Talent Analytics. Wat levert het op? Hoe kan ik starten?

Transcriptie

1 Talent Analytics Wat levert het op? Hoe kan ik starten?

2 2 Inhoud Inhoudsopgave Over de auteur 3 Inleiding 4 Talent analytics: wat levert het op? 7 Talent Analytics en concrete HR vragen 10 Hoe kan ik starten met Talent Analytics? 12 Zelf starten met Talent analytics? 14

3 3 Over de auteur David Verhagen is als organisatiepsycholoog verbonden aan Scorius. David schrijft regelmatig artikelen en blogs over HR Analytics, talentmanagement, Talent analytics en Performance Management Volg hem via Scorius.nl/blog of via

4 4 Inleiding Het zijn mooie tijden voor HR professionals. Door technologische ontwikkelingen verandert ons vak in rap tempo. De HR afdeling van de toekomst ziet er volledig anders uit dan de HR afdeling van vandaag. Nieuwe software maakt het steeds makkelijker om te meten wat er in de organisatie gebeurt en hoe medewerkers presteren. Het analyseren van data is een van de nieuwe trends waar we de komende jaren veel mee te maken gaan krijgen. Er wordt overal geschreven over HR analytics en talent analytics maar voor veel HR professionals is dit nog een abstract onderwerp. Analytics zijn noodzakelijk om mee te praten over de strategie maar hoe gaat dat dan in zijn werk? Het klinkt allemaal mooi maar is nog moeilijk in de dagelijkse praktijk in te voeren. Waarom zijn talent analytics zo belangrijk voor de toekomst van HR en hoe werkt dat dan? Er worden in bijna alle organisaties al jaren veel data over mensen verzameld die voor HR relevant is. Elke organisatie werkt met salarisstroken, beoordelingsformulieren en assessmentrapporten. Maar tot op heden gebeurt dit vooral op allerlei los van elkaar werkende systemen, excelsheets en ouderwetse papieren formulieren. Het is onmogelijk om deze data met elkaar in verband te brengen. Er zijn 3 nieuwe technologische ontwikkelingen die hier verandering in gaan brengen. 1. HR software wordt sneller, makkelijker en eenvoudiger in gebruik. De medewerkers kunnen zelf steeds meer doen. 2. HR software wordt steeds meer geïntegreerd. Het wordt mogelijk om online assessments, engagement onderzoeken en performance management vanuit 1 systeem te regelen. 3. Door de toegenomen rekenkracht van computers kunnen data veel sneller en in enorme hoeveelheden tegelijk worden geanalyseerd. Deze 3 ontwikkelingen maken het mogelijk om de data uit een aantal verschillende hoeken met elkaar te combineren.

5 Inleiding 5 Data uit online assessments De meeste organisaties doen wel iets met assessments. Dat kan zijn bij een extern assessment bureau dat een papieren rapport schrijft of een organisatie doet zelf al online assessments. We hebben dus als organisatie al veel inzicht in de kwaliteiten en valkuilen van onze mensen. We kennen hun talenten, competenties, drijfveren etc. Maar als de sollicitant eenmaal is aangenomen verdwijnt deze informatie vaak ergens in een la. Eeuwig zonde natuurlijk want verschillen in persoonlijkheden hebben een enorme invloed op het dagelijkse werk. Een introvert persoon stuur je net iets anders aan dan iemand die juist extravert is. Data over prestaties Vrijwel elke organisatie doet ook wel iets aan het beoordelen van mensen, meestal in jaarlijkse functioneringsgesprekken. Tussen de jaarlijkse gesprekken door wordt er hier en daar nog wel eens feedback gegeven aan elkaar. Vaak gebeurt het beoordelen van mensen of feedback geven aan elkaar nog via papieren formulieren. Ook dat formulier verdwijnt veel te vaak in een la en niemand kijkt er nog naar om. Tegenwoordig is het heel makkelijk om het proces van feedback geven en beoordelen volledig online te doen. Collega s kunnen online doelen met elkaar stellen en feedback geven op competenties of prestaties. Mensen kunnen elkaar online feedback geven waar en wanneer ze maar willen. Alle data over doelen stellen en feedback geven worden online bewaard en zijn voor iedereen in een team inzichtelijk. Data over medewerkerstevredenheid Een andere waardevolle bron van informatie zijn medewerkerstevredenheidsonderzoeken of engagement metingen. Ook dit gebeurt nu vaak nog via een los online formulier en de uitkomst is een papieren rapportage. Engagement, tevredenheid of betrokkenheid meten kan natuurlijk makkelijk online in kaart worden gebracht en dan niet 1 x per jaar maar doorlopend en structureel. Zo weet je als HR professional continu wat er leeft op de werkvloer.

