Succesfactoren voor betrokkenheid van eindgebruikers bij Office 365

Transcriptie

1 Succesfactoren voor betrokkenheid van eindgebruikers bij Office 365 De kritische succesfactoren die van invloed zijn op de adoptie van Office 365, en hoe die factoren op een geslaagde manier bij uw uitrol te gebruiken

2 Office 365 verandert de manier waarop uw organisatie werkt door werknemers en teams productiever te laten worden. Wij weten dat deze verandering een impact kan hebben op uw werknemers en uw gehele organisatie en daarom is het zaak de belangrijkste succesfactoren te begrijpen die mede bepalend zijn voor een geslaagde adoptie van Office 365 door de eindgebruiker. Het stimuleren van de adoptie door eindgebruikers houdt in ervoor te zorgen dat de mensen in uw organisatie de voordelen van het nieuwe werken met Office 365 begrijpen. Om daadwerkelijk de voordelen te kunnen benutten, is het van belang bij enkele belangrijke vragen stil te staan die u kunnen helpen bij een juiste aanpak van uw uitrol van Office 365: Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden die betrokken moeten zijn bij de uitrol van Office 365? Hoe ziet succes eruit? Welke doelen en zakelijke resultaten moet ik voor mijn organisatie in het oog houden bij het gebruik van Office 365? Hoe kan ik effectief communiceren met mijn mensen en hen trainen om hen de nieuwe technologie te laten omarmen en begrijpen? Hoe kunt u deze afwegingen effectief in de praktijk brengen zodat u een geslaagde uitrol krijgt en maximaal rendement kunt halen uit uw investering in Office 365? Lees daarvoor verder. 2

3 3

4 Succesfactoren Bij de implementatie van Office 365 is het uitermate belangrijk van tevoren het belang van investeren in het aanmoedigen van de adoptie te begrijpen. Uit onderzoek blijkt dat organisaties die zowel bereid zijn de adoptie te stimuleren als te investeren in specifieke activiteiten om mensen er meer bij te betrekken, meer baat zullen hebben bij het gebruik van Office 365 en Office 365 ook beter zullen gaan gebruiken. De organisaties die investeren in drie of meer activiteiten rond de adoptie van Office 365, zien een grotere betrokkenheid bij hun werknemers (afbeelding 1). Afbeelding 1 Organisaties die bereid zijn te investeren in de adoptie van Office 365, zien een hoger gebruik Gemiddeld aantal adoptie-activiteiten per klant in verhouding tot het gebruik GEMIDDELD GEBRUIK 2,0 GERING GEBRUIK INTENSIEF GEBRUIK 2,6 Gemiddeld aantal activiteiten per klant 1,8 Onderzoek naar het gebruik van Microsoft Office 365, mei 2015 Wij hebben de belangrijkste succesfactoren voor het stimuleren van de adoptie door eindegebruikers op een rijtje gezet. Het is belangrijk te begrijpen hoe elk van deze succesfactoren de acceptatie van een nieuwe technologie kunnen beïnvloeden en hoe u die factoren bij de uitrol van Office 376 in uw organisatie in uw voordeel kunt gebruiken. 01. Belanghebbenden 02. Scenario's 03. Bewustwording en training 4

5 01. Belanghebbenden De deelname van de belangrijkste mensen binnen uw organisatie verzekeren Collectieve steun en deelname van de belangrijkste belanghebbenden zijn essentieel voor de uitkomst van uw uitrol van Office 365. Daarvan is een van de volgende, belangrijkste stappen onderdeel, namelijk het selecteren van een medewerker vanuit uw organisatie die verantwoordelijk is voor het succes en die de sleutel zal zijn voor het in beheer hebben en stimuleren van uw gewenste zakelijke bedrijfsresultaten van Office 365. Een persoon die verantwoordelijk is voor het succes, kan uit elke geleding van de organisatie komen, zoals uit de IT, vooropgesteld echter dan zijn of haar prioriteiten moeten liggen bij het realiseren van de bedrijfswaarde en niet bij het implementeren van de technologie. Het is van belang dat een innige samenwerking de basis is, waarbij niet alleen de verantwoordelijken voor het succes, ondersteunende directieleden en pleitbezorgers zijn betrokken, maar ook degenen uit andere kernafdelingen van de organisatie, zoals personeelszaken, de beveiligingsafdeling en de juridische afdeling. 5

