Spoed MDO - Spoedig meer efficiënt

Spoed MDO Spoedig meer efficiënt Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot AVG Erasmus Universiteit Rotterdam Dennis Wanrooij, AVG i.o. ASVZ

Inhoud Inleiding blz. 3 Huidige situatie blz. 3 Probleemstelling blz. 4 Probleemanalyse blz. 4 Gewenste situatie blz. 5 Doel van het project blz. 5 Procesbeschrijving het kwaliteitsproject blz. 610 Conclusie blz. 11 Borging blz. 11 Bijlages I, II, III blz. 12 14

Inleiding Het doel van het kwaliteitsproject als onderdeel van de opleiding heb ik in het werkoverleg van de artsen van ASVZ besproken. Inmiddels is ASVZ als opleidingsinstelling bekend met het project. Bovenaan het lijstje met mogelijke thema s stond het onderwerp multidisciplinair overleg (MDO). Een duidelijk vraagstelling binnen het MDO ontbreekt vaak of er wordt zonder een duidelijk probleem een MDO ingepland. Tijdens mijn eigen werkzaamheden is ook de behoefte ontstaan aan een verbeterde invulling van het MDO. Bij ASVZ worden er regelmatig MDO s gehouden waarbij de AVG arts aanwezig is. Deze vorm van overleg staat ook omschreven in de werkinstructie Coördinatie van zorg en ondersteuning (ASVZ). Deze werkinstructie heeft het volgende doel: Coördinatie van zorg en ondersteuning is gericht op een optimale afstemming van het ondersteuningsaanbod van professionals en de ondersteuningsvraag van de individuele cliënt. De vraag van de cliënt en zijn indicatie zijn daarbij uitgangspunt. Een onderdeel van deze werkinstructie is het multidisciplinair overleg (MDO). Hierover staat het volgende opgeschreven: Tussen de reguliere IP/ behandelplanbesprekingen en evaluaties door bestaat de mogelijkheid om bij urgente zorg en begeleidingsvragen een Multi Disciplinair Overleg (MDO) te organiseren. Afhankelijk van de vraag nodigt de pb er in samenspraak met arts of orthopedagoog de bij de betreffende vraag betrokkenen uit. Dat kunnen de cliënt en/of de cliënt vertegenwoordiger zijn, betrokken behandeldisciplines, een medewerker van dagbesteding/school/werk of een medewerker uit het team nachtzorg. De persoonlijk begeleider legt de afspraken vast in het dossier van de cliënt. In het kader van dit kwaliteitsproject voor de AVGopleiding heb ik dit specifieke overleg uitgekozen. Het doel van mijn project omhelsde het kijken naar een verbetering van de efficiëntie van het spoed MDO. De huidige situatie gaf aanleiding om te kijken naar een kwaliteitsverbetering voor dit onderdeel van zorg. Huidige situatie Hieronder zal ik beschrijven hoe het stappenplan rond het plannen en houden van een MDO eruit ziet. (Hierover zijn geen uniforme afspraken in een werkdocument) 1. De persoonlijk begeleider signaleert (in samenspraak met orthopedagoog of arts) een probleem bij een individuele cliënt, waarbij een multidisciplinair overleg gewenst is. 2. De persoonlijk begeleider (pb er) plant via het secretariaat van de medische dienst een afspraak voor het MDO in. Het secretariaat heeft toegang tot de agenda s van de verschillende orthopedagogen en artsen. De pb er zorgt dat eventueel betrokken behandeldisciplines worden uitgenodigd. 3. Tijdens het MDO worden de problemen besproken. 4. Er wordt eventueel een vervolgafspraak gemaakt.