6 Inleiding 6 Voorspellen van prestaties Met al die moderne talentmanagement software zijn al deze data vanuit hetzelfde systeem te meten en met elkaar te integreren. De uitkomst is een live dashboard waarin je als HR professional 24 uur per dag inzicht hebt in de talenten van mensen, hun prestaties en de mate van bevlogenheid. Door deze data te combineren en te analyseren wordt de impact van HR enorm. We zien bijvoorbeeld dat het niet lekker loopt in een team. Komt het door gebrek aan talent, gebrek aan motivatie, krijgen mensen te weinig feedback of is er te weinig duidelijkheid over doelen? HR heeft letterlijk met één druk op de knop het antwoord. Er kan meteen gewerkt worden aan een passende oplossing. Nog een stap verder is het voorspellen van succes. Door de talenten, prestaties, feedback, motivatie en aansturing van succesvolle teams te onderzoeken krijgen we inzicht in hoe dat succes tot stand komt. Hoe komt het dat team A het beter doet dan team B? Welke competenties zijn noodzakelijk? Hoe wordt het team precies aangestuurd? Hoe beter je succes kan verklaren, des te beter je succes kan voorspellen en herhalen. Met dit soort informatie kan HR zich veel makkelijker profileren als een pro-actieve business partner. Problemen met tegenvallende prestaties worden snel gesignaleerd en er is direct inzicht in de achtergronden van dat soort problemen. Aan de hand van de data is meteen helder of het komt door een gebrek aan competentie, feedback, aansturing, motivatie of andere factoren. Er kan meteen actie worden genomen om obstakels op te lossen. Zo kunnen HR professionals dagelijks actief helpen om met elkaar beter te presteren.

7 7 Talent analytics: wat levert het op? 1. Meepraten over de strategie HR wil graag meepraten over de grote beslissingen. Maar hoe doe je dat? Talent analytics zijn een belangrijk instrument om als HR professional de strategie te kunnen beïnvloeden. Laten we eens beter kijken wat een strategie nu eigenlijk is. Om succesvol te kunnen zijn moet een organisatie twee vragen beantwoorden. De eerste vraag is: wat maakt ons uniek? Elke organisatie heeft concurrenten. Maar elke organisatie heeft ook een unieke cultuur, unieke mensen, een unieke visie op de markt. Klanten hebben een reden nodig waarom ze voor jou kiezen en niet voor de concurrent. Wanneer je weet wat jouw organisatie uniek maakt dan is de tweede vraag: hoe kunnen we daar geld mee verdienen? Het is misschien geen sympathieke vraag. Maar het is wel de belangrijkste vraag waar elke directie zich elke dag mee bezighoudt. De vraag is dus wat de kracht is van de organisatie en hoe deze kracht optimaal kan worden ingezet. Er zit een sterke menskant of HR kant aan deze vraag. Veel organisaties zijn namelijk uniek door het gedrag van de medewerkers. Een uniek serviceniveau leveren kan alleen als de medewerkers zich klantgericht gedragen. Een complex project op tijd en binnen budget afronden vraagt om resultaatgerichte, nauwkeurige en communicatieve projectmanagers. Enzovoort. HR heeft dus een unieke positie om de twee belangrijkste vragen van de organisatie te beantwoorden en het succes te bepalen. Veel HR professionals vinden het alleen lastig om het beantwoorden van deze vragen concreet te maken. Om serieus mee te praten over een strategie is een onderbuikgevoel niet voldoende. Belangrijke beslissingen worden in een organisatie zoveel mogelijk genomen op basis van feiten en objectieve onderbouwing. Dat gebeurt op die manier om risico s en onzekerheden zoveel mogelijk te beperken. Wanneer het gaat om het bepalen van de strategie word je alleen serieus genomen als je jouw mening kan onderbouwen met feiten en data.

