Toelichting bij invullen subsidieaanvraag Sportimpuls

Transcriptie

1 Toelichting bij invullen subsidieaanvraag Sportimpuls Deze toelichting bestaat uit 2 delen: Deel 1. Indienen via Projectnet (pagina 1 17) Deel 2. Toelichting op de begroting (pagina 18 20) Deel 1. Indienen via Projectnet. Voor een subsidieaanvraag Sportimpuls 2013 moet u 3 documenten indienen: 1. de subsidieaanvraag, digitaal ingevuld via Projectnet; 2. de intentieverklaring van de samenwerkingspartners als verplichte bijlage; 3. de begroting als verplichte bijlage. In de beoordeling van de subsidieaanvraag worden alleen de subsidieaanvraag, de intentieverklaring en de begroting gebruikt. Het heeft dus geen zin om andere bijlagen in te dienen: deze wegen niet mee in de beoordeling. Wat heeft u nodig bij het indienen?: - Gegevens over de huidige situatie van de buurt en de doelgroep waarop u de activiteiten richt. - De informatie bij de oproep (o.a. de oproeptekst zelf, deze toelichting, de relevantie- en kwaliteitscriteria, de downloads met het begrotingsformulier en de intentieverklaring). - De informatie over de activiteiten op de Menukaart Sportimpuls Algemene tips bij het indienen: - Meld uzelf aan, dan krijgt u een inlogcode. Doe dit zo spoedig mogelijk, wij adviseren u om dit direct te doen wanneer u voornemens bent om een aanvraag in te dienen. Let erop dat ook de organisaties waarmee u samenwerkt, moeten worden ingevoerd in Projectnet. Deze verwerking vraagt 4-24 uur van het systeem. - Print deze handleiding uit en de pdf s bij de oproep. Dit heeft u nodig bij het invullen van de subsidieaanvraag. - Als u niet werkt aan uw subsidieaanvraag, sla dan uw gegevens op en sluit Projectnet af. Dit voorkomt dat u gegevens kwijtraakt en dat het systeem onnodig belast wordt. Projectnet sluit (zoals de meeste webpagina s) bij geen activiteit na 1 uur de sessie. Projectnet informeert u door middel van een tijdsbalk bovenin het scherm over de tijd die u nog rest voor automatische sluiting. - Indien u vragen hebt, lees dan eerst de Veelgestelde vragen over procedure Sportimpuls op de website van ZonMw. Vindt u daar geen antwoord, mail dan uw vraag naar sportimpuls@zonmw.nl. - Maak altijd eerst een pdf voordat u uw aanvraag indient zodat u kunt controleren of alle gegevens kloppen. - Wacht niet tot de laatste dag met indienen, u voorkomt hiermee dat u tegen onvoorziene problemen aanloopt. Verplichte bijlage: De intentieverklaring Er is nu ruimte om 5 partners op het formulier om in te vullen. U kunt er minder invullen, maar ook dit aantal uitbreiden door het kader met tekst voor een partner en handtekening zo vaak u wilt te kopiëren en te plakken. U dient de kaders met tekst vervolgens in te vullen en te laten ondertekenen. Let op: het is niet, hoe meer samenwerkingspartners, hoe beter de beoordeling. Op de intentieverklaring moeten alle relevante partners staan die bij eventuele honorering van uw subsidieaanvraag van belang zijn. Scan de ondertekende versie om als pdf document te kunnen uploaden in ProjectNet. Verplichte bijlage: De begroting Voor de toelichting op de begroting, kijk bij Deel 2. Begroting. Wat betreft de in te voeren tekst: - De ruimte voor tekst in de tabbladen wordt aangegeven in karakters en is beperkt. Houd de tekst dus kort en neem alleen relevante informatie op. Voorbeeld: 8000 karakters zijn ongeveer 2,5 A4. De tabbladen zijn niet lettertype gevoelig. In ProjectNet is een regel 100 karakters, dit is inclusief spaties e.d.. - U kunt geen tabellen bij Projectnet invoegen. - Sommige letters (symbolen) neemt het systeem niet over: bijvoorbeeld de ç. - Gebruik geen quotes. Handige links: Activiteiten op de Menukaart Sportimpuls 2013 ( Veelgestelde vragen over procedure Sportimpuls Meer informatie over de Sportimpuls zoals de buurtscan leest u op de website van Sport in de buurt. Daarnaast kunt u eventueel gegevens met relevante regionale data vinden op de site van CBS, RIVM, Atlas leefomgeving 1