Probleemstelling Er is binnen ASVZ geen uniforme werkwijze bij een spoed MDO. Iedereen geeft zijn eigen invulling aan dit overleg, waardoor het voor geen van de betrokkenen duidelijk is hoe het overleg gaat verlopen. Daarnaast is er vaak geen heldere hulpvraag en zijn gemaakte afspraken niet goed terug te vinden. Dit heeft als gevolg dat het overleg als inefficiënt wordt ervaren, waardoor mogelijk de zorg voor de cliënten niet optimaal is. Vanwege grote hoeveelheid werknemers en artsen zou uniformiteit kunnen bijdragen aan toename van de kwaliteit van de zorg. Probleemanalyse ASVZ heeft de afgelopen jaren veel groei en wisselingen gehad in het team betrokken bij de zorgondersteuning. Een aanzienlijk aantal medewerkers werkt parttime of op verschillende locaties waardoor het onderlinge contact niet optimaal is. Als gevolg hiervan is een aantal werkvormen, zoals het MDO, toegenomen in frequentie. Bij de huidige situatie zijn de problemen simpelweg in twee categorieën in te delen. Planningsproblemen: Vanuit het medisch secretariaat weet ik dat in het verleden toestemming nodig was van het hoofd van behandeling tot het organiseren van een MDO. Deze afspraak is gedurende de jaren vervaagd. Tegenwoordig kan iedereen een MDO inplannen via het secretariaat. Zelfs als de orthopedagoog/arts niet op de hoogte is van bepaalde problemen van een cliënt. Daarnaast is het moeilijk om bij veel verschillende agenda s een geschikt moment te vinden voor het overleg. Inhoudelijke problemen: Vooraf aan het MDO is het voor de orthopedagoog en/of arts niet altijd duidelijk wat de aanleiding is tot het inplannen van een MDO. Hierdoor is hij of zij niet altijd goed voorbereid. Tijdens het overleg ontbreekt het vaak aan een duidelijke structuur, agenda en rolverdeling (voorzitter, notulist). Tenslotte zijn de gemaakte afspraken tijdens een MDO niet concreet genoeg en vinden evaluaties soms niet plaats Mijn kwaliteitsproces richt zich op de inhoudelijke fase van het proces. Zoals te zien is valt er rond de planning ook nog veel winst te behalen.

Gewenste situatie 1. Er speelt een probleem/situatie bij een cliënt waarvoor een MDO vereist is. 2. De persoonlijk begeleider plant, nadat hij overleg heeft gehad met de orthopedagoog of arts, bij het secretariaat een MDO in. De betrokkenen die aanwezig moeten zijn bij het overleg krijgen deze afspraak in hun agenda. 3. De persoonlijk begeleider krijgt een format voor het MDO en vult deze in en stuurt deze per mail rond naar de betrokkenen. 4. Het format bevat de volgende informatie: aanwezigen, voorgeschiedenis/ aanleiding tot MDO en wat er besproken moet worden (agendapunten) en het biedt mogelijkheid tot het noteren van de gemaakte afspraken. Door de agendapunten kan iedere betrokkene zich beter voorbereiden. 5. In de toekomst kan dit format direct worden opgenomen in het patiëntendossier Doel van het project De doelstelling van dit project is het ontwikkelen van een format, inclusief agenda, waarmee de betrokkenen tijdens het MDO uniform gaan werken. Dit format wordt vooraf naar alle deelnemers van het MDO gestuurd, zodat het doel van het MDO duidelijk is. Na 6 maanden moet er een goed werkend format zijn, welke door heel de organisatie gebruikt gaat worden. Hiervoor moet het format minstens 12 keer gebruikt worden in de projectfase. Het format moet bijdragen aan de bevordering van de effectiviteit van de MDO s, waarbij een duidelijke structuur en documentatie cruciaal zijn.

