Lean en de federale optimalisering Beter doen met minder De integratie van de dienstverlenende processen binnen de verticale FOD s en andere federale organisaties. Naar een organisatie met een nieuw DNA Ben Smeets, DG a.i. Organisatie- en Personeelsontwikkeling
Overheid in verandering 2
Louis Camu En tant que commissaire royal, il a développé le nouveau statut (AR du 2 octobre 1937). Le but était d éliminer l arbitraire politique dans le recrutement et de construire un corps fonctionnaires professionnels, compétents et apolitiques. A donné lieu à une bureaucratisation! Objectivation et sécurité juridique 3
1. New organizational structure 2. New management culture Better employer & Better services 3. A modern vision for human resources 4. New way of working 4
Ligt de kunst van veranderen niet veeleer in de kunst van het verbinden en het overstijgen van de klassieke dilemma s zoals de keuze tussen een deel of het geheel; de inhoud of de betekenis; de ratio of de emotie? 5
Federaal regeerakkoord 9 oktober 2014 De ambitie van deze regering is te zorgen voor een dienstverlening met de hoogst mogelijke kwaliteit en performantie en de beste verhouding prijs/kwaliteit.»daartoe vereenvoudigt de federale overheid haar structuren,»zijn kostenefficiëntie, klantgerichtheid en innovatie leidmotieven.»worden de werkprocessen kritisch bekeken vanuit de lean-filosofie. 6
Optimalisatie van de federale overheid CMR juli 2015 Verbetertrajecten Tastbare resultaten Meer doen met minder Piloten Eenduidige aanpak Snelle opschaalbaarheid 7
Eerste golf: Zes trajecten 1. Centraal gecoördineerde federale aankopen 2. Inning van overheidsinkomsten 3. Vastgoedpatrimoniumbeheer van de overheid 4. Operationele excellentie in het domein Veiligheid 5. Operationele excellentie in het domein Gezondheid 6. Integratie van de dienstverlenende processen binnen de verticale FOD s en andere federale overheidsdiensten (horizontale integratie) 8
TRAJECT 1 Centraal gecoördineerde aankopen DOELSTELLINGEN: efficiëntie bij aankoopprocessen; betere prijzen bij aankopen (schaalvoordelen, standaardisatie, grotere concurrentie..); participatiegraad KMO; sociale economie; digitalisering via e-procurement. 9
TRAJECT 1 Centraal gecoördineerde aankopen DOMEINEN: verder werkingskosten optimaliseren (costing out) Uitwerken en implementeren centraal gecoördineerde aankopen: Uitgewerkte aankoopprocessen en -procedures, Samenwerkingsverbanden Horizontale Aankoopfunctie: Adviesfunctie en expertisecentrum Opdrachtencentrale e-procurementplatform prijzenobservatorium 10
TRAJECT 6 Horizontale Integratie DOELSTELLING: optimaliseren van de dienstverlenende processen binnen alle verticale FOD's en andere federale organisaties. DOMEINEN: HR: loonadministratie, opleiding, loopbaanbeleid, arbeidsvoorwaarden, organisatieontwikkeling, selectie; IT: infrastructuur, applicaties, business process optimalisatie, digitalisering; Communicatie: corporate communicatie, branding; Budget, boekhouding, administratieve en begrotingscontrole; Facility management. 11
Optimalisatie AANPAK: Identificatie van behoeften/noden Optimalisering van (kern-)processen Vormen van samenwerking met de klanten Value case RESULTATEN: Een herschikking van activiteiten op een centraal of decentraal niveau Keuzes in functie van toegevoegde waarde Nieuwe activiteiten 12
Optimalisatie Voor onze klantorganisaties Wettelijke opdrachten Juiste dingen goed doen toegevoegde waarde / effectiviteit Effectieve taakverdeling tussen klant en horizontale structuur Nieuwe vormen van samenwerken Samen sturen (co-gestion) Lean management: permanent verbeteren opstap naar een betere federale overheid 13
14
Horizontale structuur een organisatie met een nieuw DNA Streng cultuur, waarden en leiderschap Streng structuur Slimmer en slanker Nieuwe uitdagende jobs voor ieder Samen nadenken en werken hieraan 15
Horizontale Structuur Integratie van de bestaande 4 horizontale FOD s + Regie der Gebouwen mee beheerd door de interne klanten Ondersteuning Controle Facility GEREALISEERD: 1 januari 2017 16
Capacity building: 5 priority axes Leadership development Develop client relations & partnerships Stimulate commitment of our clients Master the coherence of the strategies and policies Develop strategy Develop the competencies & talent Client Develop an agile & creative organization Develop involvement en availability of the staff Deliver results & measure performances Manage processes, results & desired outcomes 17
Betekenis van «Lean» voor transformatie Een operationele uitmuntendheid door het verbeteren van de dienstverlening aan de gebruiker én van de werkvoorwaarden, aan de gebruiker geleverde dienstkwaliteit in een context van beperkte middelen. Aanpak is op maat van de behoeften bij de administratie. werkomstandigheden bij de jobuitvoering door de ambtenaren LEAN Integratie van de beperking op de middelen 18
Kenmerken van goede verbeterprojecten: Het project concentreert zich op een proces, een keten van activiteiten. Het leidt tot een concreet resultaat. Er is een klant met een behoefte en een concrete output, tastbaar en meetbaar. Het betreft bij voorkeur een transversaal proces waar meerdere personen/partijen tussenkomen. Het proces is voor verbetering vatbaar. Er is potentieel op gebied van de doorlooptijd, de kosten, de kwaliteit t.o.v. klantverwachtingen, Het project is belangrijk voor de organisatie en het management. Het proces behandelt een belangrijk volume aan transacties. Het project is te realiseren in een middellange periode. De scope wordt hiervoor beperkt. 19
vouloir savoir savoir faire
Optimalisering steunt op Ondernemerschap en vertrouwen