Functiebeschrijving: Celhoofd communicatie Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen 1 e evaluator: 2 e evaluator: Naam functiehouder: Datum + Handtekening 1
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De stafdienst communicatie staat in voor de voorbereiding en uitwerking van het communicatiebeleid en de operationele aansturing van de uitvoering ervan. De communicatie die gekoppeld is aan de voorbereiding en realisatie van projecten valt onder de verantwoordelijkheid van de territoriale afdelingen. De stafdienst communicatie bestaat uit het celhoofd communicatie, een deskundige communicatie en een drietal communicatieverantwoordelijken. De stafdienst communicatie wordt aangestuurd door het celhoofd communicatie. Het takenpakket van het celhoofd communicatie is drieledig: Aansturen van de cel communicatie Uitwerken van het communicatiebeleid Opnemen van het woordvoerderschap voor de vennootschap Het celhoofd communicatie werkt samen met de communicatieverantwoordelijken en in overleg met het management een strategie uit op het vlak van interne en externe communicatie. de voorbereiding van het communicatiebeleid (visiebepaling, strategisch communicatieactieplan, evaluatie, ); de opvolging en evaluatie van het jaarlijkse communicatieactieplan; het vastleggen van processen en procedures betreffende interne en externe communicatie (IKZ); het adviseren bij het opstarten, opvolgen en evalueren van nieuwe communicatieprojecten of concepten; het bepalen van prioriteiten in de werking. De kernprocessen van de cel communicatie hebben betrekking op: de ontwikkeling van het communicatiebeleid: beleidsbepaling - visieontwikkeling: strategisch plan, communicatieactieplan; het uitbouwen en realiseren van een extern communicatiebeleid; het uitbouwen en realiseren van het intern communicatiebeleid. Het celhoofd communicatie vervult tevens, in nauw overleg met de gedelegeerd bestuurder en de algemeen directeur, de rol van woordvoerder voor de organisatie. Het celhoofd is verantwoordelijk voor de uitbouw van een pro- en reactief mediabeleid. Het celhoofd detecteert persopportuniteiten, kiest de juiste manier om de boodschap te formuleren en het meest geschikte communicatiekanaal. Als woordvoerder creëert het celhoofd communicatie kansen om W&Z op een positieve manier in de pers te laten komen en op die manier bij te dragen tot een positief imago van W&Z. 1.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden Plotse crisissituaties waarbij W&Z betrokken is en waarover gecommuniceerd dient te worden in de media 2
1.3. Organogrammen Te raadplegen op het intranet 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): 2. Doel 4-tal Is budgethouder van het budget voor het proces communicatie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling, uitbouw en coördinatie van specifieke dienstverlening die verband houdt met interne en externe communicatie (incl. het woordvoerderschap) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3. Resultaatgebieden 3.1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne en externe klanten aangaande communicatie teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van de werking en projecten van de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op het vlak van strategische communicatie Monitoren van de pers en op basis hiervan persopportuniteiten detecteren Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 3.2. BELEIDSVOORBEREIDING Vanuit deskundigheid en ervaring mee het communicatiebeleid bepalen teneinde het beleid te doen aansluiten op de noden van de organisatie. Het management adviseren over het te voeren communicatiebeleid (bijv. op het vlak van communicatie met de pers, crisiscommunicatie) Mogelijke knelpunten, opportuniteiten en scenario s aanreiken Rapporten, artikelen en andere teksten opstellen in kader van de beleidsvoorbereiding Betrokkenheid en draagvlak voor het communicatiebeleid creëren 3
3.3. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening teneinde de interne en externe klanten en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Aanpassen van communicatiestrategie en- plan aan het beleid Uitwerken van een jaarlijks communicatieplan Uitvoeren van communicatie-acties Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening Klanten informeren over de dienstverlening en hen stimuleren hiervan gebruik te maken Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van communicatie-instrumenten, -systemen, -toepassingen, Als woordvoerder organisatiebrede vragen van de media beantwoorden Bij technische kwesties of lokale problematieken relevante actoren of inhoudelijke experten betrekken Signaleren en corrigeren van onjuiste (pers)berichten Berichtgeving in de media organiseren 3.4. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen en onderhouden van contacten en instrumenten teneinde te beschikken over een netwerk en instrumentarium om de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Actualiseren van contactgegevens van de media Contacten onderhouden met contactpersonen in de media, woordvoerder van de minister, Afstemmen met andere communicatieambtenaren en collega-woordvoerders binnen de Vlaamse overheid Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Ontwikkelingen op vlak van communicatie (bijv. sociale media) opvolgen en integreren in de werking van de organisatie Uitwerken van procedures en richtlijnen (bijv. m.b.t. communicatiekanalen en persrelaties) 3.5. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne en externe klanten adviseren op het vlak van communicatie teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied 4
Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Management adviseren over communicatietoepassingen, persrelaties, Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren 3.6. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet op de overheidsopdrachten, wetgeving m.b.t. auteursrechten en sponsoring worden gerespecteerd Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen (bvb. eindredacteur personeelsblad) Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen (communicatie- en informatiestromen) Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Overleg organiseren over de dienstverlening, de instrumenten, de processen, 3.7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. communicatie teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Collega s vakinhoudelijk begeleiden Kennis en ervaring ter beschikking stellen van het team en de organisatie 3.8. PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen (exclusief projecten in het kader van de processen investeringen, beheer en exploitatie). Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden 5
3.9. COÖRDINEREN De middelen en medewerkers van de stafdienst communicatie coördineren en aansturen teneinde het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten Coördinatie van de uitvoering van de werkzaamheden Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren met de medewerkers van de stafdienst communicatie Begeleiden en coachen van de medewerkers van de stafdienst communicatie Zorgen voor een bottom-up en top-down doorstroming van relevante informatie Voorbereiding en organisatie van regelmatig overleg met de medewerkers Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, Beheren van de beschikbare budgetten 6
DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties 1 4.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 3 Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 3 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 7
verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau 2 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Niveau 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 8
4.6. Visie (conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Niveau 1 Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, denkt vooruit en geeft de grote lijnen aan 4.7. Organisatiesensitiviteit Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie Niveau 1 Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit - 4.8. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Niveau 2 Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 9
4.9. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt Niveau 2 Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan 4.10. Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan. - Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken - Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen - Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht - Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken - Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken - Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden opgenomen - Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team - Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld 4.11. Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau 1 Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen - Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren - Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers 10
5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis Goede kennis van courante PC-toepassingen Goede kennis van communicatietechnieken en instrumenten, communicatiekanalen, communicatiebeleid en strategie Talenkennis: Frans en Engels (mondeling en schriftelijk) Rijbewijs B Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): Kennis van de organisatie Kennis van de Vlaamse overheid 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 11