Bijlage 5 Aanbevelingen Rekenkamer Breda in relatie tot nota Verbonden Partijen Aanbevelingen rapport Rekenkamer Breda 1. Geef als raad opdracht aan het college om samen met de raad een nieuwe Nota Verbonden Partijen op te stellen, waarin een actievere rol van de raad richting de verbonden partijen concreet vormgegeven wordt en aan de hand waarvan de raad een actieve sturing en controle richting de verbonden partijen kan uitvoeren. 2. Stel als raad via de Nota Verbonden Partijen zelf afspraken vast over de gewenste informatievoorziening (zowel digitaal als via verantwoordingsdocumenten), over de punten waarop de raad zelf wenst te sturen en aan welke voorwaarden de verantwoordingsinformatie zou moeten voldoen. Dit opdat de raad zelf meer inzicht krijgt in de effectiviteit en efficiëntie van de verbonden partijen. Spreek hierbij met het college af dat de raad te allen tijde vroegtijdig (proactief) geïnformeerd wordt voorafgaand aan besluitvorming en wijzigingen van verbonden partijen, zeker waar het beleidsinhoudelijke besluiten en financiële besluiten en wijzigingen betreft. Spreek hierbij ook af dat de raad een zienswijze kan formuleren over het jaarverslag van de verbonden partijen. Bij de uitwerking van deze aanbeveling kan volgens de rekenkamer worden gedacht aan het maken van afspraken om de raad (indien gewenst): toegang te geven tot alle informatie van de verbonden partijen, die men nodig acht om deze goed te kunnen beoordelen. (Het verdient hierbij aanbeveling dat deze clausule wordt opgenomen in de Nota Verbonden Partijen en in de instellingsbesluiten van de verbonden partijen zelf.) Spelregels nota Verbonden Partijen/voorstellen griffiers 1. Regionale nota Verbonden Partijen 2. Spelregel 1: Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. Spelregel 2: Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt om verantwoording af te leggen en die de raad in de positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. Spelregel 4: Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partij richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In de kaderbrief geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. Voor NV's en BV's gelden uiteraard de bepalingen in het Burgerlijk Wetboek (BW). Voorstel 3 griffiers: Om eenduidigheid van kaderbrieven te bereiken, kan een sjabloon ontwikkeld worden op basis waarvan gemeenschappelijke regelingen hun kaderbrief op dienen te stellen. Voorstel 4 griffiers: Om eenvormigheid van zienswijzen te bewerkstelligen kan een sjabloon worden 1
ontwikkeld voor het opstellen van zienswijzen over de begrotingen van gemeenschappelijke regelingen. Toelichting spelregel 2: De actieve informatieplicht van het college bestaat voor alle verbonden partijen uit drie onderdelen: 1. De paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarrekening. De paragraaf dient ten minste te voldoen aan de vereisten uit het BBV provincies en gemeenten. 2. Rapportage op afwijkingen en (voorgenomen) wijzigingen in de bestuurlijke rapportage. 3. Actieve informatievoorziening door het collegelid dat in een Gemeenschappelijke Regeling als lid van het AB en DB, leden van de algemene vergadering van aandeelhouders in NV's en BV's en stichtingbestuurders optreedt. Naast de informatieplicht van het college heeft de raad ook een eigen verantwoordelijkheid voor het vragen van informatie aan en over verbonden partijen. De gemeenteraad organiseert zelf informatievoorziening die aansluit bij de informatiebehoefte. 