8 Talent analytics wat levert het op? 8 2. Meetbaar maken wat HR oplevert Een tweede voordeel van talent analytics is dat het makkelijker wordt om inzicht te geven in wat HR inspanningen opleveren. Dit sluit aan bij het vorige punt. Wanneer je ideeën hebt over de strategie zal je ook altijd moeten aantonen wat een nieuw initiatief oplevert. Neem als voorbeeld een training klantgerichtheid. Veel organisaties geven jaarlijks veel geld uit aan trainingen. Maar zijn deze trainingen hun geld eigenlijk wel waard? Het idee is natuurlijk dat medewerkers na een training klantgerichtheid ook klantgerichter gaan werken. Maar we weten niet zeker of dat ook daadwerkelijk zo is. We hebben wel een gevoel bij de kwaliteit van een training maar een gevoel is iets anders dan iets zeker weten. Met analytics wordt het makkelijker om te meten of bijvoorbeeld een training ook echt iets oplevert. Dat doe je door de data over verschillende onderwerpen te combineren. Het begint met data over de prestaties van mensen. Aan de hand van 360 graden feedback, klanttevredenheid en andere performance gerelateerde doelen kan worden vastgesteld of medewerkers klantgerichter overkomen. Door data uit online assessments mee te nemen weten we of medewerkers eigenlijk wel over de juiste competenties beschikken om überhaupt klantgericht te kunnen werken. Vanuit medewerkersonderzoeken kan worden gemeten of de organisatie de medewerkers wel de juiste context biedt om klantgericht gedrag te kunnen laten zien. Als laatste worden de financiële data meegenomen voor een objectieve maat. En zo weten we dus precies of de training heeft geleid tot meer klantgericht gedrag, hoeveel omzet dat heeft opgeleverd, en als de resultaten tegenvallen hoe dat komt. Door inzicht te hebben in dit soort data weet je als organisatie constant waar je staat. HR kan onderbouwen wat haar toegevoegde waarde is. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn want door nieuwe technologie wordt dit steeds makkelijker.

9 Ta l e n t a n a l y t i c s w a t l e v e r t h e t o p? 9 3. Weten hoe prestaties verbeterd kunnen worden Wat je niet weet kan je niet managen. Zo simpel is het. HR was altijd voor een groot gedeelte een black box. We weten niet wat een training klantgerichtheid precies oplevert. Wanneer een belangrijke medewerker de organisatie verlaat blijft het gissen hoe dat komt en of het voorkomen had kunnen worden. Door analytics te gebruiken weet je veel beter wat er speelt op de werkvloer. Er is inzicht in de talenten, competenties, motivatie, prestaties en context van elk team en elk individu. Door regelmatig te meten wordt niet alleen duidelijk waar de organisatie staat maar merk je ook wat er verandert. Wanneer een team niet lekker loopt wordt het makkelijk om te achterhalen wat de oorzaken daarvan zijn. Ligt het aan de prestaties, aan de motivatie of aan de aanwezige competenties? Met dit soort informatie kan HR een veel actievere rol spelen bij het oplossen van problemen. Stijgt het verloop op een afdeling? Met analytics wordt inzichtelijk of dit komt door een mismatch met functies of doordat mensen niet goed worden aangestuurd. En van daaruit kan HR samen met het management werken aan oplossingen van dit soort problemen.

