Nr Actielijst Nota Verbonden Partijen Bloemendaal

Transcriptie

1 1 Nr Actielijst Nota Verbonden Partijen Bloemendaal Deze nota is bedoeld als basis voor concrete voorstellen. Daartoe is het gewenst dat de betrokken raadscommissie regelmatig, al dan niet op voorstel van het college, een toetsing uitvoert (blz. 4). Actie: De griffie maakt een planning. 2. Het is van belang dat de raad regelmatig wordt geïnformeerd over strategische ontwikkelingen die spelen bij deze drie ondernemingen. In ieder geval bevat de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de rekening hierover informatie. Bij de voor- en najaarsnota wordt financieel belangrijke informatie opgenomen over verbonden partijen indien er van grote afwijkingen sprake is. Indien zich tussentijds belangrijke strategische zaken aandienen bij bovengenoemde bedrijven moet de raad, al dan niet vertrouwelijk, actief worden geïnformeerd (blz. 4). Actie: Financiën houdt hiermee rekening. De portefeuillehouders eveneens. 3. De informatievoorziening van AB-leden aan de raad die hen gekozen heeft, kan worden gebonden aan een tijdslimiet (art. 16, eerste lid, Wgr). Dat is in gemeenschappelijke regeling VRK gebeurd (verantwoording afleggen binnen twee maanden nadat het AB-lid daaromtrent door de raad is verzocht). Bij de gemeenschappelijke regeling Paswerk is dit niet gebeurd en dat zou verbeterd kunnen worden (blz. 12). Actie: Burgemeester en wethouders benaderen DB Paswerk om een zelfde soort regeling als bij de VRK in de gemeenschappelijke regeling opgenomen te krijgen. Overwogen kan worden in beide regelingen een kortere termijn op te nemen. 4. Gemeenschappelijke regelingen kunnen bepalen dat het bestuur daarvan niet alleen gevraagd maar ook ongevraagd alle relevante informatie aan de raden moet verstrekken (art. 17 Wgr). Dit is alleen zo geregeld in de gemeenschappelijke regeling VRK, en dan alleen nog als verplichting van het algemeen bestuur. De g.r. Paswerk noemt dit slechts een bevoegdheid (geen verplichting) van het algemeen èn het dagelijks bestuur (blz. 12). Actie: Burgemeester en wethouders benaderen DB VRK en DB Paswerk met het verzoek de gemeenschappelijke regeling te laten aanpassen en wel zodanig dat in beide gevallen DB en AB verplicht worden ongevraagd alle relevante informatie aan de raden te verstrekken. 5. De regeling Paswerk schrijft voor dat de wijze waarop een AB-lid verantwoording moet afleggen aan de raad die hem heeft gekozen, moet worden geregeld door de raad zelf. Dergelijke regels zijn nooit opgesteld. De regeling VRK vermeldt slechts de in de eerste alinea vermelde tijdslimiet (blz. 12) Actie: Burgemeester en wethouders stellen dergelijke regels op voor beide gemeenschappelijke regelingen en leggen die ter vaststelling aan de raad voor. 6. Artikel 35, eerste lid, van de Wgr (in combinatie met lid 5) bepaalt dat de ontwerp-begroting en ontwerp begrotingswijzigingen minimaal zes weken voordat deze aan het AB worden aangeboden, moeten worden toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten, zodat die raden hierop hun zienswijze kunnen geven. Beide regelingen vermelden nog eens dat deze procedure ook op de (dus alle) begrotingswijzigingen van toepassing is. Dit hoewel de Wgr (art. 35, lid 5) de ruimte laat in de regeling te bepalen ten aanzien van welke categorieën begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken (blz. 12). Actie: Burgemeester en wethouders wijzen DB Paswerk en DB VRK op deze bepalingen en verzoeken hen aan te geven voor welke categorieën begrotingswijzigingen daar naar hun oordeel van kan worden afgeweken. Aan de DB s verzoeken zij voorts hun mening voor te leggen aan de gemeenteraden met een voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. 7. De regeling VRK bepaalt dat de ontwerp-begroting vóór 15 mei voorafgaand aan het betreffende dienstjaar aan de raden moet worden toegestuurd. De regeling Paswerk noemt 1 mei. De VRK-