3. Maak afspraken met de verbonden partijen en de andere gemeenten om te komen tot meer eenduidige meetbare doelen en prestaties en duidelijke prijs-product verhouding richting de verbonden partijen. Bij de uitwerking van deze aanbeveling kan volgens de rekenkamer worden gedacht aan het gezamenlijk met andere verbonden partijen en andere gemeenten: - formuleren van criteria waaraan de verbonden partijen zich qua bedrijfsvoering te houden hebben; - formuleren van criteria waaraan de effectiviteit en efficiëntie van afzonderlijke partijen gemeten kan worden en hoe de verboden partijen daarover ieder jaar dienen te rapporten; - maken van afspraken hoe om te gaan met eventuele budgetoverschrijdingen en inhoudelijke en financiële risico s van verbonden partijen; - maken van de afspraken dat geen overschrijdingen van het maximale budget mogen plaatsvinden zonder dat de gemeenteraden dit hebben vastgesteld; 3. Spelregel 1: Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. Mogelijke invulling spelregel 1: 1. Bij de afspraken tussen verbonden partijen en deelnemers kunnen concrete afspraken over de informatievoorziening (vorm en inhoud) ontbreken. De vastgelegde momenten beperken zich vaak tot de begroting en jaarrekening. Schenk aandacht aan zowel proactieve informatievoorziening (voorafgaand aan besluitvorming) als periodieke evaluatie. 2. In de regeling kunnen de doelen en prestatieafspraken vast gelegd worden, bepaal een concrete prijs-product relatie en maak afspraken over de te behalen efficiëntie. 3. Het is zinvol om bij het aangaan van een verbonden partij periodieke evaluatiemomenten in de regeling op te nemen. Daarmee wordt overigens niet uitgesloten dat er ook andere natuurlijke momenten kunnen zijn waarop zo n evaluatie aan de orde kan zijn, bijvoorbeeld bij de invoering van nieuwe 2
- opnemen van voorwaarden over hoe de verbonden partijen dienen aan te tonen dat het organiseren van bepaalde taken via een verbonden partij effectiever en efficiënter is dan dat de taken op andere wijze (b.v. door de gemeenten zelf) georganiseerd worden. wetgeving. 4. Bij het aangaan van een regeling dient bewust nagedacht te worden over de ((on)bepaalde) duur van de regeling en de gevolgen (zie art. 9 Wgr) van die keuze. 5. Deelnemers en verbonden partijen kunnen, voorzover dit al niet wettelijk verplicht is (zie oa art. 9 Wgr) afspraken maken over (eventuele) toe- en uittreding van deelnemers bij een verbonden partij. Toelichting spelregel 2: De actieve informatieplicht van het college bestaat voor alle verbonden partijen uit drie onderdelen: 1. De paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarrekening. De paragraaf dient ten minste te voldoen aan de vereisten uit het BBV provincies en gemeenten. 2. Rapportage op afwijkingen en (voorgenomen) wijzigingen in de bestuurlijke rapportage. 3. Actieve informatievoorziening door het collegelid dat in een Gemeenschappelijke Regeling als lid van het AB en DB, leden van de algemene vergadering van aandeelhouders Spelregel 6: Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partijen over een periode van vier jaar te evalueren. Toelichting spelregel 6: Vierjaarlijks stelt de verbonden partij een meerjarenbeleidsplan op waarin de financiële en inhoudelijke vooruitzichten worden uiteengezet. De jaarlijkse begroting moet binnen deze kaders passen. De verbonden partijen worden raadsbreed besproken, waarbij de afspraken, de werkwijze en ook nut en noodzaak ten aanzien van verbonden partijen aan de orde zijn. Mogelijke invulling spelregel 6: Elementen van deze meerjarige beleidskaders zijn: de gemeentelijke doelen en/of prestaties die de verbonden partij de deelnemende gemeente zal leveren; 3