10 10 Talent Analytics en concrete HR vragen Wat kunnen Talent Analytics bijdragen bij het beantwoorden van concrete HR vragen? En hoe maar ik als HR professional die vertaling concreet? Werving en selectie Teveel HR professionals kijken naar werving en selectie als een proces dat zo snel en efficiënt mogelijk moet verlopen. Er wordt de nadruk gelegd op time to hire, cost of hire etc. Terwijl werving en selectie bij uitstek het middel is om de organisatie te versterken met uniek talent. Die mensen die uitdragen wat de organisatie zo bijzonder maakt. Quality of hire dus. Een belangrijke taak van HR is daarom om te bepalen welke unieke kwaliteiten deze organisatie nodig heeft. Met welke eigenschappen wordt het geld verdiend in onze organisatie? Welke eigenschappen hebben we nu en in de toekomst nodig? Waar vinden we deze mensen? Wat motiveert dit talent? Hoe herkennen we mensen met de juiste talenten. Dit lijken simpele vragen maar ze gaan dus in feite over de strategie van de organisatie. Performance management op maat Wanneer je eenmaal helder hebt wat de organisatie uniek maakt en hoe je daar succes mee kan hebben is het zaak om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Iedereen moet met elkaar aan hetzelfde touw gaan trekken. Dat is altijd maatwerk want elke organisatie is uniek. Het is belangrijk om met iedereen heldere doelen te stellen. Iedereen moet weten waarom die doelen gesteld worden. Iedereen moet binnen zijn functie, hoe klein of hoe groot die functie ook is, een bijdrage leveren aan wat de organisatie uniek maakt. Performance management op maat is een onderwerp dat thuishoort bij HR. Effectief performance management heeft direct invloed op het resultaat en dus de strategie.

11 Talent Analytics en concrete HR vragen 11 Ontwikkelen wat belangrijk is Wanneer je weet wat de organisatie uniek maakt en hoe daarmee geld kan worden verdiend kunnen de bijbehorende competenties ook heel gericht ontwikkeld worden. Ontwikkeling draait om een heldere gap analysis : het verschil tussen wat iemand nu kan en wat iemand in de toekomst nog meer zou kunnen. Het verschil tussen iemands huidige niveau en iemands plafond. Het begint dus met inzicht in het potentieel van medewerkers afgezet tegen wat de organisatie wil. Vervolgens geldt ook hier weer dat ontwikkeling maatwerk is. Hoe je mensen effectief ontwikkelt verschilt per functie en per organisatie. HR kan hierin het voortouw nemen en aantonen wat de impact is van het ontwikkelen van die belangrijke competenties. Strategische personeelsplanning Strategische personeelsplanning of Succession planning is nog zo n onderwerp dat overal op de HR agenda staat. Uit onderzoek blijkt dat organisaties die opvolgers klaar hebben staan voor sleutelfuncties beter presteren. Ook dit is een onderwerp dat een duidelijke relatie heeft met wat de organisatie uniek maakt. Wanneer je weet welke eigenschappen de organisatie belangrijk vindt kan je vervolgens gaan kijken welke mensen in de organisatie daar veel aanleg voor hebben. Ook hier geldt dat je voor sleutelfuncties een gap analysis maakt voor talentvolle opvolgers en deze mensen vervolgens op maat gaat klaarstomen voor belangrijke functies. Dit vereist dat je goed inzicht hebt in het aanwezige talent in de organisatie. Je moet daarbij niet alleen kijken naar wat er nu nodig is maar ook naar toekomsteisen. Daarnaast moet je bij kandidaten niet alleen kijken naar hun huidige prestatie maar vooral naar aanleg en potentie. Dus de mensen die nu nog niet maar in de toekomst wel aan de eisen van een functie kunnen voldoen.

