Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties Dienst Uitvoering Onderwijs Versie 6.2 24 november 2014
Inhoudsopgave 0. Versiebeheer...3 1. Inleiding...4 2. Meldingen...6 2.1 Raadplegen meldingen...7 2.2 Raadplegen details meldingen...8 3. Behandelen melding...10 3.1 Wijzigen melding...11 3.2 Versturen mail...12 4. Beheer behandelaar...13 4.1 Toevoegen behandelaar...14 4.2 Wijzigen of verwijderen behandelaar...15 5. Beheer Loketten...16 6. Contact...17 Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 2
0. Versiebeheer Versienummer Datum Wijziging 6.2 24-11-2014 *Status verzuimmelding:tekst HS 3 (behandelen melding) onder punt 1. aangepast. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 3
1. Inleiding Verzuimmeldingen die door een instelling worden gedaan via het Verzuimloket kunnen door medewerkers van Uitvoerende instanties via ditzelfde loket geraadpleegd worden en in behandeling worden genomen. Het loket kan ook worden gebruikt om het contact tussen contactpersoon en behandelaar tot stand te brengen. Deze handleiding ondersteunt medewerkers van Uitvoerende instanties bij het gebruik van de meldapplicatie relatief verzuim. Meldingen van relatief verzuim door instelling worden uitgewisseld via de Beveiligde site voor gegevensuitwisseling tussen DUO en zakelijke klanten. Om toegang te hebben tot deze Beveiligde site te krijgen moet u beschikken over een inlognaam, een wachtwoord en een tokengenerator. U logt als volgt in: *Ga naar www.duo.nl *Kies in de blauwe balk voor Zakelijk *Kies rechts voor > Inloggen zakelijk; u komt op de volgende pagina: Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 4
Voor hulp bij het inloggen op de Beveiligde site kunt u de Handleidingen en instructies inloggen gebruiken. *Kies > Inloggen beveiligde site; u komt nu op de Beveiligde site: *U kunt nu inloggen NB De beheerder van de Beveiligde site moet de desbetreffende rollen en kenmerken koppelen! Vervolgens heeft u toegang tot die diensten op de site waarvoor u bent geautoriseerd. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 5
2. Meldingen U kunt geautoriseerd zijn om verzuim te melden volgens de leerplichtwet of volgens de RMC wet. Het kan ook zijn dat u voor beide wetten autorisatie hebt gekregen. Zoek het Id van uw instantie door middel van het dropdownmenu en klik op <verder>: U krijgt het volgende scherm te zien: Wanneer u <zoeken> kiest, ziet u op het scherm de meldingen die er zijn voor uw Uitvoerende instantie. Het systeem selecteert alle meldingen waarbij u als behandelende instantie betrokken bent en die nog niet zijn afgesloten. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 6
Welke de behandelende instantie is, wordt bepaald aan de hand van: de woongemeente van de leerling op het moment dat de melding opgevoerd wordt én het onder de leerplicht, de kwalificatieplicht dan wel de RMC-wet vallen van de leerling. De leerlingen zijn allen jonger dan 23 jaar. 2.1 Raadplegen meldingen Eerder gedane meldingen van relatief verzuim kunt u raadplegen. U kunt zelf bepalen welke meldingen u precies wilt raadplegen. Dit kunt u doen door gebruik te maken van de vinkjes. De vinkjes De vinkjes, achter Status melding, staan bij het openen van de applicatie standaard ingevuld bij geregistreerd en in behandeling. Wilt u ook alle afgesloten, dat wil zeggen alle afgehandelde, meldingen zien en/of de meldingen die ter kennisgeving aangenomen zijn (d.w.z. waar geen actie op ondernomen wordt), dan kunt u een vinkje plaatsen bij afgesloten en/of ter kennisgeving aangenomen en vervolgens op <zoeken> klikken. U krijgt dan het overzicht van alle gedane meldingen. De vinkjes geven u de gelegenheid te selecteren. Als u alleen de meldingen wilt zien die nog niet in behandeling zijn genomen dan plaatst u alleen een vinkje bij geregistreerd. Van iedere melding worden de volgende kenmerken getoond: Nummer (van de melding) BRIN-nummer Onderwijslocatie Leerling Voornamen Melddatum (van het verzuim) Ingang (van het verzuim) Behandelaar (wanneer er een behandelaar is toegekend) Status (van de) melding Aantal dagen status (het aantal dagen van de betreffende status) Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 7
2.2 Raadplegen details meldingen Wanneer u een melding op het overzichtsscherm selecteert, krijgt u de detailgegevens te zien. Dit scherm ziet er als volgt uit. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 8
Tabblad overige meldingen Wanneer er van een leerling eerder meldingen zijn geweest, ziet u van deze leerling rechtsboven op het meldingenscherm een extra tabblad Overige meldingen. Door dit tabblad aan te kiezen krijgt u een overzicht van alle verzuimmeldingen van de leerling. Door op de melding te gaan staan en te klikken ziet u de details van de melding. Wanneer u klikt op <terug> verschijnt het detailscherm van de, in eerste instantie geselecteerde, melding. U kunt van de gedetailleerde melding een afdruk maken door op <print> te klikken. Onder aan het scherm staat het blokje <opgegeven lesuren>. Als een school bij melding een specificatie op de lesuren heeft gegeven kunt u deze zien door hier op te klikken. Het volgende scherm verschijnt. Wanneer u klikt op <annuleren> keert u terug naar het eerste scherm. Door op <terug> te klikken gaat u terug naar het vorige scherm. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 9