2 2 regeling noemt vaststelling door het AB vóór 15 juli en de Paswerk-regeling vóór 1 juli. Voor begrotings-wijzigingen gelden deze data uiteraard niet. De VRK-regeling geeft de raden twee maanden de tijd om hun beschouwingen kenbaar te maken en de Paswerk-regeling zes weken. De termijn die de VRK-regeling geeft, is duidelijk te lang, tenzij de ontwerp-begroting ruim vóór 15 mei wordt toegezonden. Immers: tussen 15 mei en 15 juli liggen slechts twee maanden. De reactietermijn van de Paswerkregeking is te kort. Overigens moet de gemeenschappelijke regeling de vastgestelde begroting vóór 15 juli toezenden aan gedeputeerde staten (blz. 13). Actie: Burgemeester en wethouders doen de raad een voorstel dat aansluit op de P&C-cyclus van Bloemendaal, waarna het DB VRK en DB Paswerk zo nodig zullen worden benaderd over een wijziging van de gemeenschappelijke regeling. 8. Alleen de VRK-regeling stelt een meerjarenbegroting verplicht. De Paswerk-regeling dus niet (blz. 13). Actie: Burgemeester en wethouders stellen DB Paswerk voor de gemeenschappelijke regeling op dit punt te doen aanpassen. 9. Wat de ontwerp-rekening en verantwoording betreft, bepaalt de VRK-regeling dat deze vóór 15 mei volgend op het betrokken dienstjaar aan de raden moet worden toegestuurd, die twee maanden de tijd hebben om hun opmerkingen kenbaar te maken. Vaststelling vindt plaats vóór 15 juli. De Paswerk-regeling bepaalt dat toezending vóór 1 mei moet gebeuren, maar geeft geen duidelijke regeling binnen welke termijn de raden moeten reageren (blz. 13). Actie: Burgemeester en wethouders stellen DB Paswerk voor een zelfde reactietermijn als bij VRK in de gemeenschappelijke regeling te doen opnemen. Zij stellen DB VRK voor de toezendingsdatum te doen wijzigen in 1 mei. 10. Op grond van artikel 10 van de Wgr worden het doel, de taken en de bevoegdheden in de regeling vastgelegd. Beide regelingen noemen doel, taken en bevoegdheden. De VRK-regeling veel uitgebreider dan de Paswerk-regeling, met name wat het doel en de taken betreft. De Paswerkregeling volstaat met: ter uitvoering van de aan de gemeentebesturen opgedragen taken en bevoegdheden ingevolge de Wet Sociale Werkvoorziening. Specifieke afspraken kunnen in gemeenschappelijke regelingen voor onbepaalde tijd niet altijd SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) worden geformuleerd. En dat is dan ook in beide regelingen niet gebeurd. Om goed te kunnen toetsen of een gemeenschappelijke regeling doet wat zij belooft, is het echter essentieel dat er in een ander document wèl SMART afspraken worden gemaakt (blz. 13). Actie: Burgemeester en wethouders verzoeken aan DB Paswerk en DB VRK een dergelijk document op te stellen en voor te leggen aan de raden. 11. Uittreding uit Paswerk kan slechts plaatsvinden met ingang van de dag waarop de nieuwe zittingsperiode van het algemeen bestuur aanvangt, met dien verstande dat de uittreding moet zijn goedgekeurd door gedeputeerde staten vóór 1 januari van het desbetreffende jaar (blz. 13). Actie: Burgemeester en wethouders verzoeken DB Paswerk deze beperkingen te doen schrappen uit de gemeenschappelijke regeling. 12. Geen van beide regelingen maakt de financiële gevolgen van uittreden concreet. Dit kan een zware belemmerende factor zijn om uit te treden (blz. 14). Actie: Burgemeester en wethouders verzoeken DB Paswerk en DB VRK duidelijke regels op te stellen en voor te leggen aan de raden ter aanpassing van de gemeenschappelijke regelingen. 13. Wat betreft uittreden, is het uitgangspunt dat dit mogelijk moet zijn binnen een redelijke termijn van maximaal 2 jaar zonder al te grote financiële belemmeringen (Beleidsuitgangspunt 2, punt 4; blz. 17). Actie: Burgemeester en wethouders bezien de mogelijkheden tot aanpassing van alle gemeenschappelijke regelingen op dit punt en doen zo nodig voorstellen. In ieder geval toepassen bij nieuwe gemeenschappelijke regelingen.

