Lean Six Sigma bij netbeheerders in de energiesector. Inleiding Om de effectiviteit en efficiëntie te verbeteren wordt er ook in de energiesector steeds meer gebruik gemaakt van methoden en technieken van Lean Six Sigma. Gezien mijn ruime ervaring met verbetertrajecten bij de meeste Nederlandse netbeheerders en inmiddels opgedane kennis van Lean Six Sigma wil ik graag mijn visie delen over de toepasbaarheid van Lean Six Sigma bij netbeheerders. In dit artikel zullen de volgende onderwerpen aan de orde komen: 1. Waarom lean six sigma? 2. Keuze tussen een Lean of Six Sigma verbetertraject 3. Verbetergebieden 4. Specifieke aandachtspunten 5. Conclusie Waarom lean six sigma? Door de methoden en technieken van Lean Six Sigma goed toe te passen wordt het voortbrengingsproces van een bedrijf efficiënter en effectiever wat leidt tot: lagere kosten, betere kwaliteit en een hogere leverbetrouwbaarheid. De klanteneisen (Critical To Quality/Voice of the Customer) staan hierbij centraal. Lean is erop gericht om vooral de zichtbare verbeteringen te realiseren zoals het voorkomen van verspilling : onnodige voorraden, wachttijden of rework. Ook vereenvoudiging, uniformering en standaardisering spelen een belangrijke rol Six Sigma richt zich juist richt op het onderzoeken van een proces waarbij veel data en statistiek gebruikt worden om inzicht te krijgen in de samenhang van variabelen in het proces. In de processtappen in figuur 1 voor Lean en Six Sigma wordt dit ook wel duidelijk. Figuur 1: Te doorlopen stappen bij Lean of SixSigma. Verschillende methoden en technieken van Lean Six Sigma hebben vaak al een historie van enkele decennia (o.a. KAIZEN, OPT/the Goal, JIT, TQM/statistiek) en vinden hun oorsprong in vooral discrete 1
productieomgevingen. Managers en consultants met veel werkervaring komen in Lean Six Sigma veel bekende methoden en technieken weer tegen. Lean Six Sigma is echter zowel toepasbaar gemaakt voor producerende als dienstverlenende bedrijven. Keuze tussen een Lean of Six Sigma Verbetertraject Het is evident dat een goede analyse noodzakelijk is om de juiste maatregelen te bepalen. Indien door betrokkenen in de processen onderbouwd en eenduidig wordt aangegeven waar de oorzaken liggen om de processen nog efficiënter en effectiever te laten verlopen, hoeft er weinig tijd besteed te worden aan onderzoek. Ook als de problematiek niet complex is kunnen er snel maatregelen genomen worden en volstaan Lean technieken en methoden. In andere gevallen is het vaak beter om met Six Sigma technieken te werken. Als er overlap is met andere projecten moet dit natuurlijk ook voorafgaande aan verdere onderzoeken goed worden afgestemd (zie figuur 2). Figuur 2: Keuze tussen Lean of Six Sigma Verbetergebieden Voor de indeling van verbetergebieden is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen de volgende primaire hoofdprocessen: 1. Realiseren van energienetwerken en aansluitingen 2. Onderhouden netwerken (preventief en correctief) 3. Bedrijfsvoering netwerken Per hoofdproces wordt aangegeven waar verbetergebieden liggen [1] en waar welke technieken en methoden kunnen worden toegepast. De processen bij assetmanager en assetowner zijn buiten beschouwing gelaten. Realiseren van energienetwerken en aansluitingen Belangrijke verbetergebieden hier zijn: 2