Procesbeschrijving De eerste cirkel van Deming zag er als volgt uit: Plan: De huidige situatie analyseren voor zowel positieve als negatieve punten. Hierbij dan ook rekening houden met wat de verschillende betrokkenen graag aan verandering willen zien bij een spoed MDO. Do: Ik heb een vragenlijst (zie bijlage I) gemaakt over de huidige situatie. Deze heb ik laten invullen door 9 AVG s 1 AIOS en 1 ANIOS, 3 orthopedagogen en 3 cliënt begeleiders. Check: De ingevulde vragenlijsten heb ik hierna geanalyseerd en gebruikt om meer inzicht te krijgen in de huidige situatie. (probleemanalyse) Act: De opmerkingen over de huidige situatie (zowel positieve, als negatieve punten) en verbeterpunten voor het spoed MDO neem ik mee in de tweede cirkel van Deming bij het maken van een format. Positieve punten huidige situatie: Artsen : De begeleiding van de woning kan de arts en de orthopedagoog vinden en zij proberen door middel van een MDO samen te werken. Er is geen sprake van een standaard MDO, dus je zit alleen bij elkaar als het echt nodig is. Het is daarom een efficiënte overlegvorm.

Het MDO biedt een mogelijkheid om gezamenlijk de tijd te nemen om een lastige situatie te bespreken. MDO s worden ingepland via de secretariële ondersteuning. MDO s op woningen op buitenlocaties zijn erg zinvol, omdat je elkaar dan lijfelijk spreekt. Het biedt de mogelijkheid om goede afspraken te maken. Er worden voldoende MDO s ingepland. (De artsen hebben het gevoel dat deze werkvorm voldoende wordt ingezet om tot een multidisciplinair beleid te komen). Inhoudelijk is een MDO wel heel bijdragend. Orthopedagogen: De pb er neemt (vaak) het voortouw om ze te plannen. In het geval van een duidelijke vraag, dan is het fijn dat er niet gewacht wordt tot bijvoorbeeld een jaarlijkse behandelplan bespreking en de zorgen daardoor dus oplopen en er achteraf nog ingegrepen moet worden. Betrokkenen weten elkaar te vinden. Door bij elkaar te zijn in een MDO, is het wel heel laagdrempelig en dat is prettig. Cliënt begeleiders: Bereidheid van iedereen om mee te denken en in cliëntbelang te denken. Er wordt snel gehandeld als er verschillende disciplines bij elkaar komen. Zoals hierboven beschreven zijn er voldoende positieve punten te benoemen over de MDO s. Echter heerst er bij de behandelaren vooral het gevoel dat er veel efficiënter gewerkt zou kunnen worden. Wat er niet goed verloopt bij de huidige situatie heb ik onderverdeeld in twee verschillende fases van het proces. Problemen: 1. Planningsproblemen Moeizaam te plannen, gaat soms teveel tijd overheen. Iedereen kan een MDO inplannen. Verzoek voor het inplannen van een MDO vaak naar de arts per email. Niet alle disciplines aanwezig. Afmelding op het laatste moment komt soms voor. Dit is niet specifiek voor een bepaalde discipline. Inplannen op korte termijn met arts en pedagoog is vaak lastig. Daardoor met minder specialisten aan de tafel dan gewenst/noodzakelijk is. 2. Inhoudelijke problemen Geen agenda of duidelijke structuur. Chaotisch verloop.