6 Ondersteuning door directie Een actief betrokken, ondersteunend directlielid, bijvoorbeeld een CEO of de leidinggevende van een bedrijfsunit, is een van de pijlers van het succes van het project. Zo'n ondersteunend directielid is in staat om de hoogste leidinggevende mee te krijgen. Hun deelname is essentieel voor de acceptatie van een nieuwe technologie door werknemers. Het ondersteunend directielid zorgt voor een strategische afstemming met de organisatie middels een overkoepelende visie voor Office 365 in uw organisatie en door die visie te koppelen aan de bredere, zakelijke doelstellingen en te communiceren met andere leidinggevenden binnen de organisatie. Zij communiceren ook rechtstreeks met de eindgebruikers over het belang van de adoptie en de waarde en voordelen van Office 365, en geven het gewenste voorbeeld door hun eigen gebruik van Office 365. Uit onderzoek blijkt dat transformatieprojecten meer succes hebben als er zichtbare ondersteuning van de directie is (afbeelding 2). Ruim 85% van de respondenten gaf te kennen dat hun transformatieproject zeer tot extreem succesvol was, indien hun CEO redelijk tot zeer zichtbaar was. Afbeelding 2 Hoe zichtbaar was de betrokkenheid van de CEO of de leidinggevende van een bedrijfsunit bij de transformatie? De waarde van zichtbaarheid Het succes van de transformatie Niet succesvol Enigszins succesvol Zeer succesvol Uitermate succesvol Totaal niet zichtbaar 23% 6% 3% 1% Niet erg zichtbaar 29% 22% 10% 13% Tamelijk zichtbaar 32% 37% 31% 25% Erg zichtbaar 16% 35% 56% 61% Overgenomen uit "Creating organizational transformations", juli 2008, McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Alle rechten voorbehouden. Nadruk met toestemming. Zie de volgende bron voor meer informatie over manieren waarop ondersteunende directieleden kunnen bijdragen aan een geslaagde uitrol van Office 365: 6

7 Pleitbezorgers Het creëren en inzetten van Office 365-pleitbezorgers in uw organisatie is een andere manier om de adoptie van Office 365 te bevorderen. Uit een eindonderzoek van Microsoft naar eindgebruikers kan worden geconcludeerd dat leren van collega's en van de effectiefste en meest gebruikte methoden is om een nieuwe technologie onder de knie te krijgen (afbeelding 3). Afbeelding 3 Effectieve methoden voor eindgebruikers om een nieuwe technologie te leren Deze methoden worden onvoldoende benut (gering gebruik, maar zeer effectief) Leren via collega's is een van de meest effectieve en meest gebruikte leermethoden Percentage dat leermethode 'zeer nuttig' vond 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Communityforums Website van Microsoft Mijn manager Formele training (extern) IT-medewerker Formele training Intern (Gebruikers)handleiding Online-zelfstudies Zoekmachine Collega (geen manager, geen IT) Zelf door dingen uit te proberen Zelf leren is weinig effectief, maar voor veel mensen een deel van hun leerproces 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% Percentage dat methode gebruikt om te leren Onderzoek naar eindgebruikers van SharePoint, april 2013, Microsoft Corporation Het is belangrijk gebruik te maken van de invloed die collega's kunnen hebben via het opzetten van een formeel pleitbezorgersprogramma voor Office 365. Pleitbezorgers zijn niet alleen enthousiast over wat zij kunnen doen met Office 365, maar ook gedreven om iedereen te overtuigen en hun collega's te helpen bij het leren werken met Office 365. Alle neuzen in een organisatie dezelfde kant op laten wijzen, is een grote uitdaging. Pleitbezorgers kunnen hierbij helpen door een rol te spelen bij de adoptie van Office 365. Ze zijn goed geïnformeerd, gedreven om hun kennis te vergroten en bereid om collega's te coachen en te ondersteunen. Er zijn een aantal afwegingen waarmee u rekening dient te houden om een pleitbezorgersprogramma tot een succes te maken. Pleitbezorgers moeten formeel worden getraind en ondersteund en zelfredzaam zijn om anderen iets te kunnen leren, en hebben daarbij een helder plan nodig dat zij in de praktijk moeten brengen. Voor meer informatie over het opzetten van uw eigen Office 365-pleitbezorgersprogramma en informatie die u van pas kan komen, kunt u de volgende handleiding downloaden: 7