1. Een goede planningsmethodiek voor zowel korte- middellange- als lange termijn: Waste voorbeelden zijn: Extra inwerktijd door het wisselen van projecten door een gewijzigde prioriteitenwisseling Herstelwerk (rework) ontstaat door minder kwaliteitscontrole bij zowel voorbereiding als uitvoering ten gevolge door hogere werkdruk (door planningsoorzaken) 2. Tijdsnormering voor werkzaamheden per product en per functie die gebruikt kunnen worden voor: efficiëntiemeting medewerkers: Ook door het nieuwe (thuis)werken is het steeds belangrijker om hier grip op te krijgen. planning: hoe verder de horizon, hoe hoger het aggregatieniveau van product(groep)en Hoe complexer de werkzaamheden hoe moeilijker het is om de met tijdsnormen te werken. 3. Uniformering/standaardisatie: één werkwijze per product met standaard brieven, standaard materialen en standaard activiteiten intern en door de aannemer waar mogelijk (zie figuur 3) inrichting van systemen op de gewenste werkwijze waarbij bijvoorbeeld onnodige opties niet voorkomen in menu s (work flow management methode toepassen) Technieken en methoden: Voor bovenstaande verbetergebieden zijn vooral Lean technieken interessant: Kaizen Blitz Sessie (punt 1, 3, 4 en 5): In één of enkele intensieve dagen met vooral direct met het proces betrokken medewerkersde waste uit het proces halen en gezamenlijk tot een efficiënter en effectiever proces komen en implementeren. Value Stream Mapping (punt 3, 4 en 5): visuele presentatie van het proces voor een product van begin tot eind (inclusief en materiaal - & informatiestromen) zowel huidige situatie als gewenste situatie Work balancing (punt 2): afstemmen van bezetting op gewenste vraag/tempo van klant. Mistake proofing (punt 3): voorkom menselijke fouten door processen zo in te richten dat de kans op menselijke fouten afneemt (bijvoorbeeld: actuele te hanteren standaards op één plaats). 3 Figuur 3: Grenzen van standaardisatie Hoe dieper je gaat in werkwijzen per product hoe meer locale verschillen je tegenkomt: wel/geen grijpvoorraad versus voorcalculatie, wel/geen levering materialen door aannemer, afwijkende brieven, andere hulpmaterialen etc. Hoe groter de organisatie, hoe lastiger de standaardisatie. 4. Verminderen van de schakels in de keten: keep it simple, schakels die te weinig waarde toevoegen samenvoegen met andere schakels 5. Digitaliseren van informatievoorziening netwerken zodat op werklocatie alle benodigde netwerkinformatie voorhanden is: ligging, toegepaste materialen, boringen, legjaar etc 6. Inrichting van leerproces: leer van de gemaakte fouten en tref de juiste maatregelen (echt toepassen van Plan-Do-Check-Act(PDCA)-cyclus)
5S (punt 3): Sort or Select (verwijder uit systemen wat je niet nodig hebt), Straighten or Set in Order (logische structuur van opslag), Shine (zorg dat files er goed uit zien), Standardize, Sustain A3 reporting (punt 6): een PDCA tool om op basis van afwijkingen en een goede analyse tot gerichte acties te komen en die beknopt vast te leggen in een A3 tool met gestructureerde indeling (zie figuur 4). Figuur 4: A3 reporting Onderhouden netwerken (preventief en correctief) Belangrijke verbetergebieden hier zijn: 1. Goede registratie van zowel storingen als inspectierapporten van (preventief) onderhoud zodat de maintenance engineer de juiste voorstellen kan maken: uitstel vervanging, (partiële) vervanging of modificatie. 2. Meer automatiseren van werkorders voor buitendienst, waarbij reistijden worden verminderd en de registratie van uitgevoerde werkzaamheden of inspecties ter plekke plaatsvindt. 3. Directe digitale beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de volgende gegevens : Het netwerk ter plekke: geografische ligging, materialen, storingshistorie, Lopende projecten in de omgeving van de storing en de status 4. Keuze om monteurs wel/niet alleen in te zetten voor storingen. Afhankelijk van de omvang van uit te voeren onderhoudswerkzaamheden kan het verstandig zijn om monteurs alleen in te zetten voor onderhoudswerkzaamheden. 5. Uitbesteden c.q. contractmanagement. Om verschillende goede redenen worden er werkzaamheden uitbesteed: strategisch, lagere kosten, alleen (complexe) werkzaamheden met hoge toegevoegde waarde zelf uitvoeren etc. Hierbij zijn allerlei contractvormen mogelijk waarbij resultaatverplichtingen en risico s in meer of minder mate worden belegd bij andere bedrijven: D&C, DBFK, turn key, eenheidsprijzen. Vooral in het managen van deze contracten is nog veel te winnen. 4