3 3 14. Wat het wijzigen van de regelingen betreft, kunnen bij de VRK het AB, het DB en de bestuursorganen van de deelnemende gemeenten voorstellen doen. De bestuursorganen van de gemeenten moeten daartoe eensluidend (dus alle) besluiten. Bij Paswerk is een meerderheid van tweederde van de bestuursorganen vereist. Voorstellen kunnen uitgaan van het AB of van één of meer raden of colleges. Zij krijgen twee maanden de tijd om op een voorstel te reageren (blz. 14). Actie: Geen actie. Er zijn te grote tegengestelde belangen in de regio wat Paswerk betreft. Het belang van Bloemendaal is niet gediend met eensluidendheid. 15. Opheffen van de regeling kan bij de VRK bij eensluidend besluit van de deelnemende gemeenten. Het AB stelt, gehoord de gemeenten, een liquidatieplan op. Bij Paswerk kan opheffing plaatsvinden als ten minste twee derde van de deelnemende gemeenten daartoe besluit. Het saldo wordt verdeeld naar de mate waarin de gemeenten financieel hebben bijgedragen (blz. 14). Actie: Geen actie. Er zijn te grote tegengestelde belangen in de regio wat Paswerk betreft. Het belang van Bloemendaal is niet gediend met eensluidendheid. 16. De algemene aandachtspunten zijn verder uitgewerkt in het besliskader verbonden partijen dat voortaan de verplichte procedure vormt bij het aangaan van (nieuwe) deelnemingen. Het kader biedt een aantal algemeen toepasbare handvatten waarmee actuele en toekomstige ontwikkelingen kunnen worden afgewogen, maar schrijft niet dwingend de te hanteren rechtsvorm voor (blz. 14). 17. De overwegingen om een belang als publiek belang te beschouwen, dienen goed gemotiveerd en onderbouwd te worden (blz. 16). 18. Beleidsuitgangspunt 1 (blz. 16) Onder de volgende condities is het publieke belang gediend met de behartiging door verbonden partijen: 1. Voordat van een eventuele deelneming door de gemeente in een verbonden partij sprake is, dienen de relevante publieke belangen te worden geïnventariseerd en geëxpliciteerd. 2. De waarborging van de publieke belangen dient te worden vastgelegd in regelgeving (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of contracten). Hierbij moet ook worden beoordeeld of concurrentiestelling bijdraagt aan de behartiging van het betreffende publieke belang. 3. Verantwoording en toezicht behoren op adequate wijze te worden geregeld. 4. Wet- of regelgeving moeten niet voorschrijven dat de gemeente zèlf de betreffende taak moet uitvoeren (zie ook bij stap 2); 5. Is structurele overheidsinvloed op de bedrijfsvoering gewenst, dan wordt de betreffende taak door de gemeente zelf uitgevoerd. 6. De samenwerking in verbonden partijen moet bijdragen aan de (continuïteit van de) dienstverlening aan de burgers van Bloemendaal. 7. De samenwerking moet zijn gericht op het uitvoeren van in de wet of gemeentebegroting beschreven taken, het realiseren van efficiencyvoordelen (kostenbesparingen), doelmatigheid (grotere slagkracht) of betere coördinatie van een publiek belang. Uit een vooraf op te stellen evaluatie moet blijken dat de samenwerking toegevoegde waarde kan opleveren. 8. Door de samenwerking moeten de risico s beter beheerst kunnen worden of de risico s kunnen worden gedeeld. Uit een vooraf op te stellen evaluatie moet dit blijken. 9. Er moet sprake zijn van heldere en gemeenschappelijke doelstellingen van zowel de gemeente als de andere partij(en). 10. Samenwerking tussen de gemeente Bloemendaal en andere overheidslichamen met overdracht van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en financiële participatie vindt uitsluitend plaats als dit het geëigende middel is om de beleidsdoelstellingen te realiseren. De Wet gemeenschappelijke regelingen vormt hiervoor het meest aangewezen kader. 11. Samenwerking tussen de gemeente Bloemendaal en privaatrechtelijke partijen vindt alleen plaats als een bijzonder en benoemd publiek belang dit rechtvaardigt. Hiervan is sprake als er onderzocht en gemotiveerd is waarom uitvoering van beleidsvoornemens beter niet in een publiekrechtelijke rechtsvorm kan plaatsvinden (zie ook beleidsuitgangspunt 5).

