DE WENDBARE ORGANISATIE 16E BPUG SEMINAR 4 JUNI 2013
Het belang van dynamisch portfoliomanagement in een wendbare organisatie Een management game als instrument om het belang van portfoliomanagement en uitdagingen die daarmee samenhangen binnen je organisatie te ervaren 2
PA Consulting Group Wereldwijd adviesbureau, ca. 2500 adviseurs Volkomen onafhankelijk Van strategie naar implementatie Integrale samenwerking tussen disciplines Grote global practice op het gebied van project, programma en portfolio management Cutting edge methodieken op het gebied van simulatie, gaming, big data analyse Unconstrained thinking, exceptional results Willem van Asperen Strategy & Decision Sciences team Europe Ernst Brand Business Transformation Europe Mobile: +31 6 5201 5182 E-mail: willem.van.asperen@paconsulting.com Mobile: +31 6 1502 2911 E-mail: ernst.brand@paconsulting.com 3
Een effectieve en dynamische projectenportfolio voor de wendbare organisatie is nodig Voor een wendbare organisatie is een effectief en dynamisch management van de projectenportfolio heel belangrijk: Hoe reageren we adequaat op veranderingen in onze markt? Hoe balanceren we innovatie, compliance en efficiency projecten binnen het portfolio? Hoe zorgen we ervoor dat onze projecten optimaal bijdragen aan de ondernemingsstrategie? Hoe zorgen we dat we in tijden van schaarste toch kunnen investeren in innovatieprojecten? 4
Een effectieve en dynamische projectenportfolio voor de wendbare organisatie is moeilijk Maar in de praktijk is het heel moeilijk om portfoliomanagement effectief aan de gang te krijgen, omdat: Het belang niet wordt onderkend Niet de juiste partijen zijn betrokken De informatie over de portfolio ontbreekt (risico s, voortgang, bijdrage aan strategische doelstellingen,...) Etc. Een game is een heel effectieve manier om verschillende disciplines uit een organisatie gezamenlijk het belang van portfoliomanagement te laten ervaren: Verschillende disciplines hebben verschillende belangen Korte termijn vs. lange termijn afwegingen Onder tijdsdruk reageren op externe events Besluiten nemen zonder dat de impact volledig duidelijk is 5
Het spel Twee fabrikanten van mondhygiëne producten (tandenborstels en aanverwante producten) strijden tegen elkaar Doel van het spel is het optimaliseren van winstgevendheid door het realiseren van de juiste projecten in de projectenportfolio In het spel simuleren we 5 periodes van een jaar. Na de vijfde spelronde wint de fabrikant met de hoogste winstgevendheid Tijdens het spel doen zich externe events voor. Deze kunnen eveneens invloed hebben op de winstgevendheid 6
Het business model Projectbudget Attractiviteit in de markt Orders Omzet Opbrengsten Winst Productiekosten Kosten Externe events Wet- en regelgeving Boetes voor non-compliance 7
De keuze voor projecten beïnvloedt de winst INNOVATIE PROJECTEN EFFICIENCY PROJECTEN verhogen verhogen Projectbudget Attractiviteit in de markt Orders Omzet Opbrengsten Winst Productiekosten Kosten Externe events Wet- en regelgeving Boetes voor non-compliance voorkomen COMPLIANCE PROJECTEN 8
Hoe het model werkt INNOVATIE PROJECTEN Hoe lager de efficiency is, hoe minder de fabrikant in staat is de inkomende orders in productie te nemen Als niet wordt geïnvesteerd in Efficiency, dan neemt deze geleidelijk af EFFICIENCY PROJECTEN Het projectbudget voor het volgend jaar is 10 % van de omzet van het voorafgaande jaar Als de projectkosten het budget overschrijden dan gaat dat ten koste van de winst Als de projectkosten budget en winst overschrijden, dan worden projecten uitgevoerd tot het geld op is en vervolgens stoppen alle projecten de rest van het jaar Projectbudget Attractiviteit in de markt Orders Omzet Opbrengsten Externe events zijn niet voorspelbaar en worden tijdens het spel zichtbaar Productiekosten Kosten Winst Externe events Wet- en regelgeving Boetes voor non-compliance De attractiviteit is relatief en afhankelijk van de attractiviteit van de andere fabrikant. Hoge attractiviteit resulteert in groter marktaandeel, dus meer orders Als niet wordt geïnvesteerd in Innovatie, dan neemt de attractiviteit geleidelijk af COMPLIANCE PROJECTEN Het compliance niveau van een fabrikant moet voldoen aan een minimum niveau De boete voor het niet-compliant zijn is aanzienlijk en afhankelijk van de mate van afwijking Geen bonus voor over-compliance 9
De spelregels De rollen Er worden vijf spelrondes gespeeld (elke ronde is een jaar) Elke ronde kiest elk team welke projecten worden opgestart. Hierbij is altijd keuze uit zes typen projecten: Groot en klein innovatieproject Groot en klein efficiency project Groot en klein compliance project Bij elk project is weergegeven hoe groot de kosten en de benefits zijn Een project start aan het begin van een jaar en eindigt aan het eind van het jaar Voor het kiezen van projecten voor het volgend jaar zijn telkens slechts 3 minuten beschikbaar! Voorzitter Adviesgroep Portfolio stuurgroep Voorzitter Portfolio Stuurgroep Voorzitter Adviesgroep Voorzitter Adviesgroep Innovatie advies groep Compliance advies groep Efficiency advies groep Het team met de hoogste cumulatieve winst na 5 jaar is de winnaar 10
Complexiteit Omwille van de korte sessie is het spel eenvoudig gehouden. Normaalgesproken: Uitgebreider Minder direct effect van projecten Meer toegepast op specifieke situatie en/of business vraagstuk Projecten Etc. starten/stoppen versnellen/vertragen meer/minder investeren over meerdere jaren 11
Winnaar en korte evaluatie Wie heeft gewonnen en waarom? Wat viel op? Wat kan dit voor uw organisatie betekenen? 12