Instructie invullen begrotingsformat voor aanvragers Het begrotingsformat maakt onderdeel uit van de call en ondersteunt u als aanvrager bij het opstellen van de begroting. Het is een (verplicht) hulpmiddel bij het maken van een begroting. Aan de berekeningen kunnen overigens geen rechten worden ontleend. De keuze-opties die in het begrotingsformat beschikbaar zijn, sluiten aan bij de modules in paragraaf 3.2 van de call for proposals ( Wat kan aangevraagd worden ). Daar staat de precieze inhoud van de modules beschreven. Het format bestaat uit drie werkbladen: 1. Begroting Project Budget = werkblad waarop de begroting wordt ingevuld. 2. Financiering Financing = werkblad waarop de dekking wordt ingevuld. 3. Overzicht Overview = werkblad met een samenvatting van begroting en dekking. Vooraf Als bij het invullen een cel geel kleurt, dan is die cel de eerstvolgende waar informatie moet worden ingevoerd. Als in de eerste kolom de personeelscategorie gewist wordt, wordt informatie in de andere cellen op dezelfde regel niet verwijderd, maar onzichtbaar. Het format negeert die gegevens. Als de personeelscategorie in een al ingevulde regel gewijzigd wordt, zal het begrotingsformat die nieuwe gegevens gebruiken voor het doorrekenen. Het is van belang om de gegevens in de al ingevulde cellen op die regel op juistheid te controleren. Het verdient daarom aanbeveling om voor de zekerheid ná (of tijdens) het invullen een keer met functietoets F9 het format te laten herberekenen. Een lichtroodgekleurde cel betekent dat er onjuiste gegevens zijn ingevoerd. Het format blokkeert dan overigens niet. Als in een cel waar een bedrag moet komen te staan, dat bedrag niet verschijnt, dan betekent dat dat er nog geen bedrag kan worden berekend, omdat de ingegeven informatie onvolledig of onjuist is. Aan de rechterzijde van het format verschijnen mededelingen die u een indicatie geven van de eventuele fout. Het navolgende bevat een toelichting bij het invullen van het format. 1
Begroting Project Budget Staff (Personeelskosten) In het bovenste deel van het werkblad Begroting Project Budget kunnen de aan te vragen personeelsposten worden ingevoerd. U gaat daarbij als volgt te werk: 1. Kies in de kolom Staff Type de gewenste personeelscategorie via het dropdownmenu. Let op: Wanneer personeel nodig is dat voor minder tijd aan het project wordt verbonden dan de module voor die categorie voorschrijft (bv. een postdoc voor 3 maanden 1 fte), dan kunnen de kosten daarvoor worden opgevoerd in de volgende tabel Non-staff via de optie Implementation costs. Let op: Voor type personeel waarvoor de HOT-tarifering van toepassing is, gelden andere minimale aanstellingen. 2. Kies in de kolom Tariff table de bijbehorende tarieftabel. Afhankelijk van de gekozen personeelscategorie en de mogelijkheden die de call biedt, laat het dropdownmenu hier één of meer keuzes zien: VSNU : standaard NWO-tabel voor onderzoeksinstellingen HOT : tabel voor personeel werkzaam bij HBO, MBO, VO, PO NFU : tabel voor personeel werkzaam bij medische centra Open bedrag: berekening van de kosten vindt niet automatisch plaats op basis van een tabel; u voert hier zelf een bedrag in. Deze optie is van toepassing op Other scientific staff (Overig WP). 3. De kolom Scale is alleen relevant als de HOT-tarieftabel is gekozen. Dan moet hier de maximale schaal worden aangegeven die bij de in de kolom Type personeel geselecteerde functie mag worden gekozen. De range loopt van 1 t/m 18. 4. De kolom Type of salary costs is alleen relevant als de HOT-tarieftabel is gekozen. Ze specifieert welke kolom uit de HOT-tabel van toepassing is: Kostendekkend (alleen bij SIA) of Kosten-plus (bij NRO en NWO). 5. De kolom Number of months of hours bevat de periode gedurende welke de in kolom Staff type vermelde medewerker aan het project verbonden wordt. Als onder Tariff table VSNU of NFU is gekozen, geef dan het aantal maanden op; voor de andere tabellen het aantal uren. Let op: Het format gaat uit van een werkweek van 40 uur (9600 uur per jaar); per call kan die waarde anders zijn ingesteld. 6. De kolom Number of FTEs is alleen relevant als de looptijd in maanden is ingegeven. De kolom bevat de gewenste omvang van de aanstelling van de medewerker die in de kolom Staff Type staat vermeld. De FTE-waarde kan niet hoger zijn dan 1 fte. Als meer medewerkers in de dezelfde categorie nodig zijn, moeten er dus meerdere regels op het begrotingsformat worden ingevuld. 7. De kolom Open amount is alleen relevant wanneer bij Tariff table Open amount gekozen wordt. Aan het bedrag dat kan worden ingevoerd, kunnen beperkingen gesteld worden. Die staan in de call vermeld. 8. De kolom Explanation is verplicht voor die personeelscategorieën waarvan het gevraagde bedrag niet automatisch in het format wordt berekend. De cel in de kolom kleurt geel en zolang die niet is ingevuld, verschijnt er geen bedrag in de kolom Total. In de cel dient te worden toegelicht, waarop de aangevraagde kosten zijn gebaseerd en hoe die zijn berekend. Als de toelichting langer is dan breedte van de cel wordt er via de ingestelde terugloop automatisch meer ruimte in de cel gemaakt (die ziet u als u via de Enter-toets de invoer van de gegevens bevestigt). Als één van de bedragen in de kolom Total lichtrood gekleurd is, dan betekent dit dat er ergens op die regel een gegeven ontbreekt, onjuiste informatie is ingevoerd, dan wel dat het voor die 2