die kosten die daaraan voor de gemeenten gezamenlijk en voor elke gemeente afzonderlijk verbonden zullen zijn; een overzicht van de risico s van de verbonden partij en een uiteenzetting over de wijze waarop deze risico s worden beheerst. 4. Organiseer als raad periodiek overleg met de gemeenteraden van alle aangesloten (regio)gemeenten over de verbonden partijen, en/of wissel in ieder geval standpunten, zienswijzen en afspraken uit ten aanzien van de verbonden partijen. De uitwerking van deze aanbeveling kan volgens de rekenkamer met name worden vormgegeven door als raden te pogen kritische punten te bundelen om gezamenlijk een sterker standpunt in te kunnen nemen richting de verbonden partijen in kwestie. 4. Spelregel 2: Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt om verantwoording af te leggen en die de raad in de positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. Mogelijke invulling spelregel 2: 1. De gemeenteraad kan verbonden partijen als vast agendapunt opvoeren bij de raadscyclus. Dit kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan de AB agenda van de verbonden partij. Tijdens dit agendapunt informeert de portefeuillehouder de gemeenteraad. 2. Het college kan buiten de raadsvergadering om de raad actief informeren door middel van bijvoorbeeld nieuwsbrieven of een raadswerkgroep met afgevaardigden van alle raadsfracties. 3. Het college kan de verbonden partij een terugkoppeling laten geven over ingediende zienswijzen, zowel van de eigen gemeente als van andere partijen. 4. De gemeenteraden kunnen samen met de verbonden partijen (subregionale) raadsledenbijeenkomsten organiseren. De bijeenkomsten vinden bij voorkeur plaats na het ontvangen van de beleidsmatige en financiële kaders (zie spelregel 4), en voor de behandeling van de ontwerpbegroting. Spelregel 3: Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één bepaalde gemeente per verbonden partij de leiding neemt. Mogelijke invulling spelregel 3: 1. Per gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald hoe (sub)regionale afstemming wordt vormgegeven. Uitgangspunt is dat deelname aan ambtelijke en 4
bestuurlijke overleggen pragmatisch en praktisch wordt ingestoken en waar mogelijk wordt aangesloten bij bestaande overleggen. 2. In situaties waarin de ontwikkelingen bij een verbonden partij daartoe aanleiding geven kunnen gemeenten krachten bundelen. De regionale afstemming zal hier aan bijdragen. Uitgangspunt is dat één bepaalde gemeente per verbonden partij de leiding neemt en mede namens andere deelnemende gemeenten opereert in de richting van een verbonden partij. De gemeenten spreken zo zoveel mogelijk met één mond richting verbonden partij. 3. Beoordelen van strategische documenten kan worden voorbereid door contactambtenaren van meerdere gemeenten waarbij één bepaalde gemeente de leiding neemt (om te borgen dat afstemming daadwerkelijk plaatsvindt). Afstemming vindt integraal plaats, dat wil zeggen met zowel financiële als beleidsmatige inbreng. Ook een vertegenwoordiging van de verbonden partij wordt betrokken zodat de juiste expertise beschikbaar is (bijvoorbeeld bij het opstellen van richtlijnen voor de beleidsmatige en financiële kaders). 4. De raden kunnen elkaar informeren over uit te brengen zienswijzen. Voorstel 1 griffiers: Het maken van planningsafspraken tussen gemeenteraden onderling over de behandeling van concept zienswijzen. Dit maakt het makkelijker voor raadsleden om elkaar desgewenst over gemeentegrenzen heen op te zoeken of te raadplegen. Voorstel 2 griffiers: In aanloop naar de raadsbehandeling kunnen enkele gezamenlijke informatiebijeenkomsten in de regio worden georganiseerd. 5. Neem als afspraken in de Nota Verbonden Partijen en de (her)instellingsbesluiten op dat alle verbonden partijen periodiek (b.v. om de 2 of 4 jaar) onafhankelijk geëvalueerd dienen te worden op (1) inhoudelijk functioneren, (2) financieel functioneren, (3) de wijze waarop de mandateringen zijn vormgegeven en (4), nut en noodzaak van de verbonden partij. Spreek daarbij ook een horizonbepaling (c.q. eindigheidsclausule) ten aanzien van de verbonden partijen af, zodat de gemeente(rade)n naar aanleiding van de evaluatie het recht hebben op bijsturing van afspraken, herziening van het instellingsbesluit en periodiek kunnen bepalen of de 5. Spelregel 6: Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partijen over een periode van vier jaar te evalueren. Toelichting spelregel 6: Vierjaarlijks stelt de verbonden partij een meerjarenbeleidsplan op waarin de financiële en inhoudelijke vooruitzichten worden uiteengezet. De jaarlijkse begroting moet binnen deze kaders passen. De verbonden partijen worden raadsbreed besproken, waarbij de afspraken, de werkwijze en ook nut en noodzaak ten aanzien 5
