Strategische personeelsplanning objectief onderbouwen met People Analytics
Na het lezen van deze white paper weet u: Wat een strategische personeelsplanning (SPP) is Hoe organisaties veranderen door automatisering en robotisering Hoe je hierop kunt inspelen bij het opstellen van een SPP Hoe People Analytics bijdraagt aan een objectieve SPP
Strategische personeelsplanning Het opstellen van een strategische personeelsplanning (SPP) wordt steeds belangrijker voor organisaties en staat al jaren in de top 3 van HR. Door de veranderende markt, de krapte op de arbeidsmarkt en digitalisering is het belangrijk om snel te kunnen anticiperen. Je personeel is hierin één van de belangrijkste pijlers. Een SPP helpt organisaties om op een gestructureerde en doelgerichte manier de juiste persoon op de juiste plek te zetten, nu en in de toekomst. Als je weet welke talenten je in huis hebt en welke je nodig hebt, kun je hier gerichte acties op ondernemen. Met een goed SPP houd je de lange termijn doelen en strategie op je netvlies en zorg je voor de juiste mix aan in- door en uitstroom, met als doel een gezonde en wendbare organisatie. Een bijkomend voordeel is dat het beter inzetten van de juiste mensen leidt tot lagere kosten (bijvoorbeeld ziekteverzuim of minder verloop) en daarmee een hogere omzet / winstpercentage, doordat mensen bezig zijn met de werkzaamheden die ze leuk vinden en goed kunnen. Onderstaand is een schema weergegeven die als basis gebruikt kan worden voor een SPP. De stappen bestaan uit: 1. Opstellen van toekomstscenario s: waar wil het bedrijf over 5 jaar staan, ten aanzien van markt, omzet, doelstellingen, MVO, etc. 2. Welke key rollen zijn hierin belangrijk? Denk hierbij aan rollen die inhoud geven aan kennis, management, sales, marketing, kwaliteit en ICT. Welke kennis, capaciteiten en competenties zijn hierin van levensbelang? 3. Hoe zit de huidige situatie in elkaar? Welke kennis, capaciteiten en competenties heeft jouw organisatie in huis? Wat is het huidige menselijk kapitaal in de organisatie? 4. De GAP analyse: wat is het gat tussen de gewenste, toekomstige en de huidige situatie en wat heb je nu, over een paar jaar en bij het gewenste scenario nodig? 5. Vertaal je SPP naar tactische en operationele actieplannen, zoals werving en selectie, opleidingsbehoefte, doorstroom, maar ook een financieel plan. Welke investeringen moeten op personeelsniveau gedaan worden en wat levert het op?
Organisatiestrategie Analyse personeelsbestand Maak toekomst- Bepaal key rollen Bepaal huidige Waar zitten de Stel actieplannen scenario s situatie gaten (Gap) op fig. 1: Schema Strategische Personeelsplanning Organisaties veranderen door digitalisering De toekomst is niet in beton gegoten. We weten inmiddels dat de wereld juist heel snel verandert. Door allerlei technologische ontwikkelingen, zoals Artificial Intelligence en robotisering, verdwijnen er in de toekomst functies en ontstaan er juist ook weer nieuwe functies. Dat vraagt om flexibele en wendbare/agile organisaties. Het stelt andere eisen aan medewerkers, zowel op het gebied van kennis, 21st century skills en een growth mindset. Voor jou als HR manager is het belangrijk om te ontdekken welke nieuwe skills in jouw organisatie onmisbaar zijn en wie deze skills reeds heeft ontwikkeld. Het is jouw taak om te anticiperen op een dynamische toekomst van de organisatie. Daarnaast zul je ook moeten zorgen voor voldoende en gekwalificeerd personeel om de continuïteit van de organisatie te blijven waarborgen. De inzet van Strategisch Personeelsplanning is een mooie eerste stap. Het objectief kunnen onderbouwen van deze keuzes biedt jou de mogelijkheid om als business partner bij te dragen aan de organisatie van de toekomst. People Analytics als basis voor je SPP We kunnen er niet meer omheen. Kunstmatige intelligentie, Big Data en Internet of Things spelen een steeds belangrijkere rol en gaan ons werk zeker beïnvloeden. Deze nieuwe technologieën kunnen een goede ondersteuning bieden aan de besluitvorming, ook binnen HR. Algoritmes zijn bijvoorbeeld sneller in staat om duizenden metingen met elkaar te vergelijken dan dat mensen dit kunnen. Door deze ontwikkeling kun je, afhankelijk van de vraag, snel inzicht krijgen in problemen, mogelijkheden of trends. Je kunt met deze inzichten een goed en onderbouwd advies geven over strategische beslissingen.
