BEST/Rentm in de Cloud
Inhoud
ATA IT Algemeen Denise Asselberghs, managing director
ATA IT Opgericht in 1983 als softwarehuis Software specifiek op maat van de klant Gestart met WANGtechnologie 1993: Progress technologie 2003: Microsoft technologie Geëvolueerd tot totale ICT partner Hardware en totaaloplossingen Cloud Helpdesk Security 4
ATA IT Software Ontwikkeling software op maat One-Stop-Shop voor bedrijfs informatisering Services Audit, FRD, TA, Helpdesk, Service management, Problem management, Service delivery,... Systemen IT-infrastructuur -architectuur, PC, Servers, Netwerken, security,...
ATA IT Rentmeesterschap
Een lange rentmeester geschiedenis in het kort Geschiedenis Begin 90: eerste Rentmeesterpakket in WANGtechnologie 2000: Pakket omgevormd naar Progress 13 14: BEST/Rentm in de Cloud Reeds 25 jaar relevante rentmeester ervaring 7
De syndicus familie groeit 1990: BEST/Rentm 13 14: BEST/Rentm in de Cloud Voor beheer van onroerend goed van eigenaars 10 11 : SYNDIC.av Voor een vlot verloop van de algemene vergaderingen Conform met de wet van 01/09/2010 2011: SYNDIC.web Online platform om te allen tijde documenten te delen met huurders en eigenaars 2010: SYNDIC.scan Voor het inscannen, beheren en verwerken van documenten Volledige integratie mogelijk met BEST/Syndic maar ook als standalone 8
Systeemvereisten
Systeemvereisten Browservereisten Recente Internet Explorer (+v9) Recente Firefox Recente Chrome Recente Safari Andere Internet verbinding Recente MS Windows (geen XP) Recente Mac OS X Recente PDF reader ipad ios 6 of hoger Android 4.1 of hoger Aangeraden: MS Word en/of MS Excel Windows: 2010/2013 Mac: 2011/2014 10
BEST/Rentm in de Cloud productvoorstelling Filip Willemse, software engineer
BEST/Rentm in de Cloud - Flow 12
Algemeen
Aanmelden Aanmelden gebeurt op een beveiligde website. Deze is gepersonaliseerd voor uw firma. Gebruikers: Aanmelden met gebruikers-id en paswoord. Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 14
Startscherm Menu: Applicatie is onderverdeeld in een aantal hoofdmenu s (zelf te bepalen). Gewenste actie selecteren in handig dropdown menu. Meldingen: De software geeft automatisch meldingen betreffende: - Huurcontracten - Programma: Geeft aan in welk programma u aan het werken bent. Menu is doorheen de hele applicatie hetzelfde Kan verschillen per gebruiker Inloggegevens: - Ingelogde gebruikers - Datum en tijd log-in - Mogelijkheid tot uitloggen Home: Vanuit elke scherm terugkeren naar dit scherm Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 15
Selectiescherm Huurderoverzicht Standaard functionaliteiten: Ook standaard functies kunnen uitgevoerd worden. Zelfs creëren van een nieuw gebouw is mogelijk Historiek: Historiek van alle wijzigingen wordt bijgehouden. Export naar Excel: Huidige overzicht exporteren naar Excel. Tabel: Het is steeds mogelijk om te filteren in de tabel en om de gegevens van een kolom op- of aflopend te sorteren. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 16
Detailscherm - Algemeenheden Tabbladen: Gegevens worden overzichtelijk gegroepeerd. Ook wisselen van tabbladen kan via sneltoetsen op het toetsenbord (alt+nr) Vergrootglas: Gegevens opzoeken via de zoekknop. Klikken opent een overzicht met alle mogelijke opties. Filteren in de kolommen is steeds mogelijk als ook opof aflopend sorteren. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen
Detailscherm Algemeenheden Herhaal: Gegevens van de huidige record bewaren in een buffer. Deze worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe record. Historiek: Ook hier kan de historiek opgevraagd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen
Detailscherm Documenten Door het systeem gegenereerde document die relevant zijn voor het gebouw worden automatisch gekoppeld aan het gebouw. Het is ook mogelijk dat u zelf documenten koppelt. Voorbeeld: Word, PDF, Afbeeldingen, Linken: Bestaande documenten in de applicatie linken aan dit gebouw. Uploaden: Zelf een document uploaden. Loskoppelen: Het geselecteerde document blijft nog wel bestaan, maar zal niet meer gekoppeld zijn aan dit gebouw. Nieuwe versie: Het geselecteerde document vervangen door een ander. Versie nummer in tabel zal veranderen. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen
Huurders
Huurders Tabblad Algemeen In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden. Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 21
Huurders Tabblad Info In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 22
Huurders Tabblad Email In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per email wenst te ontvangen. Standaard zal het e-mail adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de huurder. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 23
Eigenaars
Eigenaars Tabblad Algemeen In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden. Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 25
Eigenaars Tabblad Info In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 26
Eigenaars Tabblad Contractinfo In dit tabblad kan de contractinformatie tussen eigenaar en rentmeester geraadpleegd worden Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 27
Eigenaars Tabblad Email In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per email wenst te ontvangen. Standaard zal het e-mail adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de eigenaar. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 28
Gebouwen + Panden
Gebouwen Tabblad Algemeen Het eerste tabblad bevat de algemene gegevens van het gebouw: - Benaming en adres - Munt, BTW? - Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 30