personeelscategorie aan te vragen bedrag is overschreden. Aan de rechterzijde van het format verschijnen mededelingen u een indicatie geven van de eventuele fout. Onder de tabel met de personeelskosten staat een overzicht met de benchfees die op grond van de aangevraagde personeelscategorieën ter beschikking worden gesteld. De berekening van de benchfees wordt automatisch uitgevoerd. Non-staff (Niet-personele kosten) In het onderste deel van het werkblad Begroting Project Budget kunnen de niet-personele kosten worden opgevoerd. U gaat daarbij als volgt te werk: 1. Kies in de kolom Type of non-personnel de gewenste kostencategorie via het dropdownmenu. Let op: De niet-personeelskosten bestaan bij deze call uit twee categorieën, nl. Materieel en Kennisbenutting. Onder de module Materieel vallen de volgende subcategorieën: Goods /services (equipment and/or software) maximaal 160.000 euro per aanvraag Goods/services (other) (Goederen / diensten (overig) Travel and accomodation (Reis- en verblijfskosten) Implementation costs (Uitvoeringskosten) 2. De kolom Explanation is voor alle categorieën verplicht. Licht per regel toe waarvoor de nietpersonele kosten bedoeld zijn. 3. De kolom Amount bevat per regel het aangevraagde bedrag. Als een van de bedragen in de kolom Amount lichtrood gekleurd is, dan betekent dit dat er ergens op die regel een gegeven ontbreekt, dan wel dat dat er niet voldaan is aan de eisen die in de module gesteld zijn (bv. overschrijding van het bedrag). Welk bedrag beschikbaar is voor materiële kosten hangt in beginsel af van het aantal fte s dat is aangevraagd (zie de beschrijving van module 2 in de call). Voor promovendi en postdocs geldt als norm maximaal 15.000 euro per 1 fte per jaar. Voor HBO-personeel komen alleen de categorieën junior, medior en senior in aanmerking voor middelen uit module 2. De norm is hier dat voor elke positie van minstens 0,2 fte per jaar een maximaal bedrag van 15.000 euro per jaar beschikbaar is. Onderaan het werkblad Begroting Project Budget is op regel 81 te zien, hoeveel fte-jaar voor de twee genoemde categorieën is beschikbaar is. Elk van die getallen x 15.000 euro geeft het beschikbare bedrag voor de module Materieel krediet. Let op: De hierboven beschreven limiet voor de module materieel krediet kan zo nodig worden overschreden bij deze call. Als u meer financiering voor dergelijke kosten wilt aanvragen dan de limiet toestaat, dan is dit mogelijk, maar dient u dit in de aanvraag te motiveren. 3
Financiering Financing De begroting moet in evenwicht zijn; het totaal van de bedragen die op het werkblad Begroting Project Budget voor personele kosten worden opgevoerd, moet op het werkblad Financiering Financing terug te vinden zijn. Hetzelfde geldt voor de niet-personele kosten. Het werkblad Financiering Financing bevat de volgende onderdelen: Bovenaan een totaaloverzicht van de financieringsbronnen ( Contribution Overview ) De tabel Requested NWO Contribution (Staff) De tabel Requested NWO Contribution (non-staff) De tabel Co Financing (Staff) De tabel Co Financing (non-staff) De tabel Contribution Knowledge Institution(s) In het bovenste deel van het werkblad Financiering Financing wordt een overzicht getoond waarin te zien is hoe de dekking van de begroting geregeld is. Zolang het werkblad met de dekking nog niet (volledig) is ingevuld, is uiteraard ook dit overzicht incompleet. In het tweede deel van het werkblad Financiering Financing moet de dekking worden opgevoerd van de personeelsposten (staff costs) die voorkomen op het werkblad Begroting Project Budget. Let op: 1. Wanneer er sprake is van cofinanciering in de vorm van in kind, dan moet die in kind-inbreng gekapitaliseerd worden en die waarde moet in begroting worden vermeld. 2. In de dropdown keuzelijsten komen alleen die posten voor, waarvoor op het werkblad Begroting Project Budget middelen zijn aangevraagd. Requested NWO Contribution (Staff) 1. Ga naar de tabel Requested NWO Contribution (Staff) 2. Kies in de kolom Type of staff de gewenste personeelscategorie via het dropdownmenu. 