VisiBox Basis Online Planning
VisiBox Basis Online Blad 2 van 24 VisiBox basis online: Is het basis pakket binnen Planning.nl, gebaseerd op personeelsplanning, projectplanning en materiaal. In dit document wordt beschreven wat de functionaliteiten zijn binnen deze applicatie. Deze basis is uitbreidbaar naar het eventuele gewenste proces! Hogere productiviteit: Optimale inzet van uw medewerkers. Snel en online inzicht in de planning en voortgang van activiteiten. Eenvoud en gemak: Geen toeters en bellen. Eenvoudige software die iedereen begrijpt en direct zonder opleiding te gebruiken is. Wij regelen het beheer en onderhoud. Altijd en overal toegang: Beschikbaar volgens SaaS. Vereist alleen internetverbinding en een browser. Online inzicht in de planning: Omdat de software 100% webenabled is, kan eenvoudig door de medewerkers vanuit huis of een andere omgeving online naar zijn of haar persoonlijke planning gekeken worden. Door middel van een beveiligde (https) verbinding met de server is ongeautoriseerde toegang niet mogelijk. Elke gebruiker krijgt een eigen aanmeldnaam en wachtwoord welke gekoppeld is aan een uitgebreid systeem van beveiligingen en rechten. Nadat de medewerker toegang heeft tot het programma, worden dus alleen deze programmaonderdelen getoond waartoe hij of zij geautoriseerd is. Ook worden de geleverde planborden hiervoor geoptimaliseerd zodat uitsluitend de eigen planning en rooster in te zien is.
VisiBox Basis Online Blad 3 van 24 VisiBox online bestaat uit de volgende onderdelen: Feestdagen importeren (bedrijfskalender) Activiteiten o Omschrijving o Kleur aangeven voor op het planbord Afdelingen o Omschrijving Type van afwezigheid o Omschrijving o Kleur aangeven voor op het planbord Competenties (vaardigheden, skills) o Omschrijving o Kleur aangeven voor op het planbord Personeel o Voornaam, tussenvoegsel en achternaam o Telefoon vast en mobiel o E-mailadres o Niet tonen op het planbord o Opmerkingen (memo) o Mogelijke competentie(s) met uurtarief o Afdeling(en) waarop werkzaam o Documenten uploaden aan de persoon Projecten o Projectnummer o Omschrijving o Opdrachtgever o Afdeling o Documenten uploaden aan het project o Startdatum en einddatum o Niet tonen op het planbord Materiaal o Omschrijving o Niet tonen op het planbord
VisiBox Basis Online Blad 4 van 24 Uitleg van functionaliteiten VisiBox basis Personeel o Voornaam, tussenvoegsel en achternaam o Telefoon vast en mobiel o E-mailadres o Niet tonen op het planbord o Opmerkingen (memo) o Mogelijke competentie(s) met uurtarief o Afdeling(en) waarop werkzaam o Documenten koppelen aan de persoon
VisiBox Basis Online Blad 5 van 24 Competenties (vaardigheden) o Omschrijving o Kleur aangeven voor op het planbord o Medewerker kan meerdere competenties bezitten
VisiBox Basis Online Blad 6 van 24 Projecten o Projectnummer o Omschrijving o Opdrachtgever o Afdeling o Documenten (werkbonnen) koppelen aan het project o Startdatum en einddatum o Kleur op het planbord o Niet tonen op het planbord o Projecten kunnen gekoppeld worden aan meerdere afdelingen/vestigingen (fasering)
VisiBox Basis Online Blad 7 van 24 Materiaal o Omschrijving o Niet tonen op het planbord
VisiBox Basis Online Blad 8 van 24 Afdelingen, Vestingen, of aan projectmanagers koppelen (lid van) o Omschrijving Onbeperkt afdelingen of vestigingen of projectmanagers aanmaken!
VisiBox Basis Online Blad 9 van 24 Planbord lay-out: Vraag en toekenning met handmatig inplannen: Nadat de vraag per taak (competentie) is aangemaakt, kan daarna handmatig medewerkers op worden ingepland.