2 Inlogpagina. Als u een nieuwe gebruiker bent zult u zich eerst moeten aanmelden bij ZonMw. 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 Deel 2. Instructie voor het invullen van het begrotingsformat Sportimpuls ronde 2012 Waar gaat het om? De activiteiten die in het kader van Sportimpuls worden opgezet zijn ingebed in het lokale sport- en beweegbeleid en dragen bij aan blijvend sporten of bewegen. Vanuit de Sportimpuls worden alleen de (tijdelijke) opstartkosten vergoed aan organisaties die sport- en beweegaanbod aanbieden en/of uitvoeren. Deze opstartkosten staan in verhouding tot het beoogde bereik van de doelgroep van de betreffende activiteit. Het gaat om een samenhangende aanvraag per buurt, dan wel per lokale Maatschappelijke vraag/opgave. 1 In de optimale situatie dient u per buurt, of per aanpak één aanvraag in. Deze aanvraag kan wel bestaan uit meerdere activiteiten vanuit meerdere aanbieders. Uit uw aanvraag moet duidelijk blijken dat de partijen na de subsidieperiode de betreffende activiteit(en) zelfstandig kunnen voortzetten. De Sportimpuls financiert activiteiten die na de subsidieperiode zelfstandig zullen worden voortgezet. Dit maakt u met name inzichtelijk in de beschrijving van het plan dat u indient. Per aanvraag kan minimaal ,- tot maximaal ,- inclusief BTW worden aangevraagd voor een project met een looptijd van 24 maanden. De aanvrager staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Specifieke aanwijzingen waarmee u rekening dient te houden bij het opstellen van uw begroting De Sportimpuls financiering is geen alternatief voor reguliere financiering. De middelen dienen primair te worden gebruikt voor de concrete uitvoering van activiteiten. In uw begroting: - Mag u geen kosten voor de Buurtsportcoach opnemen. - Mag de verhouding directe kosten (ten behoeve van de uitvoering van de activiteiten en het bereiken van de doelgroepen: personeel en materieel) versus indirecte kosten ( voorbereiding ) niet meer dan 75% versus 25% bedragen. - Mogen reguliere exploitatiekosten van uw accommodatie niet worden opgenomen en mogen alleen beperkte middelen worden opgevoerd voor het realiseren van accommodaties. De kosten voor de accommodatie bedragen maximaal 10% van het totale budget. Waartoe dient het begrotingsformat? Het begrotingsformat kan zo worden ingevuld dat het toepasbaar is op uw situatie en kan u in die zin helpen de activiteiten die u wilt uitvoeren en de kosten die daarin dienen te worden meegenomen, overzichtelijk en transparant in één totaalbegroting te verwerken. Deze verwerkt u als bijlage in een zogenaamd Excel bestand en voegt u als pdf bij uw aanvraag als u deze (digitaal) verstuurt. Het format voor het verwerken van de begroting van uw aanvraag is in een Excel bestand gezet waarin u de verschillende activiteiten en kosten inzichtelijk maakt. Het verdient aanbeveling om bij het invullen van het begrotingsformat iemand te betrekken die enige werkervaring heeft met Excel. 1 Activiteiten in het kader van deze aanvraagmogelijkheid mogen afhankelijk van het soort vraag en/of de doelgroep ook, mits dat plausibel wordt onderbouwd, ook regionaal worden uitgevoerd. 18

19 Het begrotingsformat Het Excel-begrotingsformat telt twee werkbladen, waarvan het tweede werkblad is bedoeld als voorbeeld. Het eerste werkblad biedt de mogelijkheid om de begrotingen voor zes verschillende activiteiten (d.w.z. combinatie van sport/beweegactiviteit en doelgroep) in het format te verwerken. Onderaan het eerste werkblad worden de gegevens van alle ingevulde activiteiten automatisch opgeteld. Bij veel PC s worden macro s automatisch uitgeschakeld. Wij bevelen u aan de macro s in te schakelen, zodat er een aantal controles worden uitgevoerd op de door u in te vullen informatie. Gegevens aanvrager Allereerst vult u bovenaan het eerste werkblad de navolgende gegevens in. Aanvragende organisatie Financieel contactpersoon Telefoon nummer adres Deze gegevens moeten worden ingevuld, alvorens u het werkblad kunt opslaan (deze controle vindt alleen plaats bij ingeschakelde macro, anders dient u hier zelf attent op te zijn) Het gevraagde telefoonnummer en het adres zijn de gegevens van de financieel contactpersoon. Periode-indeling Aanvragers mogen zelf een periode-indeling voor de begroting kiezen binnen de projectperiode van twee jaar (september augustus 2015). U kunt in cel F12 kiezen tussen een splitsing per kalender/boekjaar, dan wel een splitsing per projectjaar. Splitsing per kalender/boekjaar: u geeft de bedragen op over de periodes Van 1 september december 2013 Van 1 januari december 2014 Van 1 januari augustus 2015 Splitsing per projectjaar: u geeft de bedragen op over de periodes Van 1 september augustus 2014 Van 1 september augustus 2015 De bij ACTIVITEIT 1 gekozen periode-indeling geldt voor alle volgende activiteiten. Activiteit 1 t/m 6 U kunt een subsidie-aanvraag doen voor zes verschillende sport- en beweegactiviteiten dan wel doelgroepen. Voor iedere combinatie van een sport- en beweegactiviteit en een doelgroep dient een aparte tabel te worden ingevuld. Linksboven bij iedere activiteit moet de sport- en beweegactiviteit en de doelgroep worden vermeld. Als dit niet wordt ingevuld dan worden de bedragen niet meegenomen in de totaaltelling en wordt de activiteit ook niet afgedrukt. Zie hieronder. Sport- en beweegactiviteit Doelgroep 19