Gebouwen Tabblad Kostencodes Geeft een overzicht van alle kostencodes van dit gebouw. Kostencodes kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 31
Gebouwen Tabblad Panden Geeft een overzicht van alle panden binnen dit gebouw. Panden kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 32
Gebouwen Panden Tabblad Algemeen Er is ook een apart programma Panden met dezelfde mogelijkheden. De informatie van de panden is onderverdeeld in tabbladen. In dit tabblad kan de eigenaar en huurder (en hun bijhorende gegevens) gekoppeld worden aan het pand. Het tabblad bevat ook een aantal andere algemene gegevens. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 33
Gebouwen Panden Tabblad Kostencodes In dit tabblad moet aangegeven worden wat het aandeel van dit pand is in elke kostencode van het gebouw. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 34
Gebouwen Panden Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het pand. Rappelgegevens kunnen ingegeven worden op 3 verschillende niveaus: - Pand - Gebouw - Globaal Eerst wordt door het programma gekeken op Pand-niveau, staat hier niets ingevuld, dan wordt gekeken naar gebouwniveau, Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 35
Gebouwen Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het gebouw Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 36
Gebouwen Tabblad Actieve Huurovereenkomsten In dit scherm worden alle actieve huurovereenkomsten van het gebouw getoond. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 37
Gebouwen Zonder meerdere panden Bij bijvoorbeeld een huurhuis, kan ingesteld worden dat het gebouw niet uit meerdere panden bestaat. Meerdere panden: Wanneer dit veld op neen staat zullen een aantal zaken veranderen t.o.v. een gebouw met meerdere panden Tabbladen: Tabblad kostencodes is hier niet meer aanwezig Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 38
Gebouwen Zonder meerdere panden Tabblad Pand In het tabblad pand zal nu het detail van het ene pand zichtbaar zijn, waar bij meerdere panden eerst een overzicht werd gegeven van alle panden in het gebouw. De verdere tabbladen zijn gelijk aan die van een gebouw met meerdere panden. In dit geval zullen de adresgegevens niet meer ingegeven moeten worden. Pand hoeft u uiteraard ook geen aparte kostencodes of rappels in te stellen. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 39
Huurovereenkomst + activeren huur/provisie
Huurovereenkomsten Tabblad Algemeen Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen
Huurovereenkomsten Tabblad Extra Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 42
Huurovereenkomsten Tabblad Kosten Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 43
Huurovereenkomsten Tabblad Documenten Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 44
Activeren huur / provisie Activeren huur en provisie verloopt in beide gevallen hetzelfde. Er bestaat ook de mogelijkheid om activatie automatisch te laten verlopen via een dagelijks lopend script. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 45
Indexcijfers + indexeren huur
Indexcijfers De indexcijfers worden bijgehouden in het programma. Deze zijn instelbaar per land. Dus indien u panden hebt in het buitenland, kunnen de indexcijfers van dat land ook toegevoegd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 47
Indexeren huur Enkel het huurbedrag wordt geïndexeerd. Provisies en vaste kosten worden niet geïndexeerd. Deze laatste kunnen wel steeds handmatig aangepast worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 48
Indexeren huur - Documenten Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 49
Leveranciers
Leveranciers Tabblad Algemeen Geeft een overzicht van de algemene gegevens van de leverancier Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 51
Leveranciers Tabblad Bankgegevens Geeft een overzicht van alle bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 52
Facturen
Facturen Na selecteren van een gebouw moet een leverancier geselecteerd worden voor wie u facturen wenst aan te maken Type factuur: Er zijn 2 verschillende types voor factuur. Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 54
Facturen Zonder BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag : Het factuurbedrag Pand: Geef aan voor welk pand deze factuur is. Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 55
Facturen Met BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag BTW: Het BTW-bedrag moet hier wel ingevoerd worden. Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 56
Facturen Opslaan Na klikken op opslaan krijgt u een overzicht van de ingegeven factuur Nieuw factuur: Om de snelheid van ingave van facturen te optimaliseren kan hier gekozen worden om een nieuw factuur in te geven met dezelfde: - Leverancier - Leverancier en gebouw - Gebouw - Omschrijving Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 57
Verdeling facturen
Verdeling facturen Dit scherm geeft een overzicht van alle nog niet (volledig) gecodeerde facturen van het geselecteerde gebouw Creatie & wijzigen: Facturen kunnen hier nog steeds gewijzigd of gecreëerd worden. Nummeren: De facturen die gecodeerd moeten worden moeten een volgnummer krijgen. Twee lijnen met dezelfde nummer worden samengevoegd. Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 59
Verdeling facturen (niet toegewezen aan pand) Verdelen volgens kostencode: Het factuurbedrag wordt verdeeld over de panden volgens deze kostencode Splitsen: Het factuurbedrag kan in verschillende lijnen gesplitst worden op de afrekening Toewijzen aan eigenaar: Het factuurbedrag wordt volledig toegewezen aan de eigenaar van het ingegeven pand Verdelen volgens combinatie van kostencodes: Het factuurbedrag wordt over de panden verdeeld volgens een combinatie van kostencodes Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 60