VisiBox Basis Online Blad 10 van 24 Zoekplanbord: Ook kan, daarna, handmatig naar alternatieve medewerkers gezocht worden op basis van beschikbaarheid en competentie. Daarvoor hebben wij het zoekplanbord ontwikkeld. U ziet dan een planbord met alle medewerkers welk voldoen aan de eisen van de vraag. Het grijze gebied geeft de vraag (tijd)zone weer op basis van beschikbaarheid en competentie op aantal uur. Tool tip geeft projectinformatie totaal evenals het planblokje.
VisiBox Basis Online Blad 11 van 24 Zoekplanbord materiaal (welke zijn ingezet en waar?) En welke zijn nog inzetbaar? Binnen het zoekplanbord kan men filteren op de gewenste view! Tevens kan het gewenste direct vanuit het programma worden opgeslagen en gemaild
VisiBox Basis Online Blad 12 van 24 Opsomming planningsmethoden algemeen VisiBox basis: Zoeksysteem personeel op beschikbaarheid en competentie Voorkomen, of melden met goedkeuring, dat iemand dubbel ingepland kan worden. Inplannen van personeel op meerdere taken per dag Bedrijfskalender tot 2025 Afdelingen aanmaken. Activiteiten/taken aanmaken Afwezigheid Competentie aanmaak en koppelen aan persoon Projectenkaart Materiaalkaart Relatie kaart Rechten systeem Groter maken van planbord Datumbereik (1 dag t/m 16 weken) Printen en mailen van de planning Multi selectie Tellers begrote, geplande uren en meer uren Eigenschappen van een planblokje: Bewerken Toekennen Kopiëren Verwijderen
VisiBox Basis Online Blad 13 van 24 Filters en views: Personeel, projecten en materiaalview (met Multi selectie)
VisiBox Basis Online Blad 14 van 24 Voorbeeld van een projectview: Het is tevens mogelijk diverse statussen aan een project te koppelen: Of vanaf het planbord projectgegevens in te zien, of extra functies er aan toe te voegen:
VisiBox Basis Online Blad 15 van 24 Kopieer functie: Terugkeer patroon:
VisiBox Basis Online Blad 16 van 24 Afwezigheid (verlofaanvraag): In de personeelskaart vastleggen Elke type van afwezigheid is te gebruiken en toonbaar te maken op het planbord (eigen kleuren). Print, opslaan en mail functie:
VisiBox Basis Online Blad 17 van 24 Optionele rapportages: Exporteren van informatie naar Excel. Gebruik maken van de optionele reportserver Jasper. Maatwerkrapportages, uitgevoerd door onze eigen programmeurs. Optionele koppelingen: Verzenden van emails via Exchange server of Gmail van Google. Automatisch mailen van plangegevens en conflicten. Het mailen, in pdf vorm, van het planbord. Gewerkte uren en/of aanwezigheid uitwisselen met uw loonadministratie. Elke denkbare techniek wordt ondersteund. o Csv (Excel) o Xml (webservices) o ODBC (data uitwisseling) Optionele programma onderdelen die volledig integreerbaar zijn in uw programma: HR-gegevens personeel met koppelingen naar uw salarisadministratie. Tijdregistratie. Wagenparkbeheer. Routeplanning gekoppeld aan Google Maps. Facturering met koppelingen naar uw financiële administratie. Uitgebreid (online) documentenbeheer. Maatwerk, uitgevoerd door onze eigen programmeurs. Beveiliging: Rechten, in te stellen per gebruiker. Elke gebruiker heeft zijn of haar eigen menusysteem. Alle verkeer tussen server en cliënt gaat via https. Techniek: Software is standaard multi-user, met een onbeperkt aantal gebruikerslicenties voor geheel Nederland op één server. Leverbaar in meerdere talen, Nederlands is de standaardtaal. SQL Server 2000/2005/2008 of SQL Server 2005 express (gratis). MySQL 5.0+ (gratis). Apache Tomcat web server (gratis).
VisiBox Basis Online Blad 18 van 24 Kosten gebruik van VisiBox Basis Online Aanmaken van uw administratie op de server van Planning.nl 385,- eenmalig Abonnementskosten tot maximaal 100 medewerkers 185,- per maand Technische updates en support 0,- gratis Hosting in ons data center inclusief het maken van back-ups 0,- gratis Er zijn verschillende abonnementsvormen mogelijk: Maandabonnement. o Per maand opzegbaar. Jaarabonnement. (1 maand gratis, u betaald dus voor 11 maanden ineens) o Per jaar opzegbaar. Opties Halve dag training, locatie te Vlaardingen (max. 4 personen) 380,- eenmalig Hulp bij het inrichten van uw administratie (QuickScan) (*) 760,- eenmalig (*) Wat doen wij met de QuickScan: Wij bezoeken uw bedrijf en bekijken samen uw huidige werkmethode. Op basis van deze informatie geven wij advies hoe u het beste onze software kunt gebruiken. Samen maken we dan ook een begin met het inrichten van uw administratie.
VisiBox Basis Online Blad 19 van 24 Technische updates en support: U ontvangt regelmatig (technische) updates van uw aangekochte programma, zodat dit ook klaar is voor de toekomst. Denk aan de nieuwe toekomstige versies van de diverse besturingssystemen en webbrowsers. U kunt e-mailen naar onze supportafdeling voor vragen en/of opmerkingen over uw aangekochte programma. Gratis en per direct herstellen van geconstateerde programmafouten of andere gebreken van uw aangekochte programma. U ontvangt 15% korting op alle toekomstige aankopen voor uitbreidingen binnen uw aangekochte programma. U ontvangt 15% korting op ons uurtarief van 100. Hosting programma en database: Uw (SQL)data worden opgeslagen op een server van planning.nl. Ook uw (web)software zal door dezelfde server worden gehost. Elke 24 uur wordt hiervan een back-up gemaakt die twee weken bewaard wordt. Planning.nl controleert de server continu op correcte werking. De server is ook voorzien van een firewall en virusscanner. Daarnaast worden datagroei en back-up van de databases elke 24 uur gecontroleerd. Zelf heeft u slechts een computer met een internetaansluiting nodig. Betalingsschema: 100% van elk termijnbedrag gestart vanaf datum opdracht. Uitleg prijsstructuur van onze software: Geen kosten doorberekend voor het aantal in te plannen medewerkers. Geen speciale extra hardware of server nodig. Altijd de beschikbaarheid over de meest recente versies.
VisiBox Basis Online Blad 20 van 24 Het datacenter SmartDC: Voor de huisvesting van onze diensten maken wij gebruik van het ultramoderne datacenter SmartDC gevestigd in het industriële monument "de van Nelle fabriek" in Rotterdam. Met een capaciteit van 3500m2 het grootste commerciële datacenter van Rotterdam. Het voordeel van een datacenter is dat onze IT-apparatuur 24 uur per dag, 7 dagen per week onder perfect geconditioneerde omstandigheden ingezet kan worden. In SmartDC is zowel de energievoorziening redundant uitgevoerd, alsmede de aanwezige netwerkverbindingen. Tevens zijn er extra voorzieningen getroffen voor een adequate koeling en detectiesystemen in het geval van een mogelijke beginnende brand of waterlekkage, zodat vroegtijdig ingegrepen kan worden om verdere schade te voorkomen. Omdat veiligheid van het grootste belang is, is het datacenter gerealiseerd in een volledig bewaakte omgeving. De faciliteit is gebouwd op een vloer welke 1,20 meter boven het grondniveau ligt, met hekwerk en een waterbarrière omringd is en waar 24 uur per dag bewaking op de locatie aanwezig is. Alleen daartoe bevoegde medewerkers kunnen 24 uur per dag toegang tot de locatie verkrijgen, en dan alleen tot die servers waarvoor zij bevoegd zijn. Netwerkvoorzieningen: - Carrier-neutral; - MeetMe-room aanwezig; - Ruime keuze aan netwerkleveranciers en fiberleveranciers (zoals Level3, Global Crossing, NL- IX, Colt Telecom, Eurofiber, I3D etc.); - Momenteel 110Gbit netwerk operationeel.
VisiBox Basis Online Blad 21 van 24 Meer afbeeldingen uit het planningsprogramma;
VisiBox Basis Online Blad 22 van 24 Personeelsview - Groen betekend ingepland (geen beschikbaarheid meer - Daaronder op welk project of de persoon is afwezig! Materiaal view gefilterd (waar ingezet op het blokje en getoond wordt nog de beschikbaarheid!)
VisiBox Basis Online Blad 23 van 24 Weekniveau Dag niveau
VisiBox Basis Online Blad 24 van 24