Instelling:. FUNCTIEBESCHRIJVING AMBT ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Opgemaakt op Naam:... Adres:...... Stamboeknummer:... Opdrachtbreuk:... /36 Vast benoemd: Ja / Neen Datum Eerste indiensttreding Eerste indiensttreding binnen het schoolbestuur Eerste indiensttreding binnen de scholengemeenschap Eerste TADDaanstelling Andere opdrachten waarvoor aparte functiebeschrijvingen bestaan:...... NAAM EERSTE EVALUATOR: Werkzaam op het niveau school:/36 scholengemeenschap:./36 1 HET PEDAGOGISCH PROJECT EN DE SPECIFIEKE OPDRACHTEN VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Van de administratief medewerker wordt verwacht dat hij net zoals alle andere personeelsleden een bijdrage levert aan de realisatie van het opvoedingsproject van de school. Dat wil onder andere zeggen dat hij zich loyaal opstelt ten aanzien van de levenbeschouwelijke grondslag van de school, en in het algemeen ten aanzien van de grondslagen van de katholieke (basis)school. Het opvoedingsproject van de school staat omschreven in (per school in te vullen), en wat de katholieke school in het algemeen betreft, staan de opdrachten geformuleerd in de Opdrachtsverklaring van het katholiek onderwijs in Vlaanderen (VSKO,1994) en in het Opvoedingsconcept voor de katholieke basisschool in Vlaanderen (2000). Van de administratief medewerker wordt ook verwacht dat hij de bepalingen respecteert die met betrekking tot de uitvoering van zijn opdracht geformuleerd staan in het Algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs (Centraal Paritair Comité van het Katholiek Onderwijs) en in het arbeidsreglement van de school. 1
De administratief medewerker die een specifieke taak heeft of die werkzaam is op het niveau van de scholengemeenschap respecteert de pedagogische projecten van de scholen van de scholengemeenschap en de bepalingen van het Algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs in Vlaanderen. 2 OPDRACHTEN (DE TAKEN DIE DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER UITVOERT, GEBEUREN IN OPDRACHT VAN EN ONDER SUPERVISIE VAN DE DIRECTEUR OF HET SCHOOLBESTUUR) 2. Taken Mijn taak Afspraken 2.1 De leerlingenadministratie uitvoeren 2.1.1. De inschrijvingsgegevens van de nieuwe leerlingen via het softwareprogramma invoeren. 2.1.2. Het administratief dossier van de leerlingen elektronisch up to date houden. 2.1.3. Het stamboekregister correct bijhouden. 2.1.4 Klaslijsten opmaken voor intern en extern gebruik. 2.1.5. Het leerlingenarchief bijhouden. 2.1.6. Gegevens over leerresultaten van leerlingen ingeven in het outputdossier.. 2.1.7 De leerlingenkenmerken administratief verwerken in het kader van het gelijke kansenbeleid en de financiering. 2.1.8. Documenten, na overleg met de directeur, op een correcte manier naar AGODI verzenden. 2.1.9. De gegevens m.b.t. de afwezigheden van de leerlingen verwerken. 2.1.10. De vereiste documenten bij schoolverandering opmaken en verzenden. 2.1.11.Het getuigschrift of attest basisonderwijs voor de rechthebbende leerlingen opmaken. 2.1.12. Het proces verbaal van de getuigschriften basisonderwijs opmaken en klasseren. 2.1.13. Op verzoek van de directeur, andere formulieren en attesten opmaken voor leerlingen of oud-leerlingen. 2.1.14. Het leerlingenvervoer administratief verwerken en opvolgen. 2.1.15. Het leerlingenvervoer bij allerhande uitstappen of buitenschoolse activiteiten mee organiseren. 2