20 De tabel per activiteit Personeel Het door u aangevraagde project dient qua personeel gedragen te worden door personen/instanties die de benodigde expertise en ervaring hebben. Het betreft de personeelskosten die gemaakt worden i.v.m. de uitvoering (directe kosten) van de sport- en beweegactiviteit. Alle materiële en personele kosten, die geen direct verband houden met de uitvoering, dienen onder Organisatiekosten te worden gespecificeerd. Personeel wordt ingehuurd van : Omschrijving personeel: Specificatie: hier vermeldt u van welke instelling het personeel wordt ingehuurd hier vermeldt u functie en eventueel functieniveau hier geeft u aan op welke wijze u het totaal bedrag berekend heeft. Uitgangspunt is aantal vermenigvuldigd met prijs. Dus bijvoorbeeld: uurtarief vermenigvuldigd met het aantal uren of dagtarief vermenigvuldigd met het aantal dagen of bruto-maandsalaris (vermeerderd met opslag sociale lasten) vermenigvuldigd met het aantal maanden. Het gehanteerde tarief moet overeenkomen met het tarief dat aan u berekend wordt door derden dan wel de kosten die werkelijk door u worden gemaakt. Tarieven en salarisniveau dienen in alle redelijkheid gangbaar te zijn in de sector sport en welzijn voor de functie en het niveau van de betreffende medewerker. Het is toegestaan om gekwalificeerde vrijwilligers die een taak hebben binnen de sport- en beweegactiviteit een vrijwilligersvergoeding toe te kennen binnen de hiervoor geldende fiscale normen. (zie hiervoor De vergoeding voor de inzet van vrijwilligers dient wel binnen redelijke grenzen te zijn en eventuele begeleiding/ondersteuning van vrijwilligers passend. Materieel Het betreft de materiële kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de sport- en beweegactiviteit en de werving van en communicatie met de doelgroep. We benadrukken hierbij dat aanvragen voor aanpassingen van accommodaties alleen worden gehonoreerd als de noodzaak hiervan zeer duidelijk vaststaat en er geen andere alternatieven beschikbaar zijn. Omschrijving materieel : Bijzonderheden : u omschrijft de aard van de kosten die u begroot u geeft aan op welke wijze u tot het begrote bedrag gekomen bent. (offerte, mondelinge prijsindicatie, etc. ) Organisatiekosten Het betreft de kosten die verband houden met de organisatie, begeleiding en coördinatie van de Sport- en beweegactiviteit (indirecte kosten). Deze kosten mogen maximaal 25% van de totale subsidieaanvraag bedragen. Als dit percentage wordt overschreden kan het bestand niet worden opgeslagen. U dient dan eerst de bedragen aan te passen, zodat wel wordt voldaan aan deze voorwaarde. U specificeert de kosten zo nauwkeurig mogelijk. Onvoorziene kosten zijn niet toegestaan. Afsluiten en afdrukken Wanneer u alle benodigde activiteitenwerkbladen heeft ingevuld, zult u op het totaal-werkblad zien dat daar een totaaloverzicht is ontstaan met de totaalcijfers per Activiteit, d.w.z. de combinatie van sport- en beweegactiviteit en doelgroep. Als u de knop Afdrukken aan de bovenzijde van het werkblad gebruikt worden alleen de tabellen, waarvan u het veld Sport- en beweegactiviteit heeft ingevuld, afgedrukt. Begroting toevoegen aan aanvraag Als u de begroting heeft gecontroleerd en akkoord bevonden kunt u de begroting opslaan en als pdf-bijlage toevoegen aan de subsidieaanvraag. Meer informatie Mocht u na deze instructie toch nog vragen hebben, dan kunt u deze per mail stellen aan onze programmaadministrateur Manoj Autar, autar@zonmw.nl. U krijgt dan van hem of een collega spoedig een reactie. 20