4 4 12. Een oprichting van of deelneming in een privaatrechtelijke rechtspersoon (zie ook beleidsuitgangspunt 5) is mogelijk c.q. gewenst, indien sprake is van: - het behartigen van een publiek belang dat met behulp van wet- en regelgeving of overeenkomsten niet goed kan worden uitgevoerd; - het initiëren van activiteiten in nauwe samenwerking met andere privaat- of publiekrechtelijke rechtspersonen die zonder deelneming niet of moeilijk van de grond komen. Wanneer de gemeenteraad (of in voorkomende gevallen het college) van oordeel is dat er geen sprake is van een publiek belang of van een publiek belang dat niet door de gemeente behartigd kan worden, zal de gemeente niets doen en het aan de markt of andere overheden overlaten. 19. Beleidsuitgangspunt 2 (blz. 17) Bij het oprichten van, toetreden tot of het wijzigen van gemeenschappelijke regelingen wordt bijzondere aandacht geschonken aan de artikelen in de regeling die betrekking hebben op: 1. de politieke controle door informatieplicht, verantwoording en terugroeping; 2. de financiële controle door de betrokkenheid van de raad bij het vaststellen van de begroting, de begrotingswijzigingen en de jaarrekening; 3. het doel van de regeling en de toekenning van de bevoegdheden om dit doel te bereiken; 4. de regels over het wijzigen en opheffen van en uittreden uit de regeling; 5. het aantal personen dat per gemeente wordt afgevaardigd naar het algemeen bestuur c.q. het stemgewicht dat elke afgevaardigde in het algemeen bestuur heeft, alsmede de vertegenwoordiging in het dagelijks bestuur. 20. Beleidsuitgangspunt 3 (blz. 18) Indien in een gemeenschappelijke regeling bevoegdheden van de raad worden overgedragen, hebben leden van de gemeenteraad alleen zitting in het algemeen bestuur, niet in het dagelijks bestuur. 21. Beleidsuitgangspunt 4 (blz. 18) Voordat wordt besloten tot deelname aan een verbonden partij op publiekrechtelijke grondslag moet voldaan zijn aan de volgende voorwaarden. 1. Deelname moet op termijn budgettair neutraal zijn of een financieel voordeel opleveren voor de gemeente. 2. Het financiële voordeel dient te worden onderbouwd, mede door boeken/bedrijfswaardeonderzoek. 3. Deelname moet aantoonbaar leiden tot meer kwaliteit en continuïteit. 4. Deelname vindt alleen plaats nadat een toezichtarrangement is vastgesteld. In het toezichtarrangement krijgen de aansturing, het beheer en het toezicht vorm en inhoud. Daarbij dient op zijn minst aandacht te worden gegeven aan: a. duidelijkheid van de doelstelling en taakomschrijving èn de meetbaarheid van prestaties van de verbonden partij; b. financiële, maar ook maatschappelijke risico s en de wijze waarop de risico s worden beheerd en beheerst; een risicoanalyse zal hiervoor de basis moeten zijn; c. de sturingsvisie (het geheel van regels en afspraken over de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen bestuursorganen, waaronder de bestuurlijke verhoudingen, vertegenwoordiging, benoeming bestuurders, functiescheiding); d. de wijze waarop de publieke belangen zijn geborgd en op welke wijze de democratische controle plaatsvindt (bekostigingsvoorwaarden, vaststellen tarieven of heffingen, goedkeuring begroting en begrotingswijzigingen, goedkeuren of vaststellen van regelingen van het uitvoeringsorgaan etc.); e. de wijze van verantwoording (informatieplicht, controlerechten, verplichtingen tot het indienen van verantwoordingsinformatie) en de bevoegdheden om zo nodig in te grijpen (aanwijzingen, richtlijnen); f. de wijze (inhoud en tijdstippen) waarop er wordt geëvalueerd inclusief doorlichtingen op effectiviteit en efficiency. 5. Ten behoeve van de opdrachtgevende en uitvoerende rol van de gemeente dient in de ambtelijke organisatie van de gemeente voldoende capaciteit te worden gereserveerd.