2.2 De personeelsadministratie uitvoeren 2.2.1. De personeelsgegevens van nieuwe collega's via het softwareprogramma invoeren. 2.2.2. De personeelsgegevens elektronisch up to date houden. 2.2.3. De personeelsdossiers bijhouden. 2.2.4. In opdracht van de directeur externe instanties tijdig van de correcte personeelsgegevens voorzien. 2.2.5. Op vraag van de directeur,de noodzakelijke formulieren voor de personeelsleden in het kader van het decreet rechtspositie opmaken. 2.2.6. Het personeelsarchief bijhouden. 2.2.7.In opdracht van de directeur de loonstaten voor contractuele personeelsleden opmaken en doorsturen naar het sociaal secretariaat. 2.2.8. De maandelijkse weddenlistings en loonfiches controleren. 2.2.9. Voor wat betreft het werkgeversgedeelte de personeelsdossiers in het kader van pensioen, zwangerschap, arbeidsongeval, fietsvergoeding,opmaken en opvolgen. 2.2.10. Na overleg met de directeur de BaO- of BKLformulieren invullen en doorsturen. 2.2.11.De dienstbrieven en de gegevens m.b.t. het lestijdenpakket vergelijken met de doorgestuurde gegevens 2.2.12. De noodzakelijke gegevens aan de centrale administratie van de scholengemeenschap doorgeven. 3
2.3. De financiële administratie uitvoeren 2.3.1. Op regelmatige tijdstippen de facturen voor de leerlingen opmaken, naar de ouders verzenden en opvolgen. 2.3.2. Onder leiding van de directeur de boekhouding van de school verzorgen. 2.3.3. In opdracht van de directeur of het schoolbestuur betalingen vanuit de werkingsmiddelen of vanuit de eigen middelen uitvoeren. 2.4. De interne communicatie ondersteunen 2.4.1. Ouder, leerlingen en personeel op een correcte manier te woord staan. 2.4.2 Nieuwe ouders de afgesproken informatie bezorgen wanneer zij informatie over de school inwinnen. 2.4.3. Bij de inschrijving van nieuwe leerlingen logistieke en administratieve ondersteuning bieden. 2.4.4 In afspraak met de directeur de nodige informatie verspreiden naar leerkrachten en leerlingen. 2.4.5. Leerlinggebonden signalen zoals pesten en problematische afwezigheden,melden. 2.4.6. Op vraag van de personeelsleden toelichtingen geven bij de administratieve verwerking van hun persoonlijk dossier. 2.4.7. Het schoolbestuur, op eigen vraag of in afspraak met de directeur correcte informatie verstrekken. 2.4.8. Informatie voor de schoolwebsite voorbereiden en up to date houden. 2.4.9. Actief meewerken aan de communicatie binnen de scholengemeenschap. 4
2.5. De externe communicatie ondersteunen 2.5.1 Bezoekers (o.a. vertegenwoordigers) onthalen en hen doorverwijzen naar de passende personen. 2.5.2. Telefonische oproepen correct behandelen (zelf behandelen en doorverwijzen). 2.5.3. Correcte professionele contacten onderhouden met de verantwoordelijke ambtenaar van het werkstation waarmee de school verbonden is. 2.5.4. Binnenkomende e-mails, conform de interne afspraken, adequaat behandelen. 2.6. Andere administratief medewerkers en of stagiairs begeleiden 2.6.1 Nieuwe collega-administratief medewerkers ondersteunen bij de uitoefening van hun taak. 2.6.2 Stagiairs begeleiden in het kader van hun opleiding als administratief medewerker. 2.7. De directeur in zijn beleidstaken ondersteunen. 2.7.1. In samenspraak met de directeur de aanwendingsmogelijkheden van het lestijdenpakket voorbereiden. 2.7.2. Om de dossiers tijdelijke aanstelling van doorlopende duur, vacantverklaring en vaste benoeming correct te kunnen uitvoeren, de nodige administratieve info voor de directeur opzoeken en verzamelen. 2.7.3. Het dossier korte vervangingen opvolgen door het contingent vervangingseenheden bij te houden. 2.7.4. Het convenant in het kader van de korte vervanging in de eigen school administratief toepassen. 2.7.5. Prijsoffertes opvragen, prijzen vergelijken en mogelijke leveranciers zoeken. 2.7.6. In samenspraak met de directeur de verzekeringsadministratie uitvoeren. 2.7.7. De sollicitatiedatabank binnen de school/scholengemeenschap bijhouden en de directie de noodzakelijke informatie bezorgen. 2.7.8. Op vraag van de directeur de nodige documenten voorbereiden in functie van de schooldoorlichting en/of het bezoek van de verificateur. 2.7.9. De lln.-gegevens die op niveau van de scholengemeenschap relevant zijn,terbeschikkingstellen van de directeur. 5
