL: +49 (0)69 380 7000 00 Fax: +49 (0)69 256 275 38 E-MAIL: info@projectplace.de www.projectplace.de NEDERLAND Projectplace Nederland BV KABELWEG 57 1014 BA AMSTERDAM TEL: +31 (0)20 889 2101 E-MAIL: info@projectplace.nl www.projectplace.nl Over Projectplace Projectplace International is nr. 1 in Europa voor online projectsamenwerking. Sinds 1998 is Projectplace de drijvende kracht achter de ontwikkeling van online projecttools met sociaal projectmanagement als bron van inspiratie. Op dit moment is deze dienst beschikbaar in zeven talen en meer dan 700.000 gebruikers hebben hiermee de communicatie en samenwerking binnen hun projecten kunnen verbeteren. Het bedrijf heeft 140 werknemers, met als basis het hoofdkantoor in Stockholm en plaatselijke kantoren in Oslo, Kopenhagen, Frankfurt, Amsterdam en Bangalore. Bezoek ons op: www.projectplace.nl