12 12 Hoe kan ik starten met Talent Analytics? 1. Stel de juiste vragen Het stellen van de juiste vragen is cruciaal. Je moet een balans vinden tussen een diepgaande analyse zonder dat je de lat direct te hoog legt. Alleen door je op relevante vragen te richten zullen anderen in de organisatie jouw inspanningen ook waarderen. Denk als een ondernemer. Verplaats je in de directie. Waar lopen zij tegenaan? Welke vraag kan jij voor ze beantwoorden waar zij echt iets aan hebben? Waar wordt het geld verdiend, door wie, en welke talenten zijn daarin cruciaal? Voorkom dat je het onderzoek meteen heel groot en breed maakt, dan zie je door de bomen het bos niet meer. 2. Begin klein Start met een klein pilot project. Als dat succesvol is dan zal er vanzelf meer draagvlak ontstaan. Bouw een showcase voor de rest van de organisatie. Een showcase is het sterkst wanneer het heeft geleid tot een concreet en waardevol resultaat. Dus richt je op iets dat tot een meetbaar resultaat leidt en aansluit bij belangrijke problemen of ambities die leven bij het senior management. Als je dat lukt zal het daarna makkelijker worden om anderen mee te krijgen. 3. Zoek naar laaghangend fruit Maak het jezelf aan de start niet te moeilijk. Voorkom dat je doelen stelt die je niet waar kan maken. Richt je op data die snel en makkelijk beschikbaar zijn. Richt je op vragen of problemen waar al jaren discussie over is en waar mogelijk al data over beschikbaar zijn. Kijk naar die vragen of onderwerpen waar je met minimale energie een mooie showcase kan bouwen van wat analytics kunnen betekenen. Een eenvoudige maar scherpe analyse van een prangend probleem spreekt anderen vaak meer aan dan complexe en abstracte zaken.

13 Hoe kan ik starten? Actie! Na de analyse begint het echte werk pas. Vertaal je analyse naar concrete actiepunten. Niets is zo vervelend als iemand die wel een analyse maakt van een probleem maar het aan anderen overlaat om problemen op te lossen. Dus een voorstel doen over hoe een probleem effectief kan worden opgelost hoort net zo goed bij een analyse als de analyse zelf. Ga verder dan een droge, taaie opsomming van data en feiten. Vertel het verhaal achter de spreadsheet. Leg uit hoe jouw analyse, inclusief actiepunten tot een resultaat gaat leiden. 5. Streef niet naar perfectie Tijdens een onderzoek zal je allerlei obstakels tegenkomen. De kwaliteit van de data laat te wensen over. Het lukt niet om bepaalde data in handen te krijgen. Er is kritiek op je aanpak. Verschillende systemen sluiten niet op elkaar aan. Enzovoort. Laat je hier niet door tegenhouden. Een analyse is nooit perfect. De analyse van een organisatie is niet altijd exacte wetenschap. Er zullen altijd factoren een rol spelen die niet te meten zijn. Het gaat erom dat beslissingen beter worden onderbouwd. Het is onmogelijk om een beslissing perfect te onderbouwen. 6. Analytics zijn niet heilig Het is te vergelijken met de cockpit in een vliegtuig. Er zijn een enorme hoeveelheid data beschikbaar. Een vliegtuig kan de hele vlucht op de automatische piloot maken. Maar toch is het wel prettig dat er een piloot achter de stuurknuppel zit. Beslissingen bevatten altijd een menselijk element. Er zijn altijd situaties waarin een onderbuikgevoel niet genegeerd moet worden. De beste beslissingen worden gemaakt op een combinatie van feiten en intuïtie.

14 14 Zelf starten met Talent analytics? Starten met Talentanalytics hoeft niet ingewikkeld te zijn. Scorius heeft verschillende online tools beschikbaar om zelf met talentanalytics aan de slag te gaan.