5 5 22. Beleidsuitgangspunt 5 (blz. 19) Het "Neen, tenzij principe": de gemeente gaat niet over tot de oprichting van of de deelneming in een privaatrechtelijke rechtspersoon, tenzij op deze wijze een publiek belang wordt behartigd dat niet op een andere wijze tot stand kan worden gebracht. 23. De keuze voor een specifieke rechtsvorm is onder andere afhankelijk van het te bereiken doel (blz. 19). 24. Zijn er zwaarwegende redenen om de bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheid geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een privaatrechtelijke organisatie, dan moet bepaald worden wie de gemeente vertegenwoordigt in de diverse organen van de vennootschap, vereniging of stichting (blz. 19) 25. Gemeentelijke vertegenwoordiging in het bestuur van de onderneming kan leiden tot conflictsituaties (blz. 20) Actie: In acht nemen/voorkomen. 26. Beleidsuitgangspunt 6 (blz. 20) Uitsluitend leden van het college, of een door college aangewezen derde, vertegenwoordigen de gemeente in het bestuur van een privaatrechtelijke rechtspersoon. 27. Beleidsuitgangspunt 7 (blz. 20) Uitsluitend het college benoemt een lid van de raad van commissarissen, zijnde een extern persoon die geen functie binnen het gemeentelijk overheidsapparaat uitoefent. 28. De functie van commissaris in een vennootschap is niet verenigbaar met de functie van gemeentebestuurder (blz. 20). 29. Beleidsuitgangspunt 8 (blz. 21) Leden van het college vertegenwoordigen de gemeente in de algemene vergadering van aandeelhouders van een vennootschap en leggen hierover verantwoording af aan de gemeenteraad. 30. Beleidsuitgangspunt 9 (blz. 21) Leden van de gemeenteraad vertegenwoordigen de gemeente in de algemene ledenvergadering van een vereniging of de raad van toezicht van een stichting. 31. Het college besluit ex artikel 160, tweede lid, van de Gemeentewet tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Deze wensen en bedenkingen in acht nemend, gaat het college vervolgens over tot het nemen van het besluit.