Verdeling facturen (toegewezen aan pand) Verdeling: Het factuurbedrag toekennen aan huurder en/of eigenaar. (procentueel of volgens bedrag) Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 61
Verdeling facturen Wanneer alle genummerde facturen verdeeld zijn, komt u terug uit in het overzichtsscherm. Bevestigen: Klik op bevestigen om de coderingen door te voeren. Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 62
Rapporten verdeelde facturen (voorbeeld) Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 63
Afrekeningen
Controlelijst Provisies Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 65
Afrekeningen Via E-mail: De aangemaakte documenten kunnen eventueel per e-mail verstuurd worden. Afdruk: Bepaal welke documenten u mee wenst af te drukken Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 66
Afrekeningen Documenten Lijst facturen Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 67
Afrekeningen Documenten Verdeling panden Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 68
Afrekeningen Documenten Individuele afrekening Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 69
Afrekeningen Documenten Overschrijvingen Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 70
Splitsing onkostenverdeling Aangemaakte onkostenverdelingen kunnen gesplitst worden. (vb.: bij nieuwe huurder of nieuwe eigenaar) Selecteer hier voor welke huurder of eigenaar u een splitsing wenst aan te maken. Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 71
Splitsing onkostenverdeling Selecteer de participant, bv ex-huurder Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 72
Splitsing onkostenverdeling Selecteer de onkostenverdeling(en) die u wenst te splitsen. Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 73
Splitsing onkostenverdeling Verdeel de facturen van die afrekening over de geselecteerde deelnemers. Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 74
Splitsing onkostenverdeling - Documenten Overschrijvingen Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 75
Splitsing onkostenverdeling - Documenten Individuele splitsingen Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 76
Open Posten + Rappels
Open posten Dit scherm geeft een overzicht van alle openstaande posten van de eigenaars en huurders van het geselecteerde pand, evenals de openstaande bedragen voor de rentmeester, afkomstig van activaties huurbedragen, provisies en/of afrekeningen Open posten kunnen steeds gewijzigd of toegevoegd worden. Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans 78
Rappels In dit scherm kunt u voor de openstaande posten rappels aanmaken. Opvullen: Het programma zal op basis van de instellingen van het gebouw de juiste rappeltypes toekennen aan de openstaande posten. Info: Saldo: Lijnen waar het saldo rood gekleurd is, zijn de lijnen met vervallen posten. Deze kunnen gerappelleerd worden. Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans 79
Rappels - Documenten Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans 80
Betalingen
Betalingen - Betalingsopdrachten Selecteer welk type betaling je aan een betalingsopdracht gaat toevoegen: - Facturen - Tegoeden eigenaars - Tegoeden huurders - Diverse - Vergoeding rentmeester Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 82
Betalingen - Betalingsborderel Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 83
Betalingen - Betalingsborderel Programma komt automatisch vragen om betalingsbestand op te slagen. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 84
Betalingen Inlezen bankbestand Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 85
Betalingen - Dagafschriften Dagafschriften wordt gebruikt om de transacties van op de rekeninguittreksels te kunnen verwerken in het systeem. Begin met het selecteren van het gewenste rekeningnummer Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 86
Betalingen Dagafschriften - Overzicht Wanneer op overzicht geklikt wordt, krijgt u een lijst van alle tot dan toe toegewezen bedragen. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 87
Betalingen Dagafschriften - Afdruk Na het inboeken krijgt u een afdruk met alle lijnen. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 88
Balans
Balans De balans wordt aangemaakt per rentmeestergroep Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 90
Balans Dit scherm geeft een overzicht van alle balansverrichtingen van de geselecteerde rentmeestergroep. Detail van de posten kan bekeken worden. Actief/Passief Selecteer of u de actiefof passiefzijde van de balans wilt bekijken. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 91
Balans De lijnen die op een balanspost staan. Elke lijn kan verder in detail bekeken worden. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 92
Balans Detailoverzicht van een lijn. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 93
Balans Afdruk Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 94
Documenten
Documenten De software bevat een aantal meegeleverde standaard documenten. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 96
Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling Er moeten een aantal schermen doorlopen worden om de juiste gegevens in te vullen of te selecteren. Deze worden achteraf gebruikt om het document samen te stellen. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 97
Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 98
Contacteer ons! Programma informatie Filip Willemse fwi@atait.be Offertes / prijsinformatie Denise Asselberghs das@atait.be Systemen & infrastructuur Didier D Joos ddj@atait.be