Geen duidelijke vraagstelling/doelstelling vooraf. Geen duidelijke taakverdeling (voorzitter/notulist). Soms moeilijk om efficiënt te overleggen. Veel mensen en veel belangen. De inhoudelijke vraag niet bestemd voor de AVG. Niet altijd een duidelijk plan of afspraak over concrete acties aan het einde. Gemaakte afspraken worden niet nagekomen. Er gaat vaak veel tijd verloren met het elkaar bijpraten over de situatie. Terwijl dit vooraf al bekend is, maar niet wordt gecommuniceerd. Het gevaar bestaat dat je op het topje van de ijsberg gaat zitten (het probleemgedrag). Er doet zich nu een probleem voor, dus we moeten nu met z n alle om de tafel om iets aan het probleemgedrag te doen, met als gevolg dat je niet meer helder hebt wat de onderliggende oorzaak is van het gedrag Door de spoedsituatie kunnen bepaalde observaties worden gemist of vergeten. Wat betrokkenen graag veranderd zouden willen zien: Vooraf een duidelijke beschrijving van het beeld. Vooraf een duidelijk doelstelling/vraagstelling van het MDO. Agenda met duidelijke punten vooraf rondsturen, zodat minstens een week van te voren voorbereid kan worden. Relevante disciplines uitnodigen. Voorbereiding van alle betrokkenen. Notulen. Duidelijke afspraken aan het eind van het MDO. De tweede cirkel van Deming zag er als volgt uit: Plan: Onderzoeken wat nodig is voor het ontwikkelen van een format voor een MDO. Welke andere personen heb ik nodig tot het slagen van mijn kwaliteitsproject? Do: Presentatie over de opzet van mijn kwaliteitsproject tijdens het artsenoverleg. Hierbij heb ik de doelstelling van het kwaliteitsproject nogmaals benadrukt om draagkracht te creëren en heb ik een eerste layout van het format getoond. Check: Ik heb bij collega s geverifieerd of het opgestelde format voldoet aan de eisen zoals deze binnen ASVZ gesteld worden. Hierna heb ik om input van collega s gevraagd. Tevens heb ik drie persoonlijk begeleiders en drie orthopedagogen benaderd om mee te denken over de opzet van het format. Act: Na de tweede cirkel te hebben doorlopen heb ik met de feedback vanuit de verschillende disciplines het format aangepast. Hiervoor heb ik de opmerkingen zoals

hieronder beschreven gebruikt. Omdat ik een efficiënt format wil creëren, heb ik voor elke opmerking overwogen om dit wel of niet op te nemen. Op en aanmerkingen over het 1 e format: Afspraken rondom medisch beleid eruit, is vaak niet zinvol. Nieuw kopje met vraagstelling/doelstelling en aanleiding tot MDO. Teamleider en wettelijk vertegenwoordiger in format opnemen. Een los vak op het formulier voor de gemaakte afspraken (wie? wat? waar? wanneer?) Toevoegen: Locatie van MDO en tijdsduur. Toevoegen taakverdeling: Voorzitter/notulist. Kopje paramedici. Ik mis familie daarin, gezien de visie van ASVZ lijkt het me goed om daar ook zichtbaar een plaats in te geven. Dit resulteerde in het eerste format (zie bijlage II) De derde cirkel van Deming zag er als volgt uit: Plan 2: Het opgestelde format zelf in de praktijk brengen. Do 2: Het zelf implementeren van het format, waarbij ik tijdens tenminste drie MDO s het format heb gebruikt. Het medische secretariaat heb ik verzocht bij het inplannen in mijn agenda, de persoonlijk begeleider te verzoeken op voorhand het format in te vullen en aan alle aanwezigen toe te sturen. Check 2: Inventariseren bij de betrokkenen van de MDO s hoe het gebruik van het format in de praktijk is gegaan, aan de hand van een opgestelde vragenlijst welke na afloop van het MDO met alle betrokkenen wordt doorlopen. Act 2: Aanpassen van het eerste format naar aanleiding van de feedback die is gegeven in de vragenlijst. Opvallend vind ik dat er niet veel aanpassingen werden gemaakt na het voltooien van deze cirkel. Ik heb dit format zelf gemaakt, waardoor er mogelijk minder feedback is gekomen.