6 6 Het ontwerpbesluit of het voorstel dat aan de raad wordt voorgelegd, behandelt ten minste de volgende punten: a. Besliskader verbonden partijen. Het besliskader verbonden partijen is doorlopen. Er is sprake van een zwaarwegende reden voor de oprichting van of de deelneming in een privaatrechtelijke rechtspersoon (beleidsuitgangspunt 5). Deze reden moet voldoende toegelicht zijn. b. Vertegenwoordiging De mogelijkheid van democratische controle en beïnvloeding is in voldoende mate aanwezig. De beleidsuitgangspunten 6 tot en met 9 zijn in acht genomen. c. Betrokkenen De inbreng van en de stemverhouding tussen de diverse partijen is opgenomen in het voorstel. De taken en verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de privaatrechtelijke rechtspersoon zijn verdeeld en helder geformuleerd. (blz. 21). 32. Beleidsuitgangspunt 10 (blz. 21) Voordat wordt besloten tot deelname aan een verbonden partij op privaatrechtelijke grondslag moet voldaan zijn aan de volgende financiële voorwaarden. 1. Deelname moet budgettair neutraal zijn of een financieel voordeel opleveren voor de gemeente. 2. Het financiële voordeel dient door een advies van een externe deskundige te worden onderbouwd. 3. Deelname vindt alleen plaats nadat een toezichtarrangement is vastgesteld. In het toezichtarrangement krijgen de aansturing, het beheer en het toezicht vorm en inhoud. Daarbij dient minimaal aandacht te worden gegeven aan: a. duidelijkheid van de doelstelling en taakomschrijving èn de meetbaarheid van prestaties van de verbonden partij; b. financiële, maar ook maatschappelijke risico s en de wijze waarop de risico s worden beheerd en beheerst; een risicoanalyse zal hiervoor de basis moeten zijn; c. de sturingsvisie (het geheel van regels en afspraken over de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen bestuursorganen, waaronder de bestuurlijke verhoudingen, vertegenwoordiging, benoeming bestuurders, functiescheiding); d. de wijze waarop de publieke belangen zijn geborgd en op welke wijze de democratische controle plaatsvindt (bekostigingsvoorwaarden, vaststellen tarieven of heffingen, goedkeuring begroting en begrotingswijzigingen, goedkeuren of vaststellen van regelingen van het uitvoeringsorgaan); e. de wijze van verantwoording (informatieplicht, controlerechten, verplichtingen tot het indienen van verantwoordingsinformatie)en de bevoegdheden om zo nodig in te grijpen (aanwijzingen, richtlijnen); f. de wijze (inhoud en tijdstippen) waarop er wordt geëvalueerd inclusief doorlichtingen op effectiviteit en efficiency. 33. Jaarlijks ontvangt de gemeenteraad de jaarstukken van de verbonden partijen. Deze documenten liggen ter inzage bij de griffie en worden in het raadsinformatiesysteem opgenomen. Ten minste eenmaal per jaar licht het verantwoordelijke collegelid de (financiële) stand van zaken en de ontwikkelingen toe in de betreffende raadscommissie (blz. 22). 34. Beleidsuitgangspunt 11 (blz. 22) Ten aanzien van de inhoudelijke kwaliteit van de informatievoorziening en van de begroting en jaarstukken van verbonden partijen (m.u.v. van verbonden partijen waarvan de gemeente slechts aandeelhouder is, t.w. ENECO, De Meerlanden en BNG) worden de volgende aanvullende eisen gesteld: a. met verbonden partijen worden meetbare kwantitatieve en kwalitatieve afspraken gemaakt over de te leveren prestaties;

7 7 b. met verbonden partijen worden afspraken gemaakt over de frequentie (inclusief tijdstippen) en inhoud van de tussentijdse informatievoorziening; c. de rapportages, begroting en jaarstukken van verbonden partijen bevatten: - financiële informatie, zoals de verhouding eigen vreemd vermogen (solvabiliteit); - operationele informatie; - kengetallen over de bedrijfsvoering; - kengetallen over realisatie van de met Bloemendaal gemaakte prestatieafspraken en beleidsdoelstellingen; - informatie over de rechtmatigheid en fiscale aangelegenheden, onder andere BTWcompensatiefonds; - informatie over de verhouding realisatie/budget; - informatie over de risico s en de wijze waarop risicomanagement in de interne organisatie wordt toegepast. d. zowel de raad als het college ontvangen de rapportages, begroting en jaarstukken van verbonden partijen. Daarbij wordt voldaan aan de in de wet en de betreffende gemeenschappelijke regeling gestelde termijnen. Actie: Burgemeester en wethouders benaderen de betreffende verbonden partijen hierover, voor zover noodzakelijk.