2.8. De directeur logistiek ondersteunen bij de schoolorganisatorische en pedagogische taken. 2.8.1. In overleg met de directeur logistieke ondersteuning bieden bij activiteiten georganiseerd door de school. 2.8.2. Op verzoek van de directeur of het schoolbestuur bestellingen plaatsen 2.8.3. Controle uitoefenen op de geleverde bestellingen en de leveranciers indien nodig contacteren. 2.8.4. De gemaakte afspraken rond het afsluiten van lokalen naleven. 2.8.5. De inventaris van benodigdheden op schoolniveau bijhouden en na samenspraak met de directeur aanvullen. 2.8.6 Regelmatige de inhoud van het EHBO-kastje controleren. 2.8.7. In samenspraak met de directeur het EHBO-kastje aanvullen. 2.8.8. In overleg met de directeur de verslaggeving van interne vergaderingen verzorgen. 2.8.9.. De inventaris van het didactisch materaal en het schoolmateriaal op schoolniveau opmaken en bijhouden. 2.8.10. Op vraag van de directeur de nodige bestellingen doen om de bibliotheek of mediatheek van de school up to date te houden. 3 Specifieke beroepscompetenties De administratief medewerker: 3.1 beheerst de administratieve ict-toepassingen die specifiek zijn voor de uitoefening van zijn taak. 3.2. beheerst elementaire onderwijsregelgeving om de eigen taak goed te kunnen uitvoeren. 3.3. kan vlot de technische apparaten van het schoolsecretariaat bedienen zoals computer, telefoon, fax, modem, kopieermachine, printer, scanner e.a. 3.4. communiceert intern en met externen in een vlotte en beschaafde taal. 3.5. kan goed verstaanbare schriftelijke boodschappen in een correcte spelling opstellen 3.6. kan op een vlotte manier informatie opzoeken in de passende informatiebronnen, waaronder het Internet. 3.7 beheerst de basisprocedures van de schoolboekhouding. 3.7. is vaardig in het onthaal van schoolbezoekers. 3.8. kan eenvoudige boodschappen in één van de andere landstalen of in het Engels begrijpen en beantwoorden. 6
4 Algemene beroepsattitudes De administratief medewerker: 4.1 is communicatievaardig en kan goed samenwerken met het personeel van de school, de directeur en het schoolbestuur. 4.2. werkt nauwgezet, ordelijk en stipt. 4.3. gaat in het kader van het ambtsgeheim discreet om met de informatie over leerlingen, over personeelsleden en over de school als organisatie. 4.4. kan zich met het oog op de efficiënte dienstverlening flexibel aanpassen aan wisselende werkomstandigheden. 4.5. toont zin voor initiatief. Hij kan vooruit denken en stappen ondernemen om het werk efficiënter te laten verlopen. 4.6. is gericht op 'leren' op professioneel vlak. 4.7. respecteert de verschillende verantwoordelijkheden van, en de hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende geledingen binnen de school en de scholengemeenschap. 4.8. is loyaal ten opzichte van de doelstellingen die de school voor haar werking vooropstelt en ten aanzien van de daarbij aansluitende algemene werkafspraken. 4.9. werkt en denkt actief mee. Hij werkt systematisch, dat betekent o.a. dat hij prioriteiten kan stellen. 4.10. draagt bij tot het positief imago van de school. Dat betekent ondermeer dat hij positief is ingesteld. 5 Werken aan de eigen professionele ontwikkeling 5.1. Deelname aan interne bijscholing: 5.2. Deelname aan externe navorming: 5.3. Integratie in bestaande netwerken: 7
6 PERSOONLIJKE WERKPUNTEN Datum Datum Handtekening eerste evaluator, Voor kennisname, Handtekening personeelslid, 8