3. Licht in de kolom Explanation per regel in enkele trefwoorden toe, wat de rol van het aangevraagde personeel in het onderzoek zal zijn. 4. Vermeld in kolom Amount in EUR (please fill in) per aangevraagde medewerker de kosten, zoals die op Begroting Project Budget staan vermeld in de kolom Total van de tabel Staff. Let op: Wanneer de kosten voor een bepaalde personeelspost verdeeld worden over meerdere financiers, kan hier een deel van bedrag worden vermeld. In de tabel met Co Financing moet dan het restantbedrag worden opgevoerd. Vanzelfsprekend dienen per aangevraagde personeelscategorie de verschillende bijdragen opgeteld gelijk te zijn aan het desbetreffende bedrag op het werkblad Begroting Project Budget. Requested NWO Contribution (non-staff) Vervolgens kan in de tabel Requested NWO Contribution (non-staff) de dekking worden vermeld voor de niet-personele kosten. U gaat als volgt te werk: 1. Kies in de kolom Type of non-personnel de gewenste categorie via het dropdownmenu. 2. Licht in de kolom Explanation per regel in enkele trefwoorden toe, wat de rol van het aangevraagde materieel in het onderzoek zal zijn. 3. Vermeld in kolom Amount in EUR (please fill in) per aangevraagde kostenpost de kosten, zoals die op Begroting Project Budget staan vermeld in de kolom Total van de tabel Non-staff. 4
Let op: Wanneer de kosten voor een bepaalde kostenpost verdeeld worden over meerdere financiers, kan hier een deel van het bedrag worden vermeld. In de tabel met Co Financing moet dan het restantbedrag worden opgevoerd. Vanzelfsprekend dienen per aangevraagde kostenpost de verschillende bijdragen opgeteld gelijk te zijn aan het desbetreffende bedrag op het werkblad Begroting Project Budget. Co Financing (Staff) en Co Financing (non-staff) Indien er sprake is van cofinanciering moeten de bijdragen voor cofinanciering worden ingevuld in de twee volgende tabellen Co Financing (Staff) en Co Financing (non-staff). U gaat als volgt te werk: 1. Ga naar de tabel Co Financing (Staff) / (non-staff) 2. Kies in de kolom Staff type / Type of material de gewenste kostencategorie via het dropdownmenu. Let op: De dekking door cofinanciers kan op twee manieren worden aangegeven: 1. Op het niveau van de individuele personele en/of niet-personele post. Dan kan per regel de bijdrage van de cofinancier per categorie worden aangegeven. 2. Als totaalbedrag. In het geval een cofinancier een totaalbedrag ter beschikking stelt en de call aangeeft dat die bijdrage niet gespecifieerd behoeft te worden, kies dan in de dropdownlijst niet een personeelscategorie, maar de optie Unspecified. Wanneer zowel personeel als niet-personeel aangevraagd zijn, dient de cofinanciering ook als die Unspecified is in de dekking zowel over de personele kosten als over niet-personele verdeeld te zijn, omdat anders begroting niet in evenwicht is. 3. Licht in de kolom Explanation per regel in enkele trefwoorden toe, wat voor bijdrage de cofinancier levert. 4. Kies in de kolom Contribution type het type matching dat van toepassing is. 5. Vermeld in de kolom Organisation de naam van de cofinancier(s). 6. Vermeld in kolom Amount (open amount, EUR) per aangevraagde kostenpost het bedrag dat wordt ingebracht door de cofinancier(s). Contribution Knowledge Institution(s) De tabel Contribution Knowledge Institution(s) kent in de kolom Contribution type twee opties, nl. 1. Investering(en) module 3 2. General De optie Investering(en) module 3 is alleen zichtbaar wanneer module 3 in een call wordt opengesteld. Dat is bij deze call niet het geval. De optie General moet worden gekozen als de dekking van de begroting door de bijdrage van NWO en eventuele cofinanciers nog niet voldoende is. De aanvragende instantie wordt hier dus verzocht de begroting sluitend te maken door met een financiële bijdrage het gat in de begroting te dichten. Het alternatief is uiteraard indien toegestaan de cofinanciering op te hogen of het schrappen van een of meer posten op het werkblad Begroting Project Budget. Indien er sprake is van een bijdrage door een kennisinstelling dan dient voor de optie General worden gekozen, dient onder Explanation te worden beschreven om welke bijdrage het gaat, en onder Amount (open amount, EUR) aangegeven te worden hoe hoog de bijdrage is. 5
Overzicht Overview Werkblad Overzicht Overview geeft inzicht in de instellingen van het begrotingsformat en de getotaliseerde bedragen in de begroting. Cellen die rood gekleurd zijn, geven aan waar u moet zoeken om een eventuele fout in de begroting op het spoor te komen. Afronding Het begrotingsformat dient bij uw aanvraag te worden geüpload in ISAAC, het aanvraag systeem van NWO. U kunt tijdens het indienproces het ingevulde begrotingsformulier bijsluiten als bijlage. Alleen Excelbestanden, met de extensie.xls of xlsx, worden door het systeem geaccepteerd. 6