3. Behandelen melding Wanneer u een melding heeft gekregen heeft u verschillende mogelijkheden. U hebt dan de keuze tussen: 1. U neemt de melding van het relatief verzuim in behandeling. U vult het deel bij terugkoppeling in, zoekt bij status via het pijltje en klikt op <in behandeling >. Vervolgens klikt u op <verder>.u krijgt dan een scherm waarbij de terugkoppeling gevuld is en waarop u acties kunt aanvinken. U kunt kiezen uit de opties: E-mail sturen naar contactpersoon onderwijsinstelling en/of E-mail sturen naar behandelaar. Dit laatste is wenselijk wanneer het veld naam behandelaar door iemand anders gevuld wordt dan diegene die de wijziging aanbrengt. Vervolgens kiest u voor <opslaan>. Als u een scherm terug wilt klikt u op <terug>. NB De status van de verzuimmelding blijft geregistreerd als alleen de behandelaar wordt gewijzigd bij het in behandeling nemen van een verzuimmelding. Als er meer velden worden aangepast, zal de status automatisch in behandeling worden. 2. U neemt de melding ter kennisgeving aan. U neemt de melding ter kennisgeving aan wanneer u geen actie onderneemt. De melding wordt dan afgesloten zonder dat er iets gedaan is. U kiest bij status <ter kennisgeving aangenomen> en geeft vervolgens bij <reden melding afgesloten> de reden aan waarom u de melding ter kennisgeving aanneemt. U kunt hiervoor een selectie maken uit verschillende mogelijkheden. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 10
Vervolgens klikt u op <verder>. U kunt vinkje(s) zetten als u wilt dat er een e- mail verstuurd wordt naar de contactpersoon en/of de behandelaar. Vervolgens kiest u voor <opslaan>. 3. U sluit de melding af. Wanneer u ervoor kiest om de melding niet in behandeling te nemen omdat de school aangeeft dat actie niet gewenst is, of de melding is afgerond dan kunt u deze sluiten door bij status <afgesloten> te kiezen. U geeft vervolgens bij <reden melding afgesloten> de reden aan waarom u de melding afsluit. Kiest u voor de reden <anders> uit het dropdownmenu, dan verschijnt een nieuw vrije tekstveld waarin u de afwijkende reden afgesloten kunt vullen. U klikt op <verder> en vervolgens op <opslaan>. 3.1 Wijzigen melding U kunt als behandelaar enkele gegevens wijzigen. Het betreft het gedeelte onder terugkoppeling. U selecteert hiervoor de melding en komt dan op het scherm met de contactgegevens. U past de gegevens aan en klikt op <verder>. Vervolgens krijgt u de aangepaste gegevens op het scherm te zien. Wanneer de gegevens niet juist zijn klikt u op <terug>. U keert dan terug naar het vorige scherm. Wanneer de gegevens juist zijn klikt u opnieuw op <verder>. Vervolgens klikt u op <opslaan>. De gegevens zijn aangepast en opgeslagen. Er wordt een e-mail verstuurd naar de contactpersoon van de onderwijsinstelling en/of naar de behandelaar als dit is aangevinkt. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 11
Na het toewijzen van de melding, ter kennisgeving aannemen, het in behandeling nemen, het wijzigen of het afsluiten ervan ziet u het bovenstaande scherm. U klikt op <opslaan> en krijgt vervolgens een bevestiging. Wanneer u op < verder> klikt dan komt u weer op het beginscherm. 3.2 Versturen mail Het systeem verstuurt, wanneer u bij acties deze mogelijkheid aanvinkt, een e- mail naar de contactpersoon van de onderwijsinstelling en/of naar de behandelaar. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 12
4. Beheer behandelaar Bij Beheer behandelaar worden in een scherm alle behandelaars van uw Uitvoerende instantie getoond. Vul het Id van uw instantie in en klik op <verder>: Als u klikt op <zoeken> worden alle bij uw instantie bekende behandelaars getoond. U kunt nu de gegevens van een behandelaar wijzigen, een behandelaar verwijderen of een behandelaar toevoegen. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 13
4.1 Toevoegen behandelaar U kunt een behandelaar toevoegen door te klikken op <toevoegen>. Het onderstaande scherm verschijnt. U kunt nu de gegevens van de behandelaar invullen en op <opslaan> klikken. Via <terug> gaat u terug naar het overzichtscherm van Beheer behandelaar. Met <annuleren> gaat u terug naar het beginscherm van meldingen. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 14
4.2 Wijzigen of verwijderen behandelaar U wijzigt of verwijdert de gegevens door de betreffende behandelaar te selecteren. Het onderstaande scherm verschijnt: U kunt de gegevens wijzigen en op <opslaan> klikken. Klikt u op <verwijderen> dan worden de gegevens van de behandelaar verwijderd. Via <terug> gaat u terug naar het overzichtscherm van Beheer behandelaar. Met <annuleren> gaat u terug naar het beginscherm van meldingen. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 15
5. Beheer Loketten Bij Beheer loketten kunt u de e-mailadressen (t.b.v. attentie e-mail) van de loketten aanpassen. Vul het Id van uw instantie in en klik op <verder>: Bij het dropdownmenu bij email behoefte kunt u kiezen uit geen na opvoer en altijd. Klik op <opslaan> om de gegevens vast te leggen. Met <annuleren> gaat u terug naar het beginscherm van meldingen. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 16
6. Contact Voor vragen over de applicatie of bij problemen met het werken met de applicatie kunt u contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs. Dit kan op de volgende manieren: Telefoon 050-5999000 (kies voor vragen over verzuim optie 4) E-mail verzuim@duo.nl Post Dienst Uitvoering Onderwijs RNE/Onderwijsnummer Informatiepunt Onderwijs Postbus 30152 9700 LC Groningen Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 6.2 17