Er zitten echter veel verschillen tussen organisaties als het gaat om de mate van adoptie van nieuwe technologieën. Hierdoor kan er een kloof ontstaan tussen bedrijven die wel of niet deze technologieën omarmen. Organisaties die voorop lopen kunnen beter anticiperen op een snel veranderende markt of de invloed van robotisering op de workforce. Hierdoor gaat de productiviteit en kwaliteit van dienstverlening omhoog. Bedrijven die dat niet doen worden naar verhouding duur, langzaam en leveren een onvolledig product of dienst. Dit betekent dat ook HR verandert! Organisaties en hun omgeving zijn continu in beweging. Hoe houd je als HR manager zicht op de huidige talenten, en op de in de toekomst benodigde talenten? Strategische Personeelsplanning is belangrijk voor jou als HR verantwoordelijke. Hoe kan moderne technologie, zoals Artificial Intelligence en big data jou hierbij helpen? Binnen je SPP kun je je voordeel halen met de inzet van deze technologieën, die we kennen als HR, People of Workforce analytics. Wij houden de term in deze whitepaper op People Analytics. Door de inzet van People Analytics kun jij alle stappen van het SPP gaan onderbouwen met harde getallen en onderbouwde inzichten.
Talent van je medewerkers objectief in beeld Organisatiestrategie Analyse personeelsbestand Maak toekomst- Bepaal key rollen Bepaal huidige Waar zitten de Stel actieplannen scenario s situatie gaten (Gap) op Een belangrijk onderdeel van je SPP is het objectief in kaart brengen van talenten. Vaak wordt hiervoor een traditioneel assessment gebruikt. Hiermee krijg je een zogenaamde 0-meting, maar ben je weinig flexibel in een veranderende behoefte binnen je organisatie. Daarnaast vinden werknemers het meestal niet leuk om te doen, zijn het vragenlijsten die sociaal wenselijk ingevuld kunnen worden en zijn de kosten hoog voor een organisatie zodat alleen bepaalde functies assesst worden. Een laatste nadeel is dat er door de inzet van een dergelijk assessment geen totaalbeeld van een persoon gekregen wordt. Er wordt apart naar capaciteiten, persoonlijkheid en bijvoorbeeld gedrag gekeken, terwijl je eigenlijk wilt weten wat de samenhang voor je medewerkers en je organisatie betekent. Tegenwoordig heb je gamification en analytics die de uitslagen van games analyseren en uitspraken kunnen doen over ontwikkelingsmogelijkheden en of een persoon bij bepaalde werkzaamheden past. Zo kun je bijvoorbeeld door het inzetten van game-based assessments de zichtbare én onzichtbare talenten van medewerkers in kaart brengen. Het is daarbij belangrijk om te onderzoeken of deze games daadwerkelijk wetenschappelijk onderbouwd en gevalideerd zijn, zodat je als HR zeker weet dat het juiste gemeten wordt, en het beleid daarop afgestemd kan worden. Objectief en wetenschappelijk het talent in je organisatie in beeld brengen speelt een steeds grotere rol met het oog op transparantie, duurzame inzetbaarheid en een inclusieve organisatie. De juiste persoon op de juiste plek zetten, daar draait het om. Teams effectief en succesvol samenstellen en ervoor zorgen dat data realtime beschikbaar is, zorgt ervoor dat bijsturing tijdig kan plaatsvinden, waardoor je niet hoeft te wachten tot evaluatiemomenten, zoals nu vaak onderdeel is van de beoordelingscyclus.
Toekomstscenario s en key posities Organisatiestrategie Analyse personeelsbestand Maak toekomst- Bepaal key rollen Bepaal huidige Waar zitten de Stel actieplannen scenario s situatie gaten (Gap) op Parallel aan het spoor waarin je je talenten in beeld brengt, ben je bezig met de toekomst. De directie heeft (al dan niet samen met HR) een aantal toekomstscenario s opgesteld. Jij bent verantwoordelijk om de juiste mensen op de juiste plek te zetten bij deze scenario s. De inzet van People Analytics helpt je om de key posities te objectiveren die bij de toekomstscenario s horen. Per scenario kun je gaan bepalen welke competenties, gedrag, vaardigheden, kennis etc. gewenst is. Door hier data uit de organisatie en assessment resultaten van huidige medewerkers bij te betrekken kun je voor elk scenario onderbouwde profilers opstellen waaraan toekomstige key posities moeten voldoen. De profilers worden dan gebouwd op basis van data en niet meer op wat men denkt dat in de toekomst nodig is. Doordat duizenden datapunten geanalyseerd worden, wordt het volledig en kan er gericht gezocht worden naar optimums. Bijvoorbeeld: iemand moet resultaatgericht zijn, maar er is een grens. Te resultaatgericht zijn zorgt ervoor dat er minder aandacht voor de relatie is. Met analytics kun je deze optimums bepalen.
GAP en uitvoeringsplannen Organisatiestrategie Analyse personeelsbestand Maak toekomst- Bepaal key rollen Bepaal huidige Waar zitten de Stel actieplannen scenario s situatie gaten (Gap) op Met analytics kun je vervolgens bepalen wie op welke key positie past. Daarnaast is het eenvoudig om data van assessments te koppelen aan de kenmerken van de key posities. Je krijgt in een overzicht te zien welke posities goed in te vullen zijn, welke werknemers in de toekomst op deze posities passen en waar de gaten zitten (de GAP). Met deze analyse krijg je o.a. inzichtelijk: welke posities nu en in de toekomst met de huidige werknemers zijn in te vullen; welke werknemers nu en in de toekomst passen binnen de scenario s en een overzicht van werknemers die niet meer of nog niet in het plaatje passen. welke teams zijn nu en in de toekomst succesvol en hoe zorg ik voor genoeg diversiteit in mijn organisatie? welke posities lastig zijn om in te vullen en wat dit betekent voor het bereiken van de gewenste scenario s. hoe functioneren mijn teams en welke teams zijn een high performance team
In een SPP kijk je niet alleen naar de individuele medewerker, maar ook naar succesvolle teams. Als HR Business Partner kun je deze analyses met het management bespreken en samen besluiten welke actieplannen uitgewerkt dienen te worden. Door het opstellen van een SPP met financieringsplan ga je ook de taal van de business praten. Het van oorsprong softe HR breng je op deze manier naar een ander level; hoofd en hart worden samengebracht.
Ook aan de slag met People Analytics? De toekomst van het HR werkveld gaat sterk veranderen door de samenwerking tussen slimme technologie en de mens. Om als HR-afdeling te anticiperen op deze technologische verandering is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Als je door data een objectief onderbouwde Strategische Personeelsplanning kunt opstellen en tegelijkertijd een gesprek over kosten en efficiëntie aan kunt gaan met de directie en de lijn, dan groeit HR in haar veranderende rol. Bovendien krijgt HR gerichte sturingsinformatie waarmee de organisatie gaat groeien. Immers, Great Talents make Great Companies. Meer weten over hoe IVY works kan helpen bij het opstellen van een Strategische Personeels Planning. Neem contact met ons op. Great Talents make Great Companies IVY works biedt een end-to-end oplossing voor het in kaart brengen van de huidige en in de toekomst benodigde talenten. Wij doen dit door op neurowetenschappelijke theorie gebaseerde game-based assessments. We helpen je te begrijpen wat jouw beste talent de beste maakt en hoe je succesvolle teams samenstelt. De technologie die we daarvoor gebruiken wordt omschreven als fun, innovatief, efficiënt en extreem krachtig. De algoritmes in de machine herkennen patronen en zorgen voor de analyses. Aan jou de taak om deze real-time inzichtelijke resultaten te vertalen naar jouw HR-praktijk. Geen ingewikkelde statistische berekeningen, maar overzichtelijk en inzichtelijk via het dashboard op het platform. www.ivyworks.nl