deelname c.q. de voorwoorden gewijzigd moet(en) worden en/of eventueel overgegaan dient te worden tot uittreding uit of opheffing van de verbonden partijen. van verbonden partijen aan de orde zijn. Mogelijke invulling spelregel 6: Elementen van deze meerjarige beleidskaders zijn: de gemeentelijke doelen en/of prestaties die de verbonden partij de deelnemende gemeente zal leveren; die kosten die daaraan voor de gemeenten gezamenlijk en voor elke gemeente afzonderlijk verbonden zullen zijn; een overzicht van de risico s van de verbonden partij en een uiteenzetting over de wijze waarop deze risico s worden beheerst. Op basis van deze stukken worden verbonden partijen geëvalueerd. Voor een toelichting op het evaluatieproces, zie de handreiking van de VNG. Een onafhankelijke partij zoals de Rekenkamer kan een rol vervullen in dit proces. 6. Stel het bestaan van iedere verbonden partij op gezette tijden (b.v. ten tijde van de evaluatie) ter discussie en voer een discussie als raad over hoe de taken en de samenwerking het beste vorm gegeven kunnen worden. 6. Zie aanbeveling 5. Weeg bij een voorgestelde (her)instelling of evaluatie van een verbonden partij nauwkeurig af of het een gemeentelijke taak gaat (of dat het meer om taken van marktpartijen gaat), of het om een beleidsarme taakstelling gaat die ev. op afstand gezet kan worden of dat het om een beleidsinhoudelijke taak gaat die mogelijk dichtbij de eigen gemeente georganiseerd kan worden. Weeg ook nauwkeurig af of een specifieke rechtsvorm als een private regeling of gemeenschappelijke regeling (met daarbinnen zelfstandige projectorganisaties en mandateringen) noodzakelijk is of dat wellicht bepaalde taken beter in een losser samenwerkingsverband georganiseerd kan worden. Bij de uitwerking moet wel bedacht worden dat hoe meer op afstand (b.v. in een separate BV/NV) en met hoe meer gemeenten/partijen samengegaan wordt in een separate regeling, hoe minder de eigen specifieke gemeentelijke sturing, controle en toezicht kan plaatsvinden. 6
7. Stel in een separaat raadsvoorstel vast dat de Rekenkamer Breda toegang krijgt tot alle benodigde informatie van alle verbonden partijen, ongeacht de omvang van het gemeentelijke belang in de verbonden partij. 8. Maak, zodra u dat nodig acht, gebruik van de mogelijkheid om onafhankelijk onderzoek uit te laten voeren (bijvoorbeeld uitgevoerd door de Rekenkamer) naar specifieke aspecten van verbonden partijen en/of onderzoek naar het functioneren van specifieke verbonden partijen. 7. Mogelijke invulling spelregel 6: Voor een toelichting op het evaluatieproces, zie de handreiking van de VNG. Een onafhankelijke partij zoals de Rekenkamer kan een rol vervullen in dit proces. Om deze rol te kunnen vervullen, worden de volgende afspraken vastgelegd: 1. Bij elke aanbesteding en dienstverleningsovereenkomst die een gemeentebestuur afsluit met bijvoorbeeld een zorgaanbieder respectievelijk samenwerkingsverband of centrumgemeente wordt in de bepalingen van het contract standaard een verplichting tot medewerking aan rekenkameronderzoek opgenomen. Deze verplichting moet zodanig geformuleerd zijn dat elke rekenkamer of rekenkamercommissie van de betrokken gemeenten al dan niet in samenwerking onderzoek kan uitvoeren. 2. Voor elke gemeenschappelijke regeling geldt dat de rekenkamer(commissie)s van de deelnemende gemeenten afzonderlijk en in samenwerking in staat worden gesteld om alle informatie te verkrijgen die voor de wettelijke taakuitoefening nodig is. 8. Zie aanbeveling 7. 7