De vierde cirkel van Deming zag er als volgt uit: Plan 3: Het opgestelde format door collega s in de praktijk laten gebruiken. Do 3: Implementeren van het format door collega s, waarbij ze tijdens tenminste drie MDO s het format gebruiken. Het medische secretariaat heb ik verzocht om hier rekening mee te houden bij het inplannen. Wederom de pb er verzoeken om dit in te vullen en na het invullen dit format naar alle aanwezigen rond te sturen. Check 3: Inventariseren bij de betrokkenen van de MDO s hoe het gebruik van het format in de praktijk is gegaan, aan de hand van een zelf opgestelde vragenlijst welke na afloop van het MDO met alle betrokkenen wordt doorlopen. Act 3: Aanpassen van het tweede format naar aanleiding van de feedback die is gegeven in de vragenlijst. Hieruit is een definitieve format ontstaan (Bijlage III). Tijdpad Tijdens het artsenoverleg 15 mei heb ik een presentatie gegeven over het kwaliteitsproject. Tot aan de zomervakantie heb ik zelf de eerste twee cirkels doorlopen, waarbij het format bij drie MDO s werd gebruikt. Na de zomervakantie in de praktijk gebracht door drie collega s. 29 november evaluatie van het project. Borging: Afspraak met ICT plannen om te praten over integratie van het format in het nieuwe computersysteem.

Conclusie Gezien de afwezigheid van structuur en vaak onduidelijke vraagstelling van de MDO s binnen ASVZ, bleek er behoefte aan een richtinggevend document. Tijdens dit kwaliteitsproject is daarvoor een passend format ontwikkeld. Om meer draagvlak te creëren hebben zowel orthopedagogen, begeleiders als AVG artsen hieraan een bijdrage geleverd. Rest nog de doelstelling het format in de hele organisatie te implementeren. Hiervoor zal ik binnenkort een presentatie geven tijdens het artsenoverleg en wellicht tijdens het omvangrijkere artsenpedagogen overleg. Het format is door alle betrokkenen positief ontvangen. Borging Het medisch secretariaat, nu verantwoordelijk voor het inplannen van de MDO s staat positief tegenover het format. Zij zullen er zorg voor dragen dat het format voor elk MDO onder de aandacht wordt gebracht. Een presentatie over dit kwaliteitsproject en de ervaringen van de gebruikers moet er voor zorgen dat het format organisatie breed gebruikt gaat worden. ASVZ is recent overgestapt op een nieuwe informatiesysteem. Er zal een afspraak worden ingepland met de ICTafdeling over de implementatie van het format in dit systeem.

Bijlage I Vragenlijst Naam: Naam cliënt en datum MDO Wat gaat er nu goed aan de MDO s? Waar liggen de problemen bij de huidige MDO s? (Probleemanalyse) Wat zou je graag verbeterd zien aan de MDO s? Overige suggesties/opmerkingen

Woning Persoonlijk begeleider Gedragsdeskundige Arts Overige aanwezigen Juridische status/bopz status cliënt Afspraken rondom medisch beleid Aanleiding tot plannen van het MDO. Beschrijving van de huidige problematiek en relevante informatie (Pb er) Agenda 1. Vaststellen van de agenda 2. Probleemanalyse van de aanleiding tot de situatie/ het probleem 3. Bespreekpunten (hier de te bespreken punten invullen door Pb er) Bespreekpunt 1 Bespreekpunt 2 Bespreekpunt 3 4. Afspraken maken, duidelijkheid welke betrokkene wat oppakt. Evaluatie Nieuw afspraak plannen Bijlage II Bijlage III

Naam cliënt Datum, tijd en locatie MDO Woning Persoonlijk begeleider Orthopedagoog Arts Overige aanwezigen Juridische status/bopz status cliënt Afspraken rondom medisch beleid Multidisciplinair overleg Aanleiding tot plannen van het MDO. Beschrijving van de huidige problematiek en relevante informatie (door pb er) Doel van het MDO Agenda 1. Vaststellen van de agenda Taakverdeling: Voorzitter: Notulist: 2. Probleemanalyse van de aanleiding tot de situatie/ het probleem 3. Bespreekpunten: (invullen door Pb er) Bespreekpunt 1 Bespreekpunt 2 Bespreekpunt 3 Afspraken (Wie doet wat?) Evaluatie Begeleiding: Arts: Orthopedagoog: Volgend MDO: