Elektronisch factureren UWV vraagt leveranciers om hun facturen elektronisch te sturen. Wat betekent dat voor u? En hoe verstuurt u elektronische facturen? Twee factuurstromen UWV onderscheidt twee factuurstromen: Facturen van re-integratiebedrijven. Facturen voor goederen en diensten voor de bedrijfsvoering van UWV. Bijvoorbeeld facturen voor inhuur van uitzendkrachten, kantoorartikelen, ICT-middelen, schoonmaakdiensten, etc. Wij behandelen in dit document alleen facturen voor de bedrijfsvoering. Voor informatie over e- factureren voor re-integratiebedrijven kijkt u op uwv.nl. Of neem contact op met uw UWVcontactpersoon voor re-integratie. 1. Inleiding De Nederlandse overheid stimuleert elektronisch factureren. Zowel voor overheidsinstellingen als ondernemingen kan e-factureren tot grote besparingen leiden. Om die reden heeft de rijksoverheid zich ten doel gesteld om eind 2014 tachtig procent van alle facturen in elektronisch formaat te ontvangen. Vanzelfsprekend is hiervoor de hulp van leveranciers vereist. Door zelf het voortouw te nemen verwacht de overheid dat ook ondernemingen onderling vaker elektronisch gaan factureren, waardoor het gezamenlijke voordeel het grootst wordt. Bent u verplicht elektronische facturen te sturen? Ondernemingen sturen facturen om betaald te worden voor de door hen geleverde producten of diensten. De wet stelt duidelijke eisen aan de inhoud van de factuur, dat wil zeggen de informatie die in een factuur moet zijn opgenomen. Er worden weinig eisen aan de vorm gesteld. Zowel facturen in papieren vorm als elektronische vorm zijn toegestaan. Het is aan de handelspartners om afspraken te maken over de wijze van factureren. Om de acceptatie van elektronische facturen te bevorderen nemen veel overheidsinstellingen in het programma van eisen van aanbestedingen de voorwaarde op dat leveranciers in staat zijn om elektronisch te factureren. Op die manier wordt bevorderd dat leveranciers die dit nog niet kunnen maatregelen nemen om facturen in het gewenste elektronische formaat te leveren. 1 van 6
Hoe helpt de overheid? Organisaties die nog niet in staat zijn om elektronische facturen te maken en te versturen zullen in veel gevallen kosten moeten maken om dit wel mogelijk te maken. Overheidsinstellingen op hun beurt, hebben moeten investeren om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Om de investeringen zo effectief mogelijk te laten zijn heeft de overheid de volgende maatregelen genomen: adoptie van facturatiestandaarden: er zijn veel zogenaamde standaarden in omloop op het gebied van factuurformaten. De Nederlandse overheid heeft er twee uitgekozen, namelijk pdf en xml (UBL 2.0 en HR-XML voor facturen voor inhuur van extern personeel). Door de adoptie van standaarden voor de gehele overheid hoeven leveranciers niet per overheidsorganisatie waaraan zij leveren afzonderlijk afspraken te maken over formaat en inhoud van het factuurbericht. inrichten digitaal overheidsportaal: om facturen elektronisch te kunnen sturen moeten leveranciers een koppeling leggen met het digitale portaal van de overheid: Digipoort. Eén koppeling volstaat voor ondernemingen om elektronische facturen te kunnen versturen aan al hun overheidsklanten. 2. Hoe kunt u elektronische facturen sturen aan UWV: 2 manieren Er zijn twee manieren waarop u elektronische facturen kunt sturen: als xml-bericht via Digipoort; als pdf-bijlage in een e-mail. De eerste manier heeft onze voorkeur. Deze wijze van factureren voeren wij ook op als conditie in het programma van eisen bij nieuwe aanbestedingen. 2.1 Het versturen van xml-facturen via Digipoort Om facturen te kunnen versturen beschikt u over een koppeling met Digipoort. Eén koppeling is voldoende om met al uw overheidsklanten te e-factureren. Wat heeft u nodig voor e-factureren? Om elektronische facturen te kunnen versturen via Digipoort moet u het volgende regelen: U moet een factuur in het gewenste xml-formaat kunnen sturen. Veel administratieve systemen zijn hier al toe in staat. In de meeste gevallen werken softwareleveranciers al aan het realiseren van deze functionaliteit. Heeft uw systeem geen mogelijkheden om facturen in het juiste formaat te genereren? Gebruik dan een billing service provider. Dit is een organisatie die in staat is om verschillende output-formaten voor facturen te vertalen naar het gewenste xml-formaat. U beschikt over een koppeling met Digipoort. Heeft u die nog niet? Maak dan gebruik van de aansluitkit die Logius ter beschikking stelt. 2.2 Rechtstreeks pdf-facturen versturen als bijlage in e-mail Bent u als leverancier nog niet in staat om xml-facturen te sturen? Dan accepteert UWV ook facturen in pdf-formaat. Met behulp van speciale software (OCR; Optical Character Recognition) kan UWV de voor verdere verwerking nodige data van de factuur lezen en zo de factuur geautomatiseerd verwerken. Deze methode is foutgevoeliger en heeft daardoor niet onze voorkeur. Wat heeft u nodig om pdf-facturen te versturen? Om pdf-facturen te kunnen versturen moet u het volgende regelen: U moet in staat zijn om facturen in pdf-formaat te genereren. 2 van 6
De OCR-software moet de pdf-factuur kunnen lezen. Dit betekent dat de factuur alle informatie bevat die nodig is om deze te kunnen verwerken. Overigens is dit grotendeels data waarvoor de wettelijke verplichting bestaat ze op de factuur op te nemen. De factuur stuurt u als bijlage in een e-mail aan: pdf.crediteuren@uwv.nl. Dit e-mailadres is speciaal voor dit doel opengesteld en uitsluitend voor pdffacturen bedoeld. In paragraaf 3.3 van dit document leest u uitgebreid over deze manier van factureren. Wilt u via pdf aanleveren, neem dan telefonisch contact met ons op (020) 687 3900 of per mail met servicedesk.crediteuren@uwv.nl. Onderstaande figuur geeft de verschillende factuurvormen die UWV ondersteunt schematisch weer. 3. Detailspecificaties voor facturen Hiervoor las u dat UWV twee soorten elektronische facturen verwerkt; xml-facturen in de formaten UBL 2.0 en HR-XML en pdf-facturen. Wij versturen op aanvraag gedetailleerde specificaties en voorbeelden van deze soorten. Stuur uw aanvraag naar servicedesk.crediteuren@uwv.nl. Hieronder geven we een toelichting op de verschillende soorten elektronische facturen. Als UWV een factuur ontvangt die niet aan deze specificaties voldoet nemen wij deze niet in behandeling. De leverancier ontvangt hierover een e-mail. 3 van 6
3.1 Toelichting bij de UBL 2.0 factuur (xml) De gedetailleerde UBL-specificaties zenden wij u op aanvraag toe. Stuur uw aanvraag naar servicedesk.crediteuren@uwv.nl. In deze specificaties staan vet gedrukte elementen. Deze zijn verplicht. Ook staan er cursieve elementen in. Deze zijn afhankelijk van de context verplicht. Het bankrekeningnummer moet een IBAN zijn. Het juiste UWV-postbusnummer is 57025. Dit postbusnummer is van groot belang voor de verwerking. Wij gebruiken dit om te bepalen voor welke crediteurenadministratie het bericht bedoeld is. Bij creditfacturen dienen de opgenomen bedragen negatief te zijn. Bij creditfacturen dient u altijd het volledige bedrag van de oorspronkelijke factuur te crediteren. Een factuur bevat altijd een kostenplaats (afdeling of projectcode) of een inkoopordernummer. UWV verschaft deze informatie bij het plaatsen van de bestelling omdat een factuur anders niet verwerkt, en dus niet op tijd betaald kan worden. Een leverancier kan niet twee facturen met hetzelfde factuurnummer sturen. Als het btw-bedrag niet nul is, dan vult u het btw-percentage, het btwnummer en het nettobedrag in. De valuta is Euro. Het is wettelijk verplicht gesteld dat de NAW-gegevens van de leverancier en de afnemer op de factuur worden vermeld. Dat mag zowel een fysiek adres als een postbusadres zijn. de rubriek nl-inv:invoice/cac:sellersupplierparty gebruikt u alleen als de leverende partij een andere is dan de facturerende. het element nl-inv:invoice/cac:contractdocumentreference/cbc:id wordt uitsluitend gebruikt door re-integratieleveranciers. De factuurregel verwijst naar de inkooporderregel: Wanneer u een opdracht ontvangt met meerdere inkooporderregels, dan dient u in de factuur het inkooporderregelnummer op te nemen in de bijbehorende factuurregel. Met deze gegevens op de factuur kan UWV de factuur automatisch koppelen aan de juiste inkooporder en de factuurregel aan de juiste inkoooporderregel. 3.2 Toelichting bij de HR-XML factuur (xml) De gedetailleerde specificaties voor HR-XML zenden wij u op aanvraag toe. Stuur uw aanvraag naar servicedesk.crediteuren@uwv.nl. In deze specificaties staan vet gedrukte elementen. Deze zijn verplicht. Ook staan er cursieve elementen in. Deze zijn afhankelijk van de context verplicht. Het bankrekeningnummer moet een IBAN zijn. Het juiste UWV-postbusnummer is 57025. Dit postbusnummer is belangrijk voor de verwerking omdat wij het gebruiken bij het bepalen voor welke crediteurenadministratie het bericht bedoeld is. Bij creditfacturen dienen de opgenomen bedragen negatief te zijn. Bij creditfacturen dient u altijd het volledige bedrag van de oorspronkelijke factuur te crediteren. Een factuur bevat altijd een kostenplaats (afdeling of projectcode) of een inkoopordernummer. Deze informatie moet bij het plaatsen van de bestelling door UWV verschaft worden omdat een factuur anders niet verwerkt en dus niet op tijd betaald kan worden. Een factuur kan slechts één inkooporder of kostenplaats bevatten. Een leverancier kan niet twee facturen met hetzelfde factuurnummer sturen. 4 van 6
Als het btw-bedrag niet nul is, dan dienen het btw-percentage, het btwnummer en het nettobedrag gevuld zijn. De valuta is Euro. Het is wettelijk verplicht gesteld dat de NAW-gegevens van de leverancier en de afnemer op de factuur worden vermeld. Dat mag zowel een fysiek adres als een postbusadres zijn. De factuurregel verwijst naar de inkooporderregel: Wanneer u een opdracht ontvangt met meerdere inkooporderregels, dan dient u in de factuur het inkooporderregelnummer op te nemen in de bijbehorende factuurregel. Met deze gegevens op de factuur kan UWV de factuur automatisch koppelen aan de juiste inkooporder en de factuurregel aan de juiste inkoooporderregel. 3.3 Toelichting bij de pdf-factuur Een pdf mag maximaal één factuur bevatten en per ingezonden e-mail mag slechts één pdf worden meegezonden. Een factuur moet alle gegevens die op de voorbeeld-pdf vermeld zijn bevatten (zie de voorbeeld pdf-factuur). Het bankrekeningnummer moet een IBAN zijn. Bij creditfacturen moet altijd de tekst creditfactuur op de factuur vermeld worden. Bij creditfacturen moet altijd het volledige bedrag van de originele factuur gecrediteerd worden. Een factuur bevat altijd een kostenplaats (afdeling of projectcode) of een inkoopordernummer. Deze informatie moet bij het plaatsen van de bestelling door UWV verschaft worden omdat een factuur anders niet verwerkt en dus niet op tijd betaald kan worden. Een factuur kan slechts één inkooporder of kostenplaats bevatten. Een leverancier kan niet twee facturen met hetzelfde factuurnummer sturen. Als het btw-bedrag niet nul is, dan dienen het btw-percentage, het btwnummer en het nettobedrag gevuld zijn. De valuta is Euro. Het juiste UWV-postbusnummer is 57025. Het is wettelijk verplicht gesteld dat de NAW-gegevens van de leverancier en de afnemer op de factuur worden vermeld. Dat mag zowel een fysiek adres als een postbusadres zijn. om een optimale OCR-herkenning mogelijk te maken (en daarmee een vlotte verwerking en betaling) vragen wij u verder rekening te houden met de volgende eisen aan de opmaak van de factuur: o De gegevensregels die op de factuur vermeld staan, moeten voorzien zijn van duidelijke labels (conform voorbeeld-pdf); o Gebruik geen kaders en lijnen; o De teksten moeten worden weergegeven in donkere kleuren zoals zwart of donker blauw; o Geen vlakken of teksten met kleur op kleur; o Als lettertype mag alleen een eenvoudig lettertype worden gebruikt, zoals Arial of Times New Roman, de letters mogen niet cursief zijn en de lettergrootte niet kleiner dan lettertype 9; o Kwaliteit van de image moet minimaal 300 dpi zijn De factuurregel verwijst naar de inkooporderregel: Wanneer u een opdracht ontvangt met meerdere inkooporderregels, dan dient u in de factuur het inkooporderregelnummer op te nemen in de bijbehorende factuurregel. Met deze gegevens op de factuur kan UWV de factuur automatisch koppelen aan de juiste inkooporder en de factuurregel aan de juiste inkoooporderregel. 5 van 6
4. Heeft u nog vragen? Dit document geeft informatie over de eisen die UWV stelt aan elektronisch factureren. Indien u nog vragen heeft, dan kunt u terecht bij: Servicedesk Crediteuren (020-6873900) of per e-mail (servicedesk.crediteuren@uwv.nl). 6 van 6