8 02. Scenario's Succes definiëren en duidelijke doelen stellen Voor elk transformatieproject moeten aan het begin van het project duidelijke doelen worden gesteld. Goed omschreven doelen dragen bij aan een groter succes (afbeelding 4). 80% van de respondenten in een McKinsey Global Survey gaf aan dat een goed gedefinieerde set financiële en operationele doelen de basis zijn voor een 'zeer succesvolle' transformatie. Afbeelding 4 Welke van de volgende beweringen omschrijven het beste de doelen die uw bedrijf moet nastreven voor een succesvolle transformatie? Succes als doel Het succes van de transformatie Niet succesvol Enigszins succesvol Zeer succesvol Uitermate succesvol Goed gedefinieerd in financiële en operationele termen en beschrijving van een waarlijk nieuw transformatieniveau Goed gedefinieerd in financiële en operationele termen, maar niet zinvol voor het gehele bedrijf 16% 36% 72% 80% 20% 32% 20% 13% Niet goed gedefinieerd 65% 32% 8% 8% Overgenomen uit "Creating organizational transformations", juli 2008, McKinsey Quarterly, Copyright (c) 2008 McKinsey & Company. Alle rechten voorbehouden. Nadruk met toestemming. Bij het plannen van de uitrol van Office 365 moet u de bedrijfsscenario's voor uw organisatie opzetten. De volgende doelstellingen zijn de doelstellingen die u uw organisatie wil laten halen met Office 365. Het proces voor het definiëren en opzetten van werkbare bedrijfsscenario's voor uw uitrol van Office 365: 01. Geef de bedrijfsscenario's aan. Het is belangrijk uw bedrijfsscenario's binnen de context van uw bredere zakelijke initiatieven aan te geven en te definiëren. Geef samen met de belangrijkste belanghebbenden de bedrijfsresultaten of -doelen aan die u wilt realiseren met Office 365. Zie de volgende website voor meer informatie over het identificeren van scenario's: Ontdek gebruiksscenario's. Nadat u uw bedrijfsscenario's hebt aangegeven, kunt u specifieke Office 365-gebruiksscenario's achterhalen waarmee u uw gestelde doelen kunt realiseren. Aan de hand van de onderstaande gebruiksscenario's kunt u uw eindgebruikers helpen hun productiviteit te verbeteren met Office

9 Gebruiksscenario Voordelen Werken waar u maar wilt Met Office 365 krijgen mensen in uw organisatie toegang tot alles wat ze nodig hebben om overal te werken. en agenda onderweg Office 365 is de centrale plek voor , agenda's, bestanden, contactpersonen en taken en dat allemaal terwijl u onderweg bent. Samenwerken aan content Vergaderingen zinvol maken Met Office 365 kunt u waar en wanneer nodig aan documenten werken en informatie opzoeken en raadplegen. Met teamleden samenwerken aan documenten, rapporten delen en contact maken met klanten, vanaf vrijwel elk apparaat. Skype voor Bedrijven maakt het eenvoudig om online te vergaderen en contact te houden, waar dan ook en op meerdere apparaten. Vergaderingen worden zinvol dankzij HD-video, schermdeling en het maken van notities in realtime. Uw team bij elkaar brengen Dankzij Yammer kan uw organisatie op nieuwe manieren luisteren, aanpassen en groeien, door te werken als in een netwerk. Yammer stimuleert eenheid en innovatie omdat mensen kunnen leren, delen en hun mening kunnen geven. U kunt ook de productiviteitslibrary gebruiken voor het afstemmen van specifieke taken op de hier genoemde mogelijkheden van Office 365: 9