Technieken en methoden: Voor bovenstaande verbetergebieden zijn naast Lean technieken ook Six Sigma technieken interessant. Goed toepasbare lean technieken zijn: Kaizen Blitz Sessie (punt 1,2, 3, 4 en 5) Value Stream Mapping (punt 1, 2, 3 en 5) Work balancing (punt 4) Mistake proofing (punt 1, 2, 3 en 5) Omdat vaak niet goed te bepalen is wat de oorzaak is van storingen kan vooral Six Sigma helpen om de oorzaken scherp te krijgen. Dit begint met het verzamelen van mogelijke oorzaken met root cause analysen (RCA) en root cause hypothesen (RCH), waarbij na verzameling van data er getest kan worden (zie figuur 5) welke variabelen echt invloed hebben op de doelvariabelen. Als voorbeeld kan bij storingsanalysen zo bepaald worden welke factoren van invloed zijn: leeftijd, grondsoort, grondwaterstand, verzakkende grond, druk (gas) of belasting (elektriciteit), materiaalsoort etc. Figuur 5: Overview testing techniques (bron: Van Eekhout Consulting) Bedrijfsvoering netwerken Belangrijke verbetergebied hier is: Goede loadplanning om te voorkomen dat er in een laatste fase moet worden bijgestuurd met de nodige extra kosten. Technieken en methoden: Omdat vaak niet goed te bepalen is wat de oorzaak is van wijzigingen in de loadplanning kan naast de lean techniek Kaizen Blitz Sessie, vooral Six Sigma helpen om de oorzaken scherp te krijgen. Specifieke aandachtspunten 1. De netgegevens zijn op sommige plaatsen onbetrouwbaar en onvolledig. Belangrijke redenen hiervoor zijn: 5
Ouderdom netten: Door beperkte/onvolledige registratie in het verleden zijn zowel de eigenschappen als ligging gegevens van netten niet compleet en/of onbetrouwbaar. Zowel vooraf controleren als achteraf bijsturen brengen extra kosten met zich mee (waste). Bedrijfsovernames/fusies 2. De noodzaak om te veranderen is bij medewerkers van netbeheerders minder aanwezig omdat er feitelijk maar weinig concurrentie is. Hoewel de Energiekamer erop toeziet dat er steeds efficiënter wordt gewerkt wordt de noodzaak hiervan nog niet voldoende ervaren. Aangezien noodzaak de belangrijkste kracht (2) is om te veranderen komt men relatief minder snel in beweging om te verbeteren. Voor management ligt hier een belangrijke taak om deze noodzaak inzichtelijk te maken en te communiceren. 3. De voorspelbaarheid van de omgevingsfactoren bij netbeheerders is veel lager dan bij productiebedrijven die met veel minder factoren te maken hebben. De volgende factoren zorgen ervoor dat het lastig is om de werkzaamheden volgens planning uit te voeren: Weersomstandigheden Vertraging in vergunningen Geen toegang tot stations/installatiedelen Grondwater/wateroverlast Conclusie Lean Six Sigma heeft zijn toegevoegde waarde al bij verschillende bedrijven bewezen. Hoewel groot geworden in industriële productieomgevingen is Lean Six Sigma ook goed toepasbaar in de energiesector. Door goed te kijken naar de probleemsituatie qua complexiteit en qua onzekerheid van onderliggende factoren, kan een juiste keuze gemaakt worden tussen Lean en Six Sigma. Afhankelijk van verbetergebieden en specifieke aandachtgebieden zijn er vele technieken die toegepast kunnen worden om zowel de huidige als gewenste situatie eenduidig in beeld te brengen. De grootste uitdaging is het dan om de betreffende maatregelen (oplossingen) te realiseren. Door de betreffende medewerkers al vroegtijdig te betrekken en rekening te houden met zowel belangen van management als medewerkers (zie figuur 6) zal de implementatie in het algemeen sneller verlopen. ir. Carol Snoeren, 25 januari 2014 (1) Uitdagingen voor netbeheerders in de energiesector, C.A.J. Snoeren, januari 2013 (2) Veranderen het vinden van de juiste balans, februari 2011 6