10 03. Bewustwording en training Impact en adoptie maximaliseren Doorgaans is slechts 34% van de gebruikers bereid om een nieuwe technologie te gebruiken bij de uitrol*. Een combinatie van interne campagnes en training om eindgebruikers bewuster en welwillend te maken, is cruciaal voor het wegnemen van de argwaan waarmee nieuwe technologieën vaak worden bekeken. *CIO Executive Board Business Productivity Database Afbeelding 5 De belangrijkste drie activiteiten voor een succesvolle adoptie 100% 35% 30% Percentage dat activiteit heeft geïmplementeerd 25% 20% 15% 10% 5% 0% Zorg voor training voor eindgebruikers Vergroot de bewustwording middels een interne campagne die via meerdere kanalen loopt Vraag om proactieve steun van het teammanagement Geïmplementeerde activiteit om adoptie te stimuleren Intensief gebruik klanten Gemiddeld gebruik klanten Gering gebruik klanten Onderzoek naar het gebruik van Microsoft Office 365, mei a. Voorbereiding De bewustmaking van eindgebruikers is een krachtige manier voor een maximale impact en stimulans van de adoptie van Office 365. Een bewustwordingscampagne kan onder andere het volgende omvatten: interne aankondigingen, nieuwsbrieven, lancering van evenementen, raadsvergaderingen, wedstrijden en goodies om eindgebruikers enthousiast te maken voor Office 365 en te laten zien wat Office 365 voor hen kan betekenen. 3b. Training Training is een essentieel onderdeel van uw uitrol van Office 365 waarmee uw eindgebruikers leren op welke manier zij Office 365 zo effectief mogelijk kunnen gebruiken. De verschillende trainingen kunnen variëren van klassikale sessies tot gidsen voor 'Aan de slag'. 10

11 Het begrijpen en implementeren van deze succesfactoren is van wezenlijk belang voor een geslaagde uitrol van Office 365. De sleutel tot dit succes is het kiezen van een persoon die verantwoordelijk is voor dit succes en die zich sterk maakt voor de adoptie van deze nieuwe manier van werken. Het aangeven van de belangrijkste belanghebbenden en het gesteund voelen door leidinggevenden bij het vormgeven van uw visie zorgt voor een solide basis voor een succesvolle uitrol. Door bedrijfsscenario's aan te geven, kunt u uw zakelijke doelstellingen afstemmen op Office 365 en het pad uitstippelen om de eindgebruiker erbij te betrekken. Vervolgens is het belangrijk om bewustwordingscampagnes en trainingsstrategieën voor het blijvend gebruik van Office 365 op te zetten. De beste manier om te beginnen aan het traject met Office 365, is gebruik te maken van Microsoft FastTrack voor Office 365, de service voor klantsucces die is ontworpen om u eenvoudig en vol vertrouwen te laten overstappen op Office 365 en sneller bedrijfswaarde te realiseren. Microsoft FastTrack voor Office 365 biedt als onderdeel van de overeenkomst met in aanmerkingen komende klanten* begeleiding, content en best practices voor het plannen van een succesvolle adoptie van Office 365. Meer informatie op In aanmerking komende klanten hebben ten minste 50 seats van Office 365 Enterprise/Business SKU's, alsmede betaalde overheids-sku's, Kiosk-SKU's en non-profit-sku's

12 2017 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Dit document wordt "in de huidige staat" verstrekt. Informatie en meningen die in dit document worden weergegeven, inclusief URL's en andere verwijzingen naar websites, kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Het risico van het gebruik berust geheel bij u. Dit document verleent u geen wettelijk recht op enig intellectueel eigendom in welk Microsoft-product dan ook. U mag dit document kopiëren en gebruiken voor interne naslagdoelen.